PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DI KANTOR BPMPD KABUPATEN LOMBOK TIMUR Oleh: BAHARUDIN

Transkripsi

1 Nama : Baharudin Nim : MK : TIK Jawaban Semester No.5 PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DI KANTOR BPMPD KABUPATEN LOMBOK TIMUR Oleh: BAHARUDIN Perlu diketahui bahwa di kantor badan tempat saya bekerja ( BPMPD Kabupaten Lombok Timur ) belum menggunakan E-Government. Namun peran komputer dalam pengelolaan manajemen sangat mendukung dan bermanfaat dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawab para karyawan. Komputer sangat berperan dan dibutuhkan oleh masing masing bidang yang ada di Kantor BPMPD Kab. Lombok Timur. Pada awalnya kantor BPMPD ( Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan Desa ) merupakan gabungan dari BPMD(Badan Pemberdayaan Masyarakat Desa) dengan Bagian PEMDES (Pemerintahan Desa) Setda Kab. Lombok Timur. Adapun terbentuknya mulai bulan September 2008, dimana saya sudah menjadi mahasiswa kedinasan di STMM MMTC Yogyakarta. Sampai saat ini posisi saya masih sebagai staf operator komputer pada Bidang Pemerintahan Desa di kantor BPMPD. Sejak tugas belajar di MMTC saya tidak aktif di kantor sehingga belum tahu persis keadaan sisitem informasi komunikasi yang ada di BPMPD. Dengan demikian saya membatasi permasalahan yang ada di Bidang Pemerintahan Desa. Bidang Pemerintahan Desa( Pemdes) terbagi menjadi 4 sub bidang dengan rincian tugas dari masing masing sub bidang sebagai berukut : 1. Sub Bidang Pendapatan dan Kekayaan Desa ( PKD ) bertugas; a) Mengumpulkan data dan menyiapkan bahan bahan tentang tatacara pencalonan, pemilihan, pengangkatan dan pemberhentian Kepala Desa b) Menyiapkan konsep / bahan pembinaan dan bimbingan teknis pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan desa ( tugas tugas kepala desa, Keputusan Desa, Keputusan Kepala Desa, Program Kerja Desa, Monografi Desa, Pengisian Buku Harian Kepala Desa c) Mengumpulkan bahan pembinaan dan petunjuk teknis penyelenggaraan keamanan dan ketertiban pemerintahan desa. d) Mempersiapkan bahan bahan dan riwayat hidup/riwayat pekerjaan bagi perangkat desa yang berhak memperoleh tanda jasa / penghargaan e) Menyiapkan bahan bahan dalam rangka pekan orientasi LMD f) Mempersiapkan bahan dalam rangka pelaksanaan Penyelenggaraan Lomba Desa g) Memonitor pelaksanaan kegiatan bualan bakti LKMD h) Menyiapkan bahan / rancangan kerjasama dan penyelesaian perselisihan antar desa / kelurahan 2. Sub Bidang Perangkat dan Administrasi Desa ( PAD) bertugas ; a) Menginventarisir dan membuat data data perangkat desa / kelurahan b) Mengumpulkan dan menyiapkan bahan bahan tentang pencalonan, pemilihan, pengangkatan dan pemberhentian perangkat desa / kelurahan

2 c) Menyusun dan menyiapkan bahan bahan tentang pengelolaan dana tunjangan penghasilan aparat desa / TPAPD d) Mengumpulkan data data sebagai bahan pemberian asuransi bagi perangkat desa e) Menyiapkan bahan / konsep pembinaan dan bimbingan tekhnis pelaksanaan administrasi desa / kelurahan f) Melakukan kegiatan tata usaha / administrasi bagian pemerintahan desa 3. Sub Bidang Pengembangan Lembaga Desa ( PLD ) bertugas ; a) Menginventarisir dan membuat data data desa / kelurahan serta dusun dan lingkungan b) Menghimpun data sebagai bahan peningkatan perkembangan desa / kelurahan c) Menerima, menghimpun dan meneliti bahan bahan pembentukan, pemecahan, penyatuan dan penghapusan desa / kelurahan termasuk dusun dan lingkungan d) Mengumpulkan bahan bahan dalam rangka perubahan dan pemindahan batas wilayah dan nama desa / kelurahan e) Menghimpun dan mengolah data sebagai bahan pembinaan BPD, lembaga lembaga adat dan kemasyarakatan f) Mengumpulkan bahan pembinaan dan pembentukan BPD dan lembaga lembaga adat 4. Sub Bidang Tata Pemerintahan Desa ( Tata Pemdes) bertugas ; a) Melakukan pendataan dan menganalisa data tentang sumber pendapatan dan kekayaan desa b) Mengumpulkan bahan pembinaan dan petunjuk tekhnis pengelolaan keuangan desa / kelurahan dalam usaha meningkatkan sumber pendapatan desa serta pemeliharaan Kekayaan desa c) Menyiapkan bahan penyusunan APPKD dan pelaksanaan pungutan desa. d) Mengumpulkan dan menyiapkan bahan pembinaan pengelolaan keuangan bantuan dana subsidi desa e) Menginventarisir dan mengolah data tanah yang dikelola pemerintah desa / kelurahan, seperti tanah pecatu, tanah kas desa dan lain lain. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Bidang Pemerintahan Desa : VISI Terwujudnya Penyelenggaraan Pemerintahan Desa Yang Mantap, Mapan Dan Tertib Yang Berorientasi Iman, Takwa, Ilmu Pengetahuan Dan Tehknologi Sebagai Tiang Penyangga Otonomi Daerah MISI Pengembangan Manajemen Pemerintahan Desa TUJUAN Meningkatkan Pelayanan Prima Pemerintahan Desa Pada Masyarakat SASARAN Terwujudnya Standar Pelayanan Pada Pemerintahan Desa

3 Identifikasi Pemakaian Komputer di lingkungan Bidang Pemerintahan Desa adalah sebagai berikut: PERANGKAT KOMPUTER BIDANG PEMERINTAHAN DESA DILINGKUNGAN BPMPD KAB. LOMBOK TIMUR 1. Nama Instansi : BPMPD ( Bagian Pemerintahan Desa ) 2. Jumlah Sub. Bidang : 4 3. Jumlah Laptop : 1 buah 4. Jumlah LCD Projektor : 1 buah 5. Jumlah Printer : 1 buah 6. Jumlah Komputer : 2 Set 7. Spesifikasi Komputer I yang ada : a) Intel Pentium IV b) Hardisk : 40 GB c) Memory(RAM ) : 256 MB d) VGA : 32 MB e) CDR-W 24 x 8. Spesifikasi Komputer II yang ada : a) Intel Pentium IV, Procesor 1,7 GHz b) Hardisk : 80 GB c) Memory(RAM ) : 512 MB d) VGA : 64 MB e) DVD-RW 48 X f) Monitor LCD 15 g) Speaker Active 9. Sistem Operasi yang digunakan : Windows XP/ SP2 10. Sistem LAN : Tidak ada 11. Komputer tidak digunakan untuk sambungan internet ( Tidak ada sambungan ) 12. Program program yang dipasang : a) Office 2003 b) Microsoft Word c) New Microsoft Excel Work 13. Apakah Bidang memiliki Back-UP Data : Ia dengan burning ke CD 14. Perangkat Lunak yang dimiliki a) CDR-Plus b) Flashdisk 1 GB 15. Berapa orang yang bisa mengoperasikan Komputer : 2 orang ( 1 Orang Tugas Belajar ). 16. Apa saja Program yang dipakai dalam bekerja : a) Program Microsoft Word b) Program New Microsoft Excel Work c) Powerpoint d) Nerosmart Jarak Badan / Instansi ke Kantor Bupati : 0 KM Kepala Bidang Pemerintahan Desa BPMPD Kab. Lombok Timur H. SAMSUDDIN, SH

4 Kegunaan komputer dalam melaksankan tugas sangat membantu untuk mempercepat terselesainya suatu pekerjaan. Adapun fungsi perangkat komputer sampai saat ini di bidang Pemerintahan Desa termasuk bidang yang lainnya pada Kantor BPMPD adalah sebagai berikut : 1. Sebagai alat untuk Pengetikan berbagai jenis surat dan administrasi (Pembuatan SK Kades, membuat pengumuman, membuat rancangan program anggaran, pembuatan surat, undangan dan lain-lain yang berhubungan dengan pengetikan). 2. Untuk pengolahan data dan laporan keuangan seperti pembuatan kwitansi, rekapitulasi laporan bulanan, penyusunan anggaran, pembuatan SPP dan rekap honor dan biaya kegiatan yang telah dilakukan dan lain-lain yang berhubungan dengan akuntansi bendaharawan. 3. Untuk mengolah data sebagai bahan Presentasi Pimpinan dalam rangka sosialisasi kepada masyarakat, Kepala Desa dan anggota BPD minimal 1 kali dalam 1 bulan. Yang sangat berperan di sini ialah Laptop, LCD Proyektor karena kita tidak mungkin membawa PC ke tempat lokasi yang jauh. software yang digunakan adalah Powerpoint. 4. Komputer digunakan sebagai tempat penyimpanan data dan back up data yang sudah valid. Adapun software yang kami gunakan adalah Nero5 untuk burning atau Back-up data ke CD-R sehingga data aman dari virus dan dapat digunakan kapan saja ketika dibutuhkan. Seperti yang dijelaskan di atas bahwa semua pekerjaan diselesaikan dengan program aplikasi secara manual dengan menggunakan Microsoft Office 2003 seperti Excel 2003, Word 2003 dan Powerpoint. Kami sebagai operator berharap agar pengolahan data dapat ditingkatkan dengan menggunakan database melalui program tersendiri sehingga proses sistem informasi akan lebih cepat dan tepat serta mempermudah dalam mengentri atau input data. Permasalahan Dalam melaksanakan berbagai macam tugas yang berhubungan dengan pengolahan data, yang memanfaatkan komputer sebagai alat prosesnya, maka kami sebagai operator komputer tidak lepas dari berbagai macam permasalahan. Baik dalam hal SDM, dan Pelayanan Komunikasi Informasi. 1. Kurangnya Sumber Daya Manusia dalam kemampuan pengoperasian komputer seperti dengan 8 orang staf hanya dua orang yang bisa mengoperasikan komputer. Ini mengakibatkan kesibukan hanya pada 2 (dua) orang operator tersebut. Lebih-lebih 1 orang dalam keadaan tugas belajar sehingga tersisa 1 (satu) orang mengakibatkan super sibuk. Apa yang dilakukan oleh pegawai yang tidak bisa mengetik dengan komputer? apakah cukup dengan mengirim dan mengarsip surat-surat? Setelah mereka mengantar dan mengarsip surat karena tidak bisa mengetik dengan komputer maka ujung ujungnya istirahat dan ngobrol. 2. Pelayanan dalam Komunikasi Informasi kurang (lambat). Antara bidang yang satu dengan bidang yang lain terpisahkan karena tidak ada jaringan yang menghubungkan antara komputer yang satu dengan komputer yang lain. Padahal data data yang ada berkaitan dan dibutuhkan oleh bidang-bidang yang lainnya. Seperti Bidang Pemerintahan Desa memiliki data Perangkat Desa se-kab. Lombok Timur, data Kades se-kab. Lombok Timur, Data BPD se-kabupaten Lombok Timur dan Nama-nama Desa se-kabupaten Lombok Timur. Ketika Bidang Usaha Ekonomi akan mengadakan sosialisasi di salah satu desa yang ada, maka tentunya data-data yang berkaitan dengan desa tersebut dibutuhkan dan ini pasti akan diminta ke bidang Pemdes. Pada saat data diminta tersebut Bidang Pemdes sangat sibuk dengan pekerjaannya sehingga operator berhenti bekerja dan melakukan printing data untuk Bidang Usaha Ekonomi. Pekerjaan yang semula akan terselesaikan menjadi tertunda.

5 Solusi yang Ditawarkan dari Permasalahan di Atas 1. Karena Sumber Daya Manusia masih kurang di dalam mengoperasikan komputer maka SDM ini perlu ditingkatkan dengan cara memberi pengenalan dan pengetahuan kepada para pegawai yang belum bisa mengoperasikan komputer. Motivasi dari pimpinan penting kepada staf agar mereka tertarik dan mau untuk belajar. Memberikan kesempatan kepada staf yang belum bisa komputer untuk pelatihan minimal 1 (satu) kali dalam seminggu di luar jam kerja secara gratis dengan memanfaatkan Kemampuan Operator Komputer yang ada sebagai tutornya. Hal ini dimaksudkan setelah mereka bisa mengoperasikan komputer maka pekerjaan operator komputer jadi ringan, karena semua telah bisa mengoperasikan komputer. Jika mereka belum bisa mengoperasikan komputer, pemberian tugas-tugas oleh atasan yang bersifat pengetikan dengan komputer penting, hal ini akan mendorong bagi staf untuk belajar dan terbiasa bekerja dengan komputer. 2. Untuk memperlancar sistem informasi dan komunikasi maka jaringan internet sangat penting. Antara komputer yang ada di bidang yang satu dengan yang ada di bidang yang lainnya hendaknya saling terkoneksi. Minimal jaringan bersifat lokal dibentuk, yang disebut dengan Local Area Network(LAN). Melalui jaringan LAN ini maka Bidang Usaha Ekonomi dapat mengakses secara langsung data yang ada di Bidang Pemdes dan semua data di Bidang lainnya yang terhubung dengan LAN tersebut. Begitu sebaliknya sehingga mereka sangat dekat dan erat tanpa ada jarak selama servernya dihidupkan. Dengan memanfaatkan LAN ini maka merekapun bisa berkomunikasi atau chatting sehingga informasi akan semakin cepat disampaikan, tanpa mengunjungi bidang yang lain(cukup lewat komputer). Manfaatkan jaringan telpon untuk internet sehingga jaringan semakin luas bahkan informasi yang kita peroleh bukan hanya berkisar lokal saja namun bebas sampai negara luar. Informasi dapat kita akses melalui internet sesuai dengan kebutuhan yang kita inginkan. Begitu pula bagi masyarakat umum dapat dengan cepat menerima informasi dan mengakses informasi dari BPMPD ketika dibutuhkan. Jika kita tidak mulai dari sekarang kita akan jauh ketinggalan dengan perkembangan Teknologi Komunikasi dan Informasi yang semakin hari semakin berubah dan memuncak. oooooooo--ooooooo