SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN UNTUK PENERIMAAN KARYAWAN BARU PADA PT PUPUK KALIMANTAN TIMUR. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN UNTUK PENERIMAAN KARYAWAN BARU PADA PT PUPUK KALIMANTAN TIMUR Naskah Publikasi diajukan oleh Erwin Setiabudi S kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012

2

3 DECISION SUPPORT SYSTEM FOR ACCEPTANCE OF NEW EMPLOYEE AT PT PUPUK KALIMANTAN TIMUR SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN UNTUK PENERIMAAN KARYAWAN BARU PADA PT PUPUK KALIMANTAN TIMUR Erwin Setiabudi S Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT PT Pupuk Kalimantan Timur is company property of trustworthy government and becomes life fulcrums of vicinity public which located in town Bontang, East Borneo. This company has 4 factory ammonia and 5 peripatetic urea factory in sector fertilizer industry and especially chemicals. By having many factories which has been found this company hence at the time of employee receiving, will experience a problem if still using manual system. Sometimes, new employee received with position of occupied differs from reasoning of its (the education, so that the employee must experience study). Data collecting technique, adapted for across the board analysis standard: Observation and evaluation of information systems management that there have with the standard theory. Direct interview at the side of related to PT Pupuk Kalimantan Timur having descending at purpose of research to obtain complete and real data as analysis. And does data collecting coming from literature and a book related to problems. Result from problem analysis found many things which must be paid attention to receive employee about job description which is clear and written for each employee candidate. Keyword: Information, Employee, Information systems, Company.

4 1. Pendahuluan PT. Pupuk Kalimantan Timur merupakan perusahaan milik pemerintah yang terletak di kota Bontang, Kalimantan Timur. Perusahaan ini memiliki 4 pabrik amonia dan 5 pabrik urea yang bergerak dalam sektor industri pupuk dan khususnya pada bahan kimia. Dengan memiliki banyak pabrik yang telah didirikan perusahaan ini maka pada saat penerimaan tenaga kerja, akan mengalami suatu masalah apabila masih menggunakan sistem manual. Pada era teknologi seperti sekarang ini, sistem informasi sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan yang memiliki keunggulan kompetitif. Hal ini sangat mempengaruhi dunia bisnis dalam pengambilan keputusan yang cepat, tepat dan mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh manusia. Oleh karena perkembangan teknologi tersebut, dapat mengubah pola pikir seorang manajer untuk mempermudah dalam pengambilan keputusan dengan tepat waktu yang cukup singkat. Proses untuk merekrut karyawan baru dengan jumlah yang cukup banyak dengan menggunakan cara manual dan membutuhkan ingatan yang kuat serta ketelitian seorang manajer, tentu dapat membuat seorang manajer stress berat. Cara yang biasa dilakukan untuk mewujudkan pola pikir seorang manajer tersebut adalah dengan cara menggunakan alat bantu komputer yang memiliki sistem yang mendukung pola pikir seorang manajer. Dilihat dari manajemen sumber daya manusia PT. Pupuk Kalimantan Timur yang memperlakukan karyawan sebagai investor yang dapat menarik perhatian, mengembangkan, dan mempertahankan pekerjaannya. Diharapkan sistem tersebut dapat membantu manajer untuk pengambilan keputusan dalam pemilihan karyawan baru pada perusahaan PT. Pupuk Kalimantan Timur dengan informasi yang cepat, akurat dan sesuai dengan kebutuhan manajer untuk membangun perusahaan yang memiliki pekerja berkualitas tinggi. 2. Dasar Teori 2.1. Data, Informasi, Sistem, dan Sistem Informasi Data Data merupakan item-item mengenai sesuatu, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang direkam, diklasifikasikan, dan disimpan namun tidak terorganisasikan untuk menyampaikan semua makna spesifik. 1 1 Efraim Turban, Jay E. Aronson, dan Ting-Peng Liang, penterjemah Dwii Prabantini, Decision Support Systems and Intelligent Systems-7 th Ed Jilid 1, CV. ANDI Offset Yogyakarta, 2005, Hal 278

5 Informasi Informasi merupakan data yang telah diorganisasikan dalam sebuah cara yang membuat mereka bermakna bagi penerima. 2 Informasi tersebut bisa dikatakan berkualitas apabila informasi tersebut akurat, tepat waktu, memiliki nilai manfaat bagi penggunanya, mudah dipahami, dan dapat dibandingkan dengan informasi lainnya Sistem Sistem merupakan sekelompok komponen-komponen yang saling berinteraksi dengan memiliki tujuan Sistem Informasi Sistem informasi merupakan suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan merupakan kegiatan strategi dari suatu organisasi, serta menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar Konsep Dasar Sistem Penunjang Keputusan (DSS) Pengertian dan Tujuan DSS Sistem Penunjang Keputusan (DSS) merupakan sekumpulan prosedur berbasis model untuk data pemrosesan dan penilaian guna membantu para manajer mengambil keputusan. 5 Sistem ini bertujuan untuk menyediakan informasi yang berfungsi membantu manajer dalam pengambilan keputusan semiterstruktur yang terkadang keputusan dapat diketahui terkadang keputusan yang akan dibuat tidak jelas dan keputusan tidak terstruktur dimana tidak seorang pun tahu keputusan apa yang harus dibuat Keputusan Dalam DSS Keputusan yang diambil untuk menyelesaikan suatu masalah dilihat dari keterstukturannya yang dapat dibagi menjadi: 1. Keputusan terstruktur Keputusan terstruktur adalah keputusan yang dilakukan secara berulang-ulang dan bersifat rutin. 2 Efraim Turban, Jay E. Aronson, dan Ting-Peng Liang, penterjemah Dwii Prabantini, Decision Support Systems and Intelligent Systems-7 th Ed Jilid 1, CV. ANDI Offset Yogyakarta, 2005, Hal Efrem G. Mallach, Decision Support and Data Warehouse Systems, The McGraw-Hill Companies, Inc, 2000, Hal 84 4 Kusrini, M.Kom, Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan, CV. ANDI Offset Yogyakarta, 2007, Hal 11 5 Efraim Turban, Jay E. Aronson, dan Ting-Peng Liang, penterjemah Dwii Prabantini, Decision Support Systems and Intelligent Systems-7 th Ed Jilid 1, CV. ANDI Offset Yogyakarta, 2005, Hal 137

6 2. Keputusan tidak terstruktur Keputusan tak terstruktur adalah keputusan yang penanganannya rumit karena tidak terjadi berulang-ulang atau tidak selalu terjadi. 3. Keputusan semiterstrukur Keputusan semiterstuktur adalah keputusan yang memiliki dua sifat. Sebagian keputusan bisa ditangani komputer dan yang lain tetap harus dilakukan oleh pengambilan keputusan Arsitektur Sistem Penunjang Keputusan Pada aplikasi DSS ini, memiliki komponen yang merupakan subsistem dari DSS itu sendiri yang terdiri dari: 1. Subsistem manajemen data Subsistem manajamen data memasukkan satu database yang berisi data yang untuk situasi dan dikelola oleh perangkat lunak yang disebut sistem manajemen database (DBMS). 2. Subsistem manajemen model Merupakan paket perangkat lunak yang memasukkan model keuangan, statistik, ilmu manajemen, atau model kuantitatif yang lainnya yang memberikan kapabilitas analitik dan manajemen perangkat lunak yang tepat. 3. Subsistem antarmuka pengguna Pengguna berkomunikasi dengan dan memerintah DSS melalui subsistem ini. Pengguna adalah bagian yang dipertimbangkan dari sistem. Para peneliti menegaskan bahwa beberapa kontribusi unik dari DSS berasal dari interaksi yang intensif antara komputer dan pembuat keputusan. Browser Web memberikan struktur antarmuka pengguna grafis yang familiar dan konsisten bagi kebanyakan DSS. 4. Subsistem manajemen berbasis-pengetahuan Subsistem ini dapat mendukung semua susbsistem lain atau bertindak sebagai suatu komponen independen. Ia memberikan intelegensi untuk memperbesar pengetahuan si-pengambilan keputusan. Subsistem ini dapat diinterkoneksikan dengan repositori perusahaan (bagian dari sistem manajemen pengetahuan), yang kadang-kadang disebut basis pengetahuan organisasional. 7 Arsitektur dari sistem pendukung keputusan ditunjukan pada gambar dibawah ini: 6 Kusrini, M.Kom, Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan, CV. ANDI Offset Yogyakarta, 2007, Hal Efraim Turban, Jay E. Aronson, dan Ting-Peng Liang, penterjemah Dwii Prabantini, Decision Support Systems and Intelligent Systems-7 th Ed Jilid 1, CV. ANDI Offset Yogyakarta, 2005, Hal

7 2.4. Model Pencocokan Profile Sistem penunjang keputusan yang saya buat menggunakan model data penncocokan profile yang bisa dikatakan model data GAP. Model pencocokan profile ini berfungsi untuk mencari atau mencocokkan profile yang diinginkan dengan profile yang sudah ada yang terdiri dari beberapa aspek penilaian yang digunakan oleh manajer Aspek Penilaian Pada model pencocokan profile ini, pengguna bisa menentukan aspek-aspek penilaian sendiri secara langsung sehingga sistem pendukung keputusan tersebut dapat digunakan lebih luas Pemetaan GAP Pemetaan GAP yang dimaksudkan pada pembahasan ini adalah perbedaan kriteria yang dimiliki seseorang dengan kriteria yang diinginkan pengguna sesuai dengan aspek penilaian. Rumus untuk pemetaan GAP tersebut dapat dilihat dibawah ini: GAP = Kriteria seseorang Kriteria diinginkan Sedangkan perhitungan GAP lainnya yang terjadi itu sendiri pada tiap aspeknya memiliki perhitungan yang berbeda-beda.

8 Penentuan Bobot Nilai Setelah pemetaan GAP dilakukan, maka hasil dari pemetaan tersebut diberi bobot nilai dengan patokan tabel bobot nilai dibawah ini Tabel 2.1 Bobot Nilai GAP No Selisih Bobot Nilai Keterangan Kompetensi sesuai dengan yang dibutuhkan 2 1 4,5 Kompetensi individu kelebihan 1 tingkat/level Kompetensi individu kekurangan 1 tingkat/level 4 2 3,5 Kompetensi individu kelebihan 2 tingkat/level Kompetensi individu kekurangan 2 tingkat/level 6 3 2,5 Kompetensi individu kelebihan 3 tingkat/level Kompetensi individu kekurangan 3 tingkat/level 8 4 1,5 Kompetensi individu kelebihan 4 tingkat/level Kompetensi individu kekurangan 4 tingkat/level Perhitungan dan Pengelompokan Core dan Secondary Factor Setelah diberikan bobot nilai disetiap aspek penilaian yang ada, kemudian setiap aspek dikelompokkan menjadi 2 faktor yaitu core factor dan secondary factor. Pengelompokkan tersebut dilakukan dengan cara memilih beberapa faktor saja dari setiap aspek penilaian yang digunakan. Kemudian untuk menghitung nilai core factor dari setiap aspek penilaian, maka gunakan rumus yang ada dibawah ini: Keterangan: NCF : Nilai rata-rata core factor NC(Aspek Penilaian) : Jumlah total nilai core factor dari tiap aspek penilanan IC : Jumlah item core factor Kemudian untuk menghitung nilai secondary factor menggunakan rumus dibawah ini Keterangan:

9 NSF : Nilai rata-rata core factor NS(Aspek Penilaian) : Jumlah total nilai core factor dari tiap aspek penilanan IC : Jumlah item Secondary factor Penghitungan Nilai Total Setelah melakukan pengelompokan core factor dan secondary factor, kemudian langkah selanjutnya menghitung nilai total dari core factor dan secondary factor dari tiap aspek penilaian berdasarkan prosentase yang diperkirakan berpengaruh terhadap aspek penilaian yang digunakan. Perhitungan nilai total ini menggunakan rumus dibawah ini: Keterangan : NCF(Aspek Penilaian) : Nilai rata-rata core factor NSF(Aspek Penilaian) : Nilai rata-rata secondary factor Nilai Total :Nilai total dari aspek (Kecerdasan, Perilaku, dan Kondisi keluarga) (x)% : Nilai persen yang diinputkan Penghitungan Penentuan Rangking Hasil akhir dari proses pencocokan profil adalah rangking dari kandidat yang tersedia. Perhitungan rangking tersebut dapat menggunakan rumus dibawah ini: Keterangan: Nilai Total Tiap Aspek Penilaian : Nilai Total dari tiap aspek penilaian ( x )% : Nilai persen yang diinputkan 3. Analisis PT. Pupuk Kalimantan Timur menganggap sumber daya manusia (SDM) yang berkualitas merupakan salah satu modal vital yang akan memungkinkan perusahaan ini mampu untuk bersaing dan terus eksis dalam mengemban visi dan mencapai visi perusahaan. Untuk mendapatkan tenaga kerja yang berkualitas maka kegiatan penerimaan karyawan baru dilakukan dengan melakukan tes bertahap yang diselengarakan dibeberapa tempat yang dipilih oleh PT. Pupuk Kalimantan Timur

10 untuk melakukan tes penerimaan tenaga kerja baru yang kemudian hasil-hasil tes tersebut diperiksa dan dianalisis oleh pimpinan dan tim rekrut. Kelemahan dari sistem lama tersebut, diantaranya adalah analisis dilakukan dengan waktu yang cukup lama karena menggunakan sistem manual dengan cara melihat data calon tenaga kerja yang meliputi hasil tes yang diselenggarakan oleh perusahaan. Berdasarkan kelemahan yang dimiliki sistem lama di atas, maka perlu untuk merancang sebuah aplikasi sistem pembantu pembuatan keputusan yang berfungsi untuk membantu proses pemilihan tenaga kerja baru. 4. Hasil Penelitian Dari hasil analisis dan penelitian yang saya lakukan maka PT. Pupuk Kalimantan Timur, memiliki parameter penilaian tenaga kerja yang dibutuhkan telah ditentukan oleh pihak departement yang membutuhkan tenaga kerja baru. Kriteria yang di butuhkan pun bermacam-macam sehingga pada aspek penilaian ini ditentukan berdasarkan tes-tes penerimaan karyawan baru secara bertahap yang diselenggarakan oleh perusahaan. Sehingga sistem penunjang keputusan ini dapat digunakan untuk pemilihan tenaga kerja baru untuk seluruh departemen yang membutuhkan tenaga kerja dalam perusahaan PT. Pupuk Kalimantan Timur. Tes-tes penerimaan karyawan yang akan dijalani oleh calon karyawan baru tersebut antara lain: 1. Skill Test Skill Test bertujuan untuk melihat pengetahuan/wawasan calon karyawan berdasarkan disiplin ilmu yang dimiliki yang ada hubungannya dengan jenis lowongan pekerjaan yang ada. Apabila calon karyawan dinyatakan gagal dalam tes ini, maka calon karyawan tersebut tidak dapat melanjutkan tes-tes berikutnya. 2. Psikotest Psikotest bertujuan untuk mencari gambaran atau potret diri dari peserta seleksi yang meliputi beberapa aspek yaitu aspek intelektual, sikap, dan kepribadian. 3. Tes Potensial Pada tahap tes potensial ini bertujuan untuk melihat kemampuan verbal, kuantitatif dan penalaran dari calon karyawan. Pada tes ini, memiliki 2 macam tes potensial, antara lain: a. Tes Potensial Intelektual Umum yang dijalankan oleh calon karyawan yng memiliki tingkat pendidikan SMA sederajat. b. Tes Potensial Akademik yang dijalankan oleh calon karyawan yang memiliki tingkat pendidikan D3, S1, S2 dan S3. 4. Tes Wawancara

11 Tes wawancara ini masih memiliki hubungan dengan Skill Test dengan tujuan untuk melihat kelebihan riil dari hasil Skill Test. Tes ini terdiri dari aspek Pengetahuan Teori, Praktis, Penguasaan Bidang Pekerjaan, Keterampilan dan Sikap. 5. Medical Test Medical test bertujuan untuk melihat kondisi fisik/kesehatan peserta seleksi secara menyeluruh meliputi pemeriksaan Laboratorium antara lain: Hematologi, Urine Lengkap, Kimia Darah, Rontgent dan Pemeriksaan Dokter. Dari proses penerimaan karyawan baru diatas, untuk perhitungan GAP kompetensi ini akan menitik beratkan pada tes-tes dibawah ini antara lain: 1. Psikotest a. Aspek Intelektual Common Sense Common Sense merupakan kemampuan berpikir konkrit praktis sehingga diperoleh pandangan yang bersifat umum dan realistis. Verbalisasi Ide Verbalisasi ide merupakan kecakapan mengolah dan mengintegrasi suatu gagasan pemikiran yang bersifat verbal. Sistematika Berpikir Sistematika Berpikir merupakan kelincahan berpikir dalam menangkap suatu hubungan asosiasi antara satu gejala dengan gejala lain menggunakan logika yang sistematis. Penalaran dan Solusi Real Penalaran dan solusi real merupakan kecakapan dalam memahami suatu inti persoalan dari dua gejala ssecara mendalam sehingga mampu melakukan penalaran secara logis dan merumuskan suatu hasil yang realistis. Konsentrasi Konsentrasi merupakan kemantapan untuk memusatkan perhatian dalam mencamkan suatu persoalan. Logika Praktis Logika praktis merupakan kecakapan untuk memecahkan masalah secara logis dan runtut dengan cara praktis dan sederhana. Fleksibilitas Berpikir Fleksibilitas berpikir merupakan cara pendekatan berpikir yang bervariasi, tidak terpaku pada satu metode saja, dan cakap mengnalisis informasi secara faktual.

12 Imajinasi Kreatif Imajinasi kreatif merupakan kecakapan untuk mencari alternatif pemecahan masalah secara kreatif melalui upaya membayangkan hubungan gejala secara menyeluruh. Antisipasi Antisipasi merupakan kecakapan dalam memprediksi suatu kejadian (akibat) dan mampu mengenali adanya gejala-gejala perubahan. Basic intellegence Basic intellegence merupakan kemampuan yang mendasar yang dimiliki seseorang. b. Sikap Percaya Diri Kepemimpinan Kemampuan Sosial Hasrat Berprestasi Inisiatif Daya Tahan Kerja Kualitas Kerja Kecepatan Mengatasi Masalah Kesediaan Kerja c. Kepribadian Emosi : lebih terbuka atau tertutup Apabila terbuka, maka individu tersebut lebih suka mnyatakan perasaannya secara langsung. Sedangkan tertutup, maka individu lebih suka menyimpan perasaan atau menyatakan secara tidak langsung. Imajinasi : lebih kombinatif atau kreatif. Jika lebih kombinatif, berarti daya khayalnya lebih cenderung mendasarkan pada kenyataan disekitarnya. Jika lebih kreatif, maka individu lebih banyak mengkhayalkan berdasarkan subyektifitas. Inteligensi : lebih praktis atau spekulatif. Jika lebih bersifat praktis, artinya seseorang lebih memfungsikan intelegensi berdasarkan pada ketajaman pengamatan. Jika lebih spekulatif, berarti seseorang lebih berani menggunakan hipotesa dan kesimpulan sementara. Aktifitas : lebih dinamis atau terkontrol

13 Jika dinamisnya lebih tinggi, berarti tingkah lakunya giat dan spontan. Jika lebih terkontrol, berarti individu lebih bertingkah laku kalem, diam dan terkendali. 2. Tes Potensial a. Verbal comprehension Kemampuan untuk memahami arti kalimat. b. Word fluency Kelancaran menyusun kata menjadi kalimat. c. Number Kemampuan menghitung angka. d. Space Kemampuan memahami ruang e. Assosiative memory Kemampuan untuk mengasosiasikan ingatan f. Perceprual speed Kecepatan mempersepsika baik visual maupun non visual. g. Reasining & Induction Proses berpikir dengan alasan 3. Tes Wawancara a. Pengetahuan Teori b. Praktis c. Penguasaan Bidang Pekerjaan d. Keterampilan 5. Kesimpulan Dari pembuatan program Sistem Penunjang Keputusan Penerimaan Karyawan Baru pada PT Pupuk Kalimantan Timur dengan menggunakan Model GAP atau Model Pencocokan Profil dapat diambil kesimpulan bahwa Model GAP dapat digunakan dengan baik jika Aspek Penilaian yang digunakan sesuai dengan yang dibutuhkan pada Profil Jabatan. Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan Bersain Perusanaan dan Oraganisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset Ehrem G. Mallach Decision Support and Data Warehouse Systems. The McGraw- Hill Companies, Inc : The Dryden Press Hermawan, Julius Membangun Decision Support System. Yogyakarta: Andi Offset

14 Kusrini Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta: Andi Offset Kusrini dan Andri Koniyo Tuntutan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Andi Offset Rudyanto, M, Arief Pemograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server Yogyakarta: Andi Offset Sunyoto, Andi Pemograman Database dengan Visual basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Offset Turban, Efraim Decision Support System and Intelligent Systems-7 th Ed Jilid 1 (Sistem Pendukung Keputusan dan Sistem Cerdas). Diterjemahkan oleh: Dwi Prabantini. Yogyakarta: Andi Offset 66&bih=641&tbs=isz:l&tbm=isch&tbnid=2BVA4llgHbfdIM:&imgrefurl= ta.com/dunia/keuangan/lowongan-kerja-pt-pupuk-kaltim-oktober- 2011&docid=ixqnqerTjYZK5M&imgurl= 90d9b a271da.jpg&w=1449&h=1025&ei=CI1NT- OfOMbIrQfJgrWRDw&zoom=1&iact=hc&vpx=172&vpy=317&dur=4&hovh=189&hovw=26 7&tx=159&ty=107&sig= &page=1&tbnh=121&tbnw=170&start= 0&ndsp=20&ved=1t:429,r:7,s:0