DAFTAR ISI. Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Studi kasus UD Kasih Karunia. Purwanto... 15

Transkripsi

1

2 DAFTAR ISI Pengaruh Pengalaman Audit, Gender, Tekanan Ketaatan dan Kompleksitas Tugas Terhadap Audit Judgment ( Studi Empiris pada KAP di Jakarta dan Tangerang).Priscillia Sharon... 1 Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Studi kasus UD Kasih Karunia. Purwanto Evaluasi Kinerja Perusahaan Sektor Pharmaceutical Atas Dasar EPS.Ati Amaliyah Evaluasi Kinerja Perusahaan di Sektor Tembakau Atas Dasar Dividend Per Share.Nia Munasifah Evaluasi Kinerja Perusahaan Sektor Konstruksi.Sharlen Ong Anistasia Evaluasi Kinerja Perusahaan di Sektor Food & Beverages.Susiyanti Analisa Penggunaan Pernyataan Standar Akuntansi Pemerintahan Terhadap Laporan Realisasi Anggaran Kota Manado. Angelina Ervina Jeanette Egeten...53

3 Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Studi kasus UD Kasih Karunia Purwanto Faculty of Information Technology Satya Wacana Christian University ABSTRACT Salary or wager is company's compensation for jobs that has been done by employee. The late payment of salary will result to decreasing productivity of employee. Thus, The development for payroll accounting information system is needed to support salary management in a company. The research used primary and secondary data from UD Kasih Karunia. System develoment is built with waterfall model which contain: 1) Definition and need analysis 2) Designing software and system used DFD and REA, 3) System implementation using MS. Access 4) Integrating and Testing, 5) Maintenance. The resutl of this study is DFD design, REA design, system implementation using Ms. Access. The implementation of payroll accounting information system will result to 1) creating computerize payroll calculation, 2) fast weekly information report 3) payroll data storage 4) automatic payroll receipt. Keyword: System, information system, system design, internal controll system. accounting payroll information system PENDAHULUAN Gaji atau upah merupakan kompensasi perusahaan terhadap pekerjaan yang telah dilakukan oleh karyawan. Keterlambatan sering terjadi dalam memroses gaji/upah berdampak pada penumpukan pemrosesan pembayaran gaji/upah apabila transaksi tersebut masih dilakukan dengan cara manual. Hal ini dikarenakan pencatatan secara manual dalam penggajian perlu mencatat data dan memproses secara berulang-ulang. Keterlambatan penggajian akan berakhibat berkurangnya produktivitas karyawan terhadap perusahaan. Untuk menghindari dampak tersebut maka banyak perusahaan mulai menggunakan sistem informasi penggajian secara terkomputerisasi, sehingga masalah penggajian dapat terpecahkan. UD Kasih Karunia merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha dagang. Produk yang dijual adalah produk kesehatan kulit. Sistem penggajian UD Kasih Karunia menggunakan aplikasi Ms. Excel untuk pencatatan dan perhitungan. Penginputan dan perhitungan dengan menggunakan aplikasi Ms. Excel membutuhkan waktu yaitu pengetikan data pekerjaan karyawan yang selalu berulang, memindah rumus-rumus guna mendapatkan total gaji setiap minggu. Maka dari itu penting sekali untuk melakukan perancangan dan implementasi sistem informasi Akuntansi penggajian sehingga akan tercipta informasi penggajian secara cepat, tepat, akurat. 15

4 TINJAUAN PUSTAKA Pengertian sistem dan sistem informasi Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi atau menjadi satu dalam konsep yang sama dengan maksud yang sama untuk mencapai satu tujuan. Sedangkan Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan stategis dari satu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan [1]. Perancangan Sistem Perancangan Sistem merupakan penerapan bermacam-macam teknik dan prinsip dengan tujuan mendefinisikan peralatan, proses atau sistem secara rinci sehingga memudahkan dalam penerapannya. Secara jelas dapat didefinisikan sebagai berikut: - Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional - Persiapan untuk rancangan bangun implentasi - Mengabarkan bagaimana suatu sistem dibentuk - Perancangan sistem dapat berupa pengabaran, perancangan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi - Mengkonfigurasi dari komponenkomponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem. Sedangkan untuk tujuan dari perancangan sistem adalah : - Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem - Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancangan bangun yang lengkap kepada programer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat [2]. Sistem Pengendalian Intern Pengendalian intern meliputi struktur-struktur organisasi, metode dan ukuran yang dikoordinaskan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan-kebijakan manajemen [3][4]. Tujuan dari penendalian internal adalah menjaga keamanan harta perusahaan/menjaga kekayaan organisasi, memriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan/ mendorong efisiensi dalam operasi, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Sistem penggajian digunakan untuk menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakuakn oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer. Sistem pengupahan digunakan untuk menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakuan oleh karyawan pelaksanan [3]. Adikoesoemo mengatakan sistem akuntansi gaji dan upah untuk kebanyakan perusahaan merupakan sistem, prosedur dan catatan yang memberikan kemungkinan untuk menetapkan secara tepat dan teliti berupa pendapatan yang diterima oleh tiap karyawan [5]. METODOLOGI PENELITIAN Data Penelitian Data penelitian menggunakan data primer dan data sekunder dari UD Kasih Karunia Salatiga. Data dikumpulkan dengan cara melakukan wawancara kepada pemilik perusahaan dan para pegawai, melihat jalannya proses bisnis 16

5 dan juga studi dokumen data sekunder perusahaan. Langkah Penelitian Langkah penelitian yang dipakai adalah dengan mengunakan model waterfall yaitu terdiri dari 5 tahapan [6]. 1. Pendefinisian dan analisis kebutuhan : mengumpulkan kebutuhan secara lengkap sistem penggajian pada UD Kasih Karunia, mulai dari data Karyawan, data penggajian, kebijakan pimpinan. 2. Desain Sistem dan software : mendesain sistem secara keseluruhan, mulai dari pembuatan desain Data Flow Diagram (DFD) context, DFD level 0, Resouces Events Agents (REA), REA keybase, REA Full Atribute. 3. Implementasi : membangun sistem berdasarkan desain yang telah dibuat. 4. Pengintegrasian dan testing : melakukan pengintegrasi sistem dan melakukan penggujian sistem secara keseluruhan 5. Pemeliharaan : mengoperasikan dan memelihara sistem yang telah terbentuk. Tahapan yang dikerjakan dalam tulisan ini hanya sampai pada tahap ke 3 yaitu implemetasian kedalam software. PEMBAHASAN DAN ANALISA Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penggajian UD Kasih Karunia Salatiga Prosedur penggajian UD Kasih Karunia dimulai dari karyawan mencatat daftar pekerjaan dalam Buku Catatan Pekerjaan Harian (BCPH) sampai terciptanya laporan Gaji Bulanan. 1. Setiap Hari, Semua Karyawan mencatat setiap pekerjaan yang telah dilakukan kedalam Buku Catatan Pekerjaan Harian (BCPH). 2. Setelah semua karyawan mencatat pekerjaannya, maka Staff Administrasi menginputkan informasi dalam BPCPH ke dalam Sistem Informasi Pengajian. 3. Setiap Hari Jumat Staff Administrasi mencetak Daftar Gaji Mingguan (DGM) dan menyerahkan ke Pimpinan Perusahaan besarta BPCPH. 4. Pimpinan Perusahan mengecek File Pengajian dalam Sistem Informasi Pengajian berdasarkan DGM dan BCPH. 5. Jika DGM sudah benar maka Pimpinan membayar Gaji Karyawan melalui transfer bank. 6. Pimpinan Perusahaan memberikan bukti pembayaran gaji kepada Staff Administrasi. 7. Staff Administrasi menginput data Penggajian ke dalam Sistem Informasi Pengajian dan memberikan Slip Pengajian (SP) kepada karyawan. 8. Pada akhir bulan Staff Administras mencetak Laporan Gaji Bulanan (LGB). Berdasarkan prosedur diatas, terdapat bagianbagian yang terlibat dalam proses penggajian yaitu : Karyawan, Staff Administrasi, Pimpinan Perusahaan. Sedangkan untuk catatan yang dipakai dalam prosedur penggajian UD Kasih Karunia adalah Buku Catatan Pekerjaan Harian (BCPH), Daftar Gaji Mingguan (DGM), Laporan Gaji Bulanan (LGB). Dokumen yang dipakai adalah Slip Pengajian. Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian 1. Pendefinisian dan analisis kebutuhan Berdasarkan wawancara dan mempelajari prosedur yang telah didapat maka perusahaan memerlukan suatu sistem terkomputerisasi yaitu: - Sistem penggajian yang dapat menampung data pekerjaan karyawan. 17

6 - Sistem penggajian yang dapat menciptakan perhitungan gaji untuk mingguan secara terotomatisasi sehingga total gaji dapat diterima secara cepat. - Sistem penggajian yang dapat memberikan informasi penggajian secara minggu kepada pimpinan perusahaan dan pimpinan perusahaan dapat merberikan persetujuan apabila data gaji sudah benar. - Sistem penggajian yang dapat menyimpan data pembayaran gaji karyawan. - Sistem penggajian yang dapat menciptakan slip gaji secara otomatis. 2. Desain Sistem dan Software Langkah pengembangan sistem berikutnya adalah desain sistem dan software. Dalam langkah ini akan dibuat DFD sampai REA full Atribute. DFD yang akan dibuat adalah Context diagram dan DFD level 0. DFD Context terdiri dari agen eksternal, proses dan arus data. Sistem informasi penggajian akuntansi UD Kasih Karunia memiliki agen eksternal yaitu : Karyawan, Pimpinan Perusahaan dan Bank. Sedangkan arus data yang terjadi dalam aktivitas perusahaan adalah :1) Informasi Data Karyawan, 2) Informasi Data Pekerjaan, 3) Informasi Gaji Mingguan untuk pimpinan Perusahaan, 4) Persetujuan Pimpinan, 5) Data uang yang akan ditransfer, 6) Informasi Bukti Transfer, dan 7) Slip Gaji. DFD Context Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dapat dilihat pada gambar 1. DFD Context diperluas menjadi diagram level 0. Sebelum membuat DFD level 0 perlu dibuat terlebih dahulu dekomposisi. Dekomposisi diperlukan untuk memudahkan pembuatan DFD level 0. Dekomposisi Sistem Informasi Akuntansi Penggajian adalah sebagai berikut: 1.0 Input Data Karyawan 2.0 Input Data Pekerjaan Karyawan 3.0 Lihat Gaji dan Laporan ke Pimpinan 4.0 Pembayaran Gaji 5.0 Pembuat Slip Gaji Gambar DFD level 0 untuk Sistem Informasi Akuntansi Penggajian adalah seperti gambar 2: Gambar 2. Gambar DFD level 0 Sistem Informasi Akuntansi Penggajian. Gambar 1. Context Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian UD Kasih Karunia Langkah desain sistem selanjutnya adalah mebuat Resouces, Events dan Agents (REA). REA dibuat mulai dari REA sampai REA Full Atribute. Sistem penggajian terdiri dari 2 kejadian (event) yaitu penggajian dan pembayaran gaji, agen yang terlibat adalah karyawan, pimpinan perusahaan, dan bank. 18

7 Sedangkan untuk resources yang digunakan dalam sistem penggajian adalah komponen gaji dan kas. Gambar REA dapat dilihat seperti pada gambar 3. dengan menggunakan aplikasi seperti Ms. Access. Gambar relationship dapat dilihat pada gambar 6. Gambar 3. Gambar REA Sistem Informasi Akuntansi Penggajian REA akan ditambahkan dengan key base yang berisi Primary Key (PK) dan Foreign Key(FK). Gambar entitas dengan key base dapat dilihat pada gambar 4. Gambar 6. Gambar Relationship diagram dengan ms.access IMPLEMENTASI Desain dan perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian UD Kasih Karunia diimplemtansikan dengan menggunakan Aplikasi Ms.Access. Form pada gambar 7 adalah form untuk menu utama, dimana staff administrasi dapat menginputkan data penggajian karyawan. Gambar 4. Gambar Key base Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Langkah terakhir dalam pembuatan REA adalah melengkapi setiap entitas dengan atribut. Gambar REA secara lengkap dapat dilihat pada gambar 5. Gambar 7. Menu Utama Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Gambar 8. menujukkan form untuk penginputan data pekerjaan karyawan oleh administrasi, dengan memasukkan tanggal penginputan data, idpegawai, memasukkan data pekerjaannya. Gambar 5. Gambar Full Atribut untuk Sistem Informasi Akuntansi Penggajian REA yang sudah dirancang dapat diimplementasikan kedalam Relationship 19

8 Gambar 8. Form Transaksi Gaji Gambar 9. menunjukkan form yang berfungsi untuk menlihat data gaji yang telah dinputkan pada gambar 8. Pada form ini pimpinan dapat mengecek data yang telah diinputkan oleh Administrasi dan memberi tanda persetujuan pada IdPimpinan, setalah tabel transaksi gaji terdapat IdPimpinan maka bagian Administrasi dapat membayar gaji karyawan melalui transfer. Gambar 10. Gambar Slip Gaji Gambar 9. Form Lihat Gaji, Persetujuan Pimpinan, dan Pembayaran Gaji Gambar 10 adalah tampilan silp gaji dari hasil penginputan data gaji diatas. Slip gaji dapat dilihat dengan cara klik slip gaji pada menu utama. Sedangkan untuk gambar 11 adalah tampilan rincina data gaji untuk setiap karyawan. Gambar 11. Gambar Rincian daftar Gaji Karyawan PENUTUP Dari hasil pembahasan dan analisa mengenai Sistem Informasi Akuntansi Penggajian UD Kasih Karunia maka dapat disimpulkan bahwa dengan adanya sistem terkomputerisasi akan dapat memberikan manfaat atau keuntungan antara lain. - Dengan adanya Sistem penggajian dapat menciptakan perhitungan gaji untuk mingguan secara terotomatisasi sehingga total gaji dapat diterima secara cepat sehingga pembayaran gaji dapat dilakukan 20

9 secara tepat waktu. Hal ini dapat meningkatkan produktifitas dari karyawan. - Dengan adanya Sistem penggajian dapat memberikan informasi penggajian secara minggu kepada pimpinan perusahaan secara cepat dan pimpinan perusahaan dapat merberikan persetujuan apabila data gaji sudah benar secara cepat. - Dengan adanya Sistem penggajian dapat menyimpan data pembayaran gaji karyawan dan sewaktu-waktu dapat dibuka kembali dengan cepat apabila data tersebut dibutuhkan. - Dengan adanya Sistem penggajian dapat menciptakan slip gaji secara otomatis. REFERENSI Jogiyanto, H.M, 1999, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta. Pohan, H.I. dan K.S. Bahri, 1997, Pengantar Perancangan Sistem, Erlangga, Jakarta,. Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Jakarta, Salemba Empat. Anastasia Diana, Lilis Setiawati, 2011, Sistem Informasi Akuntansi, Perancangan, Proses, dan Penerapan, Edisi I, Yogyakarta, Andi Yogyakarta. Adikoesoemo, S. 2000, Manajemen Rumah Sakit, Jakarta; Pustaka Sinar Harapan. Sommerville, Ian, 2007, Software Engineering (8 th en.), Pearson Education, Harlow,Englan 21