SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG (ALAT DAN BAHAN) PRODUKSI TEH BERBASIS WEB PADA PT.PERKEBUNAN NUSANTARA VIII SINUMBRA

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG (ALAT DAN BAHAN) PRODUKSI TEH BERBASIS WEB PADA PT.PERKEBUNAN NUSANTARA VIII SINUMBRA Fajar Choirulzzaman 1, Devie R. Suchendra 2 Sistem Informasi STMIK LPKIA, Jl.Soekarno Hatta 456 Bandung 40266, Telp , Fax Fajarch95@gmail.com, 2 deviers.lpkia@gmail.com Abstrak Sistem informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya. Sistem informasi persediaan barang (alat & bahan) di PTPN VIII Sinumbra merupakan kegiatan untuk mengetahui informasi barang atau produk teh antara yang masuk (input) dengan barang yang keluar (output), maka perlu adanya kontrol pada bagian persediaan barang dalam mengambil langkahlangkah yang perlu untuk menjamin kelancaran kegiatan operasional. Sistem informasi persediaan ini menggunakan metode FIFO (Firts In Firts Out). Metode FIFO mengasumsikan bahwa barang pertama yang dibeli adalah barang pertama yang digunakan (dalam perusahaan manufaktur atau dijual dalam perusahaan dagang), karena itu, persedian yang tersedia merupakan barang yang dibeli paling terakhir. Pembentukan basis data ini akan menggunakan suatu prototipe perangkat lunak berbasis web. Website adalah sistem dokumen hypertext yang dapat diakses melalui Internet. Dengan browser Web, kita dapat melihat halaman web yang dapat berisi teks, gambar, video, dan multimedia dan navigasi antara mereka menggunakan hyperlink. Diharapkan dengan adanya sistem ini mampu memberikan informasi dan solusi pada saat pencatatan dan penilaian persediaan barang di PTPN VIII Sinumbra. Adanya surat jalan yang dibuat untuk mengetahui pengiriman barang yang keluar serta mempermudah penyampaian berita terbaru dan informasi yang dikeluarkan oleh PTPN VIII Sinumbra tentang update stok yang tersedia digudang tanpa harus menunggu di akhir bulan Kata kunci : sistem informasi persediaan, fifo, website 1. Pendahuluan Sistem informasi merupakan hal yang tidak bisa lepas dari suatu organisasi mananapun. Karena suatu organisasi dikatakan efektif dan efisien dalam hal pelayanan organisasi bila organisasi itupun sudah dapat menerapkan prinsip-prinsip sistem informasi dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari. Dengan semakin meningkatnya teknologi komputer saat ini, sistem informasi pun mulai dikembangkan menjadi sistem informasi yang berbasis komputer. Web merupakan salah satu aplikasi internet yang paling populer. Secara teknis, web adalah sebuah sistem dimana informasi dalam bentuk teks, gambar, suara dan lainnya yang tersimpan dalam sebuah internet web server ditampilkan dalam bentuk hypertext. Saat ini, aplikasi berbasis web banyak dibuat di berbagai bidang, termasuk dalam sistem informasi. Dengan aplikasi berbasis web, bisa diakses oleh pengguna dengan mudah, baik yang bersifat statis maupun dinamis. Kemudahan ini merupakan efek dari perkembangan teknologi internet yang semakin maju. Sistem Informasi persediaan adalah sistem informasi yang mengelola data transaksi dan persediaan dalam gudang. Dalam sistem persediaan barang biasanya terdiri dari sistem penerimaan barang, sistem pembelian barang, dan sistem gudang. Sistem ini harus dapat memberikan informasi persediaan seperti informasi pengeluaran barang, pembelian barang, penerimaan barang dan informasi lain secara cepat dan akurat, selain itu sistem dapat mempermudah kerja user. PTPN VIII Sinumbra adalah organisasi yang menggunakan sistem informasi yang memiliki skala nasional Sebagai salah satu perusahaan BUMN dengan bisnis perkebunan teh terbesar mencapai hektar di Nusantara, PTPN VIII Sinumbra juga mengembangkan industri hilir teh dalam kemasan yang diberi merk WALINI.

2 Pembuatan sistem informasi dimulai dengan pengamatan terhadap sistem di dunia nyata. Hasil pengamatan tersebut akan diterapkan ke dalam bentuk perangkat lunak yang berbasis web mewakili di dunia nyata tersebut. Sistem informasi persediaan barang (alat & bahan) di PTPN VIII Sinumbra merupakan kegiatan untuk mengetahui informasi barang atau produk teh antara yang masuk (input) dengan barang yang keluar (output), maka perlu adanya kontrol pada bagian persediaan barang dalam mengambil langkahlangkah yang perlu untuk menjamin kelancaran kegiatan operasional. Pada PTPN VIII Sinumbra terdapat prosedur produksi dan prosedur penjualan. Prosedur produksi dan prosedur penjualan merupakan prosedur yang menggambarkan jalannya persediaan barang untuk memenuhi stok barang yang akan digunakan untuk memproduksi teh. Oleh karena itu penelitian yang dilakukan berkaitan dengan rancang bangun sistem informasi persediaan berbasis web menggunakan metode FIFO (Firts In Firts Out). Adapun permsalahan yang di identrifikasikan adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana penilaian persediaan barang dengan menggunakan sistem perspektual metode FIFO (First In Firts Out) yang digunakan oleh PTPN VIII Sinumbra pada bagian persediaan? 2. Belum adanya surat jalan untuk pengiriman barang yang telah dikirim ke pemakai (SIN1,SIN2,SIN3,SIN4,SIN5). 3. Belum tersedia fasilitas update stok barang sehingga pemakai harus menunggu setiap akhir bulan untuk mengetahui barang yang tersedia di gudang. Untuk lebih memfokuskan perancangan sistem informasi yang akan dibuat, maka ditetapkan ruang lingkup permasalahan yakni sebagai berikut : 1. Penghitungan persediaan dengan sistem Perspektual menggunakan metode FIFO (First in First out) dalam mengelola persediaan alat dan bahan untuk memproduksi teh. 2. Sistem informasi yang dibuat adalah sistem informasi persediaan yang terdiri dari penerimaan, pengeluaran barang dan update stok melalui pembelian dan penggunaan. Tujuan yang akan dicapai dari dikembangkannya sistem pakar ini adalah sebagai berikut: 1. Sistem mampu memberikan informasi dan solusi pada saat pencatatan dan penilaian persediaan barang di PTPN VIII Sinumbra. 2. Adanya surat jalan yang dibuat untuk mengetahui pengiriman barang yang keluar. 3. Mempermudah penyampaian berita terbaru dan informasi yang dikeluarkan oleh PTPN VIII Sinumbra tentang update stok yang tersedia digudang tanpa harus menunggu di akhir bulan. 2. Dasar Teori 2.1 Sistem Informasi Sistem informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya. (Tafri D. Muhyuzir, 2001, 8). Manfaat adanya sistem informasi yaitu: 1. Menyajikan informasi guna mendukung pengambilan suatu keputusan. 2. Menyajikan informasi guna mendukung informasi harian. 3. Menyajikan informasi yang berkenaan dengan kepengurusan. 2.2 Persediaan Persediaan adalah barang-barang yang biasanya dapat dijumpai di gudang tertutup, lapangan, gudang terbuka, atau tempat-tempat penyimpanan lain, baik berupa bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi, barang-barang untuk keperluan operasi, atau barang-barang untuk keperluan suatu proyek. 2.3 Metode FIFO (Firts In Firts Out) Asumsi dari metode ini adalah bahwa metode yang dibebankan sebagai biaya pada periode berjalan terdiri dari pembelian terdahulu, sehingga pada akhir periode nilainya terdiri dari harga pembelian terakhir, seperti yang dikemukakan oleh Donald E. Kieso, Jerry J. Weygandt dan Terry D. Warfield yang diterjemahkan oleh Emil Salim (2002:460) menyatakan bahwa: Metode FIFO mengasumsikan bahwa barang pertama yang dibeli adalah barang pertama yang digunakan (dalam perusahaan manufaktur atau dijual dalam perusahaan dagang), karena itu, persedian yang tersedia merupakan barang yang dibeli paling terakhir. 3. Survei dan Observasi 3.1 Prosedur Sistem Berjalan Sistem berjalan ini adalah suatu cara penggambaran dan penjelasan tentang sistem yang sedang berjalan berupa pola pola aliran informasi yang terjadi didalamnya melalui dokumen-dokumen, laporanlaporan, serta proses-proses atau prosedur-prosedur yang terjadi. Dalam penyajian sistem berjalan ini ada teknik penggambaran untuk mempermudah pembacaan aliran dokumen, aliran data, serta aliran informasi

3 dari suatu bagian ke bagian lain yang ada hubungannya dengan permasalahan yang akan dibahas Context Diagram Sistem Berjalan 5. Perancangan Sistem Eksternal 5.1 Format Input/Output menggambarkan struktur menu yang akan dibuat untuk membangun sistem. Context diagram menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem. Pemakai DPB Daftar Pesanan tidak sesuai Supplier DPB Disetujui Laporan Persediaan 1 Sistem Persediaan Barang (Alat & Bahan) Di PTPN VIII Sinumbra Faktur pembelian + Berita acara BAPPB Faktur Pembelian DPB Bagian Pengadaan Daftar Pesanan tidak sesuai PPB(AU-31) Gambar 3.2 Context Diagram Sistem Berjalan Gambar 5.2 Stuktur Menu 5.2 Dialog Screen Dialog screen menu berfungsi untuk masuk ke dalam aplikasi web sistem persediaan yang telah dibuat. Pada context diagram diatas terdapat 3 entitas yaitu bagian pengedaan, pemakai, dan supplier. Dimana prosesnya ada pada bagian gudang. 4. Evaluasi 4.1 Aliran Informasi Sistem Usulan Sub bab ini berisi gambaran dan penjelasan dalam uraian tekstual tentang perbedaan sitem berjalan dengan sistem usulan dari proses, data, dan lain-lain yang diusulkan sebagai rancangan solusi, penyajian berupa diagram alir data ( Data Flow Diagram). Gambar 5.5 Dialog Screen Login Pemakai Data Permintaan Surat Jalan Daftar Pesanan Tidak Sesuai Supplier 6. Perancangan Sistem Internal Perancangan sistem intenal ini menetapkan rancangan rinci dari sistem yang di otomatisasikan, meliputi konfigurasi Hardware atau Software, Data Base dan Kontruksi proses. BAPPB Bagian Pengadaan DPB Status Disetujui Laporan Barang Keluar Laporan Barang Masuk Laporan Persediaan Daftar Pesanan Tidak Sesuai PPB(AU-31) 1 Sistem Persediaan Barang (Alat & Bahan) Di PTPN VIII Sinumbra Faktur Pembelian + Berita Acara Gambar 4. Context Diagram Sistem Usulan 6.1 Konfigurasi Hardware / Software Kebutuhan Perangkat Keras / Hardware Kebutuhan perangkat keras minimum yang diusulkan berdasarkan perkiraan data yang diproses adalah sebagai berikut: Hardware : 1. Memory processor 1,6Ghz 2. Motherboard support processor. 3. Monitor VGA 1024 x 768 pixel. 4. Memory (RAM) minimum 512 MB.

4 5. VGA Card minimum 16 Mbyte. 6. Harddisk minimum 10 GB. 7. Keyboard dan Mouse. 8. Kabel LAN 9. Modem (Untuk Koneksi Internet) 10. Printer untuk mencetak laporan gangguan Kebutuhan Perangkat Lunak / Software Kebutuhan perangkat lunak yang diperlukan dalam menunjang sistem yang dirancang adalah sebagai berikut: Software : 1. Sistem Operasi dapat menggunakan Windows NT/2000/2003/XP /7 2. Web Server yang digunakan adalah Apache/v3.2.1 (Win32) 3. Aplikasi Server menggunakan XAMPP Versi Bahasa Scripting yang digunakan adalah PHP Versi Software database yang digunakan adalah MySQL Server Versi Web Browser menggunakan Mozilla Firefox Rancangan Database Sebagai penunjang sistem pengolahan data dengan bantuan komputer, maka harus ditentukan bagaimana bentuk dari skema relasi rancangan database yang akan digunakan. Perancangan ini dimaksudkan untuk mengidentifikasi kebutuhankebutuhan file basis data yang diperlukan sistem informasi. Berikut ini gambar dari skema relationship antar table : 7. Implementasi 7.1 Rencana Implementasi Rencana implementasi merupakan tahap awal dalam penerapan sistem, dan tujuan dari kegiatan implementasi sistem yang baru agar sistem dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Rencana penerepan ini juga akan menjelaskan tentang aktivitas-aktivitas yang akan dilakukan, mulai dari desain secara rinci dan teknologi telah diseleksi dan dipilih, maka saatnya sistem untuk diimplementasikan (diterapkan). Tahap ini merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. 7.2 Kebutuhan Sumber Daya Selain kebutuhan perangkat keras (Hardware) dan perangkat lunak (Software) dalam pengembangan atau perancangan sistem dibutuhkan juga sumber daya manusia (Brainware) untuk menjalankan,memelihara dan mengoperasikan sistem yang telah dirancang agar tujuan dari perancangan sistem ini dapat tercapai dengan baik. Berikut adalah kebutuhan sumber daya manusia (Brainware) dari perancangan sistem ini, diantaranya : 1. Satu orang Sistem Analis Bertugas mengawasi kegiatan dalam penerapan sistem yang baru dan memastikan sistem yang dibuat telah sesuai dengan yang direncanakan serta mengatasi kelemahan-kelemahan yang terjadi dalam sistem tersebut. 2. Satu orang Progammer Bertugas membuat program aplikasi komputer berdasarkan sistem yang telah dirancang dan dideskripsikan oleh sistem analis dan mengubah atau memodifikasi program aplikasi komputer yang sudah ada pada sistem lama untuk dibuat menjadi sistem baru. 3. Satu orang Operator Bertugas sebagai pelaksana pengoperasian terhadap sistem di dalam melakukan kegiatannya, yang bertugas untuk menginput data atau melakukan pengolahan data, pengeditan dan pencetakan data. 8. Kesimpulan dan Saran 8.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis pada sistem informasi persediaan barang, maka akan memberikan kesimpulan sebagai berikut: 1. Proses pencatatan & penilaian persediaan barang dengan menggunakan FIFO (First In First Out) Merupakan penggabungan semua unsur laba pada saat penjualan, dimana yang timbul dari perubahan-perubahan harga yang

5 dianggap tidak dapat dipisahkan dari income yang merupakan hasil dari keputusan manajerial dalam kegiatan normal perusahaan serta Untuk menyajikan persediaan akhir didalam neraca berdasarkan harga yang paling akhir. 2. Adanya surat jalan yang dibuat untuk mengetahui pengiriman barang yang keluar sehingga mengetahui barang yang dikirim ke pemakai. 3. Tersedianya fasiltas update stok pada sistem sehingga dapat mengetahui barang dan melihat yang tersedia digudang tanpa harus menunggu sampai akhir bulan. 8.2 Saran Agar sistem informasi persediaan barang ini lebih optimal dan berjalan sesuai dengan harapan, maka akan memberikan saran yang dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk pihak PTPN. VIII Sinumbra khususnya pada bagian gudang, yaitu : Untuk mendapatkan hasil dan kepetusan dalam penggunaan sistem usulan ini, maka perlu adanya peringatan minimum stok barang yang akan habis. DAFTAR PUSTAKA [1.] Al Haryono Jusup, Drs., M.B.A., Akuntan, (1987), Dasar-Dasar Akuntansi, Edisi Kedua, Yogyakarta : Penerbit Liberty. [2.] Azhar Susanto, (2002), Sistem Informasi Manajemen Konsep & Pengembangannya, Edisi Kedua, Bandung : Lingga Jaya. [3.] Difana Meilani, M.ISD 1), Miftahuddin2), Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan (Studi Kasus : PDAM Tirta Sakti Kabupaten Kerinci). [4.] George H. Bodnar & William S. Hopwood, (2002), diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusup & Rudi M. Tambunan, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Indonensia, Jakarta : Salemba Empat. [5.] Pressman, Roger S., (2002), Software Engineering: a Practitioners Approach, 3 rd Edition, Mc Graw Hill.