BIMBINGAN TEKNIS SWAKELOLA PENGADAAN BARANG / JASA PEMERINTAH. Disampaikan oleh : Dr. H. FAHRURRAZI, M.Si.

Transkripsi

1 BIMBINGAN TEKNIS SWAKELOLA PENGADAAN BARANG / JASA PEMERINTAH Disampaikan oleh : Dr. H. FAHRURRAZI, M.Si.

2 Nama : Dr. H. FAHRURRAZI, M.Si. Lahir : Pontianak, 21 April 1980 Alamat : Puri Cibeureum Permai II : Jl. Flamboyan No. 7 Sukabumi Pendidikan : S-3 Doktor Administrasi Pendidikan - UPI Jabatan : 1. Instruktur PBJ - LKPP 2. Saksi Ahli PBJ - LKPP 3. Asesor Kompetensi Ahli PBJ - LKPP 4. Sekretaris Dinas Perhubungan Kota Sukabumi 5. Pembina ULP Kota Sukabumi Tugas lainnya : 1. Rektor Institut Manajemen Wiyata Indonesia 2. Pendiri dan Pengurus P3I 3. Ketua & Dosen WII erazeti@yahoo.co.id HP :

3 Menyusun Kebutuhan dan Anggaran Pengadaan Barang/Jasa Unit Kompetensi 04

4 BAB I PENDAHULUAN

5 PENYUSUNAN KEBUTUHAN BARANG DAN JASA

6 Spend Analysis

7 Definisi dan Manfaat Definisi: Proses pemanfaatan data histori pengeluaran dengan cara pengumpulan, klasifikasi, dan analisa histori pengeluaran Manfaat: No Area Pengembangan Pengaruh Terhadap Kinerja 1 Biaya barang/jasa Pengurangan biaya melalui strategi pengadaan dengan informasi yang tepat 2 Manajemen pemasok Menghilangkan duplikasi pemasok 3 Kepatuhan terhadap kontrak Meningkatkan kepatuhan terhadap kontrak, dapat tercapai melalui penetapan harga dalam kontrak 4 Kepatuhan terhadap peraturan Memenuhi ketentuan-ketentuan peraturan pelaporan 5 Manajemen inventaris Mengurangi stok yang berlebihan, mengurangi biaya inventaris. 6 Manajemen produk barang/jasa Meningkatkan penggunaan part yang bisa masih bisa dipakai, menyelaraskan desain dan strategi pengadaan. 7 Process cycle Mengurangi siklus spend analysis sehingga dapat lebih fokus pada pengembangan pekerjaan yang strategis

8 Input (Sumber Data) Proses (Visibilitas pembelian, identifikasi kesempatan, analisa) Output ERP GL T&E Inventory Material Master Vendor List Bill of Material E-Procurement Purchase Orders Product Catalog Contracts Ekstrak data pengeluaran dari sumber internal dan eksternal Validasi data untuk memastikan akurasi dan kelengkapan Membersihkan data untuk mengeliminasi eror dan perbedaan Klasifikasi data dengan skema standard Meningkatkan/ memperkaya data dengan informasi bisnis terkait Pengadaan yang strategis Pengumpulan jumlah volume belanja Supplier rationalization Manajemen kepatuhan Optimisasi Inventaris Standar isasi barang and penggunaan ulang Cara Penggunaan Tahap 1 - Input Tahap 2 Proses Tahap 3 - Output Menganalisa data dengan advanced analysis

9 Penerapan Spend Analysis Tujuan dan Rencana Organisasi Kebutuhan Barang/jasa Strategi dan pemaketan pengadaan Spend Analysis

10 Tujuan dan Rencana Organisasi

11 Hubungan Tujuan dan Rencana Organisasi Aspek kualitatif dalam identifikasi kebutuhan Korelasi - Rencana operasional dan Rencana strategis mendukung pencapaian tujuan

12 Tujuan Organisasi Guna Tujuan Organisasi: Pedoman organisasi Acuan arah seluruh kegiatan-kegiatan di dalam organisasi Tolok ukur obyektif untuk mengukur pelaksanaan program Jenis tujuan berdasarkan jangka waktu: Jangka pendek (< 1 tahun) Jangka menengah (3-5 tahun) Jangka panjang (> 5 tahun) Penyusunan paket dan strategi pengadaan Dasar identifikasi kebutuhan Meminimalisir pengeluaran yang tidak selaras dengan Tujuan Organisasi

13 Rencana Organisasi Definisi Pemetaan langkah-langkah yang digunakan guna pencapaian tujuan organisasi Guna Rencana Organisasi: Memastikan langkah kegiatan-kegiatan terarah untuk pencapaian tujuan organisasi Pedoman kegiatan sehari-hari setiap perusahaan

14 Rencana Organisasi Jenis Rencana Organisasi: Rencana Strategis Sifat: umum, terukur, target jangka panjang Dirumuskan pada level manajemen Contoh: Peningkatan keuntungan perusahaan sebesar 20% Rencana Operasional (Turunan dari rencana strategis) Sifat: Detail, spesifik terhadap operasional harian, target jangka pendek Dirumuskan pada level menengah manajemen, selaras denganrencana strategis Contoh: Memenuhi kebutuhan organisasi, menyusun strategi pengadaan sehingga cost saving dapat terpenuhi

15 Identifikasi Rincian Kebutuhan Barang/Jasa (1/3) Dilaksanakan oleh Pengguna dan Pengelola Pengadaan Data-data dari hasil Spend Analysis Jenis Kebutuhan: 1. Kebutuhan Operasional Sifat: Rutin, pemenuhan jangka pendek organisasi Contoh: Pemeliharaan AC 2. Kebutuhan Investasi Sifat: Tidak rutin, pekerjaan proyek satu kali panggil, jangka waktu bervariasi Contoh: Pemasangan UPS pada komputer Sumber : Salesforce

16 Identifikasi Rincian Kebutuhan Barang/Jasa (2/3) Jenis Barang/Jasa: Kualitas 1. Barang Bahan baku, barang setengah jadi, makhluk hidup, barang jadi/peralatan 2. Jasa Konstruksi pelaksanaan konstruksi bangunan/wujud fisik lainnya 3. Jasa Konsultansi layanan profesional, Risiko 5 Elemen Kuantitas mengutamakan olah pikir 4. Jasa Lainnya Mengutamakan keterampilan, penyediaan jasa selain tersebut diatas Lokasi Waktu 5 Elemen dasar dalam identifikasi barang/jasa:

17 Identifikasi Rincian Kebutuhan Barang/Jasa (3/3) Kesalahan yang biasa terjadi dalam penentuan kebutuhan barang/jasa: Spesifikasi barang/jasa yang mengarah kepada produk tertentu. Barang yang dibutuhkan sudah tidak ada lagi di pasar. Jumlah perencanaan yang tidak akurat sehingga ditengah pelaksanaan kontrak diperlukan jumlah barang lebih, sehingga perubahan lingkup kerja terhadap kontrak diperlukan. Penentuan spesifikasi yang berlebihan.

18 PENYUSUNAN PAKET DAN STRATEGI PENGADAAN

19 Menentukan Prioritas Kebutuhan Definisi Prioritas: Barang/jasa yang karena sifat kebutuhannya perlu didahulukan proses pengadaannya, sehingga barang/jasa yang dibutuhkan tersedia tepat waktu Aspek prioritas: Waktu barang/jasa dibutuhkan (e.g. waktu pengiriman) Waktu pengadaan Kebutuhan yang mendesak

20 Menentukan Prioritas Kebutuhan Keuntungan pemaketan yang strategis: Pengadaan menjadi lebih kompetitif - nilai pengadaan yang besar = daya tarik bagi calon pemasok = penawan bersaing Pengurangan biaya karena dengan kuantitas yang lebih besar para pemasok akan juga dapat mengurangi biaya produksinya, termasuk: biaya produksi langsung, biaya overhead, biaya pengitiman dan biaya administrasi Manajemen kontrak yang lebih efisien

21 Menentukan Prioritas Kebutuhan Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika survey pasar: 1. Pemasok-pemasok yang dapat menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan 2. Jenis komoditas yang dapat disediakan oleh pemasok tersebut 3. Kapasitas dan kualitas dari pemasok 4. Lokasi pabrik/kantor/gudang dari pemasok 5. Pengalaman dan reputasi pemasok (e.g. kemampuan finansial) 6. Jumlah pemasok di pasar yang dapat menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan

22 Pemaketan Pengadaan Resiko pemaketan pekerjaan terhadap kelangsungan operasional organisasi: Paket pekerjaan beresiko tinggi - Pemaketan pekerjaan/pemilihan pemasok dengan kriteria aspek teknis tinggi - Kontijensi memerlukan perencanaan dari awal Paket pekerjaan beresiko sedang - Pemaketan pekerjaan dengan kriteria aspek teknis tinggi - Pemaketan pengadaan - Penyusunan paket pengadaan Penyusunan rencana anggaran pengadaan barang/jasa - Pemaketan pekerjaan dengan aspek kritis rendah - Sangat mudah untuk menggantikan pekerjaan dengan pemasok lain

23 Pemaketan Pengadaan Supply Positioning Model (SPM) Definisi: Keterkaitan antara pengeluaran organisasi atas pembelian barang/jasa dan pengaruhnya terhadap sifat kebutuhan barang/jasa tersebut Manfaat SPM: Membantu efisiensi biaya Mengetahui profil kuadran jenis barang/jasa Membantu strategi pemaketan pengadaan Mempengaruhi penentuan anggaran Mengetahui posisi negosiasi harga

24 Pemaketan Pengadaan Rutin (Non critical items): Dampak ketergantungan operasional organisasi terhadap barang/jasa rendah, nilai pengeluaran organisasi terhadap barang/jasa rendah Bottleneck: Dampak ketergantungan operasional organisasi terhadap barang/jasa tinggi, nilai pengeluaran organisasi terhadap barang/jasa rendah Leverage: Dampak ketergantungan operasional organisasi terhadap barang/jasa rendah, akan tetapi nilai pengeluaran organisasi terhadap barang/jasa cukup tinggi Strategic: Dampak ketergantungan operasional organisasi terhadap barang/jasa tinggi, dan juga pengeluaran organisasi terhadap barang/jasa tinggi

25 Pemaketan Pengadaan Langkah- langkah penerapan SPM: 1. Identifikasi pengeluaran barang/jasa tertentu 2. Mengenali sifat kebutuhan dan dampak terhadap keberlangsungan kegiatan organisasi 3. Memetakan hubungan antara pengeluaran dan sifat kebutuhan (routine/bottleneck/ leverage/critical) 4. Penentuan strategi pemaketan berdasarkan posisi barang/jasa pada kuadran SPM

26 Pemaketan Pengadaan Teori Supply Demand Definisi: keadaan kemampuan pemasok dalam memasok barang/jasa pada kuantitas tertentu dan kemampuan konsumen membeli barang/jasa tersebut dengan harga tertentu Manfaat: Mengetahui keadaan harga dan pemasok di pasar Membantu penyusunan kebutuhan anggaran Membantu penyusunan strategi pemaketan pengadaan

27 Penyusunan Paket Pengadaan Prinsip dasar pemaketan pengadaan: Efisien Persaingan sehat Kesatuan sistem Kualitas kemampuan teknis Kriteria pemaketan pengadaan : Komoditas Rutinitas kebutuhan (Rutin/Tidak Rutin) Kebutuhan investasi dan operasional Lokasi kebutuhan/lokasi pemasok Pengembangan usaha kecil/usaha mikro/koperasi kecil Kandungan lokal barang/jasa yang dibutuhkan

28 Penyusunan Paket Pengadaan Mengarah/ketergantungan terhadap suatu pemasok tertentu Laranganlarangan dalam penyusunan paket pengadaan: Menghalangi pengusaha kecil untuk ikut serta Menghalangi penyedia jasa konsultansi badan usaha/penyedia perorangan yang berasal dari luar wilayah pekerjaan untuk ikut serta Menghindari pelelangan/seleksi dengan cara memisah-misahkan pekerjaan yang nilai pekerjaannya dibawah batas pelelangan/seleksi Menghindari proses persetujuan oleh instansi yang lebih tinggi

29 RENCANA ANGGARAN PENGADAAN BARANG/JASA

30 Penyusunan Anggaran PBJ Sumber data pembuatan anggaran/sumber referensi harga Sumber Internal Data yang berasal dari dalam organisasi. Contoh: jenis barang/jasa, harga, jumlah, waktu pemesanan, masa berlaku kontrak Sumber Eksternal Data yang berasal dari luar organisasi. Contoh: harga, aspek yang mempengaruhi perubahan harga (inflasi, peraturan pemerintah, pergerakan harga komoditas dunia, nilai tukar uang)

31 Penyusunan Anggaran PBJ Identifikasi komponen pekerjaan (Work Breakdown Structure) dan komponen harga Identifikasi komponen pekerjaan-pekerjaan yang mendukung pencapaian sebuah kegiatan di dalam rencana organisasi. Work Breakdown Structure: memetakan dan merinci komponen-komponen kegiatan yang bersangkutan secara mendetail untuk mencapai hasil pekerjaan. Contoh: Work Breakdown Structure sederhana untuk pekerjaan instalasi dan pemeliharaan Genset

32 Penyusunan Anggaran PBJ Penganggaran Berbasis Kinerja: Penganggaran harga/biaya pengadaan dilakukan setelah mengetahui komponen-komponen pekerjaan Pendekatan Top Down Pendekatan Top Down Program Outcome Pembuatan Program Kerja sesuai tujuan organisasi Penyusun: manajemen level atas sebagai pihak yang mengetahui garis besar dan kompleksitas organisasi Kegiatan ditentukan berdasarkan Program Kerja untuk mendukung Tujuan Organisasi dan Spend Analysis Kegiatan Pendekatan Bottom Up Output Komponen Sub Komponen Proses pencapaian output Pendekatan Bottom Up Penentuan komponen, sub-komponen dan detail belanja sebagai proses pencapaian output Penyusun: manajemen level menengah dan operasional yang mengetahui detail kebutuhan pelaksanaan Mengidentifikasi detail belanja untuk mencapai sub komponen, komponen dan pada akhirnya terbentuknya Output Detail Belanja

33 Penyusunan Anggaran PBJ Komponen dalam rencana penganggaran pengadaan barang/jasa: a. Biaya barang/jasa itu sendiri b. Biaya pendukung, mencakup biaya pemasangan, biaya pengangkutan, biaya pelatihan, dan lain-lain c. Biaya administrasi yang diperlukan untuk proses pengadaan, mencakup biaya pengumuman pengadaan dan biaya survei lapangan/pasar d. Biaya lainnya yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan pengadaan barang/jasa, antara lain, biaya pendapat ahli hukum kontrak, biaya uji coba pada saat proses evaluasi dilakukan dan/atau biaya uji coba sebelum dilakukan penerimaan hasil pekerjaan. e. Biaya administrasi untuk kegiatan/pekerjaan yang akan dilaksanakan pada tahun anggaran yang akan datang namun pengadaannya dilaksanakan pada tahun anggaran berjalan harus disediakan pada tahun anggaran berjalan. f. Biaya eksternal yang dapat mempengaruhi perubahan harga yaitu tingkat inflasi, harga komoditas dunia, tingkat perbandingan mata uang, indeks harga konsumen, dan lain-lain.

34 Penyusunan Anggaran PBJ Penentuan harga satuan pekerjaan/kegiatan pengadaan barang/jasa Definisi Harga satuan adalah biaya yang harus dikeluarkan untuk memperoleh suatu item barang/jasa Prinsip dapat dipertanggungjawabkan, sah, wajar. Dokumen-dokumen pendukung sebagai bukti akuntabilitas perlu dilampirkan. Dasar penentuan harga satuan: A. Harga pasar/standard harga. Sumber dari eksternal harga calon-calon pemasok di pasar yang sifatnya bersaing. Verifikasi harga antar pemasok diperlukan untuk mengetahui batas kewajaran harga di pasar. B. Batas pagu anggaran. Pagu anggaran didapatkan dari harga yang ditentukan ketika pembuatan anggaran

35 Penyusunan Anggaran PBJ Penyusunan Rincian Anggaran Biaya (RAB) Definisi Rincian dari kebutuhan anggaran untuk mencapai output pengadaan barang/jasa. Rincian alokasi anggaran yang dibutuhkan tiap komponen/tahapan yang berisi biaya-biaya dengan mengacu pada data-data pendukung yang dapat dipertanggungjawabkan. Komponen biaya dibagi menjadi dua (2): 1. Komponen Utama merupakan komponen pembiayaan langsung yang kebutuhannya dipengaruhi oleh total volume output yang akan dicapai. Contoh: biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung. 2. Komponen Pendukung yang dimaksud adalah biaya yang tidak berpengaruh secara langsung terhadap output. Sebagai contoh adalah biaya administrasi kantor dan biaya overhead.

36 Penyusunan Anggaran PBJ Format Sederhana RAB Output Pekerjaan: Nama Pekerjaan/Output yang diperlukan

37 Persetujuan Rencana Anggaran Alur Persetujuan Anggaran Secara Konseptual

38 Dokumentasi Rencana Paket PBJ Isi rencana paket pengadaan sekurang-kurangnya mencakup: a. Lingkup pekerjaan. Menjelaskan dasar kebutuhan pengadaan barang/jasa, mengapa kebutuhan tersebut ada dan ekspektasi hasil yang dicapai dari pelaksanaan pekerjaan. b. Waktu barang/jasa diperlukan. c. Jadwal pengadaan. Kurun waktu pelaksanaan pengadaan, dimulai dari perencanaan sampai waktu efektif kontrak. d. Informasi hasil penelitian pasar. Pengetahuan mengenai keadaan di pasar dalam hal harga, pemasok, persaingan, informasi detail barang/jasa, dsb. e. Metode dan sistem pengadaan. (Penunjukan Langsung/Pemilihan Langsung/Lelang Terbatas/Lelang Umum) f. Struktur kompensasi. Struktur penyusunan nilai kontrak seperti yang telah dibahas pada penyusunan komponen pekerjaan dan komponen harga. g. Nilai anggaran dan persetujuannya. Nilai anggaran yang sudah disetujui oleh pimpinan tertinggi organisasi.

39 Dokumentasi Rencana Paket PBJ Fungsi Pengguna Institusi lebih tinggi yang berwenang (apabila diperlukan) Fungsi teknis Persetujuan Rencana Paket Pengadaan oleh: Fungsi pengadaan Fungsi keuangan Pelaksanaan proses pengadaan kemudian dapat dimulai berdasarkan Rencana Paket Pengadaan Barang/Jasa yang sudah disetujui oleh fungsi-fungsi terkait. Fungsi hukum

40 RINGKASAN PERENCANAAN PENGADAAN S w a k e l o l a P e n g a d a a n B a r a n g / J a s a P e m e r i n t a h Procure as Worship 40

41 Step 1 Step 2 Step 3 Step 4 Identifikasi Kebutuhan Barang/Jasa Menyusun dan menetapkan rencana penganggaran Menetapkan Kebijakan Umum Pengadaan : 1. Pemaketan; 2. Cara Pengadaan; 3. Pengorganisasian; 4. PPDN. Menyusun KAK, berisi : 1. Uraian Kegiatan; 2. Waktu pelaksanaan; 3. Spek teknis; 4. Total perkiraan biaya. Kaji Ulang S w a k e l o l a P e n g a d a a n B a r a n g / J a s a P e m e r i n t a h Procure as Worship 41

42 CARA PENGADAAN KEBUTUHAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH KEGIATAN PENGADAAN MELALUI SWAKELOLA DIPERLUKAN KEGIATAN PENGADAAN BAGAIMANA CARA PENGADAANNYA (HOW) RENCANA UMUM PENGADAAN PERATURAN PERUNDANGAN YANG TERKAIT MELALUI PENYEDIA BARANG / JASA S w a k e l o l a P e n g a d a a n B a r a n g / J a s a P e m e r i n t a h Procure as Worship 42

43 S w a k e l o l a MELALUI SWAKELOLA RUP MELALUI PENYEDIA BARANG / JASA 1. K/L/D/I Sebagai Penanggungjawab Anggaran 2. Instansi Pemerintah Lain 3. Kelompok Masyarakat Pelaksana Swakelola Barang : 1. Lelang Umum 2. Lelang Terbatas 3. Lelang Sederhana 4. Penunjukan Langsung 5. Pengadaan Langsung 6. Kontes Jasa Lainnya : 1. Lelang Umum 2. Lelang Sederhana 3. Penunjukan Langsung 4. Pengadaan Langsung 5. Sayembara Pekerjaan Konstruksi : 1. Lelang Umum 2. Lelang Terbatas 3. Pemilihan Langsung 4. Penunjukan Langsung 5. Pengadaan Langsung Jasa Konsultansi: 1. Seleksi Umum 2. Seleksi Sederhana 3. Penunjukan Langsung 4. Pengadaan Langsung 5. Sayembara Procure as Worship 43

44 SWAKELOLA Penyerahan Pelaksanaan Pengawasan Pelaporan dan Pertanggung jawaban Perencanaan S w a k e l o l a P e n g a d a a n B a r a n g / J a s a P e m e r i n t a h Procure as Worship 44

45 PERENCANAAN SWAKELOLA PENGADAAN S w a k e l o l a P e n g a d a a n B a r a n g / J a s a P e m e r i n t a h Procure as Worship 45

46 KETENTUAN UMUM 1 2 Swakelola oleh K/L/D/I Penanggungjawab Anggaran: a. Direncanakan, dikerjakan dan diawasi oleh K/L/D/I b. Menggunakan pegawai sendiri dan pegawai K/L/D/I lain c. Bila menggunakan tenaga ahli, tidak melebihi 50% dari keseluruhan pegawai K/L/D/I yang terlibat dalam pekerjaan Swakelola oleh Instansi Pemerintah Lain pelaksana swakelola: a. Direncanakan dan diawasi oleh K/L/D/I b. Pelaksanaan pekerjaan dilakukan oleh K/L/D/I lain 3 Swakelola oleh Kelompok Masyarakat Pelaksana Swakelola: a. Direncanakan, dikerjakan dan diawasi oleh kelompok masyarakat b. Sasaran ditentukan oleh K/L/D/I penanggungjawab anggaran c. Pekerjaan utama tidak boleh menggunakan subkontrak S w a k e l o l a P e n g a d a a n B a r a n g / J a s a P e m e r i n t a h Procure as Worship 46

47 KETENTUAN UMUM Swakelola oleh Instansi Penanggungjawab Anggaran MENTERI/ KEPALA DAERAH PA/KPA ULP PPK PP PPHP TIM SWAKELOLA TIM PERENCANA TIM PELAKSANA TIM PENGAWAS S w a k e l o l a P e n g a d a a n B a r a n g / J a s a P e m e r i n t a h Procure as Worship 47

48 KETENTUAN UMUM Swakelola oleh Instansi Pemerintah Lain PA/KPA Nota kesepahaman PIMPINAN PPHP PPK TIM PELAKSANA ULP/PP TIM PERENCANA TIM PENGAWAS S w a k e l o l a P e n g a d a a n B a r a n g / J a s a P e m e r i n t a h Procure as Worship 48

49 KETENTUAN UMUM Swakelola oleh Kelompok Masyarakat PA/KPA PPHP PPK PIMPINAN POKMAS TIM PENGADAAN TIM PERENCANA TIM PELAKSANA TIM PENGAWAS S w a k e l o l a P e n g a d a a n B a r a n g / J a s a P e m e r i n t a h Procure as Worship 49 49

50 KETENTUAN UMUM Swakelola oleh Kelompok Masyarakat 1. Pelaksanaan pengadaan barang/jasa hanya diserahkan kepada kelompok masyarakat pelaksana swakelola yang mampu melaksanakan pekerjaan; 2. Pengadaan pekerjaan konstruksi hanya dapat berbentuk rehabilitasi, renovasi dan konstruksi sederhana; 3. Konstruksi bangunan baru yang tidak sederhana, dibangun oleh Penanggung Jawab Anggaran untuk selanjutnya diserahkan kepada kelompok masyarakat S w a k e l o l a P e n g a d a a n B a r a n g / J a s a P e m e r i n t a h Procure as Worship 50

51 TAHAPAN PERENCANAAN Swakelola oleh Penanggungjawab Anggaran K/L/D/I menyusun daftar kebutuhan dan kegiatan yang akan dilaksanakan dengan cara swakelola Tim Perencana Penyusunan Rincian KAK Penyusunan Jadwal Rencana Pelaksanaan Pekerjaan Pembuatan Rincian Biaya Pekerjaan Pembentukan Tim Swakelola Tim Pelaksana Tim Pengawas Pembuatan Gambar Rencana Kerja dan Teknis (jika diperlukan) Rencana Pengadaan dan Kebutuhan Tenaga Kerja/Bahan/Alat dll Mengusulkan pembentukan ULP/Pejabat Pengadaan kepada PA/KPA (jika belum dibentuk pada tahap penyusunan RUP) S w a k e l o l a P e n g a d a a n B a r a n g / J a s a P e m e r i n t a h Procure as Worship 51 51

52 TAHAPAN PERENCANAAN Swakelola oleh Instansi Pemerintah Lain K/L/D/I menyusun daftar kebutuhan dan kegiatan yang akan dilaksanakan dengan cara swakelola Tim Perencana di K/L/D/I Penanggung jawab Anggaran Penyusunan Rincian KAK Penyusunan Jadwal Rencana Pelaksanaan Pekerjaan Penawaran tertulis dan Pembuatan MoU dengan Instansi Pemerintah Lain Pembentukan Tim Swakelola Kontrak dengan Tim Pelaksana Tim Pelaksana Instansi Pemerintah Lain Tim Pengawas di K/L/D/I Penanggung jawab Anggaran Pembuatan Rincian Biaya Pekerjaan Pembuatan Gambar Rencana Kerja dan Teknis (jika diperlukan) Rencana Pengadaan dan Kebutuhan Tenaga Kerja/Bahan/Alat dll Mengusulkan pembentukan ULP/Pejabat Pengadaan di instansi pemerintah lain (jika belum dibentuk pada tahap penyusunan RUP) S w a k e l o l a P e n g a d a a n B a r a n g / J a s a P e m e r i n t a h Procure as Worship 52 52

53 TAHAPAN PERENCANAAN Swakelola oleh Kelompok Masyarakat K/L/D/I menyusun daftar kebutuhan dan kegiatan yang akan dilaksanakan dengan cara swakelola Tim Perencana pada Pokmas Penyusunan Rincian KAK Penyusunan Jadwal Rencana Pelaksanaan Pekerjaan Penetapan Kelompok Masyarakat sebagai Tim Pelaksana Swakelola Kontrak dengan Ketua Pokmas Pembentukan Tim Swakelola oleh Pokmas Tim Pelaksana pada Pokmas Tim Pengawas pada Pokmas Pembuatan Rincian Biaya Pekerjaan Pembuatan Gambar Rencana Kerja dan Teknis (jika diperlukan) Rencana Pengadaan dan Kebutuhan Tenaga Kerja/Bahan/Alat dll Pembentukan Tim Pengadaan S w a k e l o l a P e n g a d a a n B a r a n g / J a s a P e m e r i n t a h Procure as Worship 53

54 KONTRAK PADA SWAKELOLA PPK mengadakan kontrak dengan pelaksana swakelola pada instansi pemerintah lain, atau dengan pelaksana swakelola dengan kelompok masyarakat Kontrak swakelola paling kurang berisi: 1. Para pihak; 2. Pokok pekerjaan yang diswakelolakan 3. Nilai pekerjaan yang diswakelolakan 4. Jangka waktu pelaksanaan; dan 5. Hak dan kewajiban para pihak. S w a k e l o l a P e n g a d a a n B a r a n g / J a s a P e m e r i n t a h Procure as Worship 54

55 TAHAPAN PERENCANAAN Kegiatan perencanaan Swakelola meliputi: a. penetapan sasaran, rencana kegiatan dan jadwal pelaksanaan; b. penyusunan jadwal pelaksanaan dengan mempertimbangkan waktu yang cukup bagi pelaksanaan pekerjaan/kegiatan; c. perencanaan teknis dan penyiapan metode pelaksanaan yang tepat agar diperoleh rencana keperluan tenaga, bahan dan peralatan yang sesuai; d. penyusunan rencana keperluan tenaga, bahan dan peralatan secara rinci serta dijabarkan dalam rencana kerja bulanan, rencana kerja mingguan dan/atau rencana kerja harian; dan e. penyusunan rencana total biaya secara rinci dalam rencana biaya bulanan dan/atau biaya mingguan yang tidak melampaui Pagu Anggaran yang telah ditetapkan dalam dokumen anggaran. S w a k e l o l a P e n g a d a a n B a r a n g / J a s a P e m e r i n t a h Procure as Worship 55 55

56 TAHAPAN PELAKSANAAN (1) 1. Pekerjaan dilaksanakan mengacu pada: Rincian Kerangka Acuan Kerja (KAK) Kontrak/MoU untuk swakelola yang dilakukan oleh instansi pemerintah lain pelaksana swakelola dan kelompok masyarakat. 2. Pengadaan barang, peralatan, jasa lainnya, dan/atau tenaga ahli perseorangan dilakukan oleh: ULP/Pejabat Pengadaan pada instansi Penanggungjawab Anggaran atau intansi pemerintah lain pelaksana swakelola Tim Pengadaan untuk swakelola kelompok masyarakat (dengan memperhatikan prinsip dan etika pengadaan). 3. Pembayaran dilakukan secara berkala. S w a k e l o l a P e n g a d a a n B a r a n g / J a s a P e m e r i n t a h Procure as Worship 56 56

57 TAHAPAN PELAKSANAAN (2) 4. Pencairan dana swakelola oleh kelompok masyarakat disalurkan langsung kepada kelompok masyarakat tersebut, dengan tahapan: 40% total dana apabila kelompok masyarakat telah siap 30% total dana apabila pekerjaan selesai 30% 30% total dana apabila pekerjaan selesai 60%. 5. pembayaran upah tenaga kerja yang diperlukan dilakukan secara berkala berdasarkan daftar hadir pekerja atau dengan cara upah borongan. 6. pembayaran gaji tenaga ahli yang diperlukan dilakukan berdasarkan Kontrak. S w a k e l o l a P e n g a d a a n B a r a n g / J a s a P e m e r i n t a h Procure as Worship 57 57

58 TAHAPAN PELAKSANAAN (3) 7. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang menggunakan Uang Persediaan (UP)/ Uang Muka kerja dipertanggungjawabkan secara berkala maksimal secara bulanan. 8. Kemajuan fisik dicatat setiap hari dan dievaluasi setiap minggu. 9. Kemajuan non fisik atau perangkat lunak dicatat dan dievaluasi setiap bulan. 10. Pengawasan pekerjaan fisik di lapangan dilakukan oleh pelaksana yang ditunjuk oleh PPK. 11. Membuat laporan kemajuan pekerjaan dan dokumentasi. 12. Membuat laporan realisasi pekerjaan. 13. Melaksanakan penyerahan hasil pekerjaan. S w a k e l o l a P e n g a d a a n B a r a n g / J a s a P e m e r i n t a h Procure as Worship 58 58

59 MELALUI PENYEDIA BARANG / JASA Barang : 1. Lelang Umum 2. Lelang Terbatas 3. Lelang Sederhana 4. Penunjukan Langsung 5. Pengadaan Langsung 6. Kontes Jasa Lainnya : 1. Lelang Umum 2. Lelang Sederhana 3. Penunjukan Langsung 4. Pengadaan Langsung 5. Sayembara Pekerjaan Konstruksi : 1. Lelang Umum 2. Lelang Terbatas 3. Pemilihan Langsung 4. Penunjukan Langsung 5. Pengadaan Langsung Jasa Konsultansi: 1. Seleksi Umum 2. Seleksi Sederhana 3. Penunjukan Langsung 4. Pengadaan Langsung 5. Sayembara S w a k e l o l a P e n g a d a a n B a r a n g / J a s a P e m e r i n t a h Procure as Worship 59 59

60 PELAKSANAAN PENGADAAN MELALUI E-PROCUREMENT E-Procurement* E-Tendering E-Purchasing Katalog Elektronik E-Lelang & E- Seleksi E-Lelang Cepat & E-Seleksi Cepat S w a k e l o l a P e n g a d a a n B a r a n g / J a s a P e m e r i n t a h Procure as Worship 60 60

61 PEMILIHAN PENYEDIA E-Tendering E-Lelang Pelelangan Umum Pelelangan Sederhana/PML Seleksi Umum Elektronik E-Seleksi Seleksi Sederhana E-Purchasing E-Calagoue Pemilihan Penunjukan Langsung Non Elektronik Pengadaan Langsung Sayembara/ Kontes S w a k e l o l a P e n g a d a a n B a r a n g / J a s a P e m e r i n t a h Procure as Worship 61

62 TAHAPAN PENGAWASAN (1) Pengawasan dilakukan oleh Tim Pengawas untuk mengawasi pekerjaan mulai dari persiapan sampai akhir pelaksanaan pekerjaan swakelola, meliputi : 1) Pengawasan administrasi yang dilakukan terhadap dokumentasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan; 2) Pengawasan teknis terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan untuk mengetahui realisasi fisik pekerjaan lapangan meliputi: a. Pengawasan terhadap bahan meliputi pengadaan, pemakaian dan sisa bahan; b. Pengawasan terhadap penggunaan peralatan/suku cadang untuk menghindari tumpang tindih pemakaian di lapangan; dan c. Pengawasan terhadap penggunaan tenaga kerja/ahli agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan yang direncanakan. S w a k e l o l a P e n g a d a a n B a r a n g / J a s a P e m e r i n t a h Procure as Worship 62 62

63 TAHAPAN PENGAWASAN (2) 3) Pengawasan Keuangan yang mencakup cara pembayaran serta efisiensi dan efektifitas penggunaan keuangan; dan 4) Apabila dari hasil pengawasan ditemukan penyimpangan, PPK harus segera mengambil tindakan. S w a k e l o l a P e n g a d a a n B a r a n g / J a s a P e m e r i n t a h Procure as Worship 63 63

64 TAHAPAN EVALUASI 1) Tim Pengawas melakukan evaluasi setiap minggu terhadap pelaksanaan pekerjaan yang meliputi: a) Pengadaan dan penggunaan bahan; b) Pengadaan dan penggunaan tenaga kerja/ahli; c) Pengadaan dan penggunaan peralatan/suku cadang; d) Realisasi keuangan dan biaya yang diperlukan; e) Pelaksanaan fisik; dan/atau f) Hasil kerja setiap jenis pekerjaan. 2) Dari hasil evaluasi tersebut, Tim Pengawas memberikan masukan dan rekomendasi untuk memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan pekerjaan Swakelola selanjutnya. S w a k e l o l a P e n g a d a a n B a r a n g / J a s a P e m e r i n t a h Procure as Worship 64 64

65 TAHAPAN PENGAWASAN & EVALUASI Apabila dari hasil pengawasan ditemukan penyimpangan, PPK harus segera mengambil tindakan Dari hasil evaluasi tersebut, Tim Pengawas memberikan masukan dan rekomendasi untuk memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan pekerjaan swakelola selanjutnya S w a k e l o l a P e n g a d a a n B a r a n g / J a s a P e m e r i n t a h Procure as Worship 65 65

66