Oleh : ABSTRAK. Kata Kunci: Sistem Informasi Perizinan Usaha Mikro

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PERIZINAN USAHA MIKRO DI DINAS PERINDUSTRIAN, PERDAGANGAN, KOPERASI, USAHA KECIL DAN MENENGAH (UKM) DAN PASAR KABUPATEN MANDAILING NATAL Oleh : 1 DILLA DARVITA Dan 2 ABD. RASYID SYAMSURI 1 Alumni AMIK Harapan Medan 2 Dosen STIE Labuhanbatu ABSTRAK Perkembangan teknologi sistem informasi merupakan suatu kebutuhan yang sangat penting bagi sebuah sistem informasi. Sistem informasi dapat mempermudah suatu pekerjaan manusia agar dapat diselesaikan dengan waktu yang singkat, tepat, efesien dan dapat melakukan penghematan sumber daya yang ada seperti tenaga kerja, ruang penyimpanan data dan waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Seiring dengan perkembangan teknologi saat ini sistem informasi perizinan usaha mikro secara manual sudah tidak efisien lagi, sehingga membutuhkan sistem yang dapat memenuhi dan mempermudah dalam pendataan dan pencarian data pelaku usaha tersebut. Sistem tersebut akan digunakan di masing-masing bidang yang ada di Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Usaha Kecil Menengah (UKM) dan Pasar, dengan beberapa tingkat akses dalam penggunaan sistem. Sistem Informasi perizinan usaha mikro ini akan membantu dalam pelaporan dan pengumpulan data serta pelayanan perizinan usaha mikro. Perancangan sistem berbasi komputer yang digunakan diharapkan dapat mengatasi kelemahan dari kerja sistem yang lama, serta dapat membantu pencapaian tujuan secara efektif dan efisien. Kata Kunci: Sistem Informasi Perizinan Usaha Mikro I. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi sistem informasi merupakan suatu kebutuhan yang sangat penting bagi sebuah sistem informasi. Sistem informasi dapat mempermudah suatu pekerjaan manusia agar dapat diselesaikan dengan waktu yang singkat, tepat, efesien dan dapat melakukan penghematan sumber daya yang ada seperti tenaga kerja, ruang penyimpanan data dan waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Sistem informasi juga dapat menghasilkan pekerjaan yang memuaskan tanpa harus banyak membutuhkan tenaga kerja dengan waktu yang lama. Usaha mikro merupakan jenis usaha skala kecil yang umumnya berupa sektor informal, seperti pedagang, petani, dan usaha rumah tangga. Mengingat pentingnya sektor usaha mikro, khususnya dalam menyediakan lapangan pekerjaan, maka sudah sewajarnya kalau sektor usaha ini mendapatkan izin usaha untuk lebih dikembangkan sehingga benarbenar dapat menjadi penyangga utama perekonomian Nasional. Usaha Mikro mempunyai peran yang sangat vital dalam pembangunan ekonomi. Hal ini disebabkan intensitas tenaga kerja yang relatif lebih tinggi dan jumlah investasi yang relatif kecil, maka usaha mikro dapat lebih fleksibel dan beradaptasi terhadap perubahan pasar. Usaha mikro tidak terlalu terpengaruh oleh tekanan ekternal dan karenanya dapat tanggap menangkap peluang untuk subsitusi impor dan meningkatkan supply (persediaan) domestik. Pengembangan Usaha mikro dapat 1

2 memberikan kontribusi pada diversifikasi ekonomi dan percepatan perubahan struktur sebagai pra-kondisi pertumbuhan ekonomi jangka panjang yang stabil dan berkesinambungan. Usaha mikro sebagai pemasok (input) komponen suatu produk dan jasa mempengaruhi daya saing perusahaan besar, sehingga usaha mikro sebagai elemen terpadu dalam strategi daya saing Nasional dan terkait dengan kebijakan kegiatan promosi investasi. Seiring dengan perkembangan teknologi saat ini sistem informasi perizinan usaha mikro secara manual sudah tidak efisien lagi, sehingga membutuhkan sistem yang dapat memenuhi dan mempermudah dalam pendataan dan pencarian data pelaku usaha tersebut. Sistem tersebut akan digunakan di masing-masing bidang yang ada di Dinas Kecil Menengah (UKM) dan Pasar. dengan beberapa tingkat akses dalam penggunaan sistem. Dari uraian tersebut diketahui bahwa Sistem Informasi Perizinan Usaha Mikro melibatkan peranan informasi sebagai sistem yang membantu program-program dan operasional serta tujuan yang akan dicapai secara maksimal. Sistem Informasi perizinan usaha mikro ini akan membantu dalam pelaporan dan pengumpulan data serta pelayanan perizinan usaha mikro. II. LANDASAN TEORI Istilah sistem sering dipakai untuk menunjukkan beberapa kegiatan atau sub sistem yang saling berhubungan dan mendukung untuk melaksanakan suatu tujuan tertentu. Istilah sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu SISTEMA yang artinya sekumpulan objek yang bekerja secara bersama-sama untuk menghasilkan suatu kesatuan metode, prosedur, teknik yang digunakan dan diatur sedemikian rupa sehingga menjadi suatu kesatuan yang berfungsi untuk mencapai tujuan. Menurut James A. Hall (2001). Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponenkomponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (commom purpose) Sedangkan Walkinson (2000) menguraikan sistem dengan sebuah kerangka (framework) yang terintegrasi satu atau beberapa tujuan. Sistem akan mengkoordinasikan sumber daya yang diperlukan untuk mengolah memasukkan menjadi keluaran atau hasil. Suatu sistem terdiri atas beberapa unsur yang disebut subsistem, yang saling berhubungan dengan yang lain agar suatu sistem dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Hubungan antara subsistem ini berupa komunikasi informasi yang relevan sehingga secara bersama-sama dapat mencapai tujuan sistem. Sekempulan objek atau sub sistem yang saling mendukung untuk menjadi sebuah sistem yang baik mempunyai beberapa kriteria yang telah ditentukan sebelumnya yaitu : a. Komponen/elemen (component) b. Batasan (boundary) c. Lingkungan luar (envirountment) d. Penghubung (interface) e. Masukan (input) f. Pengolah (proscess) g. Keluaran (output) h. Sasaran (objective) atau tujuan (goal) Informasi adalah data yang diproses lebih jauh sehingga mempunyai arti bagi sipenerima dan mempunyai nilai pengaruh atas tindakan-tindakan, keputusan-keputusan sekarang atau masa yang akan datang Berikut ini beberapa pengertian informasi dari berbagai sumber : John Burch dan Gary Grudnitsky (1986) mendefinisikan informasi sebagai berikut: informasi adalah data yang telah diletakkan dalam konteks yang lebih berarti dan berguna yang dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan didalam pembuatan keputusan. Menurut Gordon B. Davis (1991) dalam bukunya Management Information System : Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan. 2

3 Menurut Raymond McLeod, Jr dan George P. Schell (2008) Sistem Informasi Manajemen- SIM (management information system-mis), informasi adalah suatu data virtual yang memungkinkan manajemen mengendalikan operasi sistem fisik organisasi. Sistem Informasi Manajemen-SIM (management information system-mis) merupakan pengembangan dan penggunaan system-sistem informasi yang efektif dalam organisasi Kroenke, D M. (2008). Menurut Raymond McLeod, Jr dan George P. Schell (2008) Sistem Informasi Manajemen-SIM (management information system-mis) sebagai suatu sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan yang sama. Informasi yang diberikan SIM menjelaskan pada perusahaan apa yang terjadi dimasa lalu, yang sekarang terjadi dan apa yang nanti akan terjadi dimasa depan. Menurut Jogiyanto (2005) Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan - laporan yang diperlukan. Usaha mikro mempunyai peran yang penting dalam pembangunan ekonomi, karena intensitas tenaga kerja yang relatif lebih tinggi dan investasi yang lebih kecil, sehingga usaha mikro lebih fleksibel dalam menghadapi dan beradaptasi dengan perubahan pasar. Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2008 menjelaskan bahwa Usaha mikro adalah usaha produktif milik orang perorangan dan/atau badan usaha perorangan yang memenuhi kriteria Usaha Mikro sebagaimana diatur dalam Undang- Undang ini. Mengutip defenisi usaha mikro berdasarkan Keputusan presiden RI No. 99 Tahun 1998, pengertian Usaha mikro adalah kegiatan ekonomi rakyat yang berskala kecil dengan bidang usaha yang secara mayoritas merupakan kegiatan usaha kecil dan perlu dilindungi untuk mencegah dari persaingan usaha yang tidak sehat. Tambunan (2009) dalam UMKM di indonesia mengutip pengertian usaha mikro menurut Departemen Perindustrian dan Perdagangan mendefenisikan Usaha mikro adalah kelompok industri kecil modern, industri tradisional, dan industri kerajinan yang mempunyai investasi modal untuk mesin-mesin dan peralatan sebesar tujuh puluh juta rupiah ke bawah dan usahanya dimiliki oleh warga Negara Indonesia. Sementara batasan pengertian usaha mikro yang ditetapkan oleh Badan Pusat Statistik (BPS), memberikan definisi Usaha Mikro berdasarkan kunatitas tenaga kerja yang merupakan entitas usaha yang memiliki jumlah tenaga kerja lima orang sampai dengan sembilan belas orang. III. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Sistem yang digunakan oleh Dinas Kecil Dan Menengah (UKM) dan Pasar Kabupaten Mandailing Natal masih memiliki banyak kelemahan. Bagi pemilik usaha yang ingin mendirikan usaha mikro harus datang ke bagian perindustrian. Pemilik usaha harus mengambil formulir izin usaha mikro dan memenuhi persyaratan izin usaha mikro yang telah ditetapkan oleh Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Usaha Kecil Dan Menengah (UKM) dan Pasar Kabupaten Mandailing Natal. Bagian perindustrian masih sulit mencari data usaha mikro yang telah ada karena data usaha mikro tersimpan di dalam buku besar yang di tulis secara manual. Untuk itu penulis mencoba membuat sebuah aplikasi yang baru, guna mempermudah dalam mekanisme perijinan usaha mikro di Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Usaha Kecil Dan Menengah (UKM) dan Pasar Kabupaten Mandailing Natal. Program aplikasi untuk sistem informasi perizinan usaha mikro ini adalah menggunakan Software Microsoft Visual Basic yang terdapat beberapa kelebihan dan kelemahannya, diantaranya sebagai berikut: 1) Ada pengendalian keamanan pada saat memasuki program yaitu dengan kata kunci (password). 2) Pada tahap proses penginputan data dapat dilakukan dengan lebih 3

4 cepat, tepat, akurat, dan efisien serta data dapat tersimpan dengan teratur karena sudah ada sistem basis data (database) untuk menjaga keamanan dari data yang di masukkan. 3) Output yang penulis hasilkan berupa Laporan Daftar Pelaku Usaha dan Laporan Daftar Izin Usaha. Diagram Konteks merupakan diagram alir data dan sebuah informasi yang menggambarkan rancangan sistem database (basis data) dalam satu lingkaran dan menggambarkan proses dalam suatu sistem secara keseluruhan. Pada model ini tergambar organisasi yang bersangkutan, dan dengan siapa saja organisasi ini berhubungan secara informasi. Kemudian hubungan itu dirinci dalam soal apa saja informasi dan sifat informasinya.model ini kemudian menjadi peta tentang alur informasi di seputar organisasi tersebut Diagram konteks Sistem Informasi Perizinan Usaha Mikro di Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Usaha Kecil Dan Menengah (UKM) dan Pasar Kabupaten Mandailing Natal adalah sebagai berikut : Data informasi kegiatan yang digunakan pada sistem yang diusulkan terdiri dari: a. Data Pelaku Usaha dientri ke dalam komputer dan direkam ke dalam file Pelaku Usaha. b. Data Jenis Usaha dientri ke dalam komputer dan direkam ke dalam file Jenis Usaha Mikro. c. Data pengajuan Izin Usaha Mikro dientri ke dalam komputer dan direkam ke dalam file Pengajuan Izin Usaha Mikro. Perancangan file dibuat untuk memudahkan dalam pembuatan database. Perancangan file yang akan dibuat adalah sebagai berikut : 1. Tabel Data Usaha Mikro, Tabel ini berisikan data Pelaku Usaha dan data Usaha Mikro yang akan didaftarkan, yang direkam untuk data perizinan usaha mikro. Semua data disimpan pada file Database Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Usaha Kecil Dan Menengah (UKM) dan Pasar Kabupaten Mandailing Natal. Tabel spesifikasinya adalah sebagai berikut : Dari gambar Diagram Konteks, dapat dijelaskan pada sistem komputerisasi. Perizinan usaha mikro ini terdapat beberapa kesatuan yang saling berhubungan erat dengan sistem yang dirancang, seperti hubungan pelaku usaha terhadap bagian kepegawaian. Dimana entitas bagian kepegawaian akan memberikan formulir kepada pelaku usaha dan kemudian dari pelaku usaha di kembalikan pada bagian kepegawaian. Bagian kepegawaian akan mengumpulkan formulir dan selanjutnya akan menginputkannya ke sistem. Sistem tersebut akan memberikan laporan kepada bagian industri. 2. Tabel ADMIN, Tabel ini berisikan data login yaitu berupa username ADMIN yang direkam untuk keamanan penggunaan aplikasi ini. Semua data disimpan pada file Database admin. Tabel spesifikasinya adalah sebagai berikut : 4

5 IV. IMPLEMENTASI SISTEM Implementasi sistem adalah kegiatan akhir dari proses penerapan sistem baru dimana sistem tersebut akan dioperasikan secara meneyeluruh. Sebelum sistem ini benar-benar bisa digunakan dengan baik, sistem harus melalui tahap pengujian terlebih dahulu untuk menjamin tidak ada kendala yang muncul pada saat sistem digunakan Sistem Informasi Perizinan Usaha Mikro Di Dinas Kecil Dan Menengah (UKM) Dan Pasar Kabupaten Mandailing Natal ini jika dioperasikan mempunyai tampilan seperti berikut ini: 1. User harus melakukan login terlebih dahulu 3. Form Perizinan Gambar Form Perizinan 4. Form Surat Keluar Gambar Form Login user 2. Tampilan MDI form (Halaman Utama) Gambar Form Surat Keluar 5. Form Surat Permohonan Gambar Form Utama Gambar Form Surat Permohonan 5

6 6. Daftar Surat Keluar (Surat Izin Yang telah Diterbitkan) Gambar Daftar Surat Yang Telah Terbit 7. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) V. KESIMPULAN Dari hasil penelitian yang telah dikemukakan, penulis dapat mengambil kesimpulan yaitu bahwa Pembuatan Sistem Informasi perizinan usaha mikro Di Dinas Kecil Dan Menengah (UKM) Dan Pasar Kabupaten Mandailing Natal dilakukan dengan: 1. Penganalisaan sistem, yaitu menganalisa sistem yang sedang berjalan oleh pihak perusahaan. 2. Perancangan sistem, yaitu dengan merancang Diagram konteks, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), dan Normalisasi Tabel. 3. Pengimplementasian program, yaitu melakukan input data dan memproses data yang diinputkan DAFTAR PUSTAKA Gambar Surat Perizinan Usaha Perdagangan (SIUP) 8. Form Tentang Gambar Form Tentang Anonim, Undang-Undang No.20 Tahun Tentang Usaha Mikro Kecil dan Menengah.pdf) diunduh tanggal 13 November Blismer H, Robert, 2003, Komputer bagian I Penerbit Penerbit Elex Media Komputindo, Jakarta. Burch Jhon, Grudnitsky Gary, 1986, Information System Theory And Practice, Jhon Wiley and Soon Davis, Gordon B, 1991, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, bagian I Penerbit Pustaka Binama Pressindo, Jakarta. [Draft], Rencana Strategis Dinas Perindustrian dan Perdagangan, Koperasi, Usaha Kecil Dan Menengah (UKM) Dan Pasar Kabupaten Mandailing Natal Tahun Hamacher, V.C, Vranesic S.G, 2003, Computer Organization Penerbit Elex Media Komputindo, Jakarta. Hall A James, 2001, Sistem Informasi Manajemen, Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta Jogianto H. M Analisis dan Sistem Informasi. Penerbit Andi Offiset, Yogyakarta 6

7 Kroenke, D M. (2008). Experiencing MIS. Prentice-Hall, Upper Saddle River, NJ Yogyakarta McLeod, Jr., Raymond; Schell, George P., (2008) : Sistem Informasi Manajemen, Edisi kesepuluh-jakarta : Salemba Empat. Walkinson, Joseph W Sistem Accounting and Information. Edisi Ketiga Penerjemah Marianus Sinaga, Jakarta : Bina Putra Alam Sanders H, Donald 2003, Komputer, Edisi Kedelapan Penerbit Pustaka Binama Pressindo, Jakarta. Tambunan, Tulus, Perekonomian Indonesia, Teori dan Empiris. Jakarta : Gahalia Indonesia. 7