ANALISIS HUBUNGAN POLA KOMUNIKASI ORGANISASI DENGAN LINGKUNGAN KERJA PRODUKTIF PT X TBK UNIT BISNIS BOGOR. Oleh : NINDYA MAYANGDARANI H

Transkripsi

1 ANALISIS HUBUNGAN POLA KOMUNIKASI ORGANISASI DENGAN LINGKUNGAN KERJA PRODUKTIF PT X TBK UNIT BISNIS BOGOR Oleh : NINDYA MAYANGDARANI H DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2009

2 ABSTRAK Nindya Mayangdarani. H Analisis Hubungan Pola Komunikasi Organisasi dengan Lingkungan Kerja Produktif PT X Tbk Unit Bisnis Bogor. Dibawah bimbingan Erlin Trisyulianti PT X Tbk merupakan perusahaan informasi dan komunikasi (InfoCom) serta penyedia jasa dan jaringan telekomunikasi secara lengkap (full service and network provider) yang terbesar di Indonesia. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang demikian cepat membawa dampak timbulnya persaingan usaha yang begitu ketat dalam hal bidang pelayanan informasi dan komunikasi kepada pelanggan. Kondisi ini menuntut setiap perusahaan harus memiliki keunggulan-keunggulan kompetitif, tanggapan yang cepat dan fleksibel, agar dapat bersaing dengan perusahaan lain khususnya dengan perusahaan yang bergerak dalam bidang yang sejenis. Keunggulan kompetitif tersebut dapat diwujudkan melalui penerapan pola komunikasi organisasi dalam menciptakan lingkungan kerja produktif. Penelitian ini bertujuan mengetahui persepsi karyawan tentang pola komunikasi organisasi pada PT X Tbk Unit Bisnis Bogor, mengetahui persepsi karyawan tentang lingkungan kerja produktif pada PT X Tbk Unit Bisnis Bogor dan menganalisis hubungan pola komunikasi organisasi dengan lingkungan kerja produktif pada PT X Tbk Unit Bisnis Bogor. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh melalui wawancara dan kuesioner. Sedangkan data sekunder diperoleh dari studi literatur, data perusahaan, penelusuran pustaka dan publikasi internet. Pemilihan sampel dilakukan secara convinience. Pengolahan data dalam penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif untuk data kualitatif, sedangkan data kuantitatif menggunakan teknik analisis Rank Spearman dengan menggunakan bantuan software SPSS 15.0 for Windows. Berdasarkan persepsi responden tentang pola komunikasi organisasi formal yang diterapkan di PT X Tbk Unit Bisnis Bogor tergolong dalam kategori baik (4,21) dan pola komunikasi informal berada dalam kategori netral atau raguragu (3,04). Hal ini terlihat dari nilai rataan skor dengan masing-masing rataan skor diurutkan dari yang terbesar ke terkecil, yaitu untuk upward communication (4,37), downward communication (4,30), horizontal communication (4,21) dan diagonal communication (3,99), serta komunikasi informal (3,04). Berdasarkan hasil pengolahan dan analisis data dengan menggunakan korelasi Rank Spearman, dapat diambil kesimpulan bahwa empat pola komunikasi formal memiliki hubungan secara signifikan dengan lingkungan kerja produktif, dengan rincian nilai korelasi sebagai berikut: downward communication (0,531) dan upward communication (0,609). Kedua pola komunikasi organisasi tersebut termasuk dalam moderately high association yang artinya mempunyai hubungan yang positif, kuat dan nyata dengan lingkungan kerja produktif, sehingga semakin kuat hubungan pola komunikasi dari atas ke bawah dan sebaliknya, maka lingkungan kerja yang tercipta semakin produktif. Sedangkan untuk pola komunikasi diagonal communication (0,442) dan horizontal communication (0,415) termasuk kedalam moderately low association yang artinya mempunyai hubungan yang positif, agak lemah dan nyata dengan lingkungan kerja produktif. Sedangkan, nilai korelasi pola komunikasi organisasi informal sebesar 0,112 termasuk dalam no assosiation yang artinya tidak memiliki hubungan secara signifikan dengan lingkungan kerja produktif.

3 ANALISIS HUBUNGAN POLA KOMUNIKASI ORGANISASI DENGAN LINGKUNGAN KERJA PRODUKTIF PT X TBK UNIT BISNIS BOGOR SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor Oleh NINDYA MAYANGDARANI H DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2009

4 INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN DEPARTEMEN MANAJEMEN ANALISIS HUBUNGAN POLA KOMUNIKASI ORGANISASI DENGAN LINGKUNGAN KERJA PRODUKTIF PT X TBK UNIT BISNIS BOGOR SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor Oleh : NINDYA MAYANGDARANI H Menyetujui, Agustus 2009 Erlin Trisyulianti, S.TP, M.Si Dosen Pembimbing Mengetahui, Dr. Ir. Jono M. Munandar, M.Sc Ketua Departemen Tanggal Lulus:

5 RIWAYAT HIDUP Penulis dilahirkan di Bogor pada tanggal 5 Februari Penulis merupakan anak kedua dari empat bersaudara pasangan Agus Mulyana dan Ani Sukmarani. Penulis mengawali masa pendidikan pada tahun 1993 di Sekolah Dasar Negeri Bonipoi 1 Kupang (NTT) selama 3 tahun dari SD kelas 1 SD sampai 3 SD, lalu melanjutkan studinya di Sekolah Dasar Negeri Papandayan 1 Bogor kelas 4 SD sampai 6 SD. Pada tahun 1999, penulis melanjutkan pendidikan di Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama Negeri 2 Bogor. Setelah lulus pada tahun 2002, penulis melanjutkan pendidikan di Sekolah Menengah Umum Negeri 7 Bogor dan masuk dalam program IPA pada tahun Pada tahun 2005, penulis diterima sebagai mahasiswa Institut Pertanian Bogor (IPB) melalui jalur Beasiswa Utusan Daerah Institut Pertanian Bogor (BUD) dan pada tahun 2006 penulis mendapatkan Mayor Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, serta mengambil Suporting Course. Selama menyelesaikan jenjang S1 penulis aktif sebagai mahasiswa IPB selama 4 tahun. Penulis juga pernah mengikuti magang pada Bank Tabungan Negara (BTN) Kantor Cabang Bogor selama satu bulan dibagian General Branch Administration (GBA). Pada tahun 2009 penulis melakukan penelitian untuk tugas akhir pendidikan yang berjudul Analisis Hubungan Pola Komunikasi Organisasi dengan Lingkungan Kerja Produktif PT X Tbk Unit Bisnis Bogor. iii

6 KATA PENGANTAR Assalamualaikum, Wr. Wb. Alhamdulillahi Rabbil alamin, segala puji syukur senantiasa penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat, Hidayah dan Inayah-Nya, sehingga dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul Analisis Hubungan Pola Komunikasi dalam Menciptakan Lingkungan Kerja Produktif dengan lancar. Skripsi ini disusun sebagai syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor. Penyusunan skripsi ini tidak terlepas dari bantuan dan bimbingan oleh berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesarsebesarnya kepada: 1. Allah SWT yang telah mengizinkan skripsi ini terselesaikan dengan baik, tanpa-nya skripsi ini tidak berarti. 2. Ayahanda tersayang, terima kasih telah memilih perempuan terbaik di dunia untuk melahirkan, mendidik dan suporter utama dalam hidup penulis. 3. Ibunda tersayang, Ibu terhebat di dunia yang menjadi inspirasi utama dan tujuan hidup penulis yang dengan setia memberikan suntikan semangat, do a, masukan dan kasih sayang. Without u i m nothing. 4. Adik-adikku Sahda ndut dan Ari yang selalu dirindukan kenakalankenakalannya, serta Shifa yang telah menjadi kakak yang baik. 5. Hegar yang selama ini telah memberikan pelajaran-pelajaran yang berarti dan memberi warna-warni dalam kehidupan penulis. 6. Ibu Erlin Trisyulianti, S.TP, M.Si sebagai pembimbing yang telah banyak meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan, saran, motivasi dan pengarahan kepada penulis di tengah kesibukannya. 7. Dra. Siti Rahmawati, M.Pd yang telah bersedia menjadi dosen penguji dalam ujian skripsi. Terima kasih atas saran dan masukan, sehingga penulis dapat memperbaiki karya akhir ini. iv

7 8. Deddy Cahyadi Sutarman, S.TP, MM yang telah bersedia menjadi dosen penguji dalam ujian skripsi. Terima kasih atas saran dan masukan, sehingga penulis dapat memperbaiki karya akhir ini. 9. Ibu Bulan Purnamasari selaku manajer HRD di PT X Tbk, atas kesediaannya memberikan masukan yang sangat bermanfaat dan meluangkan waktu untuk skripsi ini. 10. Mbak Hesti, Bu Yupi, Mbak Nining, Bu Arini, Bu Yeni, Bu Hendawati, Bu Rina, Pak Prasad dan seluruh karyawan PT X Tbk Unit Bisnis Bogor yang telah membantu selama proses penelitian. 11. Bapak Kudrat yang telah membuka jalan dan memberikan tempat penelitian. 12. Bapak Dikky yang telah membantu banyak dalam proses skripsi ini, memberikan masukan yang sangat bagus dalam skripsi ini. 13. Bapak Taufik Makbullah staff AJMP yang telah banyak membantu, mempermudah dan memberi semangat penulis dari awal pindah mayor sampai lulus sarjana. 14. Seluruh staf pengajar dan karyawan/wati di Departemen Manajemen, FEM IPB. 15. Suwarno Wibiesono yang selama ini memberi banyak masukan, memberi banyak pelajaran yang sangat bermanfaat, Resty Lharansia temanku satu penelitian yang sudah memberi banyak masukan tentang skripsi penulis. Tanpa masukan kalian skripsi ini tidak akan menjadi lebih baik. Thanks 16. Alfa temanku yang sudah mengajari penulis tentang alat analisis. 17. Nadia Fitri yang sudah mengajari banyak hal penulis. Thanks my Teacher. 18. Tias, Dewi, Indri, Sari, Wanti dan Ella yang selama ini bersama-sama menemani penulis di kala suka atau susah. 19. Neila, Aurora, Novi, Veby teman sebimbingan yang selalu bersama-sama penulis. 20. Rekan-rekan Manajemen angkatan 42 yang selalu bersama membuat kenangan indah dan kenangan tidak menyenangkan selama kuliah. 21. Semua pihak yang telah membantu dalam penulisan skripsi ini. Semoga Allah SWT memberikan pahala atas kebaikannya. v

8 Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penulisan ini masih terdapat kekurangan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi penyempurnaannya di masa mendatang. Penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi kemaslahatan umat dan bernilai ibadah dalam pandangan ALLAH SWT. Amin. Bogor, Agustus 2009 Penulis vi

9 DAFTAR ISI ABSTRAK RIWAYAT HIDUP... KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR TABEL... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR LAMPIRAN... Halaman I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Perumusan Masalah Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian Ruang Lingkup Penelitian... 5 II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Komunikasi Pola Komunikasi Faktor-faktor yang Mempengaruhi Komunikasi Hambatan Komunikasi Upaya Mengatasi Hambatan Komunikasi Lingkungan Kerja Produktif Penelitian Terdahulu III. METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Kerangka Penelitian Hipotesis Metode Penelitian Metode Pengambilan Sampel Metode Pengumpulan Data Pengujian Kuesioner Metode Skala Pengukuran Metode Pengolahan dan Analisis Data IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perkembangan PT X Tbk Visi dan Misi PT. X Tbk Struktur Organisasi Uji Validitas dan Reliabilitas Kuesioner Uji Validitas Kuesioner iii iv vii ix x xi vii

10 Uji Reliabilitas Kuesioner Karakteristik Responden Analisis Persepsi Karyawan tentang Pola Komunikasi Organisasi Analisis Persepsi Karyawan tentang Lingkungan Kerja Produktif Analisis Hubungan Pola Komunikasi Organisasi dengan Lingkungan Kerja Produktif Implikasi Manajerial KESIMPULAN DAN SARAN 1. Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN viii

11 DAFTAR TABEL No. Halaman 1. Tingkat reliabilitas metode Alpha Cronbach s Nilai skor rataan Pola komunikasi organisasi downward communication menurut persepsi responden Pola komunikasi organisasi upward communication menurut persepsi karyawan Pola komunikasi organisasi diagonal menurut persepsi karyawan Pola komunikasi organisasi horizontal menurut persepsi karyawan Pola komunikasi organisasi informal menurut persepsi karyawan Lingkungan kerja produktif menurut persepsi karyawan Hubungan pola komunikasi organisasi formal dengan lingkungan kerja produktif Hubungan pola komunikasi organisasi informal dengan lingkungan kerja yang produktif ix

12 DAFTAR GAMBAR No. Halaman 1. Proses komunikasi Pola komunikasi dari atas ke bawah Pola komunikasi dai bawah ke atas Pola komunikasi horizontal Pola komunikasi diagonal Kerangka pemikiran penelitian Karakteristik jenis kelamin responden Karakteristik unit kerja responden Karakteristik posisi responden Karakteristik tingkat pendidikan responden Karakteristik usia responden Karakteristik masa kerja responden x

13 DAFTAR LAMPIRAN No. Halaman 1. Kuesioner penelitian Hasil uji validitas pernyataan kuesioner dengan bantuan Software Microsoft Excel Uji reliabilitas pernyataan kuesioner dengan bantuan Software SPSS 15.0 for windows Nilai uji korelasi Rank Spearman dengan bantuan software SPSS 15.0 for Windows Struktur organisasi PT X Tbk Unit Bisnis Bogor xi

14 I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi merupakan suatu hal yang sangat penting untuk menentukan tumbuh kembangnya organisasi. Oleh karena itu, dibutuhkan teknologi informasi dan komunikasi yang efektif dan sesuai dengan kebutuhan organisasi tersebut. Keunggulan kompetitif perusahaan dapat diperoleh dengan memiliki sumberdaya manusia (SDM) yang berkualitas sesuai dengan bidangnya masing-masing, sehingga perusahaan dapat memberdayakan seluruh sumber daya yang dimiliki secara efektif, efisien dan produktif. Sumber daya manusia merupakan faktor penting perusahaan untuk menjalankan visi, misi dan tujuan organisasi. Dalam perwujudan visi, misi dan tujuan perusahaan, manusia sebagai pelaku utama selalu berhubungan atau berkontak sosial dengan manusia yang lain dalam perusahaan tersebut. Oleh sebab itu, perusahaan harus mampu mengoptimalkan seluruh SDM yang dimiliki secara efektif. Pengoptimalan SDM dapat dilakukan melalui penerapan pola komunikasi organisasi yang sesuai dengan lingkungan kerja perusahaan. Keinginan untuk berhubungan satu sama lain adalah karena pada hakikatnya naluri manusia itu selalu berkawan atau berkelompok. Dengan adanya naluri tersebut, maka komunikasi merupakan bagian hakiki dari manusia untuk bermasyarakat maupun berorganisasi. Selain itu, karyawan merupakan aset yang paling dominan, juga sebagai pemasok internal yang sangat berperan dalam menghasilkan suatu barang dan jasa yang berkualitas. Peningkatan kinerja karyawan akan berpengaruh langsung terhadap peningkatan kinerja perusahaan secara keseluruhan. Komunikasi memiliki arti yang sangat penting dalam proses penyampaian pesan. Oleh karena itu, setiap perusahaan harus memiliki pola komunikasi yang baik dan sesuai dengan lingkungan kerja. Hal ini diperlukan agar tidak menimbulkan ketidakharmonisan dalam lingkungan kerja, yang berdampak kepada kegiatan operasional perusahaan. Maka dari itu, diperlukan adanya komunikasi timbal balik (dua arah) antara pimpinan dan

15 2 karyawan agar tercipta lingkungan kerja yang produktif. Menghadapi perubahan tersebut komunikasi menjadi suatu hal yang mendasar bagi perkembangan dan kemajuan perusahaan. Komunikasi merupakan suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang seperti melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal non verbal. Seorang pemimpin secara rutin berkomunikasi dengan bawahannya untuk menyampaikan berbagai macam informasi yang berkaitan dengan perusahaan, sehingga seorang pemimpin dituntut untuk dapat berkomunikasi lebih baik kepada bawahannya agar informasi yang disampaikan lebih jelas dan berdampak pada lingkungan kerja yang produktif. Lingkungan kerja dalam suatu perusahaan sangat penting untuk diperhatikan manajemen. Meskipun lingkungan kerja tidak melaksanakan kegiatan dalam suatu perusahaan, namun lingkungan kerja mempunyai pengaruh langsung terhadap para karyawan yang melaksanakan kegiatan tersebut. Lingkungan kerja yang produktif dan kondusif bagi karyawannya dapat meningkatkan kinerja karyawan. Sebaliknya, lingkungan kerja yang tidak memadai akan dapat menurunkan kinerja karyawan. Suatu kondisi lingkungan kerja dikatakan baik atau sesuai, apabila manusia dapat melaksanakan kegiatan secara optimal, sehat, aman dan nyaman. Kesesuaian lingkungan kerja dapat dilihat akibatnya dalam jangka waktu yang lama. Lebih jauh lagi lingkungan-lingkungan kerja yang kurang baik dapat menuntut tenaga kerja dan waktu yang lebih banyak dan tidak mendukung diperolehnya rancangan sistem kerja yang produktif. PT X Tbk merupakan perusahaan informasi dan komunikasi (InfoCom), serta penyedia jasa dan jaringan telekomunikasi secara lengkap (full service and network provider) di Indonesia. Hal itulah yang menyebabkan PT X Tbk sangat menuntut peningkatan profesionalisme berbasis kompetensi. Persaingan yang ketat dalam bidang telekomunikasi

16 3 menuntut perusahaan untuk terus berinovasi, mengembangkan produknya dan meningkatkan kualitasnya agar dapat bersaing dengan perusahaan-perusahaan kompetitornya. PT X Tbk perlu melakukan penciptaan keunggulan produk dan jasa dibandingkan perusahaan-perusahaan sejenis. Keunggulan produk dan jasa yang diciptakan lewat mutu dan pelayanan menuntut adanya pembinaan terhadap para karyawan untuk bekerja secara produktif. Oleh karena itu, diperlukan suatu penelitian untuk mengetahui hubungan pola komunikasi organisasi dengan lingkungan kerja produktif. Dengan mengetahui hubungan antara pola komunikasi organisasi terhadap lingkungan kerja produktif diharapan dapat meningkatkan kinerja karyawan sehingga pada akhirnya akan meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan Rumusan Masalah Komunikasi memiliki peran yang sangat menentukan dalam sebuah organisasi, karena dalam penyampaian suatu pesan dibutuhkan komunikasi yang efektif dengan tujuan agar terjadi interaksi antara komunikator dengan komunikan. Selain itu, komunikasi efektif diperlukan dalam menjalankan fungsi-fungsi manajerial. Pola komunikasi organisasi ditentukan oleh seberapa besar organisasi tersebut dapat memfasilitasi anggotanya dalam mencapai tujuan visi dan misi yang telah ditetapkan bersama. Pola komunikasi oganisasi memiliki peranan yang penting untuk menciptakan lingkungan kerja produktif. Dengan demikian, dapat dipahami bahwa apabila pola komunikasi tersebut berjalan dengan efektif dan efisien, maka dapat menciptakan lingkungan kerja produktif. Oleh karena itu, menciptakan lingkungan kerja yang produktif di PT X Tbk dirasa perlu dilakukan penelitian yang berusaha untuk menjelaskan hubungan pola komunikasi organisasi dengan lingkungan kerja produktif, serta bagaimana persepsi karyawan di PT X Tbk tentang pola komunikasi dan lingkungan kerja produktif. Berdasarkan uraian tersebut, maka permasalahan yang dirumuskan adalah: 1. Bagaimana persepsi karyawan tentang pola komunikasi organisasi pada PT X Tbk Unit Bisnis Bogor?

17 4 2. Bagaimana persepsi karyawan mengenai lingkungan kerja produktif pada PT X Tbk Unit Bisnis Bogor? 3. Bagaimana hubungan antara pola komunikasi organisasi dengan lingkungan kerja produktif di PT X Tbk Unit Bisnis Bogor? 1.3. Tujuan Penelitian Berdasarkan perumusan masalah yang dikemukakan diatas, maka penelitian ini bertujuan untuk: 1. Mengetahui persepsi karyawan mengenai pola komunikasi organisasi pada PT X Tbk Unit Bisnis Bogor. 2. Mengetahui persepsi karyawan mengenai lingkungan kerja produktif pada PT X Tbk Unit Bisnis Bogor. 3. Menganalisis hubungan pola komunikasi organisasi yang ada pada PT X Tbk Unit Bisnis Bogor dengan lingkungan kerja yang produktif Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat kepada pihakpihak yang terkait, seperti: 1. Perusahaan Hasil penelitian dapat menjadi bahan pertimbangan serta memberikan informasi tambahan bagi PT X Tbk Unit Bisnis Bogor dalam menciptakan lingkungan kerja produktif melalui pola komunikasi organisasi. 2. Umum Hasil penelitian diharapkan dapat menambah pengetahuan, serta dapat menjadi bahan literatur untuk penelitian-penelitian selanjutnya yang ingin mengembangkan penelitian mengenai pola komunikasi dalam menciptakan lingkungan kerja yang produktif. 3. Penulis Diharapkan mampu mengaplikasikan ilmu-ilmu yang diperoleh selama diperkuliahan dan mampu mencari solusi atas permasalahan yang muncul dalam dunia nyata.

18 Ruang Lingkup Penelitian Penelitian ini difokuskan pada kajian persepsi karyawan tentang pola komunikasi organisasi, serta mengetahui persepsi karyawan tentang lingkungan kerja produktif yang ada di PT X Tbk Unit Bisnis Bogor. Pola komunikasi dalam penelitian ini lebih difokuskan pada komunikasi formal yang terdiri dari upward communication, downward communication, diagonal communication dan horizontal communication, serta komunikasi informal terdiri dari selentingan dan penyebaran desas-desus. Dimana pola komunikasi organisasi tersebut diterapkan mulai dari level manajer sampai level karyawan. Selain itu, penelitian ini juga mencakup tentang lingkungan kerja produktif. Lingkungan kerja produktif merupakan salah satu faktor pendorong untuk bekerja lebih baik, dimana karyawan dapat termotivasi untuk mengerjakan tugas yang diberikan oleh pimpinan. Kemudian penelitian ini lebih difokuskan pada kajian tentang hubungan pola komunikasi organisasi dengan lingkungan kerja produktif di PT X Tbk Unit Bisnis Bogor. PT X Tbk Unit Bisnis Bogor memiliki sembilan unit bisnis, yaitu DVAS (Data & Vas Sales), FPS (Fixed Phone Sales), CC (Customer Care), ANM (Access Network Maintenance), ANO (Access Network Operation), BP (Business Performance), GS (General Support), terakhir KANCATEL (Depok & Cibinong). Namun untuk penelitian ini lebih fokus pada 7 unit bisnis, dimana KANCATEL (Depok & Cibinong) tidak termasuk dalam penelitian ini, karena untuk mengoptimalkan hasil penelitian.

19 6 II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Komunikasi Komunikasi dapat didefinisikan sebagai penyampaian informasi dua orang atau lebih, juga meliputi pertukaran informasi antara manusia dan mesin (Kenneth dan Gary dalam Umar, 2005). Menurut Effendy (2001), istilah komunikasi atau dalam bahasa Inggris communication berasal dari kata latin communicatio dan bersumber dari kata communis yang berarti sama. Sama disini maksudnya adalah sama makna. Dari arti komunikasi berdasarkan bahasa dapat dilihat bahwa suatu tindakan dapat dikatakan komunikatif jika adanya persamaan makna antara dua orang atau lebih yang melakukan aktivitas tersebut. Hovland dalam Effendy (2001), mengatakan bahwa komunikasi adalah proses mengubah perilaku orang lain. Komunikasi merupakan hal yang esensial dalam kehidupan kita. Kita semua berinteraksi dengan sesama dengan cara melakukan komunikasi. Komunikasi dapat dilakukan dengan cara yang sederhana sampai cara yang kompleks, namun sekarang ini perkembangan teknologi telah merubah cara kita berkomunikasi secara drastis, baik verbal (lisan dan tulisan), maupun komunikasi non verbal. Muhammad (2004) menyatakan bahwa komunikasi adalah pertukaran pesan verbal maupun non verbal antara si pengirim dengan si penerima pesan untuk mengubah tingkah laku. Jika pengertian komunikasi diterapkan ke dalam organisasi dapat dipahami bahwa komunikasi menyangkut hubungan antara orang dengan orang mengenai kebersamaan dalam hal pengertian. Sebagai hubungan dalam kebersamaan berarti di sini ada pihak yang berinteraksi yaitu pengiriman informasi dan penerimaan informasi. Sedangkan, menurut Pangewa (2004) komunikasi dapat didefinisikan sebagai proses penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima yang bertujuan agar tercipta suatu kebersamaan mengenai informasi yang disampaikan itu. Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyalsinyal, maupun perilaku atau tindakan (Himstreet dan Baty dalam Purwanto,

20 7 2003). Pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang seperti melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal non verbal (Purwanto, 2003). Komunikasi harus digunakan dalam setiap penyampaian informasi dari komunikator kepada komunikan Fungsi-fungsi Komunikasi Menurut Sanjaja, dkk (2007), ada empat fungsi komunikasi dalam organisasi yaitu: 1. Fungsi Informatif Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (infomation processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. 2. Fungsi Regulatif Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Dalam organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini. Pertama, atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Kedua, berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh dilaksanakan. 3. Fungsi Persuasif Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempengaruhi bawahannya daripada memberi perintah. 4. Fungsi Integratif Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.

21 8 Menurut William I Gorden dalam Mulyana (2000), fungsi komunikasi, yaitu: 1. Fungsi Sosial Fungsi komunikasi sebagai komunikasi sosial setidaknya mengisyaratkan bahwa komunikasi itu penting untuk membangun konsep diri, aktualisasi diri, untuk kelangsungan hidup, untuk memperoleh kebahagiaan, terhindar dari tekanan dan ketegangan antara lain melalui komunikasi yang menghibur dan memupuk hubungan dengan orang lain. Dengan adanya komunikasi, maka akan menjadikan manusia sebagai pengikat waktu (time-binder), yaitu kemampuan manusia dalam mewariskan pengetahuan dari generasi ke generasi dan dari budaya ke budaya. 2. Fungsi Ekspresif Komunikasi ekspresif dapat dilakukan sendirian maupun dalam kelompok. Komunikasi ekspresif tidak otomatis bertujuan untuk mempengaruhi orang lain. Namun, dapat dilakukan sejauh komunikasi tersebut menjadi instrumen untuk menyampaikan perasaan-perasaan (emosi). Perasaan-perasaan tersebut terutama dikomunikasikan melalui pesan-pesan non verbal, seperti perasaan sayang, perasaan perduli, simpati, takut, prihatin dan lain-lain. 3. Fungsi Ritual Komunikasi ritual merupakan sebuah fungsi komunikasi yang digunakan untuk pemenuhan jati diri manusia sebagai individu, sebagai anggota komunitas sosial dan sebagai salah satu unsur dari alam semesta. Individu yang melakukan komunikasi ritual berarti menegaskan komitmennya kepada tradisi keluarga, suku, bangsa, ideologi, atau agamanya. Beberapa bentuk komunikasi ritual antara lain, upacara pernikahan, siraman, berdoa (sholat, misa, membaca kitab suci), upacara bendera, momen olah raga dan lain-lain. 4. Fungsi Instrumental Komunikasi yang berfungsi sebagai komunikasi instrumental adalah komunikasi yang berfungsi untuk memberitahukan atau

22 9 menerangkan (to inform) dan mengandung muatan persuasif dalam arti bahwa pembicara menginginkan pendengarnya mempercayai bahwa fakta dan informasi yang disampaikan adalah akurat dan layak untuk diketahui. Dengan demikian fungsi komunikasi instrumental bertujuan untuk menerangkan, mengajar, menginformasikan, mendorong, mengubah sikap dan keyakinan, mengubah perilaku atau menggerakkan tindakan dan juga untuk menghibur. Menurut Conrad dalam Tubs dan Moss (1996), ada tiga fungsi komunikasi dalam organisasi, yaitu: 1. Fungsi Perintah Komunikasi memperbolehkan anggota organisasi membicarakan, menerima, menafsirkan dan bertindak atas suatu perintah. Tujuannya adalah berhasil mempengaruhi anggota lain dalam organisasi. Hasil fungsi perintah adalah koordinasi diantara sejumlah anggota yang saling bergantung dalam organisasi tersebut. 2. Fungsi Relasional Komunikasi memperbolehkan anggota organisasi menciptakan dan mempertahankan hubungan personal dalam anggota lain. Hubungan dalam pekerjaan mempengaruhi kinerja pekerjaan dalam berbagai cara misalnya kepuasan kerja. 3. Fungsi Manajemen Ambigu Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan (ambiguity) yang melekat dalam organisasi. Anggota organisasi berbicara dengan anggota lainnya untuk membangun lingkungan dan memahami situasi baru, yang membutuhkan perolehan informasi bersama. Menurut Hasibuan (2007), fungsi-fungsi komunikasi adalah untuk instructive, informative, influencing dan evalutive. Sedangkan, simbol-simbol komunikasi adalah suara, tulisan, gambar, warna, mimik, kedipan mata dan lain-lain. Dengan simbol-simbol inilah komunikator

23 10 menyampaikan pesan kepada komunikan. Komunikasi dikatakan efektif jika informasi disampaikan dalam waktu singkat, jelas atau dipahami, dipersepsi atau ditafsirkan dan dilaksanakan sama dengan maksud komunikator oleh komunikan Peran Komunikasi Menurut Mintzberg dalam Stoner, dkk (1996) mendefinisikan mengenai peran komunikasi dalam tiga peran manajerial, yaitu: 1. Dalam peran antar pribadi, manajer bertindak sebagai tokoh dan pemimpin dari unit organisasinya, berinteraksi dengan karyawan, pelanggan, pemasok dan rekan sejawat dalam organisasi. 2. Dalam peran informal, manajer mencari informasi dari rekan sejawat, karyawan dan kontrak pribadi yang lain mengenai segala sesuatu yang mungkin mempengaruhi pekerjaan dan tanggung jawabnya. 3. Dalam peran pengambilan keputusan, manajer mengimplementasikan proyek baru, menangani gangguan dan mengalokasikan sumber daya kepada anggota unit dan departemen. Berdasarkan peran komunikasi menurut Mitzberg dalam Stoner, dkk (1996) dapat disimpulkan bahwa komunikasi memiliki arti penting, terutama dalam peran antar pribadi, informal dan pengambilan keputusan. Dimana, komunikasi digunakan sebagai alat dalam penyampaian maksud dan tujuan yang ingin disampaikan oleh komunikator kepada komunikan. Dengan demikian, komunikasi merupakan suatu hal penting yang dapat digunakan untuk menyampaikan suatu pesan kepada orang lain Proses Komunikasi Komunikasi tidak berlangsung dengan sendirinya tetapi memiliki proses. Menurut Bovee dan John Thil dalam Purwanto (2003) proses komunikasi terdiri atas enam tahap, seperti terlihat pada Gambar 1 dibawah ini:

24 11 Tahap 1 Pengirim mempunyai gagasan SALURAN Tahap 6 Penerima mengirim ide pesan Tahap 2 Pengirim mengubah ide menjadi pesan Tahap 5 Penerima menafsirkan pesan Tahap 3 Pengirim mengirim pesan MEDIA Tahap 4 Penerima menerima pesan Gambar 1. Proses Komunikasi (Purwanto, 2003) Adapun penjelasan proses komunikasi menurut Bovee dan John Thil dalam Purwanto (2003), adalah sebagai berikut: Tahap Pertama: Pengirim Mempunyai Suatu Ide atau Gagasan. Sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, maka pengirim pesan harus menyiapkan ide atau gagasan apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain atau audiens. Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber yang terbentang luas dihadapan kita. Dunia ini penuh dengan berbagai macam informasi, baik yang dapat dilihat, didengar, dicium maupun diraba. Tahap Kedua: Pengirim Mengubah Ide Menjadi Suatu Pesan. Dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan sempurna. Ide yang berbentuk abstrak harus diubah kedalam bentuk pesan. Tahap Ketiga: Pengirim Menyampaikan Pesan. Setelah mengubah ide-ide ke dalam suatu pesan, tahap berikutnya adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si penerima pesan. Rantai saluran komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan terkadang relatif pendek, namun ada juga yang cukup panjang. Panjang-

25 12 pendeknya rantai saluran komunikasi yang digunakan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian pesan. Tahap keempat: Penerima Menerima Pesan. Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim mengirimkan suatu pesan dan penerima menerima pesan tersebut. Pesan yang diterima adakalanya sempurna, namun tidak jarang hanya sebagian kecil saja. Tahap kelima: Penerima Menafsirkan Pesan. Setelah penerima menerima suatu pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia dapat menafsirkan pesan. Penafsiran suatu pesan secara benar bila penerima pesan memahami pesan sebagaimana yang dimaksud oleh pengirim pesan. Tahap keenam: Penerima Memberi Tanggapan dan Mengirim Umpan Balik Ke Pengirim. Umpan balik (feedback) adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi. Feedback dapat berfungsi sebagai koreksi bagi pengirim. Pelaksanaan proses komunikasi tidak selamanya semudah yang diharapkan, dimana terdapat gangguan (noise) dalam proses komunikasi yang akhirnya akan mempengaruhi jalannya proses penyampaian pesan. Gangguan merupakan faktor apapun yang menggangu, membingungkan atau mencampuri informasi. Gangguan dapat timbul dalam saluran komunikasi atau metode pengiriman, seperti udara untuk pembicaraan lisan dan kertas untuk surat. Gangguan dapat terjadi internal seperti ketika penerima tidak memperhatikan, atau eksternal dimana pesan terganggu oleh suara lain dari lingkungan. Gangguan dapat terjadi pada tahap mana pun dari proses komunikasi. Gangguan dapat sangat mengganggu dalam tahap penyandian dan pengertian (Stoner, dkk, 1996). Proses komunikasi dikatakan positif bila pesan diterima oleh penerima atau komunikan, sedangkan proses negatif bila pesan yang disampaikan ditolak oleh komunikan (Robbins, 2003).

26 Prinsip-prinsip Komunikasi Menurut Nawangsari (1997) prinsip-prinsip komunikasi adalah sebagai berikut: 1. Prinsip Hilang dalam Perjalanan (Principle of line loss) Prinsip ini mengatakan bahwa efektifitas suatu komunikasi condong berubah menurut jaraknya. Artinya makin banyak orang campur tangan dan semakin jauh jarak komunikator maka makin besar kemungkinannya bahwa maksud dan pesan komunikan ini diputar balikkan, ditunda atau dihilangkan. 2. Prinsip Himbauan Emosional (Principle of emotional appeal) Himbauan emosi lebih cepat dikomunikan daripada himbauan pada akal pikiran. Maksudnya gagasan atau ide akan lebih cepat didengar dan dimengerti kalau dihubungkan dengan kepentingan komunikan. 3. Prinsip Aplikasi (Principle of application) Makin banyak suatu cara komunikasi dipraktekkan, maka makin banyak dimengerti. Manusia bersifat lupa, sehingga pesan atau informasi harus diulang-ulang. Dalam komunikasi terjadi proses penyesuaian diri manusia dengan situasinya, sebagaimana juga usaha untuk menguasai keadaan karena itulah manusia berkomunikasi Pola Komunikasi Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dalam mencapai tujuannya, namun perlu diketahui bahwa pendekatan yang dipakai antara satu organisasi dengan organisasi yang lain dapat bervariasi atau berbeda-beda. Bagi perusahaan yang berskala kecil yang hanya memiliki beberapa karyawan, maka penyampaian informasi dapat dilakukan secara langsung kepada para karyawannya tersebut. Namun, lain halnya dengan perusahaan besar yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan, maka penyampaian informasi kepada mereka merupakan suatu pekerjaan yang cukup rumit (Purwanto, 2003).

27 14 Menurut Stoner, dkk (1996), pola komunikasi terbagi atas tiga yaitu komunikasi vertikal, komunikasi lateral dan komunikasi informal. Komunikasi vertikal adalah komunikasi dari atas ke bawah dan komunikasi dari bawah ke atas dalam rantai komando organisasi. Maksud utama komunikasi dari atas ke bawah adalah untuk memberitahukan, mengarahkan, memerintah dan menilai bawahan serta untuk memberi anggota organisasi informasi mengenai tujuan dan kebijakan organisasi. Sedangkan, fungsi utama komunikasi dari bawah ke atas adalah untuk memberikan informasi kepada tingkat-tingkat yang lebih tinggi mengenai apa yang terjadi pada tingkat yang lebih rendah. Jenis komunikasi ini meliputi laporan kemajuan, saran, penjelasan, permohonan bantuan atau keputusan. Komunikasi lateral biasanya mengikuti pola arus kerja dalam sebuah organisasi yang terjadi para anggota kelompok antara satu kelompok dengan kelompok lain, antara para anggota bagian yang berbeda-beda dan antara lini dan staf. Tujuan utama komunikasi lateral adalah menyediakan sebuah saluran langsung untuk koordinasi dan pemecahan masalah organisasi. Jenis komunikasi informal, yaitu seperti desas-desus ataupun selentingan. Selentingan mempunyai beberapa fungsi yang berkaitan dengan kerja. Meskipun selentingan sulit dikendalikan secara tepat, namun dapat beroperasi jauh lebih cepat daripada saluran komunikasi formal. Secara umum pola komunikasi dapat dikelompokkan menjadi dua saluran menurut Purwanto (2003), antara lain: (1) saluran komunikasi formal dan (2) saluran komunikasi informal. 1. Saluran Komunikasi Formal Struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan terlihat berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya proses penyampaian informasi dari pimpinan kepada bawahan ataupun dari manajer ke karyawan, maka pola transformasi informasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi dari bawah ke atas, komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal.

28 15 Menurut Montana dan Greene dalam Purwanto (2003), ada beberapa keterbatasan komunikasi formal diantaranya: a. Komunikasi dari Atas ke Bawah (Downward Communications) Secara sederhana, transformasi informasi dari pimpinan dalam semua level ke bawahan merupakan komunikasi dari atas ke bawah (top-down atau downward communications). Aliran komunikasi dari atasan ke bawahan tersebut, umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi dari atas ke bawah memiliki tujuan untuk mengarahkan, mengkoordinasikan, memotivasi, memimpin dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level bawah (Purwanto, 2003). Berdasarkan Gambar 2, komunikasi dari atas ke bawah tersebut dapat berbentuk lisan maupun tulisan. Komunikasi secara lisan dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal antara supervisor dengan karyawan, atau dapat juga dalam bentuk pertemuan kelompok. Disamping itu, komunikasi dari atas ke bawah dapat berbentuk tulisan, seperti memo, manual pelatihan, kotak informasi, surat kabar, majalah, papan pengumuman, buku petunjuk karyawan, maupun bulletin. Menurut Katz dan Kahn dalam Purwanto (2003), komunikasi dari atas kebawah mempunyai lima tujuan pokok, yaitu: 1) Untuk memberikan pengarahan atau intruksi kerja tertentu. 2) Untuk memberikan informasi, mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan. 3) Untuk memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional. 4) Untuk memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan. 5) Untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

29 16 Manajer Umum Manajer Pemasaran Manajer Produksi Bagian Penjualan Bagian Promosi Bagian Pabrik Bagian Penelitian K a r y a w a n Gambar 2. Pola komunikasi dari Atas ke Bawah (Purwanto, 2003) Menurut Dennis dalam Mulyana (2000), komunikasi ke bawah ialah diprakarsai oleh manajemen organisasi tingkat atas dan kemudian ke bawah melewati rantai perintah. Ada beberapa saluran komunikasi ke bawah, yaitu: 1) Memo interorganisasi 2) Rapat 3) Tatap muka dengan bawahan 4) Faks 5) Surat eletronik Adapun Dahle dalam Mulyana (2000) mengemukakan bahwa urutan saluran menurut tingkat keefektifannya yaitu: 1) Kombinasi lisan dan tulisan 2) Lisan 3) Tulisan 4) Papan pengumuman 5) Selentingan Dengan kata lain, untuk menyampaikan informasi kepada para pegawai dengan tepat, kombinasi saluran tulisan dan lisan memberi hasil terbaik. Mengirimkan pesan yang sama melalui lebih

30 17 dari satu saluran terasa berlebihan. Hal ini dapat membantu, tidak hanya menyampaikan pesan, tetapi juga dalam memastikan bahwa pesan tersebut akan diingat (Mulyana, 2000). b. Komunikasi dari Bawah ke Atas (Upward Communications) Struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas (bottomup atau upward communications) berarti alur informasi berasal dari bawahan menuju ke atasan. Informasi mula-mula berasal dari para karyawan selanjutnya disampaikan ke bagian pabrik, ke manajer produksi dan akhirnya ke manajer umum. Untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi dalam suatu organisasi dan mengambil keputusan secara tepat. Partisipasi bawahan dalam proses pengambilan keputusan akan sangat membantu dalam pencapaian tujuan organisasi. Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas, para manajer harus benar-benar memiliki rasa percaya kepada bawahannya. Jika tidak, informasi sebagus apa pun dari bawahan tidak akan bermanfaat baginya. Berikut ini adalah sebuah bagan organisasi yang menggambarkan alur komunikasi dari bawah ke atas. Komunikasi dari bawah ke atas dapat dilihat pada Gambar 3 (Purwanto, 2003). Komunikasi ke atas adalah proses penyampaian gagasan, perasaan dan pandangan pegawai tingkat bawah kepada atasannya dalam organisasi. Dalam komunikasi ke atas, ada empat fungsi penting (Scholz dalam Mulyana, 2000), yaitu: 1) Melengkapi manajemen dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. 2) Membantu mengurangi tekanan dan frustasi pegawai akibat suasana kerja. 3) Meningkatkan kesadaran partisipasi pegawai dalam perusahaan. 4) Sebagai bonus, komunikasi ke atas menyarankan penggunaan komunikasi ke bawah yang lebih memuaskan pada masa depan

31 18 Manajer Umum Manajer Pemasaran Manajer Produksi Bagian Penjualan Bagian Promosi Bagian Pabrik Bagian Penelitian K a r y a w a n Gambar 3. Pola Komunikasi dari Bawah ke Atas (Purwanto, 2003) Gambar 3. Pola Komunikasi dari bawah ke atas (Purwanto, 2003) Walaupun jelas penting, komunikasi ke atas tidak selalu dianjurkan oleh manajemen. Mungkin salah satu alasannya adalah karena suara yang didengar atasan dari bawahannya tidak selalu menyenangkan atau menyanjung atasan. Menurut Mulyana (2000), faktor-faktor penting dalam perusahaan, antara lain: 1) Reseptivitas ke atas atau kesediaan menerima pesan dari bawahan yang tinggi. Reseptivitas ke atas terutama diasosiasikan dengan kebijakasanaan pintu terbuka dalam bisnis. 2) Inisiatif dari pihak pegawai tampaknya salah satu cara terbaik untuk membuka pintu komunikasi dalam organisasi. 3) Memberikan informasi pribadi/meminta nasihat. Menurut Gemmil dalam Mulyana (2000), ada tiga hambatan psikologis utama yang mempengaruhi komunikasi ke atas: 1) Jika bawahan percaya bahwa penyingkapan perasaan, opini, atau kesukaran akan mengakibatkan atasan menutup atau menghindarkan pencapaian tujuan pribadinya, bawahan akan menyembunyikan atau membelokannya.

32 19 2) Semakin sering atasan memberi ganjaran atas pengungkapan perasaan, opini dan kesulitan oleh bawahan, semakin besar keinginan bawahan mengungkapkannya. 3) Semakin sering atasan mau mengungkapkan perasaan, opini dan kesukaran kepada bawahannya dan atasannya, semakin besar pula kemungkinan keterbukaan dari pihak bawahan. Selain itu, Gordon dan Infante dalam Mulyana (2000), mengemukakan bahwa pegawai sangat menghargai kebebasan mengemukakan pendapatnya kepada atasan. c. Komunikasi Horizontal (Sideways Communications) Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasif, mempengaruhi dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar. Komunikasi horizontal bersifat koordinatif diantara mereka yang memiliki posisi sederajat, baik di dalam satu departemen maupun di antara beberapa departemen. Komunikasi horizontal dapat dilihat pada Gambar 4 (Purwanto, 2003). Komunikasi horizontal yang efektif dalam organisasi yaitu pertukaran diantara perwakilan dan personil pada tingkat yang sama dalam diagram organisasi (Mulyana, 2000). Komunikasi horizontal dalam organisasi sering tidak sehat karena loyalitas karyawan kepada departemen tertentu. Menurut Goldhaber dalam Mulyana (2000), meringkas literatur mengenai komunikasi horizontal dalam suatu organisasi: 1) Koordinasi tugas 2) Penyelesaian masalah 3) Berbagi informasi 4) Penyelesaian konflik

33 20 Manajer Umum Manajer Pemasaran Manajer Produksi Bagian Penjualan Bagian Promosi Bagian Pabrik Bagian Penelitian K a r y a w a n Gambar 4. Pola Komunikasi Horizontal (Purwanto, 2003) Komunikasi horizontal dapat membantu fungsi organisasi lebih efektif dan bahkan diperlukan untuk menghindari beberapa hambatan. Adapun beberapa langkah untuk mengurangi hambatan terhadap komunikasi horizontal. Menurut Schein dalam Mulyana (2000) menjelaskan empat prosedur untuk mengurangi hambatan tersebut, yang telah dibuktikan berhasil dalam beberapa kasus: 1) Berikan penekanan relatif lebih besar kepada keefektifan organisasional total dan kepada peranan departemen dalam kontribusinya kepada hal ini, departemen dinilai dan diberi ganjaran berdasarkan kontribusi mereka kepada usaha keseluruhan bukan berdasarkan keefektifan individual. 2) Interaksi tinggi dan seringnya komunikasi antar divisi dirangsang untuk bekerja mengatasi dan membantu masalah koordinasi antar divisi. 3) Sering dilakukan perputaran kayawan diantara divisi, untuk merangsang tingkat pemahaman bersama tinggi dan empati terhadap masalah pihak lain.

34 21 4) Hindari situasi menang-kalah, jangan sekali-kali mengkompetisikan kelompok untuk suatu penghargaan organisasional. d. Komunikasi Diagonal Bentuk komunikasi yang satu ini memang agak lain dari beberapa bentuk komunikasi sebelumnya. Komunikasi diagonal melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pemasaran dengan bagian promosi, antara manajer produksi dengan bagian akuntansi dan seterusnya. Komunikasi diagonal dapat dilihat pada Gambar 5 (Purwanto, 2003). Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah: 1) Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional. 2) Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi. Manajer Umum s Manajer Pemasaran Manajer Produksi Bagian Penjualan Bagian Promosi Bagian Pabrik Bagian Penelitian K a r y a w a n Gambar 5. Pola Komunikasi Diagonal (Purwanto, 2003) Di samping memiliki kebaikan atau keuntungan, komunikasi diagonal ini juga memiliki kelemahan. Salah satu kelemahan

35 22 komunikasi diagonal adalah bahwa komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal. Di samping itu, komunikasi diagonal dalam suatu organisasi besar sulit untuk dikendalikan secara efektif. 2. Saluran Komunikasi Informal Bagan organisasi formal akan dapat menggambarkan bagaimana informasi yang ada ditransformasikan dari satu bagian ke bagian yang lainnya sesuai dengan jalur hierarki yang ada. Namun dalam praktik, nampaknya garis-garis dan kotak-kotak yang tergambar dalam struktur organisasi tidak mampu mencegah orang-orang dalam suatu organisasi untuk saling bertukar informasi antara yang satu dengan yang lainnya. Jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi tanpa memperdulikan jenjang hierarki, pangkat dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun halhal yang diperbincangkan bersifat umum, kadangkala mereka juga bicara hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja dalam organisasinya (Purwanto, 2003). Saluran informasi informal dalam organisasi sering disebut desasdesus atau rumor dan selentingan atau grapevine. Desas-desus mengurangi ketegangan emosional dan biasanya timbul di lingkungan yang ambigu (Mulyana, 2000). Ada beberapa faktor dalam komunikasi informal, yaitu: a. Desas-desus Desas-desus merupakan sebuah fungsi ambiguitas situasi yang diperkuat oleh pentingnya sebuah isu. Penyebaran desas-desus diperlambat oleh kesadaran kritis seseorang bahwa desas-desus tampaknya tidak sah. b. Selentingan Selentingan merupakan suatu penyebaran isu melalui metode berkomunikasi tercepat dalam suatu organisasi.

36 23 Menurut William King ( pola komunikasi organisasi dapat dikelompokkan dalam tiga kategori, sebagai berikut: a. Komunikasi ke atas (Upward communication) Komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi dari rekan ke tingkat manajerial dan telah resmi nada disertakan di dalamnya. Bisa jadi merupakan umpan balik dari karyawan kepada manajer tentang beberapa laporan atau tugas tertentu. b. Komunikasi bawah (Downward communication) Komunikasi yang berlangsung dari eselon atas yang dari manajer terhadap para karyawannya dan bisa dalam bentuk beberapa pesanan dan instruksi yang diperlukan untuk diikuti. c. Dydic Komunikasi (Dydic Communication) Lebih ramah dan informal komunikasi yang terjadi antara sesama organisasi yang sama. Yang diperlukan sebagai tempat bertukar pikiran antara satu sama lain sebagai bawahan dari organisasi. Menurut Mintzberg dalam Tambunan (2005), pola komunikasi diartikan sebagai struktur organisasi, dimana struktur organisasi dibagi menjadi dua, yaitu (1) struktur organisasi formal dan (2) struktur organisasi informal. Struktur organisasi formal ialah sebagai alat mekanik untuk mengurangi variabilitas perilaku anggota organisasi yang cenderung informal. Sedangkan, struktur organisasi informal ialah sama sekali tidak terdokumentasi Faktor-faktor yang Mempengaruhi Komunikasi Menurut Mangkunegara (2002) ada dua tinjauan faktor yang mempengaruhi komunikasi, yaitu faktor yang berasal dari pihak komunikator (sender) dan dari pihak komunikan (receiver). Adapun faktor-faktor yang berasal dari sender maupun receiver, anatara lain: 1. Keterampilan sender dan receiver. Sender sebagai pengirim informasi, ide, berita dan pesan perlu menguasai cara-cara penyampaian pikiran secara tertulis maupun lisan. Sedangkan,