Roadmap Pengembangan Teknologi Informasi Komunikasi Kementerian Pemuda dan Olahraga

Transkripsi

1 Roadmap Pengembangan Teknologi Informasi Komunikasi Kementerian Pemuda dan Olahraga Bagian Sistem Informasi Biro Humas dan Hukum Sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga

2 Roadmap Pengembangan Teknologi Informasi Komunikasi Kementerian Pemuda dan Olahraga ISBN: Ukuran Buku :21 cm x 29.7 cm Jumlah Halaman: 145+ x Penanggung Jawab Dr. H. Amar Ahmad, M.Si Ketua Dra. Bustiana, M. Pd Tim Penyusun Nurhasanah, S.Sos Wulan Asri Meidyasari, S.Si Ahmad Musawir, S.SI, M.Si Sarlawati Gita A, S.Kom Umriansyah Khresna Purnama, ST Esti Ananingsih, S.Kom Faisal Ishak Dhani Setiadi Widyastuti Aditya Eko Putranto, S.Kom Muzani Arfinda Widianti Achmad Suryana Nara Sumber Dr. H. Alfitra Salamm, APU Dr. H. Amar Ahmad, M.Si Dr. rer. nat. I Made Wiryana, S.Kom, SSi, MAppSc Ir. Riki Arif Gunawan, M.Sc S. Juliandry Simanungkalit Andreas Hadiyono, ST, MMSi Sutresna Wati, ST, MMSi Dr. Miftah Adriansyah Diterbitkan Oleh: Bagian Sistem Informasi Biro Humas dan Hukum Sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga Boleh dikutip dengan menyebut sumbernya

3 ii Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

4 Kata Pengantar Kementerian Pemuda dan Olahraga selalu berusaha mengikuti perkembangan zaman khususnya dalam pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Apalagi saat ini pemanfaatan TIK sudah sangat mendukung kegiatan keolahragaan ataupun kepemudaan di Tanah Air. Sebuah organisasi modern yang baik akan memaksimalkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) untuk perencanaan, pengelolaan serta evaluasi dari organisasi tersebut. Tentu saja tanpa suatu strategi yang tepat maka penggunaan Teknologi Informasi malah dapat menjadi bumerang, dan hanya menghasilkan pemborosan dana serta ketidakefisienan kerja. Untuk mewujudkan perencanaan, pengembangan dan pengelolaan SIM yang baik di lingkungan Kementerian Pemuda dan Olahraga, maka dilakukan kegiatan seminar dan penyusunan naskah akademis yang berkaitan dengan Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora yang digunakan dalam pengembangan TIK di lingkungan Kemenpora. Diharapkan hasil dari kegiatan ini dapat menjadi masukan dan bakuan yang memberikan keuntungan kepada para pihak yang mengembangkan atau menyediakan SIM di lingkungan Kemenpora. Roadmap tersebut terdiri dari bakuan untuk metode pengembangan, struktur data, serta metode evaluasi dan lisensi yang digunakan di dalam pengembangan Sistem Informasi Manajemen di lingkungan Kementerian Pemuda dan Olahraga. Penyusunan melibatkan pihak akademik dan stakeholder dari Kementerian Komunikasi dan Informatika yang membidangi masalah pengembangan SIM. Diharapkan panduan ini dapat digunakan sebagai arahan sehingga pengembangan SIM di lingkungan Kemenpora dapat berkesinambungan dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya. Jakarta, November 2016 Kepala Biro Humas dan Hukum, Dr. H. Amar Ahmad, M.Si. NIP iii

5 iv Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

6 Daftar Isi Kata Pengantar iii 1 Pendahuluan Latar Belakang Tujuan dan Sasaran Ruang Lingkup Pekerjaan Rujukan Normatif Hasil Akhir Pekerjaan TIK di Kemenpora Saat Ini Aspek Organisasi Aspek Sumber Daya Manusia Aspek Teknis Infrastruktur Sistem Informasi Pelayanan Informasi Publik Portal Informasi Sport Science Administrasi dan Manajemen Umum SIM Lelang Sistem Monitoring Trafik Pengunjung Website Sistem Informasi Geografis LPKP Simaya E-Monev Siratu Sipuput Sijawara Sirinda Platform di Lingkungan Kemenpora v

7 Daftar Isi 2.6 Permasalahan yang Teridentifikasi Tata Kelola Definisi dan Kerangka kerja Tujuan Tata Kelola Karakteristik Tata Kelola Analisis Area Tata Kelola Implementasi Tata Kelola Kebijakan (Policy) Pedoman (Guideline) Aturan (Rule) Prosedur (Procedure) Dokumen Tata Kelola Tata Kelola yang disusun Tata Kelola yang direncanakan Tata Kelola Pengukuran Kinerja TI Tata Kelola Sistem Informasi Kebutuhan SDM Ahli Strategi Peningkatan Mutu & Kualitas SDM Bakuan Sistem Informasi Bakuan Siklus Pengembangan Tahapan Proyek SIM Pendefinisian Perencanaan Organisasi Pengawasan Penyelesaian Proyek Leading Model Pengembangan yang Ditetapkan Bakuan Lisensi yang Digunakan Lisensi Perangkat Lunak Pertimbangan Legalitas Perangkat Lunak Landasan Hukum untuk Bakuan Lisensi Penetapan Lisensi untuk Kemenpora Bakuan Dokumentasi Teknis Dokumentasi Perencanaan Proyek Dokumentasi Spesifikasi Desain Bakuan Kualitas Sistem Informasi Kualitas Perangkat Lunak Usability vi Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

8 Daftar Isi Keamanan Bakuan yang Diadopsi Bakuan Evaluasi Sistem metode Evaluasi yang Ditetapkan Bakuan Interoperabilitas Data Keragaman Informasi Pendekatan yang Dilakukan Bakuan Format Dokumen Interoperabilitas Layanan Standard Format Dokumen Bakuan Format Dokumen yang Ditetapkan Roadmap Kemenpora Kebijakan TIK Peningkatan Infrastruktur Aplikasi Peningkatan SDM dan Informasi Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora vii

9 Daftar Isi viii Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

10 Daftar Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kemenpora (Bagian Sistem Informasi dan Perpustakaan) Struktur Organisasi Kemenpora (Bagian Sistem Informasi) Arsitektur Jaringan Kementerian Pemuda dan Olahraga Portal Kemenpora Web Sport Science LPSE Kemenpora Sistem Monitoring Pengguna Sistem Informasi Geografis LPKP Simaya E-Monev Siratu Sipuput Sijawara Sirinda Platform yang digunakan di lingkungan Kemenpora Pola integrasi di Kemenpora saat ini Model Tata Kelola TI/SI SOP Penyusunan Buku SOP Perbaikan Jaringan Bagan Organisasi Pengelola Internal Organisasi Pengelola Data Ekternal Potongan Gambar Struktur Organisasi di Kemenpora (Berdasarkan Permenpora RI No Tahun 2016) Pencapaian Level Kualifikasi (SKKNI) Pencapaian Level Kualifikasi SDLC metode purwarupa (Prototype) ix

11 Daftar Gambar 4.3 SDLC yang dapat digunakan Model V Software Quality Layer Hubungan Interoperabilitas Organisasi dan Teknis TI Kaitan aplikasi dan file Pertukaran data secara terbuka ODF dan workflow Roadmap Kemenpora x Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

12 Bab 1 Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Memasuki era globalisasi mendatang, pemakaian teknologi komputer dalam segala kehidupan sehari-hari tidak akan dapat dihindari. Kemampuan pertukaran informasi antar pihak di tempat yang berbeda (terpisah pada jarak yang jauh) merupakan salah satu ciri era globalisasi. Bahkan penggunaan teknologi komputer tersebut akan menjadi syarat utama untuk menunjukkan kualitas bidang dan menjadi modal terpenting dalam memenangkan persaingan. Oleh karena itu berbagai organisasi berlomba-lomba memanfaatkan Teknologi Informasi dengan tujuan dapat memberikan manfaat di dalam pengambilan keputusan di organisasi tersebut, dan juga sebagai sistem evaluasi pada organisasi tersebut. Pada saat ini Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) telah mulai bermetamorfosa menjadi suatu tahapan teknologi yang pervasif. Artinya teknologi tersebut akan terasa keberadaannya ketika tidak ada (atau tak bekerja). Dengan kata lain manusia sudah makin tergantung pada teknologi informasi. Pada umumnya teknologi akan melewati tahapan dalam pengembangan seperti berikut ini : 1. Berawal dari rasa penasaran di tingkat laboratorium penelitian. 2. Digunakan oleh sekelompok kecil spesialis untuk mengerjakan suatu masalah khusus 3. Lalu menjadi dapat diproduksi masa, dan sudah mulai umum digunakan tapi masih membutuhkan pelatihan yang khusus dan masih digunakan oleh sekelompok pengguna yang sedikit 4. Akhirnya menjadi pervasif dan dipandang sebagai bagian dari kehidupan normal pada sebagian besar masyarakat Secara umum dapat dikatakan teknologi informasi saat ini dapat dikatakan berada pada tahapan dari ke tiga menuju ke empat. Sebelum menjadi pada tahapan 1

13 Pendahuluan pervasif, maka TI haruslah menjadi dapat terakses secara intuitif oleh masyarakat banyak dan memberikan nilai yang mencukupi sehingga investasi besar yang dilakukan untuk penyediaan infrastruktur tidaklah menjadi sia-sia. Kemajuan perkembangan Internet dan World Wide Web (WWW) telah menunjukkan suatu langkah ke arah ini. Konsekuensi dari sistem informasi yang menjadi pervasif adalah timbulnya dampak yang besar pada masyarakat secara luas. Akan banyak industri yang berubah atau digantikan sama sekali. Atau juga akan banyak tumbuh industri baru sesuai dengan kebutuhan perkembangan teknologi informasi itu. Dari pandangan rekayasa informasi, informasi dapat dipandang sebagai media pertukaran murni. Walaupun ada biaya untuk mengakses, mendistribusikan, ataupun menyimpan informasi, informasi itu dianggap tak ada biayanya. Pada organisasi modern, informasi telah menjadi komoditas yang sangat berharga, dan telah berubah dan dianggap sebagai sumber daya habis terpakai, bukan lagi barang bebas. Dalam suatu organisasi perlu dipertimbangkan bahwa informasi memiliki karakter yang multivalue, dan multidimensi. Dari sisi pandangan teori sistem, informasi memungkinkan kebebasan beraksi, mengendalikan pengeluaran, mengefisiensikan pengalokasian sumber daya dan waktu. Sirkulasi informasi yang terbuka dan bebas merupakan kondisi yang optimal untuk pemanfaatan informasi. Di samping iming-iming keuntungan dari pemanfaatan teknologi informasi, sangatlah tidak realistik bila mengasumsikan bahwa teknologi informasi tidak menimbulkan permasalahan dalam penerapannya. Berikut ini diberikan potensi-potensi kerugian yang disebabkan pemanfaatan teknologi informasi tersebut secara kurang tepat. Rasa ketakutan. Banyak orang mencoba menghindari pemakaian komputer, karena takut merusakkan, atau takut kehilangan kontrol, atau secara umum takut menghadapi sesuatu yang baru. Hal ini ditambah-tamah oleh perilaku beberapa sistem misalnya sistem komputer yang sangat ringkih atau mudah berhenti tanpa adanya penjelasan yang logikal. Sehingga ketakutan akan kehilangan data, atau harus diinstal ulang sistem program menjadikan pengguna makin memiliki rasa ketakutan ini. Keterasingan. Pengguna komputer cenderung mengisolir dirinya, dengan kata lain menaiknya jumlah waktu pemakaian komputer, akan juga membuat mereka makin terisolir. Memang pada beberapa komunitas walaupun terisolir secara fisik tetapi malah timbul kedekatan rohani di antara mereka. Memang ini suatu kontradiksi yang terjadi misalnya pada komunitas on-line. Golongan miskin informasi dan minoritas. Akses kepada sumber daya informasi juga terjadi ketidak seimbaangan di tangan pemilik kekayaan dan komunitas yang mapan. Sehingga masih dipertanyakan apakah teknologi informasi ini akan menghilangkan jurang yang kaya dan miskin atau malah 2 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

14 Pendahuluan makin memperlebar. Apalagi ditambah makin mahalnya perangkat lunak yang digunakan untuk mengakses informasi tersebut, untungnya beberapa alternatif seperti Open Source dapat digunakan untuk merendahkan biaya pengaksesan informasi. Pentingnya individu. Organisasi besar menjadi makin impersonal, sebab biaya untuk untuk menangai kasus khusus/pribadi satu persatu menjadi makin tinggi. Individu yang frustasi mencoba mendapatkan penanganan pribadi akan melampiaskan kekesalannya pada organisasi, orang, ataupun teknologi yang membatasinya. Tetapi bila pemanfaatan TI dapat dilakukan dengan tepat, maka individu dapat makin terasa dilayani secara personal, dengan kata lain pelayanan kasus-per-kasus, hal ini tampak misalnya pada personalisasi layanan e-commerce. Tingkat kompleksitas ini menjadi makin tinggi dan sulit ditangani, karena dengan makin tertutupnya sistem serta makin besarnya ukuran sistem (sebagai contoh program MS Windows 2000 yang baru diluncurkan memiliki program sekitar 60 juta baris). Sehingga proses pengkajian demi kepentingan publik banyak makin sulit dilakukan. Tingkat kompleksitas serta kecepatan yang sudah tak dapat ditangani. Sistem yang dikembangkan dengan birokrasi komputer begitu kompleks dan cepat berubah sehingga sangat sulit bagi individu untuk mengikuti dan membuat pilihan. Makin rentannya organisasi. Suatu organisasi yang bergantung pada teknologi yang kompleks cenderung akan menjadi lebih ringkih. Ketika suatu kesalahan terjadi, maka dapat terpropagasi secara cepat dan dapat menghentikan kerja banyak orang misal pada sistem pengendalian inventori yang berbasiskan komputer. Di sini letak pengujian kualitas dan penaganan kerusakan pada tiap produk TI menjadi lebih penting lagi. Dilanggarnya privasi. Ketersediaan sistem pengambilan data yang sangat canggih memungkinkan terjadinya pelanggaran privasi dengan mudah dan cepat. Misal dengan memanfaatkan teknik cross-reference pada berbagai database yang tersedia, atau pengambilan data yang dilakukan secara tidak sadar, contohnya pada penggunaan kartu kredit, belanja di e-commerce. Seringkali tanpa sadar selama pengguna berjalan-jalan pada suatu situs e-commerce gerak-gerik, pilihan, selera dan apa yang dilakukannya tercatat. Dengan teknik profiling dan data mining maka dapat dilakukan ekstraksi data yang secara tidak langsung telah melanggar privasi orang. Pengangguran dan pemindahan kerja. Biasanya ketika suatu sistem otomasi diterapkan, produktivitas dan jumlah tempat pekerjaan secara keseluruhan meningkat, akan tetapi beberapa jenis pekerjaan menjadi makin kurang Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

15 Pendahuluan nilainya, atau bahkan dihilangkan. Sebagai contoh pada beberapa kantor fungsi tenaga kerja menengah (misal tukang ketik) telah diminimalkan dengan terjadinya pemanfaatan program aplikasi perkantoran. Atau mau tidak mau pegawai tersebut harus memiliki pengetahuan baru agar tak tersingkir dari pekerjaannya. Kurangnya tanggung jawab profesi. Organisasi yang tak bermuka (hanya diperoleh kontak elektronik saja), mungkin memberikan respon yang kurang personal, dan sering melemparkan tanggung jawab dari permasalahan. Kompleksitas teknologi informasi juga memberikan kesempatan bagi seseorang melemparkan tanggung-jawab pada bagian lain, atau pada komputer, bahkan yang lebih buruk lagi produsen pun dapat melepaskan tanggung jawab ini (misal pada kasus bug di perangkat lunak). Kaburnya citra manusia. Kehadiran terminal pintar (intelligent terminal), mesin pintar, dan sistem pakar telah menghasilkan persepsi yang salah pada banyak orang. Banyak orang menganggap bahwa mesin telah mengambil alih kemampuan manusia. Sedikit yang beranggapan bahwa kehadiran mesin tersebut dapat memperkaya kemampuan manusia jadi bukan saja Artificial Intelligent (AI), tapi yang lebih penting adalah Intelligent Amplification (IA). Informasi jelas dapat disalahgunakan. Polusi informasi, yaitu propagasi informasi yang salah, dan pemanfaatan informasi (baik benar atau salah) untuk mengendalikan hidup manusia tanpa atau dengan disadari merupakan suatu akibat dari penyalah-gunaan ini. Juga penggunaan informasi yang tidak lengkap dapat digunakan sebagai senjata untuk memenangkan pada suatu kampanye pemilihan. Memang ketika menyajikan informasi seringkali akan menimbulkan bias. Hal ini timbul dari interpretasi dan proses pengambilan kesimpulan yang dilakukan oleh manusia, serta filter perseptual yang memfilter persepsi, dan juga secara tak sadar hal ini berlaku juga pada jurnalis yang terjebak pada suatu paradigma, politik, dan menyertakan pandangan ini pada informasi yang diberikan. Misinformasi akan terakumulasi dan menyebabkan permasalahan pada masyarakat. Semakin tua suatu masyarakat, semakin besar pula kemungkinan mengakumulasi beragam misinformasi ini, dan mulailah mengalami berbagai dampak buruk. Masyarakat menjadi tak bergeming dari suatu paradigma karena misinformasi ini terpegang dengan erat. Memang tak ada senjata yang universal untuk menghadapi masalah dan dilema di atas. Walau begitu ada beberapa langkah strategis yang dapat diimplementasikan untuk mengurangi dampak buruk tersebut, antara lain : Disain yang berpusat pada manusia. Pendekatan ini menempatkan pengguna atau sumber daya manusia sebagai titik tengah perhatian, begitu juga dengan tugas yang harus dilakukan oleh si pengguna. Sehingga daripada 4 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

16 Pendahuluan difokuskan pada pemanfaatan perangkat keras atau lunak yang mahal tetapi sebaiknya memfokuskan pada manusia pengguna perangkat lunak tersebut, baik dari tahapan disain, maupun hingga pelatihan dan kebutuhan penggunanya, misal gaji para pegawainya. Dukungan organisasi. Organisasi harus mendukung pengguna. Sehingga strategi yang melibatkan pengguna dalam disain suatu sistem informasi sebaiknya diterapkan. Ketimbang disain yang datang dari luar, tanpa memperhatikan masukan dari pengguna. Sehingga pemilihan perangkat bantu haruslah sefleksibel mungkin sehingga dapat dikustomisasi untuk menyesuaikan dengan kultur organisasi setempat. Perencanaan pekerjaan (job). Aturan untuk pekerjaan tertentu bagi pengguna komputer haruslah dibuat, termasuk batas waktu penggunaannya, waktu istirahat, perputaran pekerjaan, dan pendidikan. Pengawasan pelaksanaan aturan ini sebaiknya dilaksanakan secara kontinyu. Di sinilah peranan standard kompetensi pada pekerjaan yang berkaitan dengan teknologi informasi. Seringkali perusahaan atau organisasi mencampuradukkan wewenang suatu jenis pekerjaan demi usaha penghematan. Sayangnya hal ini malah menimbulkan kondisi yang tidak produktif pada jangka panjang. Pendidikan. Kompleksitas dari teknologi sistem informasi membuat pendidikan memainkan peran yang sangat penting bahkan kritis. Pendidikan yang berkelanjutan, on the job training, dan pendidikan untuk pengajar haruslah diutamakan dalam pertimbangannya. Pendidikan bukan dalam arti pemberian pengetahuan operasional suatu produk belaka, tetapi yang lebih penting adalah penguasaan teknologi yang ada di belakang suatu produk. Begitu juga dengan penguasaan dasar teori tentang teknologi informasi, misal metode pengembangan, analisis usabilitas, metode formal, dan juga pemahaman akan jaminan kualitas. Umpan balik dan imbalan. Umpan balik dari kelompok pengguna merupakan nilai tambah yang lebih berarti daripada masukan dari pengamat pasif. Keberhasilan sebaiknya diberitahukan dalam suatu organisasi, melalui perwakilan organisasi. Pemilihan teknologi misal perangkat lunak mahal haruslah dinomorduakan ketimbang investasi di bidang pelatihan. Meningkatkan kesadaran publik. Menginformasikan pengguna PC dan pengguna sistem komersial akan memberikan keuntungan bagi seluruh masyarakat. Masyarakat profesional, dan juga kelompok pengguna memainkan peran yang penting melalui public relation, dan consumer education, serta adanya suatu etika profesi. Saat ini bisa dikatakan banyak Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

17 Pendahuluan kasus yang masih diabaikan oleh publik, lembaga perlindungan konsumen atau bahkan oleh para praktisi TI sendiri. Misal yang berkaitan dengan azas legalitas, contohnya pembajakan perangkat lunak, ataupun yang berkaitan dengan perlindungan konsumen akibat kurangnya informasi dari produsen (misal masalah virus). Perangkat hukum. Masih banyak pekerjaan yang berkaitan dengan perangkat hukum termasuk Undang-Undang dan kesiapan aparat yang harus dilakukan dalam kaitannya dengan teknologi informasi. Misal privasi, hak pengaksesan informasi, perlindungan data, kejahatan komputer. Keberadaan perlindungan hukum akan mencegah disalahgunakannya sistem dalam pengembangannya. Kasus-kasus cracker pada situs Internet, ataupun kerentanan transaksi e-commerce dari perangkat hukum, menunjukkan bahwa saat ini di Indonesia, perangkat hukum masih jauh perhatiannya dari dampak penerapan teknologi informasi ini. Riset yang maju. Individu, organisasi dan pemerintah dapat mendukung riset yang mengembangkan idea baru, untuk me- minimalkan kerugian serta meluaskan keuntungan dari teknologi informasi. Teori seperti perilaku kognitif pengguna, persepsi visual dan perubahan organisasi dapat dimanfaatkan sebagai pedoman yang baik bagi pengembang sistem. Riset tidak saja yang berkaitan dengan teknologi praktis tetapi juga pada ilmu dasar. Keterkaitan bidang ilmu (multidisplin) sebaiknya diterapkan di dalam kajian teknologi informasi. Bidang ilmu sosial pun sebaiknya turut serta secara aktif dalam kajian teknologi informasi, misal permasalahan culture fit. Begitu juga bidang seperti linguistik pun sebaiknya dilibatkan aktif dalam riset TI ini. Sebagian besar disain sistem informasi saat ini dilakukan oleh para perekayasa perangkat lunak (software engineer) dan programer yang memfokuskan perhatian dan energi kreatifnya pada mekanisme dari sistem informasi. Programer berfikir bagaimana menulis program secara efisien dan elegan serta memaksimalkan kinerja serta kemudahan perawatan. Pada banyak kasus, kegunaan dan manfaat sistem informasi sering tidak dipertimbangkan pada tahapan disain. Pendekatan seperti ini sering kali menghasilkan sisten informasi yang tak dapat memberikan informasi yang handal pada pengguna. Di samping itu, sistem seperti ini dapat menghasilkan informasi yang dapat disalah tafsirkan. Dengan mempertimbangkan strategi untuk memasuki abad informasi dan usaha menghindari hasil yang tak diinginkan dalam pengembangan sistem informasi, maka pendekatan dengan metode user centered atau terpusatkan pada manusia akan lebih tepat untuk diterapkan. metode seperti collaborative design, ethnography, dan juga contextual design patut dilibatkan dan dijadikan masukan juga. Jelas hal ini akan melibatkan pengetahuan dan kemampuan para ahli bidang 6 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

18 Pendahuluan sosial pula. Dengan demikian para pengembang TI sebaiknya tidak cuma memfokuskan perhatiannya kepada metode-metode teknis seperti Object Oriented Analysis (OOA), atau Unified Modelling Language (UML) untuk mengembangkan sistem yang lebih baik. Pergeseran fokus perhatian ke sisi manusia membuat perhatian pada perkembangan TI yang telah ditempuh selama ini harus direvisi. Yang biasanya hanya terfokuskan pada pembelian perangkat yang lebih canggih dan cenderung lebih mahal, kini haruslah dipertimbangkan kembali. Di tambah lagi di tengah situasi kesulitan ekonomi seperti sekarang ini. Sehingga sudah seyogyanya perhatian bukan saja dengan cara mengikuti trend yang menghabiskan dana untuk pembelian perangkat lunak/keras, akan tetapi juga harus dipertimbangkan pengkayaan kemampuan SDM (brainware) yang dimiliki. 1.2 Tujuan dan Sasaran Pada saat ini masih seringnya pengembangan Sistem Informasi Manajemen yang belum dapat memenuhi tujuan. Permasalahan ketidak tepatan capaian itu disebabkan karena beberapa hal antara lain: Ketidak sesuaian sistem yang dikembangkan dengan yang dibutuhkan oleh pengguna. Hal ini seringkali disebabkan pengembang SIM mendekati permasalahan dari kacamata pengembang, bukan dari kacamata kebutuhan pengguna ataupun stakeholder. Ketidak sinambungan antara pengembangan sistem. Hal ini mengakibatkan sistem yang dibangun menjadi tidak terintegrasi dan SIM yang telah dibangun tidak dapat berusia lama. Misal proyek SIM sebelumnya tidak dilanjutkan pada proyek SIM berikutnya. Hal ini sering disebabkan karena tidak ada bakuan ataupun road map pengembangan yang jelas. Ketidak mampuan sistem untuk bertukar data sehingga terjadi kondisi island of information. Hal ini menyebabkan masing-masing Unit Kerja yang mengelola informasi tak dapat saling memanfaatkan informasi yang ada di unit kerja lainnya. Rendahnya kinerja sistem, misal availibilitas rendah ataupun kehandalan rendah. Hal ini disebabkan pengembangan sistem tidak melalui tahapan uji coba yang memadai. Kurang adanya dukungan organisasi ataupun sumber daya manusia yang memadai untuk mengoperasikan, atau merawat sistem dan informasi yang harus diinputkan pada SIM. Sehingga mengakibatkan SIM yang sudah dikembang tak dapat berfungsi karena ketiadaan data. Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

19 Pendahuluan Tujuan dari pembuatan dokumen ini adalah menyediakan bakuan yang dapat membantu di dalam kegiatan pengembangan dan penggunaan TIK di lingkungan Kementerian Pemuda dan Olahraga. Sehingga pengembangan TIK di lingkungan Kemenpora dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien serta berkesinambungan dan memberikan manfaat sebesar-besarnya kepada publik. Sasaran yang hendak dicapai pada pekerjaan penulisan bakuan dan road map ini antara lain: Memotret kondisi saat ini dari TIK yang ada di lingkungan Kemenpora, untuk mengidentifikasi hal-hal yang dapat ditingkatkan. Pendefinisian pendekatan yang dapat digunakan untuk merencanakan pengembangan TIK di masa depan di lingkungan Kemenpora Bakuan-bakuan yang digunakan untuk mengembangkan Sistem Informasi Manajemen di lingkungan Kemenpora Menentukan langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam menyusun TIK yang baik di lingkungan Kementerian Pemuda dan Olahraga Menentukan perencanaan aplikasi-aplikasi TIK yang perlu disusun serta persiapan-persiapan untuk persiapan penyusunan TIK tersebut. 1.3 Ruang Lingkup Pekerjaan Kegiatan peningkatan dan pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kementerian Pemuda dan Olahraga terdiri dari serangkaian kegiatan pelaksanaan yang terdiri dari: 1. Tahapan inventarisasi, yang dilakukan pada tahapan ini adalah inventaris data SIM yang ada, aplikasi yang telah ada, serta infrastruktur yang terpasang, serta pengidentifikasian terhadap sistem dan arsitektur yang telah ada. 2. Tahapan survei untuk memahami kebutuhan organisasi terhadap Sistem Informasi Manajemen. Juga survei terhadap kebutuhan ataupun harapan pengguna terhadap Sistem Informasi Manajemen di lingkungan Kemenpora. 3. Penyusunan bakuan yang dapat digunakan untuk mengembangkan Sistem Informasi Manajemen di lingkungan Kemenpora. Penyusunan bakuan dilakukan dengan mengambil acuan bakuan-bakuan internasional dan nasional serta penyesuaian dengan kondisi Kemenpora. 4. Kemudian juga diikuti dengan sosialisasi bakuan dan road map yang telah disusun ini. 8 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

20 Pendahuluan 1.4 Rujukan Normatif Perundangan dan peraturan yang digunakan sebagai landasan pengembangan standar data adalah sebagai berikut: Undang-undang UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UUITE). Berisi mengenai detail informasi serta peraturan terkait peraturan mengenai implementasi TIK di Indonesia. UU No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Undang-undang yang memberikan kewajiban kepada setiap Badan Publik untuk memberikan kepada masyarakat dengan melakukan klasifikasi informasi sehingga masyarakat dalam mengetahui informasi dari setiap badan publik. UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Undang-undang yang memberikan kewajiban bagi badan publik untuk melakukan pengarsipan serta memberikan klasifikasi dari setiap arsip untuk setiap badang publik. UU Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. Berisi mengenai undang-undang yang mengatur tentang prinsip-prinsip pemerintahan yang baik yang merupakan efektifitas fungsi pemerintahan itu sendiri. Pelayanan publik yang dilakukan oleh pemerintahan atau koporasi yang efektif dapat memperkuat demokrasi dan hak asasi manusia, mempromosikan kemakmuran ekonomi, kohesi sosial, mengurangi kemiskinan, meningkatkan perlindungan lingkungan, bijak dalam pemanfaatan sumber daya alam, memperdalam kepercayaan pada pemerintahan dan administrasi publik. UU No. 4 tahun 2011 tentang Informasi Geospasial. Berisi mengenai usaha untuk menjadikan Informasi Geospasial menjadi program di setiap instansi pemerintah dan tanggung jawab masyarakat, agar penyelenggaraannya menjadi sistematis dan berkelanjutan. Undang-Undang tentang Informasi Geospasial ini diharapkan menjadi aturan yang mengikat bagi seluruh pemangku kepentingan, sehingga dapat dimanfaatkan untuk menjaga keutuhan Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI) dan meningkatkan kesejahteraan masyarakat. Standar Nasional Indonesia SNI ISO :2008, Portable Document Format SNI ISO 27001:2009, Sistem Manajemen Keamanan Informasi Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

21 Pendahuluan SNI ISO/IEC 26300:2011, Open Document Format Peraturan Pemerintah Peraturan Pemerintah 82/2011 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronis PM Kemendagri 25/2011: Pedoman Pengkajian, Pengembangan dan Pengelolaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan PM Dikbud 99/2013: Tentang Tata Kelola TIK di Lingkungan Kemdikbud PM Kominfo 7/2013 Pedoman Penerapan Interoperabilitas Dokumen Perkantoran Bagi Penyelenggara Sistem Elektronik Untuk Pelayanan Publik PM 36/2014 Tata Cara Pendaftaran Sistem Elektronik PM Kominfo 10/2015 Tata Cara Pendaftaran Sistem Elektronik Instansi Penyelenggara Negara PM Kominfo 24/2015 Penerapan SKKNI bidang Komunikasi dan Informatika Permen Kominfo 5/2015 Registrar Nama Domain Instansi Penyelenggara Negara 1.5 Hasil Akhir Pekerjaan Hasil akhir dari pekerjaan ini adalah bakuan yang dapat dimanfaatkan oleh lingkungan Kemenpora untuk mengembangkan Sistem Informasi Manajemen. Bakuan tersebut meliputi: Bakuan siklus pengembangan sistem informasi Bakuan lisensi yang digunakan di dalan pengembangan sistem informasi Bakuan interoperabilitas data dan format data Bakuan kualitas SIM yang dikembangkan di lingkungan Kemenpora Roadmap Kemenpora tahun Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

22 Bab 2 TIK di Kemenpora Saat Ini Pengembangan roadmap tidak terlepas dari beberapa pekerjaan yang telah dilakukan di lingkungan Kementerian Pemuda dan Olahraga. Beberapa pekerjaan yang telah dilakukan dapat diklasifikasi menjadi beberapa aspek yaitu: Asek Organisasi berkaitan mengenai kebijakan-kebijakan untuk mendukung operasional dan efektifitas kinerja dalam penanganan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Aspek Sumber Daya Manusia berkaitan mengenai dukungan sumber daya manusia untuk mendorong operasional TIK. Aspek Teknis berkaitan mengenai dukungan infrastruktur jaringan serta sistem informasi manajemen. 2.1 Aspek Organisasi Pengelolaan implementasi TIK di lingkungan Kementerian Negara Pemuda dan Olahraga dilakukan oleh Bagian Sistem Informasi dan Perpustakaan (ditandai dengan kotak berwarna merah). Tugas dan fungsi pada tahun adalah melaksanakan tugas dan fungsi di bidang manajemen TIK,menjalankan tugas dalam pengelolaan perpustakaan di lingkungan Kemenpora. Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi pengembangan TIK di lingkungan Kemenpora maka dalam kurun waktu 2010 telah dilaksanakan beberapa kegiatan untuk seperti: Tahun 2010: Penyusunan Panduan Bakuan Strategi, Road Map, dan Bakuan Sistem Informasi Manajemen. Panduan ini menjelaskan rencana 5 tahunan dalam pengelolaan TIK serta bakuan-bakuan(standar) yang perlu dikembangkan untuk mendukung manajemen TIK di kemenpora. 11

23 TIK di Kemenpora Saat Ini Gambar 2.1: Struktur Organisasi Kemenpora (Bagian Sistem Informasi dan Perpustakaan) Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

24 TIK di Kemenpora Saat Ini Penyusuunan Bakuan Interoperabilitas Data. Panduan ini menjelaskan mengenai mekanisme standar data yang dapat diterapkan dalam pertukaran data untuk mendukung interoperabilitas data antar sistem. Tahun 2011: Sosialisasi Pemanfaatan Kemenpora.go.id dan Sistem Informasi Manajemen Gis di lingkungan Kemenpora Tahun 2012: Penyusunan Bakuan Audit Keamanan Sistem Informasi. Panduan ini berisi mengenai standar dan tahapan untuk melakukan audit di lingkungan Kemenpora khususnya pada penanganan TIK. Tahun 2013: Pengembangan Portal Museum Olahraga untuk mendukung tugas dan fungsi museum olahraga dalam menyebarluaskan informasi mengenai museum olahraga pada masyarakat Sosialiasi penerapan keamanan informasi di lingkungan Kemenpora dalam rangaka peningkatan kesadaran keamanan informasi di Kemenpora. Tahun 2014: Implementasi Penggunaan TIK dalam pendataan informasi (kliping) Penerapan Peraturan Pengembangan Sistem Informasi di Lingkungan Kementerian Pemuda dan Olahraga (Roadmap) melalui Peraturan Menteri Pemuda dan Olahraga Nomor 0252.A Tahun 2014 Pelaksanaan Audit Sistem Informasi dan Jaringan di Lingkungan Kemenpora Tahun 2015: Pengukuhan Keanggotaan LPSE Tahun 2015 melalui SK. Nomor 0967 Tahun 2015 Penerapan Kewajiban Mengumumkan Rencana Umum Pengadaan (RUP) Tahun Anggaran 2015 dengan menggunakan SIRUP melalui ND.00310/SET.B-2/XII/2014 Penyampaian Account Pengelola Rencana Umum Pengadaan Baru pada LPSE melalui ND.0207/SET.B-2/V/2015 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

25 TIK di Kemenpora Saat Ini Gambar 2.2: Struktur Organisasi Kemenpora (Bagian Sistem Informasi) Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

26 TIK di Kemenpora Saat Ini Pembatasan Penggunaan Internet pada Jam Kantor melalui ND.00056/B- 2/II/2015 Pelaksanaan Audit Internal Tik khususnya untuk bidang Infrastruktur dan CCTV Pada tahun 2016 terjadi perubahan struktur di lingkungan Kemenpora seperti yang ditunjukkan pada gambar 2.2. Perubahan struktur ini menyebabkan penambahan beberapa bagian di dalam struktur organisasi sisinfo. Adapun bagian -bagian tersebut adalah bagian pengembangan dan keamanan sistem informasi, bagian pengelola informasi,bagian sistem perangkat keras dan jaringan. 2.2 Aspek Sumber Daya Manusia Peningkatan TIK pun tidak lepas dari ketersediaan sumber daya manusia oleh karena maka pada tahun 2016 telah terjadi perombakan Stuktur Organisasi di lingkungan Kemenpora khususnya di bagian Sisinfo hal ini seperti yang terlihat pada tabel 2.17 Tabel 2.1: Data Sumber Daya manusia Bagian Sisinfo NO JABATAN NAMA KETERANGAN GOL 1 Kepala Bagian Sistem Informasi Dra. Bustiana, M.Pd PNS IV / b 2 Kasubbag Pengembangan dan Nurhasanah, S.Sos PNS III / d Keamanan Sistem Informasi 2.1 Calon Pranata Komputer Esti Ananingsih, S.Kom PNS III / a 2.2 Staf Widhyastuti, SH Honorer Internal Staf Faisal Ishak Honorer Lembaga - 3 Kasubbag Pengelolaan Informasi Ahmad Musawir, S.Si., PNS III / d M.Si 3.1 Calon Pranata Komputer Sarlawati Gita Avria, CPNS III / a S.Kom 3.2 Staf Fajar Purnama Honorer Internal Staf Dani Setiadi, SE Honorer Lembaga - 4 Kasubbag Sistem Jaringan dan Piranti Keras Wulan Asri Meidyasari, S.Si., M.Ti PNS III / c 4.1 Staf Umriansyah PNS II / b 4.2 Calon Pranata Komputer Khresna Purnama, ST CPNS III / a 4.3 Staf Aditya Eko P, S.Kom Honorer Internal Staf Achmad Suryana Honorer Lembaga Staf Muzani Honorer Lembaga - 5 IT TEAM 5.2 Konsultan IT Dr. rer. nat. I Made Gunadarma - Wiryana 5.2 Teknis IT Andreas Hadiyono, ST, Gunadarma - MMSI 5.3 Teknis IT Koko Bachruddin, ST, Gunadarma - MMSi 5.4 Teknis IT Sutresna Wati, ST, MMSi Gunadarma - Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

27 TIK di Kemenpora Saat Ini 2.3 Aspek Teknis Infrastruktur Pada saat ini Kemenpora memiliki pengelolaan server yang dikelola secara terpisah. Tetapi keduanya dikelola dibawah koordinasi Biro Humas dan Kepegawaian Kemenpora. Dua data center tersebut terletak di Data Center pada PT Telkom Tbk, di Karet Tengsin. Pada data center ini dioperasikan server-server yang digunakan untuk Portal Kementerian Pemuda dan Olahraga [ Ruang Server di Kantor Kemenpora lantai 2. Ruangan ini berisi perangkat jaringan untuk kebutuhan tiga gedung utama Kemenpora (Graha, Wisma, PPITKON) dan server untuk kebutuhan aplikasi internal seperti : aplikasi evaluasi, , GIS (Geographic Information Service), SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik), dan beberapa infrastruktur pendukung lainya. Untuk mengoptimalkan kinerja serta peningkatan kualitas layanan jaringan di lingkungan Kemenpora maka pada beberapa tahun terakhir telah dilakukan peningkatan serta perbaikan kualitas konfigurasi jaringan. Hal Ini dapat terlihat pada gambar 2.3 maka dapat diketahui bahwa jaringan di Kemenpora memiliki beberapa tingkatan arsitektur yang dapat dijelaskan sebagai berikut: Data Center di kemenpora terhubung dengan internet dengan rentang IP sebanyak 14 (empat belas) IP publik ( /28). Jaringan di Kemenpora terbagi menjadi dua router yaitu router jaringan dan router aplikasi. Setiap gedung (Graha, Wisma, dan PPIKON) terhubung dengan satu router yang disediakan untuk masing-masing gedung. IP yang digunakan adalah ip lokal. Setiap lantai di Gedung Graha telah memiliki switch-router. Di Gedung Wisma terdapat satu router untuk aplikasi. Koneksi 100 MB via TELKOM melalui koneksi fibre optic via ASTINET dan 75 MB via provider matrix. Bandiwth dan Pengaturan Jaringan Sejak tahun telah dilakukan berbagai penambahan kapasitas bandiwth seperti yang ditunjukkan pada Tabel 2.2: 16 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

28 TIK di Kemenpora Saat Ini Tabel 2.2: Penambahan Bandiwth dari tahun Tahun Kapisitas Bandiwth Penyedia Bandiwth Tipe Koneksi Anggaran MB PT. Telkom Indonesia Fiber Optic MB PT. Telkom Indonesia Fiber Optic MB PT. Telkom Indonesia Fiber Optic 75 MB PT.Matrix Fiber Optic Secara umum pengaturan bandwith Tabel 2.3 terlihat bahwa pembagian segmen jaringan berdasarkan lantai yang ada, namun pada PPITKON dan WISMA tidak dilakukan hal yang sama. Wisma Kemenpora hanya dibagi menjadi dua segmen padahal terdapat 4 lantai, sedangkan PPITKON hanya ada satu segmen padahal terdapat 3 lantai. Dari hasil wawancara dan dokumen yang dibaca pembagian bandwidth sudah berdasarkan jumlah pengguna di setiap lantai. Tabel 2.3: Pembagian Segmen Jaringan dan Bandwidth Nama Segmen IP Bandwidth Lama (MB) Bandiwth Baru (MB) Sebelum Jalur Utama Jalur Backup Graha Lantai / Graha Lantai / Graha Lantai / Graha Lantai / Graha Lantai / Graha Lantai / Graha Lantai / Graha Lantai / Graha Lantai / Graha Lantai / Wisma Lantai / PPITKON /24 Sharing 14 - Server Cadangan Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

29 TIK di Kemenpora Saat Ini Gambar 2.3: Arsitektur Jaringan Kementerian Pemuda dan Olahraga 2.4 Sistem Informasi Berdasarkan survei yang dilakukan hingga saat ini, Kementerian Pemuda dan Olahraga memiliki berbagai SIM yang pengelolaannya di bawah naungan beberapa deputi kementerian. Sedangkan sebagai akses utama informasi di lingkungan Kementerian Pemuda dan Olahraga adalah melalui Portal Kementerian Pemuda dan Olahraga yang memiliki alamat di [ Bagian Sistem Informasi dan Pengolahan Data Kemenpora yang berfungsi dalam manajemen pemberdayaan sistem informasi Kementerian mengelola beberapa SIM berdasarkan beberapa kategori: Pelayanan Informasi Publik Administrasi dan Manajemen Umum 18 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

30 TIK di Kemenpora Saat Ini Pelayanan Informasi Publik Portal Informasi Tujuan utama dari portal ini adalah memberikan informasi langsung ke publik secepat dan seakurat mungkin mengenai informasi kepemudaan dan keolahragaan di Indonesia. Pendekatan utama yang dilakukan sangat berbeda dengan situs-situs kementerian lainnya. Pendekatan yang diterapkan adalah sebagai berikut: Penyajian portal bergaya dinamis, sportif, dan bergaya muda. Ini sesuai dengan warna dari Kementerian Pemuda dan Olahraga. Isi berita atau content pada portal ini berorientasi pada kegiatan bukan struktur kementerian. Artinya isi dibagi bukan berdasarkan deputi atau unit kerja, tetapi lebih kepada kegiatan tersebut. Portal Kemenpora akan memberikan info dari berbagai kegiatan Kepemudaan dan Keolahragaan baik yang dilakukan oleh unit kerja Kemenpora atuapun yang terjadi di Indonesia. Portal Kemenpora memberikan info untuk berbagai kegiatan yang akan terjadi misal pengumuman lelang, pengumuman CPNS dan lain sebagainya Portal akan memberikan data statistik kepemudaan dan keolahragaan Indonesia. Portal ini tidak saja diisi oleh pihak Kemenpora tetapi juga akan membuka pihak luar atau publik untuk mengisi content dari portal tersebut. Fitur-fitur utama yang diterapkan di sistem portal informasi yaitu: Menggunakan teknologi yang emfokuskan pada kinerja tinggi dan keamanan. Memanfaatkan teknologi mobile (submit, view, edit, publish) sehingga melalui perangkat HP situs dapat diakses dengan mudah. Portal Kemenpora merupakan portal pemerintah yang pertama kali menyediakan akses dengan teknologi mobile, Memungkinkan pihak non kemenpora berkotribusi content center pada suatu event) (misal media Memanfaatkan teknologi Web 2.0, sehingga memungkinkan banyak contributor secara aktif memberikan berita. Banyak kegiatan yang dikelola beberapa pihak (event olahraga, persatuan olahraga, dsb) Beragam info dari sub unit di Kementerian Pemuda dan Olahraga. Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

31 TIK di Kemenpora Saat Ini Mendorong keterbukaan informasi tapi tetap dapat ditentukan mana yang layak dipublikasi atau tidak. Portal ini sudah populer dan didukung oleh tim pengisi content yang beroperasi seperti halnya media online, lengkap dengan dewan redaksi dan wartawan.. Tim pendukung dari Portal ini terdiri dari 2 kelompok utama Pendukung teknis bekerja sama dengan Universitas Gunadarma. Pendukung teknis ini bertanggung jawab terhadap pengembangan Content Management System dan perawatannya. Termasuk juga penambahan fitur-fitur baru pada CMS. Di samping itu, tim teknis juga bertanggung jawab pada monitoring sistem dan keamanan dari sistem. Tim teknis ini memonitor dan siap sedia selama 24 jam sehari dan 7 hari seminggu. Pendukung content tim Portal, sesuai nota dinas sesmen nomor 00435/SET.B- 2/IX/2015 tanggal 16 september 2015 berubah menjadi tugas dan fungsi bagian humas. Bagian content ini bertanggung jawab terhadap pengisian content dari portal. Juga untuk melakukan persetujuan pemasukan berita yang dilakukan oleh pihak lain (misal staf di Kemenpora ataupun publik). Tim Content akan selalu standby 24 jam sehari dan 7 hari seminggu Untuk melakukan peningkatan terhadap kualitas informasi serta penyegaran website maka pada tahun 2015 dilakukan perubahan redesain website seperti pada gambar 2.4 Gambar 2.4: Portal Kemenpora Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

32 TIK di Kemenpora Saat Ini Perubahan desain ini dilakukan untuk mengikuti perkembangan kebutuhan dari masyarakat terkait informasi dari Kemenpora. Adapun detail perubahan tersebut adalah sebagai berikut: Kategorisasi informasi pada menu data dan statistik untuk memudahkan pencarian data Penambahan kolom PPID. Perubahan kolom pada halaman depan dengan melihat efektivitas dan efisiensi berita seperti penambahan link youtube dan twitter untuk mengakomodir sosial media yang berkembang saat ini Sport Science Website sport science (seperti pada gambar 2.5 )adalah aplikasi berbasis web ( yang membahas prinsip- prinsip science untuk membantu atlet dalam meningkatkan performanya. serta sebagai wadah atau tempat yang sangat diinginkan dan dinanti oleh atlet dan masyarakat Indonesia. Melalui hal ini diharapkan dapat menjadi sistem informasi untuk memberikan informasi yang bermanfaat bagi masyarakat terutama untuk atlet-atlet Indonesia dalam menjalankan aktifitas dan agenda sebagai seorang atlet sehingga dapat membantu peningkatan prestasi yang dicapai, peningkatan peraihan medali dan mengharumkan nama Bangsa Indonesia. Gambar 2.5: Web Sport Science Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

33 TIK di Kemenpora Saat Ini Secara umum dalam website sport science akan memuat berbagai macam informasi seperti: Medicine atau kesehatan Fisiologi Psikologi Intellegent Nutrisi dan antropometri Penelitian atau riset Pelatihan Biomekanik Administrasi dan Manajemen Umum SIM Lelang SPSE merupakan aplikasi e-procurement yang dikembangkan oleh Direktorat e - Procurement - LKPP untuk digunakan oleh LPSE di seluruh K/L/D/I. Oleh karena itu Kemenpora telah berpartisipasi dalam pengadaan lelang secara eletkronik. Aplikasi ini dapat di akses di seperti yang terlihat pada gambar 2.6 Gambar 2.6: LPSE Kemenpora 22 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

34 TIK di Kemenpora Saat Ini Sistem Monitoring Trafik Pengunjung Website Sistem ini memiliki fungsi untuk melakukan monitoring khususnya pengguna yang telah mengunjungi website kemenpora.go.idmelalui aplikasi ini (gambar 2.7) maka dapat diketahui mengenai detail informasi dari setiap pengguna seperti negara, tipe browser yang digunakan,lama waktu mereka berkunjung serta informasi lainnya. Aplikasi ini dapat diakses di Gambar 2.7: Sistem Monitoring Pengguna Sistem Informasi Geografis Untuk melakukan analisis data dan informasi berdasarkan faktor ruang (geografis) serta klasfikasi informasi berdsarkan data spasial maka Kemenpora telah mengembangkan sistem informasi geografis ( Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

35 TIK di Kemenpora Saat Ini seperti terlihat pada gambar 2.8. Gambar 2.8: Sistem Informasi Geografis LPKP Lembaga Permodalan Kewirausahaan Pemuda yang selanjutnya disingkat LPKP adalah lembaga yang dibentuk oleh Pemerintah untuk mendukung pengembangan kewirausahaan pemuda guna memperoleh akses permodalan. Melalui website( ini diharapakan seluruh informasi mengenai LPKP dapat tersampaikan(seperti pada gambar 2.9 Gambar 2.9: LPKP 24 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

36 TIK di Kemenpora Saat Ini Simaya Untuk meningkatkan kualitas informasi serta manajement data khususnya dalam hal manajemen surat maka tahun 2016 Kemenpora telah bekerja sama dengan Kementerian Komunikasi dan Informatika untuk mengimplementasikan sistem surat berbasis elektronik yaitu Simaya seperti terlihat pada gambar 2.10 Gambar 2.10: Simaya E-Monev E-Monev adalah sebuah aplikasi untuk mendukung evaluasi kinerja dalam bidang Keuanganan yang dibawah koordinasi bagian evaluasi dan pelaporan. Aplikasi bertujuan untuk memudahkan pelaporan terkait pelaksanaan kegiatan khususnya Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

37 TIK di Kemenpora Saat Ini dalam bidang anggaran dan evaluasi kinerja yang menjadi salah satu wujud keterbukaan informasi publik di kemenpora. Aplikasi ini dapat di akses di seperti terlihat pada gambar 2.11 Gambar 2.11: E-Monev Siratu Siratu adalah sistem aplikasi registrasi tamu yang dikembangkan dan digunakan oleh Kemenpan-RB dan diterapkan di Kemenpora melalui proses kerja sama. Fungsi dari aplikasi ini adalah untuk melakukan pendataan bagi setiap tamu yang berkunjung di kemenpora (seperti pada gambar 2.12). 26 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

38 TIK di Kemenpora Saat Ini Gambar 2.12: Siratu Sipuput Sipuput adalah sistem aplikasi survey kepuasan pelayanan umum kantor (seperti pada gambar 2.13). Fungsinya adalah untuk melakukan survey terhadap kepuasan masyarakat terhadap pelayanan yang diberikan di Kemenpora. Aplikasi merupakan kerjasama antara Kemenpan-RB dengan Kemenpora. Gambar 2.13: Sipuput Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

39 TIK di Kemenpora Saat Ini Sijawara Sijawara adalah sistem aplikasi jadwal kegiatan dan reservasi ruang rapat (seperti pada gambar 2.14). Fungsinya adalah melakukan pendataan terhadap jadwal kegiatan dan revervasi untuk setiap ruang rapat yang ada di Kemenpora. Aplikasi merupakan kerjasama antara Kemenpan-RB dengan Kemenpora. Gambar 2.14: Sijawara Sirinda Sirinda adalah sistem aplikasi pengiriman undangan (seperti pada gambar 2.15). Fungsi dari aplikasi ini untuk memudahkan pengiriman surat undangan melalui sms gateway dengan menggunakan SIM untuk setiap pengumuman atau kegiatan di Kemenpora. Aplikasi merupakan kerjasama antara Kemenpan-RB dengan Kemenpora. 28 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

40 TIK di Kemenpora Saat Ini Gambar 2.15: Sirinda 2.5 Platform di Lingkungan Kemenpora Pada saat ini platform sistem yang digunakan di lingkungan Kemenpora seperti yang ditampilkan pada Gambar Sebagian besar aplikasi SIM yang digunakan di lingkungan Kemenpora berbasiskan web. Sehingga tidak membutuhkan program client yang harus diinstal secara khusus. Sehingga arsitektur yang digunakan di lingkungan Kemenpora terdiri dari 4 komponen utama yaitu : Linux. Untuk server sebagian besar server di Kemenpora menggunakan distro Linux OpenSUSE, sebagian desktop menggunakan Ubuntu terutama untuk desktop. Apache. Merupakan suatu web server yang dikembangkan oleh Apache Foundation dan bersifat Open Source. Sehingga bebas untuk didapatkan, digunakan dan diubah sesuai kebutuhan pengguna. MariaDB. Merupakan database yang sangat terkenal akan kecepatannya. Banyak digunakan untuk aplikasi web. PHP. Bahasa pemrograman yang bersifat skrip dan banyak digunakan untuk membuat aplikasi web. Arsitektur di atas lazim dikenal dengan istilah arsitektur LAMP yang bersifat Open Source. Kemenpora telah mengikuti anjuran dari pemerintah baik dalam surat edaran IGOS, ataupun surat edaran MenPAN tentang penggunaan program legal di kalangan pemerintahan. Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

41 TIK di Kemenpora Saat Ini Gambar 2.16: Platform yang digunakan di lingkungan Kemenpora Pada saat ini SIM di Kemenpora belumlah terintegrasi menjadi satu, sehingga belum memungkinkan pertukaran data secara otomatis. Dari hasil survei maka diperoleh bahwa mekanisme integrasi dari SIM-SIM di lingkungan Kemenpora masihlah berupa pada tahapan sistem direktori. Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2.17, Aplikasi-aplikasi SIM yang digunakan belum diikat menjadi suatu aplikasi khusus. Gambar 2.17: Pola integrasi di Kemenpora saat ini 2.6 Permasalahan yang Teridentifikasi Pada implementasi SIM di lingkungan Kemenpora ada beberapa permasalahan yang sering timbul. Permasalahan-permasalahan tersebut diidentifikasi sebagai berikut : Permasalahan definisi kebutuhan. Salah satu problem terbesar di dalam pengembangan SIM adalah ketika stakeholder dan pengguna tidak dapat menginformasikan kebutuhannya kepada pengembang aplikasi SIM. Sehingga 30 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

42 TIK di Kemenpora Saat Ini seringkali SIM yang dikembangkan tidak dapat berfungsi karena tidak menyediakan fungsi yang diminta oleh pengguna. Permasalahan disain. Di dalam pengembangan disain yang dilakukan masih belum melibatkan pengguna secara intens dari awal pengembangan sistem. Hal ini disebabkan sebagian proses pengembangan sistem masih memanfaatkan metode classic Software Development Lifecycle (SDLC) belum dimanfaatkan metode participatory yang melibatkan pengguna sistem sejak awal misal dengan penggunaan prototype. Permasalahan implementasi. Dokumentasi dari implementasi masih minim, sehingga menyulitkan pada kegiatan perawatan. Penggunaan data bersama masih belum terjadi dilingkungan Kemenpora sehingga masih dilakukan proses copy dan sharing secara manual. Permasalahan operasional. Karena sistem yang tidak disusun memberikan kinerja tinggi sehingga sering baik perangkat keras ataupun perangkat lunak tidak mampu menangani beban sistem Permasalahan perawatan. Perawatan seiring kali menjadi sedikit terabaikan karena tidak adanya kepedulian sejak awal sistem dibangun. Di lingkungan Kemenpora dengan dimulai dengan pembangunan Portal Kemenpora, maka telah dilakukan fokus pada perawatan sejak awal, di samping perbaikan pada metodologi pengembangan sistem. Permasalahan interoperabilitas dan penggunaan data bersama belum didefinisikan dari awal. Sebaiknya bakuan yang disepakati untuk masalah pertukaran data Permasalahan aspek legal. Lisensi perangkat lunak yang digunakan ataupun lisensi perangkat lunak yang dikembangkan belum ditentukan. Untuk itu bakuan mengenai lisensi sudah tak dapat dihindari lagi. Permasalahan non teknis. Sosialisasi penggunaan sistem yang belum cukup, ataupun sistem dikembangkan tidak mempertimbangkan kondisi non teknis dari pengguna. Sosialisasi sebaiknya dilakukan sejak masa disain dan hingga ketika sistem telah selesai. Perihal non teknis lainnya adalah masalah kejelasan struktur organisasi pengelola SIM. Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

43 TIK di Kemenpora Saat Ini 32 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

44 Bab 3 Tata Kelola Tata kelola Teknologi Informasi (TI) diterapkan untuk menyelaraskan setiap proses bisnis yang ada dengan teknologi informasi. Maksudnya adalah dengan membuat struktur dan proses yang diperlukan dalam investasi teknologi informasi, pihak manajemen dapat memastikan bahwa investasi teknologi informasi yang dilakukan sesuai dengan strategi bisnis dan sesuai dengan urutan prioritas yang ada. Pada perencanaan ke depan, investasi teknologi informasi yang dilakukan diharapkan dapat tepat waktu, sesuai dengan dana yang dikeluarkan, dan memberikan nilai tambah sesuai dengan yang diharapkan. Peningkatan nilai tambah yang dimaksud antara lain pengurangan biaya, peningkatan pendapatan, mempercepat proses kerja, dan lain-lain. Pada dasarnya Pengelolaan TI terfokus pada pada dua hal: penyampaian nilai terhadap bisnis yang dilakukan, dan pengurangan terhadap resiko-resiko TI. Yang pertama didorong oleh penyelarasan strategis dari TI terhadap bisnis. Yang kedua didorong oleh akuntabilitas yang menempel pada organisasi. Keduanya perlu didukung oleh sumber daya yang sesuai dan diukur untuk memastikan hasil yang diinginkan telah didapat. Alat yang komprehensif untuk menciptakan adanya Pengelolaan TI di organisasi/institusi adalah penggunaan COBIT (Control Objective of Information Technology) yang mempertemukan kebutuhan beragam manajemen dengan menjembatani celah atau gap antara risiko bisnis, kebutuhan kontrol dan masalah-masalah teknis TI. Agar kedua fokus pengelolaan TI itu bisa terlaksana dengan baik maka perlu adanya pengendalian terhadap proses-proses yang dilakukan sehubungan dengan pengelolaan TI. Kegiatan pengendalian perlu didefinisikan dan dikomunikasikan sehingga semua kebijakan, aturan-aturan, pedoman, dan prosedur yang mendorong proses-proses TI didokumentasikan, direview, dipelihara, disetujui, disimpan, dikomunikasikan dan digunakan untuk pelatihan. Bagaimana tanggung jawab dapat dibebankan terhadap setiap aktivitas dan pada waktu yang tepat serta mereview apakah semuanya dilaksanakan secara benar. Memastikan bahwa kebijakan, aturan-aturan, pedoman dan prosedur itu dapat diakses, mempunyai 33

45 Tata Kelola nilai kebenaran, dapat dimengerti dan diimplementasikan dan terkini sesuai dengan kebutuhan oragnisasi dan keadaan teknologi. 3.1 Definisi dan Kerangka kerja Tata kelola teknologi informasi (TI) didefinisikan sebagai upaya untuk memformalkan pengelolaan dan perbaikan kesalahan, akuntabilitas dan kewenangan mengambil keputusan dalam skala yang lebih luas pada area strategi TI, sumber daya, serta aktivitas pengendalian. Isu utama pengelolaan teknologi informasi yaitu penyelerasan antara strategi (proses) bisnis organisasi dengan TI yang digunakan. Kerangka kerja (framework) tata kelola TI sudah dibakukan dan diakui oleh dunia, diantaranya: Information Technology Infrastructure Library (ITIL), ISO (ISO, 2005) dan Control Objective for Information and Related Technology (COBIT). Pengembangan TI/SI di suatu lembaga sedikit banyak merupakan pengembangan secara bertahap atau strategis, akan terkait dengan kondisi TI/SI sebelumnya. Pertimbangan kondisi sebelumnya dalam pengembangan TI/SI di pemerintahan perlu diperhatikan, mengingat pada faktor pemangku kepentingan (stakeholder), sumber daya manusia, anggaran dan aspek legal atau kebijakkan yang mendukungnya. Pemilihan metode yang tepat pada kondisi tersebut menjadi salah satu yang penting untuk diimplementasikan secara tepat dan efisien. Metode Ward dan Peppard mendukung kondisi tersebut dan memiliki kelebihan diantaranya: menanggulangi kondisi investasi SI/TI dimasa lalu yang kurang bermanfaat bagi tujuan bisnis organisasi dengan dengan meningkatkan proses bisnis organisasi dengan lebih inovatif, mampu memanfaatkan sumber daya SI/TI dengan maksimal, dan perencanaan berfokus pada kebutuhan bisnis atau pekerjaan organisasi, bukan dominan ke teknologi. Metode tata kelola TI/SI tersebut, secara sederhana dimodelkan pada diagram Gambar Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

46 Tata Kelola Gambar 3.1: Model Tata Kelola TI/SI 3.2 Tujuan Tata Kelola Menurut Forrester [5] terdapat empat objective yang menentukan arah atau bentuk tatakelola TI. Setiap objektif tersebut merupakan bagian dari tatakelola TI seperti pada Gambar. Keempat objective itu terdiri dari: Accountability (Bisa dipertanggung jawabkan), IT Value and Alignment (Nilai-nilai TI), Risk Management (Pengelolaan Resiko), dan Performance Measurement (Pengukuran Kinerja). Tata kelola TI bertujuan agar informasi yang dikelola bisa dipertanggunjawabkan, dan informasi yang dihasilkan benar-benar memberikan nilai tambah bagi proses bisnis yang ada pada organisasi. Dan resiko yang akan muncul berhubungan dengan TI bisa diminimalkan dan yang paling penting dari tatakelola TI adalah bisa mengukur kinerja dari pengimplementasian teknologi informasi tersebut. 3.3 Karakteristik Tata Kelola Tata kelola TI/SI memiliki karakteristik dasar yang dipenuhi oleh organisasi di lingkungan Kemenpora, yaitu: 1. Tingkat kepuasan stakeholder yang tinggi Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

47 Tata Kelola 2. Bersifat efektif terhadap biaya (cost effective) 3. Data terintegrasi dengan baik 4. Proses-proses yang efektif 5. Pelaksanaan komunikasi yang baik (komunikasi internal dan eksternal organisasi pengelola Sistem dan Teknologi Informasi) 6. Memiliki ukuran-ukuran kinerja yang baik 7. Menerapkan proses Disaster Recovery System 8. Biaya-biaya layanan terdokumentasi dengan baik 9. Mampu membuat perbandingan (benchmarking) layanan lain yang sekelas di organisasi pemerintah lainnya. 3.4 Analisis Area Tata Kelola Area tata kelola mempunyai domain yang terdiri dari tiga (3) proses/aktivitas utama yang dijadikan satu menjadi domain Evaluate, Direct, dan Monitoring (EDM). Analisis area tata kelola berdasarkan COBIT, secara umum memberikan penilaian atau pengukuran pada aspek dan parameter seperti berikut ini: Keselarasan antara teknologi informasi yang digunakan dengan kebutuhan & rencana strategis lembaga, dengan parameter dasar: tujuan dan kebutuhan strategis yang didukung oleh tujuan strategis IT kepuasan stakeholder dengan lingkup rencana portofolio dari program dan layanan nilai TI yang dipetakan ke nilai bisnis (perencanaan dan kegiatan) lembaga Komitmen dari manajemen pimpinan untuk membuat keputusan terkait TI, dengan parameter dasar peran manajemen eksekutif dengan pertanggungjawaban yang jelas untuk keputusan TI teknlogi informasi menjadi butir agenda pimpinan organisasi frekuensi rapat komite (eksekutif) mengenai strategi TI Penyampaian layanan TI sesuai dengan kebutuhan bisnis organisasi jumlah gangguan bisnis akibat insiden layanan TI 36 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

48 Tata Kelola kepuasan stakeholder terhadap pemenuhan penyediaan layanan TI kepuasan pengguna terhadap kualitas layanan TI Pengelolaan resiko yang berkaitan TI, dengan parameter: proses bisnis penting, layanan TI dan program bisnis TI tercakup dalam penilaian risiko Jumlah insiden yang berkaitan dengan TI yang signifikan yang tidak diidentifikasi dalam penilaian risiko Frekuensi update atau profil risiko Transparansi biaya TI, manfaat, dan risiko penganggaran dengan jelas didefinisikan dan diharapkan disetujui yang berhubungan dengan biaya dan manfaat TI layanan TI dengan jelas didefinisikan dan menyetujui biaya operasional dan manfaat yang diharapkan survei kepuasan para pemangku kepentingan utama mengenai tingkat transparansi, pemahaman dan akurasi informasi keuangan TI Keamanan informasi, pengolahan infrastruktur dan aplikasi, dengan parameter: jumlah insiden keamanan yang menyebabkan kerugian finansial, gangguan proses internal, dan terganggunya layanan publik waktu untuk memberikan, mengubah dan menghapus hak akses istimewa, dibandingkan dengan yang telah disepakati pada tingkat yang pelayanan frekuensi penilaian keamanan terhadap standar dan pedoman yang ditetapkan Kepatuhan IT dengan kebijakan internal, dengan parameter dasar: jumlah insiden yang terkait dengan ketidakpatuhan terhadap kebijakan banyaknya stakeholder yang memahami kebijakan terkait TI/SI kebijakan yang didukung oleh standar dan aktifitas kerja yang efektif frekuensi dari review dan update kebijakan Kemampuan secara/basis TI, dengan parameter: kepuasan eksekutif bisnis dengan daya tanggap TI terhadap kebutuhan baru Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

49 Tata Kelola jumlah proses bisnis penting yang didukung oleh infrastruktur dan aplikasi terbaru rata-rata waktu untuk mengubah tujuan strategis TI menjadi sebuah inisiatif yang disepakati dan disetujui Optimalisasi aset, sumber daya dan kemampuan TI, dengan parameter: frekuensi dari kematangan kemampuan dan penilaian optimalisasi biaya kecenderungan dari hasil penilaian tingkat kepuasan bisnis dan eksekutif TI yang terkait biaya dan kemampuan TI Kompetensi dan motivasi kerja serta personil TI, dengan parameter: jumlah atau proporsi staf yang berkaitan dengan kemampuan IT yang cukup untuk memenuhi kompetensi yang dibutuhkan untuk tugas mereka kepuasan staff TI/SI dengan perannya dalam TI jumlah jam pembelajaran / pelatihan per anggota staf 3.5 Implementasi Tata Kelola Kebijakan, pedoman, aturan dan prosedur dibuat dalam rangka pemenuhan ketaatan (compliance) terhadap aturan tata kelola yang telah disepakati, hukum yang berlaku serta terhadap kontrak yang dibuat dengan pihak lainnya. Aspek ketaatan ini perlu digaris bawahi agar semua proses bisnis terdefinisi dengan jelas dan diikuti dengan aturan-aturan, kebijakan, pedoman serta prosedur yang akan memandu setiap proses proses bisnis yang berlangsung di organisasi/instusi tersebut. Dengan adanya kebijkan, pedoman, aturan, dan prosedur ini maka setiap proses bisnis terdefinisi dengan baik sampai ke aktivitas-aktivitas terkecilnya Kebijakan (Policy) Kebijakan mengandung pengertian dasar sebagai rencana yang menerangkan keseluruhan batasan kegiatan secara umum dan komprehensif yang menjadi pegangan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan. Kebijakan menyangkut pernyataan umum yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau organisasi tertentu mengenai tujuan atau goal yang hendak dicapai melalui proses pelaksanaan kegiatan-kegiatannya. Kebijakan dapat dikatakan sebagai salah satu bentuk dari guide (petunjuk) yang berorientasi pada pembatasan dari pelaksanaan proses. 38 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

50 Tata Kelola Pedoman (Guideline) Secara umum pedoman mencakup pengertian sebagai petunjuk atau pedoman yang disarankan untuk melakukan sesuatu dalam hal keterkaitannya dengan lingkup suatu service (layanan) atau produk tertentu. Jika dihubungkan peranannya dalam pengelolaan teknologi informasi, maka guideline meliputi petunjuk dasar penggunaan layanan, fasilitas, metode pengelolaan, dan penggunaan lain yang terkait dengan sumber daya teknologi informasi Aturan (Rule) Aturan adalah pedoman yang didefinisikan dan harus dilaksanakan oleh pihak-pihak tertentu dalam lingkup suatu layanan atau produk tertentu. Satu sifat yang membedakannya dari Pedoman adalah bahwa Aturan lebih bersifat mengikat terhadap pihak-pihak terkait dimana aturan-aturan tersebut diterapkan. Aturan memberikan ketentuan-ketentuan mengenai kebiasaan / budaya yang telah dijalankan pada bagian organisasi atau instansi tertentu. Sehingga, dalam konteks pengelolaan teknologi informasi, Aturan dapat mencakup secara lokal pada bagian tertentu, tetapi dimungkinkan juga berlaku pada keseluruhan organisasi atau instansi. Hal ini berbeda dari kebijakan yang pada prinsipnya sebaiknya diterapkan secara global Prosedur (Procedure) Prosedur dapat didefinisikan sebagai rencana yang mendefinisikan tata cara pengerjaan suatu kegiatan secara kronologis. Prosedur secara relatif dapat berupa bentuk rinci dari penerapan suatu pedoman atau aturan (terdapat juga kemungkinan penjabaran yang dilakukan adalah berasal dari kebijakan karena mengingat lingkup ketiga hal ini dapat bersifat relatif terhadap organisasi atau instansi terkait). Prosedur harus menjadi standar bagi implementasi kegiatan operasional di tiap unit kerja atau aktifitas, yang dinyatakan dalam Prosedur Operasional Standar (Standard Operational Procedure) yang disingkat SOP Dokumen Tata Kelola Tata Kelola yang disusun Pengembangan Tata Kelola TI untuk Pengelolaan Sistem Informasi dalam area dan lingkup kerja organisasi, dapat dimplementasikan dalam berbagai bentuk nyata, diantaranya penentuan Kebijakan, Aturan, Pedoman, dan Prosedur. Di Kemenpora, implementasi tata kelola dinyatakan dalam bentuk dokumen-dokumen, diantaranya: buku Strategi-Roadmap-Bakuan Pengembangan Sistem Informasi Tahun 2014 (ISBN: ), dan beberapa prosedur operasional Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

51 Tata Kelola standard (standard operational procedure/sop) yang secara bertahap dan pasti, telah disusun dan diaplikasi dalam mendukung proses bisnis TI yang ada. Implementasi tata kelola tersebut terus berkembang, diperbaharui dan ditambah berdasarkan kebutuhan organisasi Kemenpora. Beberapa SOP telah disusun dan diimplementasikan pada layanan TI/SI sebagai bagian aktifitas kerja bagian Sistem Informasi dan Perpustakaan yang mendukung unit kerja lainnya di lingkungan Kemenpora sebagai tupoksi dan penerapan nomenklatur baru di Biro Humas, Hukum dan Kepegawaian. SOP dimaksud diantaranya adalah sebagai berikut: SOP Sistem Manajemen Mutu Penerapan Aplikasi Alur Proses Penerapan dan Pemeliharaan Sistem Informasi 6.1. Penerapan Aplikasi di Kementerian Pemuda dan Olahraga terbagi menjadi 3 macam antara lain: 1. Penerapan Aplikasi di Kementerian Pemuda dan Olahraga terbagi menjadi 3 macam antara lain: (a) Penerapan Aplikasi dimana Bagian Sistem Informasi sebagai pihak yang mempunyai inisiatif dan mengembangkan aplikasi sesuai dengan kebutuhan unit kerja - unit kerja di Lingkungan Kementerian Pemuda dan Olahraga. Langkah-langkahnya yaitu: i. Bagian Sistem Informasi memberikan informasi kepada unit kerja bahwa akan membuatkan aplikasi yang dapat mendukung kinerja dari unit kerja serta meminta pedoman kerja dari unit kerja sebagai acuan untuk membuat aplikasi. ii. Aplikasi akan dibuat oleh Tim Teknis IT Kementerian Pemuda dan Olahraga yaitu Universitas Gunadarma. iii. Aplikasi yang sudah jadi kemudian dipaparkan kepada unit kerja, untuk mengetahui kesesuaian antara feature feature di aplikasi dengan kebutuhan unit kerja. Pemaparan dilakukan berulang kali apabila ada penambahan feature sampai tidak adanya penambahan feature (final) agar aplikasi yang dibuat dapat maksimal sesuai dengan kebutuhan unit kerja. iv. Kemudian akan dilakukan Training of Trainer kepada unit kerja agar dapat menggunakan aplikasi tersebut dengan baik. v. Setelah pengguna (user) sudah mahir menggunakan aplikasi tersebut, Tim Teknis IT akan membuatkan akses (memberikan username dan password) kepada pengguna (user). vi. Pengelolaan aplikasi akan menjadi tanggung jawab dari unit kerja dan pemeliharaan aplikasi akan menjadi tanggung jawab dari Bagian Sistem Informasi. 40 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

52 Tata Kelola vii. Aplikasi yang telah siap untuk dipublikasi kemudian dibuatkan sub domain di Portal Kementerian Pemuda dan Olahraga sesuai dengan aturan dari Kementerian Komunikasi dan Informatika. viii. Aplikasi dapat ditampilkan di Portal Kementerian Pemuda dan Olahraga ( dalam bentuk icon atau folder. (b) Penerapan aplikasi yang merupakan permintaan dari unit kerja. Langkah-langkahnya hampir sama dengan penerapan aplikasi dimana Bagian Sistem Informasi sebagai pihak yang mempunyai inisiatif, perbedaanya antara lain: i. Unit kerja mengirimkan nota dinas permohonan pembuatan aplikasi kepada Bagian Sistem Informasi. ii. Bagian Sistem Informasi memberikan jawaban nota dinas tersebut dan menyampaikan permohonan untuk diundang dalam rapat koordinasi pembahasan pembuatan aplikasi. iii. Langkah selanjutnya adalah sama seperti penerapan aplikasi dimana Bagian Sistem Informasi sebagai pihak yang mempunyai inisiatif (dimulai dari langkah sebelumnya yang terkait) (c) Penerapan aplikasi dimana aplikasi sudah dibuat oleh unit kerja, dan akan ditempatkan di Portal Kementerian Pemuda dan Olahraga. Langkah-langkahnya antara lain: i. Unit kerja mengirimkan nota dinas permohonan dihubungkan dengan Portal Kementerian Pemuda dan Olahraga (menjadi sub domain Kementerian Pemuda dan Olahraga). ii. Bagian Sistem Informasi memberikan jawaban permohonan nota dinas tersebut. iii. Unit kerja memberikan master aplikasi tersebut kepada Tim Teknis IT Bagian Sistem Informasi untuk dilakukan pengecekan apakah aplikasi tersebut sudah sesuai dengan ketentuan yang berlaku (sesuai roadmap). iv. Jika nama website dari unit kerja sudah dot id (.id), website tersebut dapat dijadikan sub domain Kementerian Pemuda dan Olahraga. v. Jika nama website dari unit kerja selain dot id (.id), harus diubah terlebih dahulu menjadi dot id (.id) oleh pengelola website dari unit kerja. vi. Nama domain yang diakhiri dengan dot id (.id) merupakan identitas Indonesia di dunia maya yang bertujuan sebagai identitas untuk website yang berasal dari atau ditujukan untuk Indonesia. Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

53 Tata Kelola vii. Pengelolaan dari website yang merupakan sub domain Kementerian Pemuda dan Olahraga menjadi tanggung jawab dari unit kerja. 2. Pada tahapan ini tidak lupa aplikasi yang sudah berjalan hendaklah di pelihara dan di rawat agar dalam pengoperasiannya tidak mengalami kendala dalam menyajikan suatu informasi maupun berjalannya suatu proses organisasi. Proses perawatan aplikasi dibagi lewat 4 metode yang biasa dilaksanakan oleh Tim Teknis IT: (a) Metode Pemeliharaan Korektif adalah bagian pemeliharaan sistem yang tidak begitu tinggi nilainya dan lebih membebani, karena pemeliharaan ini mengkoreksi kesalahan kesalahan yang ditemukan pada saat sistem berjalan. Biasa terjadi pada saat desain, coding dan impelementasi. (b) Metode Pemeliharaan Adaptif dilakukan untuk menyesuaikan perubahan dalam lingkungan data atau pemrosesan dan memenuhi persyaratan pemakai baru. Dengan mengembangkan fungsionalitasnya agar dapat mengakomodir perubahan kebutuhan pemakai. (c) Metode Pemeliharaan Perfektif (penyempurnaan) mempertinggi cara kerja atau maintainabilitas (kemampuan untuk dipelihara). Tindakan ini juga memungkinkan sistem untuk memenuhi persyaratan pemakai yang sebelumnya tidak dikenal. Kegiatan pemeliharaan ini dapat berbentuk perekayasaan ulang atau restrukturisasi perangkat lunak, penulisan ulang dokumentasi, pengubahan format dan isi laporan, penentuan logika pemrosesan yang lebih efisien dan pengembangan efisiensi pengoperasian perangkat. (d) Metode Pemeliharaan Preventif terdiri atas inspeksi periodic dan pemeriksaan sistem untuk mengungkap dan mengantisipasi permasalahan. Pengubahan sistem untuk memperkecil peluang terjadinya kesalahan di masa yang akan datang. SOP Kotak Saran pada Website Kemenpora.go.id Kotak Saran merupakan Sarana Komunikasi Masyarakat dengan Kemenpora yang dapat diakses pada website kemenpora.go.id. adapun bentuk komunikasi yakni berupa laporan dan saran. Laporan dan saran harus sesuai dengan tupoksi Kemenpora yaitu di bidang Keolahragaan, Kepemudaan dan Kepramukaan. Alur Proses Pengaduan Masyarakat melalui sisinfo@kemenpora.go.id: 1. Admin sisinfo menerima dari pengirim 42 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

54 Tata Kelola 2. Admin sisinfo membuat nota dinas yang ditanda tangani Kepala Biro Hubungan Masyarakat dan Hukum untuk dikirimkan kepada unit kerja terkait untuk menindaklanjuti laporan/menjawab pertanyaan. 3. Kabag Sisinfo menerima jawaban/tanggapan dari unit kerja terkait 4. Admin mengirimkan jawaban ke alamat penanya menggunakan 5. Admin menyimpan arsip terkait kotak saran SOP Pengaduan Masyarakat melalui Website Layanan Aspirasi dan Pengaduan Online Rakyat (LAPOR!) LAPOR! (Layanan Aspirasi dan Pengaduan Online Rakyat) adalah sebuah sarana aspirasi dan pengaduan berbasis media sosial yang mudah diakses dan terpadu dengan 81 Kementerian/Lembaga, 5 Pemerintah Daerah, serta 44 BUMN di Indonesia. LAPOR! dikembangkan oleh Kantor Staf Presiden dalam rangka meningkatkan partisipasi masyarakat untuk pengawasan program dan kinerja pemerintah dalam penyelenggaraan pembangunan dan pelayanan publik. Alur Proses Pengaduan Masyarakat melalui Website Layanan Aspirasi dan Pengaduan Online Rakyat (LAPOR!): 1. Admin LAPOR! Kementerian Pemuda dan Olahraga (Kemenpora) mendapatkan disposisi laporan dari admin LAPOR! Pusat 2. Admin LAPOR! Kemenpora membuat nota dinas yang ditanda tangani Kepala Biro Hubungan Masyarakat dan Hukum kepada unit kerja terkait untuk menindaklanjuti laporan/menjawab pertanyaan yang harus dijawab dalam waktu 5 (lima) hari kerja 3. Kabag Sisinfo menerima disposisi jawaban/tanggapan dari bagian terkait 4. Admin LAPOR! Kemenpora mengupload jawaban ke portal LAPOR! 5. Admin menyimpan dokumen terkait sebagai arsip. SOP Penyusunan Buku Penyajian Data dan Informasi Kepemudaan dan Keolahragaan (seperti pada gambar 3.2). Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

55 Tata Kelola Gambar 3.2: SOP Penyusunan Buku Alur Dan Proses Penyusunan Buku Penyajian Data dan Informasi Kepemudaan dan Keolahragaan 2014: 1. Kabag sisinfo membuat nota dinas kepada Kepala Biro Hubungan Masyarakat dan Hukum perihal permohonan Kerjasama pengadaan Data dan Informasi kepada Badan Pusat Statistik (BPS) yang ditandatangi oleh Sesmenpora. 2. Menyampaikan surat permohonan kepada Badan Pusat Statistik (BPS) 3. BPS membalas surat permohonan dengan bersedia untuk menyediakan 44 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

56 Tata Kelola data-data yang diperlukan dalam rangka penyusunan Data dan Informasi Kepemudaan dan Keolahragaan. 4. Kepala Biro Hubungan Masyarakat dan Hukum mengirimkan undangan kepada BPS untuk mengadakan rapat koordisasi tentang teknis pelaksanaan kegiatan. 5. Pembahasan KAK dengan Badan Pusat Stastistik 6. Mengadakan rapat koordinasi tentang draf penyusunan PKS 7. Biro Hubungan Masyarakat dan Hukum secara bersama sama menyusun Surat Perjanjian Kerjasama (PKS) dengan Badan Pusat statistik. 8. Biro Hubungan Masyarakat dan Hukum membahas Pasal demi pasal PKS dengan Badan Pusat Statistik 9. Menandatangani Surat Kerja sama dengan Pusat Statistik Tahapan Pelaksanaan Kegiatan yang dilakukan: 1. Persiapan 2. Penyusunan Outline 3. Pengolahan Data 4. Finalisasi SOP Pembuatan Account Subdomain Kemenpora Account adalah data tentang seseorang, minimal terdiri dari username dan password. adalah singkatan dari Electronic Mail (Surat Elektronik) surat elektronik yang digunakan untuk atau sebagai media untuk berkomunikasi atau saling berkirim pesan dengan bantuan Internet Subdomain adalah bagian dari sebuah nama domain induk. umumnya mengacu ke suatu alamat fisik di sebuah situs Subdomain Alur Proses Pembuatan Account Subdomain Kemenpora (mail.kemenpora.go.id) 1. Pemohon mengajukan Nota Dinas Pembuatan Account kepada Kepala Bagian Sistem Informasi (Kabag Sisinfo) 2. Kabag Sisinfo memberikan disposisi kepada Kasubbag Pengelolaan Informasi dan admin untuk menindak lanjuti 3. Admin mengirimkan formulir pengisian account persuratan elektronik mail.kemenpora.go.id dan surat pertanyaan kepada pemohon untuk diisi Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

57 Tata Kelola 4. Pemohon mengisi formulir dan surat pernyataan yang kemudian dikembalikan kepada admin 5. Admin memverifikasi formulir dan surat pernyataan tersebut 6. Admin membuatkan akun untuk pemohon 7. Admin mengirimkan tanda terima kepada pemohon bahwa dimaksud sudah dibuatkan 8. Admin menyimpan arsip terkait pembuatan SOP Pengaduan Masyarakat melalui adalah singkatan dari Electronic Mail (Surat Elektronik) surat elektronik yang digunakan untuk atau sebagai media untuk berkomunikasi atau saling berkirim pesan dengan bantuan Internet. Alur Proses Pengaduan Masyarakat melalui 1. Admin sisinfo menerima dari pengirim 2. Admin sisinfo membuat nota dinas yang ditanda tangani Kepala Biro Hubungan Masyarakat dan Hukum kepada unit kerja terkait untuk menindaklanjuti laporan/menjawab pertanyaan yang dikirimkan kepada penanya yang bersangkutan dan di cc ke SOP Upload Content pada Website Kemenpora (kemenpora.go.id) Upload (bahasa Indonesia : Unggah) dalam teknologi informasi komunikasi adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan proses transfer berkas pemindahan data elektronik antara dua komputer atau sistem serupa lainnya. Content (bahasa Inggris: Konten) adalah informasi yang tersedia melalui media atau produk elektronik. Website : Situs web (bahasa Inggris: website) adalah suatu halaman web yang saling berhubungan yang umumnya berada pada peladen yang sama berisikan kumpulan informasi yang disediakan secara perorangan, kelompok, atau organisasi. Alur Proses Upload Content Pada Website Kemenpora (kemenpora.go.id): 1. Pemohon mengirimkan nota dinas permohonan upload content kepada kepala bagian sistem informasi (kabag sisinfo) 2. Kabag sisinfo mengkonfirmasikan kembali kepada pemohon sebelum ditayangkan pada website kemenpora.go.id 3. Kabag sisinfo memberikan disposisi kepada kasubbag pengelolaan informasi dan admin website untuk menindak lanjuti permohonan tersebut 46 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

58 Tata Kelola 4. Admin website mengklasifikasikan content yang akan diupload, meng-upload content dan mempublikasikan informasi tersebut pada website kemenpora.go.id 5. Admin website membuat nota dinas tindak lanjut content yang telah di upload dan di tanda tangani oleh kabag sisinfo kemudian dikirimkan kepada pemohon SOP Tata Kelola Keamanan Informasi Kebutuhan tata kelola keamanan informasi atas dasar kebutuhan Penerapan Indeks Keamanan Sistem Informasi dalam Tata Kelola Keamanan Sistem Informasi di Lingkungan Kementerian Pemuda dan Olahraga, dengan latar belakang dan sumber daya pendukung seperti: 1. Adanya penetapan kebijakan mengenai keamanan informasi. 2. Adanya bagian yang secara spesifik mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola keamanan informasi dan menjaga kepatuhannya. 3. Adanya tugas dan tanggung jawab pengelolaan keamanan informasi. 4. Adanya laporan audit keamanan sistem informasi secara berkala. 5. Penerapan program peningkatan kompetensi dan keahlian untuk pejabat dan petugas pelaksana pengelolaan keamanan informasi 6. Memiliki tanggung jawab pengelolaan keamanan informasi mencakup koordinasi dengan pihak pengelola/ pengguna aset informasi internal dan eksternal maupun pihak lain yang berkepentingan, untuk mengidentifikasikan persyaratan/ kebutuhan pengamanan (misal: pertukaran informasi atau kerjasama yang melibatkan informasi pentinng) dan menyelesaikan permasalahan yang ada). 7. Memiliki tanggung jawab untuk memutuskan, merancang, melaksanakan, dan mengelola langkah kelangsungan layanan TIK. 8. Penanggung jawab pengelolaan keamanan informasi melaporkan kondisi, kinerja/ efektivitas dan kepatuhan program keamanan informasi kepada pimpinan secara rutin dan resmi. 9. Pengamanan jaringan menggunakan firewall. 10. Standar pengamanan untuk ruang server antara lain: (a) Adanya mesin pendeteksi suhu. (b) Adanya tata tertib memasuki ruang server. (c) Pengecekan ruang server dilakukan minimal 2 (dua) kali sehari, pada pagi hari dan sore hari. (d) Adanya peraturan perijinan kepada pihak yang akan masuk ke ruang server. Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

59 Tata Kelola SOP Perbaikan Jaringan Gambar 3.3: SOP Perbaikan Jaringan Tata Kelola yang direncanakan Adapun dokumen tata kelola yang akan disusun dalam rangka memenuhi kebutuhan dan peningkatan implementasi layanan TI dan Sistem informasi, direncanakan melingkupi: 1. Organisasi Pengelola Data Pihak internal Kemenpora: 48 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

60 Tata Kelola Penanggung jawab Interoperabilitas Penjamin Kualitas Informasi Gambar 3.4: Bagan Organisasi Pengelola Internal Pihak eksternal (yang ditunjuk oleh dan atau bekerja sama dengan Kemenpora): di tingkat Sekolah atau PPLP atau PPLM Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

61 Tata Kelola Gambar 3.5: Organisasi Pengelola Data Ekternal di tingkat Dinas di tingkat Propinsi di tingkat Pusat 2. Sumber Daya Manusia (SDM) Pengelola Data dan Sistem Informasi Pelatihan dan atau sertifikasi teknik dan manajerial terkait sistem informasi, data dan sistem database bagi staff atau pegawai Kemenpora Pelibatan pihak luar Kemenpora yang telah disetujui dan sesuai kebutuhan organisasi pengelolaan data (misal, mahasiswa atau pemuda magang) 3. Tata Kelola per tahapan aktifitas: Tata Kelola Perencanaan Tata kelola perencanaan sistem baru Tata kelola perencanaan pengadopsian sistem Tata kelola perencanaan integrasi sistem Tata Kelola Pengembangan Tata kelola bakuan pengembangan Tata kelola pelaporan dan dokumentasi pengembangan Tata Kelola Deployment Tata kelola evaluasi sistem, misal bakuan (standardisasi) kualitas informasi Tata kelola instalasi sistem, misal pemilihan nama domain (PP 82) 50 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

62 Tata Kelola Tata kelola sosialisasi dan pelatihan Tata kelola migrasi dari sistem lama ke sistem baru Tata kelola offline Tata Kelola Operasional Tata kelola perawatan dan perbaikan Tata kelola verifikasi dan validasi data Tata kelola audit operasional Tata Kelola Penghentian Tata kelola penghentian sistem lama Tata kelola penyerahan data sistem lama ke sistem baru Tata Kelola terkait Keamanan Informasi Tata kelola pencegahan terkait gangguan keamanan informasi Kendali Integrasi Sistem Adminisitrasi Revisi Audit Keamanan Sistem Informasi Kemenpora (termasuk Sesdep) Tata Kelola Penanggulangan (Respon) dan Tanggap Darurat Tata kelola penanganan insiden sistem informasi Tata kelola pemulihan (recovery) sistem informasi terhadap bencana (disaster) Tata kelola manajemen sumber daya manusia tim respon 3.6 Tata Kelola Pengukuran Kinerja TI Pengukuran Kinerja dilakukan agar manajemen bisa memastikan seberapa baik TI bisa memberikan kontribusi pada keberlangsungan proses bisnis organisasi. Pengukuran kinerja TI biasanya didasarkan pada beberapa ukuran, yaitu: 1. Indikator Tujuan Kunci (Key Goal Indicator/KGI) Mendefinisikan ukuran-ukuran yang akan disampaikan ke manajemen-apakah suatu proses TI telah memenuhi persyaratan bisnis, biasanya ditentukan dengan kriteria informasi: (a) Ketersediaan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung kebutuhan bisnis. (b) Tidak adanya integritas dan resiko-resiko kerahasiaan informasi (c) Efisiensi biaya proses-proses dan operasional. (d) Konfirmasi atas kehandalan, keefektifan dan ketaatan Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

63 Tata Kelola 2. Indikator Kinerja Kunci (Key Performance Indicator/KPI). Mendefinisikan ukuran-ukuran untuk menerangkan seberapa baik proses TI dilaksanakan dan memungkinkan tujuan dicapai; merupakan indikator utama yang menentukan apakan tujuan bisa dicapai atau tidak; dan merupakan indikator yang bagus untuk penentuan kapabilitas, praktekpraktek dan keahlian-keahlian. 3. Faktor Sukses Kritis (Critical Success Factor/CSF) Merupakan kondisi-kondisi, kompetensi dan perilaku yang bersifat kritis terhadap keberhasilan pencapaian tujuan. Contoh: (a) Sensitifitas terhadap kenyataan bahwa IT merupakan sesuatu yang terintegrasi dalam perusahaan dan bukan sesuatu yang hanya dianggap sebagai fungsi teknis. (b) Manajamen yang memiliki fokus dan informasi pada pelanggan, pasar dan proses internal. (c) Kultur bisnis yang menghasilkan akuntabilitas, teamwork yang baik, memotivasi dilakukannya business improvement secara bekelanjutan dan perbaikan terhadap kesalahan. 3.7 Tata Kelola Sistem Informasi Gambar 3.6: Potongan Gambar Struktur Organisasi di Kemenpora (Berdasarkan Permenpora RI No Tahun 2016) 52 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

64 Tata Kelola Pengelolaan sistem informasi di lingkungan Kementerian Pemuda dan Olahraga diatur dalam Peraturan Menteri Pemuda dan Olahraga. Tahun 2015, pengelolaan sistem informasi diatur dalam Permenpora Republik Indonesia Nomor 1516 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pemuda dan Olahraga, yang merupakan perubahan dari Permenpora Nomor 193 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pemuda dan Olahraga. Berdasarkan Permenpora Nomor 1516 Tahun 2015, pengeloaan sistem informasi dilakukan oleh Bagian Sistem Informasi yang berada di bawah Biro Hubungan Masyarakat & Hukum pada Sekretariat Kementerian, selain itu pengelolaan sistem informasi juga dilakukan oleh Bagian Humas, Sistem Informasi dan Hukum pada Sekretariat Deputi. Tugas dan Fungsi Bagian Sistem Informasi Adapun tugas dan fungsi dari Bagian Sistem Informasi sesuai dengan Peraturan Menteri Pemuda dan Olahraga Nomor 1516 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kelola Kementerian Pemuda dan Olahraga, sebagai berikut: Tugas Bagian sistem informasi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan koordinasi bahan sistem informasi. Fungsi Dalam melaksanakan tugasnya, Bagian Sistem Informasi menyelenggarakan fungsi: 1. Pelaksanaan pengembangan dan keamanan sistem informasi; 2. Pelaksanaan pengelolaan informasi; dan 3. Pengelolaan sistem jaringan dan piranti keras. Subbagian pada Bagian Sistem Informasi Berdasarkan fungsi pada bagian sistem informasi yang tercantum pada Permenpora Nomor 1516 Tahun 2016, serta untuk mendukung pelaksanaan tugas sistem informasi, Bagian Sistem Informasi dibagi ke dalam 3 (tiga) Subbagian, diantaranya: 1. Subbagian Pengembangan dan Keamanan Sistem Informasi Subbagian Pengembangan dan Keamanan Sistem Informasi bertugas melakukan penyiapan bahan pengembangan dan keamanan sistem informasi; 2. Subbagian Pengelola Informasi Subbagian Pengelola Informasi bertugas melakukan penyiapan bahan pengelolaan informasi; Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

65 Tata Kelola 3. Subbagian Sistem Jaringan dan Piranti Keras Subbagian Sistem Jaringan dan Piranti Keras bertugas melakukan penyiapan bahan sistem jaringan dan piranti keras. Sementara, Bagian Humas, Sistem Informasi dan Hukum yang berada di bawah Sekretariat Deputi Kementerian Pemuda dan Olahraga ini memiliki tugas penyiapan urusan hubungan masyarakat dan sistem informasi yang berada di lingkungan Deputi, baik Deputi Bidang Pemberdayaan Pemuda, Deputi Bidang Pengembangan Pemuda, Deputi Bidang Pemberdayaan Olahraga, serta Deputi Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga. 3.8 Kebutuhan SDM Ahli Dalam sistem standardisasi dan sertifikasi nasional, kedudukan SKKNI/KKNI sangat strategis dalam menjamin kualiatas tenaga kerja Indonesia. SKKNI adalah rumusan kemampuan kerja yang mencakup aspek pengetahuan, ketrampilan dan/atau keahlian, sikap kerja yang relevan dengan pelaksanaan tugas dan syarat jabatan yang ditetapkan, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Gambar 3.7: Pencapaian Level Kualifikasi (SKKNI) Berdasarkan penjelasan tugas pokok dan fungsi Bagian Sistem Informasi yang berada di bawah Biro Hubungan Masyarakat & Hukum pada Sekretariat Kementerian, serta Subbagian Hubungan Masyarakat dan Sistem Informasi yang berada di bawah setiap Deputi, dalam mendukung pelaksanaan urusan sistem informasi pada Kementerian Pemuda dan Olahraga, untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Bagian Sistem Informasi serta subbagian di 54 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

66 Tata Kelola dalamnya, dibutuhkan beberapa keahlian pendukung pelaksana pada bagian Sistem Informasi, yang tugas dan fungsingnya sesuai dengan tugas dan fungsi jabatan pada Klasifikasi Bakuan Jabatan Indonesia (KBJI) Gambar 3.8: Pencapaian Level Kualifikasi Teknisi operasi teknologi informasi dan komunikasi dan pendukung pengguna, memberikan dukungan harian untuk menjalankan sistem komunikasi, komputer dan jaringan dan menyediakan bantuan teknis untuk pengguna, baik secara langsung atau melalui telepon, atau sarana elektronik lainnya. Tugasnya meliputi: mengoperasikan dan mengendalikan perangkat komputer dan peralatan terkait; memantau sistem untuk kegagalan atau kesalahan peralatan dalam kinerja; memuat peralatan peripheral, seperti printer, dengan bahan yang dipilih untuk menjalankan operasi, atau mengawasi pemuatan peralatan peripheral oleh operator peralatan peripheral; menjawab pertanyaan pengguna mengenai perangkat lunak atau operasi perangkat keras untuk menyelesaikan masalah; menginstal dan melakukan perbaikan kecil pada perangkat keras, perangkat lunak, atau peralatan periferal; mengikuti desain atau spesifikasi instalasi; mengawasi kinerja harian sistem; menyiapkan peralatan untuk penggunaan karyawan; melakukan atau memastikan instalasi yang tepat dari kabel, sistem operasi, atau perangkat lunak yang sesuai; Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

67 Tata Kelola membuat, mengoperasikan dan memelihara jaringan dan sistem komunikasi data lainnya; menginstal, memantau dan mendukung keandalan dan kegunaan perangkat keras atau perangkat lunak dari Internet dan situs Intranet atau web server; memeriksa panduan pengguna, pedoman teknis dan dokumen lainnya untuk penelitian dan merapkan solusi. Teknisi Jaringan dan Sistem Komputer membuat, mengoperasikan dan memelihara jaringan dan sistem komunikasi data lainnya. Tugasnya meliputi: mengoperasikan, memelihara dan mengatasi masalah sistem jaringan; mengoperasikan dan memelihara sistem komunikasi data selain jaringan; membantu pengguna dengan masalah jaringan dan komunikasi data; memantau aktivasi jaringan; mengidentifikasi area yang membutuhkan upgrade peralatan dan perangkat lunak; melakukan instalasi perangkat keras komputer, perangkat lunak jaringan, perangkat lunak sistem operasi dan perangkat lunak aplikasi; melakukan start up dan cluse down serta backup dan pemulihan bencana untuk jaringan komputer. Desainer perangkat lunak merancang sistem perangkat lunak (software) komputer. Tugasnya meliputi: merancang sistem perangkat lunak (software) komputer dengan mendeskripsikan arsitektur software; menggambarkan software mengorganisasi dan mengidentifikasi berbagai komponen; menggambarkan tiap komponen secara cukup mendetail untuk konstruksinya; melakukan konsultasi dengan staf teknik untuk mengevaluasi antarmuka antara hardware dan software; dan mengarahkan pengujian perangkat lunak dan prosedur validasi. Pengelola sistem (administrator sistem & administrator jaringan) mengembangkan, mengontrol, memelihara dan mendukung kinerja dan keamanan optimal dari sistem teknologi informasi Tugas meliputi: 56 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

68 Tata Kelola memelihara dan mengelola jaringan komputer dan lingkungan komputasi terkait termasuk perangkat keras komputer, perangkat lunak sistem, perangkat lunak aplikasi dan semua konfigurasi; merekomendasikan perubahan untuk meningkatkan sistem dan konfigurasi jaringan, dan menentukan persyaratan perangkat keras atau perangkat lunak terkait dengan perubahan tersebut; mendiagnosa masalah perangkat keras dan perangkat lunak; menganalisis log sistem dan mengidentifikasi potensi masalah dengan sistem komputer; memperkenalkan dan mengintegrasikan teknologi baru ke dalam lingkungan data center yang ada; melakukan audit rutin sistem dan perangkat lunak; melakukan backup data dan kegiatan pemulihan bencana; menjalankan konsol utama untuk memonitor kinerja sistem dan jaringan komputer, dan untuk mengkoordinasikan akses dan penggunaan jaringan komputer; bertanggung jawab terhadap keamanan jaringan. Pengembang Web menggabungkan desain dan pengetahuan teknis untuk meneliti, menganalisis, mengevaluasi, mendesain, memprogram dan memodifikasi situs, dan aplikasi yang mengandung teks, grafik, animasi, pencitraan, menampilkan audio dan video, dan media interaktif lainnya secara bersama-sama. Tugas meliputi: menganalisis, merancang dan mengembangkan situs internet dengan menerapkan campuran seni dan kreativitas dengan pemrograman perangkat lunak dan bahasa script dan interaksi dengan lingkungan system operasi; merancang dan mengembangkan animasi digital, pencitraan, presentasi, permainan, audio dan klip video, dan aplikasi Internet dengan menggunakan perangkat lunak, peralatan dan fasilitas multimedia, grafik interaktif dan bahasa pemrograman; melakukan komunikasi dengan spesialis jaringan tentang -isu terkait web, seperti situs keamanan dan hosting, untuk mengontrol dan menjalankan keamanan internet dan server web, alokasi ruang, akses pengguna, kelangsungan bisnis, backup situs dan perencanaan pemulihan jika terjadi bencana terhadap situs tersebut; merancang, mengembangkan dan mengintegrasikan kode komputer dengan input khusus lainnya, seperti file gambar, file audio dan bahasa script, untuk menghasilkan, memelihara dan mendukung situs; Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

69 Tata Kelola membantu dalam menganalisis, menentukan dan mengembangkan strategi internet, rencana metodologi dan pengembangan berbasis web. Pemrogram Aplikasi menulis dan memelihara kode pemrograman yang diuraikan dalam instruksi dan spesifikasi teknis untuk aplikasi perangkat lunak dan sistem operasi. Tugas meliputi: menulis dan memelihara kode pemprograman yang diuraikan dalam instruksi dan spesifikasi sesuai dengan standar kualitas yang terakreditasi; merevisi, memperbaiki atau memperluas program yang ada untuk meningkatkan efisiensi operasi atau menyesuaikan dengan keperluan baru; melakukan uji coba menjalankan aplikasi program dan perangkat lunak untuk memastikan bahwa aplikasi tersebut menghasilkan informasi yang diinginkan; mengumpulkan dan menulis dokumentasi pengembangan program; mengidentifikasi dan mengkomunikasikan masalah teknis, proses dan solusi. Analis dan pengembangan perangkat lunak dan aplikasi melakukan penelitian, perencanaan, desain, menulis, menguji, memberikan saran dan meningkatkan sistem teknologi informasi, seperti aplikasi perangkat keras, perangkat lunak dan lainnya untuk memenuhi persyaratan tertentu. Tugas meliputi: meneliti penggunaan teknologi informasi dalam kegiatan bisnis dan mengidentifikasi area di mana perbaikan dapat dibuat untuk memaksimalkan efektivitas dan efisiensi; melakukan penelitian menganai aspek teoritis dan metode operasional untuk penggunaan komputer; mengevaluasi, merencanakan dan merancang perangkat keras atau konfigurasi perangkat lunak untuk aplikasi tertentu; merancang, menulis, menguji dan memelihara program komputer untuk kebutuhan tertentu; mengevaluasi, merencanakan dan merancang Internet, Intranet dan sistem multimedia. Spesialis forensik digital dan keamanan teknologi informasi & komputer. Jabatan ini memiliki tugas sebagai berikut: mengembangkan rencana untuk melindungi file komputer terhadap modifikasi, perusakan, atau pengungkapan secara tidak disengaja atau tidak sah dan untuk memenuhi kebutuhan darurat pengolahan data; 58 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

70 Tata Kelola melatih pengguna dan mempromosikan kesadaran keamanan untuk menjamin keamanan sistem dan meningkatkan efisiensi server dan jaringan; melakukan diskusi dengan pengguna untuk membahas isu-isu seperti kebutuhan akses data komputer, pelanggaran keamanan, dan perubahan pemrograman; memantau laporan terkini virus komputer untuk menentukan kapan untuk memperbarui sistem perlindungan virus; memodifikasi keamanan file komputer untuk memasukkan software baru, memperbaiki kesalahan, atau merubah status akses individu; memantau penggunaan file data dan mengatur akses untuk melindungi informasi dalam file komputer; melakukan penilaian risiko dan melaksanakan uji sistem pengolahan data untuk menjamin kegiatan pengolahan data dan langkah-langkah keamanan; mengenkripsi transmisi data dan mendirikan firewall untuk menyembunyikan informasi rahasia yang sedang dikirim dan untuk mencegah transfer digital yang telah tercemar. Pengajar teknologi informasi mengembangkan, menjadwalkan dan melakukan program pelatihan dan kursus untuk pengguna komputer dan teknologi informasi lainnya di luar sistem pendidikan dasar, menengah dan tinggi. Tugas meliputi: mengidentifikasi kebutuhan pelatihan teknologi informasi dan persyaratan pengguna individual dan organisasi; menyiapkan dan mengembangkan materi pelatihan instruksional dan alat bantu seperti buku panduan, alat bantu visual, tutorial online, model demonstrasi, dan dokumentasi referensi pendukung pelatihan; merancang, mengkoordinasi, menjadwalkan dan melakukan program pelatihan dan pengembangan yang dapat disampaikan dalam bentuk pelatihan individual dan kelompok, dan memfasilitasi pertemuan penyusunan buku, demonstrasi dan konferensi; melakukan monitoring dan evaluasi dan penilaian kualitas dan efektivitas pelatihan, dan mengkaji dan memodifikasi tujuan pelatihan, metode dan kursus yang disampaikan; mengumpulkan, menyelidiki dan meneliti bahan-bahan latar belakang untuk mendapatkan pemahaman penuh dari subjek dan sistem; Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

71 Tata Kelola menjaga up-to-date dengan versi rilis produk baru, kemajuan dalam perangkat lunak, dan tren teknologi informasi umum, menuliskan produk pengguna akhir dan bahan-bahan seperti manual pelatihan pengguna, tutorial dan instruksi, bantuan online, dan instruksi operasi dan pemeliharaan. 3.9 Strategi Peningkatan Mutu & Kualitas SDM Peranan sistem informasi menjadi salah satu hal yang penting dan perlu mendapatkan perhatian di lingkungan Kementerian Pemuda dan Olahraga. Salah satu bentuk dukungan Kemenpora dalam meningkatkan kualitas sistem informasi di lingkungan Kemenpora adalah dengan melakukan peningkatan mutu dan kualitas sumber daya manusia (SDM) pengelola sistem infomrasi di Kemenpora. Setiap tahunnya, mutu dan kualitas SDM di lingkungan Kemenpora harus selalu ditingkatkan. Berbagai macam kegiatan bertajuk sistem informasi dapat dilaksanakan. Untuk mendukung kebutuhan terdapat beberapa strategi yang dapat dilakukan, seperti: 1. Studi lanjut Bagi pegawai sistem informasi yang ada pada Sekretariat Kementerian maupun Deputi Kementerian Pemuda dan Olahraga diberikan kesempatan untuk meningkatkan kompetensi di bidang Sistem Informasi dengan memberikan tugas belajar atau izin belajar studi lanjut di perguruan tinggi yang telah bekerja sama dengan Kementerian Pemuda dan Olahraga atau dengan perguruan tinggi yang telah disetujui oleh pimpinan. Studi lanjut ke jenjang yang lebih tinggi dapat berlaku bagi pegawai yang ingin melanjutkan ke jenjang S1 (Sarjana), S2 (Magister) maupun S3 (Doktor). Dengan mengikuti studi lanjut ini, pegawai di lingkungan Kementerian Pemuda dan Olahraga dapat meningkatkan kemampuan secara akademis dan praktek di bidang Sistem Informasi. 2. Pelatihan dan pembinaan kesadaran keamanan sistem informasi Keamanan informasi menjadi salah satu hal yang sangat krusial yang perlu diketahui dan dipahami bagi pengguna sistem informasi. Kurang pekanya akan kesadaran keamanan sistem informasi Pelatihan dan pembinaan ini dapat diikuti oleh seluruh pengguna sistem informasi yang berada di lingkungan Kemenpora. 3. Sosialisasi dan pelatihan audit sistem informasi 60 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

72 Tata Kelola Kegiatan sosialisasi dan pelatihan audit sistem informasi merupakan tindak lanjut dari Peraturan Menteri Pemuda dan Olahraga Republik Indonesia Nomor 0251 Tahun 2014 tentang Bakuan Audit Kemanan Informasi Kementerian Pemuda dan Olahraga. Kegiatan ini dapat diikuti oleh Pejabat dan staf. Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

73 Tata Kelola 62 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

74 Bab 4 Bakuan Sistem Informasi Suatu proses bisnis (bisnis bukan hanya perdagangan saja, melainkan proses pelaksanaan manajemen) penting untuk implementasi suatu program atau sistem. Resiko yang dihadapi oleh kegiatan pengembangan SIM adalah kecepatan yang harus digunakan pada saat implementasi. Pemendekan siklus pengembangan untuk suatu kegiatan bukanlah merupakan suatu alasan yang baik. Pada suatu bagian sistem informasi, menaikkan kualitas proses biasanya melibatkan elemen berikut ini : Metodologi. Suatu cara, metode, untuk mencapai tujuan. Suatu metodologi berlaku secara umum, dengan perencanaan tingkat tinggi, dan digunakan sebagai landasan setiap kegiatan. Ada beberapa metode khusus untuk beberapa jenis kegiatan yang khusus, seperti metodologi untuk Internet atau Intranet. Dokumentasi. Dokumen khusus, yang pada awal kegiatan akan menerangkan secara garis besar. Yang akan dilengkapi pada setiap kegiatan yang dilaksanakan. Contoh dokumentasi adalah : Functional Specification, Cost-benefit Analysis, and Return of Investment. Standard. Panduan yang disusun dan digunakan pada suatu institusi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Contoh standard ini adalah : kesepakatan penamaan untuk berbagai macam kode, kesepakatan layar GUI, kesepakatan data modelling. Standard ini penting karena merupakan landasan pengembangan sebagai kerangka kerja, komunikasi. Juga untuk mengontrol kualitas serta menjaga kontinuitas pengembangan. Oleh karena itu untuk mempersiapkan perkembangan SIM di lingkungan Kemenpora yang baik, maka perlu ditentukan ketiga hal tersebut di atas. Pekerjaan ini menyelesaikan permasalahan dan tertulis dalam buku ini. Bakuan, metolodogi 63

75 Bakuan Sistem Informasi merupakan fondasi utama di dalam penyusunan sistem yang terencana dan berkesinambungan. 4.1 Bakuan Siklus Pengembangan Saat ini metode pengembangan yang banyak digunakan di berbagai badan pemerintahan di Indonesia, termasuk di lingkungan Kementerian Pemuda dan Olahraga masih mengikuti pola konvensional SDLC (System Development Life Cycle), yang terlihat pada Gambar Model ini sering juga disebut model water fall. Kelemahan dari model SDLC ini adalah pengembang SIM harus melakukan proses tebak-menebak di dalam pengembangan sistem. Sehingga seringkali aplikasi yang dikembangkan menjadi tidak cocok karena tidak melibatkan pengguna dari sistem. Pada metode pengembangan ini, maka sistem dikembangkan oleh pihak ke 3 berdasarkan Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang ditentukan untuk tender tersebut. Badan pemerintah yang membangun SIM akan menspesifikasikan kriteria SIM yang diinginkan dalam dokumen KAK. Dokumen KAK ini pada dasarnya seperti suatu spesifikasi kebutuhan (requirement). Setelah membaca KAK ini, maka pengembang akan memasukkan proposal desain dari SIM yang dibuatnya tanpa pernah melakukan interaksi dengan pengguna SIM ataupun badan tersebut. Hal ini yang sering menyebabkan SIM yang didesain dengan menggunakan SDLC menjadi kurang dapat memenuhi kebutuhan pengguna atau stakeholder. Di tambah lagi seringkali requirement yang dituliskan pada KAK tidak menggambarkan apa yang dibutuhkan sistem ataupun pengguna. Sehingga sistem dikembangkan sesuai dokumentasi KAK itu seringkali tidak memenuhi kebutuhan. Pengembang aplikasi SIM mengembangkan aplikasinya benar-benar berdasarkan KAK yang bisa juga salah ditulis ataupun kurang tepat. Bisa juga pengembang salah melakukan interpretasi dari spesifikasi tersebut. Pada model SDLC kesalahan spesifikasi seringkali dideteksi pada saat akhir pekerjaan, dan semua sudah terlambat tidak bisa dilakukan perbaikan. Pada saat pengerjaan Portal Kemenpora, pihak Kemenpora dan Universitas Gunadarma mencoba menggunakan metode participatory yang melibatkan pengembang dengan pihak Kemenpora. Pada model ini pengembang dan pihak pengguna secara intens dari awal sudah melakukan interaksi untuk mendefinisikan kebutuhan, menguji prototype, dan menguji hasil akhir dari sistem. Sehingga tingkat komunikasi antar pengembang dan pengguna/stakeholder menjadi lebih tinggi, dan kesalahan dapat dihindari. Model seperti ini yang kini dikenal dalam kelompok metode Agile. Oleh karena keterbatasan model SDLC itulah, maka ditetapkan untuk sistem yang lebih mengakomodir keterlibatan pengguna yang lazim dikenal dalam golongan 64 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

76 Bakuan Sistem Informasi Gambar 4.1: SDLC metode pengembangan yang bersifat Participatory Development Model. Salah satu yang tergolong model ini adalah model yang disebut Prototyping Development model. Model ini tampak seperti pada Gambar 4.2. metode seperti inilah yang lebih cocok diterapkan di dalam lingkungan Kemenpora. Terutama untuk aplikasi yang melibatkan pengguna luas. Dengan bakuan model pengembangan berbasiskan prototyping ini pengembang dan klien dapat saling berinteraksi selama proses pembuatan sistem. Sering terjadi klien hanya mendefinisikan secara umum apa yang dikehendakinya tanpa menyebutkan secara ditail output apa saja yang dibutuhkan, pemrosesan dan data-data apa saja yang dibutuhkan. Sebaliknya di sisi pengembang kurang memperhatikan efesiensi algoritma, kemampuan sistem operasi dan interface yang menghubungkan manusia dan komputer. Untuk mengatasi ketidakserasian antara klien dan pengembang, maka harus dibutuhkan kerjasama yang baik di antara keduanya sehingga pengembang akan mengetahui dengan benar apa yang diinginkan klien dengan tidak mengesampingkan segi-segi teknis dan klien akan mengetahui proses-proses dalam menyelesaikan sistem yang diinginkan. Dengan demikian akan menghasilkan sistem sesuai dengan jadwal waktu penyelesaian yang telah ditentukan. Keunggulan metode yang menggunakan prototyping adalah sebagai berikut: Adanya komunikasi yang baik antara pengembang dan klien Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

77 Bakuan Sistem Informasi Gambar 4.2: metode purwarupa (Prototype) Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan klien Klien berperan aktif dalam pengembangan sistem Lebih menghemat waktu dalam pengembangan sistem Penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang diharapkannya. Kunci agar model prototype ini berhasil dengan baik adalah dengan mendefinisikan aturan-aturan main pada saat awal, yaitu klien dan pengembang harus setuju bahwa prototype dibangun untuk mendefinisikan kebutuhan. Prototype akan dihilangkan sebagian atau seluruhnya dan sistem informasi aktual direkayasa dengan kualitas dan implementasi yang sudah ditentukan. Tahapan-tahapan dalam Prototyping adalah sebagai berikut: 1. Pengumpulan kebutuhan. Klien dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh sistem informasi, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat. 2. Membangun prototyping. Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada klien (misalnya dengan membuat input dan format output) 66 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

78 Bakuan Sistem Informasi 3. Evaluasi prototyping. Evaluasi ini dilakukan oleh klien apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginan klien. Jika sudah sesuai maka langkah 4 akan diambil. Jika tidak prototyping direvisi dengan mengulangu langkah 1, 2, dan Mengkodekan sistem. Dalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai 5. Menguji sistem. Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan. Pengujian ini dilakukan dengan White Box, Black Box, Basis Path, pengujian arsitektur dan lain-lain 6. Evaluasi sistem. Klien mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan. Jika ya, langkah 7 dilakukan; jika tidak, ulangi langkah 4 dan Menggunakan sistem. Sistem informasi yang telah diuji dan diterima klien siap untuk digunakan. Di dalam pengembangan SIM di lingkungan Kemenpora, participatory development model atau yang dikenal dengan kerjasama merupakan bakuan pengembangan sistem dengan melibatkan seluruh stakeholder di dalam proses untuk memastikan bahwa sistem yang dibuat berdasarkan atas kebutuhan dan kegunaan yang diinginkan. Di dalam participatory, partisipan berkerjasama dengan perancang, peneliti, dan pengembang selama kurun waktu proses pengembangan berlangsung. Secara singkat, mereka berpartisipasi dalam beberapa tahapan proses yaitu: Partisipasi dalam tahapan awal eksplorasi dan pendefinisian permasalahan yang ada. Ini berfungsi untuk menjabarkan masalah dan fokus terhadap pencarian solusinya Partisipasi dalam tengah-tengah tahapan pengembangan hingga akhir. berfungsi untuk mengevaluasi solusi yang diajukan Ini Partisipasi dalam pengoperasian, sehingga memberikan feedback, permasalahan yang dihadapi dalam pengoperasian secara langsung ke pengembang Tahapan Proyek SIM Pada suatu proyek biasanya terdapat 6 proses yang saling terkait dan dinamis. Proses ini adalah : Pendefinisian Perencanaan Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

79 Bakuan Sistem Informasi Organisasi Pengawasan Penyelesaian Leading Setiap proses akan memiliki keluaran yang akan menjadi masukan bagi proses yang lainnya. Proses-proses ini memberikan beberapa keuntungan termasuk : Mengetahui dampak teknologi dan bisnis Menghitung estimasi biaya sesungguhnya Menentukan tingkat usaha Mencapai suatu penyelesaian yang paling efektif biayanya. Memilih perangkat bantu dan teknik terbaik Pendefinisian Dengan mendefinisikan kegiatan dengan tetap, diharapkan kegiatan dapat mulai dan diakhiri dengan biaya yang paling efektif. Termasuk menjawab : who, what, when, where, why and how dari pelaksanaan proyek tersebut. Perangkat bantu untuk melaksanakan tugas ini disebut dengan Statement of the Works (SOW). SOW adalah kesepakatan antar client dan developer. Dokumen ini ditulis berdasarkan perspektif bisnis dan teknis yang berisi topik-topik berikut ini : Pengantar (misal informasi latar belakang) Tujuan dan obyektif (misal cost, jadwal, dan kualitas) Scope (misal, aplikasi HTML atau VRML) Assumsi (misal kemampuan penanganan peningkatan traffic jaringan) User Sumber daya (misal spesialis jaringan, programmer) Milestone untuk penjadwalan (misal waktu akhir testing) Pembiayaan (biaya langsung dan overhead) Amandement (definisi ulang dari penyerahan pekerjaan) Tanda tangan (manajemen senior dan komunitas pengguna) 68 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

80 Bakuan Sistem Informasi SOW memberikan keuntungan ketika digunakan untuk memulai suatu kegiatan pengembangan SIM, yaitu : Menjelaskan biaya dan jadwal juga asumsi utama tentang proyek Menjelaskan peranan dan tanggung jawab. Mengukuhkan definisi hal yang akan dicapai proyek SIM tersebut. Mendorong diselesaikannya kegiatan tersebut, karena adanya kesepakatan tertulis dalam dokumen tersebut (tanda tangan). Di samping itu SOW ini akan membantu menentukan tanggung jawab sekuriti pada tingkat tinggi, perawatan dokumentasi, perangkat lunak, data, perangkat keras, dan pengelolaan sistem. Dengan kata lain akan mendefinisikan siapa yang berperan sebagai web-masters, document-master, dan document-owners. SOW juga mencegah permasalahan yang timbul di tahapan berikutnya dari pengembangan sistem Perencanaan SOW menjabarkan biaya secara kasar, penjadwalan, kualitas, dan sumber daya manusia pada suatu kegiatan. Dengan informasi ini perencanaan dilakukan dengan berdasarkan pada informasi ini. Perencanaan sebagai langkah berikutnya meliputi 6 tahapan yang dapat dilaksanakan secara berurutan ataupun paralel : Menyusun Work Breakdown Structure (WBS) Mengestimasi waktu pelaksanaan proyek Mengalokasikan sumber daya Menghitung pembiayaan Menyusun jadwal kerja Pengelolaan resiko Menyusun WBS Pada dasarnya WBS merupakan suatu daftar yang bersifat top down dan secara hirarkis menerangkan komponen komponen yang harus dibangun, dan pekerjaan yang berkaitan dengannya. Sebagai contoh pada tabel di bawah ini Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

81 Bakuan Sistem Informasi Tabel 4.1: Work Breakdown Structure Nomor Pekerjaan Pekerjaan 1.0 Home Page 1.1 Penentuan isi 1.2 Penentuan format dan layout 1.3 Penyusunan homepage 2.4 Sekuriti 2.5 Otentikasi 2.6 Pembatasan akses 2.7 Firewall 2.8 Event Logging 2.9 Enkripsi 2.10 Kebijaksanaan 3.11 Monitoring 3.12 Reporting (pelaporan) Baseline dan trend analysis 3.2 Metrics Penentuan metode untuk menghitung waktu koneksi Penentuakn metode untuk menghitung throughput rate Penentuan metode untuk menghitung waktu respon 4.4 Server 4.5 Perangkat keras Server Penentuan kebutuhan perangkat keras server Pemilihan perangkat keras server Instalasi perangkat keras server 4.9 Perangkat lunak Directory listing - struktur Platform IP/addres, URL dan nama domain 4.13 Client Perangkat keras Penentuan kebutuhan perangkat keras client Pemilihan perangkat keras client Instalasi perangkat keras client Perangkat lunak Instalasi perangkat lunak Instalasi FTP Instalasi Instalasi telnet Instalasi browser Instalasi sistem operasi Konfigurasi perangkat lunak Model WBS memberikan beberapa keuntungan Memberikan daftar pekerjaan yang harus diselesaikan Memberikan dasar untuk mengestimasi, mengalokasikan sumber daya, 70 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

82 Bakuan Sistem Informasi menyusun jadwal, dan menghitung biaya Mendorong untuk mempertimbangkan secara lebih serius sebelum membangun suatu proyek Intranet. Mengestimasi waktu pelaksanaan kegiatan Dengan memanfaatkan daftar pekerjaan pada WBS, dapat dilakukan pekerjaan memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerajaan tersebut. Perkiraan dilakukan dengan beberapa pertimbangan: ketersediaan sumber daya dan kompleksitas. Kemudian dijabarkan dalam kalendar atau flow time. Biasanya optimasi dilakukan secara: most optimistic, Waktu ideal untuk menyelesaikan pekerjaan, diasumsikan segala sesuatunya berjalan lancar, dan sempurna. most likely, Waktu yang dibutuhkan pada kondisi kebanyakan, tipikal dan normal. most pessimistic, Waktu yang dibutuhkan ketika keadaan paling sulit terjadi. Estimasi waktu dilakukan dan dibagi dalam unit (misal 8 jam hari). Estimasi waktu untuk suatu proyek SIM lebih sulit dari kegiatan pengembangan aplikasi lainnya. Hal ini karena masih sedikit kegiatan yang dapat digunakan sebagai patokan menghitung waktu pelaksanaan. Dalam mengestimasi waktu ini juga harus dipertimbangkan beberapa hal, misal pengalaman teknologi server yang digunakan, keahlian Perl, CGI, Java dan HTML, browser, dan juga bekerja dalam lingkungan TCP/IP. Penentuan resiko Prioritas penting ditentukan pada setiap kegiatan, termasuk juga pada kegiatan pengembangan SIM. Sebab seperti halnya Internet ada beberapa permasalahan sekuriti (seperti akses tanpa hak), dan karena adanya banyak komponen pembentuk sistem (misal browser dan server) yang terlibat, resiko dapat menjadi tinggi. Penentuan resiko akan membantu melakukan identifikasi resiko yang dihadapi setiap komponen. Dengan informasi ini seorang manajer kegiatan dapat menentukan tingkat kepentingan setiap tugas dan menentukan estimasi waktu untuk itu. Manajer kegiatan dapat berkonsentrasi pada waktu dan sumber daya pada elemen yang terkritis dari penjadwalan. Menyusun jadwal kerja Pada dasarnya ada dua jenis model deskripsi penjadwalan : Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

83 Bakuan Sistem Informasi Bar Chart, yang hanya menerangkan flow time dari setiap pekerjaan dan tanpa keterkaitan antar pekerjaan. Deskripsi ini paling baik digunakan pada presentasi Network diagram, yang menenjukkan keterkaitan antar tugas dan mengidentifikasi saat kritis pada jadwal. Suatu network diagram, merupakan cara terbaik untuk merencanakan secara detail, dan mengikuti perkembangan kegiatan. Diagram ini akan menghubungkan pekerjaan terkait, dan waktu mulai dan berakhirnya dari pekerjaan tersebut. Mengidentifikasi keterkaitan pekerjaan pada kegiatan pengembangan SIM adalah sangat penting sebab komponen-komponen tersebut saling terkait agar dapat bekerja sesuai dengan fungsinya Mengalokasikan sumber daya Pada dasarnya harus dilakukan pengimbangan waktu setiap pekerjan dan ketersedian dan kemampuan sumber daya. Harus ditentukan level load dari sumber daya, agar tak ada personal yang bekerja terlalu berat, dan ada yang terlalu ringan. Pada kegiatan pengelolaan SIM, hal ini sulit, karena tidak tersedianya sumberdaya manusia yang memiliki keahlian tersebut, oleh sebab itu harus disusun jadwal yang realistis. Dan bahkan mungkin dilakukan revisi penjadwalan. Menghitung pembiayaan Yang menjadi permasalahan, apakah biaya yang akan dikeluarkan sesua dengan SOW. Jika sesuai, maka pekerjaan perencanaan selesai, bila tidak harus dilakukan revisi. Bila memang sulit harus dilakukan negosiasi dengan pihak pemberi kerja. Ketika melakukan perhitungan biaya perlu dipertimbangkan beberapa biaya tersembunyi, misal training, dokumentasi Organisasi Proses ini adalah proses yang melibatkan penyusunan suatu infrastruktur yang akan memaksimalkan efisiensi dan efektifitas ketika melaksanakan kegiatan. Yang harus dipertimbangkan adalah : Struktur team Dokumentasi Pertemuan 72 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

84 Bakuan Sistem Informasi Struktur tim Ditentukan dengan menjelaskan Penjelasan peranan Tanggung jawab Hubungan pelaporan SOW sebaiknya menyediakan dasar untuk menjelaskan peranan utama, tanggung jawab, dan hubungan pelaporan. Informasi ini membantu untuk mepersiapkan struktur tim, seperti untuk menghasilkan : Diagram organisasi Matriks tanggung jawab. Dokumentasi Dokumentasi adalah penting sekali, sebab user memiliki peranan penting dalam membuat dan merawat kandungan web site. Diagram arsitektur, perangkat bantu mapping, dan manual on line merupakan perangkat bantu dokumentasi teknis. Dokumentasi bisnis seperti laporan status, dan jadwal juga penting. Kedua dokumentasi baik teknis maupun bisnis, harus disimpan dalam perpustakaan yang dapat diakses untuk referensi mendatang. Pertemuan Terdiri dari 3 jenis : Status review meeting, dilakukan secara regular untuk mengumpulkan informasi mengenai kondisi dari pekerjaan individu. Checkpoint review meeting, seperti mensetup server. dilakukan untuk mencapai milestone besar, Staff meeting, dilakukan untuk bertukar informasi dan bertukar pengalaman bagi seluruh pihak yang terlibat Pihak yang menghadiri pertemuan ini dapat bervariasi, tapi minimal pihak pengguna harus ada yang diundang. Ini menyebabkan mereka tidak saja merasa terlibat tetapi juga memperoleh informasi mengenai sekuriti, hak akses, dan kandungan dokumen. Hal ini akan mendorong dapat diselesaikannya proyek ini. Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

85 Bakuan Sistem Informasi Pengawasan Proses ini menjamin bahwa proyek Intranet efektif pembiayaanya, dan sesuai dengan yang direncanakan. Proses ini terdiri dari : Status collection Change control Corrective action Status Collection and Assesment Proses ini akan mengumpulkan data tentang penyelesaian suatu pekerjaan atau pencapaian suatu milestone. Kemudian membuat penilaian mengenai perkembangan yang dilakukan. Proses ini memiliki sisi bisnis dan teknis. Sisi teknis melibatkan penilaian kualitas pekerjaan yang dilakukan misal bagaimana HTML dan CGI yang disusun. Pada sisi bisnis meliputi pada tingkatan mana pekerjaan itu dilakukan berdasarkan waku tertentu. Change Control Proses ini melibatkan pekerjaan mengevaluasi pelaksanaan teknis dan jadwal. Dalam pelaksanaan membutuhkan jawaban akan pertanyaan seperti : Apakah sebenarnya perubahan yang terjadi (misal arsitektur jaringan) Apa dampaknya bagi finansial, jadwal, dan kualitas sistem. Bagaimana penanganan perubahan tersebut, misal terhadap user dan komunitas sistem informasi. Bilamana perubahan tersebut akan menyebabkan suatu efek, misal setelah intranet terpasang dan berjalan. Corrective Action Langkah ini melakukan revisi pendekatan yang dilakukan untuk pencapai tujuan kegiatan sesuai dengan SOW dan perencanaan. Langkah ini berkaitan sekali dengan langkah status collection and assesment, sebab langkah yang dibutuhkan misal perencanaan ulang, bergantung apakah corrective action ini perlu dilakukan secara besar atau cukup sedikit saja Penyelesaian Proyek Pada proses ini terlibat melakukan pengumpulan dan analisi data dan melakukan transisi yang baik dari proses pengembangan ke implementasi. Keluaran utama dari 74 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

86 Bakuan Sistem Informasi proses ini adalah hal yang dipelajari selama pelaksanaan kegiatan - lesson learned document. Dokumen ini mengidentifikasi apa yang dilakukan dengan baik, dan apa yang tak berhasil dilakukan. Hal itu berdasarkan data yang dikoleksi yang berkaitan dengan unjuk kerja kegiatan melalui kumpulan hasil statistik, wawancara, dan review setelah implementasi. Dokumen ini berguna bagi organisasi besar yang mungkin akan melakukan pemasangan site Intranet yang berjumlah banyak. Pengalaman yang diperoleh dari kegiatan pertama ini akan memberikan pandangan bagi manajer kegiatan untuk kegiatan mendatang. Suatu hal yang penting lagi adalah bagaimana hasil dari kegiatan ini. Tendensi apakah yang terjadi di antara personal yang terlibat pada pengembangan kegiatan pada saat mendekati akhir kegiatan. Bila suatu kegiatan akan selesai biasanya anggota team menjadi menurun produktifitasnya. Oleh karena itu, sebaiknya bila seorang anggota tim telah melakukan suatu tugas berat, sebaiknya segera dibebas-tugaskan bila memang telah tidak ada pekerjaannya lagi. Ini menyebabkan personal tersebut dapat bertugas di kegiatan pengelolaan SIM yang lainnya lagi Leading Tahapan ini penting sekali hanya akan terjadi bila ke lima proses sebelumnya dilakukan dengan benar. Pada tahapan ini dibutuhkan pembentukan suatu lingungan kerja yang mendorong pihak yang terlibat, sehingga dapat tercapainya tujuan. Untuk mencapai hal tersebut, manajer kegiatan haruslah : Membuat visi yang jelas bagi proyek Berkomunikasi dengan efektif Menjaga motivasi yang tinggi Menjaga fokus dari visi Menyediakan lingkungan yang mendukung Mendorong penyusunan tim. Bebeberapa langkah tersebut sulit dilaksanakan karena biasanya manajer kegiatan tidak terlalu memiliki kendali dalam penggunaan sumber daya. Hal ini menjadi lebih rumit untuk kegiatan intranet yang melibatkan banyak pihak orang dengan keahlian terbatas, orientasi fungsi yang tak jelas. Web master dan document owner, bukanlah nama pekerjaan yang unik tapi juga membutuhkan keahlian khusus. Suatu kegiatan akan dapat dilakukan dengan baik bila telah dilakukan proses engineering yang baik. Ini berlaku baik untuk pengembangan program dengan produk jadi, atau dengan kontraktor atau juga dengan tim sendiri. Akan lebih baik menghabiskan waktu lebih lama untuk melakukan desain dan penataan awal yang Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

87 Bakuan Sistem Informasi baik, daripada terburu-buru melakukan implementasi. Sehingga sudah sewajarnya dilakukan standardisasi, dan penggunaan dokumentasi yang baik. Biasanya suatu team pengembang sistem informasi cenderung untuk meninggalkan metodologi standard dengan alasan keterbatasan waktu. Rapid Application Development (RAD) bukanlah merupakan suatu alasan untuk tidak menggunakan teknik-teknik desain yang baik Model Pengembangan yang Ditetapkan Gambar 4.3: SDLC yang dapat digunakan Dalam lingkungan Kemenpora ditetapkan digunakan model pengembangan sebagai berikut : Untuk sistem yang bersifat database dan kritis maka sebaiknya sistem menggunakan metode SDLC yang dimodifikasi menjadi V-Model. Dengan kata lain model ini walau menggunakan phase yang baku tetapi menggunakan pengujian di tiap fase sehingga sesuai dengan keinginan dari stakeholder. Model ini seperti tampak pada Gambar 4.3. Model V yang dijadikan referensi tampak pada Gambar 4.4. Untuk sistem yang menggunakan pengguna manusia, maka diharapkan mengggunakan metode prototype. Dengan kata lain, penggunaan di lingkungan menpora harus mengikut fase sebagai berikut 76 Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora

88 Bakuan Sistem Informasi Gambar 4.4: Model V 4.2 Bakuan Lisensi yang Digunakan Sebagai pertimbangan sebagai pemilihan lisensi yang digunakan pada lingkungan Kemenpora berikut ini adalah penjelasan terkait aspek legal dan lisensi perangkat lunak Lisensi Perangkat Lunak Konsep dikategorikannya program komputer sebagai suatu hasil karya cipta, berasal dari pandangan bahwa terdapat usaha dari programmer/pencipta dalam menuliskan perintah-perintah (code) dari program komputer. Tentu saja kita paham, bahwa usaha penulisan kode-kode perintah tersebut (coding) tidaklah mudah, disamping memerlukan penguasaan pengetahuan yang cukup dalam teknik dan bahasa pemrograman, dituntut pula adanya kesabaran dan dedikasi yang tinggi untuk menulis kode-kode tersebut. Karena melalui proses penulisan tersebut, Program komputer dapat digolongkan atau termasuk sebagai hasil pekerjaan yang berbasis teks atau tulisan (literary works). Hal ini didasarkan pada kenyataan bahwa Kode Sumber dari program komputer adalah merupakan teks yang dapat dimengerti oleh orang yang mengerti bahasa pemrograman, misalnya bahasa C++, Java, Perl, PHP dan lain sebagainya. Walaupun demikian, Kode Sumber ini tidak dapat dimengerti oleh komputer sehingga harus terlebih dahulu di-compile dengan menggunakan compiler, agar program komputer yang berbentuk source code tersebut dapat dimengerti dan dapat dijalankan oleh komputer. Program komputer yang sudah di-compile berbentuk binary code, yang dapat dimengerti oleh komputer. Program Komputer termasuk sebagai karya cipta, pencipta atas pemegang hak cipta mempunyai hak untuk mengumumkan dan memperbanyak ciptaannya atau memberikan izin untuk mengumumkan dan memperbanyak. Pemegang hak cipta berhak untuk mengambil manfaat ekonomis dari karya cipta yang dihasilkan, Roadmap Pengembangan TIK di Kemenpora