PENGEMBANGAN BINUS MOBILE SALES APPLICATION DALAM RANGKA MENDUKUNG PENJUALAN FORMULIR DI UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

Transkripsi

1 PENGEMBANGAN BINUS MOBILE SALES APPLICATION DALAM RANGKA MENDUKUNG PENJUALAN FORMULIR DI UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Andreas, Widianto, Gunarto, Titan Bina Nusantara University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27 Jakarta Barat 11530, , Jurusan Sistem Informasi Abstract The main purpose of this final report is to analyze key aspects of business process of application form sales in BINUS University and also to design an mobile application to support the business on application form sales in BINUS University. Information system analysis and design method used on this final report was Object Oriented Analysis & Design (OOAD) using Unified Process. Besides, some of Unified Modeling Language (UML) Diagram were also used for modeling the system requirement. Programming design that used on this report was Android based mobile application. The Conclusion of this information system design was to help current information system that has been created and developed to become solution and answer the need for Marketing Division BINUS University. (A, W, G) Keywords: mobile application, application form, android Abstrak Tujuan penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah untuk melakukan analisa terhadap prosedur proses bisnis penjualan formulir pendaftaran mahasiswa baru di BINUS University serta untuk melakukan perancangan sistem informasi berupa mobile application untuk mendukung proses bisnis penjualan formulir pendaftaran mahasiswa baru di BINUS University. Metodologi yang digunakan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah analisa dan Perancangan Sistem Informasi dalam Laporan Tugas Akhir ini menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan Unified Process dengan menggunakan tiga disiplin yaitu business modeling, requirements, dan design. Selain itu, beberapa Unified Modeling Language (UML) Diagram juga digunakan dalam memodelkan system requirement. Dalam perancangan programming membuat sistem informasi mobile application berbasis Android. Simpulan perancangan sistem informasi ini adalah agar sistem informasi yang telah diciptakan dapat menjadi solusi dan menjawab kebutuhan divisi marketing BINUS University. Kata Kunci : mobile application, formulir pendaftaran, android 1

2 PENDAHULUAN Terdapat berbagai kebutuhan perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya, seperti kebutuhan akan sistem yang dapat diakses dengan mudah dan mobile. BINUS University menetapkan student intake target sebesar Mahasiswa D4&S1. Sehingga dengan besarnya target ini, dibutuhkan pengembangan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan proses pendaftaran mahasiswa baru yang mumpuni. Dari hasil wawancara, dapat disimpulkan bahwa pendaftar melalui admisi online semakin meningkat secara signifikan setiap tahunnya, dan penjualan formulir pendaftaran fisik pada Admisi Kampus Anggrek semakin menurun. Untuk dapat mendaftar di BINUS University, calon mahasiswa harus terlebih dahulu membeli formulir pendaftaran melalui Admisi Kampus Anggrek dan Kampus AlamSutera, Admisi Online (binus.ac.id/daftaronline), Education Counselor (EC), atau representatif seperti BINUS Center (BC), Perwakilan Luar Jakarta (Perseorangan/Sekolah yang ditunjuk BINUS untuk menjual formulir di kota tertentu), atau BINUS University Learning Community(Staf BINUS yang berdomisili di kota tertentu). Sistem penjualan yang saat ini berjalan dilakukan secara manual dan online, dimana penjualan melalui Admisi langsung dicatat di Admisi Online Backend, namun untuk education counselor, penjualan dicatat kedalam AOB saat akan membuat laporan kompensasi. Seiringnya dengan perkembangan teknologi saat ini di dunia mobile application, dan e- commerce, maka BINUS University ingin membuat sistem penjualan dengan menggunakan mobile application untuk para education counselor, agar mudah dan fleksibel dalam melakukan kegiatan penjualan formulir pendaftaran. Android pun dipilih sebagai platform untuk pengembangan aplikasi ini, dikarenakan mayoritas education counselor saat ini merupakan pengguna Android. Hal senada juga pernah dilontarkan oleh Asghar Afshar Jahanshahi (2011) yang mengatakan bahwa kemudahan dari berkomunikasi dan layanan 24 jam tanpa adanya batasan lokasi menjadi keunggulan dari sistem penjualan secara online. Ke depannya, sistem yang akan dibangun juga akan dikembangkan lebih lanjut guna melibatkan alumni sebagai agen penjualan. Setelah melakukan wawancara atas kebutuhan dari perusahaan dan menganalisa sistem yang sedang berjalan, maka didapatkan beberapa permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan yaitu: 1. Sering terjadinya telat pembayaran uang formulir yang dilakukan oleh education counselor melewati masa kontrak yang seharusnya maksimal education counselor sudah harus menyetor dana penjualan paling lambat 7hari dari tanggal registrasi formulir. Akibatnya education counselor hanya akan mendapat komisi saja, tanpa bonus. 2. Sering terjadinya masalah dalam pencatatan formulir dimana formulir yang diambil tidak langsung dijatahkan kepada nama education counselor tersebut. Jika belum dijatahkan, maka calon mahasiswa saat akan mengembalikan formulir yang belum dijatahkan tersebut ke Admisi akan ditolak karena belum dijatahkan. Tentunya akan membuat calon mahasiswa bingung. 3. Memerlukan banyak waktu untuk mengecek satu persatu laporan formulir yang sudah terjual ataupun belum di dalam system. Selain itu RAMS juga perlu mengecek apakah nomor formulir yang ingin dibuat kompensasinya, sudah pernah diproses atau belum. 4. Education Counselor tidak diberikan akses untuk menjual formulir secara online, sehingga education counselor harus selalu sedia membawa formulir dalam bentuk fisik, yang tentunya merepotkan bila ada calon mahasiswa yang mendadak ingin membeli formulir namun EC tidak membawa formulir pendaftaran. 5. Angka Sales Tracking dari Education Counselor tidak selalu real karena Education Counselor sendiri terkadang tidak mencatat penjualannya, contohnya bahkan nomor formulir yang sudah dilaporkan terjual pada minggu lalu ikut dilporkan di sales tracking minggu ini. 2

3 6. Jika formulir pendaftaran habis dan Head of Sales tidak ditempat, maka Education Counselor tidak bisa langsung mengambil formulir. 7. Education Counselor terkadang ikut membuat laporan kompensasi. Hal ini dikarenakan RAMS memiliki jobdesk yang cukup banyak dan proses pembuatan kompensasi yang cukup panjang menyebabkan Education Coounselor terkadang ikut membantu membuat kompensasi. 8. Formulir terkadang hilang saat dibawa oleh Education Counselor ataupun saat dititipkan di sekolah dan menambah resiko bagi Education counselor yang bersangkutan karena perlu mengganti dana formulir yang hilang. 9. Nomor Formulir dapat terjadi double karena kesalahan saat pencetakan karena adanya human error, sehingga terkadang ada dua calon mahasiswa yang mempunyai nomor formulir yang sama, sehingga perlu dicek kembali kepada Education Counselor yang menjual nomor formulir tersebut. 10. Calon Mahasiswa tidak selalu percaya jika mentransfer dana langsung kepada rekening Education Counselor yang bersangkutan untuk pembayaran formulir karena Education Counselor dianggap tidak resmi. METODE PENELITIAN Metode yang digunakan dalam proses penelitian di Marketing BINUS University, yaitu: 1. Metode Pengumpulan Data. a. Wawancara atas Proses Bisnis yang sedang berjalan. Melakukan wawancara terhadap pihak perusahaan yang berkaitan dengan pengerjaan aktivitas proses bisnis yang sedang berjalan, yaitu dengan Bapak Eric Febdian selaku Admission Deputy Manager, Ibu Monica Andriana selaku Head of Sales, dan RAMS. b. Observasi. Melakukan observasi terhadap aliran data dan informasi yang diperoleh terhadap proses bisnis yang dilakukan pada perusahaan untuk mengidentifikasi kebutuhan sistem dimulai dari penjatahan formulir, pendataan penjualan formulir, deposit formulir, pembuatan laporan kompensasi & payment request form, sampai dengan proses laporan kompensasi & payment request form. c. Document Review. Melakukan identifikasi terhadap adanya kekurangan informasi pada sistem yang sedang berjalan mulai dari dokumen input, proses, hingga output, kemudian menetapkan kebutuhan informasi yang diperlukan pada sistem baru. 2. Metode Analisa dan Perancangan Sistem Informasi. Dalam penulisan Laporan Magang tugas akhir ini menggunakan metode analisis dan perancangan sistem informasi yang berorientasi objek dengan Unified Process (Satzinger, 2005). Disiplin yang akan digunakan diantara lain adalah business modeling, requirements, dan design. Selain itu, beberapa Unified Modeling Language (UML) juga akan digunakan untuk memodelkan system requirements yang ada yang terdiri dari: Business Modeling Discipline a. Activity Diagram The Requirement Discipline a. Event Table b. Use Case Diagram c. Use Case Description d. Domain Model Class Diagram The Design Discipline a. System Sequence Diagram b. Multilayer Design System Sequence Diagram c. User Interface d. Persistence Object 3

4 3. Metode Programming Dalam perancangan programming, membuat sistem informasi mobile application berbasis Android. HASIL DAN BAHASAN Solusi yang digunakan untuk memecahkan masalah yang ada dalam perusahaan tersebut adalah sebagai berikut: 1. Membuat aplikasi mobile berbasis android yang dapat mengakomodir kebutuhan Education Counselor dalam melakukan penjualan formulir secara online dan real-time. Selain itu calon mahasiswa pun akan mendapat notifikasi melalui SMS berupa username, password, dan nomor formulir atau booking ID. 2. Membuat sistem booking ID dimana calon mahasiswa dapat langsung membayar ke rekening BINUS atau menggunakan kartu kredit sebagai sarana pembayaran namun Education Counselor tetap mendapat komisi dan tidak perlu mendatakan tanggal penyetoran formulir karena saat calon mahasiswa melakukan pembayaran otomatis akan tercatat didalam sistem. 3. Menggunakan sistem penjatahan formulir pendaftaran secara otomatis, sehingga head of sales tidak perlu menjatahkan formulir pendaftaran Education Counselor secara berulang setiap Education Counselor mengambil formulir. 4. Membuat menu dimana Education Counselor dapat mengecek jumlah dan rincian kompensasi dari seluruh formulir yang telah terjual. 5. Membuat menu untuk melihat gelombang pendaftaran yang sedang dibuka, agar dapat disampaikan kepada calon mahasiswa yang menanyakan. Berikut ini merupakan UML Diagram yang dipakai untuk menggambarkan solusi-solusi dari masalah-masalah yang dihadapi berdasarkan hasil penelitian, antara lain: 4

5 Gambar 1 Activity Diagram Form Sale Cash 5

6 Gambar 2 Activity Diagram Form Sale Transfer 6

7 Gambar 3 Use Case Diagram 7

8 Gambar 4 Domain Model Class Diagram SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan atas sistem informasi penjualan formulir pendaftaran Binus University secara umum maka diperoleh simpulan sebagai berikut : 1. Education Counselor sudah dapat menjual formulir pendaftaran secara online melalui gadget yang berbasis android 2. Mengurangi terjadinya resiko formulir hilang 3. Memudahkan customer dalam membeli formulir pendaftaran dengan adanya berbagai jenis metode pembayaran 4. Memudahkan Education Counselor dalam mendatakan penjualan 5. Secara umum, fitur yang dimiiki oleh BINUS Sales Mobile Application adalah sebagai berikut: a. Melihat batch info, fitur ini digunakan apabila education counselor ingin mengetahui informasi terkait dengan pembukaan gelombang pendaftaran mahasiswa baru. b. Mengubah personal info, fitur ini digunakan apabila education counselor ingin menambah atau mengganti data berupa , phone number, bank, dan password. c. Form Sale Transfer, fitur ini digunakan apabila calon mahasiswa ingin membeli formulir pendaftaran dan metode pembayaran yang digunakan adalah langsung mentransfer biaya formulir pendaftaran ke rekening BINUS. d. Form Sale Cash, fitur ini digunakan apabila calon mahasiswa ingin membeli formulir pendaftaran dan metode pembayaran yang digunakan adalah langsung melakukan pembayaran biaya formulir pendaftaran secara kontan ke education counselor e. Melihat Compensation, fitur ini digunakan apabila education counselor ingin mengetahui berapa jumlah formulir pendaftaran yang sudah terjual pada periode tertentu serta melihat kompensasi yang sudah diperoleh secara online aplikasi tersebut. Hal ini bisa dikaitkan oleh penelitian yang dilakukan oleh Lifrandi Agan dan Petrus Santoso (2013) yang mengatakan bahwa para 8

9 pengguna aplikasi pengecekan penggunaan listrik dapat mengecek penggunaan listrik secara online tanpa perlu membuka website PLN. f. Melihat General Setting, fitur ini digunakan apabila education counselor ingin melakukan pengaturan tahun ajaran dan group program di BINUS. g. Melihat About, fitur ini digunakan apabila education counselor ingin mengetahui deskripsi atau seputar info tentang aplikasi BINUS Sales Mobile Application. h. Login, fitur ini digunakan apabila education counselor ingin melakukan log in ke aplikasi BINUS Sales Mobile Application. i. Logout, fitur ini digunakan apabila education counselor ingin melakukan log out ke aplikasi BINUS Sales Mobile Application. Berikut ini terdapat beberapa saran yang diusulkan dalam hubungan dengan hasil rancangan untuk saat ini dan masa yang akan datang: 1. Dalam menerapkan sistem informasi ini disarankan pihak IT dapat membuat software mobile ini dapat diimplementasikan secara multi-platform seperti ios, Windows Phone. 2. Untuk menggunakan aplikasi ini, disarankan bagi para Education Counselor untuk memakai gadget android dengan spesifikasi minimal dengan operating system (OS) Android 2.3 (Ginger Bread). 3. Aplikasi dapat dikembangkan agar dapat digunakan oleh Alumni Education Counselor (EC). 4. Menambah metode pembayaran agar tidak hanya pelanggan Bank Central Asia (BCA) dan kartu kredit saja yang dapat membayar menggunakan booking ID. REFERENSI Ashgar, A. J., Alireza Mirzaie, & Amin, A. (2011). Asian Journal of Business and Management SciencesVol. 1, 119. RIWAYAT PENULIS Andreas lahir di kota Jakarta pada 10 Juli Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun Widianto lahir di kota Jakarta pada 25 Oktober Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun Gunarto lahir di kota Jakarta pada 20 September Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun