STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HIMA TEKPEND

Transkripsi

1 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HIMA TEKPEND

2 A. Pendahuluan STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HIMA TEKPEND PERIODE HIMA TEKPEND sebagai dewasa ini merupakan lembaga kemahasiswaan yang dipercaya menjalankan amanah besar Mahasiswa Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan. Berhubung begitu besarnya amanah tersebut maka harus dilakukan langkah-langkah yang baik demi pengoptimalan sumber daya agar dapat menjaga amanah tersebut. Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkannya sebuah perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode kepengurusan karena manajemen yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuatlah sebuah Standar Operasional Prosedur yang selanjutnya disebut SOP. SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka yang akan melaksanakan kegiatan yang membawa nama Himpunan Mahasiswa Teknologi Pendidikan (HIMA TEKPEND). B. Pengertian agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan. C. Tujuan Adapun tujuan ditetapkannya Standar Operasional Prosedur adalah sebagai berikut : 1. Mempermudah pelaksanaan tugas 2. Mengawasi kinerja Bidang dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan. 3. Memberi gambaran tugas dan petunjuk spesifik sesuai manajemen kepengurusan HIMA TEKPEND. D. Fungsi Adapun fungsi dari SOP adalah sebagai berikut : 1. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada organisasi. 2. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan strategis organisasi. 3. Sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi. Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian standar instruksi tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh HIMA TEKPEND untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d

3 BAB I SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen yang baik, dimana dalam hal ini manajemen tersebut harus memahami tugas, fungsi dan pola kerja dari manajemen itu sendiri. Bicara manajemen tentu terdapat sumber daya yang mengatur sedemikian rupa untuk mengoptimalkan kinerja organisasi. Demikian juga dengan HIMA TEKPEND, hal tersebut didefinisikan sebagai berikut: Top Level Management Top Level Management disini diistilahkan dengan Pimpinan Eksekutif, dimana merupakan manajemen tertinggi dalam manajerial kepengurusan organisasi serta merupakan pengarah, pengatur strategi dan pengambil kebijakan secara keseluruhan organisasi. Pimpinan Eksekutif ini terdiri dari : Ketua HIMA, Sekretaris Umum, dan Bendahara Umum. Middle Level Management Middle Level Management disini merupkan manajerial menengah yang berada di antara top level management dan first line management. Manajement ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta keputusan yang diambil oleh top level management serta membuat proker. Middle Level Management terdiri dari : Semua Kepala Bidang First Line Level Management First Line Level Management berfungsi memastikan strategi, kebijakan dan keputusan yang telah diambil oleh top dan middle management telah dijalankan dengan baik. Selain itu punya andil dan turut serta dalam proses pengimplementasian strategi dan proker yang telah ditetapkan. First Line Level Management terdiri dari : Semua Kepala Biro Pengurus Inti adalah Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, semua Kepala Bidang. A. Sistem Koordinasi Intern Pengurus 1. Pengantar Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi serta evaluasi maka diperlukan sebuah sistem yang mengaturnya, baik itu dilakukan dalam lingkup top, middle, maupun low level management. 2. Macam Rapat Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut a. Rapat Kerja 1) Pelaksanaan rapat kerja diselenggarakan sebanyak 2 kali, yaitu pada awal pembentukan kepengurusan dan pertengahan periode kepengurusan. 2) Agenda a) Rapat Kerja I S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d

4 i. Sosialisasi Visi, Misi dan Tujuan Organisasi oleh Ketua HIMA. ii. Penyampaian pola umum kebijakan organisasi. iii. Penjelasan AD, ART, GBPK, dan SOP. iv. Pembagian rekomendasi mumas kepada Bidang. v. Pembuatan, pembahasan dan Penetapan Program Kerja. vi. Pembahasan anggaran keuangan. b) Rapat Kerja II i. Laporan pengurus selama satu semester (sesuai periode). ii. Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus. iii. Analisis dan Pembahasan program. iv. Rekomitmen Pengurus. v. Reshuffle Pengurus (jika diperlukan). b. Rapat Pimpinan 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan 2) Diikuti oleh Ketua HIMA, Sekretaris Umum, dan Bendahara Umum. 3) Agenda a) Silahturahim pimpinan eksekutif. b) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan dilaksanakan c) Laporan dan analisa stabilitas organisasi c. Rapat Pengurus Inti 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan. 2) Diikuti oleh Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, dan semua Kepala Bidang (jika berhalangan hadir digantikan dengan sekbid atau orang yang diberi kepercayaan). 3) Agenda a) Silaturahim pengurus inti. b) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan dilaksanakan. c) Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya. d. Rapat Bidang 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam dua pekan. 2) Agenda a) Silaturahim anggota Bidang. b) Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan. c) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya. d) Strategi pencapaian program. S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d

5 e. Rapat Koordinasi 1) Rutin dilaksanakan 1 (satu) kali dalam sebulan 2) Agenda a) Silaturahim seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode b) Sosialisasi program kerja terdekat dari setiap Bidang. c) Persiapan kegiatan setiap Bidang. d) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya. e) Diikuti oleh seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode f. Rapat Kepanitiaan 1) Dilaksanakan secara Insidental 2) Agenda a) Pembahasan rencana, persiapan, dan pelaksanaan. b) Penyampaian Jobdesk oleh Ketua Panitia. c) Pembahasan manajemen kegiatan. d) Diakhir pelaksanaan kegiatan dilaksanakan evaluasi. 3) Diikuti oleh panitia kegiatan, panitia SC, dan Ketua Bidang yang bersangkutan. a) Menetapkan keputusan dan kebijaksanaan organisasi 3) Diikuti oleh Ketua HIMA, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, dan semua Ketua Bidang. B. Mekanisme Kerja Organisasi 1. Pelaksanaan Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam job description yang disusun oleh Ketua HIMA TEKPEND periode Hierarki Kepengurusan Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan adalah komando sedangkan antar staf kepengurusan adalah koordinasi. g. Rapat Istimewa 1) Dilaksanakan secara Insidental 2) Agenda: S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d

6 3. Mekanisme Laporan a. Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada ketua HIMA TEKPEND paling lambat 2 minggu setelah kegiatan, selanjutnya wajib melaporkan kegiatan tersebut juga kepada DPM paling lambat 1 bulan setelah melaksanakan kegiatan. b. Jika dalam waktu yang ditentukan HIMA tidak memberikan laporan, maka DPM berhak mengajukan surat teguran. e. Surat keputusan penonaktifan juga bisa dikeluarkan tanpa memperhatikan poin-poin sebelumnya, sesuai kebijakan pimpinan organisasi(situasional). 4. Mekanisme Peringatan dan Pemberian Sanksi a. Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai dengan aturan yang berlaku di HIMA TEKPEND, maka akan diberikan pertama teguran secara lisan. b. Apabila peringatan pertama tidak diindahkan, maka akan diberikan peringatan kedua berupa surat teguran. c. Surat panggilan akan diberikan jika 2 kali surat teguran diabaikan. d. Apabila surat panggilan masih tidak diindahkan maka pengurus yang bersangkutan akan diberi surat keputusan penonaktifan. 5. Mekanisme Resuffle Pengurus Pengurus dapat diresuffle karena beberapa hal : - Memberhentikan diri - Meninggal dunia - Tidak Aktif dalam kepengurusan. - Mencemarkan nama baik HIMA TEKPEND - Kebijakan Organisasi Resuffle kepengurusan hanya dilakukan maksimal 1 kali dalam kepengurusan. Resuffle dapat dilakukan apabila memang dianggap penting dan mendesak, dan atas kebijakan pimpinan organisasi. S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d

7 BAB II STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEGIATAN HIMA TEKPEND PERIODE A. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan menentukan : 1. Dasar penyelenggaraan Pada bagian ini tertuang rasional atau alasan perlunya diadakan kegiatan. 2. Kriteria keberhasilan kegiatan Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan serta setelah kegiatan dilaksanakan. 3. Tujuan kegiatan Tujuan kegiatan disusun dalam dua tingkat, yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. 4. Peserta kegiatan Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan, hak dan kewajiban peserta, dan jumlah peserta (bisa berupa perkiraan atau target). 5. Nara sumber acara Di bagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan kualifikasinya termasuk lembaga asal nara sumber. 6. Organisasi / kepanitiaan pelatihan Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap keberhasilan kegiatan. 7. Strategi dan proses teknis kegiatan Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kagiatan yang akan digunakan, prosedur, proses atau teknis yang digunakan untuk mencapai tujuan kegiatan. 8. Materi kegiatan Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan atau acara, tujuan dari setiap bagian dari isi kegiatan. 9. Waktu dan tempat Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan, berapa lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan. 10. Biaya Pada bagian ini perlu dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber biaya yang diusulkan secara terinci mengenai penggunaan biaya tsb. B. Pembentukan Panitia Kegiatan Langkah-langkah pembentukan Panitia Kegiatan antara lain: 1. Pembentukan Panitia SC oleh Ketua Hima ataupun yang diberi wewenang oleh Ketua HIMA. 2. Penunjukkan Ketua Pelaksana (Ketua OC) yang merupakan hasil musyawarah panitia SC dan Ketua HIMA ataupun yang diberi wewenag oleh Ketua HIMA. S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d

8 3. Pembentukan Panitia Pelaksana(OC) melalui open rekruitment ataupun metode lainnya. C. Persiapan Kegiatan Langkah-langkah persiapan yang perlu dilakukan antara lain : 1. Penyusunan proposal a. Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan, berkoordinasi dengan kesekretariatan. b. Pembuatan proposal dilakukan minimal 1-2 minggu sebelum acara dilaksanakan. c. Pembuatan proposal yang tidak sesuai jadwal tidak akan mendapat persetujuan atau perijinan dari ketua HIMA. d. Proposal Kegiatan harus sesuai dengan sistematika pembuatan proposal kegiatan sebagai berikut: 1) Latar Belakang Bagian ini berisi latar belakang perlunya digelar kegiatan kemahasiswaan yang diajukan. 2) Landasan Kegiatan Di bagian ini dicantumkan undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan, kebijakan serta pedoman tertulis yang relevan melandasi kegiatan yang kan diselenggarakan. 3) Nama Kegiatan Di bagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan diselenggarakan. 4) Tema kegiatan Di bagian ini dirumuskan tujuan esensial tematis kegiatan. 5) Tujuan Kegiatan Di bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan konkret. Bisa juga dirumuskan dua jenis tujuan, yakni tujuan umum dan tujuan khusus kegiatan. 6) Sasaran Kegiatan Pada bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan dalam rangka mendukung pencapaian tujuan. 7) Peserta Kegiatan Di bagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan itu. Karena menyangkut izin kegiatan, jika ada penceramah atau instruktur, maka identitas komponen ini pun harus dicantumkan pula. 8) Waktu dan tempat Di bagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat yang akan digunakan. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada fasilitas ruangan, lapangan dan sebagainya. Sebaiknya diusahakan agar dalam penetapan waktu dan penggunaan tempat tidak terjadi bentrokan dengan kegiatan lain. 9) Materi Kegiatan Pada bagian ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan diselenggarakan. Dalam hal ini dicantumkan juga pengisi materi kegiatan. S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d

9 10) Jadwal acara/kegiatan Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya mencakup urutan kegiatan mulai dari persiapan, pelaksanaan dan pelaporan. Dalam hal ini diperinci pula secara spesifik susunan acara dan para pelaksana yang terkait dalam kegiatan tersebut. 11) Anggaran Biaya Dalam menyusun anggaran, sebaiknya didasarkan kepada rincian kegiatan yang sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai, sehingga akan memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realitas. Sumber dan besar dana harus dijelaskan secara agar mudah diketahui sumber dan besar pengalokasian biaya. Sumber dana kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai berikut : a. Iuran Kemahasiswaan b. SPP/DPP c. Sponsor, donatur, dan sumber lain yang halal dan tidak mengikat 12) Susunan Kepanitiaan a) Pelindung Tingkat Universitas : Rektor Tingkat Fakultas : Dekan a) Pembina Tingkat Universitas : Pembantu Rektor III Tingkat Fakultas b) Pembimbing Tingkat Univesitas Tingkat Fakultas : Pembantu Dekan I : Pembantu Rektor III, Pembantu Dekan I : Kajur, Dosen Pembimbing c) Penanggung jawab : Ketua HIMA d) Panitia Pelaksana 13) Penutup 14) Lampiran Panitia Pelaksana terdiri atas ketua pelaksana, sekretaris, bendahara dan seksi-seksi sesuai kebutuhan.. e. Proposal yang telah di buat di cek oleh kestari terhadap kesesuaiannya f. Perijinan tidak akan diberikan apabila ada laporan kegiatan sebelumnya di bidang yang bersangkutan yang belum masuk ke kestari. 2. Persiapan teknis a. Rapat panitia b. Perencanaan waktu c. Pembagian tugas d. Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang terlibat e. Pemanfaatan lembar komunikasi untuk koordinasi. Format Persiapan Kegiatan NO KEGIATAN SARANA PETUNJUK TEKNIS PJ S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d

10 Catatan : Dibuat pada awal perencanaan oleh ketua pelaksana dan dijabarkan pada rapat panitia yang pertama. D. Pelaksanaan Kegiatan 1. Kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang sudah dipersiapkan 2. Ketua Bidang yang berhubungan harus memantau jalannya acara dan mencatat hal-hal yang dianggap penting. Format Pelaksanaan Kegiatan N O KEGIATAN WAKTU & TEMPAT SARA NA PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN PRA ACARA PELAKSAAAN PASCA ACARA Catatan: Dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan, oleh ketua pelaksana dan panitia. E. Evaluasi Kegiatan 1. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan. 2. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. 3. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya. 4. Memberi saran-saran dan rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di waktu mendatang. P J Format Pasca Kegiatan NO KEGIATAN WAKTU & TEMPAT SARANA PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN Catatan : Pasca kegiatan ditujukan untuk mengevaluasi kegiatan dan menyusun laporan kegiatan. Dibuat setelah kegiatan selesai. F. Laporan Kegiatan 1. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyusun laporan pertanggungjawaban dengan bantuan/konsultasi dengan Biro Kestari (staf Sekretaris) dan Bendahara. 2. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua HIMA TEKPEND periode melalui Biro Kestari (staf Sekretaris) dalam bentuk a. Laporan yang sudah di print, disertai lampiran sebagai berikut : 1) Susunan Kepanitiaan 2) Susunan Acara 3) Realisasi Anggaran Biaya 4) Proposal Kegiatan 5) Bukti transaksi pengeluaran 6) Daftar hadir peserta dan panitia 7) Administrasi dan arsip surat menyurat 8) Pamplet dan hasil dokumentasi b. Laporan file dokumen di komputer PJ S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d

11 3. Secara khusus disampaikan pula laporan keuangan kegiatan kepada Bendahara Umum 4. Laporan tersebut harus sudah sampai ke tangan staf Kestari paling lambat 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan. 6. Laporan disusun rapi dan masukan ke dalam amplop cokelat disertai tulisan nama kegiatan, yang dialamatkan kepada Ketua HIMA Tekpend periode Format Laporan Kegiatan Laporan kegiatan... (nama kegiatan) Bidang... HIMA TEKPEND Periode X. Fortopolio : Proposal Realisasi Anggaran Biaya Makalah pemateri Nota Arsip/berkas Surat Printout publikasi dan dokumentasi Dan hal-hal penting XI. Hari, Tgl. Bulan, Tahun Laporan : XII. Lembar Pengesahan : I. Pendahuluan : II. Nama Kegiatan : III. Tujuan Kegiatan : IV. Waktu dan Tempat : V. Peserta Kegiatan : VI. Nara Sumber Kegiatan : VII. Gambaran Kegiatan : (persiapan, pengorganisasian dan pelaksanaan) VIII. Hambatan-hambatan & Evaluasi : IX. Rekomendasi Kegiatan : S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d

12 G. Penyelenggaran Kesekretariatan dan Keuangan 1. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan merupakan hal yang wajib dilaksanakan oleh panitia kegiatan sesuai dengan petunjuk yang berlaku. 2. Ini menjadi tanggung jawab sekretaris panitia dan dianjurkan berkonsultasi dengan Kestari dan Bendahara. S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d

13 BAB III STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI A. Pendahuluan Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris, baik itu Sekretaris Umum, ataupun Sekretaris Bidang ataupun Sekretaris Biro. Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. Selain itu kelancaran administrasi merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan organisasi. Apalagi sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai perlu dirapikan dan diarsipkan, sehingga kemampuan administratif semakin diperlukan. Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan, justru sangat penting untuk regenerasi dan pembelajaran pengurus. Banyak data yang menunjukkan bahwa pengelolaan administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi. B. Uraian tugas Sekretaris Umum, Biro Kesekretariatan dan Sekretaris Bidang dalam hal Kesekretariatan 1. Sekretaris Umum a. Mengkoordinasikan pengaturan administrasi HIMA TEKPEND periode Staf Kestari a. Membantu Sekretaris dalam menjalankan fungsi administrasi di HIMA Tekpend. b. Melaksanakan tugas harian yang berkaitan dengan tata laksana pemeliharaan kesekretariatan, pengadaan, inventarisasi kelengkapan kesekretariatan, dan kearsipan HIMA Tekpend. c. Membantu Sekretaris dalam membuat rencana, agenda dan mengatur administratif d. Melaksanakan kegiatan administrasi e. Pengadaan dan inventarisasi f. Bersama dengan Sekretaris mempertanggungjawabkan segala bentuk kegiatan pengadministrasian organisasi kepada Ketua HIMA Tekpend periode Sekretaris Bidang a. Menggantikan fungsi Kepala Bidang apabila Kepala Bidang berhalangan b. Melakukan fungsi koordinasi dengan staf Kestari. c. Membantu tugas Ketua Bidang dalam melaksanakan tugas dan wewenang kerjanya. d. Bersama-sama Ketua Bidang merumuskan dan mengeluarkan kebijakan yang berhubungan dengan Bidang yang dibawahinya. e. Bersama-sama Ketua Bidang mempertanggungjawabkan semua kegiatan dan kebijakan yang dikeluarkan kepada Ketua HIMA TEKPEND periode S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d

14 C. Faktor Pendukung Keberhasilan Kesekretariatan a) Sumber Daya Manusia Personil yang terlibat dalam pengelolaan kesekretariatan terdiri dari Sekretaris Umum, Staf Kestari dan sekretaris Bidang. b) Peralatan/Perangkat Kesekretariatan a. Rak/lemari untuk menyimpan file folder berkas/dokumen/kertaskertas. b. Perangkat komputer dan printer, internet (dalam kondisi ideal) c. Peralatan kantor/alat tulis d. Papan tulis/papan pengumuman e. Meja/kursi/tikar/spanduk f. Alat-alat kebersihan g. Alat komunikasi : telepon atau handphone. selanjutnya dibuka dan diproses. Sebaiknya disortir lewat pemilahan, mana yang termasuk surat bagi Ketua HIMA TEKPEND, Sekretaris, Kabid, Sekbid dan Biro. 2) Pencatatan/pendokumentasian surat Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk. Berikut poin-poin yang dapat dicantumkan : a) Nomor urut b) Tanggal masuk c) Nomor surat d) Asal surat (pengirim) e) Tujuan f) Perihal g) Keterangan D. Pe ngelolaan Surat Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkan klasifikasi dan penomorannya. Pihak yang bertanggung jawab mengatur penyusunan dan pengelolaan berkas adalah Staf Kestari. 1. Surat masuk 1) Penerimaan Surat Surat yang diterima oleh Staf Kestari terlebih dahulu disortir, mana yang merupakan surat organisasi, surat pribadi/pengurus, atau surat-surat lainnya. Surat organisasi No. Tanggal Masuk Format Buku Registrasi Surat Masuk Pengirim dan Alamat Tanggal dan No. Surat 3) Penyampaian Surat Perihal Tujuan Lampiran Ket S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d

15 Setelah dicatat dalam Buku Registrasi Surat Masuk lalu diparaf dan dibubuhi tanggal penerimaan. Kemudian disampaikan pada pihak yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti. 4) Penindaklanjutan Surat Bila Bidang yang bersangkutan perlu membuat surat balasan, pihak tersebut harus memberitahukan kepada Staf Kestari untuk dibuatkan surat balasan. Bila Bidang/biro yang bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat surat sendiri, Bidang/biro tersebut tetap harus memberitahu Staf Kestari untuk meminta nomor surat. 5) Penyimpanan Surat Setelah semua dilaksanakan, berkas surat disimpan oleh Kesekretariatan. 2. Surat Keluar 1) Pembuatan Surat Surat yang ditujukan untuk pihak eksternal dan surat balasan (atas surat masuk) dibuat oleh Staf Kestari atas permohonan dari Bidang atau yang berkepentingan. Jika diberikan kewenangan, maka Bidang atau di luar Staf Kestari dapat membuat sendiri suart keluar yang diperlukannya dengan tetap memberitahu Staf Kestari untuk meminta nomor surat. 2) Pencatatan Surat Surat yang dibuat lalu dicatat dalam buku registrasi surat keluar. Ada point-point yang dapat dicantumkan adalah sebagai berikut : a) Nomor Urut b) Tanggal keluar c) Nomor surat d) Asal surat (pengirim) e) Tujuan f) Perihal g) Keterangan Format Buku Registrasi Surat Keluar No. Tanggal Tujuan Tanggal Perihal Lampiran Ket Keluar dan No. Surat E. Penomoran Surat SURAT UMUM S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d

16 Kode penulisan : A/B/C/D/E/F/G A. Nomor Surat Segala aktivitas pembuatan surat harus diketahui dan dilaporkan kepada Staf Kestari. B. Kode Berkas Surat Jenis surat yang digunakan oleh pengurus HIMA TEKPEND adalah: 1. SPM = Surat Permohonan 2. STG = Surat Tugas 3. SBA = Surat Berita Acara 4. SPJ = Surat Perjanjian 5. SRD = Surat Rekomendasi 6. SPR = Surat Perintah 7. SPT = Surat Pengantar 8. SUD = Surat Undangan 9. SPB = Surat Pemberitahuan 10. SAD = Surat Pengambilan Dana 11. SUL = Surat Usulan 12. SPH = Surat Penghargaan 13. SKT = Surat Keterangan 14. SPN = Surat Pernyataan 15. SKA = Surat Kuasa 16. SUS = Surat Ucapan Selamat 17. SBL = Surat Balasan C. Lingkup surat 1. IN = Surat ditujukan untuk pengurus internal HIMA TEKPEND 2. EX = Surat ditujukan untuk ormawa atau lembaga eksternal HIMA TEKPEND D. Pihak yang mengeluarkan Pihak yang mengeluarkan surat ditandai dengan kode sebagai berikut: A1 = Ketua HIMA A2 = Sekretaris Umum A3 = Bendahara Umum B1 = Bidang Agama B2 = Bidang PSDO B3 = Bidang Pendidikan dan Pengabdian Pada Masyarakat B4 = Bidang Pengembangan Minat dan Potensi B5 = Bidang Pengembangan Multimedia B6 = Bidang Hubungan Masyarakat E. Kode lembaga Kode lembaga adalah HIMA TEKPEND F. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi) G. Tahun pembuatan surat (4 digit) Contoh : 1. Surat undangan yang ditujukan untuk pengurus HIMA Tekpend. S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d

17 Misalnya, surat undangan yang dikeluarkan Bidang PSDO untuk pengurus HIMA Tekpend pada bulan Agustus Tahun Nomor: 09/SUD/IN/B2/HIMA TEKPEND/VIII/ Surat undangan yang ditujukan untuk Ormawa/Lembaga eksternal HIMA TekPend. Misalnya, surat permohonan bantuan dana yang dikeluarkan oleh Biro P2M untuk Pemerintah Kota Bandung pada bulan Agustus Tahun (karena Biro P2M berada di bawah BP3M, maka pihak yang mengeluarkan adalah BP3M). Nomor: 09/SPM/EX/B3/HIMA TEKPEND/VIII/2009 SURAT KHUSUS Surat yang termasuk ke dalam surat khusus adalah surat keputusan. Setiap surat keputusan yang dikeluarkan oleh Ketua HIMA TEKPEND periode memuat urutan-urutan sebagai berikut : 1) Memperhatikan 2) Menimbang 3) Mengingat 4) Memutuskan 5) Menetapkan Kode penulisan : A/B/C/D/E/F A. Nomor surat B. Kode berkas surat (SKP) C. Pihak yang mengeluarkan D. Kode lembaga E. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi) F. Tahun pembuatan surat Contoh : SK tentang pengangkatan pengurus HIMA TEKPEND periode Nomor : 01/SKP/A1/HIMA TEKPEND/VI/2008 SURAT KEPANITIAAN Kode Penulisan: A/B/C/D/E/F/G A. Nomor Surat Penomoran surat disesuaikan dengan penomoran surat kepanitiaan tersebut. B. Kode Berkas Surat C. Lingkup Surat D. Pihak Yang Mengeluarkan Panitia kegiatan E. Kode Lembaga F. Bulan dikeluarkan Surat (Angka romawi) G. Tahun Pembuatan Surat Contoh: S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d

18 Bidang PSDO membuat surat permohonan untuk menjadi pemateri dalam kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Mahasiswa (LDKM) HIMA TekPend pada bulan September tahun Nomor: 09/SPM/EX/PAN-LDKM/HIMA TEKPEND/IX/2008 F. Wewenang Pembuatan Surat 1. Pihak yang membuat Surat umumnya dibuat oleh Staf Kestari. Tetapi bisa saja Bidang/luar Biro Kestari membuat surat sendiri dengan terlebih dahulu memberitahu dan meminta nomor surat pada Staf Kestari. Pada intinya, setiap surat yang keluar harus diketahui oleh Staf Kestari. Dalam momen tertentu, kepanitiaan besar biasanya juga memiliki kestari sendiri yang membuat surat yang berkaitan dengan kepentingan kepanitiaan tersebut. Dalam hal ini Staf Kestari hanya bertanggung jawab untuk mengontrol (misalnya dalam hal penomoran surat) dan memberi bantuan yang diperlukan. 2. Pihak yang menandatangani/menyetujui Surat yang telah dibuat lalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang yaitu : a. Surat Keputusan, ditandatangani oleh KETUA HIMA TEKPEND PERIODE b. Surat kepada pihak luar organisasi lingkup intra kampus yang bersifat umum/tidak mengikat (misalnya surat permohonan, surat izin, surat undangan) ditandatangani oleh Ketua Bidang dan Ketua HIMA atau Sekertaris Umum dan Ketua HIMA atau Ketua Pelaksana Kegiatan dan Ketua HIMA. Ketua HIMA TEKPEND, xxxxxxxxxxxx NIM. Bandung, 1 Juli 2008 KETUA HIMA TEKPEND CAP HIMA XXXXXXXXXX NIM :.. Bandung, 1 Juli 2008 Ketua Bidang xxx xxx xxx NIM Bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerja sama, ditandatangani oleh Ketua Pelaksana, Ketua HIMA dan Pejabat yang berwenang. S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d

19 c. Ucapan terima kasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor/ bantuan lain ditandatangani oleh Sekertaris Umum dan Ketua HIMA. Ketua HIMA TEKPEND, CAP HIMA xxxxxxxxxxxx NIM. d. Surat Izin kegiatan kepada pejabat/birokrat kampus yang berwenang, surat ditandatangani oleh ketua pelaksana, sekretaris kegiatan, dan Ketua HIMA TEKPEND. Ketua Pelaksana Cap Kegiatan xxx xxx xxx NIM Mengetahui, Ketua HIMA TEKPEND CAP HIMA xxx xxx xxx NIM Bandung, 1 Juli 2008 Sekretaris Umum, xxx xxx xxx NIM Bandung, 1 Juli 2008 Sekretaris Kegiatan, xxx xxx xxx NIM Catatan : Tanda tangan dilakukan oleh orang yang bersangkutan. Jika orang yang seharusnya tidak ada, maka dapat diatasnamakan dengan langsung mengganti nama orang yang bersangkutan dengan orang yang menggantikan. Contoh: a.n. Ketua HIMATEKPEND Sekretaris Umum H. Administrasi Tiap Bidang 1. Pendahuluan CAP HIMA xxx xxx xxx NIM Menjaga ketertiban dan kerapihan administrasi merupakan tugas Sekretaris Bidang untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban organisasi tentang perencanaan dan penyelenggaraan program organisasi serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan organisasi HIMA TEKPEND PERIODE Petunjuk Administrasi Tiap Bidang. a. Berita Acara Rapat Bidang Bandung, 1 Juli 2008 Sekretaris Kegiatan xxx xxx xxx NIM S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d

20 1) Setiap Sekbid wajib membuat berita acara/risalah rapat Bidang. 2) Sistematika Berita Acara/risalah rapat Bidang sesuai SOP Rapat HIMA Tekpend. 3) Berita Acara Rapat Bidang disimpan oleh sekretaris Bidang kemudian diserahkan pada Biro Kestari sebagai laporan bulanan tiap Bidang. b. Laporan Bulanan Tiap Bidang. 1) Setiap Sekretaris Bidang wajib membuat laporan bulanan secara tertulis, yang diserahkan kepada Biro Kestari untuk selanjutnya disampikan kepada Sekretaris, pada saat Rapat Pengurus Inti HIMA TEKPEND PERIODE ) Laporan Bulanan diketik rapi dengan sistematika laporan berikut : a) Pendahuluan b) Laporan Perkembangan Bidang c) Kehadiran dan kinerja anggota Bidang d) Laporan keuangan e) Evaluasi f) Saran g) Lampiran: i. Laporan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Bidang ii. Berita Acara rapat Bidang 3) Laporan bulanan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip HIMA TEKPEND dan untuk dipublikasikan ke pengurus HIMA TEKPEND lainnya. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan file. c. Laporan Akhir Tiap Bidang Di akhir kepengurusan setiap Bidang wajib membuat laporan akhir Bidang secara tertulis. Laporan akhir tiap departemen diketik rapi dengan sistematika laporan sebagai berikut : 1) Pendahuluan Pada bagian ini berisi latar belakang keberadaan Bidang, hal yang melandasi pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang berhubungan dengan aktivitas Bidang. 2) Deskripsi Tugas Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Ketua HIMA TEKPEND PERIODE kepada Bidang dalam rangka mendukung keberlangsungan organisasi. 3) Kondisi Objektif Kondisi objektif merupakan situasi riil yang dialami Bidang, biasanya berhubungan dengan kinerja Bidang, jumlah personil, kerja sama dan koordinasi anggota Bidang serta peran dan fungsi yang diemban Bidang. 4) Program Kerja S t a n d a r O p e r a s i o n a l P r o s e d u r H i m a T e k p e n d