ANALISIS SWOT PADA ORGANISASI DAN APLIKASINYA PADA FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS UDAYANA 1)

Transkripsi

1 ANALISIS SWOT PADA ORGANISASI DAN APLIKASINYA PADA FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS UDAYANA 1) Oleh: Dr. I Gede Setiawan Adi Putra, SP., MSi 2) Mengapa organisasi perlu? PENDAHULUAN Mengapa untuk melaksanakan yang besar yang tidak bisa diselesaikan oleh satu orang, melainkan harus oleh banyak orang? Mengapa perlu pengorganisasian yang rapi dan baik? Ini ceritera tentang empat orang yang bernama Everybody, Somebody, Anybody dan Nobody. Ada satu tugas penting yang harus dikerjakan dan Everybody diminta untuk mengerjakannya. Everybody yakin bahwa Somebody akan mengerjakannya. Sebetulnya Anybody dapat mengerjakannya, tetapi Nobody yang mengerjakannya. Somebody marah sebab itu tugas Everybody. Everybody pikir bahwa Anybody dapat mengerjakannya, tetapi Nobody sadar bahwa Everybody tidak akan mengerjakannya. Akhirnya, Everybody menyalahkan Somebody yang sebetulnya Nobody diminta oleh Anybody (Margono dan Sumardjo, 2003). Cerita di atas perlu kita renungkan, apa yang sebenarnya makna yang terkandung di dalamnya. Contoh: Banyaknya sampah di Kampus Fakultas Pertanian Universitas Udayana Bukit Jimbaran. Setiap orang bisa memungut dan membuangnya ke tempat sampah. Nyatanya tidak ada satu orangpun yang melakukannya. Apabila dicermati bahwa seseorang dalam kehidupannya selamanya tidak akan hidup seorang diri, ia akan berinteraksi antar sesama manusia sehingga akan terbentuk suatu kelompok yang pada awalnya sebagai kelompok-kelompok yang kecil, lama kelamaan dari kehidupan bersama tersebut dan dengan adanya kebutuhan-kebutuhan yang mendesak dari setiap individu akan mengarah pada suatu kebutuhan untuk 1) Makalah disampaikan pada Latihan Kepemimpinan Manajemen Mahasiswa Tahun 2013 Fakultas Pertanian Universitas Udayana Oktober 2013 di Kampus Bukit Jimbaran 2) Dosen Prodi Agribisnis Fakultas Pertanian Universitas Udayana

2 membentuk kelompok-kelompok sosial yang lebih besar. Menurut Slamet (2001) beberapa kelompok yang dibentuk menjadi suatu kesatuan guna pencapaian suatu tujuan tertentu dikatakan sebagai organisasi. Beberapa perangkat tentang pengertian organisasi telah dikemukakan sebanyak 46 definisi pengertian organisasi yang pada intinya memberikan batasan tentang organisasi sebagai suatu sistem saling pengaruh antar orang dalam kelompok yang bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi bukanlah sekedar kumpulan orang dan bukan pula hanya sekedar pembagian kerja, karena pembagian kerja hanyalah salah satu asas organisasi (Bass, 1991). Dari definisi yang sederhana dari organisasi tersebut dapat ditekankan di sini bahwa organisasi terdiri dari kumpulan orang-orang, proses pembagian kerja, dan sistem kerjasama. Faktor-faktor tersebut tidak dapat berdiri sendiri, melainkan saling terkait membentuk suatu kesatuan, dimana kesatuan dan kebulatan dari sistem organisasi tersebut diikatkan oleh asas-asas organisasi. Menurut Sutarto (1984) terdapat dua unsur daripada organisasi yaitu unsur inti dan unsur kerja. Unsur inti adalah orang-orang yang terhimpun dalam organisasi, sedangkan unsur kerja adalah daya manusia dan unsur daya bukan manusia. Unsur daya manusia terdiri dari (1) kemampuan untuk bekerja, (2) kemampuan untuk mempengaruhi orang lain, (3) kemampuan melaksanakan asas-asas organisasi. Sedangkan unsur daya bukan manusia yang meliputi (1) alam, (2) iklim, (3) udara, dan lain-lain fakor lingkungan yang ada. Organisasi juga merupakan sistem terbuka yang selalu melibatkan input, proses, output, dan umpan balik. Organisasi menerima dari lingkungan berbagai input berupa benda, energi, dan informasi yang kemudian memprosesnya sehingga menimbulkan output. Menurut Sutarto (1984) di dalam organisasi terdapat subsistem-subsistem utama yang berupa subsistem tujuan dan nilai, subsistem tehnik, subsistem psychososial, subsistem struktur, dan subsistem manajerial. 2

3 Apa itu Teori Analisis SWOT? Teori Analisis SWOT adalah sebuah teori yang digunakan untuk merencanakan sesuatu hal yang dilakukan dengan SWOT. SWOT adalah sebuah singkatan dari, S adalah STRENGHT atau Kekuatan, W adalah WEAKNESS atau Kelemahan, O adalah OPPORTUNITY atau Kesempatan, dan T adalah THREAT atau Ancaman. SWOT ini biasa digunakan untuk menganalisis suatu kondisi dimana akan dibuat sebuah rencana untuk melakukan sesuatu, sebagai contoh, program kerja. Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari spekualsi bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak dalam mencapai tujuan tersebut. Teknik ini dibuat oleh Albert Humphrey, yang memimpin proyek riset pada Universitas Stanford pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an dengan menggunakan data dari perusahaan-perusahaan Fortune 500 (Marcom, 2013). SWOT untuk Organisasi Dalam sebuah organisasi biasanya setiap awal periode kepengurusan akan dilaksanakan pembuatan rencana program kerja, untuk itu biasanya akan dilakukan sebuahanalisis kondisi mengenai suatu organisasi tersebut. Analisis SWOT biasanya dicantumkandalam GBHK (Garis-garis Besar Haluan Kerja) yang menjelaskan tentang kondisi lingkungan organisasi baik kondisi internal maupun external. Analisis SWOT ini merupakan sebuah penyelidikan tentang situasi dan kondisi dalam suatu lingkungan. Contohnya adalah: Ada sebuah organisasi yang akan membuat program kerja, untuk itu mereka harus tahu tentang kondisi organisasi mereka dan lingkungan dimana organisasi itu berada. Untuk itu mereka melakukan analisis SWOT, pertama S, yaitu dengan mengetahui kekuatanorganisasi ± dalam hal ini, kekuatan bisa diartikan sebagai kondisi yang menguntungkan untuk organisasi tersebut. Misalnya, pengurus 3

4 yang setia terhadap organisasi, atau kasorganisasi yang banyak, dll. Kedua W, yaitu dengan mengetahui kelemahan organisasi dalam hal ini, kelemahan bisa diartikan sebagai suatu kondisi yang merugikan untuk organisasi tersebut. Misalnya, kondisi anggota yang tidak aktif, dana yang tak ada, dll. Ketiga O, yaitu dengan mengetahui kesempatan organisasi dalam hal ini bias diartikan sebagai suatu hal yang bisa menguntungkan jika dilakukan namun jika tidak diambil bisa merugikan, atau sebaliknya. Misalnya, sumber dana ada bila diminta. Keempat T, yaitu dengan mengetahui ancaman organisasi dalam hal ini bisa diartikan sebagai suatu hal yang akan menghambat atau mengancam selama perjalanan kepengurusan. Misalnya,banyak pengurus dan anggota yang tidak aktif. Setelah dilakukan analisis SWOT maka jadi mengetahui kondisi nyata apa yang terjadi di lingkungan internal dan external organisas, maka dapat mulai membuat rencana program kerja yang sesuai dengan kondisi yang dibutuhkan dan mampu untuk dilaksanakan oleh pengurus tersebut. Bagaimana menggunakan SWOT? Kegunaan analisis SWOT tidak terbatas pada organisasi yang mencari laba. Analisis SWOT dapat digunakan dalam setiap situasi pengambilan keputusan ketika keadaan akhir yang diinginkan telah ditetapkan. Contohnya antara lain organisasi nirlaba, unit pemerintah, dan individu. Analisis SWOT juga dapat digunakan dalam perencanaan pra krisis dan pencegahan krisis manajemen. Analisis SWOT adalah salah satu tools analisis untuk melihat kondisi internal dan eksternal organisasi berdasarkan kekuatan, kelemahan, peluang maupun tantangan yang ada dalam suatu organisasi. Alat ini sudah sangat familiar khususnya bagi mereka yang berkecimpung di dunia manajemen. Namun, apakah melakukan analisis SWOT pada dunia nyata semudah yang dibayangkan? 4

5 Gambar 1 berikut ini akan memaparkan bagaimana kerangka dalam melakukan analisis SWOT, dimulai dari penentuan kekuatan, kelemahan, peluang, dan tantangan hingga perumusan strategi SWOT. COMPANY STRENGTH COMPANY WEAKNESSESS BUSINESS OPPORTUNITY BUSINESS THREATS TO WS MATRIX STRATEGI DAN INISIATIF Gambar 1. Kerangka analisis SWOT Step 1 : Menentukan Kekuatan (Strengths) dan Kelemahan (Weaknesses) Organisasi Identifikasi kekuatan dan kelemahan organisasi merupakan hasil pemindaian terhadap lingkunga bisnis internal. Tentunya, utuk mendapatkan hasil analisis SWOT yang tepat, penentuan kekuatan dan kelemahan tidak dapat dilakukan sembarangan. Selain validitas dan reliabilitas data yang dimiliki, penggunaan metode dan tools yang tepat pun menjadi salah satu constraint dalam menentukan kerangka perumusan kekuatan dan kelemahan organisasi dengan menggunakan berbagai metode dan tools manajemen yang tersedia. Bagaimana mengetahui kekuatan dan kelemahan? Tentu dalam mementukan sesuatu itu sebagai sebuah kekuatan dan kelemahan, harus ada pembanding yang kita gunakan. Pembanding tersebut dapat berupa standard/best practise yang ada, 5

6 membandingkan kondisi internal perusahaan dengan competitor atau jika kedua hal tersebut tidak mungkin dilakukan maka penentuan kekuatan dan kelemahan juga dapat dilakukan melalui expert judgment, yaitu dengan meminta pendapat pakar/ahli dibidangnya. Selanjutnya identifikasi kekuatan dapat kita lakukan, dimana jika kondisi saat ini lebih baik daripada kondisi yang terdapat pada standard/best practise, maka kita bias katakana hal itu sebagai sebuah kekuatan. Sebaliknya, jika kondisi perusahaan lebih buruk atau dibawah standard/best practise atau kondisi organisasi competitor, maka kita bias katakana hal itu sebagai kelemahan. Kemudian dilakukan pemetaan kekuatan dan kelemahan dengan menggunakan empat perspektif balance scorecard yaitu keuangan (finance), pelanggan (customer), proses internal (internal process), dan pertumbuhan dan pembelajaran (learning and growth). Karena kelemahan identik dengan masalah, maka identifikasi kelemahan tidak bias dilaukan hanya dengan melihat gap seperti pada identifikasi kekuatan. Sebab kita tidak tahu apakah masalah yang kita identifikasi adalah masalah yang sebebarnya atau hanya masalah yang nampak di permukaan saja. Agar kita mendapatkan akar permasalahan dari permasalahan tersebut, maka digunakan tools fishbone diagram atau diagram tulang ikan untuk mencari akar permasalahan dari masalah yang muncul. Step 2 : Menentukan Peluang (Opportunities) dan Tantangan (Threats) Organisasi Setelah kekuatan dan kelemahan berhasil dipetakan, selanjutnya adalah melakukan identifikasi terhadap peluang dan ancaman/tantangan yang ada pada lingkungan eksternal organisasi. Lingkungan eksternal organisasi dapat dilihat dari tujuh aspek, yaitu: (1) politik, (2) ekonomi, (3) social, (4) teknologi, (5) lingkungan, (6) hukum, dan (7) kompetisi (Armada, 2013). 6

7 Lantas bagaimana kita mengetahui mana peluang dan mana ancaman? Untuk menentukan peluang dan ancaman dapat digunakan metode analisis dampak (impact analysis), di mana diitentukan apa dampak ketujuh aspek di atas terhadap organisasi. Jika dampak tersebut menguntungkan organisasi, maka kita tandai hal tersebut sebagai peluang. Namun, jika dampak tersebut justru merugikan organisasi, maka kita mengindentifikasi sebagai ancaman. Contohnya pemberitaan media massa tentang kandungan zat berbahaya pada biscuit. Tentu hal ini akan sangat merugikan perusahaan jika kita adalah perusahaan yang juga memproduksi produk seperti biscuit. Oleh karena itu dengan adanya pemberitaan ini maka akan memberikan dampak terhadap penjuatan produk biscuit yang dilakukan perusahaan, sehingga dapat kita identifikasi hal tersebut sebagai ancaman perusahaan. Step 3 : Matriks SWOT Output dari analisis SWOT adalah strategi SWOT, dimana kita akan mendapatkan strategi menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang bisnis yang dimiliki (Strategi SO), menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman (Strategi ST), mengatasi kelemahan untuk memanfaatkan peluang (Strategi WO), dan mengatasi kelemahan untuk mengatasi ancaman (Strategi WT). Analisa menggunakan Matriks SWOT Berikut ini adalah sebuah simulasi analisa menggunakan Matriks SWOT dengan mengambil contoh Fakultas Pertanian Universitias Udayana. Karena simulasi, maka rumusan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman belum dapat mewakili kondisi faktual FP Unud. Berdasarkan analisa lingkungan yang telah dilakukan sebelumnya, maka diketahui beberapa peluang dan ancaman serta kekuatan dan kelemahan yang dimiliki FP Unud. Dengan demikian kita dapat menganalisa dan mengetahui isu strategis yang dihadapi oleh FP Unud berdasarkan matriks di bawah ini. 7

8 Tabel 1. Matriks SWOT FP Unud Faktor Eksternal Peluang (O): Faktor Internal - Dukungan pemerintah daerah - Produk pertanian menjadi primadona - Kesesuaian dengan tuntutan masyarakat akan kebutuhan bahan pangan Ancaman (T): - Lembaga pendidikan sejenis - Dukungan orang tua rendah - Perkembangan pariwisata Bali Kekuatan (S) - Motivasi dosen dan mahasiswa FP Unud tergolong tinggi - Fasilitas perpustakaan dan laboratorium lengkap - Pendekatan, metode dosen mengajar yang bervariasi S-O S-T Kelemahan (W) - Fakultas pertanian sebagai pilihan kedua bagi mahasiswa baru - Kualifikasi dosen rendah - Kurangnya pendanaan W-O W-T 8

9 Berdasarkan isu-isu tersebut dapat dikembangkan isu-isu kombinasi yang paling berpengaruh sebagai berikut: a. Strategi S-O Strategi ini dibuat berdasarkan lembaga, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan menafaatkan peluang sebesar-besarnya. S1-O1 : Bagaimana memanfaatkan motivasi dosen dan mahasiswa yang tinggi untuk menarik dukungan pemerintah daerah dalam menunjang kegiatan FP Unud. S2-O2 : Bagaimana memanfaatkan fasilitas perpustakaan, laboratorium untuk pembelajaran yang sesuai untuk menghasilkan produk pertanian yang menjadi primadona masyarakat. S3-O3 : Bagaimana dosen dapat menggunakan berbagai pendekatan dan metode mengajar agar dapat menciptakan lulusan yang sesuai dengan tuntutan masyarakat untuk menghasilkan bahan pangan yang bermutu. b. Strategi S-T Ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki FP Unud untuk mengatasi dan menghindari ancaman S1-T1 : Bagamana memanfaatkan motivasi dosen dan mahasiswa untuk melaksanakan berbagai kegiata yang positif sebagai keunggulan fakultas dari lembaga sejenis yang ada di sekitarnya S2-T2 : Bagaimana meningkatkan dukungan orang tua untuk terus mengembangkan fasilitas perpustakaan dan laboratorium guna 9

10 mendukung proses pembelajaran S3-T3 : Bagaimana memanfaatkan kemampuan dosen dalam mengajar dengan menggunakan berbagai pendekatan dan metode yang bervariasi namun tidak memerlukan biaya tinggi agar tidak terlalu memberatkan orang tua atau masyarakat. c. Strategi W-O ini adalah strategi dalam menyikapi dan mengurangi kelemahan yang ada dengan memanfaatkan peluang yang ada. W3-O1 : Bagaimana mendapatkan dukungan pemerintah dalam mengatasi keadaan keuangan FP Unud yang rendah W1-O2 : Bagaimana memanfaatkan IPTEK dalam pembelajaran untuk meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima di FP Unud W1-O3 : Bagaimana memanfaatkan tingkat kualifikasi dosen untuk meningkatkan kualitas lulusan sesuai dengan tuntutan masyarakat untuk menghasilkan bahan pangan. d. Strategi W-T Ini adalah strategi dalam menyikapi dan mengurangi kelemahan yang ada guna menghindari potensi ancaman yang ada W1-T1 : Bagaimana meningkatkan jumlah mahasiswa yang selama ini menjadikan FP Unud pilihan ke-dua sebagai fakultas pavorit dibandingkan dengan lembaga sejenis W2-T3 : Bagaimana memanfaatkan potensi dosen untuk mengajarkan keterampilan pertanian yang mendukung kebutuhan pariwisata Bali. W3-T2 : Bagaimana meningkatkan dukungan orang tua mahasiswa untuk meningkatkan posisi keuangan FP Unud guna membiayai berbagai 10

11 kegiatan di fakultas. Formulasi Strategi Dari hasil analisis di atas, maka formulasi strategis yang ditawarkan dalam perencanaan strategis ini adalah strategi kombinasi isu-isu internal dan isu-isu eksternal yang digambarkan dalam Table 2. Tabel 2. Matriks Strategi Kombinasi Internal-Eksternal Faktor Eksternal Peluang (O): Faktor Internal - Dukungan pemerintah daerah - Produk pertanian menjadi primadona - Kesesuaian dengan tuntutan masyarakat akan kebutuhan bahan pangan Ancaman (T): - Lembaga pendidikan sejenis - Dukungan orang tua rendah - Perkembangan pariwisata Bali Kekuatan (S) - Motivasi dosen dan mahasiswa FP Unud tergolong tinggi - Fasilitas perpustakaan dan laboratorium lengkap - Pendekatan, metode dosen mengajar yang bervariasi Strategi: S-O - Melaksanakan berbagai kegiatan UKM - Meningkatkan pemanfaatan fasilitas perpustakaan, laboratorium untuk pembelajaran - Mengikutsertakan dosen pada berbagai pelatihan meningkatkan kemampuan dosen dalam mengajar guna menghasilkan lulusan yang sesuai dengan tuntutan masyarakat dalam menghasilkan bahan pangan S-T Strategi: - Memberikan tugas sebagai pembina kepada dosen dalam berbagai kegiatan OKFP - Meningkatkan dukungan Kelemahan (W) - Fakultas pertanian sebagai pilihan kedua bagi mahasiswa baru - Kualifikasi dosen rendah - Kurangnya pendanaan Strategi: W-O - Mengajukan proposal kegiatan kepada pemerintah daerah guna mendukung berbagai kegiatan fakultas - Mengupayakan/ menghasilkan produk pertanian yang menjadi primadona masyarakat - Memotivasi dosen untuk meningkatkan kualifikasinya Strategi: W-T - Memberikan berbagai beasiswa kepada mahasiswa FP Unud - Memberikan orientasi kepada murid-murid SMU 11

12 orang tua untuk mengembangkan fasilitas perpustakaan, laboratorium guna menunjang proses pembelajaran - Memberikan pelatihan kepada dosen dalam menguasai berbagai metode dalam mengajar sebagai calon mahasiswa FP Unud - Meningkatkan kerjasama dan hubungan baik dengan orang tua mahasiswa. Formulasi Program Setelah merumuskan matrik strategi kombinasi internal-eksternal, maka pada tahap akhir analisis SWOT adalah menyusun formulasi program. a. Pengembangan Sumber Daya Manusia - Mengikutsertakan dosen pada berbagai pelatihan - Memberikan kesempatan dan mengikutsertakan dosen untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi (S3) - Memberikan berbagai pelatihan kepada mahasiswa (PKM dan LKMM) - Mengikutsertakan mahasiswa ke berbagai lomba dan pertandingan baik di tingkat loka, nasional, maupun internasional - Mengadakan pengabdian masyarakat setiap semester. b. Pengembangan Organisasi - Menjalin kerjasama dengan perguruan tinggi dan Pemda - Menerapkan sistem manajemen informasi melalui komputer dan internet - Meningkatkan komunikasi dengan pihak penyandang dana, dewan penyantun, dan lain-lain. - Memelihara iklim budaya organisasi yang demokratis - Meningkatkan pemanfaatan fasilitas, internet dalam proses pembelajaran. - Meningkatkan penggunaan sarana perpustakaan, laboratorium dalam pembelajaran 12

13 c. Pengembangan Sarana dan Prasarana - Melengkapi fasilitas laboratorium, ruang kelas, dan perpustakaan - Memelihara kondisi alat-alat - Melengkapi referensi (koleksi) buku di perpustakaan - Penyediaan koperasi mahasiswa untuk menjual berbagai keperluan mahasiswa - Mengembangkan kantin fakultas lengkap dengan wifi supaya lebih kondusif - Pembangunan taman fakultas - Melengkapi lapangan-lapangan dan alat-alat olahraga - Melakukan perawatan sumber dan saluran air di kampus bukit - Melakukan perawatan listik di fakultas. Penutup Keterpanduan program dengan mempehatikan hasil dari analisis potensi wilayah yang ada pada organisasi sangat diperlukan guna memenuhi tantangan dan prospek yang ada kedepannya. Diharapkan dengan mengetahui potensi kelembagaan yang ada, baik dari faktor internal (kekuatan dan kelemahan) maupun dari faktor eksternal (Peluang dan Ancaman), diharapkan kita dapat memberikan gambaran kasar akan rumusan kebijakan yang harus dilakukan guna mengoptimalkan segala potensi dan kondisi yang ada dengan sebaik mungkin. Jayalah Fakultas pertanian Universitas Udayana. 13

14 Daftar Pustaka Armada, J Contoh Penerapan Analisis SWOT. [artikel online]. Internet. pamong bhinekanaraekabakti.com. Diakses tanggal 3 Oktober Bass B.M Bass & Stogdill's handbook of leadership : Theory, Research and Managerial Applications 3th Ed. New York:The Free Press Marcom, C Aplikasi Analisis SWOT dalam Organisasi. [Artikel online]. Internet. Diakses pada tanggal 3 Oktober Margono, S. dan Sumardjo Kelompok, Organisasi dan Kepemimpinan. Program Studi Penyuluhan Pembangunan, Faktor Pasca Sarjana. Bogor: Institut Pertanian Bogor. Sutarto Dasar-Dasar Organisasi. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. 14