PRAKTIKUM PENGANTAR TEKNOLOGI INFORMASI

Transkripsi

1 LAPORAN TUGAS PRAKTIKUM PENGANTAR TEKNOLOGI INFORMASI OPENOFFICE WRITE MAIL MERGE Disusun Oleh : Harzan Arsy Sakha 12/336913/DPA/01875

2 BAB I PENDAHULUAN A. Tujuan Pembelajaran Mahasiswa mampu mengoperasikan OpenOffice Writer. Mahasiswa mengetahui kegunaan dari Mail Merge B. Latar Belakang Pembuatan laporan tentang langkah-langkah ini dalam rangka melengkapi tugas Praktek Pengantar Teknologi Informasi yang diberikan pada hari Jum'at tanggal 21 September OpenOffice Mail Merge

3 BAB II PEMBAHASAN Berikut adalah langkah-langkah pembuatan sebuah surat yang ditujukan kepada orang banyak dengan menggunakan OpenOffice Writer dan SpreadSheet dan dengan metode Mail Merge : Langkah 1: Membuat File baru. Buka OpenOffice Writer, klik File New Text Document, atau dengan shorcut Ctrl + N. Gambar 1. Membuat File baru Langkah 2 : Membuat Header dan Footer surat. Untuk membuat header, dengan mengklik menu Insert Header Default, dan untuk membuat Footer klik menu Insert Footer Default. 2 OpenOfficeWriter

4 Langkah 3 : Gambar 2. Membuat Header dan Footer Mengetikkan isi pada Header, bagian tengah(isi), dan Footer. Seperti terlihat pada Gambar 3. Gambar 3.1 Tampilan dan isi Header Gambar 3.2 Tampilan dan isi bagian tengah (Page) 3 OpenOffice Mail Merge

5 Gambar 3.3 Tampilan dan isi Footer Langkah 4 : Membuat File baru SpreadSheet. Klik File New Spreadsheet. Gambar 4. Membuat file spreadsheet 4 OpenOfficeWriter

6 Langkah 5 : Mengisikan data-data yang dibutuhkan. Lihat Gambar 5. Kemudian save file, klik File Save, atau dengan menekan tombol Ctrl + S pada keyboard. Gambar 5. Tampilan data yang diketikkan pada Spreadsheet Langkah 6 : Menyambungkan data yang ada pada Spreadsheet, ke OpenOffice Writer dengan cara sebagai berikut. Klik pada menu File Wizard Addres Data Source. Next. Gambar 6.1 Tampilan menu wizard Kemudian akan muncul seperti pada Gambar 6.2. Klik pada Other external data source, kemudia klik 5 OpenOffice Mail Merge

7 Gambar 6.2 Tampilan wizard Setelah mengklik Next, akan muncul seperti pada Gambar 6.3. Klik Settings, kemudian pada Data Source pilih Spreadsheet, kemudian klik Next. Gambar 6.3 Tampilan Data Source Wizard, dan Data Source Properties Akan muncul seperti pada Gambar 6.4, klik Browse lalu targetkan ke tempat dimana Anda simpan file 6 OpenOfficeWriter

8 Spreadsheet(*.ods) Anda. Lalu klik Finish. Gambar 6.4 Tampilan Connection Settings Pada Field Assignment biarkan default saja, lalu klik Next. Kemudian pada Data Source Title isikan nama sesuai yang anda inginkan, seperti pada Gambar 6.5. Lalu klik Finish. Gambar 6.5 Tampilan Data Source Title 7 OpenOffice Mail Merge

9 Langkah 7 : Kembali ke OpenOffice Writer, klik menu View Data Source. Langkah 8 : Gambar 7. Menampilkan Data Source Klik pada tambilan <nama> lalu drag and drop pada bagian yang diinginkan. Gambar 8.1 Tampilan pada saat kolom nama di klik 8 OpenOfficeWriter

10 Gambar 8.2 Tampilan setelah drag and drop Isikan pada setiap bagian yang ingin diisikan, hingga seperti pada Gambar 8.3. Gambar 8.3 Tampilan setelah diisikan semua Langkah 9 : Untuk mencetak hasilnya, klik menu File Print. Jika muncul pertanyaan seperti pada Gambar 9, klik Yes. 9 OpenOffice Mail Merge

11 Gambar 9.1 Tampilan pertanyaan yang muncul Setelah itu, pada output pilih File, karena kita akan melihat hasilnya di file terlebih dahulu. Namun jika Anda sudah yakin Anda bisa memilih langsung Printer. Sedangkan untuk cara penyimpannya Anda bisa menggunakan Save as single document jika Anda hanya ingin menyimpan dalam bentuk satu file. Namun jika Anda ingin menyimpan satu persatu sesuai dengan jumlah data, maka pilihlah Save as individual documents. Klik OK. Selesai~ Gambar 9.2 Tampilan Print 10 OpenOfficeWriter

12 BAB III PENUTUP Kesimpulan Ketika kita ingin membuat sebuah undangan atau surat yang ditujukan kepada orang banyak, akan sulit dan melelahkan jika kita menuliskan satu persatu dan membuat file baru untuk tiap orangnya. Maka dari itu untuk memudahkannya kita dapat menggunakan Mail Merge. 11 OpenOffice Mail Merge