BAB I PENDAHULUAN. Globalisasi merupakan sebuah fenomena dimana negara-negara di dunia

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Globalisasi merupakan sebuah fenomena dimana negara-negara di dunia secara langsung maupun tidak langsung mengharapkan terjadinya sebuah interaksi antar masyarakat yang jauh lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan saat-saat sebelumnya. Di dalam format ini, proses interaksi dan komunikasi antar negara di dunia akan jauh lebih intens dibandingkan dengan apa yang selama ini terjadi. Adalah merupakan suatu kenyataan bahwa globalisasi telah membuka isolasi batasan antar negara yag selama ini berlaku terutama untuk hal-hal yang berhubungan dengan politik, ekonomi, budaya, pendidikan dan hukum, akibat sedemikian cepat dan akuratnya informasi mengalir dari satu tempat ke tempat lain. Hal ini sudah tidak dapat dipungkiri lagi bahwa perkembangan teknologi informasi telah mengubah cara hidup masyarakat seluruh dunia dalam menjalankan aktifitas sehari-hari. Keberadaan dan peranan teknologi informasi di sektor kehidupan tanpa sadar telah membawa dunia memasuki era baru globalisasi lebih cepat dari yang dibayangkan semula. Penggabungan antara teknologi computer dan teknologi komunikasi telah menghasilkan suatu revolusi di bidang sistem informasi. Data atau informasi yang pada zaman dulu harus memakan waktu berhari-hari untuk diolah sebelum dikirim ke sisi lain dunia, saat ini dapat dilakukan dalam hitungan detik. Tidak berlebihan jika dikatakan bahwa perkembangan komputer telah membawa dunia kesebuah era baru : abad informasi (Richardus, 2000 : 1). Batasan dunia

2 menjadi tidak berarti. Batas regional, strata sosial, perbedaan usia maupun latar belakang profesi tidak lagi dibedakan. Selain itu, perkembangan teknogi di bidang informasi dan komunikasi membuat dunia menjadi transparan, seolah-olah menjadi satu tanpa mengenal batas negara. Kondisi ini menciptakan struktur baru, yaitu struktur global yang pada gilirannya akan mempengaruhi struktur kehidupan masyarakat, berbangsa dan bernegara, serta akan mempengaruhi pola pikir, pola sikap dan tindakan masyarakat. Perkembangan internet dan kebutuhan manusia akan informasi yang cepat dan tepat telah mempengaruhi segala bidang kehidupan dan pola pikir masyarakat. Salah satu bidang yang paling kita kenal adalah di bidang pelayanan. Pada zaman dulu metode pelayanan terhadap masyarakat dilakukan dengan sistem manual atau melalui tatap muka. Pelayanan tersebut terkesan lama dan memakan biaya yang cukup besar. Pelayanan yang menggunakan sistem manual sudah tidak relevan lagi dengan kebutuhan masyarakat dan pelanggan yang menuntut perbaikan kualitas pelayanan yang cepat dan tidak berbelit-belit. Karena informasi yang terus mengalir dengan cepat, maka masyarakat juga akan terpengaruh oleh informasi dan data yang diperolehnya dari internet. Perubahan pola pikir masyarakat ini mengakibatkan masyarakat menjadi semakin maju dan pintar, dan hal ini tentu saja berpengaruh kepada sikap mereka dalam menuntut hak dan kewajibannya baik di bidang ekonomi, sosial, pendidikan, pelayanan kesehatan dan sebagainya. Perubahan metode pelayanan dari system manual ke system digital/online juga disebabkan oleh semakin meningkatnya kuantitas atau jumlah pelanggan/masyarakat yang harus dilayani oleh sebuah institusi. Institusi-institusi yang memberikan pelayanan seperti pemerintah, organisasi di luar pemerintah seperti dunia industri,

3 perbankan dan perguruan tinggi telah berusaha memanfaatkan teknogi informasi tersebut untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada pelanggannya. Institusiinstitusi tersebut menyadari bahwa pola pelayanan yang dulu mereka gunakan sudah tidak mungkin lagi diterapkan pada saat ini. Hal ini berhubungan dengan penghematan biaya operasional, penghematan waktu, dan pemberian pelayanan yang berkualitas kepada masyarakat/pelanggan. Bentuk pelayanan yang sebelumnya mereka berikan hanya melalui sistem manual, sekarang sudah beralih kepada penggunaan teknologi informasi yang cepat dan akurat. Institusi-institusi ini menyadari bahwa penggunaan teknologi informasi dalam memberikan pelayanan sangat penting dan bermanfaat bagi mereka dan terutama bagi masyarakat/pelanggan. Selain penghematan biaya dan kecepatan dalam mengakses data, penggunakan teknologi informasi dalam bidang pelayanan juga bisa meningkatkan transparansi dan kontrol, meningkatkan akuntabilitas penyelenggaraan pelayanan, serta memudahkan para pelanggan untuk mendapatkan pelayanan yang lebih baik, cepat dan akurat ( Richardus, 2000 : 5 ). Pemanfaatan teknologi informasi dalam memberikan pelayanan juga telah diterapkan di berbagai perguruan tinggi yang ada di Indonesia. Penggunaan teknologi informasi di perguruan tinggi dipandang sangat perlu untuk melayani mahasiswa yang jumlahnya terus bertambah setiap tahun kademik. System informasi akademik yang dibuat melalui portal akademik dimaksudkan untuk mempercepat dan memudahkan mahasiswa dalam melakukan pengisian Kartu Rencana Studi (KRS), menyesuaikan jadwal kuliah, melihat hasil studi dan melakukan registrasi secara online dengan cepat di berbagai tempat.

4 sebagai universitas terbesar di Sumatera Utara yang mengelola 12 fakultas dan mempunyai mahasiswa dalam jumlah yang besar merupakan salah satu universitas yang ada di Indonesia yang telah memanfaatkan teknologi informasi dengan membuat Portal Akademik dalam melayani mahasiswa. Awalnya menerapkan sistem manual dalam melakukan pengisian Kartu Rencana Studi (KRS), registrasi dan jadwal perkuliahan. Sistem manual tersebut sudah tidak relevan lagi dengan keadaan USU yang semakin berkembang dari waktu ke waktu, karena waktu dan tenaga serta biaya yang diperlukan untuk sistem manual tersebut sangat besar. Namun sejak tahun akademik 2007/2008, USU telah menerapkan sistem online tersebut mengingat jumlah mahasiswa USU yang semakin meningkat setiap tahun dengan tujuan untuk mempermudah mahasiswa dalam melakukan pengisian Kartu Rencana Studi (KRS), melihat hasil studi, menyesuaikan jadwal kuliah dan melakuan registrasi. Penerapan dan penggunaan Portal Akadmik diharapkan mampu melayani mahasiswa USU yang semakin banyak dalam melakukan kegiatan akademik seperti pengisian Kartu Rencana Studi (KRS), menyesuaikan jadwal kuliah, melihat hasil studi dan melakukan registrasi dengan cepat. Walaupun telah menerapkan dan menggunakan Portal Akademik dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa, namun berbagai masalah masih saja muncul ketika mahasiswa melakukan pengisian KRS. Masalahmasalah yang sering muncul adalah susahnya membuka Portal Akademik tersebut pada saat jadwal pengisian KRS karena banyaknya mahasiswa yang membuka pada saat yang bersamaan.

5 Melihat permasalahan di atas, maka penulis mencoba malakukan penelitian tentang Efektifitas Penggunaan Portal Akademik Di Universitas Sumatera Utara dengan mengambil studi kasus di Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik. I.2 Perumusan Masalah Penelitian Masalah dapat diartikan sebagai penyimpangan antara yang seharusnya dengan apa yang benar-benar terjadi. Masalah-masalah dapat diketahui atau dikaji apabila terdapat penyimpangan antara pengalaman dengan kenyataan, antara apa yang direncanakan dengan kenyataan, adanya pengaduan dan kompetisi (Sugiyono, 2006 ; 32). Untuk dapat memudahkan penelitian ini nantinya, dan supaya penulis dapat terarah dalam menginterpretasikan fakta dan data ke dalam pembahasan, maka terlebih dahulu dirumuskan permasalahannya. Masalah merupakan bagian pokok dari suatu kegiatan penelitian dimana penulis mengajukan pertanyaan terhadap dirinya tentang hal-hal yang akan dicari jawabannya melalui kegiatan penelitian (Arikunto, 2002 : 47). Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka penulis merumuskan permasalahan sebagai berikut Bagaimanakah Efektifitas Penggunaan Portal Akademik di dengan Studi Kasus di Fakultas Ilmu Social dan Ilmu Politik

6 I.3 Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian adalah pernyataan mengenai ruang lingkup dan kegiatan yang dilaksanakan berdasarkan masalah yang telah dirumuskan (Suriasumantri, 1995 : 313). Tujuan penelitian ini adalah : 1. Untuk mengetahui efektifitas penggunaan Portal Akademik di Universitas Sumatera Utara. 2. Untuk mengetahui hambatan-hambatan dalam penggunaan Portal Akademik di. I.4 Manfaat Penelitian Manfaat penelitian merupakan hasil penelitian yang dilakukan. Manfaat penelitian yang dimaksud dalam ini mencakup hal-hal sebagai berikut : 1. Bagi penulis, penulisan skripsi ini bermanfaat untuk mengembangkan kemampuan dalam penulisan karya ilmiah. 2. Penelitian ini juga diharapkan bermanfaat bagi sebagai pengelola Potal Akademik dalam melakukan perbaikan-perbaikan pada masa yang akan datang. 3. Secara akademis, penelitian ini diharapkan mampu menyambung khasanah ilmiah dan kepustakaan baru dalam penelitian sosial.

7 I.5 Kerangka Teori Sebagai titik tolak atau landasan berpikir dalam menyoroti atau memecahkan masalah perlu adanya pedoman teoritis yang dapat membantu. Untuk itu perlu disusun kerangka teori yang memuat pokok-pokok pikiran yang menggambarkan dari sudut mana masalah dari sudut tersebut disoroti. Menurut Singarimbun (1995 : 37), teori adalah serangkaian konsep, definisi dan preposisi yang saling berkaitan dan betujuan memberikan gambaran yang sistematis tentang suatu fenomena sosial. I.5.1 Efektifitas Dalam setiap organisasi, efektifitas merupakan unsur yang sangat penting dalam pencapaian tujuan atau sasaran yang telah ditentukan sebelumnya. Dengan kata lain, suatu aktifitas dikatakan efektif apabila tercapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa efektifitas kerja berarti penyelesaian suatu pekerjaan tepat pada waktu yang telah ditetapkan. Secara nyata Stoner dalam Tangkilisan ( 2005 : 138 ) menekankan pentingnya efektifitas organisasi dalam pencapaian tujuan-tujuan organisasi, dan efektifitas adalah kunci dari kesuksesan suatu organisasi. Pendapat di atas sesuai dengan pendapat Komarudin ( 1994 : 269 ) yang mengatakan, efektifitas adalah suatu keadaan yang menunjukkan tingkatan keberhasilan kegiatan manajemen dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan terlbih dahulu. Dan juga didukung oleh pendapat Steers ( 1985 : 46 ) yang mengatakan bahwa efektifitas adalah sejauh mana organisasi melaksanakan seluruh tugas pokoknya atau mencapai semua sasarannya.

8 Miller dalam Tanggkilisan ( 2005 : 138 ) juga mengemukakan bahwa : effektiveness be define as the to which a social system archive its goals. Effektiveness must be distinguished from efficiency. Efficiency is mainly concerned with goal attainments. Artinya adalah efektifitas dimaksud sebagai tingkat seberapa jauh suatu sistem sosial mencapai tujuannya. Efeftifitas ini harus dibedakan dengan efisiensi. Efisiensi terutama mengandung pengertian perbandingan antara biaya dan hasil, sedangkan efektifitas secara langsung dihubungkan dengan pencapaian suatu tujuan. Suatu kegiatan atau program dikatakan efektif apabila telah mencapai tujuan/sasaran yang telah ditentukan sebelumnya. Menurut Sondang P. Siagian ( 2002 : 27 ) tujuan adalah suatu keadaan atau atribut yang ingin dicapai oleh seseorang, kelompok orang atau suatu organisasi yang merupakan titik akhir dari usaha jangka panjang dari orang, kelompok orang atau organisasi yang bersangkutan. Maksudnya dalam hal ni adalah bahwa tujuan merupakan hal atau keadaan yang ingin dicapai oleh individu, kelompok maupun organisasi. Telah umum diketahui bahwa suatu organisasi diciptakan untuk mencapai tujuan tertentu. Sangat sulit membayangkan adanya suatu organisasi yang didirikan tanpa adanya tujuan tertentu yang ingin dicapai. Mulai dari organisasi rumah tangga sampai kepada organisasi yang disebut negara, semuanya mempunyai tujuan. Demikian pentingnya faktor tujuan dalam kehidupan organisasional hingga dapat dikatakan secara kategorikal bahwa apapun yang dilakukan oleh dan dalam suatu organisasi, kesemuanya itu harus diarahkan kepada tercapainya tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam suatu organisasi, tujuan-tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu digolongkan ke dalam (1) pelayanan atau jasa, (2) tanggung jawab sosial dan (3)

9 keuntungan. Pelayanan atau jasa adalah sangat penting untuk tujuan-tujuan manajemen perkantoran karena pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu masyarakat/pelanggan dalam mengerjakan pekerjaan mereka secara tepat, cepat dan mudah. Demikian pula tujuan yang berhubungan dengan tanggung jawab sosial yang menitikberatkan pada pencapaian tujuan sesuai kode etik dan moral tertentu seperti yang ditentukan oleh perusahaan dan masyarakat dimana perusahaan itu menjalankan usahanya. Akhirnya, tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dan menitikberatkan pada keuntungan dari pada pemilik dapat dibantu oleh manajemen perkantoran ( Moekijat, 1986 : 37 ). Berdasarkan pendapat Moekijat di atas dapat dilihat bahwa tujuan-tujuan dari suatu organisasi dapat dibedakan atas tiga hal yaitu pelayanan aau jasa, tanggung jawab sosial dan keuntungan. Portal Akademik merupakan sarana yang disediakan oleh dalam memberikan pelayanan kepada para mahasiswa USU dengan tujuan untuk mempermudah para mahasiswa dalam melakukan pengisian Kartu Rencana Studi (KRS), Melihat jadwal kuliah, registrasi online dan melihat hasil studi secara cepat dan terjangkau. Lain halnya dengan pendapat Sondang P. Siagian yang mengatakan bahwa efefktifitas tidak hanya dipandang dari segi pencapaian tujuan saja tetapi juga dari segi ketepatan waktu dalam mencapai tujuan tersebut. Lebih rinci Sondang P. Siagian ( 2005 : 171 ) mengatakan bahwa efektifitas adalah tercapainya berbagai sasaran yang telah ditentukan sebelumnya, tepat pada waktunya dengan menggunakan sumbersumber tertentu yang sudah dialokasikan untuk melakukan kegiatan. Sedangkan Sarwito ( 1987 : 45 ) mengatakan bahwa efefktifitas atau sesuatu berhasil guna adalah

10 pelayanan yang baik corak maupun mutunya, kegunaanya benar-benar sesuai dengan kebutuhan lini dalam mencapai tujuan organisasi. Selanjutnya efektifitas bila ditinjau dari manfaat yang dihasilkannya, dapat diartikan bahwa efektifitas merupakan suatu usaha untuk mencapai suatu keuntungan maksimal dalam organisasi dengan berbagai cara. Ia menekankan bahwa semakin besar keuntungan organisasi, berarti organisasi tersebut semakin efektif ( Steers, 1985 : 47 ). Selanjutnya, Sarwito (1987 : 45 ) mengatakan bahwa pengertian efektifitas sebagai sesuatu yang berhasil guna yaitu pelayanan baik corak maupun mutu dan kegunaannya benar-benar sesuai dengan kebutuhan. Secara rinci dapat dikatakan bahwa aktifitas seseorang atau organisasi dapat dikatakan efektif apabila aktifitas atau perbuatan tersebut menimbulkan akibat sebagaimana yang dikehendaki atau direncanakan. Untuk mengetahui keefektifan kegiatan organisasi pelayanan, dikenal adanya beberapa pendekatan ( Fadilah Putra, 2003 : 22). Pendekatan-pendekatan tersebut adalah : a. Pendekatan Sasaran ( Goal Approach) Pendekatan ini mencoba mengukur sejauh mana suatu lembaga berhasil merealisasikan sasaran yang hendak dicapai. Pendekatan sasaran dalam pengukuran efektifitas dimulai dengan mengidentifikasi sasaran organisasi dan mengukur tingkat keberhasilan organisasi dalam pencapaian sasaran tersebut. Sasaran yang penting diperhatikan dalam pengukuran efektifitas dengan pendekatan ini adalah sasaran yang realistis untuk memberikan hasil yang maksimal berdasarkan sasaran resmi offisial goal dengan memperhatikan permasalahan yang

11 ditimbulkannya. Dengan memusatkan perhatian terhadap aspek output yaitu dengan mengukur keberhasilan program dalam mencapai tingkat output yang direncanakan. Dengan demikian, pendekatan ini akan mencoba mengukur sejauh mana organisasi atau lembaga berhasil merealisasikan sasaran yang hendak dicapai. b. Pendekatan Sumber ( System Resource Approach ) Pendekatan ini mengukur efektifitas dari sisi input yaitu dengan mengukur keberhasilan organisasi publik dalam mendapatkan sumber-sumber yang dibutuhkan untuk mencapai performasi yang baik. Suatu lembaga harus dapat memperoleh berbagai macam sumber yang dibutuhkannya dan juga memelihara keadaan dan sistem agar dapat menjadi efektif. Pendekatan ini didasarkan pada teori mengenai keterbukaan sistem suatu lembaga terhadap lingkungannya. Karena lembaga mempunyai hubungan merata dengan lingkungannya dimana dari lingungan diperoleh sumber-sumber yang merupakan input dari lembaga dan ouput yang dihasilkan juga dilemparkan kepada lingkungan. Dalam berbagai jenis sumber untuk memelihara sistem dari suatu lemabaga merupakan kriteria yang digunakan untuk mengukur efektifitas. Secara sederhana, efektifitas seringkali diukur dengan jumlah atau kuantitas, berbagai jenis sumber yang berhasil diperoleh dari lingkungan. c. Pendekatan Proses ( Process Approach ) Pendekatan ini menekankan pada aspek internal organisasi publik, yaitu dengan mengukur efektifitas layanan publik melalui berbagai indikator internal

12 organisasi. Pendekatan proses menganggap efektifitas sebagai efisiensi dan kondisi kesehatan dari suatu lembaga internal. Pada lembaga yang efektif, proses internal berjalan dengan lancar dimana kegiatan yang ada berjalan secara terkoordinasi. Pendekatan ini tidak memperhatikan lingkungan melainkan memusatkan perhatian terhadap kegiatan yang dilakukan terhadap sumber-sumber yang dimiliki lembaga, yang mengandalkan tingkat efisiensi serta kesehatan lembaga Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Efektifitas Steers ( 1985 : 209 ) mengidentifikasi ada empat rangkaian variabel yang berhubungan dengan efektifitas, yaitu : a. Ciri Organisasi Struktur dan teknologi dapat mempengaruhi segi-segi tertentu dari efektifitas dengan berbagai cara. Mengenai struktur, ditemukan bahwa meningkatnya produktifitas dan efisiensi sering merupakan hasil dari meningkatnya spesialisasi fungsi, ukuran organisasi, sentralisasi pengabilan keputusan dan formalisasi. b. Ciri Lingungan Di samping ciri organisasi, lingungan luar dan dalam juga telah dinyatakan berpengaruh atas efektifitas. Keberhasilan hubungan organisasilingkungan tampaknya amat bergantung pada tiga variabel kunci yaitu : (1) tingkat keterdugaan keadaan lingkungan; (2) ketepatan persepsi atas keadaan lingkungan; dan (3) tingkat rasional organisasi. Ketiga faktor ini mempengaruhi ketepatan tanggapan organisasi terhadap perubahan

13 lingkungan. Semakin tepat tanggapannya, makin berhasil adaptasi yang dilakukan organisasi. c. Ciri Pekerja Faktor pengaruh penting yang ketiga atas efektifitas adalah para pekerja itu sendiri. Pada kenyataanya, para angota organisasi mungkin merupakan faktor pengaruh yang paling penting atas efektifitas karena perilaku merekalah yang dalam jangka panjang akan memperlancar atau merintangi tercapainya tujuan organisasi. Sarana pokok untuk mendapatkan dukungan yang diperlukan ini dari pekerja adalah dengan mengintegrasikan tujuan pribadi dengan sasaran organisasi. Jika pekerja dapat memperbesar kemungkinan tercapainya tujuan pribadi dengan kerja mencapai sasaran organisasi, adalah logis untuk membuat asumsi bahwa baik keterikatan pada organisasi maupun prestasi kerja akan meningkat. Di pihak lain, jika para pegawai dihadapkan pada situasi dimana tujuan pribadi mereka bertentangan dengan sasaran organisasi, usaha para pekerja akan diboroskan dengan mudah dengan akibat energi yang tersebut untuk kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan efektifitas berkurang. d. Kebijakan dan Praktek Manajemen Terdapat beberapa mekanisme khusus untuk meningkatkan efektifitas organisasi yang meliputi penetapan tujuan strategi, pencarian dan pemanfaatan sumber daya secara efisien, menciptakan lingkungan prestasi, proses komunikasi, kepemimpinan dan pengambilan keputusan, dan adaptasi serta inovasi organisasi.

14 Dari beberapa pendapat ahli di atas, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa dalam efektifitas terdapat beberapa unsur yang penting, yaitu : 1. Pencapaian Tujuan yaitu suatu kegiatan dikatakan efektif apabila dapat mencapai tujuan/sasaran yang telah ditentukan sebelumnya. 2. Sarana atau fasilitas yang ada untuk mendukung tercapainya suatu tujuan/kegiatan. Dimana suatu kegiatan/program dikatakan efektif apabila sarana atau fasilitas tersebut bermanfaat bagi pencapaian tujuan. 3. Adanya Manfaat, suatu kegiatan dikatakan efektif apabila tujuan itu memberikan manfaat kepada masyarakat/pelanggan sesuai dengan kebutuhannya. 4. Adanya Hasil, suatu kegiatan dikatakan efektif apabila sesuatu itu memberikan hasil. I.5.3 E-Learning Sekilas perlu kita pahami ulang apa e-learning itu sebenarnya. E-Learning adalah pembelajaran jarak jauh (distance Learning) yang memanfaatkan teknologi komputer, jaringan komputer dan/atau Internet. E-Learning memungkinkan pembelajar untuk belajar melalui komputer di tempat mereka masing-masing tanpa harus secara fisik pergi mengikuti pelajaran/perkuliahan di kelas. E-Learning sering pula dipahami sebagai suatu bentuk pembelajaran berbasis web yang bisa diakses dari intranet di jaringan lokal atau internet. Sebenarnya materi e-learning tidak harus didistribusikan secara on-line baik melalui jaringan lokal maupun internet, distribusi secara off-line menggunakan media CD/DVD pun termasuk pola e-learning. Dalam hal ini aplikasi dan materi belajar dikembangkan sesuai kebutuhan dan didistribusikan

15 melalui media CD/DVD, selanjutnya pembelajar dapat memanfatkan CD/DVD tersebut dan belajar di tempat di mana dia berada. Ada beberapa pengertian berkaitan dengan e-learning sebagai berikut : 1. Pembelajaran jarak jauh E-Learning memungkinkan pembelajar untuk menimba ilmu tanpa harus secara fisik menghadiri kelas. Pembelajar bisa berada di Semarang, sementara instruktur dan pelajaran yang diikuti berada di tempat lain, di kota lain bahkan di negara lain. Interaksi bisa dijalankan secara on-line dan real-time ataupun secara off-line atau archieved. Pembelajar belajar dari komputer di kantor ataupun di rumah dengan memanfaatkan koneksi jaringan lokal ataupun jaringan Internet ataupun menggunakan media CD/DVD yang telah disiapkan. Materi belajar dikelola oleh sebuah pusat penyedia materi di kampus/universitas, atau perusahaan penyedia content tertentu. Pembelajar bisa mengatur sendiri waktu belajar, dan tempat dari mana ia mengakses pelajaran. 2. Pembelajaran dengan perangkat computer E-Learning disampaikan dengan memanfaatkan perangkat komputer. Pada umumnya perangkat dilengkapi perangkat multimedia, dengan cd drive dan koneksi Internet ataupun Intranet lokal. Dengan memiliki komputer yang terkoneksi dengan intranet ataupun internet, pembelajar dapat berpartisipasi dalam e-learning. Jumlah pembelajar yang bisa ikut berpartisipasi tidak dibatasi dengan kapasitas kelas. Materi pelajaran dapat diketengahkan dengan kualitas yang lebih standar dibandingkan kelas konvensional yang tergantung pada kondisi dari pengajar.

16 3. Pembelajaran formal vs informal E-Learning bisa mencakup pembelajaran secara formal maupun informal. E- Learning secara formal, misalnya adalah pembelajaran dengan kurikulum, silabus, mata pelajaran dan tes yang telah diatur dan disusun berdasarkan jadwal yang telah disepakati pihak-pihak terkait (pengelola e-learning dan pembelajar sendiri). Pembelajaran seperti ini biasanya tingkat interaksinya tinggi dan diwajibkan oleh perusahaan pada karyawannya, atau pembelajaran jarak jauh yang dikelola oleh universitas dan perusahaan-perusahaan (biasanya perusahan konsultan) yang memang bergerak di bidang penyediaan jasa e- Learning untuk umum. E-Learning bisa juga dilakukan secara informal dengan interaksi yang lebih sederhana, misalnya melalui sarana mailing list, e- newsletter atau website pribadi, organisasi dan perusahaan yang ingin mensosialisasikan jasa, program, pengetahuan atau keterampilan tertentu pada masyarakat luas (biasanya tanpa memungut biaya). 4. Pembelajaran yang ditunjang oleh para ahli di bidang masing-masing Walaupun sepertinya e-learning diberikan hanya melalui perangkat komputer, e-learning ternyata disiapkan, ditunjang, dikelola oleh tim yang terdiri dari para ahli di bidang masing-masing, yaitu: a) Subject Matter Expert (SME) atau narasumber dari pelatihan yang disampaikan b) Instructional Designer (ID), bertugas untuk secara sistematis mendesain materi dari SME menjadi materi e-learning dengan memasukkan unsur metode pengajaran agar materi menjadi lebih interaktif, lebih mudah dan lebih menarik untuk dipelajari

17 c) Graphic Designer (GD), mengubah materi text menjadi bentuk grafis dengan gambar, warna, dan layout yang enak dipandang, efektif dan menarik untuk dipelajari d) Ahli bidang Learning Management System (LMS). Mengelola sistem di website yang mengatur lalu lintas interaksi antara instruktur dengan siswa, antarsiswa dengan siswa lainnya. Di sini, pembelajar bisa melihat modul-modul yang ditawarkan, bisa mengambil tugas-tugas dan test-test yang harus dikerjakan, serta melihat jadwal diskusi secara maya dengan instruktur, nara sumber lain, dan pembelajar lain. Melalui LMS ini, siswa juga bisa melihat nilai tugas dan test serta peringkatnya berdasarkan nilai (tugas ataupun test) yang diperoleh. I.5.3 Portal Akademik Portal Akademik merupakan sebuah sistem informasi yang berfungsi sebagai integrator informasi akademik yang ada di berbagai unit akademik (program studi/fakultas) sekaligus sebagai sarana komunikasi antar civitas akademika kampus. Sistem dibangun berangkat dari kondisi eksistensi informasi akademik di kampus yang sangat beragam dan bervariasi bentuknya, sehingga membutuhkan sebuah portal yang akan mengintegrasikan informasiinformasi tersebut sehingga mempermudah akses publik. Portal akademik digunakan mahasiswa untuk mengentri rencana studi dan mengakses hasil studinya secara online. Portal Akademik dapat diakses melalui berbagai teknologi dan layanan.

18 Cara Memasuki Portal Akademik USU Cara masuk ke dalam sistem Portal Akademik adalah : 1. Login Sebelum memasuki Halaman Utama Portal Akademik, mahasiswa harus login dulu ke dalam system. Mahasiswa harus memasukkan username dan password. Username adalah Nomor Induk Mahasiswa, dan password untuk masuk ke sistem diperoleh di bagian pendidikan di unit masing-masing. 2. Halaman Selamat Datang Bagi yang pertama kali masuk ke Portal Akademik, akan mendapatkan halaman selamat datang dari system. Mahasiswa dipersilakan mengklik tombol next, dan akan dihadapkan pada halaman berikutnya yang berisi tentang butir-butir kesepakatan yang harus dipenuhi sebagai user dari Portal Akademik USU. Di akhir halaman terdapat opsi setuju dan tidak setuju. Silakan klik tombol setuju. Setelah melewati halaman di atas, selanjutnya ada halaman yang mewajibkan mahasiswa untuk mengganti password default. Setelah memasukkan password baru, di halaman terakhir selamat datang, sistem akan menampilkan fitur-fitur yang dapat diakses dan dipergunakan (seperti misalnya pengisian KRS, akses hasil studi, melihat transkrip nilai, dan sebagainya). 3. Halaman Profil Halaman yang pertama muncul setelah halaman Selamat Datang adalah Profil. Di sisi kanan atas, tercetak nama mahasiswa dan asal program studinya. Pada

19 halaman profil bisa dilihat informasi biodata mahasiswa. Data yang ditampilkan ini tidak/belum bisa diubah mandiri oleh mahasiswa. 4. Informasi Mata Kuliah Ditawarkan Halaman Informasi Mata Kuliah Ditawarkan merupakan salah satu menu di Portal Akademik USU yang menampilkan daftar mata kuliah yang diselenggarakan untuk semester aktif pada fakultas yang bersangkutan. Halaman ini digunakan untuk digunakan mahasiswa sebelum melakukan rencana studi. 5. Pengelolaan KRS Halaman ini adalah halaman untuk melakukan entri rencana studi mahasiswa. Untuk mengambil mata kuliah baru, silakan klik link Ambil Mata Kuliah. Silakan centang/tandai mata kuliah mana saja yang ingin dimasukkan dalam rencana studi untuk semester yang aktif. Untuk menyimpannya, klik tombol Tambah. Tombol ini bisa ditemukan di bagian akhir halaman, dan setelah itu mahasiswa akan dapat melihat perubahan pada KRS. Bila mahasiswa ingin mencetak KRS, silakan klik link Print. Format cetakan dilengkapi dengan jadwal perkuliahan, jadwal ujian tengah, dan jadwal ujian akhir. 6. Informasi Hasil Studi Setelah halaman Pengelolaan KRS, menu selanjutnya adalah Informasi Hasil Studi. Halaman ini menampilkan rekaman hasil studi seorang mahasiswa dari semester 1 hingga semester terakhir yang diikuti oleh mahasiswa bersangkutan. Awalnya, mahasiswa akan diminta untuk memilih Hasil Studi semester berapa yang ingin dilihat. Untuk melihat semester yang lain, secara mudah silakan ganti drop down semester di atas sesuai keinginan. 7. Informasi Transkrip Nilai

20 Setelah halaman Informasi Informasi Hasil Studi, menu selanjutnya adalah Transkrip Nilai. Halaman ini menampilkan transkrip nilai seorang mahasiswa dari semester 1 hingga semester terakhir yang diikuti oleh mahasiswa bersangkutan. Pada halaman ini, akan ditampilkan 4 bagian informasi, yaitu : Data Mahasiswa, yang menginformasikan nama mahasiswa, program studi mahasiswa, dan nomor mahasiswa. Tabel Salinan Transkrip Mahasiswa, terdapat informasi yang berisi mata kuliah yang telah diambil oleh mahasiswa yang bersangkutan. Pada tabel ini, terdiri dari kolom semester saat mata kuliah diambil, kode mata kuliah, mata kuliah yang telah diambil mahasiswa, kredit sks dari tiap-tiap mata kuliah, serta nilai yang didapat mahasiswa dari mata kuliah tersebut. Prestasi Akademik, terdapat informasi jumlah mata kuliah, jumlah sks, dan IP kumulatif mahasiswa yang bersangkutan. Keterangan Nilai, terdapat informasi nilai yang tersedia untuk suatu mata kuliah dan bobot nilai tersebut. 8. Informasi Akademik Pada halaman Informasi Akademik, ditampilkan informasi akademik yang ada pada unit yang bersangkutan. 9. Logout Untuk keluar dari sistem, silahkan klik link Logout yang terletak di bagian atas, bersebelahan dengan link Halaman Depan.

21 I.6 Defenisi Konsep Konsep adalah istilah yang digunakan dalam menggambarkan secara abstrak mengenai kebijakan, keadaan, kelompok atau indifidu yang menjadi perhatian ilmu sosial (Singarimbun, 1995 : 40). Untuk menetapkan batasan-batasan yang lebih jelas mengenai variabelvariabel yang akan diteliti maka definisi konsep yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah : 1. Efektifitas adalah kemampuan untuk mencapai tujuan tertentu dalam kurun waktu tertentu dengan memberikan manfaat sesuai dengan yang diinginkan. 2. Portal Akademik adalah sebuah sistem informasi yang berfungsi sebagai integrator informasi akademik yang ada di berbagai unit akademik (program studi/fakultas) sekaligus sebagai sarana komunikasi antar civitas akademika kampus. I.7 Definisi Operasional Definisi operasional adalah unsur-unsur penelitian yang memberitahukan bagaimana cara mengukur suatu variable sehingga dalam pengukuran ini dapat diketahui idikator-indikator apa saja pendukung yang dianalisa dari variable tersebut ( Singarimbun, 1995 : 46 ). Suatu definisi operasional merupakan spesialisasi kegiatan penelitian dalam mengukur suatu variabel. Adapun indikator dari efektifitas penggunaan Portal Akademik yaitu : 1. Tujuan, efektifitas dapat di ukur dari tercapainya tujuan penggunaan Portal Akademik yaitu mempermudah mahasiswa dalam melakukan aktifitas dan atau transaksi yang berhubungan dengan kegiatan akademik yaitu :

22 Mempermudah mahasiswa mengisi Kartu Rencana Studi Mempermudah mahasiswa melihat hasil studi Mempercepat proses registrasi bagi mahasiswa 2. Sarana/Fasilitas Portal Akademik, melihat apakah aplikasi yang tersedia dalam Portal Akademik memberikan manfaat kepada mahasiswa. 3. Manfaat, melihat apakah penggunaan Portal Akademik memberikan manfaat kepada mahasiswa dan bagi. 1) Manfaat Bagi Mahasiswa dapat dilihat dari : Biaya, melihat apakah Portal Akademik menghemat biaya yang dikeluarkan dalam menyusun KRS dan sebagainya. Tempat, melihat apakah Portal Akademik memberikan kemudahan bagi mahasiswa untuk mengakses dan melihat informasi dari berbagai tempat. Waktu, melihat apakah Portal Akademik menghemat waktu mahasiswa dalam menyusun Kartu Rencana Studi, melihat nilai akademik dan melakukan registrasi ulang. Kenyamanan, melihat apakah Portal Akademik memberikan kenyamanan kepada mahasiswa. 2) Manfaat bagi Unversitas Sumatera Utara, menganalisis seluruh. manfaat yang diperoleh USU setelah menggunakan Portal Akademik. 4. Hasil, melihat hasil yang telah dicapai setelah menggunakan Portal Akademik.