UPAYA PUSTAKAWAN DALAM MEMAKSIMALKAN PEMANFAATAN E-JOURNAL DI PERGURUAN TINGGI Oleh Purwani Istiana

Transkripsi

1 UPAYA PUSTAKAWAN DALAM MEMAKSIMALKAN PEMANFAATAN E-JOURNAL DI PERGURUAN TINGGI Oleh Purwani Istiana nina@ugm.ac.id ABSTRAK Pemanfaatan database e-journal yang dilanggan DIKTI belum semaksimal mungkin dimanfaatkan. Hal ini terbukti dari beberapa perguruan tinggi yang belum memanfaatkan database ini. Tentunya hal perlu langkah-langkah nyata yang diupayakan agar database yang dilanggan DIKTI bermanfaat bagi semua civitas akademika di masing-masing perguruan tinggi. Kita ketahui bersama bahwa untuk melanggan database E-journal membutuhkan anggaran yang tidak sedikit. Pustakawan dapat mengambil peran dan mengupayakan agar Database E-Journal yang dilanggan DIKTI dikenal oleh masyarakat perguruan tinggi mereka dan dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin. Pustakawan merupakan salah satu profesi yang dekat dengan dunia informasi. Masyarakat perguruan tinggi sangat membutuhkan informasi dalam proses kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yakni pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Tiga kegiatan ini merupakan kegiatan utama masyarakat perguruan tinggi, yang tentu saja disini pustakawan dapat berperan aktif di dalamnya. Salah satu yang dapat dilakukan adalah mengupayakan agar Database yang telah dilanggan, baik oleh institusi sendiri ataupun yang dilanggan DIKTI dapat dimanfaatkan maksimal sehingga memberikan manfaat penuh bagi lebih banyak masyarakat dilingkungan perguruan tinggi dimana pustakawan bertugas. Kata Kunci : Pemanfaatan E-Journal; Peran Pustakawan PENDAHULUAN Dunia pendidikan baik tingkat dasar, menengah maupun ditingkat pendidikan tinggi sangatlah dekat dan bahkan selalu bergelut dengan sumber sumber informasi. Hal ini terbukti dengan adanya unit atau lembaga perpustakaan di setiap jenjang pendidikan. Perpustakaan merupakan sebuah tempat dimana sumber informasi berupa buku tersimpan. Peserta didik dapat memanfaatkan sumber informasi berupa buku tercetak yang disediakan oleh perpustakaan.

2 Demikian pentingnya sumber informasi, maka bagi setiap jenjang pendidikan, perpustakaan merupakan fasilitas wajib yang harus disediakan. Bahkan dikatakan bahwa perpustakaan sebagai jantung pendidikan. Sering kita mendengar pejabat-pejabat di level perguruan tinggi mengatakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi sebagai jantung perguruan tinggi tersebut. Pernyataan bahwa perpustakaan merupakan jantung bagi sebuah pendidikan tinggi merupakan kesadaran akan pentingnya sumber informasi dalam proses pembelajaran. Berbagai sumber informasi disediakan oleh lembaga pendidikan tinggi guna meningkatkan kualitas pembelajaran yang diselenggarakan. Harapan yang ingin dicapai adalah dengan meningkatnya kualitas pembelajaran, dengan kualitas sumber-sumber informasi yang lengkap, maka kualitas lulusan perguruan tinggi juga akan meningkat. Dapat pembaca bayangkan jika proses pembelajaran di suatu perguruan tinggi tanpa ada sumber informasi, sumber bacaan atau sumber referensi. Tentu saja karya-karya yang dihasilkan oleh perguruan tinggi tersebut akan miskin dengan referensi. Kemajuan dibidang teknologi informasi dan komunikasi, terutama internet diakui berpengaruh signifikan terhadap pribadi maupun kelompok masyarakat, tak terkecuali masyarakat pembelajar di perguruan tinggi. Hal yang sangat dirasakan adalah derasnya arus informasi dan pengetahuan. Akses yang semakin mudah dilakukan, untuk memperoleh berbagai sumber informasi atau sumber referensi ilmiah bagi proses pembelajaran dan pengetahuan. Bagi masyarakat perguruan tinggi, telah tumbuh kesadaran untuk memiliki kesempatan akses, tanpa kita harus memiliki sumber referensi secara fisik. Artinya sumber-sumber referensi berbentuk elektronik, yang dapat diakses dari mana saja dan kapan saja. Tersedianya akses internet memungkinkan mahasiswa dan masyarakat perguruan tinggi lainnya dapat memanfaatkan berbagai e-sumberdaya. Namun tentu saja masyarakat perguruan tinggi membutuhkan sumber daya elektronik yang bersifat ilmiah dan mereka menginginkan dapat diakses secara full paper. Mahalnya biaya yang harus dikeluar untuk melanggan database jurnal elektronik seperti database E-Journal EBSCO, ProQuest dan sebagainya menyebabkan tidak semua perguruan tinggi mampu secara mandiri menyediakan/melanggan jurnal elektronik.

3 Dalam upaya untuk memberikan kesempatan yang seluas-luasnya kepada seluruh perguruan tinggi di Indonesia untuk memiliki akses terhadap jurnal-jurnal internasional, sejak bulan Mei 2009 Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi telah melanggan e-journal. Adapaun database e journal yang dilanggan adalah Proquest, Ebsco, dan Cengage.Diharapkan database jurnal yang dilanggan oleh dikti tersebut dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin oleh seluruh civitas akademika di seluruh perguruan tinggi negeri maupun swasta di seluruh Indonesia. Sangat disayangkan ketika database yang telah dilanggan dan dibayarkan DIKTI tersebut tidak dimanfaatkan secara optimal. PERMASALAHAN Bagi kalangan akademisi istilah e-journal sudah tidak asing lagi. Namun, menurut evaluasi Dikti pada akhir tahun 2009 daya guna atau akses jurnal dari seluruh PTS dan PTN di Indonesia masih relatif kecil, yakni hanya sekitar 32 %. Tentu saja untuk melanggan database e journal membutuhkan anggaran yang tidak kecil. Seperti sudah disampaikan dibagian pendahuluan bahwa DIKTI melanggankan beberapa database yaitu : 1. ProQuest, mencakup bidang ilmu : Agama, lmu Sosial, Pertanian, Sains dan Seni. Alamat akses : 2. EBSCO, mencakup bidang ilmu : Teknik, Bisnis, dan Kedokteran Alamat akses : 3. Cengage, mencakup bidang ilmu : Sains, Pendidikan, dan Ilmu Sosial Alamat akses : Jika saja pemanfaatan database tersebut dapat dilakukan semaksimal mungkin, alangkah hal ini tidak menjadi sia-sia. Tentu saja untuk mengoptimalkan pemanfaatan E-Journal yang dilanggan tersebut, perlu kerjasama berbagai pihak terkait dengan akses database tersebut. Pihak-pihak yang terkait guna bersinergi untuk mengoptimalkan pemanfaatan database e-journal adalah penentu kebijakan di perguruan tinggi setempat, pustakawan, peneliti, staf pengajar dan mahasiswa.

4 Pustakawan merupakan profesi yang sangat dekat dengan informasi. Pustakawan dapat melakukan upaya yang lebih riil guna meningkatkan pemanfaatan akses e-journal. Pustakawan dapat melakukan kegiatan yang lebih aktif, oleh karena itu dalam permasalahan tulisan ini, penulis akan menyampaikan permasalahan : Upaya apakah yang dapat dilakukan pustakawan guna memaksimalkan pemanfaatan akses e-journal di masing-masing perguruan tinggi? Tujuan penulisan artikel ini adalah : 1. Mendeskripsikan hal-hal yang dapat dilakukan pustakawan guna mengoptimalkan pemanfaatan e-journal di perguruan tinggi.

5 2. Mendorong pustakawan untuk berperan aktif dalam memaksimalkan database e-journal yang telah dilanggan. LANDASAN TEORI Pengertian E-Journal E-Journal merupakan publikasi dalam format elektronik (Surjono : 2009). Menurut Tresnawan (2004:1) dalam Laoli (2009) e-journal adalah terbitan serial seperti bentuk tercetak tetapi dalam bentuk elektronik yang biasanya terdiri dari tiga format, yaitu teks, teks dan grafik, serta full image (dalam bentuk PDF). Disampaikan oleh Laoli (2009) bahwa E-journal memiliki kandungan informasi yang terbaru, current dan mutakhir artinya isi e-journal selalu terbaru serta informasinya dapat dipercaya karena memiliki identitas dokumen atau data bibliografis yang lengkap seperti: nama pengarang, jenis jurnal, jurnal fulltext dan abstrak serta alamat pengarang tercantum di dalam database sehingga memudahkan komunikasi antar pembaca jurnal dengan pengarang jurnal tersebut. Informasi yang relatif mutakhir serta informasi yang terpercaya maka sangat sesuai dengan kebutuhan para akademisi di perguruan tinggi sebagai pusat pengembangan ilmu pengetahuan. Sebagai masyarakat ilmiah, masyarakat perguruan tinggi (dosen, mahasiswa dan peneliti) sangat membutuhkan sumber referensi yang dapat diakses dengan cepat. E-Journal memberikan kemungkinan yang besar untuk memperoleh sumber informasi yang bersifat mutakhir dan dapat diakses dengan lebih cepat dan mudah jika dibandingkan dengan jurnal tercetak. Jurnal elektronik (e-journal) memiliki beberapa kelebihan dibandingkan dengan jurnal tercetak. Berikut tabel kelebihan jurnal elektronik dibandingkan dengan jurnal tercetak (Laoli :2009) :

6 No. Kriteria Elektronik Tercetak 1 Kemutakhiran Mutakhir Mutakhir 2 Kecepatan diterima Cepat Lambat 3 Penyimpanan Sangat Menghemat Memakan Tempat tempat 4 Pemanfaatan 24 jam Terbatas Jam Buka 5 Kesempatan Akses Dapat Bersamaan Antri 6 Penelusuran Otomatis Tersedia Harus Dibuat 7 Waktu Penelusuran Cepat Lama 8 Keamanan Lebih Aman Kurang Aman 9 Manipulasi Dokumen Sangat Mudah Tidak Bisa 10 Bila Langganan dengan Jumlah Judul dapat Lebih Judul Lebih Sedikit dana yang sama Banyak 11 Harga Total Langganan Lebih Murah Lebih Mahal Mencermati tabel diatas maka dapat disimpulkan bahwa pemilihan melanggan jurnal elektronik lebih menguntungkan dibandingkan dengan jurnal tercetak. Keputusan DIKTI untuk melanggankan jurnal elektronik bagi perguruan tinggi di seluruh Indonesia adalah tepat. Dana yang sama dapat diperoleh judul jurnal ilmiah lebih banyak dibanding jurnal tercetak, dan yang lebih penting lagi adalah sekaligus dapat dimanfaatkan oleh 82 perguruan tinggi baik negeri maupun swasta di seluruh Indonesia. Akses satu jurnal dapat dilakukan dalam waktu yang bersama di berbagai perguruan tinggi, kemampuan ini tidak dimiliki oleh jurnal tercetak.

7 Pengertian Pustakawan Menurut lembaga Perpustakaan Nasional(2008:2) pustakawan adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kepustakawanan pada unit-unit perpustakaan, dokumentasi dan informasi (perpusdokinfo) di instansi pemerintah dan atau unit tertentu lainnya. Definisi tentang pustakawan menyebutkan mengenai kegiatan kepustakawanan, lalu apakah kegiatan atau pekerjaan kepustakawanan itu? Perpustakaan Nasional (2008:3) menjelaskan pula bahwa pekerjaan kepustakawanan adalah kegiatan utama dalam lingkungan perpusdokinfo yang meliputi kegiatan pengadaan, pengolahan dan pengelolaan bahan pustaka /sumber informasi, pendayagunaan dan pemasyarakatan informasi, baik dalam bentuk karya cetak, karya rekam maupun multi media, serta kegiatan pengkajian atau kegiatan lain untuk pengembangan perpusdokinfo, termasuk pengembangan profesi. Berdasarkan definisi pustakawan dan kegiatan kepustakawanan tersebut diatas, maka dapat penulis sampaikan bahwa pustakawan merupakan profesi yang berkecimpung dengan dunia informasi dengan salah satu kegiatan utamanya adalah pendayagunaan dan pemanfaatan informasi. Dengan demikian sangatlah tepat bagi pustakawan untuk melakukan berbagai upaya dalam mengoptimalkan pemanfaatan e-journal yang merupakan sumber informasi bagi masyarakat perguruan tinggi. Namun dalam tulisan ini penulis tidak membatasi pustakawan hanya terbatas pada mereka yang berstatus sebagai pegawai negeri sipil, tetapi siapa saja yang bekerja di unit-unit perpustakaan, dokumentasi dan informasi dan melakukan kegiatan kepustakawanan di lingkungan perguruan tinggi di seluruh Indonesia. Artinya mereka memiliki tanggungjawab yang sama untuk melakukan kegiatan pendayagunaan dan pemasyarakatan e-journal. Pustakawan yang mampu melakukan upaya untuk mendayagunakan dan memasyarakatkan informasi untuk masyarakat pengguna pastilah akan mampu mengoptimalkan pemanfaatan e-journal yang dilanggan oleh DIKTI, karena hal itu merupakan bagian dari kegiatan utama kepustakawanan.

8 Memaksimalkan Pemanfaatan E-Journal Kamus Besar Bahasa Indoensia menyebutkan bahwa kata memaksimalkan memiliki arti menjadikan maksimal. Adapun kata maksimal berarti sebanyak-banyaknya atau setinggi-tingginya. Sedangkan pemanfaatan diartikan perbuatan memanfaatkan. Dalam tulisan ini pemanfaatan e-journal, berarti perbuatan memanfaatkan e-journal. Dengan demikian dalam pembahasan artikel ini akan dibahas upaya pustakawan agar sebanyak-banyaknya mahasiswa, dosen dan peneliti dilingkungan perguruan tinggi untuk memanfaatkan e-journal. PEMBAHASAN Sosialisasi E-Journal Upaya yang telah dilakukan oleh DIKTI (Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi) dalam memaksimalkan pemanfaatan e-journal adalah sosialisasi. Sosialisasi melalui situs web DIKTI tentang keberadaan database e-journal. Selain itu sosialisasi dan pelatihan e-journal juga dilakukan, bekerja sama dengan perpustakaan di beberapa perguruan tinggi di seluruh Indonesia. Seperti, bekerja sama dengan Perpustakaan Universitas Lampung guna memberikan sosialisasi dan pelatihan akses jurnal elektronik untuk seluruh sekolah tinggi dan perguruan tinggi se-lampung. Bekerja sama dengan Perpustakaan ITS guna sosialisasi dan pelatihan akses e-journal untuk perwakilan perguruan tinggi dan Koordinasi perguruan tinggi swasta wilayah VII Jawa Timur. Yang menarik dari beberapa sosialisasi dan pelatihan e-journal yang diselenggarakan oleh Dikti dibeberapa wilayah di seluruh bagian Indonesia adalah peserta pelatihan sebagian besar adalah pustakawan perguruan tinggi masing -masing. Sejauh mana kemampuan DIKTI dalam melakukan road show untuk mengadakan sosialisasi dan pelatihan akses e-journal? Seperti sosialisasi yang dilakukan di Universitas Lampung yang sebagian besar pesertanya adalah pustakawan, segera estafet kegiatan sosialisasi dan pelatihan e-journal yang dilanggan DIKTI dilakukan oleh pustakawan. Salah satu tugas utama pustakawan sebagai pendayaguna dan pemasyarakat informasi akan sangat mampu mengambil langkah-langkah dan melakukan banyak upaya untuk kegiatan ini. Jika ini dilakukan

9 secara serempak oleh seluruh pustakawan di perguruan tinggi masingmasing, maka penulis yakin pemanfaatan jurnal elektronik yang dilanggan DIKTI semakin tahun akan terus meningkat. Upaya Pustakawan Pustakawan sebagai profesi yang bertanggungjawab terhadap pendayagunaan dan pemasyarakatan informasi. Hal ini harus benar-benar dipahami oleh semua pustakawan. Jika hal ini yang terjadi, maka akan sangat sedih jika pustakawan mendengar /memperoleh informasi bahwa pemanfaatan database yang dilanggan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi masih jauh dari harapan. Perlu dilakukan upaya-upaya ataupun langkah-langkah nyata, dengan program kegiatan di masing-masing perpustakaan dalam memaksimalkan pemanfaatan akses e-journal yang dilanggan DIKTI. Berikut penulis sampaikan upaya upaya yang dapat segera direalisasikan di masing-masing perpustakaan perguruan tinggi : 1. Menyusun program kegiatan rutin berupa Pelatihan Akses E-Journal. Frekuensi kegiatan menyesuaikan dengan kondisi di masing-masing perpustakaan. Sebagai contoh, dapat dilakukan setiap satu bulan dua kali atau dua bulan tapi dilaksanakan dalam satu minggu penuh. Ingat sekecil apapun lingkup tempat anda bertugas, kegiatan ini tetap diselenggarakan. Dilingkup yang kecil, kegiatan semacam ini akan lebih intens, dan anda sebagai pustakawan akan sangat bangga ketika pelatihan ini bermanfaat bagi pengguna anda. Selanjutnya jadikan Pelatihan Akses E-Journal ini sebagai salah satu layanan yang harus disediakan. Sebagai sebuah layanan, tentu saja akan terus dikembangkan baik, cara penyajiannya maupun kualitas materi yang disampaikan. Hal ini memacu pustakawan untuk terus belajar dan mempelajari database yang disampaikan. Kegiatan layanan akan terus dievaluasi guna melakukan perbaikan-perbaikan di layanan berikutnya.

10 2. Tetap Bersemangat. Mungkin diawal kegiatan ini, jumlah peserta yang tertarik untuk ikut, tidak seperti semangat pustakawan sebagai penyelenggara. Namun jangan khawatir, setelah beberapa orang mengikuti kegiatan, akan menularkan virus positif kepada teman atau mahasiswa yang lain, bahwa pelatihan e-journal itu bermanfaat. Terkadang mereka tidak tahu apa yang sebenarnya mereka butuhkan. Tugas pustakawan memberikan arahan, bimbingan dan memfasilitasi bahwa e-journal sangat bermanfaat bagi proses pembelajaran di perguruan tinggi. 3. Siapkan perlengkapan dan modul materi pelatihan. Perlengkapan pelatihan akses e-journal seperti perangkat komputer serta akses internetnya. Jika pelatihan diselenggarakan secara online maka akses internet merupakan hal yang harus diperhatikan, supaya pelatihan berjalan dengan lancar. Ditentukan, apakah perpustakaan menyediakan unit komputer, ataukah peserta pelatihan disarankan membawa laptop sendiri. Tentu saja hal ini akan berbeda tergantung kondisi perpustakaan dan situasi pengguna yang dilayani. Modul materi pelatihan, disusun guna memberikan kemudahan kepada peserta pelatihan untuk mempelajari kembali materi pelatihan, setelah kegiatan pelatihan berlangsung. Pemanfaatan situs web perpustakaan guna men-upload modul materi pelatihan dapat pula dilakukan. Hal ini untuk memberikan kesempatan lebih banyak pengguna perpustakaan untuk dapat memanfaatkan e-journal yang dilanggan. 4. Buatlah kelas-kelas kecil. Pembelajaran atau pelatihan akses e-journal dengan kelas kecil, menurut pengalaman penulis lebih efektif. Jika harus dengan kelas besar, dibutuhkan lebih banyak tutor pendamping. Kelas besar akan lebih efektif jika tujuannya sebatas sosialisasi saja.

11 5. Program Sosialisasi. Selain program pelatihan dengan kelas kecil, kegiatan sosialisasi database e-journal yang dilanggan perlu dilakukan. Kegiatan ini dapat dilakukan secara masal dengan banyak peserta. Misalnya diperuntukkan bagi mahasiswa baru, atau dikhususkan bagi mahasiswa dengan level tertentu di suatu perguruan tinggi. Sosialisasi ini dilakukan dengan peserta yang banyak, sehingga diharapkan informasi tentang keberadaan e-journal yang dilanggan dapat diketahui lebih banyak mahasiswa atau civitas akademika. Program sosialisasi akan lebih baik, segera diikuti dengan kegiatan pelatihan dengan kelas kecil. 6. Bekerja sama dengan bagian akademik untuk mendukung kegiatan pelatihan dan sosialisasi. Misalnya untuk jadwal pelatihan dan sosialisasi supaya tidak berbenturan dengan kegiatan akademik yang lain. Dengan demikian akan dapat diikuti oleh lebih banyak peserta atau mahasiswa. 7. Lakukan evaluasi kegiatan, baik mengenai materi maupun penyelenggaraan pelatihan secara keseluruhan. Evaluasi yang dimaksud disini terutama bersumber dari peserta pelatihan. Bagaimana tanggapan mereka terhadap pelatihan adalah penting. Hal-hal apa yang perlu ditekankan dalam materi pelatihan sangatlah penting kita ketahui. Masukan dari peserta pelatihan akan bermanfaat untuk perbaikan pelatihan dan atau sosialisasi selanjutnya. KESIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan apa yang sudah penulis sampaikan, dapat disimpulkan bahwa pustakawan dapat melakukan kegiatan-kegiatan yang secara nyata dapat meningkatkan pemanfaatan e-journal yang dilanggan, baik yang dilanggan oleh DIKTI maupun oleh institusi sendiri. Pustakawan harus aktif melakukan promosi content yang dimiliki, salah satunya e-journal. Kegiatan yang dapat dilakukan adalah sosialisasi dan pelatihan akses e-journal. Pustakawan sebagai fasilitator bagi mahasiswa dan sivitas akademik di perguruan tinggi agar mau dam mampu memanfaatkan e- journal yang dimiliki.

12 Sangatlah disayangkan jika pemanfaatan e-journal yang telah dilanggan belum maksimal. Jika saja semua pustakawan di seluruh perguruan tinggi di Indonesia, bersama-sama secara intensif melakukan kegiatan sosialisasi dan pelatihan akses e-journal, pemanfaatannya akan lebih maksimal. Tentu saja dalam hal ini pustakawan perlu kerja sama dan dukungan dari pimpinan dan seluruh manajemen perguruan tinggi. Pustakawan diharapkan berinisiatif untuk melakukan kegiatan-kegiatan yang memberikan dukungan bagi pemanfaatan e-journal agar lebih maksimal, seperti yang telah dipaparkan diatas. Semoga tulisan ini bermanfaat dan memotivasi pustakawan untuk berupaya aktif dalam pemanfaatan e-journal lebih maksimal. DAFTAR PUSTAKA Dikti Mengadakan Sosialisasi dan Pelatihan e-journal. arsip/1309-dikti%20adakan%20sosialisasi%20dan%20pelatihan%20ejournal. Diakses tanggal 2 Maret 2011 pukul wib. Laoli, Feriaman Analisis Tingkat Relevansi E-Journal pada Database American Society of Civil Engineer (ASCR) dalam Memenuhi Kebutuhan Informasi Mahasiswa Magister Teknik Sipil di Universitas Sumatera Utara. Skripsi. Medan : Universitas Sumatera Utara. Perpustakaan Nasional Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2008 tentang petunjuk teknis jabatan fungsional pustakawan dan angka kreditnya. Jakarta : Perpustakaan Nasional. Surjono, Herman Dwi Pengenalan dan Pengembangan E-Journal. blog.uny.ac.id/.../pengembangan-e-journal-herman-surjono-uny.ppt Diakses tanggal 2 Maret 2011, pukul wib.