APLIKASI PENGOLAHAN DATA SERVICE DAN JUAL BELI PADA CV. NUR ABADI

Transkripsi

1 APLIKASI PENGOLAHAN DATA SERVICE DAN JUAL BELI PADA CV. NUR ABADI KERJA PRAKTEK Disusun Oleh : MUHAMMAD SADLI PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI INDONESIA TANJUNGPINANG TANJUNGPINANG 2014

2 APLIKASI PENGOLAHAN DATA SERVICE DAN JUAL BELI PADA CV. NUR ABADI KERJA PRAKTEK Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan mata kuliah Kerja Praktek Jurusan teknik informatika program strata satu Disusun Oleh : MUHAMMAD SADLI PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI INDONESIA TANJUNGPINANG TANJUNGPINANG 2014

3 KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan berkah dan rahmat-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan laporan kerja praktek ini. Penyusunan laporan ini berdasarkan atas pengamatan penulis selama melaksanakan kerja praktek di CV. Nur Abadi, penulis memutuskan untuk menyusun laporan kerja praktek ini dengan judul Aplikasi Pengolahan Data Servis dan Jual Beli pada CV. Nur Abadi. Penulis menyadari bahwa banyaknya hambatan dan kesulitan yang dihadapi oleh penulis dalam penyusunan laporan kerja praktek ini, namun atas dukungan dari berbagai pihak akhirnya laporan ini dapat diselesaikan dan semoga sesuai dengan yang diharapkan. Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada pihak pihak yang telah memberikan dukungan kepada penulis baik moril maupun materil dalam penyelesaian kerja praktek ini, yaitu : 1. Bapak H.M.Louis Frederik, SE., SH., MM selaku Ketua Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang. 2. Bapak Ricak Agus Setiawan, ST., MSI. selaku dosen pembimbing yang telah memberikan masukan dan materi untuk menyelesaikan kerja praktek ini. i

4 3. Bapak/Ibu Dosen STTI yang telah memberikan inspirasi kepada penulis, serta memberikan semangat dan motivasi agar dapat menyelesaikan penulisan kerja praktek ini. 4. Orang tua yang tercinta dan selalu memberikan semangat, kasih sayang, do a serta dukungan moral maupun materiil. 5. Teman teman jurusan Teknik Informatika khususnya angkatan 2010 yang seperjuangan dalam menimba ilmu. 6. Kepada semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah banyak memberikan doa dan motivasi kepada penulis. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa laporan kerja praktek ini jauh dari sempurna dan masih terdapat kekurangan sehingga penulis sangat mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak guna menambah wawasan ilmu yang nantinya bermanfaat bagi penulis dan para pembaca dimasa yang akan datang. Akhir kata semoga kerja praktek ini dapat bermanfaat dan berguna bagi penulis, para pembaca serta pihak yang membutuhkan. Tanjungpinang, April 2014 Penulis ii

5 ABTRAK Kerja praktek ini merupakan laporan dari hasil analisa terhadap sistem yang sedang berjalan dan hasil perancangan yang baru di CV. Nur Abadi. Secara umum penulis katakan bahwa dari sistem yang sedang berjalan pada instansi tersebut masih saja terdapat cara yang manual, baik pada tahap penginputan, penyediaan, pengecekan kelayakkan dan laporan data siswanya. Hal seperti ini akan jauh lebih mudah apabila semuanya menggunakan komputerisasi. Di mana segala nya akan jauh lebih mudah, cepat dan akurat, sehingga dapat memperkecil kemungkinan - kemungkinan yang bisa membuat data tidak tersimpan secara pasti, hilang atau pun terjadi kesalahan lainnya. Berdasarkan permasalahan yang ada penulis melakukan analisa dan membuat perancangan sistem baru untuk membuat antisipasi terhadap kelemahan - kelemahan yang sedang terjadi pada sistem yang sedang berjalan dan berusaha tidak menimbulkan permasalahan permasalahan baru dikemudian hari. Aplikasi pengolahan data dengan berbasis program yang penulis ajukan telah memberikan jawaban terhadap permasalahan yang timbul pada sebelumnya. Dengan demikian sistem informasi ini akan memberikan hasil yang baik dalam pengolahan data yang dibutuhkan serta efektifitas pada sistem yang diterapkan. Software yang akan menjadi alat bantu dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan Borland Delphi 7 Enterprise Studio dan Microsoft acses 2007 sebagai basis datanya. Metodologi yang digunakan untuk pengembangan aplikasi ini ialah paradigma Waterfall (classic life cycle). Hasil dari pengembangan ini diharapkan dapat memberikan kontribusi yang bermanfaat dan berpotensi dalam dalam bekerja sehingga menjadi lebih baik, cepat, akurat dan lebih efisien bagi karyawan yang menggunakannya. Kata kunci : Penjualan, pembelian, service, CV, Nur, Abadi iii

6 ABTRACT Work practice is a report of the results of analysis of the running system and the new design results in CV. Nur Abadi. In general, the authors say that the system is running on the company is still there a manual way, both on input stage, provision, true checking and reporting inventory data. Things like this will be much easier if everything is computerized. Where everything would be much more easily, quickly and accurately, so as to minimize the possibilities - possibilities that could make sure the data is not stored, lost or other errors. Based on the existing problems and the authors do an analysis and make the design of new systems to make the anticipation of weakness - the weakness that is happening on the system is running and trying not to cause problems - new problems in the future. Information System Data Collection and Provision of Logistics with the author-based programs have been proposed to provide answers to problems that arise at previously. Thus, this information system will give good results in the processing of data required and the effectiveness of the implemented system. Software that will be an invaluable tool in this research is to use Borland Delphi 7 Enterprise Studio and Microsoft acses as its data base. The methodology used for the development of this application is the paradigm of Waterfall (classic life cycle). The results of this development is expected to contribute a useful and potentially in the works to become better, faster, more accurate and efficient for employees who used. key word : Selling, purcase, service, cv, Nur, Abadi iv

7 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... HALAMAN PERSETUJUAN... HALAMAN PENGESAHAAN... HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN... KATA PENGANTAR... i ABSTRAK...iii ABSTRACT... iv DAFTAR ISI... v DAFTAR GAMBAR... ix DAFTAR TABEL... xi DAFTAR SIMBOL... xii BAB I PENDAHULUAN... 1 Latar Belakang... 1 Identifikasi masalah... 2 Batasan Masalah... 3 Tempat Dan Waktu Pelaksanaan... 3 Tujuan Dan Manfaat... 3 Metodologi Penelitian... 4 Metode Pengumpulan Data... 4 v

8 Metode Pengembangan Perangkat Lunak... 5 Perencanaan Jadwal Kerja Praktek... 7 Sistematika Penulisan... 8 BAB II LANDASAN TEORI Konsep Dasar Sistem Definisi Sistem Karakteristik Sistem Konsep Dasar Aplikasi Konsep Dasar Pengolahan Data Sistem Aplikasi Berbasis Desktop Pengertian Aplikasi Desktop Konsep Permodelan Sistem Konsep Basis Data Perangkat Lunak Pembangun Sistem Borland Delphi Microsoft Office Access Pengertian Pengolahan Data Siklus Pengolahan Data Metode Pengolahan Data Struktur Organisasi vi

9 BAB III ANALISA SISTEM Analisa Sistem Analisa Prosedur Analisa Pengolahan Data Penjualan Yang Sedang Berjalan Analisa Pengolahan Data Pembelian Yang Sedang Berjalan Analisa Pengolahan Data reparasi( service) Yang Sedang Berjalan Analisa Dokumen Analisa Dokumen Masukan Analisa Dokumen Keluaran Analisa Kelemahan Sistem Analisa Kebutuhan Sistem Kebutuhan Perangkat Keras Kebutuhan Perangkat Lunak Kebutuhan Pengguan BAB IV PERANCANGAN SISTEM Perancangan Prosedur Perancangan Proses Diagram Konteks Data Flow Diagram Entity Relation Diagram( ERD) vii

10 Rancangan Struktur Program Rancangan Struktur Menu Perancangan Struktur File Rancangan Antar Muka BAB V IMPLEMENTASI SISTEM Definisi Implementasi Sistem Tujuan Implementasi Sistem Pemilihan Bahasa Pemrograman Fasilitas Program Kegiatan Implementasi Pengendalian Dan Sistem Pengamanan Data Kebutuhan Sistem Pengoprasian Kebutuhan Perangkat Keras Kebutuhan Perangkat Lunak Pemakai (Brainware) BAB VI PENUTUP Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN viii

11 DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Paradigma Waterfall ( Nugroho,2005)...5 Gambar 2.1 Diagram konteks tahap proses...24 Gambar 2.2 Struktur organisasi...25 Gambar 3.1 Flowmap berjalan Penjualan...28 Gambar 3.2 Flowmap berjalan Pembeian...29 Gambar 3.3 Flowmap berjalan jasa reparasi...31 Gambar 4.1 Flowmap usulan data pembelian...38 Gambar 4.2 Flowmap usulan data penjualan...39 Gambar 4.3 Flowmap usulan data reparasi...41 Gambar 4.4 Diagram konteks pengolahan data CV, Nur Abadi...42 Gambar 4.5 DFD Level Gambar 4.6 DFD Proses Pembuatan laporan...43 Gambar 4.7 ERD...44 Gambar 4.8 Struktur program...45 Gambar 4.9 Struktur menu...46 Gambar 4.10 Perancangan login...49 Gambar 4.11 Perancangan menu utama...50 Gambar 4.12 Perancangan data penjualan...50 ix

12 Gambar 4.13 Perancangan Data pembelian...51 Gambar 4.14 Perancangan Data service...51 Gambar 4.15 Perancangan Data Laporan...52 Gambar 4.16 Perancangan laporan penjualan...52 Gambar 4.17 Perancangan laporan Pembelian...52 Gambar 4.18 Perancangan laporan service...53 Gambar 4.19 Perancangan Faktur Penjualan...53 Gambar 4.20 Perancangan Faktur Service...51 Gambar 5.1 Penyimpanan Penjualan Berhasil...60 Gambar 5.2 Penyimpanan Pembelian Berhasil...60 Gambar 5.3 Penyimpanan Data Reparasi/Service Berhasil...61 Gambar 5.4 Berhasil memperbarui Data Pembelian...61 x

13 DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Kegiatan Pelaksanaan Kerja Praktek...7 Tabel 4.1 Keterangan Struktur File Data Administrasi...47 Tabel 4.2 Keterangan Struktur File data Penjualan...47 Tabel 4.3 Keterangan Struktur File data Keluar...48 Tabel 4.4 Keterangan Struktur File data Stok Barang...48 Tabel 4.4 Keterangan Struktur File data Reparasi...49 Tabel 5.1 Hasil implementasi basis data...57 Tabel 5.2 Hasil pengujian blackbox...59 xi

14 DAFTAR SIMBOL 1. DAFTAR SIMBOL DATA FLOW DIAGRAM SIMBOL ARTI PENGGUNAAN Proses : menunjukan proses yang dilakukan baik secara manual ataupun komputer Entitas : Sumber luar ataupun tujuan luar yang dapat berupa orang atau organisasi kemudian melakukan interaksi dengan sistem Aliran data : menunjukan arah proses Penyimpanan data : menunjukan arah store xii

15 2. DAFTAR SIMBOL FLOWMAP DIAGRAM SIMBOL ARTI PENGGUNAAN Proses : menunjukan proses yang dilakukan komputer Proses manual : menunjukan proses yang dilakukan secara manual Dokumen : menunjukan dokumen input dan output Multidokumen : menunjukan beberapa dokumen Arsip : menunjukan dokumen yang diarsipkan Flow : menunjukan alir dokumen Database : merupakan media penyimpanan data dalam computer Pengkondisian : menunjukan pemeriksaan dokumen Menunjukan input yang manual yang menggunakan perangkat seperti keyboard xiii

16 3. DAFTAR SIMBOL ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM SIMBOL ARTI PENGGUNAAN Menunjukan entitas Garis penghubung antara relasi dan entitas Menunjukan hubungan antara dua entitas Menunjukkan atribut dari entitas xiv

17 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring dengan perkembangan dan tingkat kebutuhan, perkembangan teknologi dan informasi diera globalisasi ini semakin meningkat pula. Perkembangan tersebut telah membawa manusia menentukan tingkat efisiensi yang tinggi dalam segala bidang karena kebutuhan akan informasi menjadi hal terpenting dalam era globalisasi. Kebutuhan akan informasi di butuhkan dalam semua bidang baik di organisasi, perusahaan, bisnis, instansi dan juga di usaha jasa reparasi komputer. Salah satu perubahan yang sangat berpengaruh yaitu pada usaha jasa reparasi komputer. Dalam perhitungan keuangan tidak luput dari persoalan yang ada diantaranya bagian pemasukan keuangan, biaya pengeluaran dan operasi usaha itu sendiri. Dari persoalan yang ada diharapkan bisa memanfaatkan teknologi informasi yang ada sebagai solusi pemecahan masalah untuk menghasilkan informasi yang diharapkan dengan menggunakan sistem pengolahan data. Dengan adanya sistem pengolahan perhitungan yang diharapkan mampu mempermudah dan mempercepat proses mengolah data, dengan mengembangkan sistem yang sudah ada sebelumnya. Dari permasalahan yang telah uraikan diatas maka, penulis mengambil topik Aplikasi Pengolahan Data Servis dan Jual Beli pada CV. Nur Abadi. 1

18 2 1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang di atas sistem pekerjaan masih dilakukan secara manual maka terjadinya kesalahan-kesalahan yang sering di ketahui seperti kesalahan perhitungan dan penyimpanan nota penjualan dan pembelian yang tidak efektif. Dengan adanya perkembangan teknologi maka masalah-masalah yang terjadi dapat diatasi dengan membuat sebuah sistem yang terkomputerisasi terutama pada proses penjualan dan pembelian. Indentifikasi masalah yang terjadi adalah : 1. Pembuatan transaksi penjualan dan pembelian masih dilakukan secara manual. 2. Belum adanya penyimpanan data yang teratur dalam bentuk database sehingga sering terjadi kesalahan dalam perhitungan harga. 3. Penyimpanan data transaksi kurang efektif dan efisien. 4. Pencarian stock barang masih secara manual sehingga memerlukan waktu yang lama. 1.3 Batasan Masalah Batasan masalah adalah membatasi ruang lingkup masalah yang terlalu luas atau lebar sehingga penelitian lebih bisa fokus untuk dilakukan. Batasan masalah dari perancangan aplikasi ini dibatasi oleh hal-hal sebagai berikut: 1. Pengolahan data transaksi penjualan dan pembelian. 2. Pembuatan laporan stock barang. 3. Laporan penjualan dan pembelian setiap bulan. 4. Pengolahan data service.

19 3 1.4 Tempat dan Waktu Pelaksanaan Kerja praktek ini diadakan di CV.Nur Abadi yang beralamat di jalan Bukit Cermin No.1. Adapun pelaksanaanya dimulai dari Tanggal 1 Oktober 2013 sampai tanggal 1 Januari Tujuan Dan Manfaat Tujuan pelaksanaan kerja praktek ini adalah : 1. Tujuan Umum Secara umum tujuan Kerja praktek ini adalah untuk mengaplikasikan antara ilmu yang diperoleh di bangku kuliah dengan pelaksanaannya di dunia kerja. 2. Tujuan Khusus a. Mempelajari sejauh mana teknologi informasi dapat dimanfaatkan pada CV.Nur Abadi. b. Menganalisa proses kerja pada CV. Nur Abadi khususnya sistem yang akan dibuat untuk memudahkan dalam proses pengelolaan datanya. 3. Manfaat Manfaat yang diambil dari aplikasi ini adalah untuk memberikan suatu kemudahan dalam segala proses yang berhubungan dengan pengolahan data barang dan perhitungan keuangan.

20 4 1.6 Metodologi Penelitian Metodologi merupakan suatu proses yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah secara logis, dimana memerlukan data-data untuk mendukung terlaksananya suatu penelitian. Metodologi ini akan dijelaskan dalam bentuk pengumpulan data dan metode pengembangan sistem. 1. Metode Pengumpulan Data Dalam pelaksanaan kegiatan pengumpulan data yang menjadi dasar dan untuk melengkapi laporan kerja praktek ini, maka digunakan teknik yang umum dalam kegiatan ilmiah, yaitu : a. Wawancara (Interview), yaitu kegiatan berupa tanya jawab langsung dengan orang yang berkaitan dengan pengelolaan data. b. Observasi, pengamatan langsung kelokasi dimana dilaksanakan kerja praktek ini. c. StudiLiteratur, pengumpulan data secara tidak langsung dengan melakukan studi kepustakaan, yaitu dengan mengumpulkan datadata dan teori-teori yang berhubungan dengan penulisan laporan kerja praktek ini. 2. Metode Pengembangan Perangkat Lunak Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam membangun sistem pengolahan data ini menggunakan model waterfall yang menyarankan pengembangan perangkat lunak secara sistematik dan berurutan yang dimulai dari tingkatan sistem tertinggi dan berlanjut ke

21 5 tahap analisis, desain, pengkodean, pengujian dan pemeliharaan. Kelebihan dari metode ini adalah terstuktur, dinamis, dan sequintal. Gambar 1.1 Paradigma Waterfall ( 1 Adi Nugroho, 2005) Keterangan ; 1. Kebutuhan sistem ( Requirement system ) Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan di fokuskan pada software. Untuk mengetahui sifat dari program yang akan dibuat,melakukan pengumpulan data dan penetapan kebutuhan semua elemen sistem. 2. Analisa(Analysis) Melakukan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi dan menetapkan kebutuhan perangkat lunak, fungsi performasi dan iterfacing. 1 Adi Nugroho, Analisa dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek, hal.125.

22 6 3. Perancangan ( Design ) Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan diatas menjadi tampilan program atau aplikasi sebelum coding di mulai. Design harus dapat mengimplementasikan kebutuhan yang telah di sebutkan pada tahap sebelumnya. 4. Pembuatan Program/pengkodean ( Coding ) Pengkodean yang mengimplementasikan hasil dan design ke dalam kode/bahasa yang di mengerti oleh mesin komputer dengan bahasa pemrograman tertentu. 5. Pengujian ( Implementasi dan Testing ) Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini komputer, maka design tadi harus di ubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding. Tahap ini merupakan implementasi dari tahap design yang secara teknis nantinya dikerjakan oleh programmer. 6. Perawatan ( Maintenence ) Pemeliharaan suatu software sangat di perlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu.ketika di jalankan mungkin saja masih ada kesalahan kecil yang tidak di temukan sebelumnya, atau ada penambahan fitur-fitur yang belum ada pada software tersebut.pengembangan diperlukan ketika adanya perubahan dari perusahaan seperti penggantian sistem operasi atau perangkat lainnya.

23 7 Dengan menggunakan Metode Waterfall sangat efektif, karena setiap tugas yang diberikan kepada setiap bagian harus diselesaikan terlebih dahulu, tahap demi tahap setelah itu dilanjutkan ketahap atau tugas berikutnya secara berurutan. 1.7 Perencanaan Jadwal Kerja Praktek Untuk pengerjaan aplikasi Sistem informasi pengolahan data penerimaan murid baru pada English Clinic Tanjungpinang ini kurang lebih memerlukan waktu 3 bulan dengan pengaturan waktu berikut ini. Tabel Jadwal Kerja Praktek NO KEGIATAN BULAN 1 BULAN 2 BULAN Pengumpulan Data - Observasi - Wawancara - StudiLiteratur 2 Analisis Data 3 Desain 4 Coding 5 Pengujian 6 PembuatanLaporan

24 8 1.8 SistematikaPenulisan Sistematika penulisan ini disusun dalam beberapa bab dan sub bab, yang masing-masing saling mempunyai keterkaitan dalam bahasannya. Adapun sistematika penulisan kerja praktek ini sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisi uraian tentang latar belakang masalah, rumusan masalah yang berisi identifikasi masalah, batasan masalah, tujuan kerja praktek, waktu dan tempat kerja praktek, metodologi penelitian serta sistematika penulisan yang berisikan penjelasan ringkasan per bab. BAB II LANDASAN TEORI Dalam bab ini menguraikan tentang definisi dan konsep dasar sistem, informasi, sistem informasi, dan meguraikan tentang karakterisitik sistem, konsep pemodelan sistem, konsep basis data dan perangkat lunak yang digunakan. BAB III ANALISIS SISTEM Bab ini menguraikan tentang masalah atau kelemahan yang terdapat di sistem yang lama dan menguraikan kebutuhan sistem agar dapat diusulkan untuk menyelesaikan masalah pada sistem yang lama. BAB IV PERANCANGAN SISTEM Bab ini menguraikan tentang perancangan proses yaitu flowmap, diagram konteks, data flow diagram (DFD), perancangan basis data yaitu perancangan media penyimpanan dan entity relationship diagram (ERD), serta perancangan antarmuka.

25 9 BAB V IMPLEMENTASI SISTEM instalasi. Bab ini berisi tentang uji coba sistem dan program, dan manual BAB VI PENUTUP Bab ini memberikan kesimpulan tentang hasil-hasil yang dicapai dalam perancangan perangkat lunak dan saran untuk pengembangan perangkat lunak berikutnya. DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

26 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem 1. Definisi Sistem Ada beberapa tentang pengertian sistem di antaranya definisi sistem menurut Gorden B. Davis dalam bukunya menyatakan, sistem biasa berupa gagasan-gagasan atau konsepsi yang saling tergantung. Sistem menurut Norman L.Enger dalam bukunya menyatakan, suatu sistem dapat terdiri atas kegiatan kegiatan yang berhubungan dengan mencapai tujuan tujuan perusahaan. Sistem yang lebih menekankan pada prosedur definisikan sebagai berikut: sistem adalah suatu jaringan kerja prosedur yang saling berhubungan,pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen pada elemennya.definisikan sebagai berikut : sistem adalah suatu kumpulan elemen-elemen yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. sedangkan menurut Richard F. Neuschel (1995) sistem adalah suatu jaringan sejumlah prosedur yang saling berhubungan yang dikembangkan sesuai dengan suatu pola (rencana) guna melaksanakan aktifitas utama perusahaan 10

27 11 2. Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat sifat tertentu, yaitu; 1. Komponen Sistem (components) Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk kesatuan. Komponen-komponen atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. 2. Batas Sistem (boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. 3. Lingkungan Luar Sistem (environment) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. 4. Interface Interface merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Interface ini memungkinkan satu subsistem untuk mengalirkan sumber daya ke subsistem lainnya.

28 12 a. Input Input merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Input dapat berupa maintenance input dan signal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energy yang diproses untuk menghasilkan output. b. Output Output merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi output yang berguna dan sisa pembuangan. Output dapat menjadi input untuk subsistem yang lain. 5. Pengolahan Sistem (process) Suatu sistem mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. 6. Sasaran Sistem (objective) Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem menentukan input yang dibutuhkan dan output yang akan dihasilkan Konsep dasar aplikasi Perangkat lunak aplikasi adalah suatu subkelas perangkat lunak komputer yang memanfaatkan kemampuan komputer langsung untuk melakukan suatu tugas yang diinginkan pengguna.

29 13 Contoh utama perangkat lunak aplikasi adalah pengolah kata, lembar kerja, dan pemutar media Konsep dasar pengolahan data Pengolahan data adalah proses operasi sistematis terhadap data, selama operasi, [misal kalkulasi atau operasi logika] sedang berlangsung, data disimpan sementara dalam prosesor. Yang termasuk dalam proses pengolahan data, antara lain : verifikasi, pengorganisasian data,pencarian kembali, transformasi, penggabungan, pengurutan, perhitungan / kalkulasi, ekstraksi data untuk membentuk informasi, dan pembentukan pengetahuan Sistem Aplikasi Berbasis Desktop Aplikasi dalam bahasa awam sering disebut sebagai sebuah kumpulan program atau script. Aplikasi Desktop yang dibangun dengan menggunakan Struts framework terdiri dari komponen-komponen individual yang digabungkan menjadi satu aplikasi. Aplikasi tersebut dapat diinstal dan dieksekusi oleh aplikasi container. Komponen-komponen tersebut dapat digabungkan karena mereka terletak dalam sebuah konteks aplikasi yang sama, yang menjadikan mereka bergantung satu dengan yang lainnya, baik secara langsung ataupun tidak langsung. 3 2 Abdul Kadir,Pengolahan Sistem Informasi,[Andi]. 3 Prop.Dr.Jogiyanto.HM.Akt.Analisa dan Desain,Andi,Offisert,Jogjakarta,2005

30 Pengertian Aplikasi Desktop Aplikasi Desktop adalah suatu aplikasi yang dapat berjalan sendiri atau independen tanpa menggunakan browser atau koneksi Internet di suatu komputer otonom dengan operating system atau platfom tertentu. 2.4 Konsep Pemodelan Sistem 1. Flowchart Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambarnya ini dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu. Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung. Flowchart ini merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya flowchart urutan proses kegiatan menjadi lebih jelas. Jika ada penambahan proses maka dapat dilakukan lebih mudah. Setelah flowchart selesai disusun, selanjutnya pemrograman ( programmer) menerjemahkannya ke bentuk program dengan bahasa pemrograman. 2. Diagram Konteks Secara garis besar diagram konteks adalah suatu diagram alir yang tingkat tinggi yang menggambarkan seluruh jaringan, masukan dan keluaran. sistem yang dimaksud adalah untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan. mengidentifikasikan data awal dan akhir yang masuk dan keluaran sistem.

31 15 Di sini juga bisa di jelaskan fungsi data flow diagram atau (DFD) terbagi atas 3 bagian DFD yaitu: 1. Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. 2. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. 3. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program 2.5 KONSEP BASIC DATA Database merupakan salah satu komponen penting dalam sistem informasi, karena database adalah dasar dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Suatu database dibuat dan digunakan untuk mengatasi masalah-masalah yang ada pada saat penggunaan data.

32 16 Masalah-masalah tersebut antara lain : 1. Redudansi dan konsistensi data. 2. Kesulitan pengaksesan data. 3. Isolasi data untuk standarisasi. 4. Banyak pemakai ( multiple user ). 5. Masalah keamanan ( security ). 6. Masalah kesatuan / integrasi (integration). 7. Masalah kebebasan data (data indepence). Pelaksanaan pengguna database memerlukan suatu sistem yang dapat mengatur dan mengelola file, program, yang disebut Database Management System ( DBMS), yaitu pengelolaan sekumpulan file yang seling berkaitan antara file yang satu dengan yang lainnya. 1. Desain Basis Data Sistem Basis data ( database) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi. Merancang basis data merupakan hal yang sangat penting dalam perancangan suatu sistem. Kesulitan utama dalam merancang suatu basic data adalah bagaimana cara marancang suatu basic data yang dapat memuaskan keperluan saat ini dan masa yang akan datang.

33 17 Elemen-elemen data dalam suatu basic data harus dapat dipergunakan untuk pembuatan keluaran ( output), sesuai dengan yang diinginkan. Untuk menghasilakn keluaran yang baik, juga diperlukan masukan (output) yang baik. Hasil pemasukan data ini akan disimpan atau direkam dalam basic data. 1) Field Adalah data yang menunjukkan sifat-sifat tertentu 2) Record Merupakan segala sesuatu yang kita simpan sebagai informasi dan kumpulan dari beberapa field 3) Database Merupakan kumpulan dari beberapa record yang memiliki relasi antar record maupun field 4) Database system Merupakan kumpulan dari basis data yang saling terpisah tapi dikelola secara bersama-sama. 2. Normalisasi Normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entiti dan relasinya. Sebelum mengenal lebih jauh mengenai normalisasi ada beberapa konsep yang perlu diketahui yaitu :

34 18 1. Atribute kunci Setiap file selalu terdapat kunci dari file atau satu set field yang dapat mewakili record. 2. Candidate key Kunci kandidat adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang mengindentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik dari entity. Dan kandidat key tidak boleh berisi atribut dari tabel yang lain. 3. Primary key Primary key adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengindentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik, tetapi dapat juga mewakili setiap kejadian dari entity. 4. Alternatif key Setiap atribut dari candidate key yang tidak terpilih menjadi primary key, maka atribut-atribut tersebut dinamakan alternatif key. 5. Foreign key Foreign key merupakan sembarang atribut yang menunjuk kepada primary key pada tabel yang lain. Foreign key akan terjadi pada suatu relasi yang memiliki kardinalitas one to many (satu ke banyak) atau many to many (banyak ke banyak). Foreign key biasa nya selalu diletakkan pada tabel atau relasi mengarah ke banyak.

35 19 Entity Relational Diagram merupakan salah satu pemodelan data konseptual yang paling sering digunakan dalam proses pengembangan basis data bertipe relasional. Model E-R adalah rincian yang merupakan representasi logika dari data pada suatu organisasi atau area bisnis tertentu. Model E-R terdiri dari beberapa komponen dasar yaitu sebagai berikut: 1. Entitas Entitas adalah sesuatu atau objek di dunia nyata yang dapat dibedakan dari sesuatu atau objek yang lainnya. Sebagai contoh, setiap mahasiswa dalam suatu universitas adalah suatu entitas. Setiap fakultas dalam suatu universitas adalah juga suatu entitas. Dapat dikatakan bahwa entitas bisa bersifat konseptual/abstrak atau nyata hadir di dunia nyata. 2. Atribut Atribut adalah properti deskriptif yang dimiliki oleh setiap anggota dari himpunan entitas. Sebagai contoh entitas mahasiswa, atribut-atribut yang dimiliki adalah nim, nama mahasiswa, alamat dan lain-lain. 3. Hubungan antar relasi (Relationship) Hubungan antar relasi adalah hubungan antara suatu himpunan entitas dengan himpunan entitas yang lainnya. Misalnya, entitas mahasiswa memiliki hubungan tertentu dengan entitas matakuliah (mahasiswa mengambil matakuliah). Pada penggambaran model E-R, relasi adalah perekat yang menghubungkan suatu entitas dengan entitas yang lainnya.

36 20 4. Kardinalitas/Derajat Relasi Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. 2.6 Perangkat Lunak Pembangun Sistem Software atau biasa disebut dengan perangkat lunak adalah sebuah aplikasi yang dapat membangun sebuah sistem. Dimana sistem tersebut dapat membantu manusia dalam mengolah sebuah data untuk mengurangi kesalahan dalam data tersebut. Untuk itu software yang kami pakai ialah sebagai berikut : Borland Delphi 7 Borland Delphi merupakan suatu bahasa pemrograman yang memberikan berbagai fasilitas pembuatan aplikasi untuk mengolah teks, grafik, angka, database dan aplikasi web. Program ini mempunyai kemampuan luas yang terletak pada produktifitas, kualitas, pengembangan perangkat lunak, kecepatan kompilasi, pola desain yang menarik serta bahasa pemrogramannya terstruktur dan lengkap. Fasilitas pemrograman dibagi dalam dua kelompok yaitu object dan bahasa pemrograman. Object adalah suatu komponen yang mempunyai bentuk fisik dan biasanya dapat dilihat. Object biasanya dipakai untuk melakukan tugas tertentu dan mempunyai batasan-batasan tertentu. Sedangkan bahasa pemrograman dapat disebut sekumpulan teks yang mempunyai arti tertentu dan disusun dengan aturan tertentu untuk menjalankan tugas tertentu. Gabungan antara object

37 21 dengan bahasa pemrograman sering disebut bahasa pemrograman berorientasi object. IDE Delphi merupakan lingkungan pemrograman terpadu yang terdapat dalam Delphi. Dengan IDE semua yang diperlukan dalam pengembangan, dalam kondisi normal, semuanya telah tersedia. Adapun bagian-bagian IDE Delphi yang biasa ditampilkan yaitu : 1. Jendela Utama : Di dalam jendela utama Delphi terdapat menu-menu sebagaimana menu aplikasi Windows umumnya, toolbar yang merupakan langkah cepat dari beberapa menu, dan component palette yaitu gudang komponen yang akan digunakan untuk membuat aplikasi. 2. Object Treeview : Fasilitas ini berguna untuk menampilkan daftar komponen yang digunakan dalam pengembangan aplikasi sesuai dengan penempatannya. 3. Object Inspector : Object ini digunakan untuk mengatur properti dan event suatu komponen. Akan tetapi tidak dapat mengubah langsung properti-properti yang tidak ditampilkan kecuali melalui penulisan kode program. 4. Form Designer : Form adalah komponen utama dalam pengembangan aplikasi. Form designer adalah tempat melekatnya komponen yang lain, dengan arti lain tempat komponen-komponen lain diletakkan. Andris Faesal, Mengenal Borland Delphi 7 [ Online ] Delphi-70.Html

38 22 5. Code Editor, Explorer dan Component Diagram, Code Editor adalah tempat kode program yang diperlukan untuk mengatur tugas aplikasi ditulis. Code Explorer adalah fasilitas yang membantu penjelajahan kode program menjadi lebih mudah. Component Diagram adalah fasilitas yang dapat digunakan untuk membuat diagram komponenkomponen yang digunakan dalam aplikasi Microsoft Office Access Microsoft Office Access adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang memudahkan pengguna. Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana.

39 23 Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek. Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte. Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700 megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar. Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antar muka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa

40 24 pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah, dan mesin pembuat form yang digunakan oleh keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA). 2.7 Pengertian Pengolahan Data Data adalah keterangan mengenai fakta suatu objek ( manusia,benda, peristiwa) yang diwakili dengan symbol( huruf, kalimat,angka,gambar,suara) yang belum diolah menjadi informasi. Dari proses pengolahan data tersebutlah dihasilkan informasi sebagai output. Informasi adalah data yang sudah diolah dan dapat berguna bagi pemakainya Siklus Pengolahan Data Secara umum pengolahan data yang terkomputerisasi dan manual, mengalami siklus pengolahan data yang terdiri dari tiga tahap, yaitu sebagai berikut: INPUT PROSES OUTPUT 1. Data Dimasukkan ke komputer dalam bentuk yang dimengerti oleh komputer (input). Gambar 2.1. Diagram Konteks Tahap Proses

41 25 2. Data diproses sesuai dengan intruksi yang di terima komputer. 3. Hasil pengolahan ( output), berupa data yang dapat dimengerti dan berguna untuk manusia Metode Pengolahan Data Menurut Buch dan Stater, ada dua macam metode pengolahan data yang penting: 1. Manual Dalam metode manual semua operasi dilakukan dengan tangan dan bantuan alat alat penting seperti pensil, kertas dan lain-lain. 2. Metode Teknologis a. Electromechanical Sesungguhnya merupakan suatu gabungan dari orang dan mesin, misalnya seorang pegawai yang bekerja dengan menggunakan catat kolom dalam melakukan absensi (posting machine). b. Metode Electric Computer Komputer disini berarti suatu susunan dari alat alat masukan, suatu unit pengolah pusat (control processing unit) dan alat alat keluaran. 2.8 Struktur Organisasi. MANAGER OPERASIONAL TEKNISI Gambar 2.2 Struktur Organisasi CV. Nur Abadi

42 26 a. Deskripsi Pekerjaan ( Job Description ) Deskripsi pekerjaan adalah Uraian tugas yang merupakan suatu rincian yang menunjukkan posisi, tanggung jawab. Fungsinya harus dikerjakan oleh seorang personil di dalam suatu organisasi. Adapun uraian tugas tersebut adalah sebagai berikut : 1. Manajer Tugas dari Manajer adalah : Peran utama manajer adalah mencapai tujuan organisasi dengan menggunakan perangkat manajemen dan sumber daya organisasi. 2. Operasional Tugas dari bagian operasional adalah : Dalam setiap usaha harus dilakukan pencatatan dan pembukuan terhadap segala hal yang ada hubungannya dengan kegiatan perusahaan,hal itu misalnya : pembukuan, perhitungan harga pokok, jumlah produksi, penjualan, pembelian, pengeluaran barang dan lainlain. 3. Teknisi Tugas dari bagian teknisi adalah : Mereparasi / memperbaiki kerusakan yang terjadi pada komputer, baik dalam perbaikan perangkat keras maupun perangkat lunak.

43 BAB III ANALISA SISTEM 3.1 Analisis Sistem Analisis adalah penguraian dari suatu masalah atau objek yang akhirnya menghasilkan suatu kesimpulan. Tujuan kegiatan tahap analisis yaitu untuk mendesain sistem yang baru atau menyempurnakan sistem yang sudah ada sebelumnya. Seperti yang telah disinggung sebelumnya dalam latar belakang masalah bahwa masalah yang dihadapi adalah bagaimana sebuah aplikasi ini dapat memberikan kemudahan kepada pihak terkait. Peranan Analis sistem secara sistematis menilai bagaimana fungsi bisnis dengan cara mengamati proses input dan pengolahan data serta proses output informasi untuk membantu peningkatan proses organisasional. 3.2 Analisa Prosedur Analisis prosedur yaitu tinjauan terhadap prosedur prosedur yang sedang di terapkan sehingga mempunyai gambaran dan dapat mengambil langkah langkah yang ingin di kembangkan Prosedur pengolahan data penjualan yang sedang berjalan a) Pelanggan memberikan data pemesanan barang kepada bagian operasional. b) Bagian operasional melakukan proses pengecekan stok barang. 27

44 28 c) Setelah pengecekan stok barang, jika barang tersebut ada maka akan melakukan proses pembuatan faktur penjualan, dan jika tidak ada, maka surat pemesanan barang dikembalikan kepada pelanggan. d) Setelah pembuatan faktur bagian operasional memberikan faktur penjualan kepada pelanggan, kemudian bagian operasional merekap faktur tersebut sebagai arsip. e) Bagian operasional melakukan pembuatan laporan penjualan dan laporan tersebut diberikan kepada manager. f) Dan bagian operasional merekap laporan penjualan sebagai arsip. Gambar 3.1 flowmap berjalan penjualan

45 Prosedur pengolahan data pembelian yang sedang berjalan a) Bagian operasional memberikan data pemesanan kepada supplier. b) Supplier melakukan pembuatan faktur pembelian. c) Bagian operasional mencatat kartu stok barang setelah itu membuat laporan pembelian. d) Laporan pembelian tersebut diberikan kepada manager dan bagian operasional merekap laporan pembelian sebagai arsip. Gambar 3.2 flowmap berjalan pembelian

46 Prosedur pengolahan data reparasi ( service) yang sedang berjalan a) Bagian operasional memberikan formulir keluhan kepada pelanggan. b) Pelanggan mengisi formulir keluhan dan menyerahkannya kembali kepada bagian operasional. c) Bagian operasional menyerahkan formulir keluhan kepada teknisi. d) Teknisi melakukan pengecekan atas kerusakan barang tersebut, ketika barang tersebut dapat diperbaiki, makan teknisi membuat laporan kerusakan dan diserahkan kembali kepada bagian operasional, namun ketika barang tersebut tidak dapat diperbaiki, maka barang tersebut dikembalikan kepada pelanggan. e) Bagian operasional membuat faktur pembayaran atas kerusakan barang yang dapat diperbaiki dan diserahkan kepada pelanggan. f) Ketika barang telah selesai diperbaiki, bagian operasional akan menghubungi pelanggan untuk mengambil barang tersebut dan membuat laporan service dan diarsipkan.

47 31 Gambar 3.3 flowmap berjalan jasa reparasi (service) 3.3 Analisa Dokumen Aliran dokumen menggambarkan bagaimana dan untuk apa saja dokumen dokumen itu digunakan dalam sistem. Dari hasil survei yang dilakukan pada CV. Nur Abadi diperoleh dokumen, yaitu :

48 Analisa Dokumen Masukan Dokumen masukan merupakan dokumen yang dipakai sebagai sumber yang digunakan sebagai masukan dalam sistem. 1. Data pemesanan barang (penjualan) Fungsi Sumber Rangkap Distribusi Item : Untuk melakukan pengorderan barang : Pelanggan : 1 (satu) : Bagian operasional : Tanggal, Nama_Pelanggan, Nama_Barang, Jumlah 2. Faktur pembelian (pembelian) Fungsi Sumber Rangkap Distribusi : Untuk memberikan bukti pembelian barang : Supplier : 2 (dua) : Bagian operasional Item : Tanggal, No_Faktur, Nama_Pelanggan, Nama_Barang, Jumlah, Barang, Harga Analisa Dokumen Keluaran Dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan oleh sistem. 1. Faktur penjualan (penjualan) Fungsi Sumber Rangkap Distribusi : Untuk memberitahukan berapa barang yang dibeli : Bagian operasional : 2 (dua) : Pelanggan

49 33 Item : Tanggal, No_Faktur, Nama_Pelanggan, Nama_Barang, Jumlah, Barang, Harga 2. Data pemesanan barang (pembelian) Fungsi Sumber Rangkap Distribusi Item : Untuk melakukan pengorderan barang : Bagian operasional : 1 (satu) : Supplier : Tanggal, Nama_Barang, Jumlah 3. Form Keluhan (service) Fungsi Sumber Rangkap Distribusi : Untuk menunjukkan keluhan barang : Bagian operasional : 1 (satu) : Pelanggan Item : Tanggal, Nama_Pelanggan, Nama_Barang, Keluhan 4. Faktur pembayaran (service) Fungsi Sumber Rangkap Distribusi Item : Untuk memberitahukan pembayaran : Bagian operasional : 2 (dua) : Pelanggan : Tanggal, No_Faktur, Nama_Barang, Keluhan, Barang, Harga

50 34 5. Data Barang (service) Fungsi Sumber Rangkap Distribusi Item : Untuk memberitahukan data barang : Bagian operasional : 1 (satu) : Pelanggan : Tanggal, Nama_Pelanggan, Nama_Barang, Barang 3.4 Analisa Kelemahan Sistem Dari hasil analisis penulis, diketahui masalah-masalah yang akan terjadi dari sistem berjalan di CV. Nur Abadi sebagai berikut : 1. Proses pengecekan barang berjalan dengan lambat karena banyak barang yang harus di cari dan sering terjadi kesalahan dalam pencarian stock barang. 2. Perhitungan total harga barang sering terjadi kesalahan maka akan memperlambat pekerjaan. 3. Perekapan dokumen tidak efisien dikarenakan sering terjadi kehilangan dokumen. 4. Kurangnya pembuatan laporan dalam penjualan, pembelian, dan service, maka pemilik usaha tidak mengetahui berapa pengeluaran dan pemasukan harian, bulanan, dan tahunan.

51 Analisis Kebutuhan Sistem Pada analisis kebutuhan akan menjelaskan tentang analisis yang di lakukan penulis dalam perancangan aplikasi pengolahan data CV. Nur Abadi, antara lain sebagai berikut: Kebutuhan Perangkat Keras Perangkat keras komputer (hardware) adalah semua bagian fisik komputer, dan dibedakan dengan data yang berada di dalamnya atau yang beroperasi di dalamnya, dan dibedakan dengan perangkat lunak (software) yang menyediakan instruksi untuk perangkat keras dalam menyelesaikan tugasnya. Pada umumnya perangkat keras dan perangkat lunak merupakan satu kesatuan yang dapat membantu dalam pengolahan data pemasukan dan pengeluaran Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak adalah istilah umum untuk data yang di format dan di simpan secara digital, termasuk program komputer, dokumentasinya, dan berbagai informasi yang bias dibaca dan ditulis oleh komputer. Pada pengolahan data dan pembuatan laporan data pemasukan dan pengeluaran sering terjadi kesalahan-kesalahan dikarenakan pembuatan laporan masih secara manual, untuk itu perancangan sistem pengolahan data ini dapat dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan perangkat lunak.

52 36 Hal ini dilakukan karena perangkat lunak pada umumnya dapat mendukung serta dapat membantu dalam pengolahan data pengeluaran dan pemasukan Kebutuhan Pengguna Pengguna perangkat lunak ini adalah : Manager atau bagian operasional yang telah di tentukan. 1. Manager adalah pengguna dari aplikasi yang di bangun sebagai administrator. 2. Bagian operasional adalah pengguna sistem yang melakukan penginputan data dan pembuatan laporan.

53 BAB IV PERANCANGAN SISTEM 4.1 Perancangan prosedur Dalam perancangan sistem aplikasi pengolahan data pada CV. Nur Abadi ini mengalami perubahan awalnya menggunakan secara manual. Adapun flowmap usulan dapat dilihat pada gambar dibawah ini : 1. Flowmap usulan pengolahan data pembelian Keterangan : a) Bagian operasional memberikan data pemesanan kepada supplier. b) Supplier melakukan pembuatan faktur pembelian. c) Bagian operasional meng-input kan ke database, dan membuat kartu stok barang setelah itu membuat laporan pembelian. d) Laporan pembelian tersebut diberikan kepada manager dan bagian operasional merekap laporan pembelian sebagai arsip. 37

54 38 Gambar 4.1 flowmap usulan data pembelian 2. Flowmap usulan pengolahan data penjualan Keterangan : a) Pelanggan memberikan data pemesanan barang kepada bagian operasional. b) Bagian operasional melakukan proses pengecekan stok barang. c) Setelah pengecekan stok barang, dan jika tidak ada, maka surat pemesanan barang dikembalikan kepada pelanggan.

55 39 d) Ketika barang tersebut ada maka akan melakukan proses penginputan ke database dan dilanjutkan dengan pembuatan faktur penjualan, e) Setelah pembuatan faktur bagian operasional memberikan faktur penjualan kepada pelanggan, kemudian bagian operasional merekap faktur tersebut sebagai arsip. f) Bagian operasional melakukan pembuatan laporan penjualan dan laporan tersebut diberikan kepada manager. g) Dan bagian operasional merekap laporan penjualan sebagai arsip. Gambar 4.2 flowmap usulan data penjualan

56 40 3. Flowmap usulan pengolahan data reparasi (service) Keterangan : a) Bagian operasional memberikan formulir keluhan kepada pelanggan. b) Pelanggan mengisi formulir keluhan dan menyerahkannya kembali kepada bagian operasional. c) Bagian operasional menyerahkan formulir keluhan kepada teknisi. d) Teknisi melakukan pengecekan atas kerusakan barang tersebut, ketika barang tersebut tidak dapat diperbaiki, maka barang tersebut dikembalikan kepada pelanggan. e) Ketika barang tersebut dapat diperbaiki, maka teknisi membuat laporan kerusakan dan diserahkan kembali kepada bagian operasional. f) Bagian operasional meng-input ke database dan membuat faktur pembayaran atas kerusakan barang yang dapat diperbaiki dan diserahkan kepada pelanggan. g) Ketika barang telah selesai diperbaiki, bagian operasional akan menghubungi pelanggan untuk mengambil barang tersebut dan membuat laporan service dan diarsipkan.

57 Gambar 4.3 flowmap usulan data reparasi (service) 41

58 Perancangan Proses Dalam perancangan proses, langkah langkah yang dilakukan adalah membuat gambaran grafis tentang proses proses yang terjadi dalam sistem usulan dengan menggunakan alat pemodelan sistem yaitu diagram konteks dan diagram aliran data Diagram Konteks Diagram konteks merupakan gambaran secara global untuk memudahkan pemahaman terhadap suatu sistem yang menggambarkan aliran data yang masuk ke dalam sistem dan yang keluar dari sistem menuju entitas external. Diagram konteks dapat dilihat pada gambar berikut ini: Gambar 4.4 Diagram konteks pengolahan data CV. Nur Abadi Diagram Aliran Data (Data Flow Diagram) Diagram Aliran Data atau DFD merupakan gambaran arus data dan cara kerja sistem yang lebih detail dari diagram konteks yang akan di kembangkan secara logika. Bagaimana data tersebut terus mengalir dan di simpan. DFD dibuat juga model sebuah sistem informasi dalam bentuk aplikasi. Diagram dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

59 43 Gambar 4.5 Data Flow Diagram Level 0 1. Proses 1 adalah proses pembuatan laporan Gambar 4.6 Data Flow Diagram Level 1 Proses pembuatan laporan

60 Entity Relation Diagram (ERD) Entity Relatioship Diagram ( ERD ) atau Diagram antar Entitas adalah suatu diagram yang menggambarkan hubungan obyek data yang disimpan yang ada dalam suatu sistem secara konseptual. Obyek data adalah obyek yang dapat dicatat atau segala sesuatu yang ada dan dapat dibedakan entitas dapat berupa orang, benda, tempat, peristiwa, atau konsep yang bisa diolah untuk menghasilkan informasi, rancangan diagram entitas ini dibuat menurut data yang ada sehingga dapat menjelaskan hubungan data-data. Nama Jumlah No Nota No Barang dibeli n m Pembelian n Nama dijual No m Pelanggan m Service 1 Service Gambar 4.7 Entity Relation Diagram (ERD)