BATAN PADA BAGIAN KEUANGAN OMBUDSMAN Rl IPEMBENTUKAN TIM DAN PENERAPAN

Transkripsi

1 OMBUDSMAN REPUBLIK TANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PADA BAGIAN KEUANGAN OMBUDSMAN Rl BATAN PADA BAGIAN KEUANGAN OMBUDSMAN Rl IPEMBENTUKAN TIM DAN PENERAPAN MM ISO 9001:2008 PADA BAGIAN KEUANGAN OMBUDSMAN Rl m^garaan SPIP PADA BAGIAN KEUANGAN OMBUDSMAN Rl JL. HR RASUNA SAID KAV. C19 KUNINGAN JAKARTA SELATAN 12920, TELP. (021) , FAX : (021)

2 OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA KEPUTUSAN SEKRETARIS JENDERAL OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR: SEK.168-KU TENTANG PEMBENTUAN SATUAN TUGAS PENYELENGGARAAN SISTEM PENGENDAUAN INTERN PADA BAGIAN KEUANGAN OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIS JENDERAL OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA Menimbang Mengingat bahwa agar penyelenggaraan Sistem Pendendalian Intern terlaksana intensif dan menyeluruh perlu dibentuk Satuan Tugas Sistem Pengendalian Intern (SPIP) pada Bagian Keuangan Ombudsman Rl; bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a, perlu ditetapkan Keputusan Sekretaris Jenderal Ombudsman Rl tentang pembentukan Satuan Tugas penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) Bagian Keuangan Ombudsman Rl; Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286); Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4355); Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 66, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4400); Undang-Undang Nomor 37 Tahun 2008 tentang Ombudsman Republik Indonesia (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 139, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4899); Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang

3 Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038); 6. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2014 tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara Tahun Anggaran 2015 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 259, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5593); 7. Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2010 tentang Standar Akuntansi Pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 213, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5165); 8. Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2011 tentang Pembentukan, Sususnan, dan Tata Kerja Perwakilan Ombudsman Republik Indonesia (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 42, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5207); 9. Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 2009 tentang Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia; 10 Peraturan Sekretaris Jenderal Ombudsman Nomor l/ori-sekjen-pr/iv/2010 tentang Organisasi dan Tatat Kerja Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 177) sebagaimana diubah dengan Peraturan Sekretaris Jenderal Ombudsman Nomor 2/ORI-SEKJEN-PR/IX/2010; MEMUTUSKAN Menetapkan KESATU KEDUA KETIGA KEPUTUSAN SEKRETARIS JENDERAL OMBUDSMAN TENTANG PEMBENTUKAN SATUAN TUGAS PENYELENGGARAAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN PADA BAGIAN KEUANGAN OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA Membentuk Satuan Tugas Penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) Bagian Keuangan Ombudsman Rl dengan susunan sebagaimana tercantum pada lampiran Keputusan ini;.. Pengarah penyelenggaraan SPIP mempunyai tugas memberikan arah kebijakan kepada Satgas tentang pelaksanaan dan penerapan SPIP Bagian Keuangan Ombudsman Rl; Penanggung jawab satuan tugas penyelenggaraan SPIP mempunyai tugas : a. Mengintegrasikan kegiatan secara terus menerus

4 untuk memberikan keyakinan yang memadai untuk tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara dan ketaatan pada peraturan perundang-undangan. b. Menciptakan dan memelihara lingkungan pengendalian yang menimbulkan perilaku positif dan kondusif untuk penerapan SPIP Bagian Keuangan Ombudsman Rl; c. Memantau pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah Bagian Keuangan Ombudsman Rl; d. Menyusun dan menerapkan aturan perilaku Bagian Keuangan Ombudsman Rl; e. Menyelenggarakan rapat rutin untuk membahas pelaksanaan dan penerapan SPIP pada Bagian Keuangan Ombudsman Rl; f. Menyusun dan menerapkan kebijakan yang sehat tentang pembinaan Sumber Daya Manusia Bagian Keuangan Ombudsman Rl; Menyelenggarakan kegiatan pengendalian sesuai g. dengan ukuran, kompleksitas dan sifat dari tugas Bagian Keuangan Ombudsman Rl; KEEMPAT Ketua Satuan Tugas Penyelenggara SPIP Bagian Keuangan Ombudsman Rl mempunyai tugas : a. Mengkoordinasikan pelaksanaan dan penerapan SPIP Bagian Keuangan termasuk pelaksanaan Keuangan pada Perwakilan Ombudsman Rl; b. Mengidentifikasi dan menetapkan kegiatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan fungsi Bagian Keuangan dan BPP Perwakilan Ombudsman Rl; c Menetapkan dan mereviu indikator dan ukuran kinerja Bagian Keuangan dan BPP Perwakilan Ombudsman Rl; Sekretariat Satuan Tugas Penyelenggara Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) pada Bagian Keuangan Ombudsman Rl mempunyai tugas : a. Menyelenggarakan administrasi semua kegiatan Satuan Tugas baik yang meliputi perencanaan, pelaksanaan, pemantauan maupun tata kearsipan yang diperlukan; b. Membantu dan mendampingi Satuan Tugas dalam segenap kegiatan penyelenggaraan SPIP c. Mempersiapkan bahan rapat dan bahan-bahan lainnya yang diperlukan; _

5 KELIMA * KEENAM d. Membuat laporan kegiatan Satuan Tugas secara berkala kepada Penanggung jawab. Segala biaya yang timbul sebagai akibat ditetapkannya keputusan ini dibebankan pada DIPA Ombudsman Rl Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila dikemudian hari terdapat kesalahan dalam keputusan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal, 30 Nopember 2015 i SEKRETARIS JENDERAL OMBUDSMAN Rl, W, HAR5I,Ak.M.Acc Tembusan : 1. Ketua Ombudsman Rl; 2. Para Ombudsman; 3. Para Kepala Biro; 4. Para Kepala Perwakilan Ombudsman Rl 5. Para Kepala Bagian; 6 Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Jakarta VII; 7 Yang bersangkutan untuk diketahui dan dilaksanakan sebagaimana mestinya.

6 Lampiran Keputusan Nomor Tanggal I SEK.168-KU Nopember 2015 SATUAN TUGAS IMPLEMENTASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMERINTAH (SPIP) BAGIAN KEUANGAN OMBUDSMAN Rl No Nama Jabatan Jabatan Dalam Satgas 1. A. Animaharsi Sekretaris Jenderal Pengarah 2. Luhur Depari Kepala Biro Umum Penanggung Jawab 3. Johar W. Marpaung Kepala Bagian Keuangan Ketua 4. Citra Nur Yuliani Staf Bagian Keuangan Sekretaris 5. Puji Astuti Kepala Bagian Penqawasan Internal Anggota 6. Timotius Kepala Bagian Organisasi dan Keria Sama Anggota 7. Purwadi Kepala Sub Bagian Perbendaharaan Anggota 8. Norman Adi Sasono Kepala Sub Bagian Akuntansi Anggota 9. Stefianus Inkiriwang Kepala Sub Bagian Orqanisasi 10. Hendri Yuwono Staf Bagian Pengawasan Internal Tim Teknis Tim Teknis 11. Ramadhani Staf Bagian Keuangan Tim Teknis SEKRETARIS JENDERAL OMBUDSMAN Rl, % RSIjAte.M.Acc

7 Lampiran Keputusan Nomor Tanggal II SEK.168-KU Nopember 2015 Daftar Penilaian (ceklist) Lingkungan Pengendalian BAGIAN KEUANGAN, BIRO UMUM OMBUDSMAN Rl No. URAIAN Ya Tidak A. ORGANISASI Bagian Keuangan, Biro Umum Ombudsman Rl dilengkapi mekanisme dan alur pekerjaan. Bagan organisasi dilengkapi mekanisme dan alur pekerjaan. Bagian Keuangan, Biro Umum Ombudsman Rl dilengkapi dengan struktur organisasi dan uraian tugas (Job Description) Bagian Keuangan, Biro Umum Ombudsman Rl didukung dan dilengkapi dengan sistem hubungan kerja yang terintegrasi antar bagian secara vertical maupun horizontal. Struktur organisasi dan uraian tugasnya disosialisasikan kepada seluruh personil/karyawan yang didalamnya. Bagian Keuangan, Biro Umum Ombudsman Rl melakukan pemantauan terhadap operasionalisasi organisasi pada unit kerja/satker dalam pelaksanaan kegiatan. B. PROSEDUR Pimpinan menetapkan prosedur tertulis (SOP) Bagian Keuangan SOP dibuat lengkap seluruh kegiatan sesuai dengan Tupoksi. Prosedur telah disusun secara sederhana, tidak berteletele, jelas dan fleksibel. Prosedur disosialisasikan/dikomunikasikan kepada seluruh SDM Bagian Keuangan, Biro Umum Ombudsman Rl. Prosedur tindak lanjut hasil pemeriksaan APIP/BPK pada unit kerja/satker telah dibuat. C. SUMBERDAYA MANUSIA 1 Pimpinan menyediakan sarana guna menegakan integritas/ nilai etika pada Bagian Keuangan, Biro Umum Ombudsman Rl.

8 No. URAIAN Ya Tidak Pimpinan menerapkan kompetensi SDM Bagian Keuangan, Biro Umum Ombudsman Rl Pimpinan melakukan pembinaan karir/pola karir pegawai pada Bagian Keuangan, Biro Umum Ombudsman RL Pimpinan menetapkan rencana pendidikan dan pelatihan bagi pegawai guna meningkatkan kemampuan/ profesionalisme. Pimpinan menetapkan kompetensi pegawai, mulai dari mekanisme penerimaan sampai dengan pengkajian kinerja pegawai. Pimpinan melakukan pemantauan/evaluasi terhadap penguasaan/implementasi uraian tugas (job description) masing-masing personil. D. 8 KEBIJAKAN Pimpinan menetapkan kebijakan tertulis guna mendukung pelaksanaan tugas pokkok dan fungsi pada Bagian Keuangan, Biro Umum Ombudsman Rl. Kebijakan telah sesuai dengan tujuan/sasaran yang telah ditetapkan.. Kebijakan telah disosialisasikan/ dikomunikasikan kepada personil Bagian Keuangan, Biro Umum Ombudsman Rl. Pimpinan telah menetapkan KAK/TOR sebagai acuan dalam pemantauan kebijakan. Pimpinan telah menyusun dan menetapkan Tim berdasarkan kompetensi untuk melakukan pemantauan penerapan kebijakan. Kebijakan telah mendeskripsikan tingkat ketepatan/ keberhasilan pencapaian sasaran kebijakan. Kebijakan telah disahkan sebagai pedoman/acuan pelaksanaan kegiatan/program. Kebijakan telah digunakan sebagai pedoman/acuan pelaksanaan kegiatan/ program. Kebijakan telah dijabarkan kedalam Juklak/Juknis kegiatan

9 NO Daftar Penilaian (Ceklist) PENILAIAN RISIKO URAIAN YA TIDAK A. PENILAIAN RISIKO: Apakah setiap kegiatan telah di buatkan TOR Apakah TOR yang di buat telah memuat tujuan dan kegiatan yang selaras dengan Renstra. Apakah TOR yang di buattelah menguraian tahapan kegiatan yang akan di laksanaan dan di lengkapin dengan alokasi sumber daya (SDM,keuangan dan fisik) Apakah TOR yang di buat telah dilengkapi dengan jadwal pelaksanaan masing-masing kegiatan. Apakah masing-masing tahapan kegiatan telah dilengkapi dengan indikator keberhasilan. Apakah TOR telah menetapkan titik -titik kritis dari tahapan kegiatan yang akan dilaksanakan dan merupakan aktifitas yang paling dominan dalam pencapaian tujuan. 10 Apakah telah ditetapkan resiko terhadap titik kritis tahapan kegiatan. Apakah dalam penetapan resiko telah memenuhi unsur kejadian, kemungkinan dan menimbulkan kerugian. Apakah resiko yang ditetapkan telah dilengkapi dengan penyebab terjadinya resiko serta dampak yang akan terjadi. Apakah penilaian resiko telah dituangkan dalam daftar resiko dan telah disahkan oleh penyusun maupun pemeriksa SPIP. B. PENANGANAN RISIKO: Apakah daftar penanganan resiko telah dibuat untuk masing- masing resiko yang telah ditetapkan. Apakah penanganan resiko telah yang dibuat telah menghilangkan/memperkecil penyebab terjadinya resiko Apakah telah dibuat prosedur terhadap penanganan resiko dari masing-masing titik kritis kegiatan. Apakah penanganan resiko telah dituangkan dalam daftar penanganan resiko dan telah disahkan oleh penyusun kegiatan maupun pemeriksa SPIP. C. PEMANTAUAN DAN EVALUASI RISIKO: Apakah mekanisme atau prosedur mengenai pemantauan dan evaluasi resiko telah dibuat

10 NO A> B. Daftar Penilaian (Ceklist) Kegiatan Pengendalian URA KEGIATAN PENGENDALIAN Penanggungjawab kegiatan telah menyusun KAK/TOR sebagai acuan dalam masing-masing kegiatan sebagai sarana untuk penilaian resiko Pimpinan menetapkan prosedur dan kebijakan pada unit kerja/satker guna mendukung pelaksanaan kegiatan.dan tupoksi Pelaksanaan pemantauan /evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan pengendalian telah berjalan baik dan efektif Pelaksanaan reviu atas kinerja dari unit kerja/satker secara berkala/ berkelajutan. Pengendalian atas pengelolaan sistem informasi, seperti pengamanan sistem informasi, pengendalian atas akses dan pengembangan serta perubahan perangkat lunak Bagian Keuangan, Biro Umum Ombudsman Rl. Pimpinan telah melakukan pengendalian atas indikator dan ukuran kinerja. Pimpinan menunjukan/ menetapkan personil untuk melakukan pemantauan indikator/ ukuran kerja. PENGUATAN KEGIATAN PENGENDALIAN Bagian Keuangan, Biro Umum Ombudsman Rl menetapkan mekanisme atau prosedur penerimaan terhadap APIP dalam melakukan pemeriksaan Bagian Keuangan, Biro Umum Ombudsman Rl menetapkan mekanisme atau prosedur pelaksanaan tindak lanjut hasil pemeriksaan. Pelaksanaan tindaklanjut hasil pemeriksaan tepat waktu. menunjuk/ menetapkan persoil untuk penanganan Pemanfaatan lanjut rekomendasi dari hasil pemeriksaan oleh pimpinan guna perbaikan manajemen. YA TIDAK 10

11 Daftar penilaian (ceklist) Informasi dan Komunikasi NO URAIAN YA TIDAK A. INFORMASI memiliki mekanisme/prosedur tertulis mengenai pengelolaan data dan informasi Pengelola informasi dilakukan oleh para personil yang kompeten. Pengelolaan informasi dilaksanakan secara berkelanjutan sesuai tahapan kegiatan atau jadwal waktu yang ditetapkan. Ruang lingkup/frekuensi infomasi telah mencakup pengendalian intren, keuangan, asset negara Pengelolaan informasi telah menghasilkan output berupa laporan. Materi dalam laporan minimal menyjikan kondisi, kendala dan rekomendsi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi Pengelola informasi dilakukan dengan menganalisis hasil dibandingkan dengan target yang sudah di tetapkan. Hasil pengelolaan informasi dilaporkan tepat waktu kepada pimpinan instansi pemerintah atau pemberi tugas 9 B Hasil pengelolaan informasi didokumentasikan sebagaimana mestinya/dapat dengan mudah didapat ketika diperlukan KOMUNIKASI: memiliki mekanisme atau prosedur (SOP) tertulis mengenai pelaksanaan komunikasi Pengelolaan komunikasi telah sesuai SOP untuk masingmasing kegiatan. Evaluasi terhadap informasi dan komunikasi dilaksanakan secara periodik sesuai rencana dan luasnya prog ram/kegiatan yang dilaksanakan Ruang lingkup informasi/komunikasi didasarkan atas hasil penilaian resiko dan pemantauan berkelanjutan. Frekuensi informasi/komunikasi didasarkan atas hasil penilaian resiko dan pemantauan berkelanjutan. Kegiatan informasi/komunikasi telah menghasilkan output berupa laporan hasil kegiatan. Dalam laporan evaluasi informasi/komunikasi disajikan kendala dan rekomendasi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi i ll

12 NO URAIAN YA TIDAK Hasil evaluasi informasi/komunikasi didokumentasikan dengan baik sehingga dengan diperlukan mudah didapat ketika Hasil pelaksanaan evaluasi informasi/komunikasi segera dilaporkan kepada pimpinan instansi pemerintah atau pihakpihak lainnya. C. BENTUK DAN SARANA KOMUNIKASI memiliki mekanisme secara tertulis sebagai prosedur untuk pengembangan sistem informasi dan komunikasi. menunjuk tim atau petugas khusus untuk memantau dan mengembangakan sistem informasi/komunikasi. menindaklanjuti rekomendasikan hasil monev yang dilakukan oleh petugas/pengelola sistem informasi/komunikasi guna pengembangannya. memantau tindaklanjut atas rekomendasikan tim pengelola sistem inforamsi/komunikasi Bagian Keuangan, Biro Umum Ombudsman Rl secara berkala melaporkan status pengembangan sistem informasi/komunikasi. 12

13 Daftar Penilaian (Ceklist) Pemantauan Pengendalian Intern NO URAIAN YA TIDAK A. PEMANTAUAN BERKELANJUTAN : St memiliki mekanisme/ prosedur tertulis mengenai pelaksanaan pemantauan berkelanjutan. Pemantauan dilakukan secara periodik sesuai tahapan kegiatan atau jadwal waktu yang ditetapkan. Pemantauan menggunakan perangkat daftar periksa (check list), daftar kuesioner, atau perangkat lainnyayang tepat dan dapat dipertanggungjawabkan. Kegiatan pemantauan telah menghasilkan output berupa laporan hasil pemantauan. Hasil pelaksanaan pemantauan segera dilaporkan tepat waktu kepada pimpinan instansi pemerintah atau pemberi tugas. 6 Hasil pemantauan didokumentasikan sebagaimana mestinya dan dapat dengan mudah didapat ketika diperlukan B. EVALUASI C 1 memiliki mekanisme atau prosedur tertuls mengenai pelaksanaan evaluasi lingkup instansi pemerintah yang bersangkutan. Evaluasi menggunakan KAK/TOR yang dibuat khusus untuk masing-masing kegiatan evaluasi yang dilakukan. Tim evaluasi dilakukan oleh personil yang kompeten, serta dipimpin oleh pejabat yang berkewenangan dan pengalaman memadai. Evaluasi dilaksanakan secara periodik sesuai rencana dan luasnya program/kegiatan yang dilaksanakan. Ruang lingkup dan frekuensi evaluasi didasarkan atas hasil penilaian resiko dan pemantauan berkelanjutan. Kegiatan evaluasi telah menghasilkan output berupa laporan hasil pemantauan. Hasil evaluasi didokumentasikan dengan baik sehingga dengan mudah didapat ketika diperlukan Hasil pelaksanaan evaluasi segera dilaporkan kepada pimpinan instansi pemerintah pihak-pihak terkait lainnya. PENYELESAIAN AUDIT: Instansi telah memiliki mekanismne secara tertulis sebagai prosedur untuk meninikdaklanjuti temuan hasil audit atau reviu lainnya. 13

14 NO URAIAN YA TIDAK menunjuk tim atau tugas khusus untuk memantau penyelesaian tindak lanjut hasil audit dan hasil reviu lainnya Bagian Keuangan, E menindaklanjuti selu irol ruh Tindakan koretif di laks Biro Umum Ombudsmar Jmum Ombudsman Rl telah temuan dan rekomendasi hasil anakan oleh Bagian Keuangan, Rl dalam jangka waktu yang menggunakan rekomendasi hasil audit atau reviu lainnya mencegah terjadinya temuan yang sama berulang terjadi pada tahun berikutnya memantau tindak lanjut atas temuan hasil audit dan reviu serta rekomendasinnya Bagian Keuangan, Biro Umum Ombudsman Rl secara berkala melaporkan status penyelesaian audit dan reviu kepada pimpinan sehingga dapat meyakinkan kualitas dan ketepatan waktu penyelesaian setiap rekomendasi - 1 \

15 NO URAIAN Apakah satker/ unit kerja telah membuat rekapitulasi resiko dan upaya penanganan resiko Apakah satker/ unit kerja telah menetapkan jadwal pemantauan dan evaluasi resiko. Apakah SPIP unit kerja/satker telah melakukan pemantauan evaluasi resiko yang telah dituangkan dalam rekapitulasi resiko dan upaya penanganan resiko Apakah laporan pemantauan dan evaluasi resiko telah dibuat dilengkapi dengan saran/rekomendasi Apakah saran/rekomendasi telah ditindaklanjuti YA TIDAK

16