APLIKASI PENDEKATAN LEAN SIX SIGMA UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS KUE MALKIST DI PT. X

Transkripsi

1 APLIKASI PENDEKATAN LEAN SIX SIGMA UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS KUE MALKIST DI PT. X Lilla Ayudyaswara 1) dan Suparno 2) Bidang Keahlian Manajemen Industri Program Studi Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Jl. Cokroaminoto 12 A, Surabaya, 60264, Indonesia 1) :lilla.ayudyaswara@yahoo.co.id 2) : suparno@ie.its.ac.id ABSTRAK PT. X adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang food and bevarages, dimana efektifitas dan efisiensi merupakan hal yang sangat penting dengan memperhatikan kualitas produk. Upaya efisiensi dapat dilakukan dengan cara meminimalisasi pemborosan (waste) yang terjadi. Besarnya jumlah pemborosan yang terjadi akan mengakibatkan terganggunya aktifitas fisik maupun aliran informasi yang kemudian akan berdampak terhadap tingginya biaya operasional dan ketepatan waktu pemenuhan permintaan konsumen serta kualitas produk menjadi tidak sesuai dengan harapan konsumen. Oleh karena itu diperlukan sebuah pendekatan untuk mengeliminasi pemborosan yang terjadi dan melakukan perbaikan kualitas dengan menggunakan pendekatan Six Sigma. Pemborosan diidentifikasi dengan kuesioner seven waste, lalu dilakukan pemetaan secara detail dengan VALSAT dan dianalisa akar penyebabnya. Dalam penelitian ini diperoleh kinerja PT.X dalam memproduksi kue malkist dengan level sigma sebelum perbaikan adalah 4.35 sigma, dimana nilai ini merupakan standar kinerja industri secara internasional. Pemborosan yang sering terjadi di area produksi adalah pemborosan yang palinh sering terjadi adalah Defect (22,75%), Transportation (20,68%) dan Waiting (13,10%). Penyebab utama masalah kualitas adalah banyaknya kue gosong dan banyaknya terdapat waiting in process (WIP) yang tidak memiliki nilai tambah bagi produk. Value added ratio (VAR) sebelum perbaikan sebesar 77,67 % dengan total keseluruhan proses sebesar 376,75 menit sedangkan setelah penerapan perbaikan nilai VAR meningkat sebesar 252,73% dengan total keseluruhan proses 332,25 menit. Kata kunci: Lean Six Sigma, Valsat, Waste, Kue Malkist. PENDAHULUAN Membaiknya pasar makanan ringan dan juga bertambahnya tingkat konsumsi masyarakat membuat penjualan beberapa perusahaan makanan ringan di Indonesia semakin mengalami peningkatan, hal ini didasarkan pada peningkatan penjualan yang dialami oleh beberapa perusahaan makanan ringan tak terkecuali dengan PT. X food yang pada tahun 2013 yang mengalami kenaikan laba yang cukup signifikan, dimana salah satu produk yang mengalami kenaikan laba yang cukup signifikan adalah produk Malkist (Saksono, 2013). PT. X food dalam memproduksi malkist memiliki beberapa kendala kualitas yakni masih banyaknya produk Malkist yang belum memenuhi spesifikasi yang diinginkan oleh perusahaan. Hal ini menyebabkan perusahaan mengalami kerugian yang ditimbulkan dari ketidaksesuaian produk tersebut. Dari data perusahaan selama bulan Oktober-Desember 2013 diperoleh banyaknya defect kue Malkist yang dapat dilihat pada Tabel 1. Tabel 1. Banyaknya Defect Kue Malkist Selama 3 bulan A-19-1

2 Bulan Defect (Kg) Bahan Baku % Defect Oktober % November % Desember % RATA RATA % Sumber: Data Perusahaan 2013 Lean Six Sigma merupakan metode yang dapat diterapkan untuk memperbaiki dan meningkatkan kualitas produksi suatu perusahaan. Konsep Lean adalah perampingan atau efisiensi proses, sedangkan Six Sigma didefinisikan sebagai proses yang tidak memproduksi lebih dari 3,4 produk cacat dalam setiap satu juta peluang. Dalam menggunakan konsep Lean Six Sigma menggunakan 5 fase yang disebut DMAIC (Define, Measure, Analize, Improve, dan Control). Tujuan penerapan Lean Six Sigma adalah peningkatan profitabilitas perusahaan dengan meningkatkan kualitas produk dan efisisensi proses (Sigh dkk, 2010). Dari Tabel defect kue Malkist pada periode Oktober-Desember 2013 dapat diketahui bahwa defect yang terjadi cukup banyak. kerugian perusahaan karena banyaknya produk cacat adalah Rp Dampak lain dari banyaknya kue Malkist yang cacat adalah waktu pengiriman (waiting in process) ke lini packaging menjadi terhambat karena tolakan kue. Adapun tujuan penelitian adalah mengidentifiksi pemborosan (waste) yang terjadi di PT.X Food kemudian diperolehnya penurunan defect kue Malkist dengan pendekatan Lean Six Sigma Serta mengidentifikasi penyebab yang paling dominant menimbulkan banyaknya pemborosan pada kue Malkist. METODE Pengumpulan data dan pengukuran data awal dilakukan sesuai batasan masalah yang telah terdefinisikan. Data-data yang diperlukan terdiri dari data primer dan sekunder. Data primer meliputi pengukuran langsung terhadap proses produksi, data-data brainstroming, dan hasil rekapitulasi kuisioner. Sedangkan data sekunder merupakan data yang telah dimiliki perusahaan yang meliputi profil perusahaan, produk, proses produksi, mesin dan peralatan, manajemen organiasasi, data produksi, dat data banyknya produk cacat. Metode pengumpulan data ini melibatkan tim proses produksi, production planning, dan tim quality control dari internal perusahaan, berupa : a. Kuisioner, digunakan untuk menentukan prioritas perbaikan yang ingin dilakukan, serta pemilihan solusi yang ditawarkan. b. Wawancara, digunakan untuk mengetahui penyebab dari banyaknya waste dan banyaknya produk cacat yang terjadi. c. Data historis, digunakan untuk penghitungan kapabilitas proses. Pengolahan data dilakukan dengan pendekatan 5 fase DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, dan Control) 1. Define a. Menetapkan permasalahan dan tujuan b. Mengidentifikasi dan memahami alur proses secara keseluruhan dengan melakukan Process Activities Mapping c. Mengidentifikasi proses-proses kunci dan aktifitas kunci yang akan dilibatkan dengan menggunakan diagram SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer). d. Membuat kuisioner untuk mendapatkan nilai pembobotan tiap waste sebagi dasar perbaikan proses. 2. Measure A-19-2

3 a. Melakukan validasi data b. Menghitung kapabilitas proses c. Menghitung kinerja Six Sigma 3. Analyze a. Menentukan waste terbesar yang terjadi di value stream dengan menggunakan tools VALSAT. b. Menganalisa hasil kuisioner untuk mendapatkan nilai pembobotan tiap waste sebagai dasar perbaikan proses. Melakukan benchmark kinerja proses dengan target pengendalian sigma standar. c. Mengidentifikasi penyebab permasalahan dengan melakukan analisis proses secara visual menggunakan diagram pareto. d. Menganalisa efektifitas tindakan preventif saat ini terhadap kegagalan yang timbul dengan membuat tabel Failure Effect Anlysis Process (FMEAP). Penggunaan FMEAP dikarenakan masing-masing penyebab kegagalan (failure modes) perlu diketahui bobotnya sehingga dapat prioritas perbaikan. e. Mencari akar permasalahan dengan membuat diagram sebab akibat (Root Cause Analysis). 4. Improve Dalam tahap ini solusi permasalahan ditentukan dengan menggunakan tabel Action Planning for Failure Modes. Membuat future state value stream sebagai langkah perbaikan dan mencari solusi permasalahan dengan teknik brainstorming untuk menghasilkan ide perbaikan. Teknik brainstrorming dilakukan dengan berkelompok dengan melibatkan manajemen terkait, staff produksi, dan operator. 5. Control Memberikan usulan cara pengendalaian untuk memonitor dan mengendalikan performa proses dengan peta kendali. Melakukan Continuous Improvement untuk menjaga proses agar tetap terkendali. HASIL DAN PEMBAHASAN Define (Tahap Definisi) Permasalahan dari penilitian ini adalah tingginya tingkat waste dalam proses produksi pengolahan bahan baku menjadi produk makanan yang berkualitas. Tujuan diterapkannya Lean Six Sigma adalah untuk mengurangi waste yang terjadi selama proses produksi dan meningkatkan kualitas produk. Tabel 2. Data Produk Cacat Kue Malkist Periode Jan-Juni 2014 Periode Total No Jenis Cacat Mar Sum Jan (Kg) Feb (Kg) Apr (Kg) Mei (Kg) Jun (Kg) (Kg) QTY 1 Dimensi Kue gosong Kue mentah Warna kue Berat Output Gula sprinkle Bentuk kue Kue rapuh KerataanDusting Total Measure (Tahap Pengukuran) A-19-3

4 Pengukuran Six Sigma Tahap pengukuran dalam metodologi Lean Six Sigma berkaitan dengan pengumpulan informasi mengenai kondisi yang ada saat ini dan terhadap kemampuan proses yang ada saat ini. Hasil pengukuran ini akan memberikan suatu nilai yang akan dijadikan tolak ukur untuk melakukan perbaikan proses. Tabel 3. Hasil Perhitungan Nilai DPMO dan Level Sigma Proses Kapabilitas Sigma Proses Produksi CTQ=Rasio Kehilangan Bahan Baku No Tindakan Simbol Hasil Perhitungan 1. Proses yang ingin diketahui - % kehilangan bahan baku 2. Nilai batas spesifikasi atas USL dari total material 3. Nilai batas spesifikasi bawah LSL dari total material 4. Nilai target T 0.22 dari total material 5. Nilai rata-rata proses x-bar Nilai standar deviasi S DPMO yang dihasilkan DPMO Konversi nilai DPMO ke nilai sigma Identifikasi Waste Workshop Langkah awal dalam mengidentifikasi pemborosan yang terjadi adalah melakukan waste workshop dengan cara penyebaran kuisioner untuk mendapatkan informasi yang sebanyak-banyaknya mengenai pemborosan yang terjadi pada proses produksi. Tabel 4. Rekap Hasil Waste Workshop Kuisioner No Waste Responden Total Presentas Skor e Ranking 1 Defect ,75% 1 2 Transportion ,68% 2 3 Waiting ,10% 3 4 Over Production ,41% 4 5 Unnecessary Inventories ,03% 5 6 Inapropriate Proses ,34% 6 7 Unnecessary Motion ,65% 7 Pemilihan Tools Valsat Bobot yang diperoleh dari hasil waste workshop kemudian dikalikan dengan korelasi tools dengan waste sehingga diperoleh skor untuk setiap tools yang ada pada Valsat. Nilai skor terbesar menetukan tools yang akan digunakan dalam penilitian ini. Tabel 5. Ranking Tools VALSAT No. Waste Skor Ranking 1 Process Activity Mapping (PAM) Supply Chain Respone Matrix (SCRM) Quality Filter Mapping (QFM) Demand Amplification Mapping (DAM) Decision Point Analysis Production Variety Funnel (PVF) Physical Structure (PS) a. Process Activity Mapping (PAM) A-19-4

5 Pembuatan tool ini memerlukan pengamatan secara langsung terhadap proses, aktivitas tiap proses, jarak, waktu, serta tenaga kerja yang terlibat. Hasilnya dimasukkan kedalam tabel dimana setiap aktivitas dikelompokkan kedalam lima jenis aktivitas, yaitu operasi, transportasi, inspeksi, delay (menunggu) dan storage (penyimpanan). Tabel 6. Jumlah dan Proporsi Waktu tiap Aktivitas Aktivitas Waktu Tipe Jumlah Aktivitas Jumlah (%) (%) (Minute) VA NNVA NVA Operation Transportation Inspection Storege Delay Jumlah Dari Tabel 9 dapat diketahui bahwa pada proses produksi kue Malkist, proporsi waktu operasi mengahbiskan waktu waktu yang paling banyak yakni sebesar menit atau setara 4.89 jam atau 80.75% dari konsumsi waktu secara keseluruhan. Selanjutnya proporsi waktu terbesar kedua adalah aktifitas delay (menunggu) dengan proporsi 8.79%. Hal ini menunjukkan bahwa aktivitas non-added value yang berupa aktifitas menunggu cukup mendominasi system. b. Supply Chain Response Matrix Tool ini menggambarkan kondisi lead time untuk setiap proses dan jumlah persediaan. Dengan tool ini pemantauan terjadinya peningkatan atau penurunan lead time dan jumlah persediaan dalam setiap aliran supply chain dapat dilakukan. Cummulative Inventory 3.08 hari Total = hari Gudang Bahan Jadi Produksi Gudang Bahan Baku 7 7, Cummulative Lead time hari Gambar 2. Supply Chain Respon Matrix PT.X Analyze (Tahap Analisis) Pada tahapan ini dilakukan analisis VALSAT, untuk mengetahui waste yang dominan dalam value stream dan menemukan penyebab permasalahan dari masalah-masalah kualitas yang terjadi. A-19-5

6 a. Analisis Pareto DEFECT (KG) JENIS DEFECT Kue gosong Pareto Chart of JENIS DEFECT Kue mentah Warna kue tidak standar Gula sprinkle tidak rata Berat Output kurang Other DEFECT (KG) Percent Cum % Percent Gambar 3. Diagram Pareto Defect Periode Januari-Juni 2014 b. FMEAP (Failure Mode and Effect Analysis Process) No Proses Potential Failure Mode RPN Action Plan 1 Dimensi kue tidak sesuai 560 Perbaikan skill operator, perbaikan oleh Pengovenan untuk menstabilkan suhu oven, perbaikan kepingan kue Warna kue tidak standart 504 pembakaran tiap zona (4 zona) 2 Pemberian check list pada proses penuangan Pemasukan bahan Kelengkapan bahan baku 280 bahan baku, peningkatan skill operator. sponge pada troly Pemantauan secara berkala oleh QC 3 Waiting In Proces Kue tersalut Kue tidak tertutup rapat 270 Belum ada c. Value Stream dengan RCA (Root Cause Analysis) Tabel 7. Akar Penyebab Timbulnya Waste No Waste Root Cause 1 Defect Kue gosong diakibatkan oleh suhu oven yang tidak stabil Proses produksi yang tidak sesuai Kurang responsifnya penanganan masalah yang terjadi 2 Transportion Jarak antara lini produksi terlalu jauh disebabkan oleh layout yang kurang baik Penggiriman kue ke lini lain dilakukan secara manual 3 Over Production Terbatasnya gudang produk jadi mengakibatkan penumpakan produk di area produksi Jumlah bahan baku melebihi produksi yang sudah direncanakan 4 Waiting Layout yang kurang baik mengakibatkan proses pengiriman terhambat sehingga mengakibatkan WIP Terjadinya breakdown mesin yang tak terduga Skill operator tidak merata 5 Unnecessary Terdapat WIP antar proses Inventories 6 Inapropriate Proses 7 Unnecessary Motion Penumpukan produk jadi di area produksi Metode kerja yang salah dengan melakukan operasi yang beulang-ulang Standar proses sebelumnya tidak sesuai sehingga terdapat penambahan pada proses sesudahnya Tempat kerja kurang ergonomis Metode kerja yang tidak standar Peletakan peralatan kerja yang tidak strategis A-19-6

7 Improve (Tahap Perbaikan) Tabel 8.Presentase Kebutuhan Waktu Setelah Perbaikan Tipe Aktivitas Waktu Aktivitas Jumlah (%) Minute (%) VA NNVA NVA Operation Transportation Inspection Storege Delay Jumlah % % Dari informasi Tabel 5.5 dan Gambar 5.4 diketahui bahwa aktivitas value added tidak mengalami perubahan, sedangkan aktivitas non value added mengalami penurunan dari 62 menit menjadi 17,5 menit, sehingga kebutuhan waktu akan berkurang dari menit menjadi menit. Control (Tahap Pengendalian) 1. Program yang diperuntukkan untuk seluruh karyawan yakni Program Sugestion System, Small Group Activity, Total Productivity Maintenance, dan Program Cuci Tangan dan Kebersihan Peralatan. 2. Program Training dan Refreshment yang diikuti oleh Supervisor Produksi, Quality Control Produksi, Grup Team Leader dan Team Leader Produksi, Grup Team Leader dan Team Leader Quality Control, Operator Produksi dan yang terakhir adalah Teknik Operasional. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan pengolahan data dan analisa dalam penelitian ini, maka dapat disimpulkan sebagai berikut : a. Berdasarkan penelitian, didapatkan jenis pemborosan yang paling sering terjadi adalah Defect (22,75%), Transportation (20,68%) dan Waiting (13,10%). b. Level sigma kinerja PT.X yang telah dicapai saat ini adalah 4,34 sigma. Walaupun terbilang baik, namun belum cukup bagus untuk mengatasi masalah kualitas. Bagian proses yang menjadi sumber masalah kualitas tersebut adalah pada proses pengovenan kue (RPN = 560) yang menyebabkan kue gosong sehingga menimbulkan tingginya defect serta pemborosan yang terjadi di PT.X c. Value added ratio (VAR) sebelum perbaikan sebesar 77,67 % dengan total keseluruhan proses sebesar 376,75 menit sedangkan setelah penerapan perbaikan nilai VAR meningkat sebesar 252,73% dengan total keseluruhan proses 332,25 menit. d. Dari penggunaan Mapping Tools Process Activity Mapping dapat diketahui bahwasanya aktivitas delay (8,5 %) dan transportation (7,96%) memiliki proporsi waktu terbesar kedua dan ketiga setelah aktivitas proses dimana aktivitas ini termasuk aktivitas non added value. Setelah perbaikan dilakukan proporsi waktu aktivitas transportation menjadi 3,16% dan proporsi waktu aktivitas delay menjadi 2,10%. Saran Setelah melalui berbagai analisis dan sharing pemikiran dengan tim produksi, maka ada beberapa saran kepada perusahaan tentang usaha mengurangi waste dan peningkatan kualitas sebagai berikut : A-19-7

8 1. Melakukan penerapan semua value stream mapping tools terhadap keseluruhan supply chain perusahaan. 2. Sangat penting untuk memperhatikan kelanjutan pengukuran kinerja proses, untuk itu disarankan agar departemen quality control dapat membantu tim produksi. 3. Melakukan analisa terjadinya pemborosan yang lebih luas termasuj kinerja supplier, distributor sampai konsumen. 4. Pengembangan SDM dengan pelatihan kualitas sangat diperlukan, karena masalah yang terjadi kebanyakan disebabkan oleh ketidak sepahaman operator dan supervisor dalam mengatasi masalah yang ada. DAFTAR PUSTAKA Andersen, B., dan Fagerhaug, T., Root cause analysis:simplified tools and techniques. Milwaukee: ASQ Quality Press. Astawan, M, Biskuit. Di akses pada tanggal 25 Juli 2014 Damayanthi E, Tjing LT dan Arbianto L Rice Bran. Depok: Panebar Swadaya. Hal. 28. Garcia, F., C., 2005, Using Value Stream Mapping As A Strategic Planning And Implementation Tool. Tanggal Akses 17 Maret 2014 Gaspers, Vincent Lean Six Sigma for Manufacturing and Srvice Industries.Vinchisto Publication, Bogor Howes, Rod ; Brue, Greg Six Sigma. McGraw-Hill. New York Koswara, Sutrisno Biskuit dan Crackers. 20 Maret Di akses Jugulum, Rajesh dan Samuel, Philip Design for Lean Six Sigma. John Wiley & Sons Inc, New Jersey Montgomery, D.C Introduction to Statistical Quality Control. Fifth Edition.John Wiley & Sons Inc, New York Pande, Peter S. Robert P, Newman, Roland R, Cavanagh. 2002, The Six Sigma Way:Bagaimana GE, Motorola dan Perusahaan Terkenal Lainya Mengasah Kinerja Mereka. Andi. Yogyakarta. Rooney, J.J.,and Heuvel, L.N.V. 2004, Root Analysis for Beginner, Quality Journal. Proegres Rother and Shook, 2009 Learning to See Value stream Mapping To Create Value And Eliminate Muda. The Lean Enterprise Institue, USA. Saksono, Tekno Pangan dan Agroindustri. UI-Press, Jakarta. Sigh, Bhim, S.K. Garg, S.K. Sharma, dan Chandandeep Grewal, 2010, Lean Implementation and its benefits to production Industry, International Journal of Lean Six Sigma Vol 1 No. 2, Tinoco, J.C, 2004, Implementation of Lean Manufacturing, Tesis Master, University Wiconsin-Stout.Minomonie. Vincent, G, 2007, Lean Six Sigma, PT. Gramedia pustaka Utama, Jakarta of A-19-8

9 Whitaker, R.B, 2005, Value Stream Mapping and Earned Value Management; The Prespective on Value in Product Development, Massachusetts Institute of Technology, Massachusetts Widayanto, Gatot. Six Sigma. Di akses pada tanggal 25 Juli 2014 Womack, J.P, Jones, D.T, 2008, Lean Solution, Simon and Schuster. London Womack, James P. & Jones, Daniel T Lean Thinking : Banish waste and create wealth in your coporation. Pearson Edition. A-19-9