BUKU MANUAL PENGGUNAAN WEBSITE PMU-PRB

Transkripsi

1 BUKU MANUAL PENGGUNAAN WEBSITE PMU-PRB 1

2 USER MANUAL WEBSITE PENGUATAN KELEMBAGAAN BIDANG PENGURANGAN RISIKO BENCANA 1. Pendahuluan a. Tujuan Pembuatan Dokumen Dokumen user manual Aplikasi Website Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana ini dibuat untuk tujuan sebagai berikut: 1) Menggambarkan dan menjelaskan penggunaan aplikasi Website Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana untuk administrator dan pengguna (user) 2) Sebagai panduan instalasi, konfigurasi dan pemeliharaan aplikasi Website Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana. Pihak-pihak yang berkepentingan dan berhak menggunakan dokumen ini yaitu: 2

3 1) User Umum Website Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana User Website Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana menggunakan dokumen ini untuk mengetahui cara-cara penggunaan aplikasi Website Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana. 2) BPBD Propinsi BPBD Propinsi menggunakan dokumen ini sebagai panduan untuk mereka bagaimana menggunakan dan melakukan Upload Dokumen Usulan Kegiatan, mengentri data Progres Kegiatan, dan memonitor perkembangan kegiatan di seluruh kabupaten/kota yang ada di wilayahnya. 3) BPBD Kabupaten/Kota BPBD Kabupaten/Kota menggunakan dokumen ini sebagai panduan untuk mereka bagaimana menggunakan dan melakukan Upload Dokumen Usulan Kegiatan di tingkat Kabupaten/Kota, mengentri data Progres 3

4 Kegiatan di tingkat Kabupaten/Kota, dan memonitor perkembangan kegiatan yang ada di wilayahnya.. b. Deskripsi Umum Sistem Deskripsi umum aplikasi meliputi deskripsi umum Database (Pangkalan Data) Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana yang dikembangkan. Fungsi utama Pangkalan Data Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana yang akan diberikan kepada pengguna serta karakteristik pengguna yang meliputi pembagian kelompok pengguna seperti pekerjaan dan hak akses ke aplikasi. Deskripsi umum kebutuhan aplikasi yang akan diimplementasikan meliputi semua informasi yang bersifat teknis yang menjadi acuan dalam pengembangan aplikasi Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana ini. 4

5 2. Perangkat Keras Perangkat keras yang dianjurkan dalam penggunaa aplikasi ini adalah minimal memenuhi kualifikasi sebagai berikut: 1. Komputer dengan spesifikasi prosesor Intel Pentium II 400 MHz, RAM 128MB 2. Mouse sebagai peralatan antarmuka 3. Monitor sebagai peralatan antarmuka 4. Keyboard sebagai peralatan antarmuka 5. Modem dan/atau WiFi untuk koneksi internet. 3. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia yang akan menggunaan aplikasi ini terutama dari sisi Website Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana adalah sebagai berikut: 1. Memiliki pemahaman tentang antar muka komputer 2. Memiliki pemahaman proses pekerjaan Program Penguatan Kelembagaan bidang Pengurangan Risiko Bencana. 5

6 4. Pengenalan Dan Pelatihan Sumber daya manusia yang terlibat dalam operasinal penggunaan aplikasi ini sehari-hari terlebih dahulu diberikan pengenalan dan pelatihan yang cukup untuk menggunakan aplikasi Website Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana ini. 5. Menu dan Cara Penggunaan Adapun struktur menu pada Aplikasi Website Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana adalah sebagai berikut: 6

7 a. Menu Utama Gambar 1. Menu Utama (bagian Atas) Menu Utama berisi informasi umum tentang Kegiatan Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana, yaitu: 1. Pelaksanaan kegiatan Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana yang dimuat dalam berita foto; 2. Menu utama, yang terdiri dari: 1. Home, yang berisi menu utama, dokumentasi foto kegiatan di dalam Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana, beserta 7

8 deskripsi singkat dari foto kegiatan tersebut. Selain itu Home juga berisi peta tematik, berita sekilas, dan footer website. 2. Tentang Program, yang berisi menumenu sebagai berikkut: i. Latar Belakang, yang berisi deskripsi Latar Belakang Kegiatan Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana ii. Organisasi Kegiatan, yang berisi pengelola kegiatan secara struktur organisasi iii. Tim Asistensi Peta Risiko Bencana, yang berisi susunan Tim Asistensi untuk Kegiatan Penyusunan Peta Risiko Bencana iv. Fasilitator, dengan sub menu sebagai berikut: 1. Fasilitator SMAB, yang mencatat daftar Fasilitator untuk kegiatan SMAB 2. Fasilitator Gerakan PRB, yang mencatat daftar Fasilitator untuk kegiatan Gerakan PRB 8

9 3. Fasilitator Kota Tangguh, yang mencatat daftar Fasilitator untuk kegiatan Kota Tangguh 4. Fasilitator Sosialisasi PRB, yang mencatat daftar Fasilitator untuk kegiatan Sosialisasi PRB 3. Kegiatan, yang berisi 2 (dua) kategori berita kegiatan yang masuk ke website Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana, masingmasing adalah i. Deskripsi Peta Risiko Bencana, yang menggambarkan deskripsi singkat kegiatan Penyusunan Peta Risiko Bencana 9

10 ii. Rencana Penanggulangan Bencana yang menggambarkan deskripsi singkat kegiatan Rencana Penanggulangan Bencana iii. Sosialisasi PRB yang menggambarkan deskripsi singkat kegiatan Sosialisasi PRB 10

11 iv. Sekolah/Madrasah Aman Bencana, yang menggambarkan deskripsi singkat kegiatan Sekolah/ Madrasah Aman Bencana v. Mitigasi Struktur Partisipatif, yang menggambarkan deskripsi singkat kegiatan Mitigasi Struktur Partisipatif 11

12 vi. Kota Tangguh Bencana yang menggambarkan deskripsi singkat kegiatan Kota Tangguh Bencana vii. Sister School yang menggambarkan deskripsi singkat kegiatan Sister School 12

13 viii. Gerakan PRB yang menggambarkan deskripsi singkat kegiatan Gerakan PRB 4. Menu Agenda, yang berisi agendaagenda kegiatan yang akan dilaksanaan dalam rangka Penguatan Kelembagaan yang di update di website. Menu Agenda ini terdiri dari: i. Penandatanganan Perjanjian Kerja Sama, yang diisi dengan liputan kegiatan Penandatanganan Perjanjian Kerja Sama dalam rangka pelaksaan Kegiatan Penguatan Kelembagaan, dengan tampilan sebagai berikut: 13

14 ii. Pembekalan PJOK dan BPP, yang akan diisi dengan agenda-agenda Pembekalan PJOK dan BPP maupun liputan kegiatannya. 14

15 iii. Pembekalan Fasilitator, yang akan diisi dengan agenda-agenda pembekalan fasilitator maupun liputan kegiatannya. iv. Pelaksanaan per Kegiatan, yang akan diisi dengan data-data pelaksanaan kegiatan di lapangan. 15

16 v. Monitoring dan Evaluasi, yang akan diisi dengan hasil monitoring dan evaluasi pada saat kegiatan berlangsung i. Rakor Evaluasi, yang akan diisi dengan agenda Rakor Evaluasi di akhir kegiatan. Menu utama bagian bawah terdiri dari: 1. Facebook Page, yang berisi halaman Facebook yang dapat diakses yang berisikan kegiatan Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana. 16

17 2. Menu Kontak Kami, yang berisi instansi penanggungjawab website ini yaitu: Direktorat PRB, Gedung INA-DRTG BNPB Lantai 2 Kawasan IPSC, Sentul - Bogor Phone: / Akun Media Sosial, yang teridiri dari : Yahoo Messanger, Twitter, dan Newsletter. 4. Link Terkait, yang berisi daftar web acuan/ referensi yang terkait langsung/ tidak langsung dengan Penguatan Kelembagaan Bidang Pengurangan Risiko Bencana, antara lain: i. Kegiatan Bulan PRB 2016 ii. IABI (Ikatan Ahli Bencana Indonesia) 17

18 Administrasi Website Pada dasarnya website ini diperuntukkan bagi beberapa klasifikasi user yaitu: a. Administrator Provinsi b. UserID yang dipakai untuk Administrator Provinsi adalah : pkprb.kode_propinsi, passwordnya : pkprb2016 c. Administrator Kabupaten/Kota UserID yang dipakai pada Bidder adalah : pkprb.kode kabupaten, passwordnya : pkprb2016 d. Administrator Pusat Untuk mengakses administrasi website, ketikkan : maka di layar komputer akan muncul tulisan sebagai berikut: 18

19 Menu Usulan Kegiatan Apabila kita berhasil melakukan login, maka akan tampil menu Usulan Kegiatan seperti pada gambar berikut: (1) Penambahan Usulan Kegiatan Menu ini dipakai untuk menambahkan usulan kegiatan lewat website yang ada kaitannya dalam hal pelaksanaa Program Penguatan Kelembagaan bidang Pengurangan Risiko Bencana. Untuk bisa mengakses menu ini klik pojok kanan atas pada kotak Usulan Kegiatan seperti pada gambar berikut: 19

20 Penambahan Usulan Kegiatan Apabila kita mengklik tombol tersebut maka akan tampil menu penambahan data sebagai berikut: Lengkapi data-data yang dibutuhkan kemudian klik tombol Simpan. 20

21 6. Panduan untuk Administrator Basis Data Pada pengelolaan web, peran Administrator adalah sebagai penanggungjawab data dari website tersebut. Dengan kata lain, Administrator adalah penanggungjawab database. PhpMyAdmin adalah software yang digunakan untuk membuat dan memaintenance database. Kita dapat mengakses database MySQL dengan account kita di phpmyadmin. Untuk ilustrasi ini, kita menggunakan database contoh. Untuk dapat menjalankannya, pastikan server MySQL dan program phpmysql sudah berjalan. Untuk membuka tampilan phpmyadmin di komputer lokal melalui URL Masukkan login sebagai root atau sesuai dengan user yang sudah dibuat. 21

22 Tampilan setelah login adalah sebagai berikut: Untuk membuat database dengan memasukkan nama database, dapat dilihat pada gambar di bawah ini. 22

23 Masukkan nama database yang akan dibuat, dalam hal ini adalah pens. Database yang sudah dibuat dapat dilihat pada gambar berikut: Untuk memasukkan data, tekan tombol insert, seperti terlihat pada gambar berikut: 23

24 Hasil dari proses insert data dapat dilihat pada gambar berikut: Untuk melihat data yang sudah dimasukkan, tekan tombol Browse.Untuk meng-update data tekan tombol pena, dan untuk menghapus data tekan tombol silang berikut: 24

25 Demikianlah ilustrasi mengenai hal-hal adminsitrasi website yang dijelaskan secara ringkas, agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. 25