PEDOMAN WHISTLEBLOWING SYSTEM (WBS)

Transkripsi

1 PEDOMAN WHISTLEBLOWING SYSTEM (WBS) TAHUN 2014

2

3 Kata Pengantar Assalamu alaikum Wr. Wb. Puji dan syukur senantiasa kita panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan karunianya, maka sampai saat ini kita masih diberikan kekuatan untuk menjalankan perusahaan yang kita cintai dan banggakan bersama. Dalam rangka meningkatkan kualitas penerapan Corporate Governance di PT. Krakatau Steel (Persero) Tbk, Direksi melaksanakan program untuk menjadikan Krakatau Steel Bersih & Berintegritas terbebas dari tindakan Gratifikasi, Korupsi, Kolusi, Nepotisme (KKN), Fraud dan perbuatan menyimpang lainnya, diantaranya adalah dengan membangun dan menerapkan Whistleblowing System yaitu suatu media bagi karyawan untuk melaporkan segala bentuk penyimpangan yang terjadi di Perusahaan. Whistleblowing System yang efektif akan mendorong partisipasi karyawan perusahaan untuk lebih berani bertindak dalam mencegah terjadinya kecurangan dan korupsi dengan melaporkannya ke pihak yang dapat menanganinya. Ini berarti Whistleblowing System mampu untuk merubah budaya apatis terhadap penyimpangan menuju ke arah budaya keberanian dan kejujuran untuk mengungkap penyimpangan. Melalui buku pedoman ini, diharapkan seluruh karyawan PT Krakatau Steel (Persero) Tbk. dapat menjadikannya sebagai acuan untuk melaporkan dugaan pelanggaran yang terjadi di Perusahaan. Kami senantiasa memerlukan dukungan berbagai pihak dalam melaksanakan segala kegiatan guna meningkatkan mutu penerapan Corporate Governance di Perusahaan. Kepada seluruh jajaran manajemen dan karyawan, saya mengajak agar terus menerus dan secara konsisten mengaktualisasikan prinsip-prinsip GKSG dalam setiap kegiatan sehingga perusahaan yang kita cintai ini semakin bertumbuh dan berkembang sebagaimana yang diamanatkan kepada kita Amin. Wassalamu alaikum Wr.Wb. Cilegon,11 November 2014 IRVAN K. HAKIM Direktur Utama ii

4 D A F T A R I S I Halaman KATA PENGANTAR... I i DAFTAR ISI... ii 1. Latar Belakang Tujuan dan sasaran Dasar Hukum Peraturan Internal Perusahaan Pengertian Whistleblowing System Jenis Pelanggaran Mekanisme Penyampaian Laporan Pelanggaran Kotak Pengaduan (DropBox) Kotak Pos (P.O Box 007 Cilegon) Website 8. Perlindungan pelapor dan terlapor Sanksi ii

5 1. LATAR BELAKANG S e j a l a n d e n g a n k o m i t m e n p e r u s a h a a n u n t u k mengimplementasikan Good Corporate Governance, PT Krakatau Steel (Persero) Tbk senantiasa dituntut untuk melaksanakan kegiatan usahanya dengan penuh amanah berdasarkan asas kewajaran dan kesetaraan sesuai prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG), serta memenuhi ketentuan perundangundangan yang berlaku. Pelanggaran terhadap peraturan, prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG), nilai-nilai etika bisnis dan etika kerja dan lainlain adalah hal yang harus dihindari oleh Karyawan PT Krakatau Steel (Persero) Tbk. Oleh karena itu, sebagai wujud komitmen PTKS untuk menciptakan situasi kerja yang bersih dan bertanggungjawab, PTKS menyusun dan menerapkan sistem pelaporan pelanggaran dalam rangka memberikan kesempatan kepada karyawan PT Krakatau Steel (Persero) Tbk untuk dapat menyampaikan laporan mengenai dugaan pelanggaran terhadap peraturan, prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG). Dengan adanya sistem pelaporan pelanggaran, diharapkan dapat mencegah dan mendeteksi potensi terjadinya pelanggaran di PT Krakatau Steel (Persero) Tbk. Pengaduan yang diperoleh dari mekanisme pelaporan pelanggaran (whistleblowing system) ini perlu mendapat perhatian dan tindak lanjut, termasuk pengenaan hukuman yang tepat agar dapat memberikan efek jera bagi pelaku pelanggaran. 1

6 2. TUJUAN DAN SASARAN Tujuan penyusunan Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System) adalah: Sebagai acuan dalam tata cara pengelolaan, penanganan pelaporan pelanggaran (Whistleblowing System) terhadap penyimpangan yang terjadi di Perusahaan. Memberikan wadah dan panduan bagi pelapor untuk menyampaikan dugaan adanya penyimpangan atau pelanggaran terhadap peraturan perundang-undangan dan/atau ketentuan yang berlaku di internal perusahaan. Membangun sistem penanganan pelaporan yang tanggap, transparan, aman dan bertanggung jawab. Mendeteksi secara dini (early warning) atas kemungkinan terjadinya masalah akibat suatu pelanggaran, sehingga perusahaan dapat mencegah segala bentuk penyimpangan di perusahaan. 5. Mendorong karyawan untuk melaporkan dugaan pelanggaran melalui satu saluran pelaporan secara sistematik. 2

7 Sasaran dari penyusunan Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System) adalah : Menciptakan iklim kerja yang kondusif dan mendorong pelaporan terhadap hal-hal yang dapat menimbulkan kerugian finansial maupun non-finansial, termasuk halhal yang dapat merusak reputasi perusahaan. Membangun kebijakan dan infrastruktur untuk memudahkan penanganan setiap laporan pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan, sekaligus melindungi kerahasiaan identitas pelapor. Mempermudah manajemen untuk menangani secara efektif laporan-laporan pelanggaran dan sekaligus melindungi kerahasiaan identitas pelapor 4. Berkurangnya potensi kerugian yang timbul akibat pelanggaran melalui deteksi dini atas suatu kejadian. 3

8 3. DASAR HUKUM Beberapa peraturan perundangan yang menjadi dasar dibangunnya whistleblower system, antara lain: UU No.28 tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme; pasal 9 Standar Profesi Audit Internal, Konsorsium Organisasi Profesi Auditor Internal, 2004 (Standar Kinerja No dan 2-2) UU No.20 tahun 2001 tentang perubahan atas UU No.31 tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi. UU No.13 tahun 2006 tentang Perlindungan Saksi dan Korban pasal 10 ayat 1; Peraturan Kapolri Nomor 17 Tahun 2005 tentang Tata Cara Perlindungan Khusus Bagi Pelapor dan Saksi Tindak Pidana Pencucian Uang. Peraturan Menteri BUMN No.01/M-MBU/2011 Tentang penerapan Tata Kelola Perusahaan yang baik (Good Corporate Governance) pasal 27; Keputusan Ketua Bapepam-LK Nomor: Kep-29/PM/2004 Peraturan Nomor: IX.1.5 tentang Pembentukan dan Pedoman Pelaksanaan Kerja Komite Audit. Tugas Komite Audit antara lain: Melakukan penelaahan dan melaporkan kepada Dewan Komisaris atas pelaporan yang berkaitan dengan emiten atau perusahaan publik. 4

9 4. PERATURAN INTERNAL PERUSAHAAN Peraturan pelaksanaan Sistem Pelaporan Pelanggaran ini haruslah bertumpu pada peraturan internal perusahaan yang ada antara lain adalah: Pedoman Good Corporate Governance (GCG Code) tgl 14 Pebruari 2014; Pedoman Etika Bisnis dan Etika Kerja PT Krakatau Steel (Persero) Tbk tanggal 02 Agustus 2013; Perjanjian Kerja Bersama (PKB) PT Krakatau Steel (Persero) Tbk yang berlaku.; Surat Keputusan Direksi PT Krakatau Steel (Persero) Tbk tentang pengesahan pedoman Whistleblowing System PT Krakatau Steel (Persero) Tbk Nomor:21 / DU -KS / Kpts / 2014 tanggal 13 Maret

10 5. PENGERTIAN WHISTLEBLOWING SYSTEM Whistleblowing System (WBS) adalah: System pelaporan pelanggaran yang terjadi dilingkungan pekerjaan dan melibatkan peran serta seluruh unsur perusahaan dalam proses pelaporan dan pengungkapannya. WBS merupakan bagian dari system pengendalian internal dalam mencegah praktik penyimpangan dan kecurangan serta memperkuat penerapan praktik Good Krakatau Steel Governance. 6

11 6. JENIS PELANGGARAN Pelanggaran yang dapat dilaporkan melaui media sistem pelaporan pelanggaran (Whistleblowing System): Korupsi Suap/Gratifikasi Kecurangan Pencurian/ penggelapan Benturan Kepentingan Pelanggaran peraturan perundang-undangan (Perbuatan melanggar hukum) Penyalahgunaan jabatan / kewenangan Pelanggaran prosedur operasi standar (SOP) Perusahaan. 7

12 7. MEKANISME PENYAMPAIAN LAPORAN PELANGGARAN Perusahaan menyediakan saluran Laporan Pelanggaran (Whistleblowing System), yaitu melalui media yang telah disediakan : 7.1. Kotak Pengaduan (Drop Box) 7.2. Kotak Pos (P.O Box 007 Cilegon) 7.3. Website: Untuk mempercepat dan mempermudah proses tindak lanjut pelaporan Pelanggaran, maka pelapor: 1. Dapat memberikan informasi mengenai data diri Pelapor (Nama, Alamat rumah/kantor, No.Telp/No.Hp, atau dengan tanpa memberikan data diri (anonim); 8

13 2. Dapat memberikan indikasi awal yang dapat dipertanggungjawabkan antara lain: 2.1. perihal pelanggaran (pencurian, korupsi, kecurangan, pelanggaran hukum atau peraturan, penyuapan, benturan kepentingan dan kelakuan tidak etis) 2.2. orang atau pihak yang dilaporkan / diduga terlibat ( Nama, Jabatan, Divisi / Subdit ) 2.3. Jumlah / nilai kerugian perusahaan jika bisa ditentukan. Akan lebih baik apabila 1 (satu) pengaduan hanya untuk 1 (satu) masalah/kasus saja agar dapat ditiandaklanjuti secara lebih fokus K a p a n d a n d i m a n a w a k t u t e r j a d i n y a 2.5. Penjelasan mengenai terjadinya, kronologis dan ketersediaan bukti yang mendukung pelaporan p e l a n g g a r a n. A g a r d i s e r t a k a n b u k t i dokumen/foto/rekaman/cctv/sms dan lainnya 2.6. Saksi yang mengetahui peristiwa tersebut (nama, jabatan, No.Telp, alamat) 9

14 7.1. Kotak Pengaduan (DropBox) Pelapor dapat 2.3. menyampaikan laporan pelanggaran dengan menyertakan bukti-bukti pengaduan kedalam kotak pengaduan (Dropbox) yang sudah disediakan di lokasi sebagai berikut: 1. Gedung Pusdiklat 2. Gedung Teknologi 3. Gedung Keamanan 4. Gedung Produksi 5. Gedung EDP 6. Area Logistik 7. Area Perencanaan 8. Area HSM 9. Area CRM 10.Gedung PTKS (Jakarta) 10

15 7.2. Kotak Pos (P.O Box 007 Cilegon) Pelapor dapat menyampaikan laporan pelanggaran dengan menyertakan bukti - bukti pengaduan ke Alamat P.O Box 007 Cilegon, melalui kantor pos terdekat. 11

16 7.3. WEBSITE Pelapor dapat menyampaikan laporan pelanggaran dengan menyertakan bukti - bukti pengaduan berupa softcopy ke alamat Langkah Pertama: masuk Whistleblowing System Buka website Langkah ke-2 masuk ke menu pengaduan Silahkan Klik Kotak Pengaduan 12

17 Langkah ke-3 mengisi karakter Buka website Isikan rangkaian karakter sesuai yang muncul diatas kotak isian, Kemudian Klik Lanjut Langkah ke-4 pilhan kategori Dari daftar diatas silahkan pilih kategori yang sesuai dengan pengaduan yang akan dibuat kemudian Klik Lanjut 13

18 Langkah ke-5 pilihan Jenis laporan pelanggaran PKB Silahkan Pilih pasal pelanggaran PKB dengan cara Klik Pilih Langkah ke-6 Person yang dilaporkan Silahkan isi data Person yang dilaporkan 14

19 Langkah ke-7 Saksi & Bukti Silahkan isi Saksi & Bukti Langkah ke-8 Detil Informasi Silahkan isi Detil Informasi kemudian klik Kirim 15

20 Langkah ke-9 Komunikasi & Penambahan Informasi Langkah ke-8 Detil Informasi Silahkan isi Penambahan Informasi kemudian klik membuka kotak komunikasi atau klik Keluar 16

21 Komunikasi & Penambahan Informasi Silahkan isi Penambahan Informasi kemudian klik membuka kotak komunikasi atau klik Keluar 17

22 SMS Centre Khusus bagi pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Direksi, Dewan Komisaris, Organ Penunjang Dewan Komisaris, maka Pelapor dapat menyampaikan laporan pelanggaran melalui mekanisme yang berlaku di Kementerian BUMN yaitu dengan SMS CENTER nomor

23 8. PERLINDUNGAN PELAPOR Perlindungan Pelapor Dan Terlapor Perusahaan berkewajiban melindungi pelapor guna memberi rasa aman kepada pelapor terkait dengan ancaman/tindakan yang didapat akibat laporan pelanggaran yang disampaikan. Jika dikehendaki, pelapor dapat menggunakan nama samaran yang berfungsi : a. Menjaga kerahasiaan identitas pelapor dan isi laporan. b. Menjaga keamanan bagi pelapor maupun keluarganya dari kemungkinan terjadinya perlakuan yang merugikannya. 3. Mekanisme perlindungan yang diatur dalam Perjanjian Kerja Bersama Pasal 92, yang berisi: a. Perusahaan wajib merahasiakan dan memberikan perlindungan yang layak kepada karyawan dan keluarganya yang melaporkan dan/atau menjadi saksi atas pelanggaran Disiplin dan Tata Tertib Kerja serta tindak pidana yang terjadi di dalam perusahaan. b. Perusahaan wajib memberikan pelayanan hukum berupa pendampingan, konsultasi dan pembelaan bagi karyawan yang dipanggil oleh pihak berwajib dengan status saksi yang terkait dengan pekerjaannya Perusahaan memberikan jaminan kerahasiaan identitas terlapor kecuali jika berubah menjadi status terperiksa dipemeriksaan internal dan / atau jika harus ditangani oleh pihak penegak hukum. Perlindungan terhadap Pelapor juga berlaku bagi para pengelola whistleblower system, pihak yang melaksanakan Investigasi, maupun pihak-pihak yang memberikan informasi terkait dengan Pengaduan/Penyingkapan tersebut. 19

24 9. SANKSI Setiap pelanggaran yang dilakukan karyawan akan dijatuhkan sanksi sebagaimana yang telah diatur dalam PKB antara PT Krakatau Steel (Persero) Tbk. dan Serikat Karyawan Krakatau Steel (SKKS) yaitu mulai dari Surat Peringatan hingga PHK. Sedangkan penjatuhan sanksi dilakukan setelah melalui mekanisme Bipartit berdasarkan ketentuan yang berlaku di Perusahaan. Setiap pelanggaran yang dilakukan Dewan Komisaris dan Direksi maka mengikuti ketentuan yang ditetapkan oleh Kementerian BUMN RI. 20