PEMANFAATAN ALIH MEDIA UNTUK PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN DIGITAL*

Transkripsi

1 PEMANFAATAN ALIH MEDIA UNTUK PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN DIGITAL* Sri Hartinah ** 1. Pendahuluan Informasi dibutuhkan dalam kehidupan manusia dari waktu ke waktu. Informasi tersebut digunakan untuk berinteraksi dalam kehidupan bermasyarakat. Perkembangan bentuk maupun cara mendapatkan informasi terjadi sangat cepat dengan adanya penyediaan informasi yang merupakan gabungan antara data dan suara secara cepat tanpa batasan ruang dan waktu. Informasi dapat diperoleh oleh siapa saja, kapan saja, dimana saja, dengan menggunakan kecanggihan teknologi informasi. Gambar berikut menjelaskan terjadinya ledakan informasi yang terjadi saat ini Demikian juga dengan informasi, ilmu pengetahuan tacit dan eksplisit di berbagai wilayah/negara dapat diakses dengan cepat, tepat dan mudah dengan berkembangnya perpustakaan. 2. Perpustakaan ( Library/DL). Perpustakaan adalah pelayanan informasi dimana seluruh sumber informasi tersedia/diproses dalam komputer dan fungsi-fungsi akuisisi/ pengambilan, penyimpanan, temu kembali, akses dan display menggunakan teknologi (Oppenheim and Smithson,1999). Kebutuhan informasi juga menyebabkan perubahan bentuk organisasi dalam hidup bermasyarakat, bagaimana masyarakat melaksanakan kegiatannya dan bagaimana mereka berkomunikasi satu sama lainnya. Di era global saat ini bentuk organisasi dan cara kerja masyarakat bisa terjadi secara maya dengan menggunakan fasilitas internet untuk berkomunikasi. Transaksi bisnis bisa dilaksanakan dimana saja menggunakan teknologi informasi komunikasi, penggunaan komputer dan fasilitas internet tanpa perlu bertatap muka antar pelaku bisnis. Bahkan pengobatan pasien dan asistensi saat pelaksanaan operasi pada pasien dapat dilaksanankan dari jarak jauh melalui fasilitas telemedicine. * Disampaikan dalam rangka Sosialisasi Pengkajian Pengembangan Perpustakaan di Badan Perpustakaan Jawa Tengah, Solo, 16 Oktober 2009 ** Kepala Bidang Pengembangan Sistem Pengelolaan Dokumentasi dan Informasi, PDII-LIPI Dalam sistem perpustakaan terdapat empat elemen yaitu : a. Sumber-sumber ( resources) Perpustakaan berisi sumber informasi yang dapat di coding secara sekuens. Tetapi koleksi dalam perpustakaan dalam bentuk atau form elektronik. Oleh karena itu perpustakaan berisi obyek yang sangat bervariasi meliputi teks, grafik, gambar, audio-video, program-program komputer dll. b. Teknologi infrastruktur (technological infrastructure) Perpustakaan mengintegrasikan kegiatan komputasi, penyimpanan dan teknologi komunikasi secara bersama-sama dengan alat lain dan teknik-teknik untuk mengoperasikan dan memelihara jaringan sistem informasi. VISI PUSTAKA Volume 11 Nomor 3 Desember

2 c. Pengalaman (experience) dan petugas yang ahli (expertise) Faktor manusia juga memberikan prioritas dalam mendesain, membangun, mengorganisir, mengelola dan mengoperasikan sistem perpustakaan. Pengalaman dan keahlian yang dibutuhkan dalam perpustakaan meliputi pengetahuan, ketrampilan, kompetensi dan kapabilitas petugas perpustakaan dan sumberdaya manusia lain yang berhubungan dengan sumber-sumber, teknologi dan desain sistem serta promosi pelayanan. d. Pelayanan perpustakaan ( Library services) Sistem perpustakaan, manusia, proses dan teknologi bekerja bersama-sama memberikan kepuasan kepada kebutuhan pengguna dimana saja dan setiap saat. Perpustakaan berinteraksi dengan sumber-sumber, sistem organisasi pengetahuan dan pengguna. Pelayanan perpustakaan meliputi : akses yang terintegrasi kepada sumber-sumber informasi online; pengambilan informasi secara online meliputi: akses, browsing, dan fasilitas-fasilitas pencarian; akses secara elektronik ke database bibliometrik (di dalam dan di luar perpustakaan); akses elektronik pada jurnal dan buku secara full-text; pelayanan referens secara elektronik; pelayanan inter-library loan meliputi: permintaan secara online terhadap dokumen-dokumen; sharing jaringan dan sumber pustaka; publikasi elektronik; pelatihan pengguna menggunakan perpustakaan, dll. Sumber Obyek : Teks, grafik, audio, video, artifact, program komputer, katalog, dll Teknologi Infrastruktur Komputasi, penyimpanan, komunikasi, multimedia, jaringan, internet, portal Web, dll Perpustakaan Pengalaman & Keahlian Pengetahuan, ketrampilan, kompetensi praktisi untuk mengoperasikan, mengelola dan mempertahankan sistem perpustakaan Elemen-elemen Perpustakaan Layanan Pepus. Akses terintegrasi, pengambilan secara online, inter-library loan, sharing sumber daya, pelatihan, dll Karakter-karakter unik dari perpustakaan mencakup: a. Dapat menyimpan secara masal sumber-sumber informasi b. Sumber-sumber informasi dalam media yang beragam c. Dapat akses melalui transmisi jaringan dari sumbersumber informasi d. Mendistribusikan sumber-sumber informasi yang sudah dikelola dengan cepat e. Dapat melakukan share sumber-sumber informasi tingkat tinggi f. Dapat dilaksanakan kegiatan intelijen teknologi temu kembali informasi g. Layanan informasi tanpa batasan tempat dan waktu Karakteristik-karakteristik pekerjaan petugas perpustakaan Lingkup kegiatan perpustakaan di era informasi dan peran pustakawan berubah secara bertahap yaitu dari kegiatan memberikan jasa perpustakaan manual berkembang menjadi seorang navigator dan ahli informasi untuk melayani informasi kepada masyarakat. Perbedaan pekerjaan petugas perpustakaan dan perpustakaan tradisional dapat dilihat pada tabel berikut : Tabel 1. Perbedaan Pustakawan dalam Era Perpustakaan Tradisional dibandingkan Era Perpustakaan Uraian Pustakawan Tradisional Pustakawan - Peran dalam masyarakat - Lingkungan bekerja - Struktur pengetahuan - Kelompok pembaca - Platform Layanan - Jenis pekerjaan - Model layanan - Obyek kegiatan - Isi layanan - Derajat pekerjaan - Kolektor dan diseminator dokumen - Perpustakaan tradisional - Tunggal/Satu - Tetap - Dalamgedung perp. - Monoton - Pasif - Hasil cetakan - Menyampaikan dokumen - Rendah - Ahli informasi, Pemandu informasi - Perpustakaan - Campuran/Banyak - Setiap pengguna tersambung ke jaringan - Dalam jaringan - Beragam - Aktif - Koleksi - Pemandu dokumen, konsultasi, menyampaikan dokumen - Tinggi Kegiatan yang dilaksanakan oleh pustakawan perpustakaan a. Menyeleksi, mengakuisisi, memelihara, mengorganisasi dan mengelola koleksi-koleksi b. Mendesain arsitektur teknis perpustakaan c. Mendiskripsikan isi dan atribut dari item-item (metadata) d. Merencanakan, mengimplementasikan dan menbantu pelayanan seperti navigasi informasi e. Memberikan konsultasi dan menyampaikan layanan f. Menstabilkan pelayanan yang mudah di dalam jaringan (friendly user) g. Mendesain, memaintenance dan menyebarkan nilai tambah dari produk-produk informasi 14 VISI PUSTAKA Volume 11 Nomor 3 Desember 2009

3 h. Memproteksi hak kekayaan intelektual dalam lingkungan jaringan i. Memastikan keamanan informasi Di dalam perpustakaan, pustakawan melayani pembaca dengan layanan yang bervariasi, dinamis dan lebih baik dalam pola inisiatif dan inovatif termasuk kegiatan-kegiatan berikut ini : a. Menganalisa, memproses sumber informasi dengan berbagai bentuk b. Mengaktivasi dan menemukan nilai potensial dalam setiap informasi c. Menyediakan nilai tambah produk-produk informasi dan layanan tepat waktu dan tepat tempat d. Menemukan pengguna yang benar untuk informasi dan menyediakan secara khusus pada perseorangan dan dengan berbagai variasi layanan. 3. Alih media untuk pengembangan Perpustakaan Sebagian besar perpustakaan yang ada di Indonesia saat ini koleksinya berupa bahan tercetak dengan bahan baku kertas. Apabila tidak dilakukan pemeliharaan/ pelestarian dengan baik, akan mengakibatkan kerusakan fisik maupun nilai informasinya dari koleksi tersebut. Pada era globalisasi dan kemajuan IPTEK khususnya teknologi informasi dan komunikasi, perpustakaan harus berbenah diri memberikan layanan penyediaan informasi yang cepat, tepat dan real time kepada pengguna. Hal ini dapat dicapai dengan memanfaatkan fasilitas komputer, jaringan internet dan koleksi perpustakaan sudah dialih bentuk kedalam bentuk. Alih media atau alih bentuk koleksi perpustakaan adalah merubah bentuk dari bahan tercetak ke dalam bentuk (mikrofice, pita magnetik, CD, DVD, dll). Kegiatan ini bertujuan untuk melestarikan nilai informasi termasuk koleksi informasi langka, efisiensi ruang simpan, memperbanyak jumlah dan keragaman koleksi informasi, kecepatan temu kembali informasi, tukar menukar informasi antar perpustakaan, penggunaan koleksi bersama, dan memudahkan diseminasi informasi kepada pengguna. c. Penyiapan infrastruktur perpustakaan : 1) Penyiapan ruangan : ruang server, ruang koleksi, ruang baca, ruang reproduksi, ruang foto copy, ruang administrasi, dll. 2) Penggelaran jaringan komunikasi, LAN, WAN, Wireless, Internet 3) Pemasangan server, komputer terminal, komputer untuk database koleksi, scanner, printer, foto copy, dll 4) Instalasi software komputer dan menyiapkan buku-buku petunjuk teknis yang dibutuhkan untuk kelengkapan perpustakaan d. Kegiatan alih media koleksi perpustakaan 1) Pembuatan daftar dan pengelompokan koleksi yang akan dilakukan alih media 2) Pengambilan koleksi dari ruang koleksi 3) Melakukan scan menggunakan scanner terhadap koleksi sesuai urutan dalam daftar dan kelompok koleksi 4) Pengecekan dan pencocokan kelengkapan hasil scan dan koleksi yang di scan 5) Pengembalian koleksi ke ruang koleksi 6) Hasil scan koleksi disimpan ke dalam database dan server termasuk membuat backup data, pemberian nama khusus terhadap file-file untuk memudahkan proses temu kembali 7) Hasil scan koleksi disiapkan dalam bentuk CD atau DVD untuk disimpan dalam ruang koleksi atau untuk kebutuhan diseminasi informasi 8) File-file hasil scan koleksi dihubungkan ke dalam website perpustakaan agar bisa diakses oleh pengguna melalui jaringan LAN / WAN / Internet 9) Membuat buku petunjuk bagi pengguna tentang cara melakukan temu kembali / akses informasi dan peraturan-peraturan terhadap hak kekayaan intelektual (HaKI) terhadap koleksi bentuk Tahapan kegiatan menuju alih media koleksi perpustakaan seperti yang seperti yang dinyatakan oleh Syamsuddin (2007): a. Menyusun perencanaan perpustakaan (Grand desain) b. Persiapan SDM perpustakaan 1) Memiliki kompetensi teknologi informasi dan komputer 2) Melaksanakan Pendidikan dan pelatihan SDM yang berkesinambungan 3) Penyediaan fasilitas bagi pengguna jasa layanan informasi Gambar: Alih media koleksi menuju perpustakaan e. Pengawasan, kontrol, dan pengembangan perpustakaan ke depan. VISI PUSTAKA Volume 11 Nomor 3 Desember

4 Tahap-Tahap Pelaksanaan Arsitektur Perpustakaan h. alat peraga; i. peta; j. terjemahan, tafsir, saduran, dan bunga rampai. Hak cipta berlaku selama hidup Pencipta dan terus berlangsung hingga 50 (lima puluh) tahun setelah Pencipta meninggal dunia. Disamping karya-karya di atas terdapat karya lain seperti yang disebutkan dalam UU hak cipta pasal 30 yang meliputi : a. Program Komputer; b. sinematografi; c. fotografi; d. database; dan e. karya hasil pengalihwujudan, Sumber: Ambati, Vamshi,.Balakrishnan,N, Reddy Raj;, Pratha, Lakshmi, and C.V. Jawahar. The Library of India Project: Process, Policies and Architecture Alih Media dokumen langka dan dokumen kuno, dimaksudkan untuk: 1. Melestarikan nilai/kandungan informasi 2. Meningkatkan akses pada informasi dan pengetahuan yang tersembunyi 3. Mempromosikan sumberdaya yang pernah ada (sejarah, budaya, pengetahuan dll) 4. Mempromosikan instansi/lembaga sumber dokumen Hak cipta berlaku selama 50 (lima puluh) tahun sejak pertama kali diumumkan. Sejalan dengan pengoperasian perpustakaan, maka pengguna layanan jasa perpustakaan harus mematuhi peraturan yang berlaku apabila akan memanfaatkan informasi yang memilikli hak kekayaan intelektualnya. Model pyramida Proses Penilaian HaKI dalam Perpustakaan Adapun perlakuan dokumen langka dan kuno menuju koleksi 1. Seleksi dokumen berdasarkan prioritas kepentingan dan kualitas informasi 2. Identifikasi setiap halaman untuk melihat kualitas fisik 3. Lakukan konservasi bila diperlukan 4. Lakukan alih media atau isasi 5. Organisasikan sesuai aturan pengolahan dokumen 6. Kontrol kualitas informasi & kelengkapannya 4. Hak Kekayaan Intelektual (intellectual property right) dalam Perpustakaan Hak kekayaan intelektual (HaKI) adalah bentuk proteksi hukum kepada penulis atas karya orisinil yang telah dihasilkan. Berdasarkan UU hak cipta pasal 29 tahun 2002, hak cipta atas ciptaan meliputi : a. buku, pamflet, dan semua hasil karya tulis lain; b. drama atau drama musikal, tari, koreografi; c. segala bentuk seni rupa seperti : seni lukis, seni pahat, dan seni patung; d. seni batik; e. lagu atau musik dengan atau tanpa teks; f. arsitektur; g. ceramah, kuliah, pidato dan Ciptaan sejenis lain; Sumber: Zhang, Wende library intellectual property right evaluation and method. Library of Fuzhou University, Fujian, People s Republic of China, Efek pada faktor ekonomi dalam evaluasi HaKI dalam perpustakaan. (1) Efek Biaya (Cost effects) Efek biaya dari evaluasi HaKI dalam perpustakaan meliputi : biaya pengembangan, biaya 16 VISI PUSTAKA Volume 11 Nomor 3 Desember 2009

5 konversi, dan biaya perijinan. Biaya pembangunan merujuk pada nilai total investasi dari kebutuhan sumberdaya manusia, sumber material, investasi capital dan seperti dalam proses pengembangan. Biaya penelitian dan pengembangan didominasi oleh total biaya komoditi informasi. Untuk biaya kelanjutan dari komoditi informasi, ada perbedaan proporsi dari biaya harga tergantung pada komoditi individu. (2) Efek Pasar (Market effects) Efek pasar juga memainkan peran dalam evaluasi HaKI dalam perpustakaan. Pertukaran komoditas harus dilakukan di pasar. Sebagai sebuah komoditas yang spesial, HaKI dalam perpustakaan juga terbatas dan diakibatkan oleh mekanisme pasar dan oleh regulasi nilai HaKI. Efek spesifik merefleksikan pada hal berikut : hubungan antara kebutuhan (demand) dan persediaan (supply) akan secara berefek langsung pada harga pasar (market price). Secara alamiah, nilai HaKI dalam perpustakaan adalah refleksi harga yang diperbolehkan atau transfer nilai yang tidak berhubungan dengan total nilai HaKI dalam perpustakaan tetapi juga secara langsung berefek pada evaluasi HaKI tersebut. Kebutuhan pasar, volume pasar, dan hubungan antara kebutuhan-persediaan secara langsung berberhubungan dengan harga pasar dan nilai evaluasi HaKI dalam perpustakaan. Penutup 1. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya teknologi informasi, komunikasi mengharuskan setiap perpustakaan berbenah diri dan melaksanakan alih media terhadap seluruh sumber daya informasi yang dimiliki menuju perpustakaan. 2. Petugas perpustakaan di era perpustakaan harus mahir teknologi informasi, komunikasi, dan komputasi serta bertindak sebagai pemandu pengguna jasa perpustakaan yang memerlukan layanan informasi. 3. Pengguna perpustakaan harus memahami dan mengikuti peraturan penerapan HaKI terhadap sumber informasi dalam perpustakaan. Demikian juga sebaliknya perpustakaan harus melakukan diseminasi informasi yang cepat dan tepat kepada pengguna. 4. Perlu digalakkan penggalangan koleksi potensi daerah termasuk dokumen-dokumen langka, pengetahuan tradisional, serta hasil-hasil kajian tentang daerah. Dengan demikian penjualan yang diharapkan dan keuntungan maksimal HaKI dapat diperoleh. Kebutuhan yang tinggi akan menghasilkan nilai yang tinggi, demikian pula sebaliknya. Harga pasar dari HaKI yang lainnya dalam perpustakaan merupakan standard referensi untuk target pengguna HaKI, dan akan berpengaruh pada evaluasi selanjutnya terhadap nilai HaKI tersebut. (3) Efek Risiko (Risk effects) Efek risiko pada evaluasi HaKI dalam perpustakaan utamanya adalah risiko pada kategori investasi dan kategori profit. Risiko pada kategori investasi adalah pemilik HaKI, sedangkan risiko pada kategori profit adalah perpindahan HaKI. Dari kedua risiko tersebut, risiko kategori profit lebih besar berpengaruh pada evaluasi HaKI dalam perpustakaan. Pengaruh utamanya tergantung pada pada fase apa dari siklus hidup HaKI, yang akan berefek langsung pada nilai keuntungan yang diharapkan dan nilai evaluasinya. VISI PUSTAKA Volume 11 Nomor 3 Desember

6 Daftar Bacaan 1. Ambati, Vamshi,.Balakrishnan,N, Reddy Raj;, Pratha, Lakshmi, and C.V. Jawahar. The Library of India Project: Process, Policies and Architecture. Bangalore, India 2. Md. Roknuzzaman, Hideaki Kanai, Katsuhiro Umemoto Integration of knowledge management process into library system a theoretical perspective. Library Review, 58 (5) 2009: Satriya, Eddy. Dilema penerapan UU Hak Cipta. MASA (11) C:\edd\my_writings\doc\BiMAS_maj_masa_ published.doc 4. Syamsuddin Alih Media Informasi. images.postkolonial.multiply.multiplycontent.com 5. Suprihadi, Eddy isasi Informasi Karya Ilmiah dan Perlindungan Karya Intelektual. Makalah dalam Online Informasi Resource Sharing dan isasi Karya Ilmiah di Lingkungan Perguruan Tinggi. Universitas Malang, 3 Oktober Sure, York and Rudi Studer. Semantic Web technologies for libraries Library Management,26 (4/5), 2005: pp Tsay, Ming-yueh Subject change between citing and cited literature on libraries The Electronic Library, 26 ( 5): pp Zhou, Qian The development of libraries in China and the shaping of librarians. The Electronic Library, 23 (4): VISI PUSTAKA Volume 11 Nomor 3 Desember 2009