Analisis Lingkungan Bisnis Internal

Transkripsi

1 IS / IT Strategic Analysis: Menilai dan Memahami Situasi Sekarang (Analisis Bisnis Internal) Context of This Session External Business Environment Strategic IS/IT Planning Process Internal Business Environment Internal IS/IT environment Current Applications Portfolio External IS/IT Environment Planning Approaches, Tools and Techniques IS/IT Management Strategy Business IS Strategies IT Strategy Applications Portfolio Hendri Sopryadi, Model M.T.I & Matrices Tujuan sesi ini Untuk memahami situasi saat ini di bisnis sebagai dasar dari analisis PSSI Untuk mengidentifikasi aktivitas bisnis dan proses bisnis (kondisi yang ada) Untuk mendapatkan persyaratan Sistem Informasi logis berdasarkan fakta temuan, analisis dan interpretasi Untuk memahami penggunaan berbagai model dan alat analisis (teknik). Untuk mengembangkan IS / IT Strategy berdasarkan analisis Analisis Lingkungan Bisnis Internal Bisnis Proses Re-engineering dan IS Strategi Kebanyakan strategi pengembangan bisnis kebutuhan rekayasa ulang untuk meningkatkan kinerja Mengembangkan strategi IS membutuhkan pengertian dari strategi bisnis Keberhasilan BPR biasanya didukung oleh strategi IS. 1

2 Peran IS / IT dalam BPR: Pertanyaan untuk ditanyakan Role of IS/IT in BPR Organizational Approach Bagaimana proses bisnis ditransformasikan menggunakan TI? Berdasarkan kemampuan IT TI sebagai enabler Bagaimana TI mendukung proses bisnis? Memberikan nilai tambah Pada akhirnya, bagaimana TI memberikan manfaat yang optimal bagi organisasi? Interface untuk IT Governance meningkatkan kinerja Source Ward and Peppard Impact & Alignment of BPR and IS/IT Strategy Techniques and Analysis to Determine The IS Demand SWOT, CSFs, Value Chain Business Model Business Strategy Proposed Business Initiatives Opportunities For IS/IT Innovation Determine The IS Demand Impact and Role of IS/IT Current & Expected Business & Technical Environment Current Status of IS/IT Potential Status of IS/IT Proposed IS/IT Initiatives 2

3 Gathering the Relevant Data in Order to Determine the Demand of Information Systems Task Analysis of the business strategy Analysis of current and future portfolio of the business Analysis of the internal business environment Identification of CSF of the business Information Analysis Evaluation of the Effectiveness Deliverable Identified its components and its information needs Determine how IS/IT can strengthening business competitive position Understand the relevant organizational characteristics, SWOT, SLOT, and other factors Crystallize the meaning of success in meeting the objectives stated in the strategy Model the logical activities and inherent information elements in the business Identify where changes need to occur, how IS/IT can improve performance Task Identification and analysis of internal and external value chain Creation of a conceptual architecture Compilation of a catalogue of all the HW, SW being used and their functions Evaluation of the current application portfolio Evaluation of IS/IT policies, organization, processes, services, capabilities, etc Deliverable Identify information flow through business and across its value chain Modeling future processes Input to migration plan List of information systems in use and assess their contribution Assess their applicability to meet current and future business needs Where can you find all these data/information? How do you collect the data/information? Dimana mencari Data dan Informasi? Semua unit bisnis strategis (SBU) dalam struktur hirarki organisasi Dokumentasi yang terkait dengan rencana bisnis, laporan bisnis, keputusan (surat keputusan) kebijakan dan peraturan, dll Pengamatan: bekerja arus, arus informasi, rantai komando, dll Survey dan Wawancara 3

4 Bagaimana Anda Kumpulkan Data? Mengembangkan penanya untuk survei Kembangkan daftar pertanyaan untuk wawancara Merekam wawancara Mengembangkan memeriksa daftar untuk observasi proses bisnis sumber daya manusia fasilitas TIK Catatan mengambil untuk membaca dokumendokumen laporan bisnis, rencana strategis, dll Poin untuk dianalisa di Lingkungan Bisnis Internal Strategi bisnis sebagai sarana untuk mencapai tujuan bisnis Proses bisnis saat ini, kegiatan, dan informasi utama entitas Lingkungan organisasi: struktur, aset dan keterampilan, kompetensi, budaya, dll Lingkungan Bisnis internal (Interpretasi Strategi Bisnis) Strategi bisnis Tujuan: untuk memastikan bahwa strategi IS mendukung agak bertentangan strategi bisnis Mengidentifikasi dan menganalisa strategi yang ada Kompilasi dan mengkonfirmasi IS persyaratan, dan dokumen dalam permintaan IS Alat: analisis faktor-faktor keberhasilan kritis dan analisa bisnis driver Proses bisnis, kegiatan, dan entitas-entitas kunci Tujuan: untuk memahami tugas-tugas bisnis yang penting dan proses, dan aliran informasi. Membuat model bisnis dengan model yang mendukung IS Alat: proses analisis efektivitas, proses diagram aliran, DFD, ER, dan matriks aktivitas entitas (representasi tabular bisnis...) Organisasi lingkungan Tujuan: untuk memahami pengaturan organisasi, sistem nilai, dan orang-orang kunci dan hubungan mereka. Memahami lingkungan, keterampilan, sumber daya, nilai-nilai, budaya, interaksi sosial, gaya manajemen... Alat: pemodelan organisasi Pendukung Strategi Bisnis (Biasanya disertakan dalam Renstra) Misi: Pernyataan tujuan keseluruhan untuk organisasi Visi: deskripsi singkat dari masa depan yang konsisten dengan misi Bisnis driver: Satu set pasukan penting untuk perubahan bahwa bisnis harus merespon Tujuan: prestasi Mayor diperlukan untuk mencapai visi Sasaran: target terukur yang mengambil organisasi terhadap tujuan Strategi: cara Beton untuk mencapai tujuan (masukan dari proses perencanaan IS) Faktor keberhasilan kritis: Area dimana hal harus pergi tepat bagi organisasi untuk berkembang Area bisnis rencana: rencana berbagai bidang bisnis 4

5 Proses Bisnis, Kegiatan, dan Kunci Entitas Model bisnis menggambarkan proses, kegiatan dan elemen informasi utama dan bagaimana mereka berhubungan satu sama lain Model IS terdiri dari Proses aliran, dekomposisi fungsional, ERD, DFD, Kegiatan / entitas matriks Diagram Use Case, Class Diagram, Activity Diagram, dll Arsitektur IS untuk bisnis: Hubungan model bisnis untuk Model IS Source Ward and Peppard Model Bisnis Proses bisnis: set kegiatan saling terkait atau peran yang memberikan output khusus untuk pelanggan diidentifikasi dalam atau di luar organisasi Kegiatan: unsur-unsur dari proses bisnis yang melakukan organisasi untuk memproduksi, mempromosikan dan mendistribusikan produk atau jasa, untuk mengembangkan, mendukung dan mengelola infrastruktur dan untuk mengukur kinerja terhadap tujuan. Entitas-entitas kunci: dalam suatu kegiatan yang amat mendasar untuk proses bisnis. 5

6 Model IS Model Alir proses Model dekomposisi fungsional ERD DFD Kegiatan / Matriks Entitas Teknik lain menggunakan UML Diagram - OO Analisis internal Lingkungan IS / IT strategi manajemen IS saat ini (aplikasi portofolio) Isi dan cakupan aplikasi Kontribusi aplikasi peraturan dan kebijakan IS / IT saat ini Nilai dari organisasi IS Profil IS dalam organisasi: struktur, fungsi, dll Persepsi SI dalam organisasi Strategi manajemen TI saat ini (infrastruktur TI) Organisasi dan proses IS / IT Aset, sumber daya, dan keterampilan IS / IT Metodologi SI dan ketentuan pelatihan Analisis Eksternal Lingkungan IS / IT III. Measurements, Techniques, Methods, etc to Determine IS Needs Untuk mendapatkan perspektif tentang tren TI dan peluang Melihat apa yang kompetitor lakukan dengan IS / IT Mengidentifikasi unsur-unsur dari IS / IT yang perlu penyelidikan lebih lanjut 6

7 Analisis CSF Objectives and CSFs Relationship "Terbatasnya jumlah daerah, di mana hasil, jika mereka memuaskan, akan menjamin kinerja kompetitif organisasi Hirarki dari CSF (industri, organisasi, unit bisnis, dan manajer) Diidentifikasi dari tujuan dan strategi Untuk prioritas dan menentukan aplikasi SI 7

8 CSF Levels Industry CSFs Organizati Onal CSFs things must go right BusinessUnit or Function CSFs Manager s CSFs Objective: To achieve 1 % growth in market share Strategy CSF Measure to be developed Improve sales in all sites at rates higher than industry average Improve sales of underperfoming sites Competitive pricing Salary of site manager Distribution of sites Level of advertising Company price versus industry average Manager salary versus industry average Proportion of high turnover sites Amount spent versus industry average Other CSFs: access to raw material, timely delivery, etc Relationship BSC and CSF Objective must be well defined and measureble CSF HELPS DEFINE AND SET OBJECTIVES 8

9 Example of Relationship BSC and CSF The objective is to reduce stockholding costs The CSFs for this objective are: Earlier identification of obsolete items Improve forecasting to reduce safety stock Information requirements: Analysis of stock turn Stock forecasting Stock replacement Information System Needed? Contoh Hubungan BSC dan CSF Tujuannya adalah untuk mengurangi biaya persediaan barang CSF untuk tujuan ini adalah: Identifikasi segera barang yang sudah lama Meningkatkan prediksi untuk mengurangi stock yang aman Kebutuhan Informasi : Analisis persediaan keluar Memprediksi persediaan Penggantian persediaan CSF Analysis Executive IS Define IS applications Critical Success Factors Prioritize Define Identify Objectives and Strategies Business tasks and processes CSF membantu manajer untuk mengontrol kinerja bisnis CSF membantu menentukan dan memprioritaskan kebutuhan SI Teknik untuk menganalisis proses bisnis: Proses Analisis Efektivitas Untuk mengukur kemampuan proses bisnis untuk dapat berkontribusi bagi kebutuhan bisnis Menilai efektivitas dari setiap proses bisnis terhadap setiap faktor bisnis yang penting Sebuah proses bisnis adalah kumpulan logis dari tugas-tugas bisnis yang terkait Contoh faktor bisnis yang kritis Efisiensi produksi: penghapusan duplikasi, penghapusan pemeriksaan yang tidak perlu, mengurangi transfer tanggung jawab, prosedur disederhanakan, dan arus informasi yang efisien Kepuasan pelanggan: mengurangi waktu untuk memproses pesanan, mengurangi waktu untuk menjawab pertanyaan, dan meningkatkan kualitas produk yang dikirim, dan peningkatan kualitas layanan yang diberikan 9

10 High Low Diffusion (deployment in business) Technique to analyze degree of Information System: IS Profile in Organizations Support routine, Distributed Computing Support routine, Centralized computing Infusion (impact on business) Strategic to entire organization Crucial to some business areas High Teknik untuk menganalisis hubungan bisnis dan SI : Pemodelan Organisasi Teknik terstruktur untuk memastikan pemeriksaan komprehensif dari bisnis dan IS lingkungan Dokumen faktor lingkungan yang mendasari setiap proses bisnis utama Menilai implikasi dari perubahan setiap proses bisnis utama Bantuan untuk pengambilan keputusan dan komunikasi Terutama berguna selama latihan bisnis reengineering Organizational Modeling Mengevaluasi Gap Antara IS / IT saat ini dan IS/IT yang dibutuhkan Organization arrangements Hierarchy charts Job description Budgets Employees and other assets Skills and training Fixed assets Financial assets Social systems Relationships Working attitudes Cultural values Key business processes Acquisition Production Decision making Technology Hardware Software Methodologies External environment Competition Legislation Fiscal policies Dominant coalition Key players Power distribution Personal goals Identifikasi proses bisnis yang membutuhkan pengakuan, penyederhanaan, pelurusan, atau mendesain ulang Mengidentifikasi ketentuan informasi baru atau upgrade menggunakan sumber informasi baru yang sudah ada Sumber baru informasi Mengidentifikasi perubahan dalam strategi manajemen TI (ketentuan pasokan) untuk mendukung peran baru dari SI dalam organisasi 10

11 Tips and Bits for this Session Fact finding processes to obtained relevant information to develop IS/IT strategy There are techniques to analyze and interpret the development of IS/IT Strategy No trivial attempt to develop IS/IT strategy More techniques to come. 11