Surat Massal (Mail Merge) Pada Word 2003

Transkripsi

1 Surat Massal (Mail Merge) Pada Word 2003 Fasilitas ini tersedia di Micrososft Word, ialah fasilitas untuk membuat surat sebanyak daftar data yang kita punya didalam suatu database. Misalnya kita sebagai ketua OSIS diberi daftar nama dan alamat siswa se-smu oleh pak Kepala Sekolah. Beliau menghendaki agar siswa yang ada didaftar mendapat surat undangan untuk diserahkan kepada wali murid masing-masing. Nah untuk menangani tugas tersebut dengan fasilitas ini lah kita akan membuatnya. Berikut ini langkah-langkahnya: a. Membuat Daftar Siswa Pertama yang kita buat adalah daftar siswa yang akan dikirimi undangan. Untuk kali ini kita gunakan Microsoft Excel 1. Buka program Microsoft Excel. sini diasumsukan anda sudah dapat menggunakan Microsoft Excel 2. Buat daftar siswa menggunakan Micrososft Excel. (atau jika kita sedang beruntung pak Kepala Sekolah memberikan datanya sudah berupa file excel, tapi kalau tidak ya kita harus membuatnya menjadi Microsoft Excel). Misalnya daftarnya berikut ini: NIS Nama Alamat Kota Ahmad Sofyan Jl. Raya Kaliurang No. 89 Yogyakarta Agus Wibowo Jl. Selamet Riyadi No. 678 Solo Andi Styawan Jl. Urip Sumoharjo No. 98 Solo Sri Fitrianingsih Jl. Badak Raya No 98 Semarang Abdi cakra Jl. Dewi Sartika No. 890 Semarang Rafa Agusti Jl. Kelud Raya No. 89 Semarang Nunung Srimulat Jl. Ahmad Yani No. 90 Semarang Rara Rahmah Jl. Ir Sutomo No.87 Semarang Isabela Enggi Jl. Ahmad Yani No 78 Semarang Tabel 1.1 Tabel daftar siswa

2 Selanjutnya ditulis menggunakan Micrososft Excel. Menjadi seperti ilustrasi berikut ini. Gambar 1.1 Daftar Pada Microsoft Excel 3. Selanjutnya simpan dengan klik File > Save lalu muncul form Save As. Seperti berikut ini: Gambar 1.2 Form save as daftar siswa smu

3 4. Pada isian File name isi dengan Daftar siswa smu kemudian tekan Save. Perhatikan folder yang digunakan adalah folder default yaitu. My Document 5. Kemudian tutup aplikasi Microsoft Excel b. Desain Undangan Selanjutnya kita desain undangannya. Untuk kali ini misalkan semua wali harus datang, karena akan dibicarakan sesuatu yang sangat penting dan ada hubungannya dengan laporan keuangan pembangunan sekolah. Kira-kira formatnya seperti ini: Sekolah Menengah Umum Negeri 2 Departemen pendidikan dan kebudayaan Propinsi Jawa Tengah Bapak/ibu Wali dari Ahmad Sofyan NIS Jl. Raya Kaliurang No. 89 Yogyakarta Dengan Hormat, Dengan ini kami mengundang kehadiran bapak/ibu pada : Hari, Tanggal : Senin, 12 Maret 2005 Jam : Wib s/d Selesai Tempat : Gedung B Aula Utama SMU 2 Keperluan : Menindaklanjuti hasil rapat sebelumnya yang diselenggarakan pada hari Kamis 8 Maret 2005 Karena pentingnya acara tersebut mohon untuk dapat hadir tepat waktu dan tidak diwakilkan. Demikian surat undangan ini kami buat, atas perhatianya kami ucapkan terimakasih. Semarang, 10 Maret 2005 Kepala Sekolah SMU Negeri 2 (Suharyanto, SH) NIP Gambar 1.3 Desain undangan

4 c. Membuat Format Undangan di Microsoft Word Format Undangan yang akan dikirim ke masing-masing wali murid adalah seperti gambar 1.2. Anda perhatikan pada penulisan alamat surat: Bapak/ibu Wali dari Ahmad Sofyan Jl. Raya Kaliurang No. 89 Yogyakarta Surat tersebut ditujukan ke pada wali Ahmad Sofyan NIS dengan alamat Jl. Raya Kaliurang No. 89 kota Yogyakarta. Sesuai dengan daftar siswa. Demikian juga untuk siswa yang lain, mereka akan mendapat Undangan yang sama namun berbeda nama dan alamatnya. Selanjutnya kita akan menuliskannya di Microsoft Word. 1. Buka Microsoft Word lalu tulis desain undangan seperti gambar 1.2 ilustrasinya berikut ini: Gambar 1.4 Documen master undangan

5 2. Perhatikan pada gambar 1.4, undangan selesai diketik namun pada alamat Undangan kita buat menjadi seperti gambar 1.4 diberi lingkaran, pada gambar hanya tampak berikut ini: Bapak/ibu Wali dari NIS Karena nantinya diantara kata dari dan NIS akan kita sisipkan nama siswa, lalu setelah kata NIS akan kita beri NIS dari masing-masing siswa. Kemudian dibawah kata kita tambahkan dengan alamat dan kota dari masing-masing siswa. 6. Kemudian simpan dengan file > Save lalu muncul form Save As. Seperti berikut ini: Gambar 1.5 Form save as Undangan 7. Pada isian File name isi dengan Undangan kemudian tekan Save. Perhatikan folder yang digunakan adalah folder default yaitu. My Document

6 d. Menghubungkan file daftar siswa.xls dengan file Undangan.doc Sejauh ini ada dua file yang sudah kita ciptakan File yang pertama dibuat menggunakan Microsoft Excel yaitu sebuah daftar siswa se-smu diberi nama daftar siswa smu. Kemudian file yang kedua kita buat menggunakan Microsoft Word. Ialah sebuah format undangan yang akan dikirimkan ke masing-masing siswa sesuai yang terdaftar. File ini kita beri nama Undangan. Selanjutnya kita akan menghubungkan kedua file tersebut Berikut ini langkahnya: 1. Buka file Undangan.doc atau jika masih terbuka, Pastikan toolbar mailmerge sudah terpasang di Microsoft Word anda. Seharusnya susunan toolbarnya seperti berikut ini: Icon Open Data Source Gambar 1.6 Proses menghubungkan data 2. Tetapi jika belum seperti gambar 1.6 yang diberi lingkaran. Lakukan hal berikut ini klik View -> Toolbars-> beri tanda centang pada Mail Merge. 3. Jika masalah toolbar sudah beres, klik icon Open Data Source ( ) nomor dua dari ujung kiri toolbar Mail Merge. Akan muncul form Select Data Source berikut ini:

7 Gambar 1.7 Form pilih file sumber 4. Pilih file Daftar siswa smu.xls di folder My Document. Kemudian tekan Open form Select Table selanjutnya adalah: Gambar 1.8 Form pilih tabel 5. Pada form Select Table pilih Sheet1$. Kemudian pastikan pada opsi First row of data contains column headers dicentang. (agar baris tabel yang paling atas dianggab judul tabel, bukan termasuk isi tabel). Kemudian tekan OK.

8 Perhatikan pada toolbar Mail merge semula ada bebrapa icon yang disable namun setelah sampai Langkah ini beberapa icon menjadi aktif. Ilustrasinya berikut ini: e. Mengatur Variabel Data Yang dimaksud variabel adalah Biar gampang dipahami saya lebih suka mengatakan sebagai, Kolom pada tabel Daftar siswa smu.xls. Dalam hal ini berarti kolom NIS, Nama, Alamat dan kota. Untuk selanjutnya keempat kolom tersebut kita sebut variabel. Setelah kita memahami variabel, tentunya kita akan mengetahui letak masing-masing variabel tersebut pada Undangan. Semua variabel akan kita letakkan di alamat surat Undangan berikut ini. Bapak/ibu Wali dari NIS Gambar 1.9 Toolbar Mail Merge antara kata dari dan NIS akan kita sisipkan variabel Nama, lalu setelah kata NIS akan kita beri variabel NIS. Kemudian dibawah kata kita tambahkan dengan variabel alamat dan variabel kota. Untuk lebih jelasnya berikut ini langkahnya: 1. Variabel nama a. Pada lembar kerja Undangan, Pertama-tama letakkan kursor mouse diantara kata dari dan NIS. Ilustrasinya berikut ini: 2. Icon Insert Merge Field Icon Merge to new Document Kursor

9 a. Selanjutnya klik icon Insert Merge Field ( ), akan muncul form Insert Merge Field berikut ini: Gambar 1.11 Form pilih variabel b. Pada daftar Fields pilih Nama, lalu klik Insert kemudian Close, Sekarang perhatikan alamat undangan akan menjadi berikut ini: Bapak/ibu Wali dari <Nama> NIS c. Untuk variabel yang lain anda tinggal menyesuaikan hingga alamat undangan menjadi seperti berikut ini: Bapak/ibu Wali dari <Nama> NIS <NIS> <Alamat> <Kota>

10 f. Menciptakan Undangan Massal Pada langkah ini tiba saatnya surat undangan massal akan tercipta sesuai dengan jumlah data pada file sumber data. Untuk itu lakukan langkah-langkah berikut ini: 1. Pertama pilih apakah surat undangan massal tersebut akan langsung di print atau disimpan kedalam sebuah file baru. Sebaiknya pilih pilihan kedua. Jika pilihan anda sesuai yang direkomendasikan penulis, maka pada toolbar Mail Merge klik Icon Merge to new Document ( selanjutnya akan muncul form berikut ini: ) keterangan icon lihat gambar Gambar 1.12 Form query data 2. Klik Ok saja, lalu akan muncul Document Microsoft Word baru dengan nama file letters1. seperti ilustrasi berikut ini:

11 Gambar 1.13 Surat undangan massal 3. Dalam satu file letters1 terdapat 9(sembilan) halaman surat undangan yang masing-masing alamat suratnya menyesuaikan dengan data yang terdapat pada file daftar siswa smu.xls, pada gambar 1.13 diberi tanda lingkaran. 4. Kemudian simpan dengan File > Save lalu muncul form Save As. Seperti berikut ini: Gambar 1.14 Form save as Undangan massal 5. Pada isian File name isi dengan Undangan Massal kemudian tekan Save. Perhatikan folder yang digunakan adalah folder default yaitu. My Document Untuk lebih mendalami materi cobalah berekplorasi dan mengembangkan materi ini, semoga bermanfaat.