LAPORAN TAHUNAN PENGELOLAAN DAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK TAHUN 2015

Transkripsi

1 LAPORAN TAHUNAN PENGELOLAAN DAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK TAHUN 2015 BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI 2015

2 Daftar Isi Daftar Isi... 2 Gambaran Umum Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik di BATAN Gambaran Umum Perkembangan Layanan Informasi Tahun Rincian Pelayanan Informasi Publik Penyelesaian Sengketa Informasi Publik Kendala dan Rekomendasi Tindak Lanjut Kesimpulan

3 Gambaran Umum Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik di BATAN Dalam rangka mengimplementasikan Undangundang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik untuk memberikan pelayanan informasi yang terbaik dan seadil-adilnya kepada masyarakat, telah dilakukan beberapa aksi nyata, dimulai dengan penyusunan payung hukum pelaksanaan keterbukaan informasi publik di BATAN yaitu dengan diterbitkannya Peraturan Kepala BATAN, yaitu Nomor 148/KA/VII/2010 yang kemudian diubah dengan Peraturan Kepala BATAN Nomor 5 Tahun Sebagai garda terdepan dalam memberikan pelayanan informasi telah dibentuk Organisasi Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) yang ditetapkan melalui Surat Keputusan Kepala BATAN No. 170/KA/VIII/2014 mencabut Surat Keputusan Kepala BATAN Nomor 181/KA/IX/2012. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi adalah Pejabat Eselon II di Lingkungan BATAN yang dalam pelaksanaannya dibantu oleh Bidang Pelayanan dan Pengelolaan Informasi, Bidang Dokumentasi dan Arsip, Bidang Pengaduan dan Penyelesaian Sengketa, serta Petugas Pelayanan Informasi (PPI). Penunjukkan Petugas Pelayanan Informasi ditetapkan melalui Surat Keputusan Kepala Biro Hukum, Hubungan Masyarakat, dan Kerja Sama selaku PPID Utama, yang ditetapkan setiap tahun. Dalam melaksanakan tugas PPI dilengkapi dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Layanan Informasi Publik, yang bertujuan untuk mengatur tata cara pengelolaan layanan informasi di BATAN agar pemberian pelayanan informasi dapat berjalan dengan tertib dan lancar. Setelah itu, yang menjadi fokus dalam pelayanan keterbukaan informasi adalah 3

4 penyediaan informasi publik sebagaimana diatur Undang-undang KIP dan Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik, yang meliputi materi informasi dan klasifikasi yang tersusun sebagai daftar informasi publik. Informasi publik diumumkan melalui media elektronik seperti website dan monitor informasi, serta media cetak seperti majalah Nutec, Laporan Tahunan, Buku, Banner, Brosur. Selain informasi yang dipublikasikan, ada klasifikasi informasi yang bersifat tertutup ditetapkan melalui Surat Keputusan Kepala BKHH Nomor. 2943/IF 00/X/2013 tentang Daftar Informasi Yang Dikecualikan BATAN. Agar setiap pelayanan dapat terselenggara dan dikelola dengan baik, maka disediakan ruang pelayanan informasi yang dilengkapi dengan sarana dan prasarana sesuai dengan standar layanan informasi. Mengingat informasi publik di bawah kewenangan BATAN bersifat teknis dan bervariatif, maka kepada petugas pelayanan informasi yang memiliki peran penting dalam kegiatan pelayanan informasi diikut sertakan Gambar1. atau dikecualikan. BATAN telah melakukan uji konsekuensi terhadap beberapa informasi yang dianggap tertutup, yang berada di bawah kewenangan Sekretaris Utama, dan dalam workshop, agar memiliki kecakapan dalam pemberian pelayanan dan memiliki pengetahuan yang memadai tentang informasi BATAN. 4

5 Dalam upaya untuk memberikan kualitas pelayanan yang prima, secara periodik juga dilakukan koordinasi dan supervisi, serta evaluasi bersama seluruh Petugas Pelayanan Informasi di lingkungan BATAN. BATAN sebagai lembaga penelitian dan pengembangan (litbang) di bidang nuklir telah menghasilkan produk penelitian yang jumlahnya terus meningkat dari tahun ke tahun. Informasi tentang keberhasilan BATAN dalam menghasilkan produk teknologi secara terus menerus diinformasikan agar ada ketertarikan minat masyarakat untuk memanfaatkan. Memberikan informasi tentang keberhasilan litbang dan mengupayakan agar masyarakat bisa memperoleh manfaat dari output yang dihasilkan BATAN adalah menjadi kewajiban BATAN sebagai Badan Publik. 5

6 Gambaran Umum Perkembangan Layanan Informasi Tahun 2015 S ejak dilaksanakan layanan informasi publik pada tahun 2010 jumlah permohonan informasi tentang nuklir terus meningkat. Hal ini sangat menggembirakan karena menunjukkan bahwa kesadaran masyarakat terhadap manfaat teknologi nuklir sudah semakin tinggi. Pemohon informasi juga bervariatif namun, jumlahnya masih didominasi dari Lembaga Pendidikan. Meningkatnya pemahaman masyarakat tidak lepas dari sosialisasi intensif yang dilakukan Badan Tenaga Nuklir Nasional (BATAN) kepada masyarakat luas tentang teknologi nuklir dan manfaat yang dapat diperoleh dari penggunaan teknologi tersebut. Terkait dengan pengelolaan dan pelayanan informasi, PPID BATAN melalui PPID Utama terus melakukan pembenahan untuk memenuhi persyaratan minimal yang telah ditetapkan sesuai UU KIP, antara lain dengan menyelenggarakan sosialisasi dan workshop, koordinasi dan supervisi Petugas Pelayanan Informasi, Evaluasi Pelaksanaan Pelayanan Informasi, memutakhirkan materi layanan informasi di website, melengkapi sarana dan prasarana. 1. Pengembangan Pelayanan Informasi Kegiatan pengembangan pelayanan informasi bertujuan untuk selain memberikan pemahaman kembali tentang peran PPID dalam Keterbukaan Informasi Publik, juga untuk meningkatkan kompetensi Petugas Gambar2. Foto Bersama Kegiatan Sosialiasi KIP 6

7 Pelayanan Informasi dalam hal pengetahuan tentang organisasi BATAN, hasil litbang, jasa yang bisa diberikan, pemanfaatan aplikasi sistem pelayanan informasi di BATAN. Bentuk kegiatan berupa: 1. Sosialisasi Keterbukaan Informasi Publik kepada PPID Kegiatan ini bertujuan memberikan pemahaman kepada PPID dalam hal pengelolaan dan pelayanan informasi di BATAN. Diselenggarakan di Wisma BATAN Cipanas, tanggal 26 Februari 2015, diikuti oleh Pejabat Eselon II BATAN selaku PPID Pembantu dan Kepala Bagian/Sub Bagian Tata Usaha. Kegiatan ini mendatangkan narasumber ahli Ketua Komisi Informasi Pusat Abdul Hamid Dipopramono. 2. Workshop Petugas Pelayanan Informasi Untuk meningkatkan kompetensi SDM dalam pelayanan informasi, pada tanggal Maret 2015 diselenggarakan Workshop Petugas Pelayanan Informasi (PPI) di Pusat Sains dan Teknologi Nuklir Terapan BATAN, Bandung. Selain untuk meningkatkan kinerja PPI dalam melayani permohonan informasi, workshop juga untuk memberikan bekal pengetahuan seputar organisasi BATAN dan penggunaan sistem aplikasi pelayanan informasi berbasis website. Gambar3. Workshop Petugas Pelayanan Informasi BATAN Tahun

8 Workshop diikuti oleh Petugas Pelayanan Informasi yang ditetapkan melalui Surat Keputusan Kepala BHHK selaku PPID Utama Nomor. 306/HHK2.2/IF00/II/2015. Dengan susunan sebagai berikut. DAFTAR PETUGAS PELAYANAN INFORMASI BATAN TAHUN 2015 NO NAMA PUSAT/BIRO 1. Ir. Eko Madi Parmanto BHHK 2. Nani Suryani, S.Sos BHHK 3. Purnomo, A.Md BHHK 4. Lia Mariyasih, S.Kom BHHK 5. Yustantiana, S.Sos BHHK 6. Siti Erwina T, A.Md BHHK 7. Asep Gumilar, S.ST BHHK 8. Medio Venda BP 9. Ahmad Taufik BP 10. Permana Dewa PSTNT 11. Rina Yuliyani PSTNT 12. Ngariatinah PRSG 13. Suharyo PRSG 14. Suharni, SH PTBBN 15. Rachmawati Lubis PTBBN 16. Syamsul Ali Ikhsan PTKRN 17. Dra.Nina Kusumah PTKRN 18. Erwin Kurnia, B.Sc PTBGN 19. Setya Darmono PTBGN 20. Taurina Eka K., SST STTN 21. Siti Umi Sholikhati, S.ST STTN 22. Rita Tyas Mulatsih, SH STTN 23. Erwin Fakhrurozi, ST Pusdiklat 24. Slamet Riyadi Pusdiklat 25. T.H.Budi Santoso, S.IP PTLR 26. Jamilah Hanum, S.IP PTLR 27. Ir. Moch Djoko Birmano, M.Sc PKSEN 28. Eddy Syah Putra, ST PKSEN 29. Retno Tjatur Endang Sri PSTA Wahyuningsih 30. Mursiti, SST PSTA 31. Aris Bastianudin PSTA 32. Hana Maria, S.IP PSTA 33. Lilis Suryani, S.Sos PAIR 34. Sri Handayani PAIR 35. Ade Lili Hermana PTRR 36. Ina M.Pieter PTRR 37. Eko Purwito H., SSI PDK 38. E.M. Wardana, MP PDK 39. Dian Herlina Iriawati PRFN 40. Siti Rokhmah PRFN 41. Indra Kurniawan Inspektorat 42. Reza Panditatwa, A.Md Inspektorat 43. Bambang Bayuaji, S.Sos BU 44. Tamimah BU 45. Sigit Santosa PSMN 46. Tety Fatimah PSMN 47. Egnes Ekaranti, A.Md PTKMR 48. Teja Kisnanto, A.Md PTKMR 49. Chantar Harumi, S.Sos BSDMO 50. I. Aeni Muharromah, SS PPIKSN 51. Iis Sustini PPIKSN 52. Sulistioso Giat Sukaryo PSTBM 53. Mirah Yulaili PSTBM 8

9 2. Koordinasi dan Supervisi Dalam upaya mengetahui kendala dan hambatan dalam pelayanan informasi yang dihadapi oleh masing-masing unit kerja di BATAN dan memberikan solusi solusi terhadap permasalahan yang ada, Bagian Humas melakukan kegiatan koordinasi dan supervisi kepada PPI di seluruh unit kerja BATAN, yang dilaksanakan secara periodik. Kegiatan ini dilakukan dengan mengunjungi anggota PPI di Unit Kerjanya, dan melalui pertemuan dalam satu forum gabungan. Pada tahun 2015 Koordinasi dan Supervisi dilaksanakan di Pusdiklat Pasar Jumat, dan Kantor Pusat BATAN. Selain itu, untuk memudahkan komunikasi antar PPI dibentuk forum bersifat nonformal berbasis aplikasi whatsapp. Gambar4. Supervisi di Gedung Kantor Pusat BATAN, 22 September Gambar5. Supervisi di Pusdiklat BATAN, tanggal 8 September Gambar6. Koordinasi dengan PPI di Pusat Kajian Sistem Energi Nuklir, tanggal 23 Oktober Gambar7. Koordinasi dengan PPI di Biro Perencanaan, tanggal 23 Oktober

10 3. Evaluasi Pelaksanaan Pelayanan Informasi Tahap akhir dari seluruh program kegiatan adalah Evaluasi terhadap pelaksanaan pelayanan informasi guna mengetahui permasalahan maupun kekurangan dari pelaksanaan pelayanan informasi selama tahun Hal-hal yang dievaluasi antara lain mekanisme pelayanan, ketepatan waktu pelayanan di setiap unit kerja, pemanfaatan sistem aplikasi pelayanan informasi berbasis website, sarana dan prasarana yang digunakan sesuai dengan UU KIP. Hasil dari Evaluasi yang dilakukan pada bulan Nopember 2015 yaitu: jumlah permohonan informasi di semester I masih rendah diakibatkan PPI belum seluruhnya menginput permohonan informasi ke dalam sistem aplikasi pelayanan informasi berbasis website, Sistem Aplikasi perlu diintegrasikan ke portal BATAN, perlu dibentuk tim terkait pengaduan layanan, perlu dibuat SOP terkait pelaksanaan uji konsekuensi, dan perlu adanya keseragaman pada ruang pelayanan informasi. Gambar8. Evaluasi Pelaksanaan Pelayanan Informasi 10

11 4. Sarana dan Prasarana Mulai tahun 2015, hampir seluruh unit kerja di BATAN sudah membangun ruang pelayanan informasi. Hal ini merupakan pengaruh positif dari diadakannya Sosialisasi Keterbukaan Informasi kepada PPID Pembantu di awal tahun a. Ruang Layanan Informasi c. d. a. b. \ Keterangan gambar: a. Ruang Layanan Informasi PSTA b. Ruang Layanan Informasi PSTNT c. Ruang Layanan Informasi PTKRN d. Ruang Layanan Informasi PRFN 11

12 e. Keterangan gambar: e. Ruang Layanan Informasi PRSG f. Ruang Layanan Informasi PTBGN g. Ruang Layanan Informasi PUSDIKLAT h. Ruang Layanan Informasi PTKMR f. g. h. 12

13 b. Sistem Aplikasi Pelayanan Informasi Dalam rangka mendukung program e- government dan mengantisipasi perkembangan teknologi yang semakin cepat, BATAN menerapkan Sistem aplikasi layanan informasi berbasis website yang diaplikasikan sejak tahun Dengan adanya aplikasi tersebut diharapkan masyarakat dapat memperoleh informasi tentang BATAN dan hasil litbangnya secara transparan, mudah, murah dan cepat. Sistem aplikasi terbagi menjadi 2 (dua), yaitu aplikasi untuk pemohon informasi, dan aplikasi untuk administrator dalam hal ini PPI. Guna memberikan informasi terkini, dilakukan kegiatan updating website informasi publik BATAN yang dilakukan secara berkesinambungan. Gambar9. Gambar10. Administrator Sistem Aplikasi 13

14 5. Prestasi Kembali BATAN berpartisipasi dalam penilaian mandiri keterbukaan informasi publik yang diselenggarakan oleh Komisi Informasi Pusat RI. Tahun 2015 BATAN mendapat peringkat ke-7 kategori Lembaga Negara. 14

15 Rincian Pelayanan Informasi Publik S elama Tahun 2015, BATAN menerima 2688 (dua ribu enam ratus delapan puluh delapan) permohonan informasi dengan waktu rata-rata pelayanan 3 (tiga) hari kerja. Jumlah ini meningkat 60% dari tahun sebelumnya. Hal ini menunjukkan keingintahuan masyarakat terhadap BATAN meningkat dan penggunaan sistem layanan informasi berbasis website sudah dipahami. Dengan menggunakan layanan melalui website jumlah permohonan dan jenis permohonan informasi dapat terdokumentasi dengan baik. Pelayanan informasi dilakukan baik secara tatap muka bagi masyarakat yang datang langsung, melalui telepon, fax, , maupun online. Bulan Dari data permohonan informasi bisa dilihat bahwa latar belakang masih didominasi dari lembaga pendidikan sebesar 52%, kemudian diikuti kelompok swasta (32%), individu (9%) dan lembaga pemerintah (7%). Tujuan pemohonan informasi sebagian besar untuk melakukan kunjungan ke fasilitas nuklir, melakukan penelitian untuk bahan skripsi/pkl di BATAN, dan informasi tentang jasa layanan BATAN. Jumlah Permohonan waktu ratarata pelayanan (hari kerja) Jumlah permohonan yang diterima Jumlah permohonan yang ditolak Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober Nopember Desember Total Tabel 1. Rincian Pelayanan Informasi Publik 2015 Per Semester NO Semester Jml.Permohonan Informasi 1 I II 1078 Jumlah 2688 Tabel2. Rincian Pelayanan Informasi 2015 Per Bulan Grafik1. Perbandingan Jumlah Latar Belakang Pemohon Informasi Tahun 2014 dan

16 Penyelesaian Sengketa Informasi Publik Sepanjang tahun 2015 PPID di lingkungan BATAN tidak menerima keberatan dari pemohon informasi yang menimbulkan sengketa informasi. Kendala dan Rekomendasi Tindak Lanjut Kendala Beberapa kendala yang dihadapi dalam pengelolaan dan pelayanan informasi publik di BATAN adalah sebagai berikut: 1. Pada tahun 2015 belum dilaksanakan uji konsekuensi informasi publik karena kesesuian dalam waktu pelaksanaan kegiatan antara Atasan PPID, PPID Utama, dan unit kerja yang memiliki informasi yang akan diuji. 2. Masih ada PPI yang belum mendokumentasikan pelayanan informasi kedalam aplikasi sistem pelayanan informasi. 3. Pengetahuan PPI tentang organisasi BATAN dan jenis layanan masih perlu ditingkatkan. 4. Bahan publikasi Informasi publik yang tersedia masih kurang. 5. Pemohon informasi tidak semua bersedia mengisi kuesioner IKM. Rekomendasi Tindak Lanjut Untuk meningkatkan kelancaran pengelolaan dan pelayanan informasi publik di BATAN, maka perlu upaya perbaikan di tahun 2016,: 1. Merencanakan uji konsekuensi di Triwulan I (satu), pada saat pimpinan belum memiliki agenda yang padat. 2. Menyelenggarakan workshop untuk PPI terkait dengan peningkatan pengetahuan tentang produk, kegiatan dan jasa layanan BATAN. 3. Melakukan kunjungan ke fasilitas nuklir BATAN untuk meningkatkan wawasan PPI tentang BATAN. 4. Berkoordinasi dengan unit kerja dalam hal penyediaan bahan publikasi informasi publik. 5. Mengkonfirmasi pengisian IKM kepada pemohon informasi. 16

17 Kesimpulan Secara umum pelayanan informasi di lingkungan BATAN dapat dilaksanakan dengan baik selama tahun Ada kencenderungan jumlah pemohon meningkat dari tahun ke tahun. Ada peningkatan kesadaran di sebagian besar unit kerja tentang pentingnya kegiatan layanan informasi di tunjukkan dengan dibangunnya sarana layanan informasi dan dibentuknya petugas pelayanan informasi di setiap unit kerja. 17