PERAN AUDIT TEKNOLOGI DALAM MENINGKATKAN DAYA SAING PERUSAHAAN STUDI KASUS: SISTEM PEMELIHARAAN JALAN KERETA API

Transkripsi

1 PERAN AUDIT TEKNOLOGI DALAM MENINGKATKAN DAYA SAING PERUSAHAAN STUDI KASUS: SISTEM PEMELIHARAAN JALAN KERETA API Y. Sugiharto PT PAL Indonesia (Persero) ABSTRAK Peran Teknologi sebagai alat bantu dalam meningkatkan daya saing perusahaan sudah bukan hal yang dipungkiri dan telah menjadi keharusan memiliki teknologi bagi perusahaan yang ingin meningkatkan daya saingnya. Penggunaan teknologi harus diikuti dengan adanya keseriusan dan komitmen yang tinggi dari manajemen termasuk konsekuensi biaya investasi yang dibutuhkan serta pemanfaatan yang maksimal. Audit teknologi diperlukan dalam rangka melakukan evaluasi atas teknologi yang digunakan dan dimanfaatkan agar dapat membantu perusahaan dalam merencanakan pengembangan teknologinya kedepan. Audit teknologi biasanya dilaksanakan mengikuti tata laksana audit teknologi yang telah ditetapkan dan terbagi dalam tiga kelompok tahapan, yaitu: Tahap persiapan (pre-audit); Tahap pelaksanaan lapangan (onsite audit) dan Tahap pengolahan dan pelaporan ( post audit). Tingginya kecelakaan Kereta Api menumbuhkan keingintahuan kami untuk melakukan Audit Teknologi pada Prasarana KA khususnya Sistem Pemeliharaan Jalan KA dan untuk itu disusunlah suatu lingkup auditek yang meliputi empat hal, yaitu: prosedur dan organisasi pemeliharaan, sumber daya manusia pemeliharaan, fasilitas pemeliharaan dan manajemen data pemeliharaan. Obyek Auditek adalah Daerah Operasi (DAOPS) yang telah mendapatkan persetujuan dari perusahaan. Dari hasil auditek diperoleh beberapa kesimpulan bahwa permasalahan utama penyebab pemeliharaan jalan kereta tidak dapat optimal adalah: tidak adanya prosedur pemeliharaan yang sesuai dengan kebutuhan yang menyebabkan ketidak sesuaian SDM dan fasilitas pemeliharaan dengan kebutuhan pemeliharaan. Kata kunci: audit teknologi, kereta api, daya saing PENDAHULUAN Pada tahun 2007, jumlah KA anjlog dan terguling merupakan 82,7% dari total jenis kecelakaan (sumber Dephub). Hal ini sangat penting untuk diatasi karena berisiko menimbulkan kerugian uang, kehilangan nyawa, pencemaran lingkungan, rusaknya citra perusahaan, dan lain-lain. Walaupun tidak ada kesimpulan resmi yang dipublikasikan secara umum tentang penyebab anjlog/terguling tersebut, kondisi rel yang tidak prima sangat mungkin turut mempengaruhi terjadinya anjlog/terguling. Karena rel adalah prasarana yang sangat vital bagi keselamatan perjalanan KA, maka kegiatan pemeliharaan rel harus menjamin bahwa kondisi rel tetap prima. Pelaksanaan pemeliharaan rel yang optimal haru mengacu pada sebuah sistem pemeliharaan yang baik. Sebuah pertanyaan yang perlu dicari jawabannya adalah: apakah prosedur yang ada dianggap cukup memadai, atau apakah para stakeholder KA tidak menyadari bahwa sistem/prosedur pemeliharaan yang ada saat in tidak memadai? Berdasar data dari Departemen Perhubungan tahun 2007, panjang rel yang tidak dioperasikan padahal terpasang mencapai 31,2% atau km. Kenyataan ini

2 menunjukkan bahwa sebenarnya masih terdapat potensi peningkatan lalu lintas kereta api tanpa harus membangun jaringan rel baru, asalkan kondisi rel yang tidak beroperasi tersebut layak untuk dilalui. Ketiga situasi diatas yang mendasari kami untuk melakukan Audit Teknologi Sistem Pemeliharaan Jalan Kereta Api. Kegiatan audit teknologi Sistem Pemeliharaan Jalan Rel Kereta Api ini bertujuan untuk turut membantu Perusahaan dalam meningkatkan sistem pemeliharaan prasarana jalan kereta api, dalam rangka meningkatkan tingkat keselamatan perjalanan KA. METODODOLOGI KEGIATAN Sebagai metodologi kegiatan audit teknologi system pemeliharaan jalan KA sebagaimana tahapan audit teknologi adalah sebagai berikut: Review obyek audit Review obyek audit desk study tentang sistem pemeliharaan kereta api di dunia diskusi dengan bbrp key persons tentang rel KA di Indonesia. Penyusunan Penyusunan Pedoman & Instrumen Pedoman & Instrumen Penyusunan Pedoman Penyusunan Instrumen Benchmark Benchmark Setting Setting Penetapan benchmark untuk beberapa kriteria kunci Quick Quick Assessment Assessment Evaluasi kilat berdasar beberapa kriteria kunci Pengumpulan Data Pengumpulan Data Telaah dokumen, wawancara, observasi lapangan Identifikasi temuan Identifikasi temuan Hasil pembandingan data terkumpul dengan benchmark Analisa temuan Analisa temuan Analisa THIO atas semua temuan untuk mencari root cause Rekomendasi Rekomendasi Usulan langkah yang perlu diambil untuk perbaikan sistem Adapun kegiatan Audit Sistem Pemeliharaan Prasarana Jalan Kereta Api difokuskan dengan ruang lingkup kegiatan sebagai berikut: Organisasi dan Prosedur Pemeliharaan: Untuk mengevaluasi apakah Organisasi dan Prosedur Pemeliharaan memadai dan dapat diterapkan dengan baik di lapangan. Sumber Daya Manusia Pemeliharaan; Untuk mengevaluasi apakah SDM Pemeliharaan memadai baik dari segi jumlah, keterampilan dan motivasi. Fasilitas Pemeliharaan; Untuk mengevaluasi apakah fasilitas / peralatan pemeliharaan sesuai kebutuhan dan dalam kondisi siap digunakan. Manajemen Data Pemeliharaan; Untuk mengevaluasi apakah data pemeliharaan dapat dikumpulkan, disimpan dan diolah dengan baik. Kajian pendahuluan dilakukan dengan mengumpulkan data ringkas tentang: Panjang jalan kereta api di DAOP yang bersangkutan, dengan dikelompokkan menurut: lintas operasi & non operasi, jenis rel, jenis penambat dan jenis bantalan. A-2-2

3 Kondisi jalur kereta api di DAOP yang bersangkutan berdasarkan hasil pengukuran kereta ukur untuk periode: awal & tengah tahun 2007 dan Data hasil kajian pendahuluan ini digunakan oleh auditor untuk mendiagnosa secara cepat kondisi jalan kereta yang mencerminkan hasil pemeliharaan yang telah dilakukan. Selain itu Tim melakukan pengumpulan data lapangan ke DAOP (Daerah Operasi) Kereta Api dan data lapangan dikumpulkan dengan tiga cara, yaitu: Telaah dokumen tertulis yang diminta tim audit teknologi dan disediakan DAOP yang bersangkutan. Wawancara dengan personil kunci Sie Jalan & Jembatan serta tenaga lapangan di DAOP yang bersangkutan. Observasi pelaksanaan pemeliharaan baik secara manual maupun dengan mesin MTT (Multi Tie Tamper) dengan didampingi oleh personil dari DAOP yang bersangkutan. HASIL/TEMUAN Dari pengumpulan data lapangan, tim audit teknologi mengidentifikasi temuan-temuan, yang kemudian dibandingkan dengan Benchmark yang telah ditetapkan sebelumnya. Tim audit mengelompokkan temuan-temuan menjadi Temuan Utama dan Temuan tambahan. Temuan Utama adalah temuan yang dianggap sangat penting untuk diperbaiki, sedang Temuan Tambahan adalah temuan yang perlu diperbaiki setelah Temuan Utama ditangani. Temuan-temuan tersebut adalah sebagai berikut: 1. Tidak terdapat prosedur pemeliharaan yang jelas, resmi dan diikuti secara tertib Dokumen Perjana yang disebut-sebut sebagai prosedur pemeliharaan tidak tersedia, padahal belum pernah dicabut. Perjana yang ditetapkan dengan SK Direktur tahun 1978 bahkan sebenarnya sudah dianggap tidak sesuai lagi oleh Perusahaan. Organisasi pemeliharaan Jalan & Jembatan di DAOP masih mengikuti Perjana yang sudah dianggap tidak sesuai tersebut. Akibatnya pelaksanaan pemeliharaan tidak optimal. 2. SDM tidak memadai lagi, terutama yang berkaitan langsung dengan pekerjaan di lapangan Secara organisasi keberadaan regu pemeliharaan masih diakui, namun pada kenyataannya jumlah anggota regu jarang lengkap. Pada tingkat resor, tidak tersedia personil untuk meng up-date data/grafik kondisi lintas dan pemeliharaan yang biasanya dipasang di dinding. 3. Peralatan pemeliharaan tidak memadai; peralatan semi mekanis & mekanis tidak cukup tersedia Peralatan semi mekanis (seperti HTT) tidak tersedia, sehingga sangat memperlambat pekerjaan SDM lapangan yang juga sudah tidak memadai. Peralatan berat yang tersedia terbatas pada mesin pemecok (MTT) dan profiling balas; mesin jenis lain seperti track laying atau grinding machine tidak dimiliki. Suku cadang peralatan berat sulit didapat sehingga sering tidak dapat dioperasikan untuk waktu yang lama. A-2-3

4 4 Data pemeliharaan tidak dirangkum, diolah, dianalisa dan terkomunikasikan dengan baik, sehingga kurang bermanfaat sebagai bahan informasi / pengambilan keputusan Data yang dicatat pelaksanan lapangan sangat banyak, namun tidak diolah lebih lanjut. Data tersebut juga tidak diinputkan ke komputer sehingga menyulitkan analisa Banyak informasi yang sangat mungkin berguna bagi perencanaan pemeliharaan tidak diketahui. Informasi tersebut tidak terkomunikasikan kepada manajemen maupun jajaran. DISKUSI/ANALISA Analisa dilakukan dengan metode konstruksi dua buah diagram, yaitu Fish Bone dan Causal Loop Diagram. Dengan analisa menggunakan Diagram Fish Bone, temuantemuan diatas dapat dikelompokkan menjadi empat kategori, yaitu: organisasi & prosedur, fasilitas, manajemen data & informasi, dan sumber daya manusia. Kategorisasi ini disesuaikan dengan lingkup auditek. Diagram yang disusun menunjukkan bahwa penyebab langsung Pemeliharaan Kurang Baik adalah bahwa terjadi kekurangan pada seluruh aspek Technoware-Humanware-Inforware-Orgaware, sehingga penanganan masalah harus juga menyeluruh pada ke empat aspek tersebut. Penanganan hanya pada satu aspek tidak akan memperbaiki sistem pemeliharaan. Untuk lebih jelasnya, Fish Bone Diagram ditampilkan pada gambar berikut Org & Pros Fasilitas Tidak ada prosedur yang jelas Peralatan tidak memadai Masih menggunakan reglemen Peralatan tidak tercatat jelas Organisasi kurang diperhatikan Peralatan pasang-lepas penambat yang disaranakan pembuat tidak digunakan Pemeliharaan belum baik Jumlah SDM tidak memadai Data tidak diolah menjadi informasi Kesulitan dalam perekrutan SDM Data tidak dikonversi menjadi e-data Tidak ada usaha mengembangkan diri Penyimpanan data memprihatinkan SDM tidak kreatif dalam memecahkan masalah Manajemen Data SDM merasa tidak dapat mengkomunikasikan fikirannya Gambar 1 Fish Bone Diagram Namun demikian Fish Bone Diagram ini belum menunjukkan hubungan sebab akibat dari temuan-temuan tersebut. Oleh karena itu, perlu dilakukan analisa selanjutnya dengan diagram Causal Loop Diagram Diagram Causal Loop Diagram menggambarkan hubungan sebab-akibat dari hal-hal yang mempunyai keterkaitan. Diagram ini didapat setelah tim audit teknologi melakukan diskusi dan analisa sebab akibat permasalahan pemeliharaan dengan mengacu pada temuan-temuan tim audit teknologi. Diagram yang disusun menunjukkan bahwa penyebab langsung Pemeliharaan yang Tidak Optimal adalah: Alat dan fasilitas tidak memadai, SDM lapangan tidak memadai, dan perencanaan kurang tepat. SDM A-2-4

5 Namun demikian kondisi bahwa alat & fasilitas dan SDM kurang memadai ternyata sangat terkait dengan tidak adanya prosedur resmi yang jelas dan dapat diikuti secara baik. Prosedur resmi terakhir (Perjana 1978) pun tidak dapat ditemukan sewaktu audit teknologi dilaksanakan; Perjana 1978 ini pun sudah dianggap tidak lagi sesuai dengan kebutuhan saat ini karena merupakan prosedur pemeliharaan bersifat non-mekanis. Sehingga dapat digambarkan dalam diagram bahwa alat & fasilitas dan SDM yang kurang memadai disebabkan oleh penyebab lain, yaitu: Prosedur pemeliharaan yang tidak sesuai kebutuhan. Disamping itu kondisi bahwa SDM tak memadai menyebabkan tidak adanya personil yang dapat menangani pengolahan data pemeliharaan dengan baik. Sehingga dapat digambarkan bahwa SDM yang tidak memadai menyebabkan: Olah data kurang yang pada gilirannya menyebabkan perencanaan kurang tepat. Diagram juga menunjukkan keberadaan sebuah feed back loop yang menyeimbangkan sistem, yaitu: Adanya kesadaran - setelah melalui waktu tunda - akan pentingnya pemeliharaan yang baik. Pada gilirannya, setelah melalui waktu tunda lagi, maka akan akan menimbulkan keinginan untuk memperbaiki prosedur, sehingga ketidak sesuaian prosedur akan berkurang. Umpan Balik ini pada kenyataannya sudah terlihat dengan adanya semacam tim ad-hoc Perusahaan yang bermaksud menyusun dokumen yang disebut sebagai Sistem Perjana 2008 pada pertengahan Namun demikian usaha ini belum berhasil menyusun semacam Perjana yang resmi. Untuk lebih jelasnya, Causal Loop Diagram ditampilkan pada halaman selanjutnya. KESIMPULAN DAN REKOMENDASI Gambar 2 Causal Loop Diagram Sebagai Kesimpulan dapat disampaikan bahwa Sistem Pemeliharaan Prasarana Jalan Kereta Api milik Perusahaan yang masih dianggap berlaku, yaitu Perjana 1978 sudah A-2-5

6 tidak diterapkan lagi di lapangan, karena sudah tidak sesuai lagi dengan kondisi dan kebutuhan. Pemeliharaan akan mencapai hasil yang baik apabila terdapat prosedur pemeliharaan yang baik dan dapat dilaksanakan. Unsur ini belum dipenuhi Perusahaan, sehingga hasil pemeliharaan yang optimal akan sulit didapat. Seluruh personil pemeliharaan harus memahami prosedur pemeliharaan sesuai dengan level dan tanggung jawabnya. Unsur ini juga belum dipenuhi Perusahaan. Prosedur dapat dilakukan dan personil dapat bekerja dengan optimal bila didukung fasiltas dan peralatan yang memadai. Unsur ini perlu diperbaiki dalam Perusahaan. Untuk kepentingan peningkatan dan pengambilan keputusan yang tepat semua aktivitas pemeliharaan perlu direkam secara baik. Unsur ini belum dipenuhi Perusahaan. Kesimpulan ini sejalan dengan contoh dari dua DAOP: sekalipun jajaran seksi jalan dan jembatan telah berusaha keras dengan personil dan alat yang tersedia (yang sangat terbatas), hasil pemeliharaan belum dapat dikatakan terbaik. Tim audit teknologi perlu menyampaikan apresiasi kepada beberapa personil DAOP yang dengan keterbatasan sistem, atas inisiatif sendiri melakukan usaha-usaha untuk melakukan peningkatan kemampuan. Untuk meningkatan pemeliharaan, maka direkomendasikan hal-hal sebagai berikut: 1. Perusahaan agar perlu menyusun prosedur pemeliharaan baru secepat mungkin dengan memperhatikan: Pemeliharaan diarahkan bersifat pemeliharaan Mekanis Penuh Prosedur Umum Pemeliharaan (Perjana) dibuat dan ditetapkan oleh Direksi dengan menyebutkan dokumen-dokumen yang dicabut dan yang masih terus berlaku Pedoman teknis pelaksanaan pemeliharaan diperbarui dengan menyebutkan teknik dan peralatan terkini yang perlu digunakan Organisasi pemeliharaan JJ disesuaikan dengan prosedur baru 2. Updating pengetahuan terhadap pekerja di lapangan sangat perlu dilakukan untuk meningkatkan kepedulian pekerja terhadap kualitas hasil kerjanya, serta meningkatkan motivasi dan inisiatif problem solving ketika menghadapi persoalan di lapangan. Menstandarkan dan mewajibkan pelatihan-pelatihan tentang prosedur baru pemeliharaan sesuai level personil Forum sharing antar personil dan DAOP tentang teknik-teknik dan pengalaman pelaksanaan pemeliharan 3. Peralatan semi mekanis & mekanis perlu ditambah untuk mempercepat pekerjaan Inventarisasi alat-alat pemeliharaan pada tingkat DAOP Review pelaksanaan pemeliharaan alat berat, agar alat berat selalu dalam kondisi Siap Operasi. Penambahan alat-alat sesuai kebutuhan prosedur baru (alat pneumatik dan peralatan berat selain untuk memecok dan profiling balas) 4. Rekrutmen pegawai baru untuk memenuhi kebutuhan jumlah SDM perlu segera dilaksanakan. Tenaga outsourcing yang sudah bekerja tahunan dan telah mengakumulasi kemampuan pemeliharaan yang baik segera diangkat sebagai pegawai tetap Evaluasi kebutuhan SDM sesuai prosedur baru Rekrutmen personil baru dengan kualifikasi sesuai kebutuhan A-2-6

7 5. Perusahaan perlu mengolah data lapangan dari setiap DAOP agar dapat menjadi informasi yang berguna dengan melakukan Pembentukan unit khusus yang menangani pengolahan data, mengingat pentingnya informasi untuk pemeliharaan Evaluasi keperluan data sesuai prosedur baru Penetapan jenis olah data yang diperlukan Pengadaan komputer untuk pengolahan data pemeliharaan lapangan 6. Optimalisasi peran media komunikasi untuk penyebaran kebijakan manajemen, informasi perkembangan terkini tentang sistem pemeliharan dan media pembelajaran DAFTAR PUSTAKA Undang-undang No.23 tahun 2007 tentang Perkeretapian Program Revitalisasi Perkeretapian. Dirjen Perkeretaapian, 2008 Khalil, Tarek M, Management of Technology, The Key to Competitiveness and Wealth Creation, Mc Graw Hill, Singapore, 2000 BPPT,PAT, Audit Teknologi Pengertian & Pedoman Pelaksanaannya BPPT, 2007 Sugiharto.Yanto dan S Wibowo, Manajemen Audit Teknologi: YPIA, 2006 Sugiharto.Yanto dan S Wibowo, Panduan Pelaksanaan Audit Teknologi YPIA, 2006 Standard Perkeretaapian Indonesia Wawancara dan Diskusi dengan Pihak Terkait/DAOPS Perusahaan Web. kereta-api.co.id A-2-7