Paket Aplikasi : Microsoft Office Excel

Transkripsi

1 P8, 9 & 10 Paket Aplikasi : Microsoft Office Excel 8.1 TUJUAN Mahasiswa memahami dan terampil menggunakan paket aplikasi pengolah spread sheet 8.2 PEMBAHASAN Membuka aplikasi Mengenal tools Microsoft Office Excel Memulai pembuatan workbook baru Menentukan format wokbook Menyimpan / membuka workbook Formula dan Fungsi Insert grafik Pivot Table dan Pivot Chart Cetak dokumen worksheet 8.3 Membuka aplikasi Agar dapat menjalankan Microsoft Office Excel, terlebih dahulu harus dipastikan bahwa aplikasi Microsoft Office sudah terinstall di komputer anda. Untuk membuka aplikasi Micrsooft Excel ikuti langkah-langkah berikut : 1. Buka Start menu pada Microsoft Windows 7 2. Kemudian klik menu : All Programs Microsoft Office Microsoft Excel Terakhir anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Excel 2010 seperti pada gambar berikut. 1 Aplikom_Microsoft Office Excel

2 8.4 Mengenal tools Microsoft Office Excel Gambar 6.1 Interface Microsoft Office Excel 2010 Sebelum menggunakan aplikasi Microsoft Excel, sebaiknya anda mengenal terlebih dahulu berbagai fitur yang disediakan oleh Microsoft Excel. Fasilitas-fasilitas tersebut antara lain seperti : a. Quick Access Toolbar Menyediakan beberapa tools yang paling sering digunakakn oleh pengguna (user). Quick Access Toolbar terletak di sebelah kiri dan paling atas dari jendela Microsoft Excel yang aktif. 2 Aplikom_Microsoft Office Excel

3 Gambar 6.2 Quick Access Toolbar b. Minimize, Maximixe, dan Close Tombol ini terletak di sebelah kanan dan paling atas dari jendela Microsoft Excel yang aktif. a. Minimize, merupakan tombol untuk mengecilkan tampilan jendela layar pada Microsoft Excel di taskbar b. Maximize, merupakan tombol untuk memperbesar tampilan jendela layar pada Microsoft Excel c. Close, merupakan tombol yang berfungsi untuk menutup jendela layar pada Microsoft Excel Gambar 6.3 Tombol Minimize, Maximize, dan Close c. Ribbon Ribbon merupakan bagian yang berisi sejumlah tab yang berisi perintah-perintah (ikon/tombol kontrol) yang dibagi menjadi beberapa grub pada Microsoft Office guna melakukan pekerjaan. 3 Aplikom_Microsoft Office Excel

4 Gambar 6.4 Ribbon Untuk lebih jelasnya beberapa bagian (tab) yang terdapat pada ribbon Microsoft Excel dijelaskan pada Tabel 6.1 berikut. File Home Insert Ribbon Page Layout Formulas Data Review Tabel 6.1 Bagian dari ribbon Keterangan Merupakan tab yang menyediakan menu atau perintah-pearintah dasar untuk menjalankan Microsoft Office Excel, contohnya seperti Save, Save As, Open, close, dan lain-lain. Tab yang digunakan untuk mengatur format dari tulisan baik font, cell, style. Tab yang digunakan untuk menyisipkan table, illustration, links, text dan clipart, chart, serta simbol ke dalam workbook. Tab yang digunakan untuk mengatur page setup dokumen. Tab yang digunakan untuk mengatur formula function, auditing, calculation. Tab yang digunakan untuk import dan export data. Tab yang digunakan untuk mengatur tata bahasa, proteksi/keamanan workshet. View Tab yang digunakan untuk mengatur workbook view, menampilkan/menyembunyikan ruller, formula bar, gridlines dan heading, mengatur zoom dokumen, mengatur window dokumen. d. Workbook Merupakan area yang digunakan sebagai lembar kerja dari Microsoft Office Excel. Secara default workbook terdiri dari 3 worksheet. Gambar 6. 5 Workbook Setiap worksheet terdiri dari baris dan kolom, baris diwakili dengan angka 1, 2, 3, dan seterusnya, sedangkan kolom diwakili dengan huruf A, B, C, dan seterusnya. Selanjutnya pertemuan baris dan kolom dinamakan dengan sel. 4 Aplikom_Microsoft Office Excel

5 Gambar 6. 6 Sel e. Scrool Bar Merupakan tombol yang dapat digunakan untuk menggeser dokumen yang sedang aktif, baik secara vertikal maupun horizontal. Gambar 6. 7 Scroolbar f. Tombol View dan Tombol Zoom Berada dibagian paling bawah sebelah kanan dari jendela Microsoft Office Excel yang sedang aktif. Tombol View digunakan untuk mengatur layout tampilan dari area kerja dari Microsoft Office Excel, sedangkan tombol zoom digunakan untuk meperbesar/memperkecil tampilan dari area kerja dari Microsoft Office Excel. Gambar 6. 8 View dan Zoom a. Status Bar Berada dibagian paling bawah sebelah kiri dari jendela Microsoft Office Excel yang sedang aktif. Status bar berfungsi menunjukkan informasi mengenai worksheet yang sedang aktif. 8.5 Memulai Pembuatan Workbook Baru Gambar 6. 9 Status bar 5 Aplikom_Microsoft Office Excel

6 Secara default, ketika Anda membuka aplikasi Microsoft Office Excel akan terlihat tampilan workbook yang terdiri dari kumpulan worksheet, tetapi jika Anda membutuhkan dan ingin membuat workbook yang baru lagi maka Anda dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut. 1. Klik tab File pada ribbon New Blank document, atau dapat dilakukan dengan klik Create. Gambar Membuat dokumen workbook baru 2. Selanjutnya akan terlihat jendela Workbook Microsoft Office Excel baru yang diap digunakan untuk bekerja. 6 Aplikom_Microsoft Office Excel

7 8.6 Menetukan Format Worksheet Gambar Jendela workbook baru Sebelum memulai menggunakan Microsoft Excel lebih lanjut, sebaiknya perhatikan contoh data seperti berikut ini. Gambar Contoh data Mengisi Worksheet Untuk membuat data dan tabel seperti di atas, langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut. 7 Aplikom_Microsoft Office Excel

8 1. Aktifkan sel B2 dengan menggunakan pointer, selanjutnya tulis No. Hasilnya dapat dilihat seperti berikut. Gambar Sel aktif 2. Selanjutnya gunakan tombol Tab di keyboard, untuk mengaktifkan sel C2 di sebelahnya. Kemudian lanjutkan dengan menuliskan NIM, Nama, UTS, UAS dan Jumlah. Hasilnya akan terlihat seperti berikut ini. Gambar Hasil penulisan 3. Selanjutnya buat di bawah sel No isikan angka 1 di sel B3 dan 2 di sel B4, kemudian dengan bantuan pointer mouse select sel B3 dab B4. 4. Selanjutnya setelah cursor berubah menjadi tanda plus hitam, klik tepat di bawah kanan sel B4 dan drag sampai sel B6. Hasilnya akan terlihat seperti berikut ini. Gambar Penomoran otomatis 8 Aplikom_Microsoft Office Excel

9 5. Selanjutnya aktifkan sel E4, isi sel D4 (Annisa Retno Sari) akan terlihat memenuhi sel E4, untuk mengisi sel E4, hiraukan saja yang Anda lihat dan tuliskan angka 80, kemudian tekan tombol Tab di keyboard. Gambar Pengisian sel 6. Hasilnya akan terlihat seperti berikut. Gambar Hasil pengisian sel Menentukan Ukuran Sel Pada Gambar 6.17 terlihat bahwa ukuran pada kolom Nama tidak sesuai dengan isi kolomnya, sehingga terlihat beberapa data akan terpotong, selanjutnya kolom No akan terlihat terlalu lebar. Anda dapat merubah ukuran sel agar sesuai dengan panjang data yang ada di dalam sel dengan langkah-langkah sebagai berikut. 1. Sebagai contoh misalnya untuk mengecilkan ukuran kolom B, arahkan kursor tepat disebelah kanan nama kolom B. 2. Setelah terlihat kursor berubah menjadi tanda plus (panah kanan dan kiri), geser ke kiri sesuai dengan kebutuhan. 3. Hasilnya akan terlihat seperti berikut. 9 Aplikom_Microsoft Office Excel

10 Gambar Pengaturan kolom Menentukan Format Data Sebelumnya lengkapi data-data pada kolom Tugas, UTS, UAS seperti terlihat pada Gambar dalam kolom, kolom tersebut data-data yang sudah ada merupakan bentuk nilai dalam bilangan bulat, Anda dapat merubah format data-data tersebut dengan format pecahan. Untuk itu lakukan langkah-langkah sebagai berikut. 1. Select pada kolom yang memuat data yang akan diubah formatnya, klik sel E3 kemudian drag sampai sel G7. Gambar Select data 2. Pada tab menu Home Numbers Format pilih Format Cells. 10 Aplikom_Microsoft Office Excel

11 Gambar Menu Format 3. Setelah jendela Format Cells terlihat, selanjutnya pilih kategory Number. 4. Secara default banyaknya angka di belakang koma sebanyak dua angka, Anda dapat merubah sesuai dengan kebutuhan di dialog Decimal places. 5. Jika ingin memberi pemisah untuk format ribuan (misalnya 1200 menjadi 1,200), beri tanda centang di cek box Use 1000 Separator (,). Selanjutnya klik tombol OK. 11 Aplikom_Microsoft Office Excel

12 Gambar Jendela Format Cells 6. Hasilnya akan terlihat seperti berikut. Gambar Hasil format desimal Menentukan Format Alignment Untuk kebutuhan tertentu format teks juga diperlukan untuk mengatur perataan teks (seperti rata tangah, rata kiri dan rata kanan). Sebagai contoh misalnya seperti nama kolom dari tabel yang telah dibuat akan dibuat rata tengah. Untuk itu lakukan langkah-langkah berikut. 1. Select semua kolom yang memuat judul kolom (misalnya kolom B2 sampai H2). 12 Aplikom_Microsoft Office Excel

13 Gambar Select data 2. Selanjutnya pada tab menu Home Alignment pilih Center. Gambar Menu Aligment 3. Haslinya akan terlihat seperti berikut. Gambar Hasil pemformatan teks Menentukan Format Font Sebagai contoh misalnya judul tabel akan diubah menjadi cetak tebal (bold), untuk merubah jenis dan ukuran font di Microsoft Office Excel, dapat dilakukan dengan langkahlangkah sebagai berikut : 1. Klik sel yang memuat judul tabel. 2. Pada tab Home Font cari dan ganti jenis font serta ukuran font dengan yang diinginkan untuk merubah jenis dan ukuran font. 3. Selanjutnya masih di tab Home Font klik Bold. 13 Aplikom_Microsoft Office Excel

14 Gambar Menu Font 4. Hasilnya akan terlihat seperti berikut. Gambar Hasil perubahan format font Menentukan Format Border Selain pengaturan sel seperti sebelumnya, Anda juga dapat mengatur border dan shading dari tabel yang telah dibuat, untuk itu lakukan langkah-langkah berikut 1. Select sel yang akan diberi border, klik sel B2 kemudian drag sampai sel G7. Gambar Select data 14 Aplikom_Microsoft Office Excel

15 2. Selanjutnya di tab menu Home Font Borders klik All Borders. Gambar Menu pengaturan borders 3. Hasilnya akan terlihat seperti berikut. Gambar Hasil pemberian border Menentukan Format Fill Selain pengaturan sel seperti sebelumnya, Anda juga dapat mengatur border dan shading dari tabel yang telah dibuat, untuk itu lakukan langkah-langkah berikut 1. Select sel yang akan diberi warna fill, sebagai contoh misalnya judul kolom. Kemudian klik sel B2 kemudian drag sampai sel G2. 15 Aplikom_Microsoft Office Excel

16 Gambar Select data 2. Selanjutnya di tab menu Home Font Fill Collors pilih salah satu warna fill yang disediakan. Gambar Menu Fill Colors 3. Hasilnya akan terlihat seperti berikut. Gambar Hasil pemberian fill collor 16 Aplikom_Microsoft Office Excel

17 Menyisipkan Baris dan Kolom Pada saat bekerja dengan worksheet di Microsoft Office Excel, terkadang akan membutuhkan penambahan atau pengurangan kolom/baris di worksheet di antara kolom/baris yang sudah terisi dengan data. Untuk itu langkah-langkah yang harus dilakukan untuk menambah kolom adalah sebagai berikut. 1. Sebagai contoh, misalnya Anda akan menambahkan kolom baru di antara kolom Nama (kolom D) dan kolom UTS (kolom E). 2. Arahkan kursor di kolom UTS (kolom E), selanjutnya setelah kursor berubah menjadi tanda panah kebawah, klik tepat di judul kolom E sehingga seluruh kolom E akan terlihat seeprti berikut. 3. Setelah menu terlihat, pilih Insert. Gambar Select kolom 17 Aplikom_Microsoft Office Excel

18 Gambar Menu Insert 4. Hasilnya akan terlihat seperti berikut. Gambar Hasil penambahan kolom Sedangkan untuk melakukan penambahan baris, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut. 1. Sebagai contoh, misalnya Anda akan menambahkan baris baru di antara baris 1 dan baris Arahkan kursor di baris 2, selanjutnya setelah kursor berubah menjadi tanda panah ke kanan, klik tepat di nomor baris 2 sehingga seluruh baris 2 akan terlihat seeprti berikut. 18 Aplikom_Microsoft Office Excel

19 3. Setelah menu terlihat, pilih Insert. Gambar Select data Gambar Hasilnya akan terlihat seperti berikut. 19 Aplikom_Microsoft Office Excel

20 Gambar Selain menambahkan baris/kolom, Anda juga dapat mengurangi baris/kolom dengan langkah-langkah yang sama pada saat menambahkan baris/kolom. Yang membedakan hanya pada saat menu terlihat, untuk menghapus baris/kolom pilih menu Delete. Menggabungkan Beberapa Sel Untuk kebutuhan tertentu, misalnya seperti judul dari tabel yang telah dibuat di Microsoft Office Excel, Anda dapat menggunakan fasilitas Merge & Center untuk mengatur format judul tabel tersebut. Sebagai contoh misalnya judul yang akan diberikan utuk menamai tabel yang telah dibuat adalah Daftar Nilai Pemrograman Java, selanjutnya ikuti langkahlangkah berikut. 4. Select kolom B2 sampai H2. 5. Selanjutnya di tab menu Home Alignment klik Merge & Center. Gambar Menu Merge & Center 6. Hasilnya akan terlihat seperti berikut. 20 Aplikom_Microsoft Office Excel

21 Gambar Hasil Merge & Center Memberi Nama Worsheet Pada saat Anda membuka workbook baru, secara default nama pada masing-masing worksheet adalah Sheet1, Sheet2 dan Sheet3. Anda dapat merubah nama pada masing-masing worksheet tersebut. Untuk itu langkah-langkah yang ahrus dilakukan adalah sebagai berikut. 1. Pada jendela worksheet yang aktif (misalnya Sheet1), klik kanan worksheet tersebut. 2. Setelah menu terlihat, pilih Rename. Gambar Menu Rename 3. Selanjutnya ganti dengan nama yang diinginkan, misalnya P_Java. Kemudian tekan tombol Enter di keyboard. 4. Setelah selesai hasilnya akan terlihat seperti berikut. 21 Aplikom_Microsoft Office Excel

22 Gambar Nama worksheet Menambah dan Mengurangi Worksheet Pada saat bekerja dengan worksheet di Microsoft Office Excel, terkadang akan membutuhkan penambahan/pengurangan worksheet. Untuk menambahkan worksheet baru, langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut. 1. Pada jendela worksheet yang aktif (misalnya Sheet2), klik kanan worksheet tersebut. 2. Setelah menu terlihat, pilih Delete. Gambar Menu Delete 3. Setelah selesai hasilnya akan terlihat seperti berikut. Gambar Penghapusan worksheet Sedangkan untuk melakukan penambahan worksheet dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut. 22 Aplikom_Microsoft Office Excel

23 1. Arahkan kursor di sebelah Sheet3, selanjutnya akan terlihat keterangan Insert Worksheet (Shift+F11). 2. Klik menu Insert Worksheet tersebut untuk menambahkan worksheet. Hasilnya akan terlihat seperti berikut. 8.7 Menyimpan / Membuka Workbook Gambar Penambahan worksheet Menyimpan Workbook Data yang barusan Anda ketik dan edit tersebut, sebaiknya disimpan terlebih dahulu dengan tujuan agar tersimpan secara permanen dalam media penyimpanan eksternal (misalnya harddisk), di samping itu agar tidak terjadi masalah kehilangan data (misalnya tiba-tiba komputer mati). Untuk itu lakukan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Klik tab File Save. 2. Untuk pertama kalinya Anda akan menemui dialog seperti berikut ini. 23 Aplikom_Microsoft Office Excel

24 Gambar Menyimpan dokumen workbook 3. Secara default Anda akan berada pada folder My Document, jika Anda ingin merubahnya Anda dapat mencari dengan klik di folder mana yang akan menjadi tujuan penyimpanan file. Kemudian ketik Workbook Latihan pada dialog File name sebagai nama dokumen tersebut. 4. Terakhir klok tombol Save. Dengan begitu, Anda telah menyimpan dokumen dengan nama Workbook Latihan dalam folder Dokumen. Dokumen tersebut akan tersimpan dengan ekstensi *.xlsx. selanjutnya tutup dokumen workbook tersebut dengan klik tab File Close atau tombol silang di bagian paling atas sebelah kanan jendela Microsoft Office Excel. Membuka Workbook Jika sebelumnya Anda telah menulis, menyimpan dan menutup dokumen workbook, maka sekarang bagaimana membuka dokumen yang telah Anda simpan tadi? untuk menjawab pertanyaan tersebut lakukan langkah-langkah berikut : 1. Cari tempat penyimpanan dokumen workbook tadi (My Document). 2. Kemudian cari file Microsoft Office Excel tadi, selanjutnya klik ganda pada file Microsoft Office Excel Workbook Latihan tersebut. 24 Aplikom_Microsoft Office Excel

25 8.8 Formula dan Fungsi Gambar Membuka dokumen workbook Formula dan fungsi dapat digunakan untuk membantu mempermudah perhitungan terhadap nilai-nilai yang ada di dalam worksheet. Perbedaan keduanya, jika formula harus ditentukan sendiri, sedangkan fungsi sudah disediakan oleh Microsoft Office Excel. Dengan menggunakan formula dan fungsi Anda dapat melakukan perhitungan secara cepat dari pada secara manual. Fungsi Sebelum menggunakan fungsi, persiapkan dulu data-data yang akan diberi fungsi. Sebagai contoh, misalnya pada data sebelumnya dapat Anda lihat bahwa kolom Jumlah masih kosong, isi dari kolom Jumlah tersebut adalah nilai Tugas + UTS + UAS. Untuk mempermudah pengisian, Anda dapat menggunakan fungsi dari pada menghitung secara manual, untuk itu lakukan langkah-langkah sebagai berikut. 1. Aktifkan sel H3 (di bawah judul kolom Jumlah) dengan menggunakan kursor. 2. Perlu diperhatikan bahwa untuk setiap penulisan fungsi selalu di awali dengan tanda sama dengan (=). Oleh karena itu ketikkan tanda = di dalam sel H3 (di bawah judul kolom Jumlah). 3. Selanjutnya Anda dapat memilih salah satu dari menu yang terlihat, (jika sudah terbiasa dengan pengunaan fungsi Anda dapat mengabaikannya), kemudian pilih Sum. 25 Aplikom_Microsoft Office Excel

26 Gambar Menggunakan fungsi Sum 4. Selanjutnya aktifkan kursor ke arah sel E3 dan drag sampai G3, sampai terlihat fungsi =sum(e3:g3, kemudian beri tanda tutup kurung atau ) setelah G3 dan tekan enter di keyboard. Gambar Melengkapi fungsi Selain penggunaan cara pada di atas, Anda juga dapat menggunakan tanda koma (,) atau klik satu per satu sel E3, F4 dan G5. Setelah terlihat fungsi =sum(e3,f3,g3, kemudian beri tanda tutup kurung atau ) setelah G3 dan tekan enter di keyboard. 26 Aplikom_Microsoft Office Excel

27 Gambar Melengkapi fungsi 5. Selanjutnya untuk mengisi semua kolom Jumlah, klik sel H3. 6. Setelah terlihat tanda plus hitam (+) di bawah sel H3, selanjutnya drag sampai sel H7. 7. Hasilnya akan terlihat seperti berikut. Gambar Hasil penggunaan fungsi Selain fungsi penjumlahan (sum), Microsoft Office Excel juga menyediakan fungsi statistik yang lain. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Tabel 6.2. Tabel 6.2 Fungsi Statistik Fungsi Keterangan Penulisan Fungsi Sum Fungsi penjumlahan Sum(number1, number2, ) Average Fungsi untuk menghitung nilai rata-rata Average(number1, number2, ) Count Fungsi untuk menghitung jumlah data Count(number1, number2, ) 27 Aplikom_Microsoft Office Excel

28 Min Fungsi untuk menentukan nilai minimal Min(number1, number2, ) Max Fungsi untuk menentukan nilai maksimal Max(number1, number2, ) Stdev Fungsi untuk menghitung deviasi Stdev(number1, number2, ) Selain fungsi statistik seperti di atas, masih ada beberapa fungsi yang lain misalnya seperti fungsi logika dan tanggal. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Tabel 6.3 untuk fungsi logika dan Tabel 6.4 untuk fungsi tanggal. Tabel 6.3 Fungsi Logika Fungsi Keterangan Penulisan Fungsi If Fungsi untuk mencari nilai benar (jika logika benar) dan salah (jika logika salah) If(logical_test, [value_if_true], [value_if_false]) And Fungsi untuk mencari nilai benar (jika And(logical1, logical2, ) semua logika benar) Or Fungsi untuk mencari nilai benar (jika salah satu logika benar) Or(logical1, logical22, ) Tabel 6.4 Fungsi Tanggal Fungsi Keterangan Penulisan Fungsi Date Fungsi untuk menampilkan tanggal Date(year, mont, day) Today Fungsi untuk menampilkan tanggal Today() (sama seperti tanggal di komputer) Formula Sebelum menggunakan formula, persiapkan dulu data-data yang akan diberi formula. Sebagai contoh, misalnya pada data sebelumnya tambahkan kolom Rata-Rata di samping kolom Jumlah, isi dari kolom Rata-Rata tersebut adalah Jumlah/3. Untuk itu lakukan langkah-langkah sebagai berikut. 1. Aktifkan sel I3 (di bawah judul kolom Rata-Rata) dengan menggunakan kursor. 2. Perlu diperhatikan bahwa untuk setiap penulisan formula selalu di awali dengan tanda sama dengan (=). Oleh karena itu ketikkan tanda = di dalam sel I3 (di bawah judul kolom Rata-Rata). 3. Selanjutnya klik sel H3 dan tambahkan operator pembagian, misalnya =H3/3. Kemudian tekan tombol Enter di keyboard. 28 Aplikom_Microsoft Office Excel

29 Gambar Melengkapi formula 4. Selanjutnya untuk mengisi semua kolom Rata-Rata, klik sel I3. 5. Setelah terlihat tanda plus hitam (+) di bawah sel I3, selanjutnya drag sampai sel I7. 6. Hasilnya akan terlihat seperti berikut. Gambar Hasil penggunaan formula Selain operator pembagian (/), Microsoft Office Excel juga menyediakan operator matematika yang lain untuk pembuatan formula. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Tabel 6.5. Tabel 6.5 Operator Matematika Operator Keterangan + Operator penjumlahan - Operator pengurangan * Operator perkalian / Operator pembagian ^ Operator pangkat % Operator prosentase Auto Fungsi Setelah menuliskan fungsi sendiri, Anda juga dapat menggunakan fasilitas Auto Fungsi yang disediakan oleh Microsoft Office Excel. Sebagai contoh, misalnya pada data sebelumnya 29 Aplikom_Microsoft Office Excel

30 tambahkan Jumlah Total dari kolom Jumlah Nilai. Untuk itu lakukan langkah-langkah sebagai berikut. 1. Aktifkan sel H8 (di sel paling bawah dari kolom Jumlah) dengan menggunakan kursor. Gambar Mengaktifkan sel 2. Selanjutnya pada tab menu Formulas Function Library Auto Sum dan pilih Sum. Gambar Menu Auto Sum 3. Secara otomatis akan terlihat fungsi =SUM(H3:H7, kemudian tekan tombol Enter di keyboard. 30 Aplikom_Microsoft Office Excel

31 Gambar Pengguanan auto fungsi 4. Hasilnya akan terlihat seperti berikut. Gambar Hasil penggunaan auto fungsi Fungsi dan Formula Setelah menggunakan formula dan fungsi, Anda juga dapat menggunakan lebih dari satu pernyataan fungsi. Sebagai contoh, misalnya pada data sebelumnya tambahkan kolom Nilai Huruf di samping kolom Rata-Rata. Untuk itu lakukan langkah-langkah sebagai berikut. 1. Aktifkan sel J3 (di bawah judul kolom Nilai Huruf) dengan menggunakan kursor. 2. Ketikkan tanda = di dalam sel J3 (di bawah judul kolom NIlai Huruf). 3. Selanjutnya tuliskan fungsi =IF(I3<45,"E",IF(I3<55,"D",IF(I3<65,"C",IF(I3<80,"B","A")))). Untuk lebih jelasnya mengenai fungsi tersebut dapat dilihat di Tabel 6.6. Logika I3<45,"E" I3<55,"D" I3<65,"C" I3<80,"B","A" Tabel 6.5 Operator Matematika Keterangan Jika nilai pada sel I3 < 45, maka akan mendapat nilai E Jika nilai pada sel I3 < 55, maka akan mendapat nilai D Jika nilai pada sel I3 < 65, maka akan mendapat nilai C Jika nilai pada sel I3 < 80, maka akan mendapat nilai B, dan jika nilai pada sel I3 > 80, mala akan mendapat nilai A 31 Aplikom_Microsoft Office Excel

32 4. Selanjutnya tekan tombol Enter di keyboard. Gambar Penggunaan fungsi 5. Selanjutnya untuk mengisi semua kolom Nilai Huruf, klik sel I3. 6. Setelah terlihat tanda plus hitam (+) di bawah sel I3, selanjutnya drag sampai sel I7. 7. Hasilnya akan terlihat seperti berikut. 8.9 Insert Grafik Gambar Hasil penggunaan fungsi Di dalam Microsoft Office Excel juga disediakan fasilitas pembuatan grafik (chart), fasilitas ini dapat digunakan untuk memfisualisasikan data-data yang telah dibuat ke dalam bentuk grafik (chart). Sehingga dapat memudahkan pembacaan data-data yang ditampilkan. Chart Sebagai contoh, misalnya pada data sebelumnya ingin membuat perbandingan rata-rata nilai setiap mahasiswa. Untuk itu lakukan dengan langkah-langkah berikut. 1. Select semua data pada kolom NIM (sel C3-C7) dan kolom Rata-Rata (sel I3-I7). 32 Aplikom_Microsoft Office Excel

33 Gambar Select data 2. Selanjutnya di tab menu Insert Chart Column pilih salah satu model chart yang disediakan, misalnya Clustered Column. Gambar Menu Chart Column 3. Hasilnya akan terlihat seperti berikut. 33 Aplikom_Microsoft Office Excel

34 Gambar Hasil pembuatan chart Chart layout Jika chart yang sebelumnya dirasa kurang lengkap, Anda juga dapat merubah layout dari chart tersebut. Untuk itu lakukan langkah-langkah berikut. 1. Klik chart yang telah dibuat sebelumnya. 2. Selanjutnya di tab menu Chart Tools Design Chart Layouts. 3. Selanjutnya pilih salah satu layout yang disediakan, misalnya Layout 5. Gambar Menu Chart Layouts 4. Hasilnya sementara akan terlihat seperti berikut. 34 Aplikom_Microsoft Office Excel

35 Gambar Hasil penggantian chart layout Selain itu, Anda juga dapat merubah warna (style) sesuai dengan keinginan, untuk merubah warna dari chart tersebut, lakukan langkah-langkah berikut. 1. Klik chart yang telah dibuat sebelumnya. 2. Selanjutnya di tab menu Chart Tools Design Chart Styles. 3. Selanjutnya pilih salah satu style yang disediakan. Gambar Manu Chart Styles 4. Hasilnya akan terlihat seperti berikut. 35 Aplikom_Microsoft Office Excel

36 Gambar Perubahan style Chart Title Selain tipe dan style, Anda juga dapat menambahkan judul dari chart tersebut sesuai dengan kebutuhan, untuk itu lakukan langkah-langkah berikut. 1. Klik chart yang telah dibuat sebelumnya. 2. Selanjutnya klik ganda pada tulisan Rata-Rata. Kemudian gunakan tombol Back Space untuk menghapus Rata-Rata dan ketikkan Nilai Pemrograman Java. 3. Hasilnya akan terlihat seperti berikut. Gambar Judul chart 36 Aplikom_Microsoft Office Excel

37 Trenline Trenline merupakan fasilitas yang dapat digunakan untuk memudahkan analisis terhadap data, sebagai contoh pada chart yang telah dibuat sebelumnya akan ditampilkan model peningkatan dan penurunan suatu nilai. Untuk itu lakukan langkah-langkah sebagai berikut. 1. Klik chart yang telah dibuat sebelumnya. 2. Selanjutnya di tab menu Chart Tools Layout Trenline. 3. Selanjutnya pilih salah satu model trenline yang disediakan, misalnya trenline Two Period Moving Average. Gambar Menu Trenline 4. Hasilnya akan terlihat seperti berikut. 37 Aplikom_Microsoft Office Excel

38 Gambar Hasil penambahan trenline Chart Type Jika chart yang sebelumnya dirasa kurang tepat, Anda juga dapat merubah model chart tersebut. Untuk itu lakukan langkah-langkah berikut. 1. Klik chart yang telah dibuat sebelumnya. 2. Selanjutnya di tab menu Chart Tools Design Change Chart Type. Gambar Menu Change Chart Type 3. Selanjutnya, setelah terlihat jendela Change Chart Type, pilih salah satu tipe chart yang diinginkan. Misalnya tipe XY (Scatter) dan pilih salah satu bentuk chart dari tipe tersebut. Kemudian klik tombol OK. 38 Aplikom_Microsoft Office Excel

39 Gambar Jendela Change Chart Type 4. Hasil sementara akan terlihat seperti berikut. Gambar Hasil penggantian chart type Selanjutnya ubah layout dari chart tesebut dengan keinginan, untuk itu lakukan langkahlangkah berikut. 1. Klik chart yang telah dibuat sebelumnya. 2. Selanjutnya di tab menu Chart Tools Design Chart Layouts. 3. Selanjutnya pilih salah satu layout yang disediakan, misalnya Layout Aplikom_Microsoft Office Excel

40 Gambar Menu Chart Layouts 4. Hasilnya akan terlihat seperti berikut Pivot Table dan Pivot Chart Gambar Hasil penggantian chart layout Pivot Table dan Pivot Chat merupakan fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Office Excel yang dapat digunakan untuk membuat analisis, kombinasi, perbandingan data secara cepat. Pivot Table Sebagai contoh misalnya data-data nilai yang telah dibuat sebelumnya, untuk membuat pivot table dapat dilakukan dengan alngkah-langkah sebagai berikut. 1. Select semua data pada tabel tersebut, dai sel B2-J7. 40 Aplikom_Microsoft Office Excel

41 Gambar Select data 2. Selanjutnya pada tab menu Insert Tables PivotTable PivotTable. Gambar Menu PivotTable 3. Setelah terlihat jedela Create Pivot Table,pada dialog Choose where the PivotTable report to be placed, pilih New Worksheet (untuk menampilkan di worksheet baru) kemudian klik tombol OK. 41 Aplikom_Microsoft Office Excel

42 Gambar Jendela Create Pivot Table 4. Setelah terlihat pivot table, selanjutnya di jendela Pivot Table Field List pilih data yang akan ditampilkan dalam pivot table, misalnya NIM dan Rata-Rata. Gambar Pivot Table Field List 5. Hasilnya akan terlihat seperti berikut. 42 Aplikom_Microsoft Office Excel

43 Gambar Hasil Pivot Table Pivot Chart Jika sebelumnya penggunaan pivot table yang ditampilkan hanya lama bentuk tabel, jika menggunakan pivot chart maka data akan ditampilan dalam bentuk tabel sekaligus grafik (chart) dari data tersebut. Untuk membuat pivot chart dapat dilakukan dengan alngkah-langkah sebagai berikut. 1. Select semua data pada tabel tersebut, dai sel B2-J7. 2. Selanjutnya pada tab menu Insert Tables PivotTable PivotChart. Gambar Menu PivotChart 3. Setelah terlihat jedela Create Pivot Table with PivotChart, pada dialog Choose where the PivotTable report to be placed, pilih New Worksheet (untuk menampilkan di worksheet baru) kemudian klik tombol OK. 43 Aplikom_Microsoft Office Excel

44 Gambar Jendela Create PivotTable with PivotChart 4. Setelah terlihat pivot table dan pivot chart, selanjutnya di jendela Pivot Table Field List pilih data yang akan ditampilkan dalam pivot table, misalnya NIM dan Rata-Rata. Gambar Jendela PivotChart 5. Hasilnya akan terlihat seperti berikut. 44 Aplikom_Microsoft Office Excel

45 8.11 Cetak Dokumen Worksheet Gambar Hasil Pivot Chart Bagian akhir dari penggunaan Microsoft Office Excel adalah mencetak dokumen worksheet yang telah dibuat menggunakan printer. Sebelum melakukan proses pencetakan dokumen, ada baiknya untuk memastikan format dokumen yang telah dibuat, seperti jenis kertas, margin dokumen, printer, dan sebagainya. Untuk mencetak dokumen dengan menggunakan Microsoft Office Excel (dengan syarat dokumen worksheet yang akan dicetak telah disiapkan), dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut. 1. Klik tab menu File klik Print. 2. Setelah terlihat preview dokumen yang akan dicetak, pilih Printer yang akan digunakan dan pastikan sudah dalam keadaan aktif. 45 Aplikom_Microsoft Office Excel

46 Gambar Menu Print dokumen 3. Klik tombol Print untuk mencetak dokumen. Gambar Tombol Print 46 Aplikom_Microsoft Office Excel