BAB I PENDAHULUAN. dan Organisasi. Salah satu faktor kelancaran organisasi adalah ketertiban dan

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 LatarbelakangMasalah Teknologi sangat berpengaruh besar dalam kehidupan. Semua ruang lingkupdalam kehidupan membutuhkannya, termasuk dalam bidang Pemerintahan dan Organisasi. Salah satu faktor kelancaran organisasi adalah ketertiban dan kelancaran dalam pengurusan administrasi. Dalam suatu Organisasi Pemerintahan, administrasi sangat bergantung pada kinerja bagian Tata Usaha. Tata usaha adalah segenap aktifitas menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan diperlukan dalam setiap organisasi. Untuk mengelola manajemen diperlukan informasi tepat, teliti dan cepat. Salah satu informasi sangat penting adalah sistem pengarsipan. Diperkantoran, arsip-arsip tersebut diperlukan untuk membantu dalam penyimpanan data-data dibutuhkan oleh perkantoran. Lembaga Pemasyarakatan Narkotika Klas IIA Tanjungpinang merupakan instansi pemerintah tentunya memiliki aktifitas kearsipan dan suratmenyurat. Banyaknya Surat Masuk dan Surat Keluardan masih kurangnya Pegawai pada Instansi tersebut mengakibatkan kurang efektifnya Pelayanan.Kesulitan dalam mengolah surat-menyurat masuk dan keluar disebabkan dalam hal kearsipan tersebut masih ada menggunakan cara manual dalam memproses dan menyimpan data surat. Akibatnya para pegawai membutuhkan waktu kurang efektif dan efisien.bagian menangani 1

2 2 Surat-menyurat di Lapas Narkotika Klas IIA Tanjungpinang adalah Urusan Umum dibawahi oleh Sub Bagian Tata Usaha. Dalam hal pengurusan Suratmenyurat dan manajemen kearsipan, Urusan Umum belum memiliki aplikasi pengolah atau penyimpan surat. Semua masih dilaksanakan secara manual. Berdasarkanlatarbelakangmasalah timbuldiatasmakajuduldalampenyusunanskripsiiniadalah SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA LEMBAGA PEMASYARAKATAN NARKOTIKA KLAS IIA TANJUNGPINANG. 1.2 IdentifikasiMasalah Penelitian Identifikasimasalah penelitianmerupakan proses penyederhanaanmasalah rumitdankompleksdirumuskanmenjadimasalah dapatditelitiataudicarialternatifpemecahannya, adapun masalah ditemukan dalam penelitian di Lembaga Pemasyarakatan Narkotika Klas IIA Tanjungpinangantaralain : 1. Pencatatan, penyimpanan, pencarian dan penyortiransuratmasukdansuratkeluarmasihbersifat manual mengakibatkankurangefisiennyaparapetugasuntukmelakukantugasnya. 2. Lamanya proses rekapitulasi laporan surat masuk dan surat keluar setiap bulan atau setiap tahun karena masih menggunakan proses manual. 3. Belum adanya sistem informasi online dapat diakses seluruh Seksi atau Bagian, sehingga memperlama proses alur dan arus informasi surat.

3 3 1.3 RumusanMasalah Rumusan masalah padahakikatnyaadalahdeskriptiptentangruanglingkupmasalah, pembatasandimensidananalisisvariabel tercakupdidalamnya, berupapertanyaan akandicarikanjawabannyamelaluipengumpulan data.dengandemikianrumusanmasalahtersebutsekaligusmenunjukkanfokuspenga matan di dalam proses penelitiannantinya. Adapun rumusan masalah dari penelitian ini adalah : 1.Bagaimanakah cara dapat ditempuh untuk mengatasi masalah pencatatan, penyimpanan dan pencarian surat masuk dan surat keluar masih bersifat manual, sehingga dapat dicarikan solusi agar petugas dapat melakukan tugasnya lebih efisien? 2. Bagaimanakah cara percepatan rekapitulasi laporan surat masuk dan surat keluar setiap bulan dan setiap tahun? 3. Aplikasi atau Sistem apakah dapat dibangun untuk mempercepat alur, informasi dan proses penyelesaian surat-menyurat antar bagian atau seksi? 1.4 BatasanMasalah Batasanmasalahmenjelaskanbatasanbatasanpenelitianatautulisan.Misalnyahal-hal tidakakandibahasatauditeliti, lingkungan ditentukansebagaipembatas, batasan data ataujumlahmateri melingkupipenelitianatautulisan. Berdasarkanlatarbelakangdanaturan-aturan

4 4 telahdipaparkandiatasmakapenyusunmembatasiruanglingkuppermasalahanantarala in : 1. Penelitian ini hanya dilakukan pada Lembaga Pemasyarakatan Narkotika Klas IIA Tanjungpinang. 2. Sistem ini hanya dapat diakses oleh Administrator. Administrator disini adalah Urusan Umum. Sementara Kepala Lapas hanya menerima laporan. 1.5 Maksud Dan Tujuan Maksuddarikerjapraktekiniyaitumembangunsuatusoftware dengantujuanuntukmengetahui jumlah rekapitulasi laporan dari penyimpanan arsip tersebut dan dapat dilakukan dengan carabrowsing melalui web. Sedangkan Tujuan dari Penelitian ini adalah : 1. SebagaitolakukurkeberhasilanDosendanSekolahTinggiTeknologi Indonesia Tanjungpinangdidalammencetakmahasiswamahasiswahandaldidalamteknologidanaplikasi. 2. Mengujisejauhmanakemampuanmahasiswadidalammengimplementasikanilm upengetahuan didapat dikampusuntukditerapkan di duniausaha. 3. Mengubahpemberkasan Surat-menyurat duludilakukansecara manual kedalambentukkomputerisasi dan internetdenganmemanfaatkanteknologiberupasebuahaplikasipengarsipan surat. 4. Membantu meningkatkan kinerja pegawai Lapas Narkotika Tanjungpinang dengan mempermudah proses pencatatan, disposisi, penyortiran dan

5 5 pembuatan Laporan surat masuk dan surat keluar melalui sebuah aplikasi online tentang pengarsipan surat 1.6 Jadwal Kerja Penelitian Penelitianinidilaksanakan di Lembaga Pemasyarakatan Narkotika Klas IIA Tanjungpinang, Jl. DR. Sahardjo No. 03 Km 18 Kijang.Penelitianinidilakukanmulaitanggal20Juni 2013sampaidengan20 Agustus2013. Tabel 1.1 Jadwal Penelitian No Jenis Kegiatan Pengumpulan 1 Data Menganalisa 2 Kebutuhan Perancangan/ 3 Design Jadwal Pelaksanaan Penelitian Tahun 2013 Juni Juli Agustus September I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV 4 Pengkodean 5 Pengujian 1.7 Metodologi Merupakansuatuteknikataucarauntukmengumpulkan data ataufakta nantinyaakandipelajaridanakhirnyasebagaibahanuntukdianalisasertadigunakanunt ukmemudahkanpencariandanpemecahansuatumasalah.

6 6 1. MetodologiPengumpulan Data Pengumpulan data dilakukanuntukmemperolehinformasi dibutuhkandalamrangkamencapaitujuanpenelitian.tujuan diungkapkandalambentukhipotesismerupakanjawabansementaraterhadapperta nyaanpenelitian.jawabanitumasihperludiujisecaraempiris, danuntukmaksudinilahdibutuhkanpengumpulan data.dalamhalinimetodepenelitian data umum di gunakandalamsuatupenelitianadalah : a. Observasi Melakukanobservasitempatsebelumpelaksanaankegiatanpengumpulan data denganmengadakanpeninjauan, pengenalanterhadapobjekpenelitian, memperhatikan aktivitaskerjadanmengumpulkan bahankajian sebelum proses penyelesaian masalah dalam penelitian. b.studikepustakaan Melakukanpengumpulan data secaratidaklangsungdenganmelakukanstudikepustakaanyaitudenganmengumpu lkan data danteori-teori berhubungandenganpenulisanskripsiini. 2. MetodePengembanganPerangkatLunak Metodepengembanganperangkatlunak digunakandalammembangun Sistem ini menggunakan model Waterfall (Classic Life Cycle)

7 7 menyarankanpengembanganperangkatlunaksecarasistematikdanberurutan dimulaidaritingkatansistemtertinggidanberlanjutketahapanalisis, desain, pengkodean, Kelebihandarimetodeiniadalahterstruktur, pengujiandanpemeliharaan. dinamis, dansequential.metodewaterfalldapat di lihatpadagambar 1.1 diambildaribukurekayasaperangkatlunaktulisanjannersimarmata (2009) 1 : Gambar 1.1. Diagram Waterfall (JannerSimarmata, 2009) Paradigmadaritahapan model waterfalladalahsebagaiberikut: 1. KebutuhanSistem Tahapdimanamenentukankebutuhan-kebutuhanbagiseluruhelemenelemensistem, didalammenentukankebutuhan kebutuhaninisistempengarsipanmenyediakanberbagaimacam kemudahan sangatmembantu.kemudiandeskripsiuser akanmenggunakansistem, dansebagainya.serta mengalokasikanbeberapa 1 JannerSimarmata, RekayasaPerangkatLunak, 2009, hal. 54

8 8 subset darikebutuhankebutuhantersebutbagisistem.gambaransistemmerupakanhal pentingpadasaatsistemharusberinteraksidenganelemensistemlainsepertiper angkatkeras, userdansoftware. System Engineeringmencakupkumpulankebutuhanpadasetiaptingkatteratasperanc angandananalisis. 2. SpesifikasiKebutuhanPerangkatLunak Tahapdimanakitamenterjemahkankebutuhanpenggunakedalamspesifikasi kebutuhansistematausrs (System Requirement Spesification).Spesifikasikebutuhansisteminibersifatmenangkapsemua dibutuhkanaplikasidandapatterusdiperbaharuisecarainteraktifselamaberjal annya proses pengembanganpadaaplikasi. 3. DesainPerangkatLunak Tahapdimanadimulaidenganpernyataanmasalah, kemudiandirealisasikankedalam model data danperancanganform-form akandibuatpada Sistem dandiakhiridenganrincianperancangan dapatditransformasikankesistemoperasional. 4. ImplementasiPerangkatLunak Melakukanpenghalusanrincianperancangankepenyebaransistem sesuaidengankebutuhanpengguna akanditransformasikankedalamlisting program.

9 9 Transformasiinijugamencakupperancanganperalatan digunakan,koneksi jaringan internet danprosedur-prosedurpengoperasian. 5. UjiMesin Formal IntegrasiPerangkatLunak Merepresentasikanpenginstalanperangkatlunakdalamlingkungandengansis temoperasional.dalamhalini, sudahberjalangunamemastikanperangkatlunak dibuatsesuaidenganapa diharapkansesuaidengandaftar terlampir. Selanjutnya penting disini adalah tersedianya jaringan internet untuk menunjang pengoperasian perangkat lunak. jugadilakukanpenyesuaianpenyesuaiandengansistemoperasional 6. OperasidanPerawatan Melakukanpemeliharaanterhadapperangkatlunakdimanakitamulaimelakuk anpengoperasianaplikasidanjikadiperlukankitamelakukanperbaikanperbaikankecil.kemudian, jikawaktupenggunaanaplikasiterdapatperubahanataupengembanganmakaa kanmasukpadatahapansistemenginering. 1.7 SistematikaPenulisan Agar hasilpenelitianinidapatdigunakansemaksimalmungkin, makasecaragarisbesar kami menyajikanlaporaninidalam 6 (enam) bab, dimanaisidaritiapbabnyasebagaiberikut: BAB I PENDAHULUAN

10 10 Bab inimenjelaskanlatarbelakangmasalah, identifikasimasalah, maksuddantujuan, batasanmasalah, jadwalpelaksanaan, metodologipenelitian, dansistematikapenulisan. BAB II LANDASAN TEORI Bab inimenjelaskankonsepdasarsistempengarsipan,konsepdasar basisdatadankonseppemodelandengantujuanmempertegassumbersumber diambildalampembangunan Sistem InformasiPengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web pada Lembaga Pemasyarakatan Narkotika Klas IIA Tanjungpinang. BAB III ANALISIS SISTEM Bab inimenjelaskantujuananalisissistem, tinjauantemuanmasalah, deskripsipekerjaan (Job Description), analisisprosedur, flowmap sedangberjalan, analisisdokumen, analisisperangkatkeras (Hardware), analisisperangkatlunak (software),dananalisisbrainware. BAB IV PERANCANGAN SISTEM Bab inimenjelaskantentangtujuanperancangansistem, sistem diusulkan, prosedur diusulkan, perancangansistemantara lain yaitu : flowmap diusulkan, diagram konteks, data flow diagram, ERD, kamus data, strukturfile,danrancanganantarmuka(desaininterface) untukmerancang SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA LEMBAGA PEMASYARAKATAN NARKOTIKA KLAS IIA TANJUNGPINANG.

11 11 BAB V IMPLEMENTASI SISTEM Bab inimenjelaskantentangalasanmengapamemilihbahasapemrograman telahdiaplikasikan, hardware, software digunakandanoperasionalisasiaplikasi untuk menjalankan.sistem INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA LEMBAGA PEMASYARAKATAN NARKOTIKA KLAS IIA TANJUNGPINANG. BABVI PENUTUP Bab inimenjelaskantentangkesimpulandansaran-saran ditujukandalam SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA LEMBAGA PEMASYARAKATAN NARKOTIKA KLAS IIA TANJUNGPINANG.