LAPORAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN JURUSAN TEKNIK SIPIL FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Transkripsi

1 LAPORAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN JURUSAN TEKNIK SIPIL FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA Tempat : Ruang Sidang Jurusan Teknik Sipil (Gedung A lt 2) Waktu : 8 Agustus 2012 Acara : Rapat pimpinan jurusan dengan KKDK dan Ka Lab Peserta : 1. Ketua Jurusan (Ir. Sugeng PB, MS) 2. Sekretaris Jurusan (Ir. Siti Nurlina, MT) 3. KKDK Struktur (Ir. Ristinah S, MT) 4. KKDK Geoteknik (Ir. Suroso, Dipl.HE,M.Eng) 5. KKDK Transportasi (Ir. A Wicaksono, M.Eng, Ph.D) 6. KKDK Dasar (Ir. M Taufik Hidayat, MT) 7. KKDK Manajemen Konstruksi (Ir. Widodo S, M.Eng) 8. KKDK Keairan (Ir. Prastumi, MT) 9. Ka Lab Jalan Raya dan Transportasi (Hendi Bowoputro, ST.MT) 10. Ka Lab Mekanika Tanah (Dr.Eng. Yulvi Zaika, MT) 11. Ka Lab Komputasi dan Informatika (Dr.Eng. Alwafi P, ST.MT) 12. Ka Lab Survei dan Penginderaan Jauh (Ir. Pudyono, MT) 13. Ka Lab Studio Perancangan (Ir. Indra Cahya) 14. Ka Lab Struktur dan Bahan Konstruksi (Prof. Dr. Ir. Sri Murni Dewi, MS) Bahan/masukan untuk tinjauan manajemen a. Hasil audit internal/cross audit yang lalu. Audit Internal Mutu Unit Kegiatan Pelaksanan Akademik (AIM UKPA) siklus 10 tanggal 5 Maret 2012, dengan auditor Ir. Tri Wahono dan Ir. Sigmawan Tri Pamungkas, MT. Hal yang perlu diperbaiki pada AIM UKPA siklus 10 ini adalah tidak ada karya-karya dosen atau mahasiswa yang telah memperoleh hak paten atau surat pengakuan/penghargaan dari lembaga nasional/internasional dalam tiga tahun terakhir. Hal lain yang menjadi temuan AIM UKPA siklus 10 adalah kurangnya peran serta mahasiswa dalam kegiatan 1

2 pengabdian masyarakat serta kerjasama dengan instansi dalam dan luar negeri kurang optimal. Oleh karena itu dirumuskan tindakan perbaikan yaitu 1) Dengan memberikan informasi ataupun sosialisasi seluas luasnya kepada dosen atau mahasiswa mengenai prosedur, hibah hibah, insentif dan cara untuk memperoleh hak paten, 2) Mengevaluasi dan mengembangkan peralatan laboratorium sesuai standar yang berlaku sebagai sarana penunjang penelitian yang berpotensi memperoleh paten, 3) Mengupayakan dan mensosialisasikan kebijakan untuk menyertakan mahasiswa dalam kegiatan pengabdian masyarakat, dan 4) Mengupayakan peningkatkan kerjasama dengan instansi luar, baik dalam bidang penelitian ataupun pengabdian kepada masyarakat. Selain audit internal PJM tersebut, Jurusan Teknik Sipil telah melakukan cross audit/audit silang yakni : Cross audit II antar laboratorium yang dimulai tanggal 8 Agustus 2012 dengan temuan (a) Belum ada payung penelitian/ road map di Laboratorium Studio Perancangan dan Laboratorium Penginderaan Jarak Jauh (b) belum ada agenda penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di Laboratorium Studio Perancangan dan Laboratorium Penginderaan Jarak Jauh (c) belum ada rencana penelitian dosen dan mengikutsertakan mahasiswa untuk kepentingan skripsi di Laboratorium Penginderaan Jarak Jauh (d) belum ada rencana kerja sama dengan pihak luar di Laboratorium Struktur dan Bahan Konstruksi, Laboratorium Komputasi dan Laboratorium Penginderaan Jarak Jauh (e) belum ada rencana untuk pengembangan SDM/laboran di Laboratorium Mekanika Tanah dan Geologi dan Laboratorium Transportasi dan Jalan Raya (f) Kepala Laboratorium Transportasi dan Jalan Raya belum melakukan peningkatan kualitas SDM/laboran (g) Kepala Laboratorium Mekanika Tanah dan Geologi dan Kepala Laboratorium Transportasi dan Jalan Raya belum rutin mengevaluasi kuantitas dan kualitas SDM/laboran. Cross audit II antar KKDK yang dimulai tanggal 8 Agustus 2012 dengan temuan (a) KKDK Dasar dan KKDK Keairan belum menyusun agenda penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (b) KKDK Transportasi belum menyusun dan meratakan beban pembimbingan skripsi pada anggota KDK (c) KKDK Dasar dan KKDK Keairan belum melakukan monitoring pelaksanaan 2

3 penelitian, pengabdian kepada masyarakat, pelaksanaan skripsi (d) KKDK Keairan belum melakukan rapat untuk menyampaikan hasil monitoring (e) KKDK Struktur dan KKDK Manajemen Konstruksi belum membahas topiktopik baru dalam rapat KKDK (f) KKDK Struktur, KKDK Keairan, KKDK Manajemen Konstruksi dan KKDK Transportasi belum rutin mengevaluasi pelaksanaan penelitian, pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan oleh dosen anggota KDK. Audit antar tenaga kependidikan dimana kesesuaian antara tugas pokok dan fungsi dengan realisasi sebagian besar sudah 100%, hanya ada beberapa yang masih 70 80%. Dimana terdapat beberapa rekomendasi antara lain (a) laboran Mekanika Tanah dan Geologi diharapkan lebih terlibat dalam pengujian bahan (b) laboran Mekanika Tanah dan Geologi diharapkan lebih terlibat dalam persiapan penelitian mahasiswa dan dosen (c) salah satu dari staf administrasi akademik perlu mendapatkan pelatihan operasional IT. Audit pimpinan jurusan oleh dosen-dosen Jurusan Teknik Sipil tanggal 8 Agustus 2012 dengan hasil bahwa pimpinan jurusan telah melaksanakan tupoksi nya dengan baik. b. Umpan balik dari pelanggan Umpan balik dari mahasiswa kepada jurusan, yaitu dengan diadakan cangkrukan pada tanggal 30 Maret Pada cangkrukan tersebut, mahasiswa memberikan masukan mengenai: 1) Masalah kepuasan pelanggan. Ada keluhan dari mahasiswa mengenai alat-alat di laboratorium yang sudah tidak layak atau rusak, seperti cetakan beton (bocor, sehingga airnya merembes) pada Lab. Struktur. Kompas dan Theodolit ada yang sudah rusak dan tidak dapat digunakan (pada Lab. Penginderaan Jarak Jauh). 2) Soal UAS dibuat sama pada beberapa mata kuliah, tetapi materi kuliah dan cara mengajar dosen tidak sama. 3) Jika akreditasi jurusan Sipil menjadi A, apakah yang sudah lulus juga diakui sebagai lulusan Teknik Sipil UB dengan akreditasi A. 4) Tentang dosen matematika dari MIPA yang tidak jelas dalam memberikan materi kuliah 3

4 5) Ada beberapa dosen pengasuh yang suaranya tidak terdengar dari belakang, sehingga diharapkan ada upaya dari jurusan maupun dosen untuk mengatasi hal ini. Umpan balik dari mahasiswa kepada dosen masih akan diprogram lagi sehubungan dengan perubahan entry KRS dari SINERGI ke SIAKAD. Berdasar umpan balik ini telah dilakukan beberapa tindakan perbaikan, antara lain dengan melakukan evaluasi terhadap peralatan laboratorium sesuai standar, melakukan evaluasi RPKPS untuk kesesuaian materi antar dosen pengampu mata kuliah, menetapkan dosen teknik sipil FT-UB sebagai pengampu mata kuliah matematika serta melengkapi ruang kelas dengan fasilitas sound system. Hal ini dijelaskan lebih lanjut pada point g (rekomendasi untuk peningkatan). c. Kinerja proses dan kesesuaian produk Permasalahan dalam memperpendek masa studi mahasiswa. Jumlah dosen yang sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan, dan setiap dosen dapat memenuhi EWMP/EKD. Ada target kinerja yang belum terpenuhi (lihat program kerja). d. Status tindakan pencegahan dan perbaikan Upaya jurusan pada semester genap 2011/2012 untuk memperpendek masa studi mahasiswa. antara lain : a. Dibuka mata kuliah Studio Perancangan I dan Studio Perancangan II pada semester genap 2011/2012. b. Dibuka kelas kecil dengan kuota < 24 mahasiswa, yaitu mata kuliah (a) Statika (b) Struktur Baja (c) Analsis Struktur I, dengan harapan untuk lebih meningkatkan pemahaman mahasiswa terhadap mata kuliah dasar, sehingga mata kuliah lanjutan akan lebih dipahami. c. KKDK melakukan evaluasi : 1) RPKPS 4

5 2) Validasi soal-soal Quiz, tugas, PR, ujian, disesuaikan dengan RPKPS dan kompetensi mata kuliah. d. Mata kuliah dengan kelas paralel yang diasuh lebih dari satu dosen, dilakukan ujian dengan soal sama. Adapun pada semester genap 2011/2012, mata kuliah yang melakukan ujian dengan soal sama adalah : (a) Mekanika Bahan (b) Teknik Pondasi (c) Dinamika (d) Hidrolika Dasar (e) Jembatan (f) Mekanika Tanah I (g) Statistika (h) Analisis Struktur II (i) Beton Prategang (j) Teknologi Bahan (k) Pemrograman Komputer (l) TPAB. e. Kepala Laboratorium mengevaluasi fasilitas dan peralatan yang ada di laboratorium yang dipimpinnya, khususnya disesuaikan dengan peraturan Dikti tentang standard minimum laboratorium untuk program studi S1. f. Pada penyusunan kurikulum 2011/ /2015 dilakukan beberapa perubahan distribusi mata kuliah dengan tujuan agar bisa mendorong mahasiswa lulus rata-rata 4 tahun. Perubahan tersebut antara lain pada mata kuliah Pendidikan Kewarganegaraan yang semula di semester V pindah ke semester I. Dalam upaya memenuhi kebutuhan jumlah dosen yang sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan, dan agar setiap dosen dapat memenuhi EWMP/EKD, maka upaya yang dilakukan jurusan adalah: a. Dilakukan rekrutmen dosen kontrak. Untuk tahun 2012 ada 2 calon dosen kontrak dengan keahlian bidang struktur. b. Menyusun dan meratakan beban pembimbingan skripsi pada dosen. c. Disamping itu sudah ada buku ajar untuk beberapa mata kuliah, dan diusahakan jumlahnya terus bertambah pada semester yang akan datang. Beberapa upaya yang dilakukan jurusan agar mempunyai kinerja yang baik antara lain : a. Terus dilakukan penyempurnaan dokumen UJM dan disosialisasikan ke seluruh dosen, mahasiswa, stakeholder, dan civitas akademika yang lain. Upaya tersebut dilakukan agar dapat menjadi pedoman bagi dosen dan mahasiswa dalam menjalankan tugasnya masing-masing, sehingga pelayanan prima dan kepuasan pelanggan dapat terwujud. 5

6 b. Dilakukan evaluasi terhadap dosen, mahasiswa, pimpinan jurusan, dan tenaga kependidikan yang berkesinambungan sehingga diharapkan dapat meningkatkan kinerja jurusan. e. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya 1) Dibuka kelas kecil dengan kuota < 24 mahasiswa, dengan harapan untuk lebih meningkatkan pemahaman mahasiswa terhadap mata kuliah tersebut, sehingga mata kuliah lanjutan akan lebih dipahami, dan proses pembelajaran lebih efektif. Bila proses pembelajaran lebih efektif, harapannya bisa meningkatkan mutu mahasiswa (IP naik), dan mahasiswa bisa lulus rata-rata 4 tahun. 2) Aturan penyusunan skripsi sudah berjalan dengan baik. Hal ini dapat dilihat pada proses pembimbingan yang dilakukan oleh dosen pembimbing skripsi, lamanya mahasiswa menyusun skripsi, sehingga diharapkan berdampak pada lamanya masa studi. 3) Evaluasi kinerja antar dosen sudah mulai dilakukan, yaitu dengan adanya soal ujian yang sama untuk satu mata kuliah. Evaluasi ini dilakukan dengan cara evaluasi soal ujian, tugas, Quiz, dan PR oleh KKDK. 4) Telah diperbaiki dokumen mutu yakni Manual Mutu Jurusan Teknik Sipil sesuai masukan pada AIM UKPA siklus 10. Pengendalian dokumen telah dilakukan dengan cara membuat borang daftar distribusi dokumen. 5) Kuliah lapangan sudah dilakukan oleh mata kuliah Prasarana Transportasi, yaitu kunjungan ke PT Inka Madiun, PT Pelindo III (Persero) cabang Tanjung Emas Semarang, dan PT Angkasa Pura I Bandara Adi Sutjipto Yogyakarta pada tanggal Mei Harapannya supaya mata kuliah lain juga mengadakan kuliah lapangan. 6) Pemutaran film tentang Teknik Sipil sudah dilakukan pada tanggal 24 Mei 2012, dengan topik struktur Tokyo Sky Tower. Antusiasme mahasiswa cukup bagus, harapannya pemutaran film ini bisa dilakukan secara rutin. Diharapkan juga semakin banyak dosen yang hadir saat pemutaran film tersebut. 6

7 f. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu. Berdasarkan hasil temuan AIM UKPA siklus 10 ada temuan pada Dokumen Manual Mutu, yaitu: (a) perlu diperjelas mekanisme penjabaran sasaran mutu universitas dan fakultas menjadi sasaran mutu jurusan. (b) perlu perbaikan rumusan sasaran mutu sesuai dengan butir-butir bisnis dan produk/layanan yang ada di Program Studi. g. Rekomendasi untuk peningkatan. Semua upaya yang telah dilakukan pada semester genap 2011/2012 yang masih berkesinambungan akan tetap dilakukan pada semester ganjil 2012/2013, misalnya upaya perkuliahan dengan kelas kecil, dsb. Pada semester ganjil 2012/2013, jumlah mata kuliah dengan kelas kecil < 24 mahasiswa supaya ditambah. Semua upaya yang sudah dilakukan, seperti evaluasi RPKPS, validasi soal ujian, evaluasi antar dosen, evaluasi karyawan, evaluasi pimpinan jurusan, cross audit Laboratorium, cross audit KKDK, serta evaluasi lain yang menyangkut proses belajar mengajar supaya terus ditingkatkan jumlah dan kualitasnya, sehingga target untuk dapat meningkatkan mutu lulusan (IP naik) dan mahasiswa lulus rata-rata 4 tahun dapat tercapai. Dilakukan pemetaan jumlah dan kompetensi dosen, dengan menyesuaikan kebutuhan, jumlah ruang kuliah dan fasilitasnya, supaya diperoleh kelas kecil yang optimal. Perlu peningkatan suasana akademik yang kondusif misalnya forum seminar, diskusi, pemutaran film tentang sipil di luar perkuliahan, kuliah tamu, kuliah lapangan. Perlu adanya evaluasi hasil studi banding ke Universiti Putra Malaysia, hal-hal yang sekiranya dapat diterapkan di jurusan Teknik Sipil ini akan diikuti. Berdasar masukan dari mahasiswa, dimana ada beberapa dosen pengasuh yang suaranya tidak terdengar dari belakang, maka mulai semester ganjil 2012/2013 jurusan sudah mengupayakan di setiap ruang kuliah dilengkapi sound system. 7

8 Dari rekomendasi tersebut di atas dapat disusun action plan sebagai berikut: No Kegiatan Penanggung Jawab Dead line Status Sumber 1 Pemetaan atau Kajur/Sekjur/Kaur Semester Open inventarisasi fasilitas Akademik gasal maupun dosen untuk 2012/2013 membuat kelas kecil agar pembelajaran lebih efektif 2 Menentukan jumlah Kajur/Sekjur Semester Open mahasiswa ideal per gasal kelas agar pembelajaran 2012/2013 efektif 3 Meningkatkan kinerja Ka Lab/KKDK Tiap tahun Open pimpinan, Ka lab, KKDK, dosen, tenaga kependidikan melalui evaluasi dan tindak lanjut 4 Meningkatkan suasana Ka Lab/KKDK/ Tiap Open akademik yang kondusif Ketua Himpunan semester dengan melalui kuliah lapangan, kuliah tamu, seminar, pemutaran film tentang pekerjaan sipil Hasil/keluaran tinjauan manajemen. a. Peningkatan efektivitas sistem penjaminan mutu dan prosesnya. Implementasi Manual Mutu. b. Peningkatan produk yang berhubungan dengan kepuasan pelanggan. IP mahasiswa naik dan mahasiswa bisa lulus rata-rata 4 tahun (percepatan kelulusan). Peningkatan mutu kinerja jurusan dalam bidang sumber daya manusia. c. Kebutuhan sumber daya. Sistem Penjaminan Mutu dikonsep oleh Tim Unit Jaminan Mutu (UJM) Jurusan Teknik Sipil dan dilaksanakan oleh seluruh civitas akademika di Jurusan Teknik Sipil. Dosen wali dan dosen pembimbing skripsi diharapkan mendorong dalam penyelesaian skripsi bagi mahasiswa yang mau dan mampu lulus < 4 tahun. 8

9 Pimpinan jurusan, dosen, karyawan dan mahasiswa harus berpartisipasi dalam setiap audit silang/evaluasi kinerja antar unit kegiatan di Jurusan Teknik Sipil. Dilakukan pemetaan jumlah dan kompetensi dosen, dengan menyesuaikan kebutuhan, jumlah mata kuliah. Malang, 8 Agustus 2012 Management Representative Jurusan Teknik Sipil Sekretaris Jurusan Ir. Siti Nurlina, MT