ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI BBTA3 - BPPT

Transkripsi

1 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI BBTA3 - BPPT Gunawan Wijiatmoko 1,Sunarno 2, Wijaya Indra Surya 3 1,2 Sub Bid TRIE/BBTA3 BPPT 3 Bid TR/BBTA3 - BPPT Alamat Korespondensi : Kawasan PUSPIPTEK gedung 240, Tangerang Selatan,Telp/Fax: ) gunawan.wijiatmoko@bppt.go.id, 2) sunarno@bppt.go.id, 3) wijaya.indra@bppt.go.id Abstrak BBTA3 adalah unit kerja yang berada dalam BPPT yang salah satu tugas dan fungsinya melakukan kajian dan penerapan teknologi serta memberikan layanan pengujian di bidang aerodinamika, aeroelastika dan aeroakustika. Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya diperlukan SDM yang terlatih, bersertifikasi dan berkompetensi khusus dalam melaksanakan tugasnya. Salah satu permasalahannya adalah adanya kesenjangan usia antara sdm senior yang berkompeten dengan sdm yunior yang belum berpengalaman. Tulisan ini memuat tentang perancangan sistem informasi yang dapat memfasilitasi atau mempermudah masa transisi dengan cara pemetaan kompetensi serta usia masing masing pegawai. Perancangan sistem ini menggunakan metode Agile dengan pendekatan yang berorientasi objek (OOAD). Hasil perancangan berupa model solusi yang siap untuk diimplementasikan. Kata kunci: Metode Agile,OOAD, Sistem Informasi. 1. PENDAHULUAN BBTA3 (Balai Besar Teknologi Aerodinamika, Aeroelastika, Aeroakustika) merupakan suatu unit kerja yang sebelumnya bernama UPT-LAGG (Unit Pelaksana Teknis Laboratorium Aerogasdinamika dan Getaran), yang berada di bawah naungan BPPT (Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi. Sejak awal berdirinya tahun 1986, salah satu tugas pokok dan fungsinya adalah melakukan pengkajian dan penerapan serta melayani pengujian, terutama dalam bidang aero, seperti pengujian model pesawat, model jembatan, model gedung, dan lain-lain. Untuk mendukung penguasaan teknologi yang terkait pada saat itu, pemerintah membuat kebijakan yang salah satunya adalah meningkatkan kompetensi pegawainya dengan pelatihan maupun pendidikan baik didalam maupun di luar negri. Dengan begitu, maka kompetensi pegawai di BPPT, termasuk BBTA3 dapat ditingkatkan dan dijaga yang selanjutnya akan dapat menjaga dan mempertahankan kompetensi BBTA3 maupun BPPT dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya. Seiring dengan perkembangan serta kebijakan pemerintah pada saat ini, maka BBTA3 secara tidak langsung dituntut untuk tetap menjaga kompetensi pada bidang teknologi terkait. Mengingat keunikan dari bidang teknologi yang menjadi kompetensi BBTA3, kompetensi yang harus dimiliki oleh setiap pegawai tidak hanya didapat dari pendidikan saja, namun pengalaman selama melakukan pengujian dan aplikasi teknologi selama bekerja di BBTA3 menjadi sangat penting untuk diinfromasikan dari pegawai yang sudah berpengalaman kepada pegawai yang lebih yunior. Kesenjangan kompetensi inilah yang merupakan salah satu hal yang harus diperhatikan agar kesinabungan kompetensi pegawai serta BBTA3 dapat dipertahankan. Untuk itu diperlukan suatu pemetaan data pegawai berdasarkan usia, kompetensi dan hal lain yang terkait agar proses transfer pengetahuan serta kompetensi antara pegawai senior yang sudah banyak berpengalaman dengan pegawai yang lebih yunior dapat berjalan secara efektif. Sedangkan untuk dapat melakukan pemetaan data, diperlukan suatu sistem yang mengelola semua data kepegawaian yang nantinya akan dipergunakan sebagai dasar pemetaan data kepegawaian. Dengan sistem inilah diharapkan Seminar Nasional dan Gelar Produk SENASPRO

2 penyimpanan dan pengolahan data kepegawaian dapat dilakukan secara lebih efektif, yang pada akhirnya dapat mendukung dan mempermudah proses transisi yang akan dijadikan dasar oleh para pejabat dalam mengambil keputusan seperti proses rekrutmen pegawai, pendidikan serta pelatihan pegawai. 2. METODE Metodologi dalam pembangunan sistem ini terdiri dari beberapa tahapan yaitu : 1. Observasi Tahap ini dilakukan untuk mengumpulkan data dan informasi baik dengan pengamatan maupun dari keterangan bagian kepegawaian tentang sistem yang sudah ada dan sistem yang akan dibangun. Tahapan ini dilakukan juga pada saat sistem sedang dibangun karena dimungkinkan terjadi perubahan atau terdapat hal - hal yang belum terdefinisi sebelumnya. 2. Study Literature Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data terkait pembuatan sistem. 3. Pengembangan Perangkat Lunak Dalam pengembangan sistem ini menggunakan metode agile dimana pada tahapan perancangan dan implementasi sistemnya menggunakan pendekatan berorientasi objek. a. Analisis kebutuhan Pada tahap ini menganalisis kebutuhan pengguna terutama spesifikasikebutuhan serta kendala yang harus dihadapi perangkat lunak. b. Perancangan Pada tahap ini merancang modul dari spesifikasi kebutuhan perangkat lunak.transformasi setiap bagian dari spesifikasi kebutuhan menjadi modul modul perancangan sehingga menghasilkan model solusi dalam bentukrancangan ER, UML, basisdata, dan interface. c. Implementasi (coding) Pada tahap ini, perangkat lunak diimplementasikan dalam bentuk coding program dengan menggunakan bahasa pemrograman JavaEE dan pengelolaandatabase PostgreSql. d. Pengujian (Testing) Pada tahap ini akan dilakukan pengujian menggunakan black box testing pada setiap modul yang sudah dibangun. Semua tahapan ini dilakukan berulang - ulang (iterasi) untuk setiap modul dengan selalu dilakukan delivery secepatnya kepada bagian kepegawaian pada setiap akhir modul untuk dilakukan acceptance test.software development dengan menggunakan metode Agile dapat dilihat pada gambar HASIL DAN PEMBAHASAN Terdapat dua hal yang menjadi hasil dari tulisan ini, yaitu analisis sistem dan perancangan sistem yang merupakan penerjemahan dari hasil analisis yang didefinisikan sebelumnya. 3.1 Analisis Sistem Analisis Sistem Lama Sistem yang sudah berjalan menggunakan komputer yang terdapat di beberapa komputer pada kepegawaian, dimana masing - masing komputer digunakan untuk melakukan kegiatan sendiri. terdapat tiga komputer yang digunakan sebagai operasional bagian kepegawaian, komputer 500 SENASPRO 2016 Seminar Nasional dan Gelar Produk

3 Gambar 1.Software Development Menggunakan Agile 1 digunakan untuk rekap data layanan umum (Administrasi) seperti data pegawai yang berobat ke balkes, data keluarga pegawai (suami/istri, anak), laporan pernikahan, perceraian, kematian, kelahiran anak, kematian anak. Komputer 2 digunakan untuk pengolahan data riwayat karir pegawai yang meliputi data riwayat pendidikan, diklat, jabatan fungsional, jabatan struktural, riwayat golongan kepegawaian. Sedangkan pada komputer 3 digunakan untuk menyimpan data administrasi yang berhubungan dengan pekerjaan pegawai seperti absensi, lembur, perhitungan lembur, pembuatan surat menyurat, pembuatan surat tugas dll. Dimana pada masing masing komputer tersimpan secara terpisah dalam bentuk softcopy, serta hardcopy. Tentu saja hal ini memungkinkan ketidaksesuaian data bila salah satu komputer memerlukan data atau dalam pembuatan laporan yang melibatkan data dari semua komputer tersebut. Selain itu dalam pembuatan laporan juga akan memakan waktu dan menjadi tidak up-to-date baik dalam pelaporan maupun pemetaan pegawai. Selain itu bila pegawai akan meminta data yang terkait dengan dirinya atau seorang supervisor menginginkan pelaporan maupun pemetaan pegawai yang akan dijadikan pertimbangan dalam pengambilan keputusan harus menghubungi bagian kepegawaian untuk dibuatkan terlebih dahulu. laporan atau pemetaan yang dimaksud sebelumnya.gambaran mengenai sistem kepegawaian yang ada sekarang di BBTA3 dapat dilihat seperti pada gambar Analisis Sistem Baru Berdasarkan kondisi sistem yang ada pada analisis sebelumnya, serta kebutuhan dari instansi, maka akan dibangun suatu sistem yang terintegrasi yang dapat menajaga sinkronisasi data dan memudahkan baik bagian kepegawaian, pegawai maupun supervisor serta pihak lain yang berkepentingan untuk melihat maupun menggunakan data kepegawaian tersebut. Selain itu hal lain yang ingin dicapai adalah tersedianya pemetaan pegawai terutama yang terkait dengan kompetensi pegawai yang dapat dimonitor dan diupdate setiap saat oleh bagian kepegawaian dan dapat digunakan oleh supervisor sebagai salah satu landasan dalam pengambilan keputusan terutama yang terkait dengan kompetensi pegawai. Serta dengan adanya sistem ini transfer kompetensi maupun pengetahuan antar pegawai yang memasuki masa pensiun dengan pegawai yang lebih yunior dapat dimonitor dan dijaga sehingga kompetensi pegawai dapat dijaga yang pada gilirannya dapat menjaga kompetensi BBTA3. Sistem ini dibangun berbasis web dengan bahasa pemrograman Java(JavaEE), menggunakan framework JSF, sedangkan aplikasi server-nya menggunakan glassfish dan PostgreSql sebagai basis datanya. Deployment dilakukan pada server berbasis linux pada server Seminar Nasional dan Gelar Produk SENASPRO

4 internal BBTA3.Sistem informasi kepegawaian yang diusulkan dan dirancang di BBTA3 dapat dilihat pada gambar 3. PC 3 PC 2 Network Printer PC 1 Gambar 2. Analisis Sistem Lama PC 3 PC 2 Network Printer PC 1 Network Server Pegawai BBTA3 PC Smart Phone Wireless Smart Phone PC Supervisor BBTA3 Gambar 3. Analisa Sistem Baru 3.2 Perancangan Sistem 502 SENASPRO 2016 Seminar Nasional dan Gelar Produk

5 Perancangan sistemmerupakan terjemahan teknis dari analisa yang sudah dilakukan sebelumnya dan akan dijadikan landasan dalam pembuatan/implementasi sistem dalam bentuk kode program nantinya. Perancangan yang digunakan menggunakan UML (Unified Modeling Language) dengan implementasinya yang berbasis objek Perancangan Basis Data Perancangan Basis data dilakukan dengan membuat diagram ER (Entity Relationship) yang menggambarkan tabel dan hubungan antar tabel yang akan digunakan untuk menyimpan data. Diagram ER ini dapat dilihat pada gambar 4. Gambar 4. Diagram ER Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan akses user terhadap aplikasi. Berdasarkan analisa yang sudah dilakukan, terdapat tiga user dalam sistem yang dibangun, yaitu : 1. User Admin Dalam hal ini, user admin adalah pegawai yang berada pada sub bagian kepegawaian yang terdiri dari Ka. SubBag dan. 2. Pegawai (Employee) Pegawai adalah semua pegawai yang berada pada BBTA3. 3. Supervisor Supervisor adalah pegawai yang memangku jabatan struktural dan membawahi pegawai. Supervisor juga merupakan pegawai yang akan membuat keputusan dalam berbagai kebijakan, sehingga akses terhadap modul pemetaan pegawai serta karir staf yang berada dalam koordinasinya akan muncul pada pegawai dengan posisi ini. Gambar 5 menunjukkan Use Case Diagram dengan User Admin, Pegawai dan Supervisor. Seminar Nasional dan Gelar Produk SENASPRO

6 Gambar 5.Use Case Diagram Class Diagram Pada kondisi normalnya semua tabel pada ER diagram serta class class lain yang berada pada pengembangan sistem dibuat class diagram-nya. Gambar 6 berikut menunjukkan salah satu class diagram yang dibuat berdasarkan analisa yang telah dilakukan Perancangan Antar Muka Sistem Gambar 6.Class Diagram 504 SENASPRO 2016 Seminar Nasional dan Gelar Produk

7 Gambar 7. Perancangan Antar MukaLog-in(Desktop View) Gambar 8. Perancangan Antar Muka (Desktop View) Selain itu halaman web akan dibuat harus bersifat responsive, sehingga saat diakses melalui smart phone yang terkoneksi pada jaringan local BBTA3 akan menampilkan layar yang sesuai secara otomatis. Hal ini diperlukan untuk memudahkan akses baik oleh sub-bag kepegawaian maupun oleh pegawai.untuk itu akan dibuat rancangan antar muka dengan versi desk top dan versi mobile phone. Antar muka untuk versi desk top dapat dilihat pada gambar 7 dan 8, sedangkan untuk versimobile phone dapat dilihat seperti pada gambar Kesimpulan Berdasarkan analisis dan perancangan yang dilakukan, dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut : 1. Dibangunnya sistem informasi kepegawaian BBTA3 dapat membantu BBTA3 dalam mengelola data kepegawaian menjadi lebih terstruktur dan mudah diakses sesuai dengan kebijakan untuk setiap pegawai. 2. Sistem yang akan dibangun juga dapat digunakan sebagai salah satu pertimbangan dalam pengambilan keputusan terutama dalam hal transfer pengetahuan dan kompetensi antar pegawai. Seminar Nasional dan Gelar Produk SENASPRO

8 Gambar 9. Perancangan Antar Muka (Mobile View) 3. Berdasarkan hasil dan analisis yang sudah dilakukan, sistem yang akan dibangun adalah sistem informasi berbasis web yang sifatnya terbuka untuk internal BBTA3 dengan batasan akses sesuai dengan kriteria setiap pegawai. DAFTAR PUSTAKA [1] Abdullah Desain Web Dinamis dengan CSS dan JavaScrip. Komputindo : Yogyakarta. [2] Ambler, Scott W An Introduction to Agile Modeling. [Online]. From: [Acessed on 24 November 2015]. [3] Pressman, Roger S Software Engineering, A Practitioner s Approach. Edisi ke-7. McGraw Hill. New York. [4] Nugroho, Adi, 2008, Pemrograman Java Menggunakan IDE Eclipse Calliso, CV Andi OffSet, Yogyakarta. 506 SENASPRO 2016 Seminar Nasional dan Gelar Produk