KEBIJAKAN PELAPORAN PELANGGARAN

Transkripsi

1 E8 KEBIJAKAN PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLE BLOWING POLICY) Versi : November 2016

2 Nama Sub Kebijakan : E8.00 Daftar isi Hal 1. Kebijakan Umum 1.1 Pendahuluan Tujuan Kebijakan Ruang Lingkup Kebijakan Sosialisasi Kebijakan Referensi 4 2. Kerangka Kerja Pelaporan Pelanggaran 2.1 Definisi Whistle Blowing Jenis Pelanggaran Whistleblower / Pelapor Kategori Pelaku Pelanggaran / Terlapor Media Pelaporan dan Whistle Blowing Officer Fungsi dan Tugas Whistle Blower Officer Penyelesaian Kasus Whistle Blowing Laporan yang Tidak Bisa Ditindaklanjuti Kerahasiaan Perlindungan Terhadap Whistle Blower Tugas dan Tanggung Jawab Pihak Terkait 3.1 Whistle Blower/Pelapor Anti Fraud Management (AFM) Human Resources Corporate Legal Operational Risk Management Compliance Dokumentasi Lampiran : Formulir Pelaporan Pelanggaran 17 Rev Hal 0

3 Nama Sub Kebijakan : E8.01 Kebijakan Umum Bab 1. Kebijakan Umum 1.1. Pendahuluan Penerapan pelaporan pelanggaran (Whistle Blowing) merupakan salah satu upaya PT Bank CIMB Niaga Tbk (selanjutnya disebut Bank ) untuk meningkatkan efektivitas pelaksanaan tata kelola Perusahaan yang baik (Good Corporate Governance/GCG). Pelaksanaan Whistle Blowing merupakan bagian dari pengendalian Bank dalam rangka mencegah adanya pelanggaran yang dapat mengganggu kelangsungan bisnis Bank serta mengakibatkan kerugian finansial maupun non finansial, seperti publikasi negatif yang akan akan berpengaruh pada reputasi Bank maupun hilangnya kepercayaan masyarakat kepada Bank. Pelanggaran umumnya bermula dari pengabaian/negligence dari kebijakan dan prosedur operasi Bank yang pada akhirnya dapat menimbulkan risiko fraud internal. Oleh karena itu, sesuai dengan standar etika yang berlaku, karyawan berkewajiban untuk melaporkan setiap pelanggaran yang diketahuinya. Budaya Whistle Blowing dapat diterapakan jika Bank memiliki sistem pelaporan internal yang baik serta tersedianya media pelaporan yang independen dan rahasia, serta adanya jaminan perlindungan kepada pihak pelapor (Whistleblower). Berdasarkan uraian tersebut di atas, maka dipandang perlu bagi Bank untuk menyusun kebijakan Whistle Blowing (WB) yang mengatur sistem pengelolaan pelaporan pelanggaran melalui berbagai media yang disediakan untuk dapat digunakan oleh pihak yang membutuhkan, baik internal maupun eksternal. Rev Hal 1

4 Nama Sub Kebijakan : E8.01 Kebijakan Umum Dengan tersedianya kebijakan Whistle Blowing, diharapkan Bank dapat membangun budaya pelaporan pelanggaran sebagai salah satu bentuk implementasi GCG di semua lini usaha, tentunya juga akan menambah kepercayaan dan menjadi nilai tambah (value added) bagi seluruh pemangku kepentingan guna keberlanjutan usaha Bank Tujuan Kebijakan Tujuan dari Kebijakan ini adalah: 1. Sebagai salah satu implementasi Good Corporate Governance pada Bank, 2. Menyediakan peraturan tertulis yang berfungsi mencegah timbulnya risiko finansial dan reputasi disebabkan adanya kasus fraud, tindakan melanggar etika (seperti pemberian/penerimaan suap, hadiah, atau fasilitas tertentu atau lain-lainnya) serta pelanggaran lain yang merugikan Bank, 3. Mengatur dan mengadministrasikan mekanisme pelaporan internal untuk mencegah dan menangani pelanggaran secara efektif dan efisien, 4. Mendorong peran serta karyawan dan pihak eksternal untuk menjaga Bank dari kerugian karena pelanggaran, 5. Memberikan perlindungan kepada pihak pelapor (whistleblower), serta mendorong dan memudahkan pelapor dalam melaporkan pelanggaran atau potensi pelanggaran. 1.3 Ruang Lingkup Kebijakan 1. Kebijakan ini berlaku untuk Direksi, Komisaris, Komite Eksekutif, Pihak Independen, karyawan Bank (baik karyawan tetap maupun karyawan kontrak) baik di tingkat klerikal maupun karyawan pimpinan, pihak eksternal yang berkepentingan dengan Bank seperti nasabah, termasuk pihak ketiga (outsourcing), vendor, dan eks-karyawan. Rev Hal 2

5 Nama Sub Kebijakan : E8.01 Kebijakan Umum 2. Kebijakan ini merupakan satu kesatuan dan bagian yang tidak terpisahkan dengan Kebijakan Kode Etik, Kebijakan Anti Fraud dan Kebijakan Disiplin dan Penetapan Sanksi Atas Pelanggaran di Bank CIMB Niaga. 3. Kebijakan ini pada dasarnya tidak mencakup kasus kepegawaian Bank seperti pengaduan pribadi terhadap renumerasi dan kebijakan kepegawaian lainnya karena Bank telah menyediakan media lain untuk penanganan kasus yang terkait dengan kebijakan sumber daya manusia seperti HR help desk atau sms CEO hotline. 4. Kebijakan ini dibuat dengan prinsip dasar sebagai berikut: a. Segala informasi yang disampaikan bersifat rahasia, b. Kebebasan bagi pelapor untuk menyampaikan laporan secara anonim, c. Setiap pelapor berhak untuk mendapatkan perlindungan, dan d. Setiap informasi yang dilaporkan harus dilakukan proses investigasi lebih lanjut. 5. Setiap karyawan yang mengetahui terjadinya pelanggaran etika, kebijakan, serta aturan, dan pelanggaran lainnya tidak terbatas atas jenis pelanggaran sebagaimana diuraikan dalam Kebijakan ini, wajib melaporkan pelanggaran tersebut sesuai dengan Kebijakan ini atau melalui sarana lain yang diatur Bank Sosialisasi Kebijakan Kebijakan ini harus disosialisasikan kepada seluruh karyawan Bank dan para pemangku kepentingan (stakeholders) melalui media yang biasa digunakan oleh Bank atau sarana lain yang ditentukan oleh Bank. Rev Hal 3

6 Nama Sub Kebijakan : E8.01 Kebijakan Umum 1.5. Referensi Referensi yang digunakan dalam merumuskan kebijakan ini adalah sebagai berikut: 1. Peraturan Bank Indonesia No. 8/4/PBI/2006 tentang Pelaksanaan Good Corporate Governance Bagi Bank Umum serta segala perubahan maupun penambahannya. 2. Kode Etik PT Bank CIMB Niaga Tbk 3. Kebijakan Anti Fraud PT Bank CIMB Niaga Tbk 4. Kebijakan Penegakan Disiplin dan Penentuan Sanksi atas Pelanggaran Rev Hal 4

7 Nama Sub Kebijakan : E8.02 Kerangka Kerja Pelaporan Pelanggaran Bab 2.Kerangka Kerja Pelaporan Pelanggaran 2.1 Definisi Whistle Blowing Pelaporan pelanggaran (whistle blowing) adalah pengungkapan tindakan pelanggaran atau pengungkapan perbuatan melawan hukum, perbuatan tidak etis/tidak bermoral atau perbuatan lain yang dapat merugikan Bank maupun pihak yang berkepentingan terhadap Bank (stakeholders), yang dilakukan oleh karyawan atau pimpinan Bank. 2.2 Jenis Pelanggaran Aktivitas pelanggaran dapat terdiri, namun tidak terbatas atas pelanggaran di bawah ini: 1. Fraud Terkait dengan tindakan yang dilakukan secara sengaja dengan maksud untuk mengambil keuntungan pribadi atau pihak lain dengan cara melanggar peraturan internal maupun eksternal sehingga mengakibatkan kerugian bagi Bank dari sisi finansial maupun non finansial. 2. Kesalahan operasional yang signifikan Terkait dengan tindakan yang dilakukan secara tidak sengaja atau tidak disadari sehingga dapat mengakibatkan kerugian finansial ataupun non finansial bagi Bank. 3. Pelanggaran ketentuan Bank Meliputi semua bentuk pelanggaran terhadap ketentuan internal Bank yang signifikan maupun pelanggaran terhadap ketentuan eksternal yang berlaku. 4. Pelanggaran atas kode etik yang berlaku di Bank Rev Hal 5

8 Nama Sub Kebijakan : E8.02 Kerangka Kerja Pelaporan Pelanggaran 5. Benturan kepentingan (conflict of interest) terkait dengan tindakan menyalahgunakan nama, fasilitas aset, atau hubungan baik Bank untuk kepentingan pribadi dalam bentuk apapun termasuk penerimaan uang, barang dan fasilitas dari pihak-pihak tertentu tanpa seijin dari Direktur terkait dan/atau bertentangan dengan Kebijakan Bank 6. Tindakan melanggar etika dan moral Terkait dengan tindakan yang tidak terpuji yang dapat merugikan nama baik Bank, berupa SARA, pelecehan, konflik kepentingan, penggunaan data Bank, penyalahgunaan aset/inventaris, termasuk ketidakpatuhan terhadap peraturan terkait dan hal-hal lainnya menyangkut etika. 7. Tindakan melanggar hukum pidana maupun hukum perdata ataupun peraturan perundang-undangan lainnya, misalnya pemalsuan tanda tangan pejabat berwenang, penggunaan narkoba, perusakan barang dan lain-lain. 8. Tindakan yang membahayakan keselamatan dan lingkungan kerja, membahayakan keamanan Bank, termasuk membahayakan aset pihak ketiga/nasabah. 2.3 Whistle Blower / Pelapor 1. Kategori Whistle Blower adalah: a. Pihak internal, meliputi karyawan pimpinan, karyawan klerikal baik karyawan tetap, kontrak maupun outsourscing. b. Pihak eksternal, meliputi eks karyawan, vendor, nasabah, konsultan, pihak eksternal lain. 2. Pelapor tidak diharuskan menyertakan identitas pelapor. Untuk pelapor yang melampirkan identitasnya Pelapor dapat membantu memberikan Rev Hal 6

9 Nama Sub Kebijakan : E8.02 Kerangka Kerja Pelaporan Pelanggaran informasi tambahan dalam tahap investigasi dan apabila diperlukan dapat menjadi saksi dalam tahap tindakan hukum lebih lanjut. 3. Jika pelapor memiliki bukti berupa data, informasi atau indikasi awal atas terjadinya pelanggaran, maka dapat disertakan saat pelaporan. 4. Setiap pelapor harus memiliki alasan yang kuat dalam menyampaikan laporan pelanggaran atau potensi pelanggaran, serta harus memiliki itikad baik (bukan fitnah, tidak dilakukan untuk kepentingan pribadi semata, ataupun dengan motivasi lain). 2.4 Kategori Pelaku Pelanggaran / Terlapor Whiste Blower dapat melakukan pelaporan pelanggaran yang dilakukan oleh: 1. Karyawan termasuk karyawan pimpinan, meliputi karyawan tetap, kontrak, maupun outsourcing. 2. Direksi dan Dewan Komisaris 3. Anggota Komite di Tingkat Komisaris 4. Eks karyawan dengan pertimbangan khusus dari penerima laporan misalnya kasus terkait dengan karyawan yang masih aktif atau kasus berdampak hukum terhadap Bank. 2.5 Media Pelaporan dan Whistle Blowing Officer 1. Whistle Blower dapat meyampaikan laporan kepada petugas khusus yang ditunjuk (disebut Whistle Blower Officer) dibawah unit kerja Anti Fraud Management (AFM) dan/atau pihak eksternal yang telah ditunjuk oleh Bank, melalui: a. Surat tertulis b. Pada lampiran disertakan contoh surat laporan c. Telepon: (0878 AYO LAPOR) d. Surat elektronis/ Rev Hal 7

10 Nama Sub Kebijakan : E8.02 Kerangka Kerja Pelaporan Pelanggaran yang digunakan adalah khusus (ayo.lapor@cimbniaga.co.id) untuk penerimaan laporan. e. Media lain yang disediakan oleh : i. Bank seperti kotak tertutup yang aman (secured box) atau kotak pos. ii. Pihak eksternal yang telah ditunjuk oleh Bank 2. Penggunaan berbagai media ini diputuskan oleh Direksi dan disesuaikan dengan kebutuhan. 3. Semua media pelaporan yang ada harus bersifat mudah diakses, dibuat atas nama unit WB dan hanya dapat diakses oleh WB Officer. Informasi mengenai adanya media ini harus disampaikan kepada seluruh karyawan sebagai bagian dari sosialisasi WB. 4. Laporan sebaiknya berisi penjelasan atas pelanggaran yang dilaporkan, tempat/lokasi/area/unit terjadinya pelanggaran serta jika memungkinkan disertai data-data (tidak wajib) (contoh laporan terlampir). 5. Proses pelaporan pelanggaran oleh whistle blower kepada pihak eksternal yang ditunjuk oleh Bank dan pelaporan dari pihak eksternal kepada unit kerja Anti Fraud Management (AFM) akan diatur secara terpisah dari ketentuan ini. 2.6 Fungsi dan Tugas Whistle Blower Officer 1. Fungsi Whistle Blowing Officer berada di bawah Anti Fraud Management (AFM) dan dalam pelaksanaan seluruh aktivitasnya harus dilakukan secara dual control, disetujui dan diketahui oleh atasannya. 2. WB Officer bertanggung jawab terutama untuk melakukan administrasi pelaporan, monitor penyelesaian laporan serta menjaga kerahasiaan identitas pelapor dan terlapor. Pelanggaran terhadap kerahasiaan Rev Hal 8

11 Nama Sub Kebijakan : E8.02 Kerangka Kerja Pelaporan Pelanggaran tersebut dikategorikan sebagai pelanggaran ketentuan perusahaan sehingga dapat dikenakan sanksi. 3. Jika WB officer menerima laporan yang disertai dengan identitas pelapor, maka WB officer wajib menanyakan kesedian pelapor untuk menjadi saksi dalam tahap selanjutnya. Jika pelapor tidak bersedia, maka pelapor tidak dapat dijadikan saksi dalam tahap tindakan hukum lebih lanjut. 4. Kriteria WB Officer adalah sebagai berikut: a. Mempunyai integritas, b. Mampu berkomunikasi dengan baik dan dapat menjaga rahasia yang dipercayakan, c. Mampu bersikap tegas dan obyektif. 5. WB Officer wajib mengadministrasikan WB dan berkewajiban memberikan laporan tentang WB setiap kuartal kepada Direktur yang membidangi Risk Management dan Direktur Utama dengan tembusan kepada Direktur membidangi Kepatuhan dan Direktur membidangi Sumberdaya Manusia. Laporan WB tersebut bersifat statistik dan minimal memuat informasi mengenai: a. Jumlah laporan yang masuk b. Jumlah laporan yang akan dilakukan investigasi c. Jumlah laporan yang telah selesai diinvestigasi 2.7 Penyelesaian kasus Whistle Blowing 1. Kasus WB diinvestigasi oleh Anti Fraud Management seperti halnya kasus-kasus fraud dan pelanggaran lainnya. Apabila ada tindakan disiplin terhadap terlapor, termasuk untuk tindakan rehabilitasi nama karyawan, maka Bank berpedoman kepada kebijakan penegakan disiplin dan sanksi yang berlaku. Rev Hal 9

12 Nama Sub Kebijakan : E8.02 Kerangka Kerja Pelaporan Pelanggaran 2. Untuk pelanggaran yang dilakukan oleh anggota direksi Bank, maka unit kerja AFM akan menyampaikan laporan pelanggaran dan hasil investigasi kepada Direktur Utama untuk dapat ditindaklanjuti. 3. Jika pelanggaran dilakukan oleh Direktur Utama atau Komisaris atau Komite Eksekutif atau Pihak Independen, maka unit kerja AFM akan menyampaikan laporan pelangaran dan hasil investigasi kepada Ketua Komite Audit untuk dapat ditindaklanjuti. 2.8 Laporan yang Tidak Bisa Ditindaklanjuti 1. Bank wajib menindaklanjuti laporan yang diterima, namun Bank berhak untuk tidak menindaklanjuti laporan yang diduga mengandung unsurunsur sebagai berikut: a. Laporan yang tidak tercakup dalam Kebijakan ini (Bab I, paragraph 1.3.2) b. Didasari itikad buruk yang dilakukan untuk fitnah, balas dendam, pencemaran nama baik karyawan lain, SARA dan lain-lain, c. Memiliki tujuan tertentu untuk kepentingan pribadi atau kelompok, 2. Dalam hal pelapor memberikan identitasnya, WB Officer akan menghubungi Whistle Blower atas laporan yang disampaikan dan memberitahukan apabila laporan tidak bisa ditindaklanjuti. 3. WB Officer akan membuat laporan bulanan kepada Direktur yang membidangi Risk Management, Direktur yang membidangi Kepatuhan dan Direktur Utama, untuk laporan pelanggaran yang tidak bisa ditindaklanjuti. Laporan bulanan tersebut minimal memuat informasi sebagai berikut: a. Tanggal Penerimaan Laporan b. Perihal Laporan c. Kronologis Pelanggaran Rev Hal 10

13 Nama Sub Kebijakan : E8.02 Kerangka Kerja Pelaporan Pelanggaran d. Nama Pelapor (jika ada) 2.9 Kerahasiaan Mengingat laporan WB bersifat rahasia, maka kerahasiaan pelapor maupun kasus yang dilaporkan perlu dijaga dengan sebaik-baiknya dengan cara : 1. Identitas pelapor dan terlapor maupun kasus yang dilaporkan dijaga dengan baik oleh WB Officer melalui misalnya komunikasi yang aman, penjagaan dokumentasi laporan misalnya dengan baik, 2. Materi pelatihan, lessons learned tidak boleh menyebutkan sumber dari WB, 3. WB Officer hanya dapat memberitahukan/menginformasikan kasus yang dilaporkan kepada pihak-pihak yang memang berkepentingan dalam penyidikan dan/atau eskalasi dengan memastikan pihak yang menerima informasi tersebut dapat menjaga kerahasiannya sesuai kebijakan kode etik yang berlaku Perlindungan Terhadap Whistle Blower /Pelapor, Saksi dan Terlapor 1. Fasilitas dan perlindungan yang bisa diberikan kepada Whistle Blower adalah: a. Fasilitas media pelaporan dan administrasinya yang menjamin kerahasiaan identitas pelapor dan kasus yang dilaporkan. b. Perlindungan kerahasiaan identitas Whistle Blower. Perlindungan ini diberikan kepada Whistle Blower yang memberikan identitas dan informasi yang dapat digunakan untuk berkomunikasi mengenai kasus yang dilaporkan. c. Dalam hal kasus pelanggaran tersebut masuk dalam sengketa di pengadilan, Whistle Blower ataupun Saksi diberikan fasilitas apabila dimungkinkan sesuai hukum yang berlaku untuk memberikan Rev Hal 11

14 Nama Sub Kebijakan : E8.02 Kerangka Kerja Pelaporan Pelanggaran keterangan tanpa harus bertatap muka dengan terlapor pada setiap tingkat pemeriksaan perkara. d. Perlindungan dari tindakan balasan oleh Terlapor Perlindungan ini meliputi perlindungan dari tekanan, penundaan kenaikan pangkat, pemecatan, gugatan hukum, ancaman terhadap harta benda serta tindakan fisik dan catatan yang merugikan dalam file data pribadinya (personal file record). 2. Pengurangan sanksi dalam hal pelapor termasuk terlibat dalam kasus yang dilaporkan. 3. WB Officer wajib melakukan monitor dan melaporkan kepada Direktur yang membidangi Risk Management, Direktur yang membidangi Kepatuhan, dan/atau Direktur Utama apabila terjadi masalah dalam perlindungan pelapor, saksi dan terlapor. 4. Dalam hal pelapor ataupun saksi ataupun terlapor merasa tidak terlindungi oleh WB Officer ataupun selama proses investigasi, maka dapat melaporkan hal ini kepada Direksi melalui media yang telah tersedia, seperti CEO Hotline atau yang lainnya. Rev Hal 12

15 Nama Sub Kebijakan : E8.03 Tugas dan Tanggung Jawab Pihak Terkait Bab 3.Tugas dan Tanggung Jawab Pihak Terkait WB melibatkan berbagai unit dalam Bank, masing-masing memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai di bawah ini. 3.1 Whistle Blower/Pelapor 1. Pelapor wajib membuat laporan pelanggaran melalui media yang telah disediakan Bank dengan informasi-informasi berikut: a. Nama pihak yang diindikasikan terlibat pelanggaran atau potensi pelangaran b. Waktu dan tempat kejadian c. Kronologis kejadian 2. Pelapor harus merahasiakan pelanggaran yang telah dilaporkan kepada pihak lainnya sampai semua tahapan investigasi dan proses pembuktian selesai dilakukan. 3.2 Anti Fraud Management (AFM) Anti Fraud Management (AFM) mempunyai tugas dan tanggung jawab: 1. Menerima laporan adanya pelanggaran dari media yang tersedia dan/atau dari pihak eksternal yang telah ditunjuk oleh Bank, 2. Mengevaluasi dan menentukan apakah laporan dapat diproses lebih lanjut atau tidak, 3. Menindaklanjuti laporan pelanggaran yang diterima, 4. Menetapkan sasaran dan tahapan proses investigasi dengan jelas, 5. Melakukan investigasi yang bebas dari bias tanpa memperhitungkan siapa pihak terlapor, 6. Memberikan rekomendasi tindak lanjut kepada Direksi mengenai suatu kasus pelanggaran, 7. Menyimpan dokumentasi terkait investigasi dengan baik sehingga rekam jejak investigasi (audit trail) bisa diandalkan, Rev Hal 13

16 Nama Sub Kebijakan : E8.03 Tugas dan Tanggung Jawab Pihak Terkait 8. Memberikan informasi terkini (update) kepada Direksi terkait mengenai perkembangan kasus yang sedang ditangani sesuai dengan permintaan, 9. Dalam hal pelapor memberikan identitasnya, memberikan informasi secara berkala kepada pelapor mengenai perkembangan kasus yang sedang ditangani termasuk hasil akhir investigasi, 10. Memberikan laporan secara berkala kepada Komite Audit dan Komite Manajemen Risiko yang merinci jumlah kasus pelanggaran yang diterima, jenis pelanggaran, jumlah kasus yang telah diselesaikan (closed) dan yang masih dalam tahap penyelidikan (open). 11. Menginformasikan kepada unit kerja terkait perihal pelanggaran yang terjadi, untuk dapat dilaporakan kedalam Sistem Informasi Manajemen Risiko Operasional sesuai dengan kebijakan Loss Event Management (LEM) yang berlaku. 12. Membuat dan mereview secara berkala kebijakan WB dengan memperhatikan kesesuaiannya terhadap peraturan dan ketentuan regulator serta pedoman/ketentuan lainnya yang terkait, 13. Menentukan WB Officer yang akan menerima laporan pelanggaran, 14. Memonitor dan memastikan WB Officer telah melakukan tugas dan tanggung jawabnya, selalu bersikap independen dan tidak memiliki kepentingan dari pelaporan WB dan memonitor efektifitas dan proses WB itu sendiri. 3.3 Human Resources Human Resources bertanggung jawab untuk: 1. Memberikan bantuan perlindungan kepada pelapor (dalam hal pelapor diketahui identitasnya) dengan melakukan koordinasi dengan atasannya bila diperlukan, 2. Menindaklanjuti rekomendasi hasil investigasi dari Anti Fraud Management yang sudah disetujui oleh Direksi terkait. Rev Hal 14

17 Nama Sub Kebijakan : E8.03 Tugas dan Tanggung Jawab Pihak Terkait 3.4 Corporate Legal 1. Memonitor dan menindaklanjuti penyelesaian kasus pelanggaran yang sedang berada dalam proses hukum (litigasi), 2. Berkoordinasi dengan unit terkait dan pengacara Bank untuk menangani kasus secara tepat pada proses hukum di kepolisian dan pengadilan, 3. Bekerja sama dengan pihak-pihak terkait seperti kepolisian dan pengacara Bank untuk mengamankan posisi dan reputasi Bank dari sisi hukum. 3.5 Operational Risk Management (ORM) Operational Risk Management Group bertanggung jawab untuk: 1. Berdasarkan laporan dari AFM, unit kerja terkait akan melaporkan pelanggaran yang terjadi kedalam Sistem Informasi Manajemen Risiko Operasional sesuai dengan kebijakan Loss Event Management (LEM) yang berlaku. 2. ORM akan melakukan validasi terhadap laporan yang tersedia pada Sistem Informasi Manajemen Risiko Operasional. 3. Mengingat sensitivitas dan kerahasian informasi atas data yang di validasi, maka hasil validasi oleh ORM bisa ataupun tidak diinformasikan kepada unit kerja terkait. 3.6 Satuan Kerja Kepatuhan (Compliance Management) Satuan Kerja Kepatuhan bertanggung jawab untuk memastikan kesesuaian Kebijakan WB yang dibuat oleh Anti Fraud Management (AFM) dengan peraturan dan ketentuan regulator yang berlaku serta pedoman/ketentuan lainnya yang terkait. Rev Hal 15

18 Nama Sub Kebijakan : E8.04 Dokumentasi Bab 4. Dokumentasi Penanganan bukti atau dokumen dan pemeliharaan database terkait dengan Whistle Blowing adalah sebagai berikut : 1. Semua dokumen pelaporan, data pendukung dan bukti yang ditemukan selama proses investigasi bersifat rahasia dan wajib disimpan serta diadministrasikan secara baik untuk keperluan pemeriksaan selanjutnya oleh pihak Kepolisian atau pembuktian di Pengadilan. 2. Dokumentasi dan bukti kasus pelanggaran disimpan olen Anti Fraud Management (AFM) sesuai Kebijakan Safekeeping yang berlaku. 3. Dokumentasi dan bukti kasus pelanggaran harus ditempatkan di lokasi yang aman dan hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang, baik pihak internal maupun pihak eksternal yang telah memperoleh izin dari Bank melalui dokumen penunjukan yang telah disetujui oleh Direksi terkait. 4. Dokumentasi laporan yang diterima oleh Anti Fraud Management (AFM) dan laporan kronologi perkembangan kasus hanya dapat diakses terbatas oleh pihak terkait yang berwenang. 5. Proses dokumentasi yang dilakukan oleh pihak eksternal yang telah ditunjuk oleh Bank akan diatur secara terpisah. Rev Hal 16

19 Nama Sub Kebijakan : E8.05 Lampiran Lampiran 1 - Contoh Formulir Laporan DATA PELAPOR Nama (optional) : Unit Kerja (optional) : Nomor Telepon (optional) : (optional) : Pelanggaran yang dilaporkan : DATA TERLAPOR Nama : Unit Kerja : Nomor Telepon : (tempat) (tanggal)...,... Pelapor Rev Hal 17