STANDART OPERATION PROCEDURE (SOP)

Transkripsi

1 STANDART OPERATION PROCEDURE () BIRO ADMINISTRASI PERENCANAAN DAN UNIVERSITAS JEMBER diterbitkan Oleh: BIRO ADMINISTRASI PERENCANAAN DAN UNIVERSITAS JEMBER 2014

2 DAFTAR ISI DAFTAR ISI... Hal i I. PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan... 2 II. DESKRIPSI DAN RUANG LINGKU... 3 III. KEBIJAKAN LAYANAN DAN ORGANISASI Visi, Misi, dan Motto BAPSI Kebijakan Layanan Budaya Kerja Pelayanan/Produk Struktur Organisasi BAPSI... 6 Lampiran 1: Produk Atau Layanan Bagian Sistem Informasi... 7

3 I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Universitas Jember () sebagai salah satu penyelenggara pendidikan tinggi, dituntut untuk berperan dalam pengembangan pendidikan tinggi serta memposisikan perguruan tinggi sebagai tempat pembelajaran dan sebagai sumber daya pengetahuan. Sejalan tujuan yang hendak dicapai Universitas Jember sesuai dengan visi dan misi dengan RENSTRA : (1) Pengembangan kelembagaan dan kapasitas penyelenggaraan pendidikan; (2) Peningkatan kualitas penyelenggaraan pendidikan; (3) Pengembangan sistem manajemen universitas yang akuntabel, dancita-cita menjadi World Class University dimana dituntut untuk menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi dan siap berkompetisi di era global maka memerlukan peningkatan daya saing dan daya mitra. Untuk mewujudkan itu semuamutlak harus ada peningkatan mutu universitas utamanya bidang pengelolaan administrasi perencanaan dan sistim informasi. Dalam perjalanan proses dan dinamika pendidikan tinggi, akan menghadapi banyak perubahan yang sangat dinamis dan tidak terprediksi sebelumnya, baik perubahan pandangankehidupandari masyarakatlokalkemasyarakat global, darisistem government kegovernance,perubahantuntutanpasarkerja, dan perubahan regulasi di tataran pendidikan tinggi mau tidak mau memaksa kita untuk melakukan transformasi di bidang layanan perencanaan dan sistim informasi. Institusi dalam hal ini BAPSIakan membangun standarisasi sistem layanan berbasis elektronik yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja layanan di BAPSI serta mampu memberikan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh berbagai pihak untuk kepentingan proses pengambilan keputusan. Untuk menuju kepada standarisasi layanan berbasis elektronik perlu diciptakan terlebih dahulu sistem manual yang telah terstandarisasi berupa Standar Operasional Prosedur () untuk seluruh layanan yang ada sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat di dalamnya. Hal ini dinilai pentingkarena OP merupakan pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi sekaligus merupakan alat penilaian kinerja berdasarkan indikator indicator teknis,administrasif dan procedural sesuai dengan tatakerja, prosedur dan system kerja pada unit kerja yang bersangkutan, dalam hal ini adalah Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi Universitas Jember. Standar Operasional Prosedur () sebagai suatu prosedur operasional yang jelas dan standar bagi semua pihak yang terlibat dalam mewujudkan birokrasi perencanaan dan sistim informasi yang profesional, efektif dan efisien yang 1

4 terintegrasi kedalam sebuah sistem terpadu berbasis elektronik (E-Office) yang diterapkan pada seluruh proses penyelenggaraan administrasi perencanaan dan sistim informasi. Prosedur layanan perencanaan dan sistim informasi yang telah berlangsung di BAPSI selama ini perlu distandarisasi dan didokumentasikan sebagai prosedur yang dibakukan agar menjadi acuan bagi manajemen universitas dalam menjalankankan tugas dan fungsinya serta menjamin keberlangsungan implementasi layanan E-Office tersebut, walaupun terjadi manajerial di Universitas Jember. transisi kepemimpinan Dengan adanya Biro Administrasi Perencanan dan Sistem Informasi yang terintegrasi berbasis elektronik, penyelenggaraan administrasi bidang perencanaan dan sistim informasi diharapkan dapat berjalan dengan pasti. Berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari, sekalipun terjadi penyimpangan atau kesalahan, hal tersebut dapat segera ditemukan penyebabnya dan bias diselesaikan dengan cara yang tepat. Apabila semua kegiatan sudah dilaksanakan sesuai dengan yang ditetapkan dalam, maka secara bertahap kualitas layanan perencanaan dan sistim informasi akan lebih profesional, cepat, dan mudah. 1.2 Tujuan BAPSI adalah pedoman atau acuan yang berisi prosedur-prosedur operasional standar untuk melaksanakan tugas pekerjaan di bidang layanan perencanaan dan sistim informasi sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja BAPSI berdasarkan indikator indikator teknis, administratif, dan prosedural yang sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja di BAPSI. Implementasi bertujuan untuk : 1. Menciptakan komitmen di BAPSI untuk mewujudkan pelayanan prima dan mengutamakan kualitas (quality first) kepada stakeholder baik internal (sivitas akademik ) maupun eksternal (masyarakat umum pengguna jasa); 2. Memastikan bahwa semua layananperencanaan dan sistim informasi yang dilakukan di BAPSIberjalan secara efisien dan efektif, konsisten, standar, dan sistematis dalam upaya mewujudkan efektivitas dan efisiensi kerja sebagai jalan menuju good governance BAPSI Universitas Jember. 2

5 II. DESKRIPSI DAN RUANG LINGKUP Biro Administrasi Perencanaan dan Sistim Informasi terbagi menjadi dua bagian yaitu Bagian Perencanaan dan Sistim Informasi. Dalam rangka meningkatkan kuantitas dan kualitas Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi Universitas Jember dan sejalan dengan Rencana Universitas Jember menuju otonomi kampus yang diwujudkan dalam kerangka BLU. Untuk mencapai tujuan tersebut di atas Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi yang mempunyai peranan strategis sehingga berupaya terus meningkatkan kinerja agar dapat eksis menjalankan tugas dan fungsinya dalam mendukung kegiatan universitas. Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi sebagai unit kerja yang menjadi jembatan untuk mengakses berbagai informasi dan memberikan layanan yang dapat memenuhi kebutuhan stakeholders, untuk data Perencanaan dan informasi serta diharapkan dapat dipergunakan sebagai data pendukung peningkatan mutu lulusan Universitas Jember.Layanan di BAPSI terkonsentrasi ke dalam dua bagian yaitu : I. Bagian Perencanaan, terdiri dari : 1. Sub BagianPerencanaan Fisik 2. Sub BagianPerencanaan Akademik II. Bagian Sistim Informasi, terdiri dari : 1. Sub BagianData 2. Sub BagianLayanan Informasi Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi Universitas Jember mempunyai tugas pokok memberikan dan melaksanakan layanan administrasi dibidang Perencanaan dan sistem informasi. Sejalan dengan Arah Pengembangan Universitas Jember dan Rencana Strategis Universitas Jember , bahwa pengelolaan dan pelayanan administrasi Universitas Jember dapat memberikan pelayanan secara on line dan berbasis jaringan informasi (WEB). Data pendukung yang diperlukan adalah informasi yang berasal dari data unit kerja dilingkungan Universitas Jember baik berupa data dasar maupun data yang telah diolah dan dianalisis sebagai bahan informasi. BAPSI Universitas Jember akan mengembangkan standarisasi layanan administrasi perencanaan dan sistim informasidalam bentuk e-office yang diharapkan mampu mewujudkan konsep layanan prima dan mengedepankan kualitas (quality first) 3

6 III. KEBIJAKAN LAYANAN DAN ORGANISASI 3.1 Visi, Misi, dan Motto BAPSI Visi Misi Motto : Terwujudnya dokumen perencanaan dan sistem informasi yang handal dan informasi yang akurat. : 1. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dan sarana pendukung; 2. Mewujudkan dokumen perencanaan yang handal terbuka dan jujur sesuai Universitas Jember; kebutuhan dan skala perioritas 3. Menyajikan informasi data yang akurat dan akuntabel berbasis teknologi jaringan informasi, serta melaksanakan pemutahiran data. : 5 AS : Kerja keras Kerja cerdas Kerja tuntas Kerja IkhlAS Kerja berkualitas 3.2 Kebijakan Layanan BAPSI menerapkan kebijakan layanan sebagai berikut : a. Setiap staf bertanggungjawab secara profesional terhadap bidang layanan (tupoksi) masing-masing; b. Memberikan pelayanan dengan keramahan dan kesantunan; c. Pelayanan yang berkualitas, efektif dan efisien; d. Mengembangkan collegial work saling membantu dan mengembangkan diri dalam membangun profesionalitas kerja unit. 3.3 Budaya Kerja Budaya kerja yang tersurat dalam Keputusan Menpan Nomor 25/KEP/M.PAN/04/2002, disebutkan bahwa budayakerja adalah carakerja sehari-hari yang bermutu dan selalu mendasari nilai-nilai yang penuh makna, sehingga menjadi motivasi, memberinspirasi, untuk senantiasa bekerja lebih baik, dan memuaskan bagi masyarakat yang dilayani. Hal ini dapat disimpulkan bahwa budaya kerja adalah cara pandang yang menumbuhkan keyakinan atas dasar nilai-nilai yang diyakini untuk mewujudkan prestasi kerja terbaik. Perguruan tinggi merupakan wadah pembinaan intelektualitas dan moralitas yang mendasari kemampuan penguasaan IPTEK dimana dalam penerapannya tidak lepas daridinamika perubahan dan pembaharuan sesuai tuntutan zaman menuju 4

7 kondisi ideal dunia pendidikan.dalam penerapannya seyogyanya berlandaskan pada budaya akademik (academic culture) yang dipahami sebagai totalitas berkarya yang digerakkan oleh komitmen, rasa tanggung-jawab, dan nilai budaya yang tinggi. BAPSI Universitas Jember menitik beratkan budaya kerja pada Plan,Do, Monitoring, Checkdan Evaluation (PDMCE) 1. Plan : Direncanakan dengan tepat, dan matang dalam setiap aktifitas layanan perencanaan dan sistem informasi 2. Do Dilaksanakan secara optimal, maksimal danberkesinambungan, meliputi : Ikhlas dan mendasari kerja sebagai ibadah Memperhatikan tiap detail kinerja staf (kecermatan, analisis, terinci) Membangun kepercayaan dan keterbukaan antar staf Mengembangkan budaya team work(berorientasi pada tim dan bukan individu untuk mendukung kerjasama) Mewujudkan komunikasi kekeluargaan 3. Monitoring : Memantau semua kegiatan sesuai dengan perencanaan 4. Check : Upaya secara kooperatif, sinergi dan sinkronisasi antara tujuan yang diinginkan dengan implementasi yang dilakukan 5. Evaluation : Mengevaluasi semua hasil kegiatan yang sudah dilaksanakan 3.4 Pelayanan/Produk Produk atau layanan yang diberikan oleh BAPSI meliputi : A. Bagian Sistem Informasi 1. Pengembangan Sistem Informasi 2. Layanan Sistem Informasi 3. Pembuatan Buku Kenangan Wisudawan 4. Pembuatan Buku Direktori Guru Besar dan Doktor 5. Pembuatan Buku Data Dan Informasi 6. Permintaan Data dan Informasi Dari Mahasiswa Universitas Jember 7. Pemutakhiran Data Dan Informasi Struktur Organisasi Di Lingkungan Universitas Jember 8. Permintaan Data dan Informasi Dari Unit Kerja Di Lingkungan Universitas Jember 9. Permintaan Data dan Informasi Dari Luar Instansi 10. Penyusunan Buku Laporan Tahunan Rektor 11. Penyusunan Buku LAKIP 5

8 B. Bagian Perencanaan 1. Penyusunan Rencana Kerja Tahunan (Rkt) T+1 2. Penyusunan Rencana Kerja Dan Draft Rka-K/L 3. Revisi Rka-K/L Universitas Jember 4. Penyusunan Usulan Belanja Modal Dan Pemeliharaan/Rehab Sarana Prasarana Pendidikan 5. Penyusunan Dokumen Data Dukung Usulan Anggaran Fisik 6. Pemetaan Rencana Kegiatan Fisik Universitas Jember Tahun T+1 7. Pembuatan Perubahan Masterplan Universitas Jember Tahun Pembuatan Buku LAKIP Universitas Jember 9. Identifikasi Data Fisik Universitas Jember 10. Identifikasi Data Pengembangan Potensi Bisnis 11. Usulan Skala Prioritas APBN 12. Penyusunan TrPNBP Universitas Jember 13. Monitoring dan Evaluasi Hasil Pengadaan Barang/Jasa 3.5 Struktur Organisasi BAPSI KEPALA BIRO PERENCANAAN DAN SISITIM KEPALABAGIAN PERENCANAAN KEPALABAGIAN SISTIM KASUBBAG. PERENCANAAN AKADEMIK KASUBBAG. PERENCANAAN FISIK KASUBBAG. DATA KASUBBAG. LAYANAN STAF STAF STAF STAF 6

9 LAMPIRAN 1 PRODUK ATAU LAYANAN BAGIAN 7

10 BAPSI PROSEDUR KERJA PENGEMBANGAN Kode Dokumen Revisi : 0 Tanggal Revisi : - BAPSI-SI-01 Tanggal Terbit : 18Nov 2013 Halaman : 1 dari 2 1. Tujuan : Mengembangkan sistem informasi terpadu guna memenuhi kebutuhan user dalam hal ini adalah unit kerja dan mahasiswa sebagai stakeholder. 2. Ruang Lingkup : Prosedur ini berlaku untuk seluruh tahapan pengembangan sistem informasi dari seluruh pengembangan sistem informasi yang dilakukanoleh Bagian Sistem Informasi. 3. Definisi : 3.1. Sistem Informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari manusia dan alat bantu (terutama computer), yang memiliki tujuan untuk menghasilkan informasi guna proses pembuatan keputusan Analisis Sistem adalah suatu teknik pemecahan masalah yang membagi suatu sistem ke dalam bagian-bagian komponen untuk tujuan mempelajari bagaimana bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan 3.3. Perancangan Sistem adalah prosedur untuk mengkonversi spesifikasikasi logis ke dalam sebuah perancangan yang dapat diimplementasikan pada system computer organisasi. 4. Penanggung Jawab : Kepala BAPSI 5. Acuan : Renstra Universitas Jember 6. Didistribusikan Kepada : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi 7. Tata Cara : 7.1. Kabag. Sistem Informasi membuat Rencana Pengembangan Sistem Informasi Kabag. Sistem Informasi menentukan system informasi yang akan dikembangkan, selanjutnya menunjuk penanggung jawab pengembangan untuk membuat Kerangka Acuan Kerja (KAK) Penanggung Jawab Pengembangan membuat Kerangka Acuan Kerja (KAK) melalui aplikasi Sistem Informasi berdasarkan rambu-rambu yang berlaku Kabag. Sistem Informasi melakukan evaluasi terhadap Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang telah dibuat oleh penanggung jawab pengembangan Kabag. Sistem Informasi memberitahukan hasil evaluasi kepada penanggung jawab pengembangan Penanggung jawab kegiatan membuat rencana kegiatan pelaksanaan pengembangan sistem informasi dan menunjuk Analis Sistem untuk melakukan analissis dan perancangan sistem informasi Analisis Sistem melakukan analisis dan perancangan sistem informasi berdasarkan Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang telah disetujui. Hasil dari analisis dan perancangan sistem informasi diserahkan kepada Programmer (UPT TI). 8

11 7.8. Programmer akan membuat dan menginstalasi sistem informasi yang diinginkan sesuai dengan hasil analisis dan perancangan sistem. Selanjutnya programmer (UPT TI) memberitahukan kepada penanggung jawab pengembangan bahwa sistem informasi tersebut telah selesai dibuat dan diinstalasi Penanggung Jawab Pengembangan memberitahukan ke Kabag. Sistem Informasi bahwa sistem informasi telah selesai dibuat dan diinstalasi. Selanjutnya Penanggung Jawab Pengembangan membuat laporan. 8. Dokumen Terkait : 8.1 Proses Nama/Jabatan Tanda tangan Tanggal Disusun oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi Kabag Sistem Informasi Kepala Biro III 9

12 Judul : Pengembangan Sistem Informasi Kode Dokumen : BAPSI-SI-01 No. Kegiatan Kabag. SI Penanggung Jawab Pengembangan Analis Sistem Programmer (UPT TI) Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output 1. Kabag. Sistem Informasi membuat Rencana Pengembangan Sistem Informasi. Mulai 2. Kabag. Sistem Informasi menentukan system informasi yang akan dikembangkan, selanjutnya menunjuk penanggung jawab pengembangan untuk membuat Kerangka Acuan Kerja (KAK). 3. Penanggung Jawab Pengembangan membuat Kerangka Acuan Kerja (KAK) melalui aplikasi Sistem Informasi berdasarkan rambu-rambu yang berlaku. 4. Kabag. Sistem Informasi melakukan evaluasi terhadap Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang telah dibuat oleh penanggung jawab pengembangan. 5. Kabag. Sistem Informasi memberitahukan hasil evaluasi kepada penanggung jawab pengembangan. 6. Penanggung jawab kegiatan membuat rencana kegiatan pelaksanaan pengembangan sistem informasi dan menunjuk Analis Sistem untuk melakukan analissis dan perancangan sistem informasi. 7. Analisis Sistem melakukan analisis dan perancangan sistem informasi berdasarkan Kerangka Acuan Kerja (KAK) 10

13 No. Kegiatan Kabag. SI Penanggung Jawab Pengembangan Analis Sistem Programmer (UPT TI) Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output yang telah disetujui. Hasil dari analisis dan perancangan sistem informasi diserahkan kepada Programmer (UPT TI). 8. Programmer akan membuat dan menginstalasi sistem informasi yang diinginkan sesuai dengan hasil analisis dan perancangan sistem. Selanjutnya programmer (UPT TI) memberitahukan kepada penanggung jawab pengembangan bahwa sistem informasi tersebut telah selesai dibuat dan diinstalasi. 9. Penanggung Jawab Pengembangan memberitahukan ke Kabag. Sistem Informasi bahwa sistem informasi telah selesai dibuat dan diinstalasi Selanjutnya Penanggung Jawab Pengembangan membuat laporan. selesai 11

14 BAPSI PROSEDUR KERJA LAYANAN Kode Dokumen Revisi : 0 Tanggal Revisi : - BAPSI-SI-02 Tanggal Terbit : 16 Nov 2013 Halaman : 1 dari 2 1. Tujuan : Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan dan menetapkan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan para pelaksana dalam pekerjaan layanan sistem informasi 2. Ruang Lingkup : Prosedur ini berlaku untuk proses layanan sistem informasi baik permintaan dari unit kerja, mahasiswa maupun dari luar unit kerjanya yang memerlukan layanan informasi dari Universitas Jember 3. Definisi : Layanan adalah setiap tindakan atau unjuk kerja yang ditawarkan oleh salah satu pihak (pemberi layanan) ke pihak lain (penerima layanan) yang secara prinsip intengible dan tidak menyebabkan perpindahan kepemilikan apapun berupa data dan informasi 4. Penanggung Jawab : Kabag. Sistem Informasi 5. Acuan : Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nasional tahun Didistribusikan Kepada : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi 7. Tata Cara : Layanan lewat Pengguna mengajukan permintaan layanan sistem informasi kepada Kepala BAPSI up. Kabag. Sistem informasi lewat alamat bapsi@unej.ac.id Kabag. Sistem informasi akan menentukan apakah permintaan informasi itu bisa dipenuhi apa tidak Kabag. Sistem Informasi memberi persetujuan/ penolakan atas permintaan informasi kepada Kasubbag. Layanan Informasi Kasubbag. Layanan Informasi mencatat data permintaan dan memberikan data dan informasi yang diperlukan oleh pemohon Layanan lewat telephon Pengguna mengajukan permintan layanan sistem informasi kepada Kabag. Sistem informasi melelui telpon (0331) pst. 321 atau ip phone 0318 Kabag. Sistem Informasi mencatat permohonan data dan informasi yang diperlukan dan mengirimkan data dan informasi melalui atau hardcopy/softcopy Kabag. Sistem Informasi memerintahkan Kasubbag. Layanan Informasi untuk menindaklanjuti permintaan data dan informasi. Layanan secara langsung Pengguna datang secara langsung dan mengajukan permintaan layanan sistem informasi kepada Kabag. Sistem Informasi tentang keperluan dan penggunaan data dan informasi Kabag. Sistem Informasi memerintahkan Kasubbag. Layanan Informasi untuk mencatat pemohon dan data informasi yang diperlukan 8. Dokumen Terkait : 8.1 Surat permintaan data dan informasi 12

15 Proses Nama/Jabatan Tanda tangan Tanggal Disusun oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi Kabag Sistem Informasi Kepala Biro III 13

16 Judul Kode Dokumen :BAPSI-SI-02 : Layanan Sistem Informasi No. Kegiatan Pengguna/ Pemohon Ka.BAPSI Up. Kabag. Sistem Informasi Kasubbag Layanan Informasi Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1. Pengguna mengajukan permintaan layanan sistem informasi kepada Kepala BAPSI up. Kabag. Sistem informasi lewat alamat bapsi@unej.ac.id Mulai 2. Kabag. Sistem informasi akan menentukan apakah permintaan informasi itu bisa dipenuhi apa tidak 3. Kabag. Sistem Informasi memberi persetujuan/penolakan atas permintaan informasi kepada Kasubbag. Layanan Informasi 4. Kasubbag. Layanan Informasi mencatat data permintaan dan memberikan data dan informasi yang diperlukan oleh pemohon Selesai 14

17 BAPSI PROSEDUR KERJA PEMBUATAN BUKU KENANGAN WISUDAWAN Kode Dokumen Revisi : 0 Tanggal Revisi : - BAPSI-SI-03 Tanggal Terbit : 16 Nov 2013 Halaman : 1 dari 2 1. Tujuan : Memberikan panduan bagi penyusunan Buku Kenangan Wisudawan supaya informasi yang disajikan akurat dan akuntabel 2. RuangLingkup : Bagian Sistem Informasi 3. Definisi : Buku Kenangan Wisudawan Universitas Jember diterbitkan oleh Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem informasi dan disusun oleh Bagian Sistem Informasi. yang menyajikanberbagai informasi tentang kegiatan wisudaantara lain jumlah wisudawan, biodata wisudawan sesuai Fakultas/ Program Studi setara Fakultas dilingkungan Universitas Jember. 4. PenanggungJawab : Kabag. Sistem Informasi 5. Acuan : Buku Pedoman Akademik 6. DidistribusikanKepada : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi 7. Tata Cara : 7.1. Mahasiswa yang telah memenuhi syarat mengikuti wisuda pada periode berjalan mendaftar wisuda melalui program SITALUS Meminta data wisudawan kepada UPT TI setelah berakhirnya waktu pendaftaran wisuda Data wisudawan disusun berdasarkan Fakultas, NIM dan tanggal kelulusan Dibuat sambutan Rektor dan sambutan Ketua Alumni Draft Buku kenangan wisudawan disampaikan kepada Pembantu Rektor I untuk direview Buku kenangan wisudawan dicetak sejumlah wisudawan ditambah jumlah pimpinan Fakultas dan pimpinan Universitas Jember Buku kenangan wisudawan disampaikan pada saat selesai acara wisuda melalui Fakultas/Program Studi setara Fakultas masing-masing. 8. DokumenTerkait : SITALUS dari UPT TI. Proses Nama/Jabatan Tandatangan Tanggal Disusunoleh : Diperiksaoleh : Disetujuioleh : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi Kabag Sistem Informasi Kepala Biro III 15

18 Judul : Pembuatan Buku Kenangan Wisudawan Kode Dokumen : BAPSI-SI-03 No. Kegiatan Mahasiswa UPT. TI Pembantu Rektor I Fakultas/ Program Studi Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output 1. Mahasiswa yang telah memenuhi syarat mengikuti wisuda pada periode berjalan mendaftar wisuda melalui program SITALUS 2. Meminta data wisudawan kepada UPT TI setelah berakhirnya waktu pendaftaran wisuda. 3. Data wisudawan disusun berdasarkan Fakultas, NIM dan tanggal kelulusan. 4. Dibuat sambutan Rektor dan sambutan Ketua Alumni. 5. Draft Buku kenangan wisudawan disampaikan kepada Pembantu Rektor I untuk direview. 6. Buku kenangan wisudawan dicetak sejumlah wisudawan ditambah jumlah pimpinan Fakultas dan pimpinan Universitas Jember 7. Buku kenangan wisudawan disampaikan pada saat selesai acara wisuda melalui Fakultas/Program Studi setara Fakultas masing-masing. Mulai Selesai 16

19 BAPSI PROSEDUR KERJA PEMBUATAN BUKU DIREKTORI GURU BESAR DAN DOKTOR Kode Dokumen Revisi : 0 Tanggal Revisi : - BAPSI-SI-04 Tanggal Terbit : 16 Nov 2013 Halaman : 1 dari 2 1. Tujuan : Memberikan panduan bagi penyusunan Buku Direktori Guru Besar Dan Doktor supaya informasi yang disajikan akurat 2. Ruang Lingkup : Bagian Sistem Informasi 3. Definisi : Buku Direktori Guru Besar dan Doktor Universitas Jember diterbitkan oleh Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem informasi dan disusun oleh Bagian Sistem Informasi. Yang menyajikan berbagai informasi tentang tenaga dosen dengan jabatan fungsional Guru Besar dan dosen berpendidikan S3(Doktor) di lingkungan Universitas Jember antara lain latar belakang pendidikan, bidang ilmu, karya ilmiah, dll. 4. Penanggung Jawab : Kabag. Sistem Informasi 5. Acuan : Renstra Universitas Jember 6. Didistribusikan Kepada : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi 7. Tata Cara : Alur Penyusunan Buku Direktori Guru Besar dan Doktor BAPSI: Surat PR I Tujuan: Fakultas/Program Studi Dosen BAPSI Buku Direktori Dosen Persetujuan PR IUntuk Pencetakan Review Pimpinan Draft BukuDirektori Dosen 7.1. Pembuatan suratpembantu Rektor I kepada Pimpinan Fakultas/ Program Studi setara Fakultas Menyusun format blangko isian Mengirim blangko isian ke seluruh dosen dilingkungan Universitas Jember melalui Unit Keja 17

20 (Fakultas/Program Studi Menyusun Draf Buku Direktori Dosen dari blangko isian yang sudah di isi oleh Dosen 7.5. Disampaikan kepada Pembantu Rektor I untuk di Review 7.6. Buku Direktori Dosen dicetak dan digandakan 7.7. Buku Direktori Dosen dikirim ke semua Unit Kerja dilingkungan Universitas Jember 8. Dokumen Terkait : 8.1 Buku Data Pegawai Negeri Sipil Universitas Jember 8.2 Buku Direktori Dosen Tahun Sebelumnya 8.3 Format isian data dari Dosen Proses Nama/Jabatan Tanda tangan Tanggal Disusun oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi Kabag Sistem Informasi Kepala Biro III 18

21 19

22 Judul Kode Dokumen : BAPSI-SI-04 : Pembuatan Buku Direktori Guru Besar dan Doktor No. Kegiatan BAPSI Fakultas/ Program Studi Dosen Pembantu Rektor I Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output 1. Pembuatan surat pembantu Rektor I kepada Pimpinan Fakultas/ Program Studi setara Fakultas. Mulai 2. Menyusun format blangko isian. 3. Mengirim blangko isian ke seluruh dosen dilingkungan Universitas Jember melalui Unit Kerja (Fakultas/Program Studi). 4. Menyusun Draf Buku Direktori Dosen dari blangko isian yang sudah di isi oleh Dosen 5. Disampaikan kepada Pembantu Rektor I untuk di Review 6. Buku Direktori Dosen dicetak dan digandakan 7. Buku Direktori Dosen dikirim ke semua Unit Kerja dilingkungan Universitas Jember Selesai 20

23 BAPSI PROSEDUR KERJA PEMBUATAN BUKU DATA DAN UNIVERSITAS JEMBER Kode Dokumen Revisi : 0 Tanggal Revisi : - BAPSI-SI-05 Tanggal Terbit : 16 Nov 2013 Halaman : 1 dari 2 1. Tujuan : Memberikan panduan bagi penyusunan Buku Data dan Informasi Universitas Jember supaya informasi yang disajikan akurat dan akuntabel 2. Ruang Lingkup : Bagian Sistem Informasi 3. Definisi : Buku Data dan Informasi Universitas Jember diterbitkan oleh Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem informasi dan disusun oleh Bagian Sistem Informasi. Yang menyajikan berbagai informasi antara lain jumlah mahasiswa, tenaga akademik, tenaga administrasi, sarana prasarana, dll. 4. Penanggung Jawab : Kabag. Sistem Informasi 5. Acuan : Renstra Universitas Jember 6. Didistribusikan Kepada : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi 7. Tata Cara : Alur Penyusunan Laporan Tahunan Rektor BAPSI Tujuan: Fak/PS, Lembaga, UPT, Bagian BAPSI BAPSI PR I, PR II, PR III 7.1. BAPSI BAPSI membuat Surat yang ditandatangani Pembantu Rektor I kepada Pimpinan Fakultas, lembaga, UPT serta Bagian di lingkungan Universitas Jember untuk mengisi format blangko isian tentang Buku Data dan Informasi Unit Kerja Unit kerja mengisi format isian Data dan Informasi sesuai data dan kegiatan yang dilakukan pada tahun berjalan BAPSI a. Balngko yang sudah diisi unit kerja disampaikan ke BAPSI. b. BAPSI mengkompilasi data dan menganalisis serta disusun menjadi draf Buku Data dan Informasi Pembantu Rektor I, II, III Draft Buku Data dan Informasidireview oleh Pembantu Rektor I, II, III 7.5. BAPSI Buku Data dan Informasidiperbaiki sesuai dengan hasil review Pembantu Rektor I, II, IIIdan kemudian dicetak serta didistribusikan ke seluruh unit kerja di lingkungan Universitas Jember 21

24 8. Dokumen Terkait : 8.1 Buku Data Pegawai Negeri Sipil Universitas Jember 8.2 Buku Laporan Tahunan Rektor 8.2 Susunan Organisasi Universitas Jember Proses Nama/Jabatan Tanda tangan Tanggal Disusun oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi Kabag Sistem Informasi Kepala Biro III 22

25 Judul Kode Dokumen : BAPSI-SI-05 : Pembuatan Buku Data dan Informasi Universitas Jember No. Kegiatan BAPSI Unit Kerja Pembantu Rektor I, II, III Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output 1. BAPSI membuat Surat yang ditandatangani Pembantu Rektor I kepada Pimpinan Fakultas, lembaga, UPT serta Bagian di lingkungan Universitas Jember untuk mengisi format blangko isian tentang Buku Data dan Informasi. 2. Unit kerja mengisi format isian Data dan Informasi sesuai data dan kegiatan yang dilakukan pada tahun berjalan. 3. a. Blangko yang sudah diisi unit kerja disampaikan ke BAPSI. b. BAPSI mengkompilasi data dan menganalisis serta disusun menjadi draf Buku Data dan Informasi. Mulai 4. Draft Buku Data dan Informasidireview oleh Pembantu Rektor I, II, III 5. Buku Data dan Informasidiperbaiki sesuai dengan hasil review Pembantu Rektor I, II, IIIdan kemudian dicetak serta didistribusikan ke seluruh unit kerja di lingkungan Universitas Jember Selesai 23

26 BAPSI PROSEDUR KERJA PERMINTAAN DATA DAN DARI MAHASISWA Kode Dokumen Revisi : 0 Tanggal Revisi : - BAPSI-SI-06 Tanggal Terbit : 16 Nov 2013 Halaman : 1 dari 2 1. Tujuan : Memberikanpanduan untuk memberikan layanan permintaan data dan informasi dari mahasiswa supaya informasi yang disajikan akurat dan akuntabel 2. RuangLingkup : Bagian Sistem Informasi 3. Definisi : Permintaan data dan informasi yang berasal mahasiswa Universitas Jember yang akan menjadi bahan atau sumber data dan informasi bagi mahasiswa tersebut bahan untuk pembuatan tugas kuliah, penyusunan skripsi dan lain-lain. 4. PenanggungJawab : Kabag. Sistem Informasi 5. Acuan : Renstra Universitas Jember 6. DidistribusikanKepada : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi 7. Tata Cara : Alur Permintaan Data Dan Informasi Dari Mahasiswa MAHASISWA DEKANAT BAPSI MAHASISWA BAGIAN 7.1. Mahasiswa: a. Mahasiswa yang membutuhkan data dan informasi dapat mengirimkan surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang ditandatangan oleh pimpinan Fakultas/Program Studi mahasiswa tersebut berasal dan ditujukan kepada Kepala BAPSI b. Surat permohonan permintaaan data dan informasi yang dikirimkan harus jelas jenis/macam data dan informasi yang dibutuhkan dan tujuan penggunaan data dan informasi tersebut. c. Surat permohonan permintaaan data dan informasi dikirimkan langsung dan dapat juga dikirimkan melalui e- mail resmi BAPSI BAPSI: a. Kepala BAPSI menerima surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember dan diproses apakan layak untuk dipenuhi. b. Apabila dianggap layak untuk dipenuhi, maka Kepala BAPSI mendesposisikan surat tersebut untuk diolah di Bagian Sistem Informasi. 24

27 7.3. Bagian Sistem Informasi a. Permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang telah disposisi dari Kepala BAPSI diproses di Bagian Sistem Informasi. b. Sub Bagian Pelayanan Informasi kemudian memproses permintaan data dan informasi tersebut berkoordinasi dengan Sub Bagian Data atau bagian lain lingkungan. c. Data dan informasi yang akan diberikan kepada mahaswa dapat berupa salinan data/dokumen. d. Data dan informasi dan dapat diberikan langsung kepada mahasiswa bersangkutan, dikirimkan ke asal Fakultas/ Program Studi mahasiswa tersebut dengan surat pengantar yang ditandatangani oleh kepala BAPSI dan dapat juga melalui DokumenTerkait : 8.1. Surat permintaan permintaan data dan informasi dari mahasiswa dengan pengantar Fakultas/Program Studi maupun Disposisi pimpinan. Proses Nama/Jabatan Tandatangan Tanggal Disusunoleh : Diperiksaoleh : Disetujuioleh : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi Kabag Sistem Informasi Kepala Biro III 25

28 Judul : Permintaan Data dan Informasi Dari mahasiswa Universitas Jember Kode Dokumen : BAPSI-SI-06 No. Kegiatan Mahasiswa Dekanat BAPSI BAG. SI Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output 1. a. Mahasiswa yang membutuhkan data dan informasi dapat mengirimkan surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang ditandatangan oleh pimpinan Fakultas/Program Studi mahasiswa tersebut berasal dan ditujukan kepada Kepala BAPSI b. Surat permohonan permintaaan data dan informasi yang dikirimkan harus jelas jenis/macam data dan informasi yang dibutuhkan dan tujuan penggunaan data dan informasi tersebut. c. Surat permohonan permintaaan data dan informasi dikirimkan langsung dan dapat juga dikirimkan melalui resmi BAPSI. Mulai 2. a. Kepala BAPSI menerima surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember dan diproses apakan layak untuk dipenuhi. b. Apabila dianggap layak untuk dipenuhi, maka Kepala BAPSI mendesposisikan surat tersebut untuk diolah di Bagian Sistem Informasi. 26

29 No. Kegiatan Mahasiswa Dekanat BAPSI BAG. SI Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output 3. a. Permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang telah disposisi dari Kepala BAPSI diproses di Bagian Sistem Informasi. b. Sub Bagian Pelayanan Informasi kemudian memproses permintaan data dan informasi tersebut berkoordinasi dengan Sub Bagian Data atau bagian lain lingkungan. c. Data dan informasi yang akan diberikan kepada mahaswa dapat berupa salinan data/dokumen. d. Data dan informasi dan dapat diberikan langsung kepada mahasiswa bersangkutan, dikirimkan ke asal Fakultas/ Program Studi mahasiswa tersebut dengan surat pengantar yang ditandatangani oleh kepala BAPSI dan dapat juga melalui . Selesai 27

30 BAPSI PROSEDUR KERJA PEMUTAKHIRAN DATA DAN STRUKTUR ORGANISASI DI LINGKUNGAN Kode Dokumen Revisi : 0 Tanggal Revisi : - BAPSI-SI-07 Tanggal Terbit : 16 Nov 2013 Halaman : 1 dari 2 1. Tujuan : Memberikanpanduan untuk pemutakhiran data dan informasi struktur organisasi di lingkungan Universitas Jember supaya informasi yang disajikan akurat dan akuntabel 2. RuangLingkup : Bagian Sistem Informasi 3. Definisi : Personil maupun susunan struktur organisasi di lingkungan Universitas dapat berubah atas dasar kebutuhan maupun penyegaran secara periodik maupun tidak. 4. PenanggungJawab : Kabag. Sistem Informasi 5. Acuan : Renstra Universitas Jember 6. DidistribusikanKepada : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi 7. Tata Cara : Alur Pemutakhiran Data dan Informasi Struktur Organisasi di Lingkungan BAGIAN KEPEGAWAIAN BAPSI BAGIAN 7.1. Bagian Kepegawaian: a. Secara periodik maupun tidak, susunan organisasi di lingkungan Universitas Jember mengalami perubahan. Bagian Kepegawaian yang berwenang menangani hal tersebut, diantaranya dengan penerbitan surat keputusan atas pengangkatan maupun pemberhentian personal dari susunan struktuk organisasi tersebut. b. Setelah proses pelantikan dilaksanakan, surat keputusan atas pengangkatan maupun pemberhentian personal dari susunan struktuktur organisasi tersebut dikirimkan ke bebrapa unit kerja sebagai pemberihuan, diantaranya dikirimkan ke BAPSI BAPSI/Bagian Sistem Informasi: a. Setelah menerima surat tebusan dari Bagian Kepegawaian yang berisi surat keputusan atas pengangkatan maupun pemberhentian personal struktuktur organisasi yang diperbaharui, maka surat tersebut didisposisikan oleh Kepala BAPSI ke Bagian Sistem Informasi untuk diproses. b. Bagian Sistem Informasi kemudian memproses surat tersebut sesuai disposisi dengan mengubah data base yang dimiliki oleh Bagian Sistem Informasi. 8. DokumenTerkait : 8.1. Surat keputusan tentang pengangkatan maupun pemberhentian personal struktuktur organisasi di lingkuran 28

31 Universitas Jember Disposisi pimpinan. Proses Nama/Jabatan Tandatangan Tanggal Disusunoleh : Diperiksaoleh : Disetujuioleh : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi Kabag Sistem Informasi Kepala Biro III 29

32 Judul Kode Dokumen : BAPSI-SI-07 : Pemutakhiran Data dan Informasi Struktur Organisasi di Lingkungan Universitas Jember No. Kegiatan BAG. KEPEGAWAIAN BAPSI BAG.SI Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output 1. Bagian Kepegawaian: a. Secara periodik maupun tidak, susunan organisasi di lingkungan Universitas Jember mengalami perubahan. Bagian Kepegawaian yang berwenang menangani hal tersebut, diantaranya dengan penerbitan surat keputusan atas pengangkatan maupun pemberhentian personal dari susunan struktuk organisasi tersebut. b. Setelah proses pelantikan dilaksanakan, surat keputusan atas pengangkatan maupun pemberhentian personal dari susunan struktuktur organisasi tersebut dikirimkan ke beberapa unit kerja sebagai pemberihuan, diantaranya dikirimkan ke BAPSI. 2. BAPSI/Bagian Sistem Informasi: a. Setelah menerima surat tebusan dari Bagian Kepegawaian yang berisi surat keputusan atas pengangkatan maupun pemberhentian personal struktuktur organisasi yang diperbaharui, maka surat tersebut didisposisikan oleh Kepala BAPSI ke Bagian Sistem Informasi untuk diproses. b. Bagian Sistem Informasi kemudian memproses surat tersebut sesuai disposisi dengan mengubah data base yang dimiliki oleh Bagian Sistem Informasi. Mulai selesai 30

33 BAPSI PROSEDUR KERJA PERMINTAAN DATA DAN DARI UNIT KERJA DI LINGKUNGAN Kode Dokumen Revisi : 0 Tanggal Revisi : - BAPSI-SI-08 Tanggal Terbit : 16 Nov 2013 Halaman : 1 dari 2 1. Tujuan : Memberikanpanduan untuk memberikan layanan permintaan data dan informasi dari unit kerja di lingkungan Universitas Jember supaya informasi yang disajikan akurat dan akuntabel 2. RuangLingkup : Bagian Sistem Informasi 3. Definisi : Permintaan data dan informasi yang berasal unit kerja di lingkungan Universitas Jember yang akan menjadi bahan atau sumber data dan informasi bagi unit kerja tersebut untuk penyusunan laporan, akreditasi dan lain-lain. 4. PenanggungJawab : Kabag. Sistem Informasi 5. Acuan : Renstra Universitas Jember 6. DidistribusikanKepada : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi 31

34 7. Tata Cara : Alur Permintaan Data Dan Informasi Dari Unit Kerja di Lingkungan UNIT KERJA DI LINGKUNGAN REKTORAT/ BAPSI BAPSI UNIT KERJA DI LINGKUNGAN BAGIAN 7.1. Unit Kerja di lingkungan : a. Secara formal unit kerja di lingkungan Universitas Jember yang membutuhkan data dan informasi dapat mengirimkan surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang ditandatangan oleh pimpinan Fakultas/Program Studi/Lembaga/UPT dan ditujukan kepada Rektorat atau Kepala BAPSI b. Secara non formal unit kerja di lingkungan Universitas Jember yang membutuhkan data dan informasi dapat secara langsung menghubungi BAPSI baik datang langsung ke BAPSI, melalui telepon maupun , namun dengan alasan yang jelas jenis/macam data dan informasi yang dibutuhkan dan tujuan penggunaan data dan informasi tersebut Rektorat/BAPSI: a. Rektorat/BAPSI menerima surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember dan diproses apakan layak untuk dipenuhi b. Apabila surat permintaan data dan informasi ditujukan kepada Rektorat dapat diproses c. Jika surat permintaan data dan informasi ditujukan kepada Kepala BAPSI permintaan tersebut dapat diproses oleh Bagian Sistem Informasi setelah menerima disposisi untuk ditindaklanjuti d. Apabila dianggap layak untuk dipenuhi, maka Kepala BAPSI mendesposisikan surat tersebut untuk diolah di Bagian Sistem Informasi Bagian Sistem Informasi a. Permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang telah mendapat disposisi disposisi dari Kepala BAPSI diproses di Bagian Sistem Informasi. b. Sub Bagian Pelayanan Informasi kemudian memproses permintaan data dan informasi tersebut berkoordinasi 32

35 dengan Sub Bagian Data atau bagian lain lingkungan. c. Data dan informasi yang akan diberikan kepada unit kerja di lingungan Universitas Jember dapat berupa salinan data/dokumen. d. Data dan informasi dikirimkan ke asal unit kerja tersebut dengan surat pengantar yang ditandatangani oleh kepala BAPSI, dapat diberikan dapat secara langsung, dan dapat juga melalui DokumenTerkait : 8.3. Surat permintaan permintaan data dan informasi dari mahasiswa dengan pengantar Fakultas/Program Studi maupun Disposisi pimpinan. Proses Nama/Jabatan Tandatangan Tanggal Disusunoleh : Diperiksaoleh : Disetujuioleh : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi Kabag Sistem Informasi Kepala Biro III 33

36 Judul Kode Dokumen : BAPSI-SI-08 : Permintaan Data dan informasi Dari Unit Kerja di Lingkungan Unej No. Kegiatan Unit Kerja Rektorat/ BAPSI BAPSI BAG.SI Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output 1. Unit Kerja di Lingkungan Unej : a. Secara formal unit kerja di lingkungan Universitas Jember yang membutuhkan data dan informasi dapat mengirimkan surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang ditandatangan oleh pimpinan Fakultas/Program Studi/Lembaga/UPT dan ditujukan kepada Rektorat atau Kepala BAPSI b. Secara non formal unit kerja di lingkungan Universitas Jember yang membutuhkan data dan informasi dapat secara langsung menghubungi BAPSI baik datang langsung ke BAPSI, melalui telepon maupun , namun dengan alasan yang jelas jenis/macam data dan informasi yang dibutuhkan dan tujuan penggunaan data dan informasi tersebut. Mulai 34

37 No. Kegiatan Unit Kerja Rektorat/ BAPSI BAPSI BAG.SI Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output 2. Rektorat/BAPSI: a. Rektorat/BAPSI menerima surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember dan diproses apakah layak untuk dipenuhi b. Apabila surat permintaan data dan informasi ditujukan kepada Rektorat dapat diproses c. Jika surat permintaan data dan informasi ditujukan kepada Kepala BAPSI permintaan tersebut dapat diproses oleh Bagian Sistem Informasi setelah menerima disposisi untuk ditindaklanjuti d. Apabila dianggap layak untuk dipenuhi, maka Kepala BAPSI mendesposisikan surat tersebut untuk diolah di Bagian Sistem Informasi. 3. Bagian Sistem Informasi : a. Permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang telah mendapat disposisi disposisi dari Kepala BAPSI diproses di Bagian Sistem Informasi. b. Sub Bagian Pelayanan Informasi kemudian memproses permintaan data dan informasi tersebut berkoordinasi dengan Sub Bagian Data atau bagian lain lingkungan. c. Data dan informasi yang akan diberikan kepada unit kerja di lingungan Universitas Jember dapat berupa salinan data/dokumen. d. Data dan informasi dikirimkan ke asal unit kerja tersebut dengan surat pengantar yang selesai 35

38 No. Kegiatan Unit Kerja Rektorat/ BAPSI BAPSI BAG.SI Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output ditandatangani oleh kepala BAPSI, dapat diberikan dapat secara langsung, dan dapat juga melalui . 36

39 BAPSI PROSEDUR KERJA PERMINTAAN DATA DAN DARI LUAR INSTANSI Kode Dokumen Revisi : 0 Tanggal Revisi : - BAPSI-SI-09 Tanggal Terbit : 16 Nov 2013 Halaman : 1 dari 2 1. Tujuan : Memberikanpanduan untuk memberikan layanan permintaan data dan informasi dari luar instasi supaya informasi yang disajikan akurat dan akuntabel 2. RuangLingkup : Bagian Sistem Informasi 3. Definisi : Permintaan data dan informasi dapat berasal dari luar lingkungan Universitas Jember yang akan menjadi bahan atau sumber data dan informasi bagi instansi tersebut berbagai keperluan. 4. PenanggungJawab : Kabag. Sistem Informasi 5. Acuan : Renstra Universitas Jember 6. DidistribusikanKepada : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi 7. Tata Cara : Alur Permintaan Data Dan Informasi Dari Luar Instasi INSTANSI LUAR REKTORAT BAPSI INSTANSI LUAR REKTORAT BAGIAN 7.1. Instansi Luar: a. Instansi luar yang membutuhkan data dan informasi dapat mengirimkan surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember dan ditujukan kepada rektorat (Rektor atau Pembantu Rektor). b. Surat permohonan permintaaan data dan informasi dikirimkan lewat pos dapat juga dikirimkan melalui resmi BAPSI sebagai tembusan Rektorat: a. Rektorat menerima surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember dan diproses apakan layak untuk dipenuhi. b. Apabila dianggap layak untuk dipenuhi, maka rektorat mendesposisikan surat tersebut untuk diolah di BAPSI BAPSI a. Permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang telah disposisi dari rektorat ditujukan ke BAPSI dan diproses di Bagian Sistem Informasi. b. Sub Bagian Pelayanan Informasi kemudian memproses permintaan data dan informasi tersebut berkoordinasi 37

40 dengan Sub Bagian Data atau bagian lain lingkungan. c. Data dan informasi yang akan dikirimkan harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan (Rektor, Pembantu Rektor atau kepala BAPSI) dan ditandatangani surat pengantarnya. d. Surat balasan yang berisi jawaban atas permintaan data dan informasi tersebut dapat dikimkan lewat pos maupun DokumenTerkait : 8.1 Surat permintaan permintaan data dan informasi dari pihak instansi luar maupun Disposisi pimpinan. Proses Nama/Jabatan Tandatangan Tanggal Disusunoleh : Diperiksaoleh : Disetujuioleh : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi Kabag Sistem Informasi Kepala Biro III 38

41 39

42 Judul : Permintaan Data dan informasi Dari Luar Instansi Kode Dokumen : BAPSI-SI-09 No. Kegiatan Instansi Luar Rektorat BAPSI BAG. SI Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output 1. Instansi Luar: a. Instansi luar yang membutuhkan data dan informasi dapat mengirimkan surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember dan ditujukan kepada rektorat (Rektor atau Pembantu Rektor). b. Surat permohonan permintaaan data dan informasi dikirimkan lewat pos dapat juga dikirimkan melalui resmi BAPSI sebagai tembusan. 2. Rektorat: a.rektorat menerima surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember dan diproses apakan layak untuk dipenuhi. b. Apabila dianggap layak untuk dipenuhi, maka rektorat mendesposisikan surat tersebut untuk diolah di BAPSI. 3. BAPSI: a. Permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang telah disposisi dari rektorat ditujukan ke BAPSI dan diproses di Bagian Sistem Informasi. b. Sub Bagian Pelayanan Informasi kemudian memproses permintaan data dan informasi tersebut berkoordinasi dengan Sub Bagian Data atau bagian lain lingkungan. Mulai 40

43 No. Kegiatan Instansi Luar Rektorat BAPSI BAG. SI Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output c. Data dan informasi yang akan dikirimkan harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan (Rektor, Pembantu Rektor atau kepala BAPSI) dan ditandatangani surat pengantarnya. d. Surat balasan yang berisi jawaban atas permintaan data dan informasi tersebut dapat dikimkan lewat pos maupun . Selesai 41

44 BAPSI PROSEDUR KERJA PENYUSUNAN BUKU LAPORAN TAHUNAN REKTOR Kode Dokumen Revisi : 0 Tanggal Revisi : - BAPSI-SI-10 Tanggal Terbit : 16 Nov 2013 Halaman : 1 dari 2 1. Tujuan : Memberikanpanduanbagipenyusunan Buku Laporan Tahunan Rektorsupaya informasi yang disajikan akurat dan akuntabel 2. RuangLingkup : Bagian Sistem Informasi 3. Definisi : Buku Laporan Tahunan RektorUniversitas Jember diterbitkan oleh Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem informasi dan disusun oleh Bagian Sistem Informasi. Yang menyajikanberbagai informasi tentang pelaksanaan kegiatan akademik (Tri Dharma Perguruan Tinggi), kegiatan pisik(pembangunan), kegiatan kemahasiswaandi lingkungan Universitas Jember selama satu tahun, dll. 4. PenanggungJawab : Kabag. Sistem Informasi 5. Acuan : Renstra Universitas Jember 6. DidistribusikanKepada : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi 7. Tata Cara : Alur Penyusunan Laporan Tahunan Rektor BAPSI: Surat PR I Format IKU & IKK Tujuan: Fak/PS, Lembaga, UPT, Bagian BAPSI Kompilasi IKU & IKK sesuai Restra Dies Natalis Persetujuan PR II Untuk Pencetakan Review PR I Draft Laporan Tahunan Rektor 7.1. BAPSI: c. Membuat Surat Pembantu Rektor I yang berisi permohonan pengisian Format IKU dan IKK, serta menarasikan kegiatan/pelaksanaan program tahun berjalan sampai dengan bulan September. d. Surat dikirim ke fakultas/program studi, lembaga, UPT serta Bagian di lingkungan Universitas Jember 7.2. Unit Kerja: e. Mengisi IKU dan IKK berdasarkan data program dan kegiatan yang telah dilakukan pada tahun berjalan sampai dengan bulan September f. Menarasikan pelaksanaan program dan kegiatan g. Menganalisis pelaksanaan program dan kegiatan h. Data dikirimkan kepada BAPSI berupa hard copy & soft copy melalui bapsi@unej.ac.id 7.3. BAPSI a. Format IKU dan IKK dari unit kerja dikompilasi berdasarkan program dan kegiatan sesuai Renstra 42

45 b. IKU dan IKK dianalisis, dinarasikan dan dievaluasi program dan kegiatan yang berhasil dan yang gagal/belum tercapai Renstra Draft Laporan Tahunan Rektor a. Disusun Draft Laporan Tahunan Rektor sesuai dengan outline yang telah ditentukan. b. Draft dicetak dan dalam bentuk softcopy 7.5. Pembantu Rektor I. a. Draft Laporan Tahunan Rektor disampaiakan kepada Pembantu Rektor I untuk direview b. Berdasarkan hasil review Pembantu Rektor I draft diperbaiki c. Pembantu Rektor I menyetujui draft Laporan Tahunan Rektor 7.6. Pembantu Rektor II a. Membuat surat permohonan pengajuan anggaran untuk biaya cetak buku Laporan Tahunan Rektor kepada Pembantu Rektor II b. Persetujuan biaya cetak Laporan Tahunan Rektor 7.7. Dies Natalis Buku Laporan Tahunan Rektor dicetak dan dibagikan pada saat Rapat Terbuka Senat Universitas Jember dalam rangka acara Dies Natalis Universitas Jember bulan November. 8. DokumenTerkait : 8.1 Renstra Universitas Jember IKU dan IKK dari unit kerja. 8.3 Buku Data Pegawai Negeri Sipil Universitas Jember Proses Nama/Jabatan Tandatangan Tanggal Disusunoleh : Diperiksaoleh : Disetujuioleh : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi Kabag Sistem Informasi Kepala Biro III 43

46 44

47 Judul : Pembuatan Buku Laporan Tahunan Rektor Kode Dokumen : BAPSI-SI-10 No. Kegiatan BAPSI Unit Kerja Pemb. Rektor I Pemb. Rektor II Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output 1. BAPSI: a. Membuat Surat Pembantu Rektor I yang berisi permohonan pengisian Format IKU dan IKK, serta menarasikan kegiatan/pelaksanaan program tahun berjalan sampai dengan bulan September. b. Surat dikirim ke fakultas/program studi, lembaga, UPT serta Bagian di lingkungan Universitas Jember 2. Unit Kerja: a. Mengisi IKU dan IKK berdasarkan data program dan kegiatan yang telah dilakukan pada tahun berjalan sampai dengan bulan September b. Menarasikan pelaksanaan program dan kegiatan c. Menganalisis pelaksanaan program dan kegiatan d. Data dikirimkan kepada BAPSI berupa hard copy & soft copy melalui bapsi@unej.ac.id 3. BAPSI a. Format IKU dan IKK dari unit kerja dikompilasi berdasarkan program dan kegiatan sesuai Renstra b. IKU dan IKK dianalisis, dinarasikan dan dievaluasi program dan kegiatan yang berhasil Mulai 45

48 No. Kegiatan BAPSI Unit Kerja Pemb. Rektor I Pemb. Rektor II Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output dan yang gagal/belum tercapai Renstra Draft Laporan Tahunan Rektor a.disusun Draft Laporan Tahunan Rektor sesuai dengan outline yang telah ditentukan. b. Draft dicetak dan dalam bentuk softcopy 5. Pembantu Rektor I. a. Draft Laporan Tahunan Rektor disampaiakan kepada Pembantu Rektor I untuk direview b. Berdasarkan hasil review Pembantu Rektor I draft diperbaiki c. Pembantu Rektor I menyetujui draft Laporan Tahunan Rektor 6. Pembantu Rektor II a.membuat surat permohonan pengajuan anggaran untuk biaya cetak buku Laporan b. Tahunan Rektor kepada Pembantu Rektor II Persetujuan biaya cetak Laporan Tahunan Rektor 7. Dies Natalis Buku Laporan Tahunan Rektor dicetak dan dibagikan pada saat Rapat Terbuka Senat Universitas Jember dalam rangka acara Dies Natalis Universitas Jember bulan November. Selesai 46

49 BAPSI PROSEDUR KERJA PEMBUATAN BUKU LAKIP UNIVERSITAS JEMBER Kode Dokumen Revisi : 0 Tanggal Revisi : - BAPSI-SI-11 Tanggal Terbit : 16 Nov 2013 Halaman : 1 dari 2 1. Tujuan : Memberikan panduan bagi penyusunan Buku Laporan Akuntabilitas dan Kinerja Instansi Pemerintah Universitas Jember selama satu tahun anggaran 2. RuangLingkup : Bagian Sistem Informasi 3. Definisi : Buku Laporan Akuntabilitas dan Kinerja Instansi Pemerintah Universitas Jember diterbitkan oleh Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem informasi dan disusun oleh Bagian Sistem Informasi. Yang menyajikanberbagai informasi tentang pelaksanaan kegiatan di lingkungan Universitas Jember selama satu tahun anggaran, dll. 4. PenanggungJawab : Kabag. Sistem Informasi 5. Acuan : Renstra Universitas Jember 6. DidistribusikanKepada : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi 7. Tata Cara : Alur Penyusunan Laporan Tahunan Rektor BAPSI Tujuan: Fak/PS, Lembaga, UPT, Bagian BAPSI Kemendikbud Review PR II 7.1. BAPSI Pembuatan surat Pembantu Rektor II kepada pimpinan Fakultas/PS, Lambaga, UPT, Bagian di lingkungan Fakultas/Program Studi, Lembaga, UPT, Bagian a. Mengisi format Lakip berdasarkan program dan kegiatan yang telah dilakukan serta anggaran dana yang telah digunakan untuk menunjang program dan kegiatan sampai dengan 31 Desember yang telah berjalan b. Mengirim kembali kepada BAPSI format LAKIP yang telah diisi 7.3. BAPSI a. Lakip dari Unit Kerja yang telah diisi dikompilasi dan dianalisis berdasarkan pagu anggaran yang tersedia dalam program SIMANGGA serta menetapkan kinerja tahun berjalan. b. Lakip dari Unit Kerja setelah dikompilasi menjadi LAKIP Universitas Jember 47