IMPLEMENTASI MODEL REORDER POINT PADA PERANGKAT LUNAK PENGOLAHAN DATA ALAT TULIS KANTOR (ATK) PADA SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN MUSI BANYUASIN

Transkripsi

1 IMPLEMENTASI MODEL REORDER POINT PADA PERANGKAT LUNAK PENGOLAHAN DATA ALAT TULIS KANTOR (ATK) PADA SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN MUSI BANYUASIN Ami Apriani 1, Alex Wijaya 2, Edi Supratman 2. Dosen Universitas Bina Darma 2, Mahasiswa Universitas Bina Darma 1. Jalan Jenderal Ahmad Yani No.3 Palembang Pos-el : amiapriani@gmail.com 1, alexwijaya@binadarma.ac.id 2, edisupratman@binadarma.ac.id 2, ABSTRACT : In the development of an Agency Regional Secretariat (Setda) Musi Banyuasin that used in any data processing Stationery Office (ATK) is still using conventional means, namely by seeing, compute directly ATK conducted by staff in each section of the Regional Secretariat and report deficiencies ATK at the Assistant Treasurer in each part of the Regional Secretariat. Then Assistant Treasurer ATK prepare proposals and report to the Treasurer of the Parent. Now with the rapid advances in information technology are expected Musi Banyuasin has an ATK data processing software where the software can perform processing and can provide information to the clerk if ATK need to do the booking. Thus the officers did not take long to do the checking and monitoring of ATK because all the work is done using software on your computer. To perform the correct calculations on the data processing software ATK requires an appropriate calculation methods such as reorder point. Because by using the calculation of reorder point when the officer should have ordered back ATK can be done automatically by the software. By using reorder point is also the ordering of goods made in accordance with the existing situation that no buildup or lack ATK at the Secretariat of Musi Banyuasin. Keywords: Software, ATK, Reorder Point. ABSTRAK : Pada perkembangannya sebuah Instansi Sekretariat Daerah (Setda) Kabupaten Musi Banyuasin yang dulu dalam setiap pengolahan data Alat Tulis Kantor (ATK) masih menggunakan cara konvensional yaitu dengan cara melihat, menghitung secara langsung ATK yang dilakukan oleh staff di masingmasing bagian Setda dan melaporkan kekurangan ATK pada Bendahara Pembantu di masing-masing bagian Setda. Kemudian Bendahara Pembantu menyiapkan usulan ATK dan melaporkan kepada Bendahara Induk. Kini dengan adanya kemajuan teknologi informasi yang pesat diharapkan Kabupaten Musi Banyuasin memiliki sebuah perangkat lunak pengolahan data ATK dimana dengan perangkat lunak tersebut dapat melakukan pengolahan dan dapat memberikan informasi kepada petugas jika ATK perlu untuk dilakukan pemesanan. Dengan demikian petugas tidak membutuhkan waktu yang lama untuk melakukan pengecekan dan pemantauan ATK karena semua pekerjaan dilakukan menggunakan perangkat Page 1

2 lunak melalui komputer. Untuk melakukan perhitungan yang benar pada perangkat lunak pengolahan data ATK membutuhkan sebuah metode perhitungan yang sesuai seperti reorder point. Karena dengan menggunakan reorder point maka perhitungan kapan petugas harus memesan kembali ATK dapat dilakukan secara otomatis oleh perangkat lunak. Dengan menggunakan reorder point ini juga pemesanan barang dilakukan sesuai dengan keadaan yang ada sehingga tidak terjadi penumpukan atau kekurangan ATK pada Setda Kabupaten Musi Banyuasin. Kata Kunci : Perangkat Lunak, ATK, Reorder Point. 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakangan Sekretariat daerah (Setda) adalah unsur pembantu pimpinan pemerintah daerah, yang dipimpin oleh sekretaris daerah (Sekda). Sekretaris daerah bertugas membantu kepala daerah dalam menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan dinas daerah dan lembaga teknis daerah. Pada setda Kabupaten Musi Banyuasin memiliki banyak devisi dimana memiliki fungsi dan perang masing masing. Setiap devisi memilki personel untuk melaksanakan tugas sesuai dengan kewenangannya. Dalam kegiatannya Setda Musi Banyuasin tidak terlepas dari penggunaan alat tulis kantor (ATK) sebagai media pelaksanaan tugas. Sehingga kebutuhan ATK menjadi unsur yang sangat penting untuk menjalankan kewenangan atau tugas rutin. Untuk itu ATK harus selalu tersedia agar pekerjaan tidak terhambat atau bahkan menyebabkan perkejaan tidak dapat dilaksanakan. Pada Setda Kabupaten Musi Banyuasin saat ini pengecekan ketersediaan ATK masih menggunakan cara konvensional yaitu dengan cara melihat, menghitung secara langsung ATK yang dilakukan oleh staff di masingmasing bagian Setda dan melaporkan kekurangan ATK pada Bendahara Pembantu di masing-masing bagian Setda. Kemudian Bendahara Pembantu menyiapkan usulan ATK dan melaporkan kepada Bendahara Induk. Kondisi tersebut tentunya membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak. Berdasarkan kondisi tersebut, pihak Setda Kabupaten Musi Page 2

3 Banyuasin perlunya memiliki sebuah perangkat lunak pengolahan data ATK dimana dengan perangkat lunak tersebut dapat melakukan pengolahan dan dapat memberikan kemudahan kepada Bendahara Pembantu untuk melakukan pemesanan ATK. Dengan demikian Staff di masing-masing bagian Setda tidak membutuhkan waktu yang lama untuk melakukan pengecekan dan pemantauan ATK karena semua pekerjaan dilakukan menggunakan perangkat lunak melalui komputer. Untuk melakukan perhitungan yang benar pada perangkat lunak pengolahan data ATK membutuhkan sebuah metode perhitungan yang sesuai seperti reorder point. Karena dengan menggunakan reorder point maka perhitungan kapan petugas harus memesan kembali ATK dapat dilakukan secara otomatis oleh perangkat lunak. Dengan menggunakan reorder point ini juga pemesanan barang dilakukan sesuai dengan keadaan yang ada sehingga tidak terjadi penumpukan atau kekurangan ATK pada Setda Kabupaten Musi Banyuasin. Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan sebelumnya maka dalam penelitian ini penulis akan melakukan implementasi model reorder point pada perangkat lunak pengolahan data alat tulis kantor (ATK) pada sekretariat daerah Kabupaten Muba. 1.2 Perumusan Masalah Adapun sebagai rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana melakukan implementasi model reorder point pada perangkat lunak pengolahan data alat tulis kantor (atk) pada Sekretariat Daerah Kabupaten Muba?. 1.3 Batasan Masalah Agar permasalahan lebih terarah dan tidak menyimpang dari pokok permasalahan, maka ruang lingkup dari permasalahan yang akan dibahas yaitu implementasi model reorder point pada fungsi pemesanan perangkat lunak pengolahan data alat tulis kantor (ATK) pada Sekretariat Daerah Kabupaten Muba sebagai alat bantu dalam melakukan pemesanan ATK. Page 3

4 1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan Tujuan penelitian ini adalah membuat software Alat Tulis Kantor (ATK) dalam menentukan pemesanan yang akan dilakukan menggunakan model reorder point pada Sekretariat Daerah Kabupaten Musi Banyuasin Manfaat Dengan adanya penelitian ini diharapkan bisa memberikan manfaat antara lain sebagai berikut: 1. Memberikan kemudahan Bagi bendahara induk dan bendahara pembantu dalam menentukan ATK yang harus dipesan. 2. Bagi penulis dapat menambah wawasan dan mencari alternatif pemecahan masalah yang berhubungan rekasaya perangkat lunak. 2016/2017, yaitu antara bulan Oktober 2016 sampai dengan bulan Februari Penelitian ini bertempat di Sekretariat Daerah Kabupaten Musi Banyuasin Metode Penelitian Adapun metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu menggunakan Metode penelitian deskriptif. Metode penelitian deskriptif adalah salah satu metode penelitan yang banyak digunakan pada penelitian yang bertujuan untuk menjelaskan suatu kejadian. Seperti yang dikemukakan oleh Sugiyono (2011) penelitian desktiptif adalah sebuah penelitian yang bertujuan untuk memberikan atau menjabarkan suatu keadaan atau fenomena yang terjadi saat ini dengan menggunakan prosedur ilmiah untuk menjawab masalah secara aktual. 1.5 Metodologi Penelitian Waktu dan Tempat Penelitian untuk penulisan skripsi ini dilaksanakan pada semester ganjil tahun akademik Metode Pengumpulan Data Adapun metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian adalah sebagai berikut: Page 4

5 1. Data Primer a. Wawancara Dalam metode ini penulis mengumpulkan data penelitian dengan bertanya langsung kepada pihak yang bersangkutan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. b. Observasi Metode ini dilakukan dengan cara mengamati langsung keadaan dan kegiatan pada objek guna mendapatkan keterangan yang akurat. 2. Data Sekunder Dokumentasi, Mencari data mengenai hal-hal atau variabel berupa buku-buku, catatan, agenda, dan lain sebagainya Metode Pengembangan Perangkat Lunak Dalam membangun perangkat lunak pengelolaan data alat tulis kantor dengan menggunakan model Reorder Point Kabupaten Musi Banyuasin maka langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan model waterfall, waterfall adalah model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software. Fase-fase dalam model waterfall menurut Pressman (2010) sebagai berikut: 1. Communication, pada tahapan ini penulis pertama melakukan komunikasi dengan pihak Bappeda Kabupaten Musi Banyuasin baik dalam bentuk surat maupun datang langsung untuk membicarakan tentang penelitian yang akan penulis lakukan. Selanjutnya penulis melakukan pengumpulan data awal sebagai bahan untuk melakukan penelitian berupa keadaan dan permasalan serta permintaan yang diinginkan. 2. Planning, pada fase ini penulis membuat perencanaan penelitian dimana rencana yang penulis buat dapat dilihat pada jadwal penelitian. Rencana yang penulis buat tidak memasukkan unsur biaya tetapi hanya jadwal pengerjaan penelitian saja. Page 5

6 3. Modeling, pada fase ini penulis melakukan analisis perangkat lunak yang akan penulis buat. Dimana hasil analisis tersebut akan penulis gambarkan dalam bentuk diagram baik UML diagram maupun ERD sebgai hasil analisis. Selanjutnya penulis akan melakukan perancangan sebagai tindak lanjut dari hasil analisis yang telah dilakukan dalam bentuk perancangan antarmuka. 4. Construction, pada fase ini penulis akan melakukan pengkodeaan atau pembuatan perangkat lunak sebagai langkah penterjemahan dari perancangan. Selain itu juga penulis melakukan pengujian terhadap perangkat lunak yang penulis buat. 5. Deployment, pada fase ini penulis melakukan pemberian perangkat lunak yang telah dikembangkan ke pihak Bappeda Kabupaten Musi Banyuasin, namun hal tersebut baru dilakukan jika penelitian ini benar-benar selesai dilaksanakan. 2. Landasan Teori 2.1 Reorder Point Menurut Sugiono (2009) Reorder Point adalah suatu titik ketika perusahaan harus mengadakan pemesanan kembali sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan material yang dipesan itu tepat pada saat persediaan di titik nol atau pada tingkat safety stock. Untuk perhitungan reorder point menggunakan kalkulator reorder point sebagai berikut: Keterangan: Q maks Q r : Pemakaia Maksimal : Pemakaian Rata-rata 2.2 Perangkat Lunak Menurut Pressman (2010: 39) mendefinisikan perangkat lunak adalah perintah program komputer yang bila dieksekusi memberikan fungsi dan unjuk kerja seperti yang diinginkan. Sedangkan menurut Melwin (2007: 22) mendefinisikan perangkat lunak berfungsi sebagai Page 6

7 pengatur aktivitas kerja komputer dan semua intruksi yang mengarah pada sistem komputer. seperti pada gambar 3.1 Use Case Diagram sebagai berikut : 2.3 Alat Tulis Kantor Menurut The Liang Gie (1988: 200) menyatakan alat tulis kantor adalah benda-benda yang dipakai habis dalam pelaksanaan dalam pekerjaan sehari-hari dari pegawaipegawai tata usaha. Yang tergolong office supplier (bekal tatausaha) ini misalnya pulpen, pensil, tinta, pita mesin tik, kertas blangko pemulir, karbon, berkas, jepitan kertas. Diantara macam-macam perlengkapan tatausaha yang terpakai habis dalam penggunaannya dikantor itu, maka benda-benda yang khusus dipakai untuk tulis-menulis seperti kertas, pensil, tinta, dan lain-lain sebagai keseluruhan disebut keperluan tulis menulis. bendahara induk melakukan login kelola ATK melihat status stok ATK kelola data laporan ATK 3.2 Activity Diagram Bendahara Induk «extends» melihat profil melihat laporan ATK Kelola Petugas «extends» Berikut ini Activity Diagram Bendahara Induk akan menjelaskan bagaimana jalanya proses atau alur kerja dalam suatu perangkat lunak. dapat dilihat pada gambar 3.2 Activity Diagram Bendahara Induk sebagai berikut : melakukan login bendahara pembantu 3. Analisis dan Perancangan 3.1 Use Case Diagram Diagram ini menggambarkan bagaimana jalannya proses atau alur kerja perangkat lunak pada Setda Kab. Muba yang akan dibuat adalah Page 7

8 bendahara induk sistem bendahara pembantu sistem Login Login invalid invalid Cek valid/invalid Cek valid/invalid valid valid Menampilkan Halaman Utama Menampilkan Halaman Utama kelola data ATK melihat status stok ATK kelola data petugas kelola data laporan ATK kelola data ATK Melihat laporan Melihat profil memproses pengolahan data memproses penampilan data Menampilkan pesan pemrosesan data berhasil Menampilkan data yang dipilih 3.3 Activity Diagram Bendahara pembantu Berikut ini Activity Diagram Bendahara Pembantu akan menjelaskan bagaimana jalanya proses atau alur kerja dalam suatu perangkat lunak. dapat dilihat pada 3.3 Class Diagram Gambar dibawah ini semua sistem yang saling berhubungan dimana ranking memiliki kriteria, ranking dimiliki oleh karyawan dan kriteria dikelola oleh penilai. gambar 3.3 Activity Diagram Bendahara Pembantu sebagai berikut : Page 8

9 Satuan -id_satuan -kd_satuan -nama_satuan Jenis -id_jenis -nama_jenis Merk -id_merk -nama_merk -suplier memiliki dua interface, pertama adalah halaman yang digunakan oleh petugas atau bendahara pembantu untuk melihat profil, melakukan Barang -id_brg -kd_brg -nama_brg -id_merk -id_jenis -id_satuan -volume -ket Bagian -id_bagian -nama_bagian transaksi barang serta melihat laporan stok barang dan halaman kedua yaitu halaman yang digunakan oleh admin atau bendahara induk Barang Keluar -id_brgkeluar -no_surat -id_brg -tgl_keluar -jumlah_keluar -id_petugas -id_bagian Petugas -id_petugas -nama -jenis_kelamin -tlp -alamat Barang Masuk -id_brgmasuk -id_brg -tgl_masuk -jumlah_masuk untuk mengelola data transaksi barang masuk dan barang keluar serta semua yang menu yang ada di halaman admin. Adapun beberapa 4. Hasil dan Pembahasan 4.1 Hasil Penelitian yang telah menghasilkan Perangkat Lunak Pengolahan Data Alat Tulis Kantor (ATK) dengan model Reorder Point pada Sekretariat Daerah Kab. Muba. Dalam pembuatan perangkat lunak ini data yang penulis gunakan bersumber dari Perangkat Lunak Pengolahan Data Alat Tulis Kantor (ATK) dengan model Reorder Point pada Sekretariat Daerah Kab. Muba. Perangkat Lunak Pengolahan Data Alat Tulis Kantor (ATK) dengan model Reorder Point pada Sekretariat Daerah Kab. Muba menu yang terdapat pada halaman admin adalah data barang, jenis, merk, satuan, petugas, bagian, permintaan, barang masuk dan barang keluar. 4.2 Pembahasan Pada pembahasan ini penulis akan menjelaskan beberapa hal yang berkaitan dengan Perangkat Lunak Pengolahan Data Alat Tulis Kantor (ATK) dengan model Reorder Point pada Sekretariat Daerah Kab. Muba yang telah penulis lakukan. Pertama penulis akan menjelaskan tentang perangkat lunak mulai dari penginputan data sampai dengan bagaimana proses barang masuk dan barang keluar. Kedua penulis akan Page 9

10 menjelaskan bagaimana proses pengujian dilakukan proses pengujian menggunakan black box testing. Berikut adalah pembahasan untuk masing-masing fase tersebut. 4.3 Tampilan Antar Muka (Interface) Perancangan antar muka merupakan rancangan interface dari program yang akan diimplementasikan. Rancangan yang dibuat antara lain : Desain Tampilan Halaman Petugas/ Bendahara Pembantu Perancangan antar muka merupakan rancangan interface dari program yang akan diimplementasikan. Rancangan yang dibuat antara lain : Desain Tampilan Halaman Admin/Bendahara Induk Perancangan antar muka merupakan rancangan interface dari program yang akan diimplementasikan. Rancangan yang dibuat antara lain : 5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan pada Perangkat Lunak Pengolahan Data Alat Tulis Kantor (ATK) dengan model Reorder Point pada Sekretariat Daerah Kab. Muba maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: Page 10

11 1. Perangkat Lunak Pengolahan Data Alat Tulis Kantor (ATK) dengan model Reorder Point pada Sekretariat Daerah Kab. Muba dapat memudahkan pemesanan barang sesuai dengan keadaan yang ada sehingga tidak terjadi penumpukan atau kekurangan ATK pada Sekretariat Daerah Kab. Muba. 2. Perangkat Lunak Pengolahan Data Alat Tulis Kantor (ATK) dengan model Reorder Point pada Sekretariat Daerah Kab. Muba dapat memudahkan petugas dalam menentukan kapan harus memesan kembali ATK yang dapat dilakukan secara otomatis oleh perangkat lunak. 5.2 Saran Setelah melakukan pembuatan Perangkat Lunak Pengolahan Data Alat Tulis Kantor (ATK) dengan model Reorder Point pada Sekretariat Daerah Kab. Muba, maka penulis memiliki beberapa saran yang mungkin dapat menjadi masukan dan semoga dapat bermanfaat sebagai berikut: 1. Perangkat Lunak Pengolahan Data Alat Tulis Kantor (ATK) dengan model Reorder Point pada Sekretariat Daerah Kab. Muba hendaknya perangkat lunak ini dapat melakukan pemesanan langsung ke suplier secara otomatis dengan cara mengirimkan pesan via mobile(handphone) apabila stok barang sudah pada titik pemesanan yang sudah ditentukan. 2. Perangkat Lunak Pengolahan Data Alat Tulis Kantor (ATK) dengan model Reorder Point pada Sekretariat Daerah Kab. Muba nantinya dilakukan pembaharuan oleh pengembang yang lain untuk mendapatkan perangkat lunak yang handal. DAFTAR PUSTAKA Agus, Ristono Manajemen Persediaan. Yogyakarta.GrahaIlmu Page 11

12 Anhar PHP &MySql Secara Otodidak. Jakarta: PT Trans Media Ardhana, YM., Pemrograman PHP Codeigniter Black Box, Jasakom, Purwokerto Jayanti, N. K. D. A. (2015). Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang Menggunakan Model Reorder Point.EksploraInformatika, 5(1). Karundeng, N. W., Rostianingsih, S., & Santoso, L. W. (2013). Pembuatan Sistem Informasi Administrasi untuk mengelola Stok UD Narwastu dengan Metode EOQ dan ROP.Jurnal Infra, 1(2), pp-45. Ladjamudin, Al Bahra Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : GrahaIlmu Melwin, S. Daulay. (2007). Mengenal Hardware- Software dan Pengelolaan Instalasi Komputer. Andi, Yogyakarta Pressman, Roger S.(2010), Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi (Buku I) Penerbit Andi, Yogyakarta. Shalahuddin M dan A.S Rosa Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Modula. Sugiyono Metode Penelitian Kuantitatif, kualitatif dan R & D. Bandung: Alfabeta. Sugiono, Arief Manajemen Keuangan Untuk Praktisi Keuangan. Jakarta : Gramedia Widiasarana Indonesia. Stevenson, W. J Operation Management 10th Edition. New York: McGraw Hill. Sudana, I Made Manajemen Keuangan Perusahaan (Teori dan Praktik). Jakarta : Erlangga. Sutarman Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta :BumiAksa. Page 12

13 Page 13