LAPORAN TUGAS MEMBUAT MAIL MERGE PADA OPEN OFFICE. Deni Parulian Loi 12/331337/PA/14603

Transkripsi

1 LAPORAN TUGAS MEMBUAT MAIL MERGE PADA OPEN OFFICE Deni Parulian Loi 12/331337/PA/14603 PROGRAM STUDI ILMU KOMPUTER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA 2012

2 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Mail merge sering juga disebut surat massal, yaitu surat yang isinya senada dan dikirimkan ke banyak orang atau tujuan yang berbeda-beda. Dengan adanya mail merge, pengiriman surat kebanyak tujuan dapat diselesaikan secara cepat dan tepat. Surat/Mail merge dibuat dengan menggunakan dokumen utama dan sumber data. Dokumen utama dan sumber data dapat dibuat pada satu aplikasi yaitu dengan menggunakan OpenOffice.org Writer dan juga OpenOffice.org Calc. Pada kesempatan ini saya menggunakan OpenOffice.org Writer sebagai media dalam membuat dokumen utama dan OpenOffice.org Calc. Sebagai sumber datanya dalam pembuatan mail merge. 1.2 Perumusan Masalah Pada laporan ini masalah terletak pada: 1. Apa manfaat dari penggunaan mail merge. 2. Bagaimana langkah-langkah membuat mail merge menggunakan OpenOffice.org 1.3 Tujuan Tujuan dari penulisan laporan ini adalah: 1. Menjelaskan manfaat dari penggunaan mail merge. 2. Menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam membuat mail merge pada Openoffice.org

3 BAB II PEMBAHASAN Pada bab ini, akan dijelaskan tentang manfaat dari penggunaan mail merge dan langkahlangkah yang harus dilakukan dalam membuat mail merge pada Openoffice.org 2.1 Manfaat dari penggunaan mail merge Jika anda seorang sekretaris suatu perusahaan, misalnya kita ingin membuat sertifikat atau surat undangan. Jika tamu yang diundang sedikit, tentunya kita dapat membuat undangannya satupersatu, tetapi bagaimanakah jika tamu undangan yang ingin diundang itu jumlahnyamencapai ribuan orang, bagaimana cara membuat undangannya? Membuat satu-persatu?akan sangat merepotkan sekali bukan? Tetapi akan lain ceritanya, jika anda menggunakan mail merge. Kita hanya cukup membuat satu dokumen utama yang berisi kalimat-kalimat pengantar dan sumber data yang berisi rumus-rumus perhitungan. Disinilah peran utama dari mail merge. Selain digunakan untuk membuat undangan atau sertifikat, juga dapat digunakan suntuk membuat : 1. Surat Undangan RapatSurat Penawaran Barang 2. Surat Pemberitahuan 3. Sertifikat 4. Surat Keterangan Dalam Bidang Pendidikan dan lain-lain. Pada kesempatan kali ini, akan dibahas bagaimana langkah-langkah dalam penggunaan mail merge, dimana OpenOffice.org Writer sebagai media dalam membuat dokumen utama dan OpenOffice.org Calc. Sebagai sumber datanya dalam pembuatan mail merge. 2.2 Langkah-langkah dalam penginstalan Linux Adapun langkah-langkah dalam membuat mail merge adalah sebagai berikut : 1. Dengan OpenOffice.org Writer buatlah dokumen utama seperti berikut ini. Simpan dengan nama mail merge.odt (hanya contoh)

4 2. Titik-titik di atas (nomor, nama 1, nama 2, nama 3) diisi dengan sumber data yang dibuat dengan OpenOffice.org Calc. Untuk menuju ke OpenOffice.org Calc, cukup klik di bawah menu file di atas 3. Buatlah sumber data seperti berikut ini. Jangan lupa simpan data dengan nama lat.ods (hanya contoh) 4. Selanjutnya, kembali ke dokumen utama di OpenOffice.org Writer. Pada langkah ini kita akan menghubungkan dokumen utama dan sumber data. Untuk mengambil sumber data dari dokumen spreadsheet, klik File Wizards Address Data Source.

5 5. Kemudian pilih Other external data source. 6. Pada Connection Setting pilih Setting Spreadsheet Next. 7. Arahkan menuju file sumber data Anda. Klik Browse Finish. Anda dapat melakukan Test Connection terlebih dahulu untuk menguji apakah file Anda benar-benar bisa dihubungkan.

6 8. Pada Field Assigment biarkan sesuai dengan defaultnya saja. Pada Data Source Title, gantilah judulnya misalnya, Daftar Nama. Klik Next Finish untuk mengakhiri.

7 9. Selanjutnya, tekan tombol F4 atau klik menu View Data Sources, sehingga Anda memiliki tampilan Data Source seperti berikut. Klik dua kali pada Sheet1 untuk melihat sumber data yang telah kita buat pada aplikasi spreadsheet. 10. Drag dan drop dari data di atas ke dokumen utama kita, untuk nomor, Nama 1, Nama 2, Nama 3.

8 11. Berikut hasil akhir penggabungan dokumen utama dengan sumber data.

9 BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan Dari penulisan laporan ini dapat disimpulkan beberapa hal yaitu : 1. Langkah-langkah untuk membuat mail merge menggunakan OpenOffice.org memang sedikit berbelit-belit ketika di awal, namun jika sudah terbiasa, langkah-langkah tersebut akan menjadi mudah. 2. Ternyata, perangkat lunak open source dapat juga membuat aplikasi mail merge, sehingga tidak kalah denagn perangkat lunak close source. 3.2 Saran Penulis sangat mengharapkan kritik dan saran jika banyak terdapat kesalahan, demi meningkatkan kualitas kedepannya.

10 DAFTAR PUSTAKA Istiyanto, Heri Membuat Mail Merge dengan OpenOffice.org. Diakses pada tanggal 7 Oktober 2012.