KATA PENGANTAR. Jakarta, Maret 2010 Direktur Jenderal Peternakan. Dr.Ir. Tjeppy D. Soedjana, M.Sc.

Transkripsi

1 KATA PENGANTAR Kegiatan pengawasan internal saat ini merupakan kebutuhan manajemen setiap unit kerja pemerintah, sebagaimana diamanatkan dalam Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 60 Tahun 2008 yang mewajibkan pimpinan instansi untuk bertanggung jawab terhadap efektifitas penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP). Di lingkungan Kementerian Pertanian amanat untuk pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern telah dituangkan dalam Peraturan Menteri Pertanian Nomor 23/Permentan/OT.140 /5/2009, tentang Pedoman Umum SPI Departemen Pertanian. Menindaklanjuti berbagai peraturan pelaksanaan SPI, Direktorat Jenderal Peternakan dengan Surat Keputusan Direktur Jenderal Peternakan Nomor 11037/Kpts/OT.160/F/11/2009, telah membentuk Tim Satuan Pelaksana Sistem Pengendalian Intern Direktorat Jenderal Peternakan (Tim Satlak SPI Ditjennak). Tim Satlak SPI ini diharapkan dapat menjadi penggerak pelaksanaan implementasi SPI di seluruh Unit Kerja/Satuan Kerja (Satker) lingkup Direktorat Jenderal Peternakan. Untuk mempermudah pelaksanaan implementasi SPI, Tim Satlak SPI Direktorat Jenderal Peternakan telah menyusun petunjuk pelaksanaan SPI. Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) SPI Direktorat Jenderal Peternakan ini merupakan penjabaran dari Pedoman Umum Sistem Pengendalian Intern (SPI) Kementerian Pertanian. Petunjuk Pelaksanan ini dimaksudkan sebagai pegangan dalam mengimplementasikan berbagai kegiatan SPI oleh para pelaksana dan penanggungjawab kegiatan maupun bagi Tim Satuan Pelaksana (Satlak) SPI seluruh Satuan Kerja (Satker) di lingkup Direktorat Jenderal Peternakan. Melalui petunjuk pelaksanaan SPI diharapkan upaya pencapaian program dan kegiatan pembangunan peternakan oleh seluruh Satker dapat berjalan secara efektif, efisien, ekonomis, tertib dalam penyelenggaraan pemerintahan, kehandalan laporan keuangan, pengamanan asset, dan ketaatan terhadap peraturan perundangan dalam rangka mewujudkan Good Governance. Jakarta, Maret 2010 Direktur Jenderal Peternakan Dr.Ir. Tjeppy D. Soedjana, M.Sc. i

2 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI DAFTAR TABEL... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR LAMPIRAN... i ii iv v vi I. PENDAHULUAN A. Gambaran Umum... 1 B. Maksud dan Tujuan... 1 C. Ruang Lingkup... 2 II. LINGKUNGAN PENGENDALIAN A. Pelaksanaan Pengendalian pada Lingkungan Pengendalian... 4 B. Sarana Penilaian Lingkungan Pengendalian... 7 III. PENILAIAN RISIKO A. Identifikasi Risiko B. Penanganan Risiko C. Pemantauan dan Evaluasi Terhadap Penanganan Risiko D. Mekanisme dan Prosedur E. Sarana Penilaian Risiko IV. PENGENDALIAN A. Karakteristik Kegiatan Pengendalian B. Aktivitas Pengendalian C. Sarana Penilaian Kegiatan Pengendalian V. INFORMASI DAN KOMUNIKASI A. Pencatatan dan Pelaporan B. Sarana Penilaian Informasi dan Komunikasi ii

3 VI. PEMANTAUAN PENGENDALIAN INTERN A. Tindakan Administratif B. Penyelesaian Kerugian Negara C. Sarana Penilaian Pemantauan Pengendalian Intern VII.TIM SATUAN PELAKSANA SISTEM PENGENDALIAN INTERN A. Latar Belakang B. Satuan Pelaksana Sistem pengendalian Intern (Satlak SPI) VIII. PENUTUP iii

4 DAFTAR TABEL Tabel -1. Sarana Pelaksanaan Penilaian/Pengambilan Data Primer Lingkungan Pengendalian... 8 Tabel -2. Formulir Daftar Risiko Tabel -3. Daftar Penanganan Risiko Tabel -4. Matriks Pengambilan Data Primer Pelaksanaan Penilaian Risiko Tabel -5. Matriks Penilaian Kegiatan Pengendalian Tabel -6. Matriks Penilaian Informasi dan Komunikasi Tabel -7. Matriks Penilaian Pemantauan Pengendalian Intern iv

5 DAFTAR GAMBAR Gambar -1. Siklus Penilaian Risiko Gambar -2. Struktur Organisasi Satlak SPI Ditjen Peternakan Gambar -3. SOP Tim Satlak SPI Ditjen Peternakan Gambar -4. SOP Koordinasi Tim Satlak SPI Ditjen Peternakan v

6 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran -1. Lingkungan Pengendalian Lampiran -2. Penilaian Risiko Lampiran -3. Penilaian Kegiatan Pengendalian Lampiran -4. Penilaian Informasi dan Komunikasi Lampiran -5. Penilaian Pengendalian Intern Lampiran -6. Data Umum Penunjang Pelaksanaan Penilaian Tim SPI Lampiran -7. Daftar Dokumen Bahan Penilaian SPI Lampiran -8. Daftar Penerimaan Penghargaan SPI Lampiran -9. Berita Acara Hasil Pelaksanaan Penilaian SPI vi

7 BAB I PENDAHULUAN A. Gambaran Umum Dengan diterbitkannya Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 pada tanggal 28 Agustus 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPI), maka unit dan satuan kerja diharapkan dapat mengidentifikasi terjadinya deviasi atau penyimpangan atas pelaksanaan kegiatan dibandingkan dengan perencanaan sebagai umpan balik untuk melakukan tindakan koreksi atau perbaikan bagi pimpinan dalam mencapai tujuan organisasi. SPI sendiri merupakan proses integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan terhadap tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. SPI terdiri atas unsur : (1) lingkungan pengendalian; (2) penilaian risiko; (3) kegiatan pengendalian; (4) informasi dan komunikasi; dan (5) pemantauan pengendalian intern. Penerapan unsur SPI dilaksanakan menyatu dan menjadi bagian integral dari kegiatan Instansi Pemerintah. Tuntutan PP Nomor 60 Tahun 2008 yang mengamanatkan pimpinan instansi untuk bertanggung jawab terhadap efektifitas penyelenggaraan SPI di lingkungan masing-masing menjadikan substansi petunjuk pelaksanaan dirancang sedemikian rupa guna memberikan pembekalan yang memadai bagi pimpinan instansi serta pejabat berwenang lainnya agar dapat melaksanakan pembinaan atas penyelenggaran SPI dan meningkatkan efektifitas pengawasan dan pengendalian di lingkungan masing-masing instansi. A. Maksud dan Tujuan 1. Maksud Penyusunan Petunjuk Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern di lingkungan Direktorat Jenderal Peternakan ini, dimaksudkan untuk mendukung peningkatan kinerja, transparansi, akuntabilitas pengelolaan keuangan negara, dan pengamanan aset Negara di lingkungan Direktorat Jenderal Peternakan khususnya. 1

8 2. Tujuan a. Memberikan panduan bagi Unit Kerja (UK) Eselon II, Unit Pelaksana Teknis, dan Satuan Kerja (Satker) lingkup Direktorat Jenderal Peternakan dalam pelaksanaan SPI dalam rangka pengelolaan Anggaran Pembangunan dan Belanja Negara (APBN), Dana Dekonsentrasi, maupun Dana Tugas Pembantuan. b. Sebagai petunjuk pelaksanaan bagi Tim SPI dalam melakukan penilaian penerapan sistem pengendalian intern di lingkup Direktorat Jenderal Peternakan. B. Ruang Lingkup Ruang lingkup pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang dijabarkan ke dalam masing-masing Kegiatan Utama di lingkungan Direktorat Jenderal Peternakan, meliputi unsur-unsur berikut : 1. Lingkungan pengendalian Pimpinan dan seluruh pegawai Direktorat Jenderal Peternakan harus mampu menciptakan dan memelihara lingkungan dalam keseluruhan organisasi yang menimbulkan perilaku positif dan mendukung terhadap pengendalian intern dan manajemen yang sehat. 2. Penilaian risiko Pengendalian intern harus mampu memberikan penilaian atas risiko yang dihadapi unit organisasi baik dari luar maupun dari dalam. 3. Kegiatan pengendalian Kegiatan pengendalian membantu memastikan bahwa arahan pimpinan dilaksanakan secara efisien dan efektif dalam pencapaian tujuan organisasi. 4. Informasi dan komunikasi Informasi harus dicatat dan dilaporkan kepada pimpinan Instansi Pemerintah dan pihak lain sesuai ketentuan. Informasi disajikan dalam bentuk dan sarana tertentu serta tepat waktu sehingga memungkinkan pimpinan secara berjenjang melaksanakan pengendalian dan tanggung jawabnya. 5. Pemantauan pengendalian intern Pemantauan harus dapat menilai kualitas kinerja baik secara kualitatif dan kuantitatif dari waktu ke waktu serta memastikan bahwa rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya dapat segera ditindaklanjuti. 2

9 BAB II LINGKUNGAN PENGENDALIAN A. Pelaksanaan Pengendalian pada Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam instansi pemerintah yang mempengaruhi efektifitas pengendalian intern, dimana di dalamnya telah terbangun sistem pengendalian intern yang efektif yang melekat sepanjang kegiatan, dipengaruhi oleh sumber daya manusia, serta hanya memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan mutlak. Guna mendukung terbentuknya sistem pengendalian intern pemerintah yang baik, lingkungan pengendalian memerlukan : 1. Organisasi Pengorganisasian mencakup proses pembentukan organisasi yang efektif dan efisien, penyusunan struktur, rincian tanggung jawab, penetapan kompetensi pejabat, dan rentang kendali antara pimpinan/penanggunjawab operasional suatu program/kegiatan. Melalui pengorganisasian, bentuk organisasi pemerintah dapat didesain sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan perkembangan. Kemampuan menyesuaikan diri dan tanggap terhadap adanya suatu perubahan, merupakan salah satu ciri dari good governance. Pengorganisasian yang baik harus memenuhi kriteria sebagai berikut : a. Mengacu pada upaya menciptakan organisasi yang efektif dan efisien; b. Struktur organisasi harus mengacu pada visi, misi dan tujuan organisasi; c. Wewenang tanggung jawab untuk masing-masing jabatan harus seimbang dengan tugas dan fungsinya; d. Penetapan pejabat harus sesuai dengan kriteria yang ditetapkan (kompetensi) untuk masing-masing jabatan; e. Pendelegasian wewenang harus diikuti dengan tanggung jawab yang sesuai dengan tugas dan fungsinya. Pembentukan struktur organisasi sekurang-kurangnya dilakukan dengan : a. Menyesuaikan dengan ukuran dan sifat kegiatan unit kerja; b. Memberikan kejelasan wewenang dan tanggung jawab dalam unit kerja; c. Memberikan kejelasan hubungan dan jenjang pelaporan intern dalam unit 3

10 kerja; d. Melaksanakan evaluasi dan penyesuaian periodik terhadap struktur organisasi sehubungan dengan perubahan lingkungan strategis; dan e. Menetapkan jumlah pegawai yang sesuai, terutama untuk posisi pimpinan. 2. Sumberdaya manusia (personil) Sumberdaya manusia (personil) merupakan subsistem dalam suatu organisasi yang diciptakan sebagai upaya agar para pegawai dapat dimanfaatkan secara efisien dan efektif dalam mencapai tujuan organisasi, termasuk didalamnya usaha untuk meningkatkan kemampuan, semangat dan gairah kerja serta disiplin dalam melaksanakan tugas yang menjadi tanggungjawabnya. Dengan pengelolaan personil secara kontinyu dan konsisten, diharapkan produktivitas pegawai akan meningkat, sehingga tujuan organisasi yang dijabarkan dalam tugas pokok dan fungsi dapat dicapai secara efektif dan efisien. Untuk dapat menciptakan sistem pembinaan karier pegawai, perlu dirancang pola karier pegawai yang sesuai dengan misi organisasi, budaya organisasi dan kondisi perangkat pendukung sistem kepegawaian yang berlaku, sesuai dengan peraturan perundangan pegawai negeri sipil yang berlaku. Sistem pembinaan karier pegawai diharapkan mampu mengakomodasikan kepentingan organisasi dan individu, yang mencakup aktivitas yang sangat luas. Aktivitas yang perlu diperhatikan sekurang-kurangnya dimulai dari pola rekruitmen, pembinaan, penghargaan dan sanksi, pengembangan kode etik PNS dan pemberhentian pegawai. 3. Kebijakan Pimpinan unit kerja dalam melaksanakan programnya wajib memiliki kebijakan (ketentuan hukum) yang dapat dijadikan landasan bagi pelaksana dalam penyelenggaraan kegiatan. Dalam penyusunan kebijakan agar memperhatikan prinsip prinsip rasionalitas, prinsip efektifitas, prinsip efisiensi, dan prinsip produktivitas, Kebijakan merupakan salah satu sarana pengendalian Intern Pemerintah untuk memandu pelaksanaan program/kegiatan mengarah pada tujuan yang harus dicapai, dengan menjelaskan secara rinci hal-hal yang dilakukan. Kebijakan merupakan pedoman yang didokumentasikan dan berlaku pada 4

11 setiap aktivitas yang berhubungan dengan pencapaian tujuan program/kegiatan. Beberapa persyaratan yang harus diperhatikan dalam menyusun kebijakan adalah : a. Mengacu pada tujuan yang ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Peternakan yaitu Renstra Ditjen Peternakan, Departemen Pertanian. b. Masing-masing unit kerja lingkup Ditjen Peternakan, termasuk Unit Pelaksana Teknis (UPT) maupun Satuan Kerja (Satker) Daerah dalam menyusun kebijakan mengacu pada program yang ditetapkan. c. Mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi terhadap pelaksanaan program/kegiatan. d. Dibuat secara tertulis dan jelas pada setiap program/kegiatan. e. Dapat secara efektif dikomunikasikan kepada seluruh personil dan Satker Daerah dalam lingkup Ditjen Peternakan. f. Dapat memberikan motivasi pencapaian tujuan, program atau target. g. Ditinjau kembali secara berkala untuk diselaraskan dengan perubahan lingkungan. h. Transparan dan dapat menjadi sarana komunikasi timbal balik antara atasan dan bawahan. i. Dapat meningkatkan disiplin kerja para pegawai. j. Konsisten dengan tujuan organisasi. 4. Prosedur Prosedur adalah rangkaian (urut-urutan) dari beberapa perintah atau statemen atau aturan yang mewakili aktivitas, yang dilakukan oleh satu atau beberapa orang dengan peralatan dan waktu tertentu untuk mencapai tujuan yang diharapkan sesuai dengan kebijakan pimpinan. Prosedur harus dibuat sederhana dan mengacu pada tugas pokok dan fungsi, ditetapkan secara tertulis, mudah dipahami, dan disosialisasikan kepada pihak yang berkepentingan guna memberikan pelayanan prima kepada pengguna jasa (stakeholders). Pimpinan unit kerja perlu membuat prosedur kerja sebagai sarana pengendalian intern. Penyusunan prosedur dan implementasinya perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut: a. Dapat menguraikan tahapan secara rinci target, waktu dan keluaran (output) yang diharapkan sesuai dengan masing-masing tahapan. b. Prosedur harus memiliki tujuan yang dapat diidentifikasi secara jelas. 5

12 c. Pengorganisasian prosedur harus dapat menunjang tercapainya tujuan. d. Penyusunan prosedur harus didukung dengan kebijakan yang memadai. e. Peraturan perundang-undangan yang terkait harus dipertimbangkan dalam penyusunan prosedur. f. Penempatan personil dalam pelaksanaan prosedur harus memadai, baik kuantitas maupun kualitasnya. g. Prosedur harus dibuat sederhana, efisien, fleksibel kecuali untuk kegiatan yang bersifat mekanis maupun teknis. h. Kegiatan-kegiatan atau langkah-langkah di dalam prosedur harus terkoordinasi dan terdapat pengecekan internal di dalamnya. i. Dituangkan secara tertulis dan mudah dimengerti, serta dikomunikasikan kepada semua pihak yang terkait. j. Hasil pelaksanaan prosedur harus dibuatkan laporannya dan dilakukan reviu secara berkala. B. Sarana Penilaian Lingkungan Pengendalian Penilaian unsur lingkungan pengendalian yang meliputi organisasi, prosedur, sumberdaya manusia, dan kebijakan dilakukan untuk mengukur tingkat efektifitas lingkungan pengendalian yang telah dibangun. Untuk memberi keyakinan bahwa lingkungan pengendalian suatu Unit Kerja (UK)/Satuan Kerja (Satker) telah tepat dan memadai untuk mendukung implementasi Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) diperlukan sarana penilaian. Sarana penilaian lingkungan pengendalian disajikan pada tabel 1, sedangkan penilaian lingkungan pengendalian untuk tahun berjalan terdapat pada lampiran 1. Pada masing-masing sub unsur diberi bobot tertentu (ya=1, tidak=0) berdasarkan justifikasi nilai penting (signifikansi) terhadap lingkungan pengendalian, yang jumlah seluruhnya 100%. Setiap sub unsur diuraikan menjadi beberapa butir penilaian dengan bobot sesuai dengan relevansinya masing-masing sub unsur tersebut. 6

13 Tabel 1. Sarana pelaksanaan penilaian/pengambilan data primer lingkungan pengendalian. UNIT KERJA : TRIWULAN : NO U R A I A N YA TIDAK DOKUMEN PENDUKUNG A Organisasi 1 Ada/ tidaknya bagan organisasi di Unit Kerja (UK)/Satuan Kerja (Satker) yang bersangkutan 1 SK. Mentan/ Gubernur/Bupati tentang organisasi dan Tata Kerja. 2 Kesesuaian organisasi dengan tugas pokok dan fungsi unit kerja/satker 1 3 Ada/tidaknya mekanisme dan alur pekerjaan serta tanggung jawab 1 4 Ada/tidaknya rentang kendali bagi pimpinan dalam organisasi 1 5 Ada/tidaknya analisis/seleksi kompetensi personil dalam menduduki jabatan 1 SK. Ditjen/Kadis/ /Ka.UPT tentang organisasi unit kerja. - SK. Ditjen/Kadis/ /Ka.UPT tentang Penetapan Tim/Penanggung Jawab kegiatan. - SOP kegiatan. Kumpulan peraturan atau kriteria lainnya yang berkaitan dengan organisasi Daftar nominatif pengawai dan daftar urutan kepangkatan. 6 Pimpinan melakukan pemantauan terhadap operasionalisasi organisasi pada unit kerja/satker dalam pelaksanaan kegiatan 7 Organisasi dilengkapi dengan strukur organisasi dan uraian tugas (Job Discription) - Lap. hasil evaluasi 1 kepegawaian/ organisasi - Lap. Satlak SPI 1 - Dok. Analisa jabatan - Daftar uraian tugas. 8 Organisasi didukung dan dilengkapi dengan sistem hubungan kerja yang terintegrasi antar bagian secara vertikal maupun horizontal 9 Organisasi dilengkapi dengan definisi wewenang dan pendelegasiannya serta ketepatan pengisian personil dalam organisasi Dok. Tata hubungan kerja. - SOP koordinasi. - Lap. evaluasi kinerja. - Sosialisasi SOP kegiatan. - Mekanisme pendelegasian wewenang. 7

14 10 Struktur organisasi dan uraian tugasnya disosialisasikan kepada seluruh personil/ karyawan 11 Pelaksanaan evaluasi secara berkala terhadap organisasi yang telah ada guna penyempurnaan organisasi 12 Rekomendasi hasil evaluasi tersebut digunakan untuk perbaikan Organisasi B Prosedur 1 Pimpinan menetapkan prosedur tertulis (SOP) di unit kerja/satker 2 SOP dibuat lengkap seluruh kegiatan sesuai dengan tupoksi/kebutuhan organisasi 1 Lap. sosialisasi. 1 - Lap evaluasi organisasi - Renstra organisasi 1 Lap tindak lanjut hasil evaluasi 1 - SK Dirjen/Kadis/ Ka. UPT. - Daftar SOP. - Daftar Kegiatan. 1 - Lap evaluasi SOP. - SOP setiap kegiatan 3 Kesesuaian prosedur dengan kebutuhan organisasi dalam mendukung pelaksanaan kegiatan dan tupoksi unit kerja 1 Lap evaluasi prosedur. 4 Efektifitas prosedur sebagai acuan kerja 1 Lap revisi prosedur. 5 Prosedur telah disusun secara sederhana, tidak bertele-tele, jelas dan fleksibel 6 Prosedur telah ditunjang dengan kebijakan secara tertulis 7 Prosedur disosialisasikan/dikomunikasikan kepada seluruh karyawan/pegawai pada unit kerja/satker dan pengguna 8 Prosedur telah memuat pencatatan, pelaporan untuk pelaksanaan kegiatan, pengelolaan keuangan/asset 9 Prosedur tindak lanjut hasil pemeriksaan APIP pada unit kerja/ satker telah dibuat 10 Pimpinan melakukan evaluasi secara berkala dan berjenjang terhadap prosedur yang ada 1 Saran/masukan dari pelaksana kegiatan. 1 Dok. kebijakan 1 Dok. Sosialisasi prosedur 1 - SOP SABMN. - Lap SABMN. 1 - SOP tindak lanjut LHP APIP. - Lap. Tindak lanjut LHP APIP. 1 Memo/lap. saran dan arahan pimpinan 11 Ada/tidaknya penyajian kondisi, kendala dan rekomendasi dalam laporan evaluasi prosedur 1 12 Hasil evaluasi prosedur dituangkan dalam laporan dan digunakan pimpinan unit kerja/satker sebagai bahan penyempurnaan prosedur C. Sumberdaya Manusia 1 Lap evaluasi prosedur. Tindak lanjut lap. Evaluasi prosedur. 1 Ada/tidaknya sarana penegakan integritas/ nilai etika di unit kerja/satker dan seluruh pejabat struktural telah menyampaikan data kekayaan 1 - Data laporan kepegawaian. - Lap. LHKPN ke KPK. 8

15 - Dok. pakta integritas. 2 Pimpinan menerapkan kompetensi SDM dalam organisasi di unit kerja/ Satker 3 Ada/tidaknya penggunaan pertimbangan risiko dalam pengambilan keputusan dalam menerapkan manajemen berbasis kinerja 4 Ada/tidaknya penerapan sistem pendelegasian wewenang/tanggung jawab dalam melaksanakan roda organisasi 1 - Dok. mekanisme penerimaan pegawai. - Dok. penempatan sistem Diklat. 1 - Daftar Nominatif pegawai. - Daftar urutan kepangkatan (DUK). 1 Dok alur tugas 5 Ada/tidaknya uraian tugas kepada masingmasing personil pada unit kerja/satker 1 Daftar uraian tugas 6 Ada/tidaknya pembinaan karir/pola karir pegawai pada unit kerja/satker 7 Ada/tidaknya penetapan sistem DIKLAT bagi pegawai guna meningkatkan kemampuan/ 1 profesionalisme 8 Ada/tidaknya penerapan/penetapan rumpun jabatan bagi pegawai 1 9 Ada/tidaknya penetapkan kompetensi pegawai, mulai dari mekanisme penerimaan PNS sampai dengan pengkajian kinerja pegawai 10 Ada/tidaknya pemantauan/evaluasi terhadap penguasaan/implemetasi uraian tugas (jobs description) masing-masing personil 1 Dok pembinaan karier pegawai Dok. Diklat Dok. Rumpun jabatan 1 Dok evaluasi kinerja 1 Dok pemantauan/ evaluasi uraian tugas. 11 Ada/tidaknya penetapan personil yang mengelola keuangan/asset Negara berdasarkan kompetensinya D Kebijakan 1 Dok. Sertifikasi bendaharawan/ keuangan 1 Pimpinan menetapkan kebijakan tertulis guna mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi pada unit kerja/satker yang bersangkutan 2 Kebijakan telah sesuai dengan tujuan/sasaran yang telah ditetapkan 3 Kebijakan telah disosialisasikan/ dikomunikasikan kepada personil di unit 1 kerja/satker 4 Pimpinan telah menetapkan KAK/TOR sebagai acuan dalam penentuan kebijakan 1 1 Dok. Kebijakan pendukung 1 Dok. Renja Dok. sosialisasi Dok. KAK/TOR 9

16 5 Pimpinan telah menyusun dan menetapkan Tim berdasarkan kompetensi untuk 1 melakukan pemantauan penerapan kebijakan 6 Kebijakan disusun secara sederhana / efektif digunakan sebagai acuan pelaksana 1 program/kegiatan 7 Kebijakan telah dapat memberikan motivasi bagi PNS dalam pencapaian tujuan unit 1 kerja/satker 8 Kebijakan dapat meningkatkan disiplin pegawai 1 9 Ketepatan penggunaan perangkat kerja pendukung dalam pelaksanaan kebijakan 1 10 Kebijakan dapat diterima secara rasional di semua lapisan organisasi 1 11 Kebijakan telah mendiskripsikan tingkat ketepatan/keberhasilan pencapaian sasaran 1 kebijakan 12 Kebijakan telah disahkan sebagai pedoman/ acuan pelaksanaan Program/kegiatan 1 13 Kebijakan telah digunakan sebagai pedoman/acuan pelaksanaan program 1 kegiatan 14 Pengelolaan sumber kebijakan seperti kepegawaian, pelaksanaan program 1 15 Kebijakan telah dijabarkan kedalam Juklak/Juknis kegiatan SK Tim monev Dok. kebijakan Lap. realisasi kinerja Lap. Disiplin kepegawaian Lap. Pemanfaatan aset Lap. Evaluasi kebijakan Dok. Indikator kinerja Dok Renstra dan KAK Dok.TOR Dok. Kepegawaian dan program 1 Dok. Juklak Unit Kerja Enumerator : Unit Kerja Responden : (Nama, NIP dan Tanda Tangan) (Nama, NIP dan Tanda Tangan) Mengetahui : Pimpinan Unit Kerja: (Nama, NIP dan Tanda Tangan) 10

17 BAB III PENILAIAN RISIKO Manajemen pengelolaan risiko adalah cara bagaimana menangani semua risiko (baik dari dalam maupun luar organisasi) yang ada di dalam instansi pemerintah, tetapi pada semua risiko yang mengancam pencapaian visi, misi, tujuan, dan sasaran instansi pemerintah. Tahapan-tahapan pada proses penilaian risiko terdiri dari identifikasi risiko dan penanganan risiko, sedangkan proses evaluasi merupakan siklus pengelolaan risiko, seperti digambarkan pada gambar 1. PROSES PENETAPAN TUJUAN PROGRAM DAN KEGIATAN SUMBER DATA dan OUTPUT - RENSTRA - DAFTAR TUJUAN EVALUASI PENILAIAN RISIKO PENANGANAN RISIKO - TOR KEGIATAN - DAFTAR RISIKO - TOR KEGIATAN - USULAN (PENANGANAN RISIKO) Gambar 1. Siklus Penilaian Risiko. Dalam pelaksanaan penilaian risiko, diperlukan data dan informasi mengenai pelaksanaan : A. Identifikasi Risiko Identifikasi risiko dilaksanakan di awal (perencanaan), dengan melaksanakan identifikasi tahapan-tahapan kegiatan yang tertuang dalam TOR kegiatan beserta unit kerja pelaksana kegiatan. 1. Penetapan Titik Kritis pada Kegiatan Titik kritis diperoleh dari TOR pelaksanaan kegiatan strategis. Penetapan titik kritis berdasarkan tahapan kegiatan yang telah ditetapkan dalam TOR sehingga ketepatan kegiatan atas sasaran program, ketepatan alokasi anggaran dan kebutuhan serta ketepatan penetapan indikator kinerja dapat 11

18 tergambar dengan jelas. Sehingga perubahan penetapan titik kritis dapat pula digunakan untuk merevisi TOR yang telah ditetapkan sebelumnya. 2. Menyusun Daftar Risiko Daftar risiko merupakan rekapitulasi dari seluruh risiko yang mungkin terjadi pada kegiatan yang menjadi tanggung jawab unit kerja. Daftar risiko memuat penyebab dan dampak dari risiko yang telah teridentifikasi. Risiko-risiko yang telah diidentifikasi tersebut, selanjutnya direkapitulasi dalam daftar risiko seperti pada Tabel 2. Tabel 2. Formulir daftar risiko. DAFTAR RISIKO (NAMA UNIT KERJA ESELON I) UNIT KERJA : DITJEN PETERNAKAN NAMA PIMPINAN : DR. IR. TJEPPY D SOEDJANA M.Sc NIP : KEGIATAN : TUJUAN : AKTIVITAS : No. Risiko Penyebab Dampak 1 Kemahalan harga Ketidaktepatan survei harga Kerugian negara 2 Keterangan: Kegiatan diisi dengan titik kritis kegiatan Disusun Tanggal : Penyusun : Disetujui Tanggal : Pimpinan Unit Kerja: Diperiksa Tanggal : Pemeriksa : B. Penanganan Risiko Berdasarkan daftar risiko yang telah ditetapkan, disusun rencana upaya-upaya yang akan dilakukan untuk menangani risiko yang telah teridentifikasi. Upaya-upaya tersebut diarahkan untuk mengeliminasi penyebab terjadinya risiko. Daftar penanganan risiko unit kerja tersebut dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya seperti terlihat pada Tabel 3. 12

19 Tabel 3. Daftar penanganan risiko DAFTAR PENANGANAN RISIKO (NAMA UNIT KERJA ESELON I) UNIT KERJA : DITJEN PETERNAKAN NAMA PIMPINAN : DR. IR. TJEPPY D SOEDJANA M.Sc NIP : KEGIATAN : TUJUAN : AKTIVITAS : No. Risiko Penyebab Dampak Upaya Penanganan 1 Kemahalan harga Ketidaktepatan survei harga Kerugian negara Survei harga di beberapa sampel dengan indikator yang lebih spesifik. 2 Keterangan: Kegiatan diisi dengan titik kritis kegiatan Disusun Tanggal : Penyusun : (Nama, NIP dan tanggal) Disetujui Tanggal : Pimpinan Unit Kerja: Diperiksa Tanggal : Pemeriksa : C. Pemantauan dan Evaluasi Terhadap Penanganan Risiko Pemantauan dan evaluasi merupakan proses penelusuran dan evaluasi yang sistematis dari hasil kerja proses penanganan risiko yang telah dilakukan dan digunakan sebagai dasar dalam penyusunan strategi penanganan risiko yang lebih baik di kemudian hari. Kegiatan pemantauan dan evaluasi terhadap penanganan risiko dilaksanakan pada awal tahun anggaran berjalan oleh setiap unit kerja/satker. Hal ini bertujuan untuk menilai pencapaian target dan realisasi pelaksanaan kegiatan, serta kendala yang terjadi. Hasil pemantauan dan evaluasi penanganan risiko diharapkan menjadi masukan bagi pimpinan unit kerja/satker. D. Mekanisme dan Prosedur Mekanisme dan prosedur dimulai dari penetapan tim penilai risiko, tim penanganan risiko, tim pemantauan dan evaluasi risiko, mekanisme penilaian 13

20 risiko, mekanisme penanganan risiko, mekanisme pemantauan dan evaluasi risiko, prosedur penilaian dan penyampaian hasil penilaian risiko, prosedur penanganan dan pelaporan hasil penanganan risiko, prosedur pemantauan dan evaluasi penilaian risiko, serta prosedur pelaporan hasil pemantauan dan evaluasi penilaian risiko. E. Sarana Penilaian Risiko Penilaian dilakukan berdasarkan 3 sub unsur lingkup penilaian risiko meliputi penilaian risiko, penanganan risiko serta pemantauan dan evaluasi risiko. Masing-masing sub unsur diberi bobot tertentu (ya=1, tidak=0) berdasarkan justifikasi nilai penting (signifikansi) terhadap penilaian risiko, yang jumlah seluruhnya 100%. Setiap sub unsur diuraikan dalam beberapa item penilaian dengan bobot yang ditentukan sesuai relevansinya dengan masing-masing sub unsur tersebut. Rincian lengkap pelaksanaan penilaian disajikan dalam Tabel 4, sedangkan penilaian untuk tahun berjalan terdapat pada lampiran 2. Tabel 4. Matriks pengambilan data primer pelaksanaan penilaian risiko. UNIT KERJA : TRIWULAN : NO U R A I A N YA TIDAK A Penilaian Resiko : DOKUMEN PENDUKUNG 1 Apakah setiap kegiatan telah dibuatkan TOR 1 Dok. TOR 2 Apakah setiap TOR yang dibuat telah memuat tujuan dan kegiatan yang selaras dengan Renstra 3 Apakah TOR yang dibuat telah menguraikan tahapan kegiatan yang akan dilaksanakan dan dilengkapi dengan Alokasi sumberdaya (SDM, Keuangan dan Fisik) 4 Apakah TOR yang dibuat telah dilengkapi dengan jadwal pelaksaan masing-masing kegiatan 5 Apakah masing-masing kegiatan telah dilengkapi dengan indikator keberhasilan 6 Apakah TOR telah menetapkan titik kritis dari tahapan kegiatan yang akan dilaksanakan dan merupakan aktivitas yang paling dominan dalam pencapaian tujuan 1 Dok. TOR Vs Renstra 1 Dok. TOR 1 Dok TOR 1 Dok.Renja dan indikatornya 1 Dok. Daftar risiko 7 Apakah telah ditetapkan risiko terhadap titik kritis 1 Dok. Daftar 14

21 tahapan kegiatan 8 Apakah dalam penetapan risiko telah memenuhi unsur kejadian kemungkinan dan menimbulkan kerugian 9 Apakah risiko yang ditetapkan telah dilengkapi dengan penyebab terjadinya risiko serta dampak yang akan terjadi 10 Apakah penilaian Risiko telah dituangkan dalam daftar Risiko dan telah disahkan oleh penyusun maupun pemeriksa SPIP B Penanganan Risiko 1 Apakah daftar penanganan risiko telah dibuat untuk masing-masing risiko yang telah ditetapkan 2 Apakah penanganan risiko yang dibuat telah menghilangkan/memperkecil penyebab terjadinya risiko 3 Apakah telah dibuat prosedur terhadap penanganan Risiko dari masing - masing titik kritis kegiatan 4 Apakah penanganan risiko telah dituangkan dalam Daftar penanganan risiko dan telah disahkan oleh penyusun kegiatan maupun pemeriksa SPIP C Pemantauan dan Evaluasi risiko risiko 1 Dok. Daftar risiko 1 Dok. Daftar risiko 1 Dok. Daftar risiko 1 Dok. Penanganan risiko 1 Dok. Penanganan risiko 1 Dok. Penanganan risiko 1 Dok. Penanganan risiko 1 Apakah mekanisme atau prosedur pemantauan dan evaluasi risiko telah dibuat 1 Dok. Penilaian siklus risiko 2 Apakah satker/unit kerja telah membuat rekapitulasi Risiko dan upaya penanganan risiko 1 Dok. Penilaian siklus risiko 3 Apakah satker/unit kerja telah menetapkan jadwal pemantauan dan evaluasi risiko 1 Dok. Penilaian siklus risiko 4 Apakah SPIP unit kerja/satker telah melakukan pemantauan evaluasi risiko yang telah dituangkan 1 Dok. Penilaian siklus risiko dalam rekapitulasi risiko dan upaya penanganan Risiko 5 Apakah Laporan Pemantauan dan Evaluasi Risiko 1 Dok. Penilaian telah dibuat dan dilengkapi dengan saran/ siklus risiko rekomendasi 6 Apakah saran/rekomendasi telah ditindaklanjuti 1 Dok. Penilaian siklus risiko Unit Kerja Enumerator : Unit Kerja Responden : (Nama, NIP dan Tanda Tangan) (Nama, NIP dan Tanda Tangan) Mengetahui : Pimpinan Unit Kerja: (Nama, NIP dan Tanda Tangan) 15

22 BAB IV PENGENDALIAN A. Karakteristik Kegiatan Pengendalian Pengendalian dilaksanakan untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur yang ditetapkan telah diikuti dan dipatuhi oleh seluruh personil serta dilaksanakan untuk mengantisipasi terjadinya penyimpangan terhadap potensi penyimpangan atau titik-titik kritis kegiatan hasil analisa risiko. Karakteristik kegiatan pengendalian adalah sebagai berikut : 1. Kegiatan pengendalian diutamakan pada kegiatan pokok/strategis instansi/unit kerja/satker. 2. Kegiatan pengendalian harus dikaitkan dengan proses penilaian risiko. 3. Kegiatan pengendalian yang dipilih harus disesuaikan dengan sifat khusus instansi/unit kerja/satker. 4. Kebijakan dan prosedur harus ditetapkan secara tertulis. 5. Kegiatan pengendalian evaluasi secara teratur untuk memastikan bahwa kegiatan tersebut masih sesuai dan berfungsi seperti yang diharapkan. B. Aktivitas Pengendalian Aktifitas pengendalian dilaksanakan melalui 11 aspek kegiatan utama pengendalian yaitu : 1. Reviu atas kinerja instansi pemerintah/unit kerja/satker yang bersangkutan; 2. Pembinaan sumberdaya manusia; 3. Pengendalian atas pengelolaan sistem informasi; 4. Pengendalian fisik atas aset; 5. Pengendalian pada penetapan dan reviu atas indikator dan ukuran kinerja; 6. Pengendalian atas pemisahan fungsi; 7. Pengendalian atas otorisasi, transaksi dan kejadian penting; 8. Pengendalian atas pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian; 9. Pengendalian atas pembatasan akses terhadap sumberdaya dan pencatatannya; 10. Pengendalian atas akuntabilitas sumberdaya dan pencatatannya; dan 16

23 11. Pengendalian atas dokumentasi yang baik terhadap sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting. Kegiatan pengendalian dilakukan pula oleh atasan langsung dalam bentuk pengendalian atasan langsung. Pengawasan oleh pimpinan atau dikenal dengan pengendalian atasan langsung terhadap penyelenggaraan program dan kegiatan dengan tujuan untuk: 1. Mengetahui perkembangan kemajuan pelaksanaan program dan kegiatan; 2. Mengetahui sedini mungkin hambatan yang terjadi atau mungkin akan terjadi dalam pelaksanaan program dan kegiatan serta memberikan jalan pemecahannya; 3. Mencegah atau mengurangi terjadinya penyimpangan-penyimpangan; 4. Mengevaluasi apakah pencapaian hasil sesuai dengan yang telah ditetapkan; 5. Memperoleh masukan bagi penyempurnaan program dan kegiatan yang akan datang; 6. Mengevaluasi tujuan Satker yang tercantum dalam DIPA; dan 7. Penilaian terhadap kegiatan pengendalian dilakukan untuk mengukur tingkat efektifitas dan memberi keyakinan bahwa kegiatan pengendalian oleh instansi pemerintah telah dilakukan secara tepat dan memadai baik terhadap implementasi SPIP, pencapaian tujuan organisasi, keandalan laporan keuangan, pengamanan aset negara dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. C. Sarana Penilaian Kegiatan Pengendalian Pengendalian dilakukan berdasarkan 2 (dua) unsur lingkup kegiatan pengendalian intern yang meliputi aktivitas pengendalian dan pendukung pengendalian. Masing-masing sub unsur diberi bobot tertentu berdasarkan justifikasi nilai penting (signifikasi) terhadap pemantauan pengendalian intern, yang jumlah seluruhnya 100%. Setiap sub unsur diuraikan dalam beberapa item penilaian dengan bobot yang ditentukan (ya=1, tidak=0) sesuai relevansinya dengan masing-masing sub unsur tersebut. Rincian lengkap pelaksanaan penilaian disajikan dalam tabel 5, sedangkan penilaian untuk tahun berjalan terdapat pada lampiran 3. 17

24 Tabel 5. Matriks penilaian kegiatan pengendalian. UNIT KERJA : TRIWULAN : NO U R A I A N YA TIDAK DOKUMEN PENDUKUNG A Kegiatan Pengendalian 1 Pimpinan telah menetapkan visi, misi organisasi secara tertulis di unit kerja kerja /satker yang bersangkutan 2 Visi, misi dan tujuan mengacu pada tugas pokok dan fungsi dari unit kerja/satker 3 Kegiatan pengendalian dapat digunakan secara efektif sebagai acuan kegiatan di unit kerja/satker 4 Penanggungjawab kegiatan telah menyusun KAK/TOR sebagai acuan dalam masing-masing kegiatan sebagai sarana untuk penilaian risiko 5 Pimpinan menetapkan prosedur dan kebijakan pada unit kerja/satker guna mendukung pelaksanaan kegiatan dan tupoksi 6 Pelaksanaan pemantauan/evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan pengendalian telah berjalan baik dan efektif 7 Pelaksanaan reviu atas kinerja dan unit kerja / satker secara berkala / berkelanjutan 8 Pelaksanaan pembinaan sumber daya manusia pada unit kerja / satker 9 Pengendalian atas pengelolaan sistem informasi, seperti pengamanan sistem informasi, pengendalian atas akses dan pengembangan serta perubahan perangkat lunak di unit kerja / satker 10 Pengendalian atas pengelolaan sistem informasi, seperti pembatasan akses berdasarkan tanggung jawab 11 Pimpinan telah melakukan pemisahan tugas sesuai dengan pemisahan fungsi yang ditetapkan. 12 Pimpinan telah melakukan pengendalian terhadap kelengkapan pemrosesan data 13 Pimpinan telah melakukan pengendalian terhadap akurasi pemrosesan data. 14 Pimpinan telah melakukan pengendalian aplikasi seperti pengendalian otorisasi, pengesahan dokumen sumber, serta pengendalian fisik dan keuangan di unit kerja 15 Pimpinan telah melakukan pengendalian atas indikator dan ukuran kinerja 16 Pimpinan menunjuk/menetapkan personil untuk melakukan pemantauan indikator/ukuran kinerja 1 Renstra organisasi 1 Renstra organisasi 1 Lap. Monev pengendalian 1 KAK dan TOR 1 SOP kegiatan 1 Lap. Monev pengendalian 1 Lap. reviu 1 Lap. SDM 1 SOP informasi 1 SOP informasi 1 Analisa Jab. Vs Tupoksi 1 Dok. Data dan Informasi 1 Lap. Monev data 1 Lap. Monev aplikasi 1 LAKIP 1 SK Tim LAKIP 18

25 17 Pimpinan melakukan pemisahan fungsi dari masingmasing bagian/kegiatan 18 Pimpinan menunjuk/menetapkan otorisasi atas transaksi/kejadian penting pada unit kerja/satker 19 Pencatatan yang akurat/tepat atas transaksi/kejadian di unit kerja/satker 20 Prosedur tetap pembatasan akses atas sumbernya dan pencatatan telah dibuat 1 Struk. Organisasi 1 SK. Ditjen/Kadis /Kepala UPT 1 SOP Arsiparis/ Dokumentasi 1 SOP kegiatan 21 Akuntabilitas terhadap sumber daya dan pencatatannya 1 LAKIP B Penguatan Kegiatan Pengendalian 1 Pimpinan menetapkan mekanisme/prosedur penerimaan terhadap APIP dalam melakukan pemeriksaan di instansi yang bersangkutan 2 Pimpinan menetapkan mekanisme atau prosedur penyediaan data yang diperlukan oleh APIP dalam melakukan pemeriksaan di instansi yang bersangkutan 3 Pimpinan menetapkan mekanisme atau prosedur konsultasi kepada APIP di unit kerja/satker 4 Pimpinan menetapkan mekanisme atau prosedur pelaksanaan tindak lanjut hasil pemeriksaan. 1 SOP penerimaan APIP 1 SOP data dan informasi 1 SOP koordinasi 1 SOP Tindak Lanjut 5 Pelaksanaan tindak lanjut hasil pemeriksaan tepat waktu 1 Dok. Inventarisasi tindak lanjut 6 Pimpinan telah menunjuk/menetapkan personil untuk penanganan tindak lanjut hasil pemeriksaan APIP 7 Ketetapan penggunaan perangkat kerja pendukung dalam melakukan tindak lanjut hasil pemeriksaan APIP 8 Pendokumentasian hasil pelaksanaan tindak lanjut hasil pemeriksaan APIP guna memudahkan pencarian apabila diperlukan 9 Pemanfaatan/tindak lanjut rekomendasi dari hasil pemeriksaan oleh pimpinan guna perbaikan manajemen di unit kerja/satker 1 SK tim tindak lanjut/satlak SPI 1 SK tim tindak lanjut/satlak SPI 1 Dok. Inventarisasi tindak lanjut 1 Inventarisasi tindak lanjut Vs. perencanaan Unit Kerja Enumerator : Unit Kerja Responden : (Nama, NIP dan Tanda Tangan) (Nama, NIP dan Tanda Tangan) Mengetahui : Pimpinan Unit Kerja: (Nama, NIP dan Tanda Tangan) 19

26 BAB V INFORMASI DAN KOMUNIKASI Pimpinan unit kerja/satuan kerja (satker) wajib mengidentifikasi, mencatat dan mengkomunikasikan informasi dalam bentuk dan waktu yang tepat. Untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif, pimpinan unit kerja harus menyediakan dan memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi, mengelola, mengembangkan dan memperbarui sistem informasi secara terusmenerus melalui : A. Pencatatan dan Pelaporan 1. Pencatatan Pengendalian atas pencatatan akan menjamin keandalan proses pengolahan data menjadi keluaran yang bebas dari kekeliruan dan kesalahan yang fatal/signifikan. Pencatatan yang baik harus memenuhi kriteria sebagai berikut: a. Sistem pencatatan harus dirancang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi organisasi. b. Prosedur pencatatan keuangan dan manualnya harus disusun dengan baik dan cermat. c. Sistem pencatatan harus didukung kebijakan pimpinan yang jelas dan memadai. d. Pencatatan harus menggunakan dokumen sumber, formulir, tabulasi, daftar-daftar statistik dan buku-buku yang dirancang secara memadai. e. Pencatatan harus lengkap dan informatif f. Pencatatan harus menaati sistem dan prosedur kerja yang telah ditetapkan. g. Pencatatan harus diselenggarakan secara akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian. h. Pencatatan harus dilakukan secara sederhana, konsisten, runut, dan terintegrasi. i. Dipisahkan dari fungsi penguasaan dan penyimpanan, direview/diricek secara berkala. j. Adanya pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya. k. Akuntabilitas terhadap sumber daya dan pencatatannya. 20

27 l. Sebagai dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting. 2. Pelaporan Pimpinan unit kerja/satker selaku Kuasa Pengguna Anggaran/Barang berkewajiban menyusun dan menyampaikan laporan kinerja yang merupakan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan dan penggunaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN). Laporan kinerja terdiri dari laporan keuangan dan substansi teknis kegiatan. Laporan keuangan terdiri dari laporan realisasi anggaran, neraca, catatan atas laporan keuangan (CaLK), dan laporan barang milik negara (SABMN). Sedangkan Laporan substansi teknis kegiatan terdiri dari perkembangan pencapaian target/realisasi penyerapan dana, pencapaian target fisik, kendala yang dihadapi, pemecahan permasalahan/kendala, saran tindak lanjut secara berkala serta laporan akhir, LAKIP dan laporan lainnya sesuai kebutuhan. Penyusunan laporan tersebut harus mengikuti prinsip-prinsip laporan pada umumnya, yaitu harus disusun secara jujur, obyektif, akurat dan transparan. Sehubungan dengan itu perlu pula diperhatikan beberapa ciri laporan yang baik seperti laporan harus relevan, tepat waktu, dapat dimengerti (jelas dan cermat), dan dapat dipercaya/diandalkan, dalam bentuk yang berdaya banding tinggi (reliable), berdaya uji (verifiable), lengkap, netral, padat dan mengikuti standar laporan yang ditetapkan. Penilaian unsur informasi dan komunikasi dilakukan untuk mengukur tingkat efektifitas pemantauan yang dilakukan dan memberi keyakinan bahwa informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh instansi pemerintah/unit kerja/satker telah dilakukan secara tepat dan memadai baik terhadap implementasi SPIP, pencapaian tujuan organisasi, keandalan laporan keuangan, pengamanan aset negara dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. B. Sarana Penilaian Informasi dan Komunikasi Penilaian dilakukan menurut 3 (tiga) sub unsur pada lingkup informasi dan komunikasi yang meliputi informasi, komunikasi serta bentuk dan sarana komunikasi. Masing-masing sub unsur diberi bobot tertentu berdasarkan justifikasi nilai penting (signifikansi) terhadap informasi dan komunikasi, yang jumlah seluruhnya 100%. Setiap sub unsur diuraikan dalam beberapa item penilaian dengan bobot yang ditentukan (ya=1, tidak=0) sesuai relevansinya dengan masing-masing sub unsur tersebut. Rincian lengkap pelaksanaan 21

28 penilaian disajikan dalam tabel 6, sedangkan penilaian untuk tahun berjalan terdapat pada lampiran 4. Tabel 6. Matriks penilaian informasi dan komunikasi. UNIT KERJA : TRIWULAN : NO U R A I A N YA TIDAK A 1 Informasi : Pimpinan Instansi pemerintah telah memiliki mekanisme /prosedur tertulis mengenai informasi pada unit kerja/ satker yang bersangkutan 2 Mekanisme atau prosedur yang dibuat telah cukup operasional sebagai acuan dalam penyampaian informasi lingkup unit kerja/satker, seperti memuat rencana evaluasi berkala, kriteria/persyaratan yang digunakan dalam penyusunan dan penyampaian informasi, metodologi, dan sebagainya 3 Mekanisme/prosedur telah digunakan dalam penyusunan/penyampaian informasi pada unit kerja/ satker yang bersangkutan 4 Penyusunan informasi menggunakan KAK/TOR yang dibuat khusus untuk masing-masing pemantauan yang dilakukan 5 Penyampaian informasi menggunakan KAK/TOR yang dibuat khusus untuk masing-masing pemantauan yang dilakukan 6 Pengelola informasi dilakukan oleh para personal yang kompeten 7 Pengelola informasi dilaksanakan secara periodik sesuai tahapan kegiatan atau jadwal waktu yang ditetapkan 8 Pengelola informasi telah menggunakan kriteria atau persyaratan yang tepat sebagai dasar pelaksanaan pemantauan 9 Ruang lingkup/frekuensi informasi telah mencakup pengendalian intern, keuangan, aset Negara, pelaksanaan kegiatan dan pemantauan atas pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, dengan memperhatikan/mempertimbangkan tahap kegiatan yang dipantau 10 Pengeloalaan informasi menggunakan perangkat daftar periksa (check list), daftar kuesioner, atau perangkat lainnya yang tepat dan dapat dipertanggungjawabkan 11 Pengelolaan informasi telah menghasilkan output berupa laporan DOKUMEN PENDUKUNG 1 SOP Informasi/ data base 1 Lap. Evaluasi SOP 1 SOP kegiatan 1 KAK/TOR pemantauan 1 KAK/TOR pemantauan 1 Dok. Kompetensi personil 1 Lap. Informasi berkala 1 SOP pemantauan informasi 1 Lap. monev 1 Dok. Pengelolaan informasi 1 Lap. Pengelolaan informasi 12 Materi dalam laporan minimal menyajikan kondisi 1 Lap. 22

29 lapangan, kendala dan rekomendasi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi 13 Pengelolaan informasi dilakukan dengan menganalisa hasil dibandingkan dengan kriteria yang sudah ditetapkan. 14 Hasil pengelolaan informasi dilaporkan tepat waktu kepada pimpinan Instansi Pemerintah atau pemberi tugas 15 Hasil pengelolaan informasi didokumentasikan sebagaimana mestinya sehingga dapat dengan mudah didapat ketika diperlukan 16 Kelemahan yang ditemukan selama pengelolaan informasi segera ditindaklanjuti oleh pimpinan Instansi Pemerintah/pihak-pihak terkait lainnya 17 Kelemahan yang ditemukan segera dikomunikasikan kepada pihak yang bertanggung jawab atas fungsi tersebut/atasan langsungnya B Komunikasi 1 Pimpinan Instansi Pemerintah telah memiliki mekanisme atau prosedur tertulis mengenai pelaksanaan komunikasi di lingkup unit kerja/satker yang bersangkutan 2 Mekanisme yang dibuat minimal telah memuat tahapan/waktu pelaksanaan, susunan personil pelaksana, metodologi, dan sebagainya 3 Mekanisme/prosedur telah digunakan sebagai acuan dalam kegiatan komunikasi lingkup unit kerja/satker tersebut 4 Pengelolaan komunikasi telah sesuai SOP untuk masing-masing kegiatan 5 Informasi/komunikasi telah dilakukan oleh personil yang kompeten, serta dipimpin oleh pejabat yang berwenang/ pengalaman memadai 6 Pengelola informasi/komunikasi evaluasi memahami secara memadai mengenai visi, misi, dan tujuan unit kerja/satker serta kegiatannya 7 Pengelola informasi/komunikasi memahami bagaimana pengendalian intern instansi pemerintah seharusnya bekerja/bagaimana implementasinya 8 Evaluasi terhadap informasi dan komunikasi dilaksanakan secara periodik sesuai rencana dan luasnya program/kegiatan yang dilaksanakan 9 Evaluasi terhadap informasi/komunikasi dilakukan pada saat adanya kejadian misalnya perubahan besar dalam rencana atau strategi manajemen, pemekaran atau penciutan Instansi Pemerintah, atau perubahan operasional atau pemrosesan informasi keuangan dan anggaran 10 Ruang lingkup informasi/komunikasi didasarkan atas hasil penilaian Risiko dan pemantauan berkelanjutan 11 Frekuensi informasi/komunikasi didasarkan atas hasil penilaian risiko dan pemantauan berkelanjutan Pengelolaan informasi 1 Lap. Pengelolaan informasi 1 Data pengiriman lap. 1 SOP arsiparis/ dokumentasi 1 Dok. Tindak lanjut monev informasi 1 Dok. Tindak lanjut monev informasi 1 SOP komunikasi 1 SOP komunikasi 1 SOP komunikasi 1 SOP komunikasi Vs SOP kegiatan 1 SK dan sertifikasi personil/pejabat 1 kompetensi personil/pejabat 1 kompetensi personil/pejabat 1 Lap evaluasi informasi dan komunikasi 1 Dok. Latar belakang evaluasi informasi dan komunikasi 1 Lap. Informasi dan komunikasi 1 Lap. Informasi dan komunikasi Vs. Penilaian 23

30 risiko 12. Evaluasi informasi/komunikasi menggunakan perangkat daftar (check list), daftar kuesioner, atau perangkat lainnya yang tepat / dapat dipertanggungjawabkan 13 Evaluasi informasi/komunikasi telah menggunakan kriteria atau persyaratan yang tepat sebagai dasar penilaian pelaksanaan informasi 14 Kegiatan informasi/komunikasi telah menghasilkan output berupa laporan hasil kegiatan 15 Evaluasi informasi/komunikasi telah menilai keberhasilan atau kegagalan dalan mencapai tujuan dan sasaran program/kegiatan 16 Evaluasi kegiatan informasi/komunikasi telah menyajikan analisa efektif, efisien, ekonomis dan tertib (3E + 1T) 17 Dalam laporan evaluasi informasi / komunikasi disajikan kendala dan rekomendasi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi 18 Hasil evaluasi informasi/komunikasi didokumentasikan dengan baik sehingga dengan mudah didapat ketika diperlukan 19 Kelemahan yang ditemukan selama evaluasi kegiatan informasi / komunikasi segera diselesaikan oleh pimpinan Instansi Pemerintah dan pihak-pihak terkait lainnya 20 Kelemahan yang ditemukan segera dikomunikasikan kepada pihak yang bertanggung jawab atas fungsi tersebut dan atasan langsungnya 21 Hasil pelaksanaan evaluasi informasi/komunikasi segera dilaporkan kepada pimpinan instansi Pemerintah atau pihak-pihak terkait lainnya C Bentuk dan Sarana Komunikasi 1 Unit kerja/satker telah memiliki mekanisme secara tertulis sebagai prosedur untuk pengembangan sistem informasi dan komunikasi 2 Mekanisme atau prosedur tersebut materinya telah cukup operasional untuk pengembangan sistem informasi/komunikasi 1 Lap evaluasi informasi dan komunikasi 1 Lap evaluasi informasi dan komunikasi 1 Lap evaluasi informasi dan komunikasi 1 Lap evaluasi informasi dan komunikasi 1 Lap evaluasi informasi dan komunikasi 1 Lap evaluasi informasi dan komunikasi 1 SOP arsiparis/ dokumentasi 1 Dok. Tindak lanjut lap. Evaluasi informasi dan komunikasi 1 Dok. Tindak lanjut lap. Evaluasi informasi dan komunikasi 1 Dok. Tindak lanjut lap. Evaluasi informasi dan komunikasi 1 SOP pengembangan sistem informasi dan komunikasi 1 Lap. Operasional SOP pengembangan sistem informasi dan komunikasi 24

31 3 Mekanisme atau prosedur tersebut telah digunakan secara optimal dalam mengembangkan sistem informasi /komunikasi pada unit kerja / satker yang bersangkutan 4 Pimpinan unit kerja/satker telah menunjuk Tim atau petugas khusus untuk memantau dan mengembangkan sistem informasi dan komunikasi 5 Pimpinan unit kerja/satker telah menindaklanjuti rekomendasi hasil Monev yang dilakukan oleh petugas/ pengelola sistem informasi komunikasi guna pengembangannya 6 Tindakan korektif di bidang sistem informasi/komunikasi dilaksanakan oleh pimpinan unit kerja/satker dalam jangka waktu yang ditetapkan 7 Pimpinan unit kerja/satker telah menggunakan rekomendasi hasil monev sistem informasi/komunikasi atau reviu lainnya untuk memperkuat terciptanya pengendalian intern 8 Pimpinan unit kerja/satker telah mencegah terjadinya kesalahan yang berulang di bidang informasi/ komunikasi 9 Pimpinan unit kerja/satker telah memantau tindak lanjut atas rekomendasi tim pengelola sistem informasi/ komunikasi 10 Pimpinan unit kerja/satker secara berkala melaporkan status pengembangan sistem informasi/komunikasi 1 Lap. Operasional SOP pengembangan sistem informasi dan komunikasi 1 SK. Dirjen/Kadis/ Kepala UPT 1 Dok. Tindak lanjut hasil Monev 1 Rekapitulasi responsivitas tindak lanjut 1 Rekomendasi monev Vs reviu 1 Lap. Hasil monev 1 Lap. Tindak lanjut hasil monev 1 Dok. Laporan secara berkala Unit Kerja Enumerator : Unit Kerja Responden : (Nama, NIP dan Tanda Tangan) (Nama, NIP dan Tanda Tangan) Mengetahui : Pimpinan Unit Kerja: (Nama, NIP dan Tanda Tangan) 25