ANALISIS DAN PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK KEHADIRAN KARYAWAN GOEBOEX COFFEE YOGYAKARTA MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK KEHADIRAN KARYAWAN GOEBOEX COFFEE YOGYAKARTA MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Muhammad Rohwil Chabab kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014

2

3 Analysis and design of Employee Attendance Software Goeboex Coffee Yogyakarta using PHP and MySQL Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak Kehadiran Karyawan Goeboex Coffee Yogyakarta Menggunakan PHP dan MySQL Muhammad Rohwil Chabab M. Rudyanto Arief Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Goeboex Coffee is a famous café in Yogyakarta that has quite a lot of employees. Management of employee attendance data is still manual in nature's cafe, which is using the checklist manual. So the number of counting process makes it difficult to shift employees. To deal with those problems required a new system to improve the current system. With the new system is expected to provide ease in terms of attendance and calculation of the number of employees also shift Goeboex Coffee Yogyakarta. The design of employee attendance software was developed using Macromedia Dreamweaver software and XAMPP. By using the XAMPP packages required applications such as PHP and MySQL available. Keywords: Software Attendance, XAMPP, PHP, MySQL, Goeboex Coffee

4 1. Pendahuluan Globalisasi telah mempengaruhi perubahan yang begitu besar pada perkembangan kehidupan di dunia. Globalisasi juga telah menciptakan sebuah kehidupan yang modern. Sebuah keadaan di mana hal yang begitu sulit untuk dilakukan dapat terjadi dengan mudah karena adanya peningkatan dalam segala hal. Mulai dari kemampuan teknologi, gaya hidup, cara berpikir manusia yang semakin pintar sampai dengan terciptanya sejumlah alat-alat elektronik yang semakin canggih, termasuk komputer. Dengan berkembangnya teknologi informasi yang telah masuk kesemua bidang, terutama bidang ekonomi, bisnis, industri bahkan pendidikan, dan perusahaan. Salah satu yang menajdi trend saat ini adalah masalah absensi yang akan menjadi pusat sorotan di dalam perusahaan. Dengan adanya perangkat lunak kehadiran karyawan maka akan memudahkan bagi pihak HRD (Human Resource Development) untuk melihat data kehadiran karyawan dan akan memudahkan HRD untuk merekap absen setiap bulannnya. Cara manual akan lebih cepat untuk di tinggalkan. 2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem Proses sistem menjelaskan cara kerja setiap unsur sistem tersebut dalam mencapai tujuan sistem. Setiap sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar dan terdiri dari berbagai sistem yang lebih kecil, yang disebut subsistem. Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen akan lebih mudah dipelajari untuk tujuan analisis dan perancangan suatu sistem dimana pendekatan tersebut dapat didefinisikan sebagai berikut : Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 1 Untuk menganalisis dan merancang suatu sistem, analis dan perancang sistem harus mengerti komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem dalam sistem tersebut. 2.2 Pengertian Sistem Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Jogiyanto 1999,8). Menurut pengertian tersebut, 1 HM. Jogiyanto, Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis (Cet III;Yogyakarta: Penerbit Andi,2005), h. 2.

5 informasi memiliki keterkaitan dengan data. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut (Al Fatta 2007,9). Informasi yang baik adalah informasi yang memiliki kualitas yang baik pula. Kualitas dari sebuah informasi tergantung dari tiga hal yaitu : 2.3 Pengertian Presensi Presensi adalah pencatatan dan pengolahan data kehadiran yang dilakukan secara terus menerus, pencatatan dilakukan setiap hari jam kerja dan dilakukan pelaporan kepada pihak HRD (Human Resource Development) atau manager perusahaan. Presensi juga merupakan cara untuk mengetahui sejauh mana tingkat disiplin kerja pegawai, apakah pegawai tersebut bisa mentaati peraturan yang diterapkan atau tidak. 2.4 Perangkat Lunak Pada tahun1970-an kurang dari 1 persen masyarakat yang dengan pandai sudah dapat menggambarkan arti perangkat lunak komputer. Gambaran tentang perangkat lunak di dalam sebuah buku teks mungkin mengambil bentuk berikut: Perangkat lunak adalah (1) perintah (program komputer) yang bila dieksekusi memberikan fungsi dan unjuk kerja seperti yang diinginkan. (2) struktur data yang memungkinkan program memanipulasi informasi secara professional, dan (3) dokumen yang menggambarkan operasi dan penggunaan program. Tidak ada lagi definisi yang lebih lengkap yang dapat ditawarkan. Tetapi kita membutuhkan lebih dari sekedar definisi formal Analisis Sistem Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fasefase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi yang menentukan keberhasilan sistem informasi yang 3. 2 Pressman. Roger S, Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi Buku Satu (Cet II:Yogyakarta: Penerbit Andi,2002), hal Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern (Cet I;Yogyakarta: Penerbit Andi,2007), h. 44.

6 2.6 Analisis Kelemahan Sistem Untuk mengidentifikasi masalah harus dilakukan analisis terhadap kinerja informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, economic, control, eficiency and service). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul di permukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala 2.7 Analisis Kelayakan Sistem Suatu sistem baru yang akan ditawakan harus diuji kelayakannya terlebih dahulu, apakah sistem tersebut lebih baik dari sistem yang sudah ada atau malah sebaliknya, dalam pengujian kelayakan ini akan dipertimbangkan manfaat yang diperoleh. Untuk menguji suatu sistem dikatakan layak atau tidak dapat dilakukan beberapa analisis diantaranya : 1. Analisis Kelayakan Teknik 2. Analisis Kelayakan Hukum 3. Analisis kelayakan operasional 4. Analisis Kelayakan Ekonomi 2.8 Bahasa Pemrograman yang Digunakan HTML (Hypertext Markup Language) HTML atau Hypertext Markup Language merupakan salah satu format yang digunakan dalam pembuatan dokumen dan aplikasi yang berjalan di halaman web. Dokumen ini dikenal sebagai web page. Dokumen HTML merupakan dokumen yang disajikan pada web browser PHP (Hypertext Preprocessor) PHP (Hypertext Preprocessor) adalah bahasa server-side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. Karena PHP merupakan server-side scripting maka sintaks dan perintah-perintah PHP akan dieksekusi di server kemudian hasilnya dikirimkan browser dalam format HTML. Dengan demikian kode program yang ditulis PHP tidak akan terlihat oleh user sehingga keamanan halaman web lebih terjamin. PHP dirancang untuk membentuk halaman web yang dinamis, yaitu halaman web 4 M. Rudyanto Arief, Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL (Ed. 1; Yogyakarta: Penerbit Andi, 2011) Hal 43

7 2.8.3 MY SQL MySQL atau dibaca My Sekuel dengan adalah suatu RDBMS (Relational Database Management System) yaitu aplikasi yang menjalankan fungsi pengolahan data. MySQL pertaman dikembangkan oleh MySQL AB yang kemudian diakuisisi Sun Microsystem dan terakhir dikelola oleh Oracle Coorporation Filosofi Pengujian Pengujian sistem merupakan proses mengeksekusi sistem perangkat lunak untuk menentukan apakah sistem perangkat lunak tersebut cocok dengan spesifikasi sistem dan berjalan sesuai dengan lingkungan yang diinginkan Metode Pengujian Sistem Beberapa test-case harus dilaksanakan dengan beberapa perbedaan strategi transaksi, query, atau jalur navigasi yang mewakili penggunaan sistem yang tipikal, kritis, atau abnormal. Isu kunci pada pengembangan sistem adalah pemilihan sekelompok testcase yang cocok, sekecil, dan secepat mungkin, untuk meyakinkan perilaku sistem secara detail. Pengujian harus mencakup unit testing, yang mengecek validasi dari prosedur dan fungsi-fungsi secara independen dari komponen sistem yang lain. Kemudian modul testing harus menyusul dilakukan untuk mengetahui apakah penggabungan beberapa unit dalam satu modul sudah berjalan dengan baik, termasuk eksekusi dari beberapa modul yang saling berelasi, apakah sudah berjalan sesuai karakteristik. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Profil Goeboex Coffee Goeboex coffee resmi dibuka 26 Januari 2006, nama goeboex sendiri diambil dari konsep bentuk bangunan gubuk yang sangat sederhan. Goeboex coffee adalah bentuk usaha warung kopi yang berusaha mengenalkan beberapa menu minuman kopikopi nusantara Indonesia yg mempunyai ciri khas dari daerahnya masing-masing dan juga mengenalkan minuman-minuman modern seperti juice, milkshake, coffee blend dan menu lainnya. 5 Alexander F.K Sibero, Kitab Suci Web Programming (Cet 1; Yogyakarta: Penerbit Mediakom, 2011) hal 97 6 Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern (Cet I;Yogyakarta: Penertbit Andi,2007), Hal 169

8 3.1.2 Visi orang. Menjadikan Goeboex Coffee sebagai tempat nongkrong pilihan utama semua Misi 1. Menyediakan tempat yang nyaman untuk bercengkrama. 2. Mengenalkan Kopi tradisional Indonesia 3. Konsistensi dan etis, merupakan dasar perusahaan dalam meraih kesuksesan. 4. Memperluas cabang Goeboex Coffee ke berbagai wilayah Struktur Organisasi Demi kelancaran operasional di lingkungan Goeboex Coffee Yogyakarta maka disusunlah struktur organisasi sebagai berikut : Gambar 3.1 Struktur Organisasi Goeboex Coffee Yogyakarta

9 3.2. Analisis Kelemahan Sistem Analisi Kinerja (Performance) Analisis kinerja erat hubungannya dengan sumber daya manusia. Kinerja akan mengalami peningkatan apabila dikerjakan dengan perangkat komputer. Masalah mengenai kinerja sistem terjadi karena tugas-tugas bisnis yang telah ditargetkan tidak tepat sasaran. Kinerja dapat diukur dengan jumlah pekerjaan yang dihasilkan dan waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan yang telah ditargetkan Analisis Informasi (Information) Analisis informasi tidak kalah penting karena merupakan salah satu aspek yang digunakan untuk menentukan langkah kebijakan selanjutnya dalam melakukan manajemen suatu organisasi atau perusahaan. Oleh karena itu informasi yang diperlukan harus akurat, relevan, dan tepat waktu Analisi Ekonomi (Economy) Analisis ekonomi adalah penilaian yang berhubungan dari segi ekonomi untuk menentukan seberapa besar selisih biaya antara sistem lama dengan sistem baru untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan Analisis Keamanan (Control) Analisis keamanan digunakan untuk meningkatkan hasil kerja sistem, mengevaluasi kinerja dari sistem guna mencegah penyalahgunaan dan untuk melindungi data dan informasi Analisis Efisiensi (Eficiency) Analisis efisiensi adalah penilaian yang berhubungan dengan pemanfaatan sumber daya sistem secara maksimal dengan meminimalkan pemborosan berupa waktu dan uang Analisis layanan (Services) Analisis layanan merupakan peningkatan untuk memberikan informasi kepada pengguna untuk memenuhi kebutuhannya. Pelayanan yang diberikan dapat berupa akurasi data, kemudahan penggunaan sistem, dan menghasilkan produk yang konsisten.

10 3.3 Perancangan Sistem Flowchart Sistem Kehadiran Karyawan Goeboex Coffee Gambar 3.2 Flowchart Sistem Kehadiran Karyawan Goeboex Coffee

11 3.3.2 DFD (Data Flow Diagram) DFD Level 0 Gambar 3.3 DFD Level 0 Sistem Kehadiran Karyawan Goeboex Coffee 3.4 Relasi Tabel Gambar 3.4 Relasi Tabel Sistem Kehadiran Karyawan Goeboex Coffee

12 3.5 Struktur Navigasi Menu Gambar 3.5 Struktur Navigasi menu 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi Tahap implementasi sistem merupakan tahap penterjemahan perancangan berdasarkan hasil analisis ke dalam suatu bahasa pemrograman tertentu, serta penerapan perangkat lunak yang dibangun pada lingkungan yang sesungguhnya. Berikut daftar rencana kegiatan implementasi : 1. Implementasi dan pembahasan program 2. Uji coba program dan sistem 3. Pelatihan personil 4. Penerapan perangakat keras 5. Penerapan perangkat lunak 6. Konversi sistem 7. Pemeliharaan sistem 8. Manual program 4.2 Implementasi dan Pembahasan Program Pembuatan Database Dalam pembuatan database, program yang digunakan adalah MySql. Program MySql database yang digunakan terdapat di dalam software XAMPP. Dalam software XAMPP ini, phpmyadmin merupakan bagian untuk mengelola basis data MySql yang ada

13 di komputer. Fungsinya untuk membuat tabel yang digunakan dalam aplikasi yang akan dibuat Pembuatan Relasi Tabel Gambar 4.1 Relasi Tabel Sistem Kehadiran Karyawan Goeboex Coffee Pembuatan Form dan Codding Program Setelah membuat database dan relasi tabel, maka langkah berikutnya adalah pembuatan aplikasi yaitu dengan menggunakan software Adobe Dreamweaver. Dalam pembuatan aplikasi ini, langkah-langkah yang diperlukan adalah mendesain form dan pengisian coding di komputer. 1. Mendesain Form Absensi Form absensi digunakan sebagai media input data absen kedatangan setiap karyawan yang ada di Goeboex Coffee Yogyakarta. Gambar 4.2 Desain Form Absensi

14 2. Mendesain Form Data Jabatan Form data jabatan digunakan sebagai media input menambah data jabatan setiap jabatan yang ada di Goeboex Coffee Yogyakarta. Gambar 4.3 Desain Form Data Jabatan 3. Mendesain Form Data Gaji Jabatan Form data gaji jabatan digunakan sebagai media input menambah data gaji jabatan setiap jabatan yang ada di Goeboex Coffee Yogyakarta. Gambar 4.4 Desain Form Data Gaji Jabatan 4. Mendesain Form Data Karyawan Form data karyawan digunakan sebagai media input menambah data karyawan setiap karyawan yang ada di Goeboex Coffee Yogyakarta. Gambar 4.5 Desain Form Data Karyawan

15 5. Mendesain Form Absensi Manual Form data absensi manual digunakan sebagai media input menambahkan absensi karyawan Goeboex Coffee Yogyakarta secara manual. Gambar 4.6 Desain Form Data Absensi Manual 6. Mendesain Form Data Jadwal Form data jadwal digunakan sebagai media input menambahkan data jadwal setiap karyawan yang ada di Goeboex Coffee Yogyakarta. Gambar 4.7 Desain Form Data Jadwal 4.3 Uji Coba Program dan Sistem Uji Coba Program Program Uji coba program dilakukan untuk mengetahui apakah program dapat berinteraksi dengan personil yang mengoperasikan program tersebut atau tidak. Dalam arti program mudah untuk dioperasikan. Selain itu pengujian program bertujuan untuk menghindari kesalahan-kesalahan dalam program sebelum program tersebut diterapkan dalam sistem yang resmi. Kesalahan program yang mungkin terjadi diklasifikasikan menjadi 3 yaitu: Kesalahan Sewaktu Proses (Run Time Error) Merupakan kesalahan yang terjadi sewaktu execute program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada

16 saatnya karena kompiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yang tidak bisa dikerjakan Kesalahan Penulisan (Syntax Error) Biasanya juga disebut kesalahan penulisan (syntax error) atau kesalahan tata bahasa (grammatical error) adalah kesalahan di dalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan yang telah diisyaratkan. Kesalahan ini relatif mudah karena ditunjukkan letak kesalahan sewaktu program di kompilasi Uji Coba Sistem Tujuan utama dari testing sistem adalah untuk mencari kesalahan-kesalahan yang ada dan untuk memastikan bahwa sistem benar-benar siap untuk dijalankan. Pengujian ini digunakan untuk menguji setiap modul untuk menjamin setiap modul menjalankan fungsinya dengan baik. Dalam pengujian sistem ini terdapat dua macam testing yang dilakukan, yaitu dengan Black Box Testing dan White Box Testing Pengetesan White Box Testing White Box Testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Salah satu contoh white box testing adalah disaat pengguna melakukan login, maka sistem secara otomatis akan memberikan pemberitahuan jika terjadi kesalahan yaitu : 1. Jika Username dan Password kosong, maka akan muncul peringatan " NIK dan password belum diisi". Gambar 4.8 Kesalahan Login Belum Mengisikan NIK dan Password

17 Pengetesan Black Box Testing Black Box Testing terfokus pada apakah unit program memenuhi kebutuhan (requirement) yang disebutkan dalam spesifikasi. Cara pengujiannya hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. Berikut adalah hasil dari black box testing yang telah dilakukan: 4.4 Konversi Sistem Konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru agar siap digunakan. Terdapat beberapa pendekatan untuk melakukan konversi sistem, salah satunya adalah konversi paralel. Konversi paralel diterapkan dengan cara mengoperasikan sistem lama dengan sistem baru secara bersama-sama pada periode waktu tertentu. Sistem konversi paralel ini berfungsi untuk meyakinkan kinerja sistem baru yang telah beroperasi dengan baik dan sesuai dengan tujuan. 4.5 Manual Program Manual program merupakan petunjuk yang digunakan untuk menjalankan program sehingga program dapat dioperasikan dengan mudah. Dalam manual program dijelaskan bagaimana membuka aplikasi program dalam komputer dan tampilan form yang digunakan, serta langkah-langkah dalam menggunakan form tersebut Menu Admin Admin adalah super user yang tugasnya mengelola sistem. Admin disini yaitu HRD Form Login Admin Pada saat program dijalankan, akan ada tampilan Form Login yang berfungsi sebagai menu awal ketika akan masuk ke dalam program dengan mengisikan terlebih dahulu username dan passwordnya. Gambar 4.9 Form Login Admin

18 Halaman Home Admin Berikut adalah tampilan Halaman Utama setelah proses login. Gambar 4.10 Halaman Home Admin Dalam halaman beranda admin, terdapat seluruh menu yang disediakan program. Pengguna dapat dengan mudah menentukan pilihan menu yang ingin dijalankan Menu User User adalah semua pegawai yang ada di Goeboex Coffee Yogyakarta Halaman Home User Halaman ini menampilkan profil dan data user yang sedang login. Gambar 4.11 Halaman Beranda User

19 4.5.3 Halaman Utama Halaman ini digunakan untuk absensi karyawan Goeboex Coffee Yogyakarta. Gambar 4.12 Halaman Utama 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis jelaskan pada bab-bab terdahulu dan pembuatan sistem, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Pembangunan perangkat lunak kehadiran karyawan Goeboex Coffee Yogyakarta dimulai dengan tahapan analisis menggunakan metode analisis PIECES, selanjutnya tahap perancangan sistem menggunakan DFD (Data Flow Diagram) dan Flowchart, sedangkan perancangan model data menggunakan ERD (entity Relationship Diagram), dilanjutkan dengan implementasi basis data menggunakan MySQL dan implementasi antarmuka menggunakan PHP. 2. Berdasarkan dari analisis dan implementasi di atas maka pembuatan perangkat lunak kehadiran karyawan Goeboex Coffee Yogyakarta dibuat berbasis web, sehingga dapat berjalan diberbagai operating sistem, mudah dalam perawatan sistem dan tidak perlu menggunakan spesifikasi komputer yang tinggi untuk menggunakannya.

20 5.2 Saran Pada hakikatnya kesempurnaan hanyalah milik Allah SWT. Jadi baik manusia dan sistem pada hakikatnya sama, selalu memiliki kekurangan. Beberapa saran yang dapat penulis berikan untuk proses pelaksanaan dan pengembangan sistem ini adalah sebagai berikut: 1. Setelah sistem tersebut berjalan dengan efektif dan efisien diharapkan dapat dikembangkan lagi dengan menambah fitur-fitur lain yang nantinya bisa digunakan sebagai sarana pendukung pengelolaan data karyawan seperti seleksi perekrutan pegawai. 2. Fitur Absensi dalam sistem informasi ini diharapkan mampu dikembangkan menggunakan absensi sidik jari. 3. Pengelolaan data gaji dalam sistem informasi ini pada masa mendatang dapat dikembangkan untuk mendukung pengelolaan akutansi dan keuangan serta dapat dikembangkan dengan melibatkan pihak bank sebagai penyalur gaji. 4. Fitur pengelolaan gaji dalam sistem informasi ini diharapkan mampu dikembangkan dengam penambahan fitur penghitungan pajak untuk masingmasing pegawai. DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit Andi. Arief, M. Rudyanto Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL. Yogyakarta : Penerbit Andi. Fathansyah Basis Data. Bandung: Informatika Bandung. Jogiyanto, H.M Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi. Pressman, Roger S Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktis Buku Satu. Yogyakarta : Penerbit Andi. Sibero, Alexander F.K Kitab Suci Web Programing. Yogyakarta: Mediakom. Simarmarta, Janner Rekayasa Web.Yogyakarta: Penerbit Andi.