Mengurangi Limbah, Meningkatkan Hasil: Suatu Upaya Meningkatkan Layanan Perpustakaan IPB

Transkripsi

1 a Mengurangi Limbah, Meningkatkan Hasil: Suatu Upaya Meningkatkan Layanan Perpustakaan IPB (Oleh: Ir. Abdul Rahman Saleh, M.Sc.) Pendahuluan Pada bulan Oktober ada satu hari istimewa bagi kalangan aktifis yang bergerak dalam bidang standardisasi yaitu hari standar dunia yang jatuh pada tanggal 14 Oktober. Setiap tahun hari tersebut selalu diperingati dengan berbagai kegiatan. Salah satunya adalah mengajak masyarakat dunia untuk hidup lebih baik dengan menerapkan standar. Hari standar dunia (World Standard Day atau WSD) ini dimotori oleh organisasi standar dunia yang dikenal dengan nama ISO (International Organization for Standardization). Pada tahun 2012 WSD ini mengangkat tema less waste, better result Standard increase effeciency. Tema inspiratif ini sangat tepat untuk kita terapkan dalam kehidupan kita sehari-hari karena berhubungan dengan peningkatan hasil kerja kita (produktifitas) sembari mengurangi limbah. Dengan demikian kita akan dapat meningkatkan efisiensi didalam menghasilkan produk maupun jasa yang lebih baik. Sejalan dengan tema WSD tersebut penulis ingin menyumbangkan ide yang mungkin kecil bagi produktifitas IPB secara keseluruhan, namun bila ide atau gagasan ini dapat dijalankan di semua lini penulis yakin akan memberikan dampak yang cukup signifikan bagi IPB khususnya dalam hal penghematan sumberdaya namun tanpa mengurangi produktifitas secara keseluruhan. Jika gagasan ini tidak dapat dilaksanakan di seluruh lini organisasi IPB, setidaknya dapat dilaksanakan di unit kecil seperti Perpustakaan IPB. Kondisi Perpustakaan Perpustakaan IPB yang sekarang ini dibangun pada tahun dan diresmikan penggunaannya oleh Presiden Soeharto pada tahun Gedung tersebut dirancang oleh Perkin & Will dengan arsitektur serba kayu dan dinding kaca. Sebenarnya gedung tersebut sudah dirancang ramah lingkungan yaitu dengan memaksimalkan pencahayaan dari alam. Namun, sayang sekali lampu yang dipasang di dalam gedung ini masih kurang bersahabat dengan lingkungan karena masih menggunakan lampu TL dan sebagian dengan lampu halogen dalam jumlah page 1 / 6

2 yang sangat banyak. Lampu TL pada rancangan aslinya yang dipasang di bagian dalam lantai 2 saja (lantai 2 adalah lobbi dan ruang baca/koleksi buku) berjumlah sebanyak buah lampu dengan kekuatan lampu masing-masing 20 watt. Ini belum termasuk lampu hallogen yang berjumlah 56 buah lampu yang berkekuatan watt untuk masing-masing lampu. Dapat dimaklumi penggunaan lampu TL dan halogen ini karena mungkin pada waktu gedung ini dibangun, teknologi lampu LED belum muncul ke permukaan. Dalam hal layanan Perpustakaan IPB tentu mengikuti perkembangan teknologi di bidang perpustakaan dan kebutuhan pemakai (pemustaka). Teknologi reproduksi dokumen seperti fotokopi yang berkembang sejak era 1980an masih sangat dominan digunakan oleh Perpustakaan IPB dalam penyediaan reproduksi dokumen yang dibutuhkan oleh pemakainya. Padahal teknologi digital yang kemudian memunculkan electronic document sudah berkembang, terutama disekitar 5 tahun terakhir. Tentu saja Perpustakaan IPB mengikuti arus ini yaitu dengan mempersiapkan layanan yang berkembang ke arah paperless technology ini. Namun perkembangan teknologi informasi ini belum bisa menggantikan secara penuh layanan berbasis fotokopi. Mungkin diperlukan edukasi yang intensif kepada para pemustaka agar penggunaan electronic document tersebut bisa dimaksimalkan. Sekilas ISO dan Di masa depan layanan apapun, khususnya industri dan jasa, mengarah ke layanan yang berwawasan lingkungan. ISO sebagai badan standar internasional telah mengembangkan ISO yaitu standar mengenai manajemen lingkungan untuk mengarahkan dan mengontrol organisasi berkaitan dengan lingkungan. Selain itu ISO juga telah mengembangkan ISO yang berkaitan dengan sistem manajemen energi. Dengan menerapkan kedua ISO tersebut maka organisasi akan diarahkan kepada penggunaan energi yang efisien serta ramah lingkungan. Tidak seperti industri, mungkin IPB tidak harus atau tidak perlu berusaha untuk memperoleh sertifikasi penerapan ISO dan ISO Namun jika aktifitas layanan kita dapat mengikuti aturan atau standar yang ada dalam kedua ISO tersebut, kita akan menyumbang sesuatu yang sangat berharga terhadap dunia. Efisiensi untuk Peningkatan Layanan page 2 / 6

3 Perpustakaan IPB dapat meningkatkan jasa ataupun hasil yang lebih baik dengan cara melakukan efisiensi penggunaan energi dan penggunaan kertas. Untuk itu Perpustakaan IPB perlu mengembangkan rencana aksi (action plan) yang bersifat pragmatis dan mudah diterapkan. Rencana aksi tersebut antara lain seperti berikut: - Mengganti lampu TL dengan SL atau LED dan mengurangi jumlahnya Penulis melihat penggunaan lampu di Perpustakaan IPB sangat tidak berwawasan hemat energi. Seperti disampaikan bahwa di lobbi dan ruang baca/koleksi saja Perpustakaan IPB diterangi oleh lampu TL sebanyak lampu TL dengan kekuatan lampu masing-masing sebesar 20 watt dan lampu hallogen watt sejumlah 56 buah lampu. Jika semua lampu tersebut menyala, maka diperlukan daya sebesar watt. Itu baru lantai 2 bagian dalam saja, belum penerangan di lantai 1, lantai 3 dan lantai 4, serta bagian luar gedung. Penerangan di ruang kerja penulis yang ada di lantai 3 saja menurut penulis sangat boros energi yaitu dengan lampu TL sebanyak 16 buah dengan kekuatan lampu masing-masing 20 watt. Dengan demikian total penerangan lampu di ruangan penulis adalah 320 watt, padahal menurut hemat penulis dengan sebuah lampu SL berkekuatan 55 watt saja ruangan penulis sudah sangat terang benderang. Jika semua lampu di ruang lobbi dan ruang baca/koleksi diganti dengan lampu SL dengan perbandingan yang sama dengan ruang baca penulis, maka daya yang dibutuhkan hanya sebesar watt. Dengan demikian maka akan diperoleh penghematan sebesar watt. Jika harga listrik adalah sebesar Rp. 750 per kwh (tarif dasar listrik sesuai Perpres 8 tahun 2011), dan listrik nyala selama rata-rata 5 jam per hari (Perpustakaan IPB melakukan layanan malam hari sampai pukul dari Senin sampai Sabtu), maka untuk penerangan lobbi dan ruang baca/koleksi saja dapat dihemat sebesar tidak kurang dari Rp ,- pertahun. Jika 3 lantai yang lain (1, 3, dan 4) serta bagian luar gedung diterangi dengan kekuatan yang sama dengan lantai 2, maka dengan perhitungan kasar saja kita dapatkan angka penghematan sebesar Rp ,-. Penghematan ini bisa lebih ditingkatkan lagi jika lampu TL di Perpustakaan IPB dapat diganti dengan lampu LED yang jauh lebih hemat energi dan mempunyai umur pakai yang jauh lebih lama. Untuk kebutuhan pencahayaan dengan lampu biasa sebesar watt kita dapat menggantinya dengan lampu LED dengan kekuatan hanya 250 watt saja. Artinya penerangan lobbi dan ruang baca/koleksi Perpustakaan IPB yang dengan lampu TL diperlukan sebesar watt (penerangan untuk seluruh lantai) dapat diganti dengan lampu LED dengan daya hanya sebesar watt saja. Dengan demikian Perpustakaan IPB dapat menghemat anggaran sebesar Rp ,- setiap tahun. Hasil penghematan anggaran ini dapat dialokasikan kepada pembelian bahan pustaka sehingga lebih memperkaya koleksi Perpustakaan IPB. Jika penghematan ini dibelikan buku terbitan Indonesia dengan harga antara Rp. 60 ribu Rp. 75 ribu per buku, maka Perpustakaan IPB setiap tahun akan mendapatkan tambahan buku lebih dari buku. Dengan demikian layanan penyediaan bahan pustaka Perpustakaan IPB dapat page 3 / 6

4 lebih ditingkatkan dan Perpustakaan IPB dapat menyediakan buku lebih merata bagi pemustakanya. Penghematan ini dapat lebih besar lagi dengan memperhitungkan umur pakai lampu TL dibandingkan dengan lampu LED. Jika lampu TL atau SL bisa berumur sampai jam, maka lampu LED mampu menyala selama jam. Bandingkan dengan lampu TL atau SL yang umur pakainya hanya mencapai jam. Dengan mengganti lampu TL dengan lampu LED, maka kita akan melakukan efisiensi yang luar biasa serta secara tidak langsung dapat menyumbang peluang penggunaan listrik yang lebih besar kepada masyarakat. Persoalan penggunaan lampu ini tidak hanya persoalan ekonomi saja, tetapi juga persoalan lingkungan. Lampu TL yang akan mati setiap jam dengan jumlah lampu yang jauh lebih banyak akan menghasilkan limbah yang lebih besar. Lebih-lebih lampu TL mengandung merkuri yang sangat berbahaya bagi lingkungan. Semua bentuk merkuri yang masuk kedalam tubuh manusia secara terus menerus akan menyebabkan kerusakan permanen pada otak, hati dan ginjal. Dengan menggunakan lampu LED, kita dapat memperkecil sumbangan kita terhadap limbah yang membahayakan lingkungan. - Memasang lampu sesuai kebutuhan (menggunakan stop kontak lebih banyak) Di Perpustakaan IPB selain jumlah lampu TL yang digunakan berjumlah sangat banyak, stop kontak untuk menyalakannya juga berkelompok mengikuti blok lampu. Satu stop kontak menyalakan puluhan atau ratusan lampu sekaligus. Kadang-kadang kita belum memerlukan cahaya lampu karena masih dapat diterangi oleh cahaya matahari yang masuk melalui jendela, namun karena stop kontak lampu wilayah tersebut bergabung dengan wilayah yang sudah mulai gelap, maka ketika kita menyalakan lampu pada wilayah yang sudah mulai gelap, wilayah yang masih terang tersebut terpaksa ikut menyala. Jika stop kontak untuk menyalakan lampu ini dapat diperbanyak dan pemasangannya disesuaikan dengan wilayah yang mendapatkan cahaya dari luar gedung, maka kita akan dapat mengatur mana wilayah yang perlu dinyalakan dan mana yang belum perlu dinyalakan. Selain itu ada wilayah-wilayah tertentu tidak memerlukan cahaya lampu secara terus menerus, misalnya wilayah koleksi perpustakaan. Wilayah koleksi perpustakaan ini perlu cahaya lampu terang ketika ada pemakai yang sedang mencari buku/majalah. Pada saat tidak ada pemakai yang mencari buku/majalah maka wilayah ini tidak memerlukan cahaya yang sangat terang. Untuk penghematan, maka pada wilayah ini dapat dipasang stop kontak yang ada pengatur waktunya (timer). Artinya ketika lampu dinyalakan dengan menekan tombol stop kontak, maka lampu akan menyala selama waktu yang diperlukan. Waktu yang diperlukan tersebut dapat diatur, misalnya 5 menit. Dengan demikian jika ada yang menekan tombol stop kontak pada lampu tersebut, maka lampu akan menyala selama 5 menit dan akan mati secara otomatis jika tidak ada yang menekan lagi. Dengan pemasangan tombol seperti ini, maka kita akan dapat page 4 / 6

5 mengatur bahwa wilayah yang tidak memerlukan penerangan maksimal, lampu tidak perlu menyala secara terus menerus. - Minimalkan penggunaan kertas, gunakan dokumen elektronik/digital Layanan perpustakaan sangat identik dengan layanan distribusi informasi/ dokumen. Sejak tahun 1980an layanan distribusi informasi/dokumen ini banyak menggunakan mesin reproduksi yang dikenal dengan mesin fotokopi. Sebagai contoh mahasiswa dan pemakai lainnya yang memerlukan salinan sebagian halaman buku atau dokumen lainnya seperti skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, artikel jurnal akan mereproduksi dengan cara memfotokopi dokumen tersebut. Andaikata satu pemakai memerlukan fotokopi sebanyak 50 lembar kertas HVS ukuran A4, dan dalam sehari ada 500 pemustaka yang melakukan fotokopi, maka dalam 1 hari diperlukan kertas sebanyak lembar atau 50 rim. Jika kita menganggap bahwa layanan tersebut hanya dilakukan pada hari kerja dan hari kerja dalam setahun berjumlah 300 hari, maka layanan fotokopi tersebut akan menghabiskan sebanyak rim kertas setara dengan lembar kertas ukuran A4. Padahal untuk memproduksi 1 rim kertas diperlukan 1 batang pohon berusia 5 tahun. Dengan perhitungan tersebut maka layanan perpustakaan kita dalam setahun harus menghabiskan batang pohon sebanyak batang pohon yang berusia 5 tahun. Padahal pemakai perpustakaan kadang-kadang tidak memerlukan semua informasi yang dia fotokopi, dan kebutuhan tersebut kadang-kadang hanya sekali baca saja. Untuk mengurangi penggunaan kertas, layanan fotokopi ini dapat diganti dengan dokumen elektronik yang dikenal dengan e-file atau e-dokumen. Dengan e-file atau e-dokumen selain mengurangi penggunaan kertas, kita dapat mempercepat pengiriman dokumen kepada pemustaka yang memerlukan. Sampai bulan Maret 2011, Perpustakaan IPB sudah men digitalisasi tidak kurang dari judul dokumen yang terdiri dari skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian serta artikel jurnal karya sivitas akademika IPB. Jika layanan ini dapat diefektifkan, kita bisa bayangkan berapa banyak pohon yang dapat kita selamatkan atau tidak ditebang untuk dibuat kertas. Dengan semangat tersebut, kita sudah ikut berpartisipasi kepada gerakan GO GREEN untuk kehidupan yang lebih baik. - Mengunakan kertas bekas jika harus mencetak dokumen Perpustakaan sebagaimana kantor-kantor lain pasti menggunakan kertas guna mencetak dokumen untuk mendukung jalannya administrasi. Dokumen tersebut bisa meliputi dokumen yang tidak terlalu penting seperti laporan kinerja staf, laporan harian kegiatan pustakawan dalam rangka pengumpulan angka kredit page 5 / 6

6 pustakawan, memo antar bagian atau bidang di perpustakaan, undangan rapat internal, sampai dokumen penting seperti surat menyurat dengan instansi lain di luar perpustakaan, laporan tahunan, dan lain-lain. Di perpustakaan bahkan ada beberapa publikasi dalam bentuk tercetak di kertas yang dihasilkan seperti bibliografi buku baru, accession list, abstrak dan lain-lain. Jika semua dokumen tersebut dicetak pada kertas, dapat dibayangkan berapa banyak kertas yang diperlukan untuk semua dokumen tersebut. Padahal beberapa dokumen tersebut kadang-kadang hanya digunakan sebentar saja, misalnya dokumen yang masih berbentuk draft akan segera menjadi sampah/limbah setelah draft tersebut dibaca dan dikoreksi oleh atasan. Kita dapat meminimalkan limbah kertas tersebut dengan cara misalnya mencetak draft dan dokumen-dokumen yang tidak formal pada kertas bekas yaitu kertas yang baru digunakan pada salah satu sisinya, sedangkan sisi yang lain masih kosong. Upayakan bahwa dokumen yang memang harus dicetak pada kertas baru adalah dokumen yang sudah final dan tidak akan mengalami perubahan. Kita dapat mencetak dokumen tersebut dalam jumlah yang tidak berlebihan sehingga penggunaan kertas dapat betul-betul dihemat. Undangan rapat internal mestinya tidak perlu dicetak pada kertas. Undangan tersebut bisa dipindai (scan) kemudian dikirimkan melalui internet. Bahkan untuk undangan rapat intern tersebut dapat disampaikan melalui pesan pendek atau sms (short messege service). Bukankah teknologi untuk mendukung paperless administration sudah cukup mumpuni saat ini. Mungkin yang diperlukan saat ini adalah mengubah pola pikir masyarakat sehingga undangan yang berbentuk berkas elektronik atau pesan pendek ini tetap dapat diterima sebagai undangan resmi. Penutup Peningkatan layanan Perpustakaan IPB kepada sivitas akademikanya tidak selalu berbanding lurus dengan penambahan anggaran. Kita dapat meningkatkan layanan tersebut dengan cara melakukan efisiensi di segala sektor termasuk efisiensi energi dan efisiensi penggunaan kertas. Selain meningkatkan layanan, kita juga dapat menyumbangkan sesuatu yang sangat berharga bagi keturunan kita yaitu lingkungan yang bersih, ramah, dan bersahabat. Semoga ide kecil ini dapat diterapkan baik dalam skala kecil, apalagi dalam skala besar di IPB. Semoga. page 6 / 6