ORGANISASI DAN TATA KERJA SATUAN PENJAMINAN MUTU INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

Transkripsi

1 Lampiran Keputusan Rektor Institut Teknologi Bandung Nomor : 057/SK/K01/OT/2006 Tanggal : 24 Februari 2006 ORGANISASI DAN TATA KERJA SATUAN PENJAMINAN MUTU INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 1. Pendahuluan Sejak awal berdirinya, ITB adalah institusi pendidikan tinggi yang setia kepada misinya untuk menghasilkan mutu yang tinggi dalam tridarma perguruan tinggi: pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Sejak tahun 2000 ITB berstatus sebagai Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara yang ditetapkan melalui PP nomor 155 tahun Institusi ini mengarahkan perkembangan Satuan Akademik (SAk) untuk menjadi universitas berbasis dan berbudaya riset yang ditunjang oleh Satuan Usaha Komersial (SUK) dan Satuan Kekayaan dan Dana (SKD) merujuk kepada visi dan misi ITB yang telah ditetapkan melalui SK Senat ITB No. 022/SK/K-01-Senat/1999, yaitu: Visi ITB ITB menjadi lembaga pendidikan tinggi dan pusat pengembangan sains, teknologi dan seni yang unggul, handal dan bermartabat di dunia, yang bersama dengan lembaga terkemuka bangsa menghantarkan masyarakat Indonesia menjadi bangsa yang bersatu, berdaulat dan sejahtera. Misi ITB Memandu perkembangan dan perubahan yang dilakukan masyarakat melalui kegiatan tri darma perguruan tinggi yang inovatif, bermutu dan tanggap terhadap perkembangan global dan tantangan lokal. Konsekuensi dari pilihan ini, ITB wajib menghasilkan outcomes, pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat yang berkualitas tinggi. Outcomes ini harus sesuai dengan nilai- nilai inti ITB sebagaimana tertuang di SK SA No.032/SK/K01-SA/2002 tentang Nilai- Nilai Inti Institut Teknologi Bandung. Hasil penelitian harus prima dan dapat dipertanggung jawabkan sesuai kaidah-kaidah penelitian yang tinggi di forum akademik manapun. Pencapaian serupa juga diharapkan pada outcomes pendidikan dan pengabdian kepada masyarakat. Dalam konteks itulah, ITB membentuk Satuan Penjaminan Mutu (SPM) melalui Surat Keputusan Rektor No.12/SK/K01/OT/2005 tanggal 7 Februari 2005, tentang Perubahan Struktur Organisasi Satuan Akademik ITB BHMN. SPM dibentuk oleh Rektor dan dalam pelaksanaan tugasnya bertanggung-jawab kepada Rektor. Selanjutnya, Anggaran Rumah Tangga (ART) ITB BHMN yang diresmikan oleh Majelis Wali Amanah (MWA) ITB pada tanggal 1 September 2005, menjelaskan bahwa Satuan Penjaminan Mutu (yang selanjutnya disingkat SPM) adalah organ Institut yang menyelenggarakan penjaminan mutu kegiatan akademik dan non-akademik Institut (Pasal 1 1

2 butir 51). ART juga mengatur tugas dan fungsi SPM serta hal-hal umum yang terkait dengan SPM. Oleh karena itu, organisasi dan tata kerja SPM ITB mengacu kepada ART ini. 2. Visi dan Misi SPM ITB Berdasarkan visi dan misi Institut Teknologi Bandung maka : Visi SPM ITB Menjadi rujukan penjaminan mutu pendidikan tinggi, baik untuk aspek pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat, dan manajemen kelembagaan perguruan tinggi. Misi SPM ITB Menjadikan mutu sebagai ruh yang menjiwai program dan kegiatan yang diselenggarkan oleh unit kerja dan insan ITB di SAk, SUK dan SKD untuk mencapai karya yang bermutu dan akuntabel. 3. Fungsi dan Tugas SPM Fungsi Umum SPM ITB Sebagai perangkat Rektor, SPM berfungsi menyelenggarakan proses penjaminan mutu terhadap program dan kegiatan institut di Satuan Akademik, Satuan Kekayaan dan Dana, dan Satuan Usaha Komersial dalam upaya mencapai indikator kinerja yang telah ditetapkan untuk kurun waktu tertentu. SPM menjamin perbaikan secara menerus pelaksanaan dan capaian program dan kegiatan Institut (ART ITB, Pasal 68 ayat 1 dan 2). Tugas Umum SPM ITB a. Mengembangkan perangkat dan panduan penjaminan mutu program akademik pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, serta program dan kegiatan non-akademik, yang sifatnya umum. b. Mengkordinasikan pelaksanaan kegiatan penjaminan mutu program akademik dan nonakademik Satuan Akademik, Satuan Kekayaan dan Dana, dan Satuan Usaha Komersial. c. Melaksanakan kajian-kajian terhadap hasil pelaksanaan penjaminan mutu yang dilaksanakan oleh Satuan Akademik, Satuan Kekayaan dan Dana, dan Satuan Usaha Komersial. d. Menyampaikan hasil kajiannya kepada Rektor, dengan tembusan sebagai masukan untuk Senat Akademik dan Majelis Wali Amanah. (ART ITB, Pasal 68, ayat 3) ART ITB selanjutnya juga mengatur bahwa: 1. Pengembangan perangkat dan panduan penjaminan mutu sebagaimana dimaksud dalam tugas (a) SPM ITB, dilakukan dengan mempertimbangkan capaian program akademik dan 2

3 non akademik yang dilaksanakan oleh Satuan Akademik, SKD dan SUK, dan indikator kinerja yang telah dirumuskan dalam Rencana Strategis Institut untuk kurun waktu tertentu (Pasal 68, ayat 4). 2. Kajian sebagaimana dimaksud dalam tugas (c) SPM ITB wajib disertai dengan usulan kebijakan normatif dan kebijakan operasional yang perlu ditetapkan oleh Senat Akademik, Majelis Wali Amanah, dan Rektor (Pasal 68, ayat 5). Fungsi dan Tugas Khusus SPM-ITB Sesuai dengan kondisi capaian mutu ITB, SPM berfungsi menyusun standar mutu program dan kegiatan Institut. Selain fungsi dan tugas yang diatur dalam ART ITB, sebagai perangkat Rektor, SPM melaksanakan fungsi dan tugas lainnya yang secara khusus ditetapkan oleh Rektor. 4. Model Penjaminan Mutu ITB Dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya, SPM ITB menganut tata-nilai penjaminan mutu yang disandarkan kepada innovasi, keterlibatan, kepedulian dan partisipasi, integritas, dan apresiasi. Target pembangunan mutu ITB adalah 1) adanya pengakuan dari komunitas internal dan eskternal terhadap produk tridharma ITB dan manajemen kelembagaan ITB serta 2) adanya kontribusi bermakna pada peningkatan daya saing bangsa Indonesia. Berdasarkan hasil kajian berbagai model penjaminan mutu dan hasil yang diperoleh dari uji coba penerapan ISO-like proses penjaminan mutu di Fakultas Ilmu Kebumian dan Teknologi Mineral (FIKTM), maka proses penjaminan mutu ITB berdasar kepada 5 (lima) aspek utama yaitu: a) Indikator kinerja program dan kegiatan ITB untuk kurun waktu tertentu telah ditetapkan dalam Rencana Strategis (Renstra) ITB. b) Penjaminan mutu (quality assurance) terhadap program dan kegiatan dilakukan secara menyeluruh pada tahapan: input, process, output, outcome, benefit, dan impact. c) Penjaminan mutu merujuk pada pendekatan yang telah dipraktekan di institusi dunia dengan adaptasi pada kondisi ITB d) Penjaminan mutu memperhatikan secara proporsional aspek kualitatif dan kuantitatif yang telah dicapai oleh unit kerja dan insan ITB atas sasaran target mutu yang ditetapkan untuk kurun waktu tertentu. e) Penjaminan mutu dilakukan melalui pembangunan sistem penjaminan mutu yang memuat di dalamnya proses-proses MAE (Monitoring, Assessment, and Evaluation) atas program dan kegiatan yang bermutu dan akuntabel untuk mencapai kepuasan stakeholders. Mengacu kelima aspek di atas, maka secara operasional prinsip kerja penjaminan mutu di ITB diselenggarakan berdasar pada prinsip Peningkatan Mutu Secara Berkelanjutan (Continuous Quality Improvement) sebagaimana tercantum pada Gambar 1. Untuk selanjutnya prinsip ini akan disebut sebagai CQI of ITB. Pelaksanaan prinsip ini mensyaratkan adanya komitmen bersama akan pentingnya mutu (Total Quality Commitment, TQC). Peningkatan mutu secara berkelanjutan perlu disertai dengan upaya ITB membangun budaya mutu (quality culture). Pentingnya ITB sebagai institusi membangun budaya mutu bertujuan untuk a) Menjamin kelangsungan ITB sesuai dengan visi dan misi ITB. 3

4 b) Membuktikan pada masyarakat kontribusi nyata ITB untuk peningkatan daya-saing bangsa. Sementara itu, strategi dalam mencapai budaya mutu adalah melalui a) Pemberian penghargaan kepada individu/unit yang memenuhi standar mutu dan akuntabilitas b) Menumbuhkan dan memperkokoh kegiatan yang bermutu c) Menjamin keberlangsungan produk tridharma yang unggul dengan cara diseminasi atau adopsi pada tingkat ITB Peningkatan Mutu secara Berkelanjutan di ITB ISO 9000 SERIES Dokumentasi Standarisasi Bahasa yang Sama Kepuasan Stakeholders Sistem Mutu MBNQA Kepemimpinan Peningkatan secara Berkelanjutan Pengukuran Perencanaan Strategis Catatan: ISO: International Organization for Standardization MBNQA: Malcolm Bridge National Quality Award Sumber: ISO 9000 Handbook of Quality Standards and Compliance (with modification) Gambar 1. Diagram Peningkatan Mutu secara Berkelanjutan di ITB (Continuous Quality Improvement of ITB, CQI of ITB) Sementara itu dalam upaya membangun budaya mutu, ITB mengedepankan empat pola pendekatan berikut: a) Berorientasi pada hasil dan dampaknya. b) Bekerja secara akuntabel c) Berorientasi pada kualitas mutu kerja dan hasil d) Melakukan perbaikan secara berkelanjutan. Dalam pelaksanaan proses penjaminan mutu ITB, kegiatan-kegiatan SPM dibedakan menjadi dua jenis kegiatan berdasarkan siklusnya, yaitu siklus periodik dan siklus khusus. Gambar 2 berikut ini menjelaskan proses yang terjadi pada masing-masing siklus. Pada siklus periodik, kegiatan penjaminan mutu berlangsung secara terus menerus atau continuous improvement. Siklus periodik dimulai dengan penentuan standar mutu oleh SPM serta penyusunan pedoman dan panduan pencapaiannya. Standar mutu dan sasaran mutu ITB dibuat oleh SPM dengan memperhatikan keadaan mutu aktual (baseline), visi Institut, serta potensi sumberdaya yang ada. Standar mutu serta sasaran mutu ITB kemudian ditetapkan oleh Rektor. Kegiatan penjaminan mutu selanjutnya dilakukan dan dievaluasi sendiri oleh unit kerja yang bersangkutan dan dikoordinasikan oleh Gugus Kendali Mutu 4

5 masing-masing. Berdasarkan hasil evaluasi diri, monitoring serta pengawasan kepatuhan (compliance) oleh Satuan Pengawas Internal (SPI), SPM melakukan evaluasi terhadap standar, pedoman, dan panduan yang telah ada. Bersama GKM, SPM melakukan proses MAE (Monitoring, Assessment and Evaluation) terhadap pelaksanaan pencapaian standar (PPS) oleh unit kerja dan terhadap hasil pengawasan kepatuhan (PK) yang dilakukan oleh SPI. Hasilnya kemudian digunakan untuk pengembangan standar mutu serta penyempurnaan panduan pencapaian standar. Proses di atas bersifat terus menerus hingga didapatkan mutu yang sesuai dengan visi dan misi ITB. Gambar 2 Alur Proses Penjaminan Mutu ITB Pada siklus khusus, kegiatan berupa kajian aspek khusus, hanya dilakukan pada waktu tertentu, contohnya kegiatan tracer studies atau tracing survey terhadap diinginkan salah satu aspek atau indikator mutu dari kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh ITB. Siklus ini dimulai dengan melakukan disain dari kajian atau survey yang direncanakan. Berdasarkan disain tersebut, kegiatan kajian atau survey dilakukan dan kemudian hasilnya diolah, dianalisa dan dikomunikasikan dengan pihak-pihak terkait melalui seminar dan/atau diskusi. Selanjutnya hasil seminar dan diskusi akan dijadikan masukan bagi pengembangan dan penyempurnaan standar, pedoman, dan panduan mutu ITB. 5. Organisasi SPM ITB Dalam konteks organisasi ITB, SPM ditetapkan oleh Rektor ITB melalui SK Rektor No 12/SK/K01/OT/2005, sebagai unit kerja organik Rektor, sebagaimana terlihat pada Gambar 3 5

6 di bawah ini. Dalam konteks organisasi internal, SPM dibentuk sebagai organisasi yang ramping dan fleksibel. Untuk menjalankan fungsi dan tugasnya, organisasi SPM terdiri dari Pimpinan SPM, Komisi Mutu SPM, Gugus Tugas SPM, serta Sekretariat (staf pendukung) SPM. Bagan organisasi SPM ITB dapat dilihat pada Gambar 4 berikut ini, sementara fungsi dan tugas pokok masing-masing unsur organisasi SPM dapat dilihat pada Bagian 7 dari Lampiran ini. SPM dipimpin oleh seorang Ketua dan seorang atau lebih Sekretaris yang diangkat dan diberhentikan oleh Rektor untuk masa jabatan 5 (lima) tahun dan dapat diangkat kembali untuk 1 (satu) kali masa jabatan berikutnya (ART, Pasal 69, ayat 2). Jumlah Sekretaris SPM tergantung pada lingkup tugas yang akan dilakukan SPM pada kurun waktu tertentu. REKTOR SPM WRS AKADEMIK FAKULTAS /SEKOLAH WRS SUMBERDAYA SPI WRLM/ Ka.LPPM WRM/ Ka.LPKM WROR WRKS DIT/RO DIT/RO DIT/RO DIT/RO DIT/RO DIT/RO Gambar 3 Kedudukan SPM ITB sebagaimana ditetapkan dalam SK Rektor No 12/SK/K01/OT/2005 Rektor Pimpinan SPM Sekretariat SPM Komisi Mutu SPM Gugus Tugas SPM Sub-sub Komisi Mutu SPM Gambar 4 Organigram internal SPM ITB Komisi Mutu SPM terdiri dari seorang Ketua, seorang Sekretaris, sejumlah Anggota serta sejumlah Anggota Ex-Officio. Komisi Mutu SPM diangkat dan diberhentikan oleh Rektor untuk masa jabatan tertentu. Secara umum, Komisi Mutu SPM bertugas membantu 6

7 Pimpinan SPM dalam mengkaji serta merumuskan standar mutu ITB serta pedoman dan panduan pencapaiannya. Pimpinan dan Anggota Komisi Mutu SPM terdiri dari dosen-dosen yang mewakili fakultas/sekolah yang ada di lingkungan ITB serta unsur-unsur lain yang dianggap penting. Anggota-anggota Ex-Officio Komisi Mutu SPM adalah pimpinan-pimpinan atau perwakilan-perwakilan dari unit-unit kerja atau satuan-satuan tertentu yang ada di lingkungan ITB. Susunan keanggotaan Komisi Mutu SPM diusulkan oleh Pimpinan SPM dan ditetapkan oleh Rektor. Jika diperlukan, Komisi Mutu SPM dapat membentuk sejumlah subkomisi. Gugus Tugas SPM adalah kelompok atau tim yang membantu SPM dalam melaksanakan salah satu kegiatan SPM yang sangat spesifik, baik itu ruang-lingkupnya maupun waktu pelaksanaannya. Gugus Tugas SPM, yang terdiri atas sekelompok dosen dan individu-individu lain, dibentuk dan dibubarkan oleh Ketua SPM. Pemilihan dosen atau individu lain sebagai anggota Gugus Tugas SPM, didasarkan pada pengetahuan, pengalaman, serta kepakaran dosen atau individu tersebut. Sekretariat SPM adalah kelompok staf administrasi yang membantu SPM dalam melaksanakan kegiatan operasional sehari-hari, khususnya di bidang kesekretarian dan kerumah-tanggaan. Sekretariat SPM dipimpin oleh seorang Kepala Sekretariat SPM ITB yang dibantu oleh sejumlah staf administrasi yang ditetapkan sesuai dengan prosedur yang berlaku. 6. Hubungan Kerja antara SPM dengan GKM dan SPI Hubungan kerja antara SPM dengan GKM dan SPI, diatur oleh Pasal 68 ART ITB, masing-masing pada ayat 6 dan ayat 7. SPM bekerja sama dengan Gugus Kendali Mutu (GKM) di organ-organ Satuan Akademik, SKD dan SUK untuk menyesuaikan sistem penjaminan mutu yang telah dikembangkan dengan keadaan di Satuan Akademik, SKD dan SUK, sehingga dapat dilaksanakan dengan baik (Pasal 68 ayat 6). SPM dapat bekerja sama dengan Satuan Pengawas Internal (SPI) dalam memonitor pelaksanaan program akademik dan non-akademik oleh organ pelaksana kegiatan yang terkait untuk mengetahui kesesuaiannya dengan indikator kinerja yang telah ditetapkan. (Pasal 68, ayat 7). Dalam melaksanakan monitoring, assessmen dan evaluasi (MAE) pada Satuan Akademik, Satuan Kekayaan dan Dana, serta Satuan Usaha Komersial, SPM bekerjasama dengan Gugus-gugus Kendali Mutu (GKM) pada setiap unit kerja di masing-masing satuan. Unit-unit kerja yang harus membentuk GKM ditetapkan oleh Rektor. Masing-masing GKM adalah aparat unit kerja dan dibentuk oleh pimpinan unit kerja. GKM bertanggung-jawab dan melaporkan hasil kerjanya secara berkala kepada pimpinan unit kerja. Pimpinan dan anggota GKM diangkat dan diberhentikan oleh pimpinan unit kerja. Masing-masing GKM menyusun perangkat penjaminan mutu yang sesuai dengan keadaan di masing-masing unit kerja dengan mengacu pada panduan penjaminan mutu dari SPM (ART ITB, Pasal 70, ayat 1, 2, 3, dan 4). Khusus untuk SKD dan SUK, selain GKM yang dibentuk oleh pimpinan SKD dan SUK terdapat Badan Normatif Non Akademik yang dibentuk oleh MWA yang bertugas untuk melakukan pengendalian mutu dan pengawasan atas kegiatan SKD dan SUK (AR ITB,Pasal 128 ayat 2 serta Pasal 137 ayat 2). Untuk pertamakalinya, GKM pada Satuan Akademik dibentuk pada unit kerja sebagai berikut. Pada Unit Kerja Pendukung (UKP), GKM dibentuk pada tingkat Wakil Rektor Senior, sedangkan pada Unit Kerja Akademik (UKA), GKM dibentuk pada tingkat Fakultas/Sekolah. GKM juga dibentuk pada tingkat SKD dan SUK. Model umum hubungan kerja antara SPM dengan masing-masing satuan/organ/unit di ITB dapat dilihat pada Gambar 5, sementara model hubungan kerja dengan SAk (baik itu Unit Kerja Akademik, UKA, maupun Unit Kerja Pendukung, UKP) serta SUK dan SKD dapat dilihat pada Gambar 6 s/d 8. 7

8 Selanjutnya, perangkat penjaminan mutu yang akan digunakan oleh masing-masing GKM diberlakukan setelah mendapat pengesahan dari Rektor. MWA SA MGB Rektor SPM Organ ITB/Unit Kerja GKM Organ ITB/ Unit Kerja Sub-unit Kerja Gambar 5 Model Umum Hubungan Kerja antara SPM dengan Organ ITB /Unit Kerja MWA SA MGB Rektor Wakil Rektor SENIOR SPM Wakil Rektor/Ketua Lembaga GKM DIT/RO Gambar 6 Hubungan Kerja Proses Penjaminan Mutu ITB pada Satuan Akademik (SAk) khususnya pada Unit Kerja Pendukung (UKP) ITB 8

9 MWA SA MGB Rektor Senat Fak/Sek Fakultas/Sekolah SPM GKM Fakultas/Sekolah Program P dan PM Program Studi Kelompok Keilmuan Laboratorium Gambar 7 Hubungan Kerja Proses Penjaminan Mutu ITB pada Satuan Akademik (SAk) khususnya pada Unit Kerja Akademik. MWA SA MGB Rektor Badan Normatif SUK/SKD yang dibentuk MWA SUK/SKD SPM GKM SUK/SKD Sub Unit Kerja SUK/SKD Gambar 8 Hubungan Kerja Proses Penjaminan Mutu ITB pada Satuan Usaha Komersial (SUK) dan Satuan Kekayaan dan Dana (SKD) 9

10 7. Fungsi, Tugas Pokok dan Indikator Kinerja Organ-organ SPM 7.1 Pimpinan SPM (Ketua dan Sekretaris) Ketua SPM Fungsi Memimpin penyelenggaraan penjaminan mutu ITB pada Satuan Akademik, Satuan Usaha Komersial, serta Satuan Kekayaan dan Dana. Menjadi perwakilan manajemen (management representative) untuk masalah mutu Institut Tugas Pokok 1. Merencanakan, melaksanakan, mengontrol, mengendalikan dan mengevaluasi seluruh kegiatan SPM, sesuai dengan rencana program, kegiatan dan pendanaan tahunan dan lima tahunan ITB. 2. Memimpin dan membina seluruh personil dan pegawai SPM, serta perangkat organisasi yang diperlukan. 3. Menyelenggarakan koordinasi kerja dengan pihak-pihak yang relevan untuk terwujudnya keberhasilan penjaminan mutu di ITB. 4. Secara pro-aktif menjaring dan mempelajari berbagai pandangan masyarakat ITB dan masyarakat luas tentang mutu ITB. 5. Melakukan kajian-kajian dan menyusun rekomendasi penjaminan mutu di ITB yang dapat diaplikasikan sesuai dengan kondisi ITB. 6. Dalam melaksanakan tugas pokok tersebut di atas, Ketua SPM mengoptimumkan potensi dan sumberdaya yang menjadi lingkup fungsinya. Indikator Kinerja 1. Tercapainya visi dan misi penjaminan mutu di ITB sesuai dengan target tahunan dan lima tahunan penjaminan mutu di ITB. 2. Terlaksananya seluruh program dan kegiatan SPM sesuai target pencapaian yang telah ditentukan. 3. Terlaksananya koordinasi kerja yang efektif dengan pihak-pihak yang relevan untuk terwujudnya keberhasilan penjaminan mutu di ITB. 4. Dihasilkannya rekomendasi mengenai usulan kebijakan normatif dan kebijakan operasional yang perlu ditetapkan oleh Rektor, SA, dan MWA. Sekretaris SPM Fungsi Membantu Ketua SPM ITB dalam menyelenggarakan penjaminan mutu ITB, termasuk dalam (1) pengembangan standar mutu serta pedoman dan panduan pencapaiannya serta (2) pemantauan pelaksanaan penjaminan mutu dan evaluasi hasil pelaksanaan penjaminan mutu. Tugas Pokok 1. Melaksanakan berbagai kegiatan dalam rangka perumusan, penentuan dan pengembangan standar mutu serta penyusunan pedoman dan panduan pencapaian standar mutu sesuai dengan agenda 10

11 yang telah ditetapkan. 2. Melaksanakan berbagai kegiatan dalam rangka pemantauan pelaksanaan penjaminan mutu serta tracer study dan evaluasi hasil pelaksanaan penjaminan mutu sesuai dengan agenda yang sudah ditetapkan. 3. Mengembangkan dan menyempurnakan secara terus menerus standar mutu serta pedoman dan panduan pencapaian standar mutu. 4. Mengembangkan dan menyempurnakan secara terus menerus metoda pelaksanaan dan metoda evaluasi hasil pelaksanaan penjaminan mutu. 5. Menyusun dokumen SPM hasil penyempurnaan standar mutu serta pedoman & panduan pencapaian standar mutu serta menyusun rekomendasi mengenai usulan kebijakan normatif dan kebijakan operasional yang perlu ditetapkan. 6. Menyusun dokumen SPM hasil pemantauan pelaksanaan penjaminan mutu dan evaluasi hasil pelaksanaan penjaminan mutu serta menyusun rekomendasi mengenai usulan kebijakan normatif dan kebijakan operasional yang perlu ditetapkan. Indikator Kinerja 1. Berlangsungnya seluruh kegia tan dalam rangka perumusan, penentuan dan pengembangan standar mutu sesuai serta penyusunan pedoman & panduan pencapaian standar mutu dengan agenda yang telah ditetapkan. 2. Berlangsungnya seluruh kegiatan dalam rangka pemantauan pelaksanaan penjaminan mutu serta tracer study dan evaluasi hasil pelaksanaan penjaminan mutu sesuai dengan agenda yang sudah ditetapkan. 3. Dihasilkannya rekomendasi mengenai pengembangan dan penyempurnaan standar mutu serta pedoman & panduan pencapaian standar mutu kepada Ketua SPM. 4. Dihasilkannya laporan secara berkala kepada Ketua SPM mengenai hasil pengembangan dan penyempurnaan secara terus menerus standar mutu serta pedoman & panduan pencapaian standar mutu dalam bentuk dokumen SPM. 5. Dihasilkannya rekomendasi perbaikan metoda pelaksanaan dan metoda evaluasi hasil pelaksanaan penjaminan mutu kepada Ketua SPM. 6. Dihasilkannya laporan secara berkala kepada Ketua SPM mengenai hasil pemantauan pelaksanaan penjaminan mutu dan hasil evaluasi pelaksanaan penjaminan mutu dalam bentuk dokumen SPM. 7.2 Komisi Mutu SPM Fungsi Membantu pimpinan SPM dalam mengkaji dan merumuskan secara mendalam mengenai: standar mutu, pedoman dan panduan penjaminan mutu ITB pada bidang tertentu yang ditugaskan. Tugas Pokok 1. Merumuskan dan menyusun dokumen usulan standar mutu input, process, output, outcomes, benefit dan impact pada bidang tertentu sesuai dengan penugasan Ketua SPM. 2. Menggali dan mendokumentasikan aspirasi komunitas ITB dalam rangka merumuskan usulan atau penyempurnaan standar mutu input, process, output, outcomes, benefit dan impact pada bidang tertentu. 3. Melaporkan secara berkala mengenai hasil dan dokumentasi yang telah dicapai komisi kepada Ketua SPM. 11

12 Indikator Kinerja 1. Terumuskannya secara tertulis usulan standar mutu input, process, output, outcomes, benefit dan impact program dan kegiatan dalam bidang kajian tertentu untuk diberlakukan di ITB. 2. Tersusunnya dokumen usulan standar mutu serta pedoman dan panduan penjaminan mutu yang telah memperhatikan aspirasi komunitas ITB. 3. Dilaporkannya secara berkala hasil kerja komisi kepada Ketua SPM. 7.3 Gugus Tugas SPM Fungsi Membantu pimpinan SPM dalam melakukan kegiatan dan/atau kajian tertentu yang diperlukan oleh SPM, dimana kegiatan/kajian tersebut memerlukan pengetahuan, pengalaman, atau kepakaran tertentu. Gugus Tugas dapat memberikan masukan dan saran kepada Pimpinan SPM agar penjaminan mutu ITB dapat berjalan dengan lancar dan baik, serta dapat berfungsi sebagai nara sumber Komisi Mutu SPM. Tugas Pokok 1. Melaksanakan kegiatan dan kajian pada bidang tertentu yang diberikan oleh Pimpinan SPM. 2. Memberi masukan atas dasar hasil kajian dan pengalamannya tentang berbagai upaya peningkatan kualitas penjaminan mutu yang berkelanjutan. 3. Melakukan kegiatan pendampingan dalam proses pelaksanaan penjaminan mutu di unit kerja atas permintaan Ketua SPM. Indikator Kinerja 1. Berlangsungnya seluruh kegiatan dan kajian yang ditugaskan, dan melaporkannya secara berkala kepada pimpinan SPM dalam bentuk dokumen hasil kerja. 2. Tersusunnya memo kerja berkala yang berisi rekomendasi perbaikan kualitas penjaminan mutu kepada pimpinan SPM. 3. Dilaporkannya secara berkala hasil pendampingan proses pelaksanaan penjaminan mutu di unit kerja, dalam bentuk dokumen hasil kerja yang sesuai dengan standar yang digunakan di SPM. 7.4 Sekretariat SPM Fungsi Mengkoordinir urusan kesekretariatan dan kerumahtanggaan Kantor SPM agar dukungan operasional kegiatan berjalan lancar dan berkualitas. Tugas Pokok 1. Menyiapkan berbagai kegiatan kesekretariatan dan kerumahtanggaan di Kantor SPM. 2. Mengkoordinir dan memfasilitasi staf adm inistrasi SPM guna mempersiapkan dukungan sumberdaya yang diperlukan untuk kegiatan SPM termasuk penyelenggaraan rapat pimpinan dan rapat organ kerja SPM. 3. Membantu pimpinan dalam pelaksanaan dan dokumentasi rapat pimpinan dan rapat organ kerja SPM serta mendesiminasikan draft notulensi sampai dengan diterbitkannya risalah rapat yang definitif. 12

13 13