PENDEKATAN E-LIBRARY DALAM MEMBANGUN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN (Studi Kasus : SMA Cendana Pekanbaru)

Transkripsi

1 PENDEKATAN E-LIBRARY DALAM MEMBANGUN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN (Studi Kasus : SMA Cendana Pekanbaru) Rice Novita Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau Jl.HR. Soebrantas km 15 Panam, Pekanbaru rice.novita@uin-suska.ac.id Abstrak SMA Cendana Pekanbaru merupakan salah satu sekolah favorit di Provinsi Riau. Sekolah memiliki perpustakaan yang berfungsi untuk menunjang proses kegiatan belajar mengajar. SMA Cendana telah menggunakan komputer dalam beberapa kegiatan, yaitu penyimpanan data-data anggota, data buku, serta pembuatan laporan. Namun masih terdapat beberapa permasalahan, diantaranya pendaftaran anggota yang membutuhkan waktu lama menyebabkan anggota tidak dapat langsung melakukan peminjaman buku pada saat mendaftar, proses pencatatan peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan saat ini masih dengan menggunakan buku hal tersebut menyebabkan kurang efektif dan tidak efisien, serta lambatnya dalam pencarian data peminjaman dan pengembalian buku, sehingga pembuatan laporan perpustakaan menjadi sulit. juga tidak memiliki katalog buku yang membantu anggota dalam pencarian koleksi buku perpustakaan, sehingga sulit untuk mengetahui status buku yang ingin dicari. Dalam perancangan system yang akan dibangun menggunakan pemodelan Unified Modelling Language (UML) untuk memberikan gambaran interaksi antara pengguna dengan sistem. Dari perancangan sistem yang akan dibangun, sistem ini dapat meningkatkan pengelolaan perpustakaan karena pengelolaan yang menggunakan buku dapat diganti dengan menggunakan media elektronik. Sehingga dapat memberikan pelayanan yang optimal kepada pengunjung perpustakaan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem informasi perpustakaan ini memudahkan pustakawan, siswa, guru dan karyawan dalam proses pengolahan data anggota, data buku, pencarian buku, serta proses peminjaman ruang perpustakaan, karena pada sistem ini dirancang modul-modul yang dibutuhkan pada perpustakaan SMA Cendana Pekanbaru. Kata Kunci : pustaka,sistem informasi, UML.. 1. Pendahuluan Dunia perpustakaan semakin hari semakin berkembang dan bergerak kedepan. Perkembangan dunia perpustakaan ini didukung oleh perkembangan teknologi informasi dan pemanfaatannya yang telah merambah ke berbagai bidang. Hingga saat ini tercatat beberapa masalah di dunia perpustakaan yang dicoba didekati dengan menggunakan teknologi informasi. Dari segi data dan dokumen yang disimpan di perpustakaan, dimulai dari perpustakaan tradisional yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku tanpa katalog, kemudian muncul perpustakaan semi modern yang menggunakan katalog (index). Katalog mengalami metamorfosa menjadi katalog elektronik yang lebih mudah dan cepat dalam pencarian kembali koleksi yang disimpan di perpustakaan. Dari pengamatan yang dilakukan pada perpustakaan SMA Cendana terdapat beberapa permasalahan, dimulai dari pembuatan kartu anggota yang tidak dapat dilakukan langsung saat calon anggota baru mendaftar, karena memerlukan waktu dua sampai tiga hari, sehingga anggota tidak dapat meminjam buku secara langsung saat baru mendaftar. juga tidak memiliki katalog buku yang membantu anggota dalam pencarian koleksi buku perpustakaan, sehingga anggota sulit mengetahui apakah buku yang ingin dicari tersedia atau tidak dan perpustakaan tidak memiliki ruang khusus untuk menyimpan makalah atau karya ilmiah yang dibuat oleh siswa dan guru SMA Cendana Pekanbaru, sehingga dari laporan data pengunjung perpustakaan, dapat dilihat bahwa minat siswa untuk membaca diperpustakaan berkurang. Selain untuk kegiatan perpustakaan pada umumnya, perpustakaan SMA Cendana Pekanbaru juga digunakan untuk kegiatan belajar mengajar atau rapat, tetapi dalam proses peminjaman ruang perpustakaan, perpustakaan tidak memberikan informasi penggunaan ruangan, sehingga guru atau karyawan tidak dapat mengetahui apakah ruangan telah dipinjam atau belum oleh guru lain. Serta pada proses pencatatan peminjaman dan pengembalian buku perpustaakan yang dilakukan saat ini masih manual dengan menggunakan buku, hal tersebut menyebabkan kurang efektif dan tidak efisien, serta lambatnya dalam pencarian data perpustakaan dan pembuatan laporan perpustakaan. Melihat kondisi permasalahan tersebut, sebaiknya dibuat sistem informasi perpustakaan untuk memudahkan

2 dalam melaksanakan kegiatan perpustakaan, untuk memenuhi pelayanan yang baik dan efisien terhadap para anggotanya, serta meningkatkan minat baca siswa. Batasan Masalah Agar pembahasan dan penyusunan penelitian ini dapat dilakukan secara terarah dan tidak menyimpang serta sesuai dengan apa yang diharapkan, maka perlu ditetapkan batasan-batasan dari masalah yang dihadapi, yaitu : 1. Sistem informasi perpustakaan yang akan dibangun yaitu aplikasi Sistem informasi, yang meliputi pendaftaran anggota, peminjaman buku, pengembalian buku beserta dendanya dan pencarian buku. 2. Informasi yang disajikan adalah penggunaan ruang perpustakaan dan peminjaman ruangan oleh guru atau karyawan SMA Cendana Pekanbaru. 3. Perancangan sistem hanya dilakukan pada tahap perancangan prototipe. Dengan tahapan-tahapan prototipe yaitu, pengumpulan kebutuhan sistem, perancangan input dan output sistem informasi perpustakaan, serta mengevaluasi prototipe Tujuan Penelitian Tujuan Penelitian ini yaitu : 1. Untuk membantu anggota perpustakaan dalam pencarian data buku, serta melakukan peminjaman dan pengembalian buku. 2. Untuk mengetahui informasi penggunaan ruang perpustakaan dan mempercepat dalam proses transaksi di. 3. Untuk bahan rekomendasi atau masukan bagi perpustakaan SMA Cendana Pekanbaru sebagai penyedia jasa layanan pendidikan untuk meningkatkan pelayanan peminjaman buku, pengembalian buku dan pencarian koleksi buku di perpustakaan serta memberikan kemudahan untuk dapat saling berbagi pengetahuan antar sesama anggota. Kajian Pustaka Model Prototipe Prototyping paradigma dimulai dengan pengumpulan kebutuhan. Pengembang dan pelanggan bertemu dan mendefinisikan obyektif keseluruhan dari software, mengidentifikasi segala kebutuhan yang diketahui, dan area garis besar diman definisi lebih jauh merupakan keharusan kemudian dilakukan perancangan kilat. Perancangan kilat berfokus pada penyajian dari aspek aspek software tersebut yang akan nampak bagi pelanggan atau pemakai (contohnya pendekatan input dan format output). Perancangan kilat membawa kepada konstruksi sebuah prototipe. Prototipe tersebut dievaluasi oleh pelanggan/pemakai dan dipakai untuk menyaring kebutuhan pengembangan software. Iterasi terjadi pada saat prototipe disetel untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, dan pada saat yang sama memungkinkan pengembang untuk secara lebih baik memahami apa yang harus dilakukannya. Pada gambar dapat dilihat aliran pada model prototipe. Gamabar 1. Aliran Model Protoptype Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi dapat didefenisikan sebagai suatu sistem di dalam organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis (Accounting Information System) sebagai berikut: Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.(jogiyanto HM, Hal:11). adalah suatu unit keja dari suatu badan atau lembaga tetentu yang mengelola bahan-bahan pustaka, baik berupa buku-buku maupun bukan berupa buku-buku (non book material) yang diatur secara sistematis menurut aturan tertentu sehingga dapat digunakan sebagai sumber informasi oleh setiap pemakainya (Bafadal, 2010). Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang : adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/ataukarya rekam secara professional dengan system yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi bagi pemustaka. Pemustaka adalah pengguna perpustakaan, yaitu perseorangan, kelompok orang, masyarakat, atau

3 lembaga yang memanfaatkan fasilitas layanan perpustakaan. Pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan kepustakawanan, serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan. Bahan adalah semua hasil karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam. Koleksi adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah, dan dilayankan. Koleksi Nasional adalah semua karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam dalam berbagai media yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan, baik yang berada didalam maupun diluar negeri yang dimiliki oleh perpustakaan diwilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. mengkomunikasikan rancangan mereka dengan yang lain. (Nugroho, 2005). 2. Pembahasan Electronic Library (E-library) Electronic Library atau perpustakaan elektronik adalah sebuah sistem informasi yang terdiri dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software), pengelolaan, pelayanan serta penyediaan (akses) informasinya dilakukan dengan menggunakan perangkat elektronis yang berupa komputer. Jika dalam perpustakaan konvensional, bahan-bahan pustaka tersimpan dalam rak-rak penyimpanan dengan kodifikasi (DDC = Dewey Decimal Classification), tersedia meja/laci katalog untuk penelusuran bahan pustaka, ada bagian sirkulasi, ada ruang baca, dan lain-lain. Dalam perpustakaan elektronik, komponen-komponen tersebut tetap ada dalam pengertian tersedia tetapi tidak hadir dalam bentuk fisik (disebut maya) yang umumnya ada dalam perpustakaan konvensional (Surahman, 2011). Pengertian Perancangan Berorientasi Objek Proses untuk menerjemahkan model analisis hasil OOA menjadi model implementasi yang spesifik yang dapat direalisasi menjadi sebuah perangkat lunak. Spesifikasi dari solusi perangkat lunak secara logika dalam kerangka objek-objek perangkat lunak, seperti kelas, atribut, metode dan hubungan antar kelas. Proses pembangunan arsitektur sistem melalui konsep berorientasi objek. Definisi Umum UML (Unified Modelling Language) UML (Unified Modelling Language) adalah sebuah alat bantu yang sangat handal di dunia pengembangan sistem berorientasi objek. Hal ini disebabkan karena UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan bagi pengembangan sistem untuk membuat cetak biru atas visi mereka dalam bentuk baku, mudah dimengerti serta dilengkapi dengan mekanisme yang efektif untuk berbagi (sharing) dan Gambar 2. Bagan Alir (Flowchart) Sistem

4 2. Analisis Sistem Informasi Dari hasil analisis sistem yang ada saat ini serta tujuan yang ingin dicapai oleh perpustakaan SMA Cendana Pekanbaru, maka dirancang suatu sistem yang terorganisir dengan baik serta memanfaatkan jaringan internet, sehingga memudahkan seorang pustakawan dalam mengelola data dan menyebarkan informasi yang ada. Sistem informasi yang akan dikembangkan dapat mempermudah dalam pencarian buku, pendaftaran anggota, proses peminjaman buku, dan lain-lain. Sistem ini juga dilengkapi database yang berfungsi sebagai media penyimpanan data-data yang ada. Pada sistem yang baru, dalam proses penambahan data, seorang petugas perpustakaan (pustakawan) dapat dengan mudah memasukkan data pada sistem. Dan untuk proses perubahan serta penghapusan data yang ada, pada sistem yang baru akan dilengkapi sebuah sistem pencarian untuk memudahkan pustakawan dalam pencarian data, baik data buku, data anggota, dan data-data lain yang dibutuhkan. Apabila seorang pustakawan yang berkaitan ingin melakukan perubahan terhadap salah satu data, pustakawan tersebut melakukan proses pencarian sesuai primary key pada data tersebut, kemudian data tersebut dapat dirubah. Sehingga sistem informasi perpustakaan yang dibuat akan lebih efektif, efisien dan akurat. Pengunjung yang telah terdaftar hanya memiliki hak akses untuk melihat informasi buku, mengupload koleksi (seperti makalah, jurnal, e-book, dll), dan mendownload koleksi. Untuk proses pembuatan laporan secara keseluruhan pustakawan tidak perlu membuat secara manual dan mencetak lembar demi lembar, karena semua laporan telah disediakan oleh sistem secara otomatis. Kepala sekolah cukup dengan melihat pada sistem laporan-laporan yang diinginkan. Kepala sekolah hanya mempunyai hak akses untuk melihat laporanlaporan yang tersedia. Tidak dapat melakukan perubahan, penghapusan, dan penambahan data. Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan guna menunjang penerapan sistem baru. Apakah sistem baru yang akan diterapkan itu sesuai dengan kebutuhan sekolah atau belum, apakah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh sekolah. Fungsi dari sistem baru ini adalah untuk membantu perpustakaan sekolah dalam mengelola data - data guna memperoleh informasi perpustakaan dengan lebih cepat, tepat dan akurat sehingga kualitas dan efektivitas kerja meningkat. Analisa kebutuhan system juga dilakukan untuk menentukan output apa saja yang akan dihasilkan oleh sistem informasi yang akan dibangun ini. Dari hasil analisa sistem dan analisa permasalahan pada sistem yang berjalan sekarang, maka sistem yang akan dibangun ini hendaknya mampu untuk menghasilkan output-output sebagai berikut: 1. Laporan buku dan anggota keseluruhan 3. Laporan data peminjaman buku dan ruangan keseluruhan Laporan data pengunjung baik pengunjung umum dan anggota. Selain menghasilkan output-output tersebut, diharapkan sistem yang akan dibangun ini juga mampu memberikan kemudahan-kemudahan, yaitu : 1. Kemudahan memasukkan, mengubah, menghapus data anggota dan pustaka 2. Kemudahan dalam mengelola peminjaman dan pengembalian pustaka. 3. Kemudahan dalam mencari data anggota dan pustaka 4. Kemudahan dalam pengelolaan informasi (informasi peminjaman ruangan, mencari informasi, dan penyebaran informasi) Kemudahan dalam pencarian koleksi perpustakaan Perangkat lunak ini dikembangkan dengan tujuan untuk : 1. Menangani pendaftaran anggota baik untuk anggota yang berada dilingkungan sekolah. 2. Menangani pencatatan/penambahan dan pencarían informasi mengenai data koleksi buku perpustakaan. 3. Menangani proses peminjaman koleksi. 4. Menangani proses pengembalian buku oleh anggota 5. Menangani pemesanan peminjaman buku oleh anggota 6. Menangani pembuatan jadwal penggunaan ruang perpustakaan. 7. Menyediakan informasi umum seperti artikel, jurnal, makalah, dll. 8. Membuat laporan perpustakaan. 9. Menangani pencatatan/pencarian informasi mengenai data anggota dan pustakawan. 10. Mendownload dan mengupload koleksi. 11. Mengubah Password. 12. Melihat Status Koleks Package Diagram Sistem Untuk Pustakawan Sistem Untuk Pengunjung Sistem Untuk Siswa Sistem Informasi Sistem Untuk Guru dan Karyawan Sis tem Untuk Kepala Sekolah Gambar Package Diagram Sistem Informasi

5 Perancangan Struktur Menu Berikut adalah gambar yang memberikan gambaran tentang perancangan struktur menu Sistem Informasi yang ada pada perpustakaan. Pengelolaan Data Pustakawan Pengelolaan Data Anggota Pengelolaan Data Buku dan Koleksi Pustakawan Pengelolaan Sirkulasi Pengelolaan Data Penggunaan Ruang Pengelolaan Laporan Guru dan Karyawan Peminjaman Ruang Login Logout Pencarian Buku Pendaftaran Anggota Booking Buku Peminjaman Buku Pengembalian Buku Siswa Download dan Upload Koleksi Isi Buku Tamu Pengunjung Lihat Laporan Kepala Sekolah Gamabr 4. Use Case Diagram Sistem Informasi form main module Sistem Informasi () Login User Name Password Login ke menu guru dan karyawan() form menu pustakawan Data Anggota main menu() Logout Sirkulasi Peminjaman Buku() Pengembalian Buku() Booking Buku() Penggunaan Ruang Pustaka Nama NIP Hari Tanggal Jam Kegiatan Kelas Mata Pelajaran Guru Guru Pembimbing Keterangan Kembali ke Menu User() Laporan Data Anggota Data Buku Data Peminjaman Data Peminjaman Ruangan Tampilan Laporan() Data Pustakawan Nomor pustaka Nama NIP Jenis Kelamin Tempat Lahir Tanggal Lahir Alamat Status Foto User name Password Ubah Password() Data Buku Kode Buku Judul Buku Penerbit Pengarang Tahun Terbit Kota Terbit Jilid Bahasa yg Digunakan Sampul Jenis Buku Deskripsi Nomor pustaka Nama NIS/NIP Jenis Kelamin Alamat Tempat Lahir Tanggal Lahir Status Foto User name Password Ubah Password() Gamabr 6.Perancangan Struktur Menu Sistem Informasi Rancangan Menu Utama Gamabr 5. Class Diagram User Interface Sistem Informasi Menu utama dari sistem ada search, menu, koleksi, login dan lain-lain. Pada menu utama ini juga terdapat sub menu dari masing-masing menu yang ada sesuai dengan fungsi dan tujuannya. Untuk mengakses menu tiap-tiap tingkatan user akan berbeda hak aksesnya, tergantung hak akses yang telah diatur oleh pustakawan

6 Dibawah ini adalah gambar yaitu tampilan menu utama dari Sistem Informasi SMA Cendana Pekanbaru : [6] [7] [8] [9] [10] [11] [12] [13] Gambar 7 Menu Utama [14] Kadir, Abdul. Dasar Pemograman Web Dinamis Menggunakan PHP. Andi, Yogyakarta Mulyanto, Aunur. Modul Rekayasa Perangkat Lunak. [Online] Available Diakses 31 Oktober Nugroho, Adi. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek. Bandung : Informatika Nugroho, Bunafit. Database Relational dengan MySQL. Andi, Yogyakarta Saleh, Abdul Rahman. Membangun Digital : Step by Step. Edisi Pertama, halaman 1-7. CV Sagung Seto Jakarta Siregar, Ridwan A, Jurnal Studi dan Informasi: Elektronik : Definisi, Karakteristik, dan Penanganannya, ISSN : No. 1 Vol.4, Juni 2008 Surahman, Maman. Pengembangan Desain Elektronik. [Online] Available Diakses 20 Juni Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang. [Online] Available hives/public/ normal/uu_43_2007_perpustakaan.pdf. Diakses 17 Oktober Yuhanef, Afrizal dan Nawi Nasrul, Jurnal Sistem Informasi : Sistem E- LIBRARY Berbasis WEB, ISSN : No. 27 Vol.2 Thn. XIV, April 2007 Biodata Penulis Rice Novita,memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi,Universitas Putra Indonesia YPTK Padang, lulus tahun Memperoleh gelar Magister Komputer (M.Kom) Program Pasca Sarjana Magister Sistem Informasi Universitas Putra Indonesia YPTK Padang, lulus tahun 2009.Saat ini menjadi Dosen di UIN Sultan Syarif Kasim Riau, Fakultas Sains dan Teknologi Jurusan Sistem Informasi Gambar 8 Menu Laporan (Statistik Kunjungan) 3. Kesimpulan Dengan adanya sistem informasi perpustakaan ini, menjadikan proses peminjaman buku, pengembalian dan pengolahan data perpustakaan menjadi lebih mudah, baik bagi anggota maupun karyawan. Daftar Pustaka [1] [2] [3] [4] [5] Astamal, Rio. Dasar-Dasar WEB Programming. Versi 1.0-aplha3, halaman Linux User Group STIKOMP, Surabaya Bafadal, Ibrahim. Pengelolaan Sekolah. halaman Bumi Aksara, Jakarta Basori, Ahmad Hoirul. Rational Rose Tutorial Part1:creating Model. [Online] Available diakses 13 November Hariyanto, Bambang. Rekayasa Sistem Berorientasi Objek. Informatika, Bandung Jogiyanto, HM Analisis & Disain Sistem Informasi. Penerbit ANDI Offset, Yogyakarta