TUTORIAL MEMBUAT QUERY DAN PIVOT TABLE (Contoh kasus pengolahan data EMIS Semester Genap Tahun Pelajaran 2014/2015)

Transkripsi

1 TUTORIAL MEMBUAT QUERY DAN PIVOT TABLE (Contoh kasus pengolahan data EMIS Semester Genap Tahun Pelajaran 2014/2015) A. QUERY Query adalah semacam kemampuan untuk menampilkan suatu data dari database dimana mengambil dari table-tabel yang ada di database, namun tabel tersebut tidak semua ditampilkan sesuai dengan yang kita inginkan. data apa yang ingin kita tampilkan.misal : data peminjam dengan buku yang dipinjam, maka nanti akan mengambil data daritable peminjam dan tabel buku. ( Dalam kasus pengolahan data EMIS, query sangat dibutuhkan karena banyaknya data yang tersimpan dalam database EMIS. Kebutuhan data yang terkadang lebih spesifik menyebabkan operator harus memilih dan memilah data sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan oleh pengguna data. Pengolahan data EMIS semester genap tahun pelajaran 2014/2015 menggunakan database ms acces. Aplikasi ms acces biasanya langsung terintegrasi dengan ms office, dimana apabila komputer atau laptop sudah terinstal aplikasi ms office otomatis ms acces juga sudah terinstal. Walaupun dalam beberapa kasus ada sebagian laptop atau komputer tidak terinstal aplikasi tersebut. B. PRIMARY KEY DAN FOREIGN KEY Primary Key adalah field kunci / utama dari suatu tabel yang menunjukkan bahwa field yang menjadi kunci tersebut tidak bisa diisi dengan data yang sama, / dengan kata lain Primary key menjadikan tiap record memiliki identitas sendiri-sendiri yang membedakan satu sama lainnya (unik). Primary Key berguna pada saat menampilkan record hasil pencarian (searching), pengurutan (sorting), dan berbagai operasi query lainnya. Dengan memilih rimary key, proses pencarian, pengurutan dan proses penampilan data dan lainnya berlangsung lebih cepat. Foreign key adalah satu attribute yang melengkapi satu relationship yang menunjukan ke induknya. ( Pengolahan database EMIS menggunakan primary key NSS (dalam keseharian dikenal dengan NSM atau Nomor Statistik Madrasah). C. LANGKAH MENGOPERASIKAN MS ACCES 1. Buka aplikasi dari menu start kemudian pilih ms office dan pilih ms acces, seperti gambar. P a g e 1

2 2. Setelah ms acces 2007 diklik maka aplikasi akan terbuka. 3. Klik menu open dan pilih file dengan nama 13 sumbar.mdb. (langkah 1-3 bisa juga dilakukan dengan langsung membuka file 13 sumbar.mdb melalui windows explorer) 4. Setelah file terbuka maka klik tombol Option. 5. Kemudian akan muncul dialog box berikut pilih option pilihan Enable this content dan klik OK. 6. File siap diolah. D. KASUS-KASUS Sebelum masuk kepada menyelesaikan kasus-kasus, ada baiknya kita bahas dulu tentang langkah awal Query data, dimana dalam penyelesaian kasus-kasus ini sangat banyak berhubungan dengan langkah-langkah query data tersebut. Untuk langkah awal query data, ikuti langkah berikut : 1. Dimenu ms acces, klik Create kemudian pilih Query Desain. P a g e 2

3 2. Maka akan muncul dialog untuk Query disertai dengan menu Show Table. Seperti gambar : 3. Silahkan pilih tabel tabel yang akan di munculkan. Dalam memilih tabel ini harus sesuai dengan permintaan data yang dibutuhkan oleh pengguna data (akan dibahas selanjutnya pada kasus-kasus) KASUS 1 (KEBUTUHAN DATA GURU BERDASARKAN JENIS KELAMIN) Sebelum masuk ke langkah-langkah, penulis akan membahas contoh pengolahan data MAN 1 Padang. Langkah-langkah: 1. Pada pilihan Show Tabel, pilih tabel ma_umum kemudian klik tombol Add dan tabel detil_ptk_ma kemudian klik tombol Add sehingga tampilan seperti berikut. P a g e 3

4 2. Klik tombol Close pada dialog box Show Table. (untuk memunculkan kembali klik kanan diarea query pilih Show Table). 3. Langkah selanjutnya adalah menghubungkan table ma_umum dan detil_ptk_ma. Kedua tabel ini dihubungkan oleh primary key_nya yaitu nss_baru pada ma_umum dan nss pada tabel detil_ptk_ma. 4. Langkah menghubungkannya adalah dengan menklik dan tahan nss_baru pada tabel ma_umum kemudian menarik dan meletakkannya di nss pada tabel detil_ptk_ma. Seperti gambar : 5. Langkah selanjutnya memilih field-field sesuai dengan kebutuhan. 6. Klik dua kali pada nss_baru, status, nama_ma dan kabupaten pada tabel ma_umum sehingga keempat field tersebut pindah kebagian bawah. Seperti gambar : 7. Lakukan lagi untuk nip, nmpeg, kdsex dan tugasutama pada tabel detil_ptk_ma. Seperti gambar : P a g e 4

5 8. Sesuai kasus yang di angkat oleh penulis yaitu menghitung guru di MAN 1 Padang berdasarkan jenis kelamin, maka perlu di lakukan filter data dengan langkah-langkah sebagai berikut : a. Filter field kabupaten, dengan cara mengetikkan Kota Padang pada barisan Criteria b. Filter field nama_ma, dengan cara mengetikkan 1 Padang pada barisan Criteria. Catatan penting: pengetikan filter tersebut harus benar-benar sama persis dengan ejaan yang ada dalam database, diawali dengan mengetikkan tanda kutip dua ( ) dan juga diakhiri dengan tanda kutip dua c. Lihat contoh gambar : 9. Dengan demikian selesai sudah kita melakukan query. Langkah selanjutnya menyimpan query tersebut. 10. Untuk menyimpan lakukan dengan cara menyimpan dokumen seperti biasa. Penamaan untuk dianjurkan menggunakan kata-kata query didepan nama file. (penulis sengaja tidak membahas langkah menyimpan karena caranya sama dengan menyimpan file biasa) 11. Setelah disimpan, saatnya sekarang menjalankan hasil query yang telah kita bentuk tadi. 12. Klik menu Desain kemudian tombol Run seperti gambar : P a g e 5

6 13. Maka hasil query akan ditampilkan seperti gambar berikut : 14. Langkah selanjutnya adalah mengeksport data hasil query pada ms acces tersebut menjadi sebuah file ms excel. 15. Klik menu External Data kemudian pada bagian Export pilih Excel. (harap diperhatikan betul bahwa yang di gunakan disini adalah export bukan import). Seperti gambar : 16. Muncul dialog box seperti gambar, pilih tombol Browse : P a g e 6

7 17. Arahkan penyimpanan file hasil export ke folder anda dan beri nama sesuai dengan yang anda inginkan (dalam kasus ini saya akan menyimpan di E:\000 MAPENDA\EMIS 2015 dengan nama file Data Guru Berdasarkan JK.xlsx) 18. Centang pilihan Export data with formating and layout. 19. Klik tombol OK. Kemudian Close. 20. Data sudah tersimpan dalam folder pribadi anda. E. PIVOT TABLE Pivot Table adalah cara membuat laporan atau meringkas informasi tabel atau daftar data dalam excel sehingga diperoleh informasi yang ringkas dengan analisis informasi yang diperoleh dari kombinasi kolom data dalam tabel. ( Dalam KASUS 1 yang kita bahas pada materi Query di atas, ditampilkan data detil guru dan pegawai. Kita akan menghitung berapa jumlah guru di MAN 1 Padang berdasarkan Jenis Kelaminnya. Langkah untuk menghitung jumlah guru dengan pivot tabel adalah sebagai berikut : 1. Buka file excel hasil export dari query ms acces. 2. Pastikan anda meletakkan kursor pada tabel (bukan diluar tabel) dan tidak memilih beberapa sel sekaligus. Cukup letakkan kursor disalah satu cel dalam tabel. 3. Kemudian pada menu Insert, klik Pivot Table seperti contoh pada gambar : 4. Maka akan muncul dialog box seperti gambar berikut : 5. Klik tombol OK. 6. Setelah itu akan muncul sheet baru seperti gambar : P a g e 7

8 7. Pada bagian kanan, terdapat 5 bagian penting dari proses pivot tabel : - Choose fields to add to report adalah field-field (kolom) yang terdapat dalam tabel yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan. - Report filter : digunakan untuk menseleksi jenis laporan yang akan dibuat (pembahasan lanjutan). - Column labels : field yang dijadikan kolom pada laporan. - Row labels : baris yang akan di hitung pengolahannya - Values : nilai hasil perhitungan. 8. Klik tugasutama dan tarik serta letakkan pada Row Labels 9. Klik kdsex dan tarik serta letakkan pada Columns labels 10. Ulangi field kdsex dan letakkan pada Values 11. Lihat contoh gambar berikut : P a g e 8

9 12. Terlihat pada Row Labels baris satu hanya tulisan 1 dan baris dua hanya tulisan 2. Perlu diingat bahwa dalam penginputan data awal EMIS, tugas utama terdiri dari dua pilihan yaitu : - Kode : 1 untuk pendidik - Kode : 2 untuk tenaga kependidikan Jadi dari sana kita sudah mengetahui berapa jumlah pendidik (guru) dan berapa jumlah tenaga kependidikan (pegawai TU). 13. Tabel diatas bisa kita copykan ke sheet yang lain atau file baru supaya bisa dirapikan sebagai contoh lihat gambar berikut : Dicopy ke sheet baru Setelah dirapikan Untuk kasus-kasus lainnya langkah yang digunakan sama dengan langkah-langkah di atas. Silahkan di coba dan dipelajari lagi, semakin banyak kasus yang dicobakan mudah-mudahan akan semakin memahaminya. Sekedar untuk latihan : 1. Kasus 2 (Jumlah PTK berdasarkan Status Kepegawaian) 2. Kasus 3 (Jumlah Siswa berdasarkan Jenis Kelamin) 3. Kasus 4 (Jumlah Siswa Berdasarkan kelas) 4. Kasus 5 (Jumlah Siswa penerima BSM) 5. Kasus 6 (Jumlah Siswa kriteria Miskin) 6. Kasus 7 (Jumlah Siswa Punya Kartu PKH) 7. Kasus 8 (Jumlah Siswa Punya Kartu KPS) 8. Kasus 9 (Jumlah Kelas Rusak Berat) 9. Kasus 10 (Jumlah Kelas Rusak Ringan) 10. Kasus 11 (Jumlah Lulusan berdasarkan Jenis Kelamin) 11. Kasus 12 (Jumlah Guru perbidang studi) P a g e 9

10 12. Kasus 12 (Jumlah Guru Mismach) 13. Kasus 13 (Jumlah guru yang sudah sertifikasi) 14. Kasus 14 (Jumlah guru yang sudah punya NRG) 15. Kasus 15 (Jumlah PNS yang belum S1) 16. Kasus 16 (Jumlah Guru PNS yang belum sertifikasi) 17. Kasus 17 (Jumlah kebutuhan kelas berdasarkan rasio jumlah siswa yang ada). Dan banyak contoh kasus-kasus lain yang bisa dijadikan bahan untuk membuat kebijakan. Demikian semoga bermanfaat. P a g e 10