BAB II KAJIAN PUSTAKA. Menurut Slameto (2001:6) mendefinisikan bahwa:

Transkripsi

1 BAB II KAJIAN PUSTAKA 2.1 Landasan Teori Pengertian Evaluasi Menurut Slameto (2001:6) mendefinisikan bahwa: Evaluasi adalah tindakan penilaian atas suatu kegiatan untuk mengetahui dan menilai sejauh mana program yang telah dijalankan seperti yang telah direncanakan. Menurut Arikunto (2001:3) menyatakan bahwa: Evaluasi juga membandingkan sesuatu dengan ukuran dan mengambil suatu keputusan terhadap suatu ukuran baik atau buruk Dapat disimpulkan bahwa evaluasi adalah tindakan penilaian dan memberi nilai secara obyektif terhadap program yang telah dijalankan apakah sesuai seperti yang telah direncanakan dan kemudian digunakan untuk mengambil suatu keputusan terhadap suatu ukuran baik atau buruk dengan menggunakan suatu standar tertentu yang telah ditetapkan Pengertian Sistem dan Prosedur Secara umum sistem memiliki pengertian yaitu sekelompok unsur yang erat hubungannya antara satu dengan yang lainnya yang befungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang-ulang atau secara rutin terjadi. 12

2 Menurut Nugroho Widjajanto (2001:2) mengatakan bahwa: Pada dasarnya suatu sistem dapat disebut sistem apabila memenuhi dua syarat. Pertama adalah memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang disebut subsistem atau ada pula yang menyebutnya sebagai prosedur. Kedua adalah bahwa suatu sistem harus memiliki tiga unsur yaitu input, proses dan output. Menurut Hall (2001:5) mendefinisikan bahwa: Sistem sebagai sekelompok, dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose) Menurut George H.Bodnar & William S. Hopwood (2000:1) bahwa: Sistem adalah kumpulan sumberdaya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut W. Gerald Cole dalam buku Zaki Baridwan (2002:3): Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur yang saling berhubungan disusun dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama suatu perusahaan. Prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan yang klerikal, biasanya melibatkan orang dalam satu bagian atau lebih yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Dari definisi diatas maka, sistem adalah rangkaian dari jaringan prosedur yang meliputi unsur input, proses dan output yang terdiri dari sub sistem yang saling berinteraksi, untuk mencapai tujuan tertentu melalui komunikasi informasi yang relevan antar subsistem, sedangkan prosedur adalah urutan kegiatan klerikal yang dilakukan untuk mencatat informasi 13

3 dalam buku jurnal dan buku besar. Jadi sistem memiliki pengertian yang lebih kompleks dari prosedur Sistem Akuntansi Pengertian Sistem Akuntansi Howard F. Stettler dalam buku Zaki Baridwan (2002:4) bahwa: Sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur dan lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi. George H. Bodnar & William S. Hopwood (2000:1) SIA adalah: Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Informasi ini di komunikasikan kepada beragam pengambil keputusan. SIA mewujudkan perubahan apakah secara manual atau terkomputerisasi. Mulyadi (2001:3) menyatakan bahwa: Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Abadi Jusuf dan Rudi M. Tambunan (2000:181) menyatakan: Sistem akuntansi suatu organisasi terdiri dari metode dan catatancatatan yang dibuat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktiva dan kewajiban yang berkaitan. 14

4 Dari definisi diatas unsur-unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, buku pembantu serta laporan. 1. Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen 2. Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal adalah formulir. 3. Buku besar atau general ledger terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disiapkan dalam laporan keuangan. 4. Buku pembantu atau subsidiary ledger terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir. 5. Laporan merupakan hasil akhir proses akuntansi yaitu laporan keuangan yang berupa neraca, laporan-laporan biaya pemasaran dan laporan keuangan lainnya, laporan laba rugi, laporan perubahan modal, laporan harga pokok produksi dan laporan harga pokok penjualan. Laporan merupakan keluaran dari sistem akuntansi. 15

5 Tujuan Sistem Akuntansi Tujuan dari penyusunan suatu sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001:19) adalah sebagai berikut: a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada baik mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasinya. c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi Tahap-tahap Pengembangan Sistem Akuntansi Penyusunan sistem akuntansi mengikuti beberapa tahapan dimana antara tahapan-tahapan tersebut saling berkaitan satu dengan lainnya. Menurut George H. Bodnar & William S. Hopwood (2000:21) menyebutkan tahapan-tahapan tersebut sebagai berikut: a. Analisis sistem, dalam analisis sistem teknik wawancara, kuisioner,observasi berguna untuk pengumpulan fakta sehingga analisis arus informasi merupakan bagian terpenting. Mengetahui kebaikan dan kelemahan sistem yang berlaku dengan tujuan menentukan berbagai perbaikan yang diperlukan. Pada tahap ini 16

6 pekerjaan seorang analis sistem adalah mendokumentasikan sistem dan prosedur yang sedang berjalan serta mekanisme bekerjanya sistem tersebut. b. Perencanaan sistem, dalam perancangan sistem, perancang membutuhkan alat-alat tertentu meliputi bagan arus sistem atau diagram untuk membantu proses perancangan, misalnya menyusun sistem baru atau mengubah sistem lama agar kelemahan yang ada dapat dikurangi maka berdasarkan rekomendasi hasil analisis sistem yang ada, pekerjaan merencanakan sistem baru ini dapat dilakukan dengan dua pendekatan yang berbeda, yaitu top-down approach adalah pekerjaan penyusunan sistem yang dimulai dengan identifikasi informasi yang diperlukan, dilanjutkan dengan alat-alat yang diperlukan untuk menghasilkan informasi tersebut. Dan bottom-up approach adalah cara menyusun sistem akuntansi yang dimulai dari struktur yang terbawah dan dilanjutkan keatas. c. Implementasi / penerapan sistem, aktivitas penerapkan sistem mencakup pemilihan dan pelatihan karyawan, pemasangan peralatan baru dengan sistem yang baru, dokumentasi dan pengubahan berkas. Dokumentasi merupakan salah satu bagian penting dalam implementasi, dengan dokumentasi yang baik maka hasil penggunaan teknik sistem dalam perancangan dapat terpenuhi dan membantu karyawan baru dalam melakukan tugasnya. 17

7 Faktor-faktor yang Perlu di Pertimbangkan Dalam Penyusunan Sistem Akuntansi Menurut Zaki Baridwan (2002:7) menjelaskan penyusunan suatu sistem akuntansi dalam suatu perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor penting sebagai berikut: a. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat artinya sistem akuntansi mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan dan kualitas yang sesuai. b. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman artinya sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan, maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan unsur-unsur pengawasan intern. c. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah artinya sistem akuntansi harus mempertimbangkan antara cost and benefit dalam menghasilkan informasi, dimana biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal Pengolahan Sistem Elektronik (PDE) Merupakan pemanfaatan teknologi komputer untuk melakukan pengolahan data transaksi dalam suatu organisasi. Elektronic data processing adalah aplikasi sistem informasi akuntansi yang paling dasar dalam setiap organisasi. Sehubungan dengan pengembangan teknologi komputer, istilah pengolahan data mulai dikenal dan mempunyai arti yang sama dengan istilah EDP. (George H. Bodnar & William S. Hopwood 18

8 (2000:4) Sistem komputer merupakan kombinasi terpadu dari perangkat keras (hardwere), perangkat lunak (sofwere), komunikasi, sumberdaya manusia, sumberdaya informasi dan prosedur-prosedur pemrosesan. Hal tersebut merupakan bagian dalam pemenuhan kebutuhan komputer. Perangkat lunak komputer atau program komputer memuat instruksi yang dibutuhkan oleh mesin fisik atau perangkat keras untuk melengkapi tugastugas yang diperlukan. Perangkat keras komputer mencakup peralatan fisik secara keseluruhan sering disebut sebagai komputer itu sendiri. Dalam siklus pengolahan data untuk semua bentuk pengolahan data, baik yang dilakukan secara manual maupun elektronik akan selalu terdiri dari kegiatan input, proses dan output. Komponen dalam komputer tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Input Data, dalam aktivitas input, data direkam dalam bentuk-bentuk tertentu sebagai bahan untuk diolah atau diproses. Data tersebut dicatat pada dokumen, seperti faktur, tanda terima barang dan data lainnya, kemudian diubah ke dalam bentuk yang terbaca oleh mesin untuk diolah. Selain itu data juga bisa langsung direkam dalam bentuk yang terbaca mesin tannpa menggunakan kertas lagi (paperless). Peralatan ini meliputi keyboard dan peralatan pointing seperti mouse. 2. Proses Data, mengunakan CPU yang didalamnya banyak terdapat program-program komputer. Pemrosesan data dapat berjalan dengan masukan instruksi-instruksi yang tepat kepada program CPU tersebut. 19

9 Pada dasarnya komputer memproses data dengan salah satu dari dua sistem pengolahan data berikut ini: a. Batch Processing, sistem pengolahan data secara batch dilakukan secara periodik atau berkelompok, artinya data yang akan diproses dikumpulkan dan disimpan dulu sampai terkumpul dalam jumlah yang cukup banyak atau sampai pada saat tertentu secara periodik. Pendekatan ini umumnya digunakan untuk memproses transaksi rutin yang volumenya cukup besar. b. Immenddiate processin, atau sering disebut on-line prossesing adalah sistem dimana setiap transaksi direkam dan dibukukan segera setelah terjadi, setiap transaksi direkam dan dibukukan pada masing-masing file yang terpengaruh oleh transaksi itu. Dengan demikian setiap file akan selalu menunjukkan status yang mutakhir. Pendekatan ini sanagt cocok untuk diterapkan dalam sistem yang dinamis, yaitu sistem yang memerlukan informasi yang selalu mutakhir 3. Output Data, jika data telah diubah menjadi informasi, berarti proses pengolahan data telah menginjak aktivitas output, peralatan ini dapat berupa monitor maupun printer Sistem Akuntansi dalam Suatu Perusahaan Sistem akuntansi dalam suatu perusahaan adalah salah satu sistem informasi diantara berbagai sistem informasi yang digunakan oleh 20

10 manajemen dalam mengelola perusahaan. Dari pengendalian intern atas sistem akuntansi yang dilaksanakan perusahaan tersebut maka, dapat diketahui proses penanganan setiap kejadian atau transaksi diolah dan akhirnya dapat menghasilkan informasi akuntansi. Sistem akuntansi yang diterapkan dalam perusahaan berbeda tergantung dari aktivitas perusahaan tersebut. Berikut akan dijelaskan mengenai sistem pengendaian intern yang menjadi variabel dalam penelitian ini Sistem Akuntansi Pembelian Pembelian merupakan aktivitas utama perusahaan guna menyediakan semua barang kebutuhan. Prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan aktivitas pembelian barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Prosedur ini dimulai dari adanya kebutuhan atas suatu barang maupun jasa yang dibutuhkan sampai barang atau jasa yang dibeli diterima. Tanggng jawab fungsi pembelian umumnya adalah menentukan kuantitas barang, waktu pengiriman barang dan rekanan pemasok barang dengan tepat. Nugroho (2001:352) 1. Fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian Menurut Mulyadi (2001:300) menyebutkan fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian terdiri dari: a. Fungsi gudang (stove) Dalam sistem akuntansi pembelian fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi 21

11 persediaan yang ada digudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima. Fungsi gudang berada ditangan bagian gudang. b. Fungsi pembelian (purchasing) Fungsi purchasing bertugas dalam hal pengadaan bahan dan barang untuk semua keperluan atas dasar permintaan requisition dari departemen lain yang membutuhkan, setelah mendapat persetujuan dari pimpinan tiap bagian. Requisition untuk stock pengadaan atau persediaan atas barang atau bahan yang bersifat khusus akan dibuatkan oleh petugas atau bagian gudang atas persetujuan pimpinan accounting. Setelah mendapat persetujuan tertulis maka bagian purchasing akan mencarikan penawaran dari supplier minimal tiga penawaran untuk tiap jenis barang. Dari semua penawaran yang masuk maka yang dapat diterima yaitu atas dasar pertimbangan seperti pembiayaan (harga yang terendah), kualitas yang sesuai, tenggang waktu pembayaran yang memadai, pengadaan stock yang cepat tersedia saat dibutuhkan. Purchasing harus mempunyai hubungan dagang yang luas guna mendapatkan informasi barang dan harga yang up to date, serta memahami ilmu pengenalan barang yang baik. c. Fungsi penerimaan (receiving) Pada prinsipnya semua barang-barang yang masuk untuk keperluan operasional harus melalui bagian receiving guna pendataan dan kontrol yang diperlukan. Setiap harinya receiving harus menyiapkan rangkap dari formulir pemesanan barang untuk barang-barang yang diterima 22

12 hari itu dan saat penerimaan barang agar mencocokkannya kembali dengan formulir pemesanan yang asli beserta faktur yang dibawa oleh supplier saat mengantar barang. Setiap petugas penerimaan barang harus selalu mengecek dengan seksama baik jumlah barang, ukuran barang maupun spesifikasi dari barang yang diterimanya apakah sesuai dengan faktur dan juga apakah sesuai dengan kebutuhan berdasarkan formulir pemesanan barang. d. Fungsi cost control Fungsi cost control adalah bagian terpenting yang berkaitan dengan pengendalian biaya, mengerjakan pekerjaan akuntansi dan lainnya yang berhubungan dengan keuangan sebelum terjadi transaksi, serta memberikan dan menentukan biaya pokok dan juga harga dasar sebagai patokan biaya untuk setiap jenis barang. e. Fungsi utang usaha (account payable) Bertugas menyiapkan semua pembayaran yang harus dilakukan kepada para pemasok, mengontrol dan mendata semua pembayaran yang sudah atau belum dilakukan kepada para pemasokan, serta menyimpan semua dokumen pembayaran atau pembelian yaitu invoice pengiriman barang. 2. Catatan Akuntansi yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian Mulyadi (2001:308) menyebutkan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian terdiri dari: 23

13 a. Register bukti kas keluar (voucher) digunakan bila pencacatan utang menggunakan voucher payable procedur. b. Jurnal pembelian digunakan untuk mencacat transaksi pembelian, jika pencacatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure. c. Kartu utang digunakan untuk mencacat penambahan dan pengurangan uang masing-masing pemasok yang memberikan informasi tentang utang kepada pemasok atau kreditor tersebut. d. Kartu persediaan digunakan untuk mencacat harga pokok persediaaan yang dibeli. e. Kartu gudang digunakan untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik gudang di simpan di gudang. 3. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian: a. Surat permintaan pembelian merupakan formulir yang digunakan oleh pihak gudang untuk mengajukan permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. b. Surat permintaan penawaran harga merupakan formulir yang digunakan oleh fungsi pembelian untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain kepada pemasok. c. Surat order pembelian digunakan oleh fungsi pembelian untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. 24

14 d. Laporan penerimaan barang ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. e. Surat perubahan order digunakan untuk melakukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. f. Bukti kas keluar merupakan surat perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut, dan di gunakan oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. 4. Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian Proses pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Prosedur ini dimulai dari adanya kebutuhan atas suatu barang atau jasa sampai barang atau jasa yang dibeli tersebut diterima. Menurut Mulyadi (2001:301) prosedur pembelian yaitu: a. Prosedur permintaan pembelian, adalah prosedur dimana fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembeliaan kepada fungsi pembelian. b. Prosedur permintaan penawaran harga, merupakan fungsi pembelian mengirim surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai 25

15 syarat pembelian, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan dipilih oleh perusahaan. c. Prosedur order pembelian, dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. d. Prosedur penerimaan barang, dimana dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok e. Prosedur pencatatan utang, yaitu fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. f. Prosedur distribusi pembelian, meliputi distribusi rekening yang didebetkan dari transaksi pembelian untuk kepentingan manajemen. 5. Diagram Aliran Data Sistem Aplikasi PDE Pembelian Kunci aliran data menurut George H. Bodnar (2000:278) yaitu: 1. Permohonan 8. Laporan Penerimaan 2. Pemberitahuan 9. Pemberitahuan Penerimaan 3. Order Pembelian 10. Faktur 4. Nota Pembelian 11. Faktur Disahkan 5. Nota Penerimaan 12. Paket Tanda-Tangan Bukti 6. Pengiriman 13. Pembayaran 7. Nota Penerimaan 26

16 Tabel 2.1 Aliran Data Sistem Pembelian 8 Penerimaan Gudang 9 Rincian 1 2 Hutang Dagang 4 Pembelian Pengeluaran Kas Pemasok 13 Data Pemasok Sistem Akuntansi Penjualan Dalam transaksi penjualan dapat terdiri dari penjualan secara tunai maupun secara kredit. Kegiatan penjualan secara kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit, sedangkan kegiatan penjualan secara tunai ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan tunai atau melalui sistem akuntansi penerimaan kas. Penjualan kredit sebagai penjualan yang tidak segera menerima uang kas tetapi menimbulkan piutang langganan dan saat jatuh tempo akan menerima aliran kas masuk yang berasal dari pengumpulan piutang tersebut. Dalam usaha meningkatkan pendapatan, perusahaan memakai penjualan kredit yang dapat membawa keuntungan diantaranya kenaikan hasil usaha penjualan 27

17 dan kenaikan sisa hasil usaha. Dengan adanya asumsi bahwa biaya tidak melebihi penjualan, memenangkan persaingan dengan penjualan kredit yang agresif, akan merangsang minat calon pembeli sehingga pembeli dapat menikmati sekarang juga dengan pembayaran dikemudian hari. 1. Fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi Penjualan Menurut Mulyadi (2001:211) menyebutkan fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan terdiri dari: a. Fungsi penjualan Dalam sistem penjualan fungsi penjualan bertanggung jawab untuk melayani kebutuhan barang pelanggan yaitu dari menerima surat order pembeli, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan pengisian surat order pengiriman. Fungsi penjualan berada ditangan bagian order penjualan. b. Fungsi kredit Dalam transaksi penjualan, fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Fungsi kredit berada ditangan bagian kredit. c. Fungsi gudang Bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. Fungsi ini berada ditangan fungsi gudang. 28

18 d. Fungsi pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan dan menjamin tidak ada barang yang keluar tanpa otorisasi dari yang berwenang. Fungsi ini berada ditangan fungsi pengiriman. e. Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi bertambahnya piutang kepada pelanggan kedalam kartu piutang berdasarkan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan serta membuat laporan penjualan. Fungsi akuntansi berada ditangan bagian piutang. f. Fungsi penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat surat tagihan secara periodik kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. Fungsi ini berada ditangan bagian penagihan. 2. Catatan Akuntansi yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Penjualan Menurut Mulyadi (2001:218) menyebutkan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan terdiri dari: a. Jurnal penjualan merupakan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik tunai maupun kredit. b. Kartu piutang merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. 29

19 c. Kartu persediaan merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. d. Kartu gudang digunakan untuk mencatat mutasi persediaan fisik barang yang disimpan digudang. e. Jurnal umum digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. 3. Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan terdiri dari: a. Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kepada pelanggan. b. Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. c. Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk meghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. d. Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum. 4. Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan Mulyadi (2001:219) menyebutkan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan terdiri dari: a. Prosedur order penjualan yaitu fungsi penjualan menerima order dari pembelian dan menambah informasi penting dalam order tersebut. b. Prosedur persetujuan kredit adalah fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit. 30

20 c. Prosedur pengiriman adalah fungsi pengiriman mengirim barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman. d. Prosedur penagihan adalah fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan pengirimannya kepada pembeli. e. Prosedur pencatatan piutang yaitu fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan kedalam kartu piutang. f. Prosedur distribusi penjualan yaitu fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. g. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan adalah fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang di jual dalam periode akuntansi tertentu. 5. Diagram Aliran Data Sistem Aplikasi PDE Penjualan Kunci aliran data menurut George H. Bodnar (2000:266) yaitu: 1. Order 8. Pengiriman 2. Order Penjualan 9. Nota Pengiriman 3. Order Penjualan Disetujui 10. Faktur 4. Order Pengiriman 11. Memo Pemindahbukuan 5. Slip Pengepakan 12. Voucher Jurnal 6. Memo Penagihan 13. Pengendalian Total 7. Nota Pengiriman 31

21 Tabel 2.2 Aliran Data Sistem Penjualan 8 Kredit 3 Barang Jadi 7 Pengiriman Pelanggan 1 2 Order Penjualan Penagihan 11 Piutang Dagang Rincian Buku Besar Data Pelanggan Sistem Akuntansi Persediaan Setiap perusahaan baik perusahaan dagang maupun manufaktur memerlukan persediaan. Tanpa adanya persediaan para pengusaha akan dihadapkan pada resiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan para langganannya. Zaki Baridwan (2002:149) mendefinisikan persediaan adalah barang-barang yang dimiliki oleh perusahaan, dimana tergantung pada jenis usaha perusahaan. Secara umum istilah persediaan barang dapat dipakai untuk menunjukkan barang-barang yang dimiliki untuk dijual kembali atau digunakan untuk memproduksi barang-barang yang akan dijual, jadi persediaan adalah sejumlah bahanbahan, bagian-bagian yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang 32

22 terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau langganan setiap waktu. 1. Fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan Mulyadi (2001:554) menyebutkan fungsi yang terkait dalam sistem persediaan ini terdiri dari: a. Fungsi gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat kuantitas persediaan dan mutasi tiap jenis barang yang disimpang digudang, menyelenggarakan kartu barang yang ditempelkan pada tempat penyimpanan barang. Fungsi ini berada ditangan bagian gudang. b. Fungsi kartu persediaan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat rekapitulasi harga pokok produk yang dijual secara periodik selama periode tertentu berdasarkan data yang direkam dalam kartu persediaan. Fungsi ini berada ditangan bagian kartu persediaan. c. Fungsi penerimaan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat laporan penerimaan barang dari pemasok, menghitung kuantitas fisik barang yang diterima apakah sudah sesuai dengan surat order pembelian. Fungsi ini berada ditangan bagian penerimaan. 33

23 d. Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok barang dalam jurnal umum, berdasarkan buku memorial yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang berupa kartu harga pokok dan laporan produk. Serta membuat jurnal jika terdapat retur penjualan, berdasarkan memo kredit yang dilampiri dengan dokumen pendukung berupa laporan penerimaan barang. Fungsi ini berada ditangan bagian jurnal umum. 2. Catatan Akuntansi yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Persediaan Mulyadi (2001:560) menyebutkan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem persediaan adalah: a. Kartu gudang berfungsi untuk mencatat mutasi kuantitas persediaan karena terjadi penjualan atau karena retur pembeliaan. b. Kartu persediaan berfungsi untuk mencatat mutasi kuantitas dan harga pokok persediaan produk yang dijual. c. Jurnal umum digunakan untuk mencatat jurnal harga pokok produk yang dijual untuk diposting kedalam rekening kontrol persediaan produk. 3. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi persediaan a. Surat order pengiriman dan faktur penjualan, dimana surat order pengiriman diterima oleh bagian gudang dari order penjualan. 34

24 b. Laporan penerimaan barang, digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat kuantitas produk yang diterima dari pembeli kedalam kartu gudang. c. Memo debit atau pencatatan retur beli adalah laporan penerimaan barang digunakan oleh bagian gudang dan bagian penerimaan barang dengan melampirkan memo debit untuk mencatat kualitas barang persediaan yang dikembalikan ke pemasok ke dalam kartu gudang dan persediaan. d. Bukti kas keluar berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. e. Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, dipakai oleh bagian gudang untuk mencatat pengurangan persediaan karena permintaan bagian penjualan. f. Kartu perhitungan fisik, digunakan untuk merekam hasil perhitungan fisik persediaan dalam upaya melakukan pengawasan terhadap jumlah persediaan yang dicatat dengan jumlah persediaan yang ada di gudang. g. Bukti memorial, merupakan dokumen sumber yang digunakan untuk membukukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil perhitungan fisik kedalam jurnal umum. 35

25 4. Prosedur Sistem Akuntansi Persediaan Mulyadi (2001:562) menyebutkan prosedur sistem persediaan: a. Prosedur pencatatan harga pokok produk yang dijual, merupakan salah satu prosedur dalam sistem penjualan. b. Prosedur pencatatan harga pokok produk yang diterima kembali dari pembeli, yaitu jika produk yang telah dijual dikembalikan oleh pembeli sehingga terjadi retur penjualan. c. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli, yaitu pencatatan terhadap harga pokok persediaan yang dibeli. d. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok, yaitu terjadi transaksi retur pembeliaan yang akan mempengaruhi persediaan yang bersangkutan. e. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang dimana dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan produk dan bagian gudang mencatat permintaan dan pengeluaran persediaan barang gudang. f. Prosedur perhitungan fisik, yaitu tiap jenis persediaan digudang dihitung oleh penghitungan dan pengecekan secara independen yang hasilnya dicatat dalam kartu perhitungan fisik. 36

26 5. Diagram Aliran Data Sistem Aplikasi PDE Persediaan menurut George H. Bodnar (2000:318) Tabel 2.3 Aliran Data Sistem Persediaan Pemasok Persediaan Bahan Baku Operasi Persediaan Barang Dalam Proses Operasi Persediaan Barang Jadi Pelanggan Sistem Akuntansi Penggajian Sistem akuntansi penggajian sangat penting karena informasi mengenai gaji akan menentukan harga pokok penjualan, khususnya gaji karyawan bagian produksi. Dua input penting dalam penyusunan informasi gaji adalah kartu jam kerja dan kartu absensi karyawan. Mulyadi (2001:373) menjelaskan dalam perusahaan manufaktur pembayaran gaji kepada karyawan biasanya dibagi menjadi dua yaitu gaji dan upah. Gaji umunya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang mempunyai jenjang jabatan dan dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) dan dibayarkan berdasarkan jumlah satuan produk yang dihasilkan atau berdasarkan hari kerja atau jam kerja. 1. Fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi Penggajian Mulyadi (2001:382)menyebutkan fungsi yang terkait dalam sistem penggajian terdiri dari: 37

27 a. Fungsi kepegawaian Fungsi ini berada ditangan bagian kepegawaian dibawah departemen personalia, yang mempunyai fungsi untuk mencari karyawan baru, memutuskan tempat calon karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. b. Fungsi pencatatan waktu Fungsi ini berada ditangan bagian gaji dan upah, dibawah departemen personalia yang bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi seluruh karyawan. Sistem pengendalian yang baik menyarankan fungsi pencatatan waktu tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi dan fungsi pembuat daftar gaji dan upah. c. Fungsi pembuat daftar gaji Fungsi ini berada ditangan bagian gaji dibawah departemen personalia yang bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji bagi karyawan. Daftar tersebut selanjutnya diserahkan ke fungsi akuntansi guna membuat bukti kas keluar d. Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pemayaran gaji dan upah. e. Fungsi keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. 38

28 2. Catatan Akuntansi yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian Mulyadi (2001:374) menyebutkan catatan akuntansi yang digunakan dalam suatu penggajian yaitu: a. Jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja kedalam setiap departemen. b. Kartu harga pokok produk digunakan untuk mencatat gaji tenaga kerja langsung, dikeluarkan untuk pesanan tertentu. c. Kartu biaya digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen. d. Kartu penghasilan karyawan digunakan untuk mencatat penghasilan dan pemotongan yang diterima karyawan yang akan ditandatangani oleh karyawan tersebut sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan lainnya. 3. Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian: a. Dokumen pendukung perubahan gaji umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian, tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kepentingan pembuatan daftar gaji b. Kartu jam hadir digunakan untuk mencatat jam hadir setiap karyawan oleh fungsi pencatatan waktu. c. Kartu jam kerja digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik untuk pesanan tertentu, yang diisi oleh mandor pabrik 39

29 d. Daftar gaji berisi jumlah gaji setiap karyawan. e. Rekap daftar gaji merupakan ringkasan gaji per departemen. f. Surat pernyataan gaji dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan. g. Amplop gaji, dimana pada halaman muka amplop gaji berisi informasi mengenai nama, nomor identitas dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan. h. Bukti kas keluar merupakan surat perintah yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. 4. Prosedur Sistem Akuntansi Penggajian Mulyadi (2001:385) prosedur sistem penggajian antara lain: a. Prosedur pencacatan waktu hadir, dilakukan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk dan atau keluar kantor administrasi atau pabrik. b. Prosedur pembuatan daftar gaji, dimana fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji bagi setiap karyawan c. Prosedur distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar, dilakukan oleh fungsi akuntansi dengan membuat surat perintah pengeluaran kas. e. Prosedur pembayaran gaji, melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan, dimana berdasarkan surat perintah pengeluaran kas yang 40

30 dibuat oleh fungsi akuntansi diserahkan kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. 5. Diagram Aliran Data Sistem Aplikasi PDE Penggajian Tabel 2.4 Aliran Data Sistem Penggajian Produksi 1 Kepegawaian 2 Pencatat Waktu 4 3 Penggajian 5 Rincian 6 Data Penggajian Pengeluaran Kas Penerimaan Pembayaran 12 Bank Distribusi Biaya Hutang Dagang Buku Besar Audit Intern Kunci aliran data menurut George H. Bodnar (2000:286) yaitu: 1. Otorisasi 8. Bukti-bukti Pembayaran 2. Ikhtisar Kartu Jam Kerja 9. Jurnal Bukti Pembayaran 3. Kartu Jam Kerja 10. Cek Pembayaran 4. Laporan Jam Kerja 11. Cek Voucher 5. Register Penggajian 12. Cek Dibatalkan 6. Cek Pembayaran 13. Rekening Koran 7. Cek Bukti Pembayaran 41

31 2.1.5 Struktur Pengendalian Intern Dalam suatu organisasi aspek terpenting dalam sistem informasi akuntansi adalah sistem itu berjalan dalam struktur pengendalian intern perusahaan. Struktur pengendalian intern tersebut menyarankan tindakantindakan yang harus diambil dalam perusahaan untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas perusahaan Pengertian Struktur Pengendalian Intern Definisi pengendalian intern menurut Ikatan Akuntansi Indonesia dalam Standar Profesi Akuntansi Publik (2001:319.2) disebutkan sebagai berikut: Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Zaki Baridwan (2002:13) menyatakan bahwa: Rencana dan prosedur yang dirancang untuk memenuhi akan alat kontrol bagi perusahaan disebut dengan pengendalian intern. Mulyadi (2001:163) menyatakan bahwa: Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen. AICPA (American Institute Of Certified Publik Accountans): Pengawasan intern dalam arti luas yaitu pengawasan intern yang meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara, serta alat-alat yang 42

32 dikoordinasikan yang digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensinya didalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Marianus Sinaga dan Herman Wibowo (2000:27): Definisi pengendalian dalam Sistem Informasi dan Akuntansi adalah: Pengendalian (control) adalah proses pengaturan yang digunakan sistem untuk mengkoreksi setiap penyimpangan dari suatu jalan yang diarahkan George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2000:174) Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari kebijakan dan prosedur-prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat dicapai yang terdiri dari elemen yaitu lingkungan pengendalian, sistem akuntansi dan prosedur pengendalian. Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa struktur pengendalian intern adalah struktur organisasi total yang merangkum semua aspek dalam organisasi yang fungsinya adalah membantu manajemen memelihara keseimbangan diantara bagian-bagian operasi dan melakukan koordinasi di dalam organisasi tersebut Tujuan Struktur Pengendalian Intern Mulyadi (2001:163) dan Zaki Baridwan (2002:13) menjelaskan tujuan struktur pengendalian intern adalah menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, memajukan efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Dapat dilihat dalam tabel 2.5 mengenai bidang pengendalian dalam lingkunag pengolahan data elektronik. 43

33 Tabel 2.5 Bidang Pengendalian dalam Lingkungan Pengolahan Data Elektronik Struktur Pengendalian Intern Pengendalian Intern Administratif - Memajukan efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen - Meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang di koordinasikan oleh perusahaan. Pengendalian Intern Akuntansi - Menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi - Sistem pengendalian intern akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditor yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan Pengendalian Aplikasi Pengendalian Umum Ketelitian Kelengkapan Tujuan struktur pengendalian intern, Bambang Hartadi (2000:3): 1. Pengendalian Administrasi Organisasi Prosedur perubahan program Prosedur pengembangan sistem Pengawasan terhadap fasilitas pengolahan data Dimana tidak terbatas pada rencana organisasi serta prosedur-prosedur dan catatan yang berhubungan dengan pembuatan keputusan yang mengarah pada tindakan manajemen dalam menyetujui atau memberi wewenang. Hal ini menunjukkan bahwa pengendalian manajemen tersebut berhubungan dengan proses pengambilan keputusan dan 44

34 mengarah pada otorisasi transaksi. Ini dapat meliputi control kegiatan pemeliharaan standar kualitas produksi dan lain-lain. Tujuan pengendalian administrasi diutamakan pada pencapaian pengendalian operasional. Seperti hubungan masyarakat, efisiensi operasi, efektifitas operasi dan manajemen pengendalian intern yang di arahkan ke pencapaian tujuan administrasi. Dimana mempunyai pengaruh langsung yang kecil terhadap ketelitian dan dipercayainya laporan keuangan. Dalam struktur pengendalian administrasi ada dua unsur yang mempengaruhi: a. Sistem organisasi yang merupakan tulang punggung (sarana) sistem pengendalian intern karena proses pengambilan keputusan yang menuju ke sistem pemberian wewenang untuk melaksanakan transaksi ada banyak dipegang oleh rencana organisasi. b. Sistem-sistem yang bersifat usaha memperoleh efisiensi dan pencapaian tujuan ketaatan terhadap kebijakan pimpinan yang tidak langsung berhubungan dengan laporan keuangan. 2. Pengendalian Akuntansi Meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur serta catatan yang berhubungan dengan pengamanan harta atau aktiva dan dapat dipercayainya catatan keuangan dan dirancang untuk menyakinkan: a. Transaksi-transaksi dilakukan sesuai dengan persetujuan atau wewenang manajemen 45

35 b. Transaksi dicatat guna memudahkan penyiapan laporan keuangan dan memudahkan mengadakan pertanggungjawaban atas aktiva. c. Penggunaan atas harta atau aktiva diberikan hanya dengan persetujuan manajemen d. Jumlah aktiva seperti yang ada dalam laporan atau catatan perusahaan di bandingkan dengan aktiva yang ada dan bila terjadi perbedaan dapat dilakukan tindakan yang tepat. Timbulnya kebutuhan pengendalian intern dikarenakan masuknya orang lain yang bukan sebagai pemilik dalam aktiva usaha. Pemilik berkepentingan mengamankan harta kekayaannya. Pengendalian intern makin meluas ruang lingkupnya mengikuti perkembangan perusahaan yang dikehendaki. Penyempurnaan dalam organisasi, prosedur, kualitas, personel dan praktek yang sehat atas pedoman yang ada mendorong lanjutnya perusahaan. Akuntansi membantu mencapai tujuan yang diinginkan, dengan adanya sistem pengendalian yang efektif dapat tercapainya tujuan tersebut. Tujuan dari pengendalian adalah untuk mengurangi atau memperkecil kerugian perusahaan yang timbul dari beberapa kemungkinan kesalahan misalnya pemakaian sumber daya yang tidak efisien, keputusan manajemen yang salah, kesalahan yang tidak terdeteksi dalam proses data dan akibat yang timbul karena kurangnya pengertian dari pegawai terhadap kebijaksanaan perusahaan. Kemungkinan kesalahan tersebut seringkali dianggap sebagai ancaman bagi perusahaan 46

36 dimana perusahaan bisa menanggung resiko kehilangan jutaan rupiah jika ancaman tersebut menjadi kenyataan. Serupa dengan tujuan yang diungkapkan oleh Bambang Hartadi, Bodnar (2000:51) menyatakan pemahaman atas tujuan struktur pengendalian intern yaitu dengan menggunakan: 1. Kuisioner, cara ini banyak digunakan karena dianggap lebih sederhana dan praktis karena biasanya sudah ada standar untuk kuisioner yang bisa digunakan untuk memahami dan mengevaluasi sistem pengendalian intern diberbagai jenis perusahaan. 2. Flowchart, penggunaan flow chart lebih dipakai karena akan lebih cepat dapat dilihat apa saja kelemahan dan kebaikan yang ada dalam suatu sistem dan prosedur. 3. Naratif, dalam hal ini siapa yang akan meneliti menceritakan dalam bentuk memo, sistem dan prosedur akuntansi yang berlaku di perusahaan mencakup penelaahan dokumen seperti bagan arus, bagan organisasi, pedoman prosedur dan dokumen yang mendukung analisis Elemen-elemen Strutur Pengendalian Intern Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2000: ) menyebutkan unsur-unsur pokok dari sistem pengendalian intern adalah: a. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian suatu organisasi merupakan dampak kolektif dari berbagai faktor dalam menetapkan, meningkatkan, atau 47

37 memperbaiki efektivitas kebijakan dan prosedur-prosedur tertentu. Pada hakekatnya, kesadaran dan tindakan dewan komisaris, manajemen perusahaan, pemilik dan pihak lain, menyadari betapa pentingnya pengendalian bagi suatu usaha dan tekanannya pada perusahaan. Perbedaan lingkungan organisasi disebabkan oleh berbagai hal seperti jenis dan luas perusahaan dan banyaknya cabang. Untuk dapat memenuhi syarat bagi adanya suatu pengawasan yang baik. Suatu lingkungan organisasi harus dapat memisahkan fungsi-fungsi operasional penyimpanan dan pencatatan. b. Sistem Akuntansi Sistem akuntansi suatu organisasi terdiri dari metode dan catatancatatan yang dibuat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban begi aktiva dan kewajiban yang berkaitan. Sistem akuntansi dirancang dan digunakan bukan hanya untuk menghasilkan saldo-saldo buku besar, tetapi juga menghasilkan laporan keuangan, menghasilkan pengendalian menajemen dan informasi operasional yang berkaitan dengan akuntansi. Sistem akuntansi dan pengendalian operasional berkaitan erat di dalam suatu organisasi. c. Prosedur Pengendalian Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur-prosedur sebagai tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan sistem 48

38 akuntansi yang telah diciptakan menajer untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan tertentu suatu usaha akan tercapai. Kebijakan dan prosedur ini memberikan keyakinan bahwa tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan untuk mengurangi resiko dalam pencapaian tujuan Keterbatasan Struktur Pengendalian Intern Struktur pengendalian intern yang baik sangat sulit dicapai maka orang cendrung untuk menggunakan istilah sistem pengendalian intern yang memuaskan. Menurut Suktisno Agoes (2000:225) keadaan yang baik sangat sulit di capai mengingat adanya persekongkolan, pertimbangan biaya dan kegunaan serta pelaksanaanya yaitu faktor manusia dalam segala kelemahan. Akan tetapi jika struktur pengendalian intern kuat maka kemungkinan terjadi kesalahan dan kecurangan bisa diperkecil. Kesalahan dan kecurangan tersebut dapat di bedakan menjadi dua yaitu: 1. Kesalahan disengaja yaitu kesalahan yang disengaja dengan tujuan untuk menguntungkan diri sendiri, contohnya window dressing. 2. Kesalahan tidak disengaja yaitu kesalahan yang terjadi secara tidak sengaja, contohnya salah menjumlahkan, penerapan standar akuntansi yang salah karena ketidaktahuan. 49

39 Media Penelaahan dan Penilaian terhadap Struktur Pengendalian Intern Media yang digunakan dalam pengumpulan informasi untuk penilaian struktur pengendalian intern menurut Bambang Hartadi (2000:116) terdiri dari: 1. Uraian tertulis (narrative record), Cara ini biasanya diikuti dengan daftar pertanyaan atas bagan alir, cara ini cocok digunakan dalam suatu penugasan yang berhubungan dengan permasalahan kecil dan struktur pengendalian intern yang lemah. Uraian tertulis ini memberikan kelonggaran jika dibandingkan dengan daftar pertanyaan serta dapat disesuaikan dengan berbagai tipe perusahaan. 2. Daftar uji (check list), adanya urutan istruksi atau pertanyaan yang diisi oleh seseorang dengan mengikuti, menjawab atau mengisinya. Apabila ia tidak menyelesaikan instruksi maka ia diberi inisial pada bagian yang disediakan jika suatu pertanyaan dikemukakan. 3. Daftar pertanyaan (questionnaire), menurut urutan pertanyaan yang komperhensif yang berhubungan dengan sistem pengendalian intern yang mengisi daftar pertanyaan yang telah disiapkan sebagai berikut: a. Keuntungan digunakannya media ini adalah penghematan waktu karena telah disiapkan sebelumnya, kelalaian prosedur mempelajari struktur pengendalian intern dapat ditekan, memberi informasi dan dokumentasi yang seragam. Dapat digunakan untuk melatih staf 50

40 yang belum berpengalaman dengan bimbingan supervisor dapat menemukan secara tepat kelemahan sistem pengendalian intern. b. Kerugian digunakannya media ini adalah pertanyaan yang tercantum dalam daftar tidak selalu cocok dengan keadaan perusahaan, karena menjadi pekerjaan rutin dapat mematikan ide pekerja lapangan. Dapat menyebabkan tidak diperhatikannya lagi unsur-unsur struktur pengendalaian intern yang tidak termuat dalam daftar pertanyaan dan jawaban atas daftar pertanyaan masih perlu ditinjau lagi. 4. Bagan alir (flowchart), merupakan pengujian grafis dari masingmasing bagian struktur pengendalian intern. Media ini menunjukkan urutan-urutan proses atau dokumen dan pencatatan sistem. Dalam bagan alir juga ditunjukkan adanya pemisahan tugas atau fungsi dari masing-masing bagian yang ada. Keuntungan digunakan media ini adalah dapat mencari informasi sistem secara komperhensif dan tepat serta mengurangi pengujian dalam bentuk kata-kata. Sedangkan kelemahannya yaitu memerlukan waktu yang cukup lama dalam pembuatannya dan untuk perusahaan-perusahaan kecil cara ini kurang cocok di terapkan 2.2 Hasil Penelitian Sebelumnya. Ni Nyoman Enny Parwati dengan skripsinya Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Persediaan pada UD. Super Tenten Abu Dewata, 51

41 menyimpulkan adanya selisih persediaan antara catatan dengan yang ada di gudang, selisih itu sering terjadi pemesanan mendadak kepada pemasok yang bukan pemasok tetap. Ni Ketut Putri Handayani dengan judul Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Penjualan kredit dan Pengumpulan Piutang pada PT. Luxindo Raya Denpasar, dimana pemberian kredit yang tidak diotorisasikan oleh fungsi kredit melainkan oleh fungsi Branch Controller dan tidak pernah diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan maupun rekonsiliasi antara catatan akuntansi, penempatan karyawan yang tidak cocok dengan skilnya. Nurita Handayani dengan judul Evaluasi Sistem Pengendalian Intern atas Pembelian Bahan Makanan dan Minuman pada Hotel Wina Kuta, dimana hotel tidak membuat surat otorisasi diantara bagian-bagian yang berhubungan dengan bagian pembelian, penyimpanan bahan makanan dan minuman yang dilakukan kurang baik sehingga kerusakan dan pencurian terhadap makanan dan minuman sering terjadi. Putu Ayu Mas Ambarayani dengan skripsinya Evaluasi Sistem Akuntansi Pada PT. Karya Pak Oles Tockcer, menyimpulkan bahwa sistem akuntansi pada perusahaan kurang memadai, ini dapat terlihat dari adanya perangkapan tugas antara fungsi pencatat waktu hadir karyawan dengan fungsi gaji, fungsi gudang dan fungsi penerimaan, serta dokumen yang digunakan dibuat dengan rangkapan yang kurang memadai. 52