PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Transkripsi

1 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4) 1 PENGAMBILAN KEPUTUSAN Definisi Pengambilan Keputusan Keputusan adalah hasil pemecahan masalah yang dihadapinya dengan tegas. Hal itu berkaitan dengan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan mengenai apa yang harus dilakukan dan seterusnya mengenai unsur-unsur perencanaan. Dapat juga dikatakan bahwa keputusan itu sesungguhnya merupakan hasil proses pemikiran yang berupa pemilihan satu diantara beberapa alternatif yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang dihadapinya. Keputusan itu sendiri merupakan unsur kegiatan yang sangat vital. Jiwa kepemimpinan seseorang itu dapat diketahui dari kemampuan mengatasi masalah dan mengambil keputusan yang tepat. Keputusan yang tepat adalah keputusan yang berbobot dan dapat diterima bawahan. Ini biasanya merupakan keseimbangan antara disiplin yang harus ditegakkan dan sikap manusiawi terhadap bawahan. Keputusan yang demikian ini juga dinamakan keputusan yang mendasarkan diri pada human relations. Setelah pengertian keputusan disampaikan, kiranya perlu pula diikuti dengan pengertian tentang pengambilan keputusan. Ada beberapa definisi tentang pengambilan keputusan, dalam hal ini arti pengambilan keputusan sama dengan pembuatan keputusan, misalnya Terry, definisi pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku dari dua alternatif atau lebih ( tindakan pimpinan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam organisasi yang dipimpinnya dengan melalui pemilihan satu diantara alternatifalternatif yang dimungkinkan). Menurut Siagian pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan terhadap hakikat suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta dan data, penentuan yang matang dari alternatif yang dihadapi dan pengambilan tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling tepat. Dari kedua pengertian diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa keputusan itu diambil dengan sengaja, tidak secara kebetulan, dan tidak boleh sembarangan. Masalahnya telebih dahulu harus diketahui dan dirumuskan dengan jelas, sedangkan pemecahannya harus didasarkan pemilihan alternatif terbaik dari alternatif yang ada.

2 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4) 2 Tujuan Pengambilan Keputusan Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam organisasi itu dimaksudkan untuk mencapai tujuan organisasinya yang dimana diinginkan semua kegiatan itu dapat berjalan lancer dan tujuan dapat dicapai dengan mudah dan efisien. Namun, kerap kali terjadi hambatan-hambatan dalam melaksanakan kegiatan. Ini merupakan masalah yang hatus dipecahkan oleh pimpinan organisasi. Pengambilan keputusan dimaksudkan untuk memecahkan masalah tersebut. Dasar Pengambilan Keputusan A. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Intuisi Keputusan yang diambil berdasarkan intuisi atau perasaan lebih bersifat subjektif yaitu mudah terkena sugesti, pengaruh luar, dan faktor kejiwaan lain. Sifat subjektif dari keputusuan intuitif ini terdapat beberapa keuntungan, yaitu : 1. Pengambilan keputusan oleh satu pihak sehingga mudah untuk memutuskan. 2. Keputusan intuitif lebih tepat untuk masalah-masalah yang bersifat kemanusiaan. Pengambilan keputusan yang berdasarkan intuisi membutuhkan waktu yang singkat Untuk masalah-masalah yang dampaknya terbatas, pada umumnya pengambilan keputusan yang bersifat intuitif akan memberikan kepuasan. Akan tetapi, pengambilan keputusan ini sulit diukur kebenarannya karena kesulitan mencari pembandingnya dengan kata lain hal ini diakibatkan pengambilan keputusan intuitif hanya diambil oleh satu pihak saja sehingga hal-hal yang lain sering diabaikan. B. Pengambilan Keputusan Rasional Keputusan yang bersifat rasional berkaitan dengan daya guna. Masalah masalah yang dihadapi merupakan masalah yang memerlukan pemecahan rasional. Keputusan yang dibuat berdasarkan pertimbangan rasional lebih bersifat objektif. Dalam masyarakat, keputusan yang rasional dapat diukur apabila kepuasan optimal masyarakat dapat terlaksana dalam batas-batas nilai masyarakat yang di akui saat itu. C. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Fakta Ada yang berpendapat bahwa sebaiknya pengambilan keputusan didukung oleh sejumlah fakta yang memadai. Sebenarnya istilah fakta perlu dikaitkan dengan istilah

3 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4) 3 data dan informasi. Kumpulan fakta yang telah dikelompokkan secara sistematis dinamakan data. Sedangkan informasi adalah hasil pengolahan dari data. Dengan demikinan, data harus diolah lebih dulu menjadi informasi yang kemudian dijadikan dasar pengambilan keputusan. Keputusan yang berdasarkan sejumlah fakta, data atau informasi yang cukup itu memang merupakan keputusan yang baik dan solid, namun untuk mendapatkan informasi yang cukup itu sangat sulit. D. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Pengalaman Sering kali terjadi bahwa sebelum mengambil keputusan, pimpinan mengingatingat apakah kasus seperti ini sebelumnya pernah terjadi. Pengingatan semacam itu biasanya ditelusuri melalui arsip-arsip penhambilan keputusan yang berupa dokumentasi pengalaman-pengalaman masa lampau. Jika ternyata permasalahan tersebut pernah terjadi sebelumnya, maka pimpinan tinggal melihat apakah permasalahan tersebut sama atau tidak dengan situasi dan kondisi saat ini. Jika masih sama kemudian dapat menerapkan cara yang sebelumnya itu untuk mengatasi masalah yang timbul. Dalam hal tersebut, pengalaman memang dapat dijadikan pedoman dalam menyelesaikan masalah. Keputusan yang berdasarkan pengalaman sangat bermanfaat bagi pengetahuan praktis. Pengalaman dan kemampuan untuk memperkirakan apa yang menjadi latar belakang masalah dan bagaimana arah penyelesaiannya sangat membantu dalam memudahkan pemecaha masalah. E. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Wewenang Banyak sekali keputusan yang diambil karena wewenang (authority) yang dimiliki. Setiap orang yang menjadi pimpinan organisasi mempunyai tugas dan wewenang untuk mengambil keputusan dalam rangka menjalankan kegiatan demi tercapainya tujuan organisasi yang efektif dan efisien. Keputusan yang berdasarkan wewenang memiliki beberapa keuntungan. Keuntungan-keuntungan tersebut antara lain : banyak diterimanya oleh bawahan, memiliki otentisitas (otentik), dan juga karena didasari wewenang yang resmi maka akan lebih permanent sifatnya. Keputusan yang berdasarkan pada wewenang semata maka akan menimbulkan sifat rutin dan mengasosiasikan dengan praktik dictatorial. Keputusan berdasarkan

4 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4) 4 wewenang kadangkala oleh pembuat keputusan sering melewati permasahan yang seharusnya dipecahkan justru menjadi kabur atau kurang jelas. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam Pengambilan Keputusan Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam pengambilan keputusan menurut Terry, yaitu : a) Hal-hal yang berwujud maupun yang tidak berwujud, yang emosional maupun yang rasional perlu diperhitungkan dalam pengambilan keputusan. b) Setiap keputusan harus dapat dijadikan bahan untuk mencapai tujuan organisasi. c) Setiap keputusan jangan berorientasi pada kepentingan pribadi, tetapi harus lebih mementingkan kepentingan organisasi. d) Jarang sekali pilihan yang memuaskan, oleh karena itu buatlah altenatif-alternatif tandingan. e) Pengambilan keputusan merupakan tindakan mental dari tindakan ini harus diubah menjadi tindakan fisik. f) Pengambilan keputusan yang efektif membutuhkan waktu yang cukup lama. g) Diperlukan pengambilan keputusan yang praktis untuk mendapatkan hasil yang lebih baik. h) Setiap keputusan hendaknya dilembagakan agar diketahui keputusan itu benar. i) Setiap keputusan merupakan tindakan permulaan dari serangkaian kegiatan mata rantai berikutnya. Keputusan Individual dan Kelompok Pengambilan keputusan dapat dilakukan secara individual atau kelompok, tergantung bagaimana sifat dan corak permasalahannya. Keputusan individual dibuat oleh seorang pemimpin sendirian, sedangkan keputusan kelompok dibuat sekelompok orang. Keputusan kelompok dibedakan dalam : a) Sekelompok pimpinan b) Sekelompok orang-orang bersama pimpinannya. c) Sekelompok orang yang mempunyai kedudukan sama dan keputusan kelompok

5 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4) 5 A. Keputusan yang dibuat oleh seseorang Kebaikannya antara lain : 1. Keputusannya cepat ditentukan atau diambil, karena tidak usah menunggu persetujuan dari rekan lainnya. 2. Tidak akan terjadi pertentangan pendapat 3. Kalau pimpinan ya ng mengambil keputusan itu mempunyai kemampuan yang tinggi dan berpengalaman yang luas dalam bidang yang akan diputuskan, keputusannya besar kemungkinan tepat. Kelemahannya antara lain : 1. Bagaimana kepandaian dan kemampuan pimpinan tetapi pasti memiliki keterbatasan. 2. Keputusan yang terlalu cepat diambil dan tidak meminta pendapat orang lain seringkali kurang tepat. 3. Jika terjadi kesalahan pengambilan keputusan merupakan beban berat bagi pimpinan seorang diri. B. Keputusan yang dibuat oleh Sekelompok Orang Kelebihannya antara lain : 1. Hasil pemikiran beberapa orang akan saling melengkapi 2. Pertimbangannya akan lebih matang 3. Jika ada kesalahan pada pengambilan keputusan tersebut, beban ditanggung secara bersama. Kelemahannya antara lain : 1. Ada kemingkinan terjadi perbedaan pendapat 2. Biasanya memakan waktu lama dan berlarut-larut karena terjadi perdebatanperdebatan 3. Rasa tanggung jawab masing-masing berkurang, dan ada kemungkinan saling melemparkan tanggung jawab jika terjadi kesalahan. Mengenai pembuatan keputusan individual dan kelompok Siagian menyatakan bahwa ada tiga kekuatan yang selalu mempengaruhui suatu keputusan yang dibuat. Tiga kekuatan itu : 1. Dinamika individu di dalam organisasi

6 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4) 6 Pengaruh individu dalam organisasi sangat terasa terutama dalam hal ini adalah pemimpinnya. Seorang pemimpin yang mempunyai kepribadian yang kuat, pendidikan yang tinggi, pengalaman ynag banyak akan memberi kesan dan pengaruh yang besar terhadap bawahannya 2. Dinamika kelompok orang-orang di dalam organisasi Dinamika kelompok mempunyai pengaruh besar, oleh karena itu pemimpin hendaknya mengusahakan agar kelompok lebih cepat menjadi dewasa. 3. Dinamika lingkungan organisasi Pengaruh lingkungan juga memegang peranan yang cukup penting untuk diperhatikan. Antara organisasi dan lingkungan itu saling mempemgaruhi. Proses Pengambilan Keputusan Setiap keputusan yang diambil itu merupakan perwujudan kebijakan yang telah digariskan. Oleh karena itu, analisis proses pengambilan keputusan pada hakikatnya sama saja dengan analisis proses kebijakan. Proses pengambilan keputusan meliputi : 1. Identifikasi masalah Dalam hal ini pemimpin diharapkan mampu mengindentifikasikan masalah yang ada di dalam suatu organisasi. 2. Pengumpulan dan penganalisis data Pemimpin diharapkan dapat mengumpulkan dan menganalisis data yang dapat membantu memecahkan masalah yang ada. 3. Pembuatan alternatif-alternatif kebijakan Setelah masalah dirinci dengan tepat dan tersusun baik, maka perlu dipikirkan cara-cara pemecahannya. Cara pemecahan ini hendaknya selalu diusahakan adanya alternatif-alternatif beserta konsekuensinya, baik positif maupun negatif. Oleh sebab itu, seorang pimpinan harus dapat mengadakan perkiraan sebaikbaiknya. Untuk mengadakan perkiraan dibutuhkan adanya informasi yang secukupnya dan metode perkiraan yang baik. Perkiraan itu terdiri dari berbagai macam pengertian: Perkiraan dalam arti Proyeksi

7 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4) 7 Perkiraan yang mengarah pada kecenderungan dari data yang telah terkumpul dan tersusun secara kronologis. Perkiraan dalam arti prediksi Perkiraan yang dilakukan dengan menggunakan analisis sebab akibat. Perkiraan dalam arti konjeksi Perkiraan yang didasarkan pada kekuatan intuisi (perasaan). Intuisi disini sifatnya subjektif, artinya tergantung dari kemampuan seseorang untuk mengolah perasaan. 4. Pemilihan salah satu alternatif terbaik Pemilihan satu alternatif yang dianggap paling tepat untuk memecahkan masalah tertentu dilakukan atas dasar pertimbangan yang matang atau rekomendasi. Dalam pemilihan satu alternatif dibutuhkan waktu yang lama karena hal ini menentukan alternative yang dipakai akan berhasil atau sebaliknya. 5. Pelaksanaan keputusan Dalam pelaksanaan keputusan berarti seorang pemimpin harus mampu menerima dampak yang positif atau negatif. Ketika menerima dampak yang negatif, pemimpin harus juga mempunyai alternatif yang lain. 6. Pemantauan dan pengevaluasian hasil pelaksanaan Setelah keputusan dijalankan seharusnya pimpinan dapat mengukur dampak dari keputusan yang telah dibuat.

8 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4) 8 KONSEP DASAR PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN Manajemen membutuhkan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan mereka. Sistem informasi mempunyai peranan yang penting dalam menyediakan inf untuk manajemen setiap tingkatan. Tiap2 kegiatan dan keputusan manajemen yg berbeda membutuhkan informasi yang berbeda. Oleh kana itu untk dpt menyediakan informasi yg relevan dan berguna bagi manajemen, maka pengembang system informasi hrs memahami terlebih dahulu kegiatan yang dilakukan oleh manajemen dan tipe keputusannya. A. TIPE KEGIATAN MANAJEMEN Kegiatan manajemen dihubungkan dengan tingkatannya didalam organisasi dibagi menjadi 3 bagian : 1. Perencanaan strategic : merupakan kegiatan manajemen tingkat atas, sebagai proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penerapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi-strategi. = Proses evaluasi lingkungan luar organisasi : Lingkungan luar dapat mempengaruhi jalannya organisasi, oleh karena itu manajemen tingkat atas hrs pandai mengevaluasinya, hrs dpt bereaksi thd kesempatan2 yg diberikan oleh lingkungan luar, misal produk baru, pasar baru. Selain itu manajemen tingkat atas hrs tanggap terhadap tekanan2 dari lingkungan luar yg merugikan organisasi dan sedapat mungkin mengubah tekanan menjadi kesempatan. = Penetapan tujuan adalah apa yg igin dicapai oleh organisasi berdasarkan visi yg dimiliki oleh manajemen. Misalnya tujuan perusahaan adalah dlm waktu 5 thn menjadi penjual terbesar didalam industri dgn menguasai 60% pasar. = Penentuan strategi : Manajemen tkt atas menentukan tindakan2 yg hrs dilakukan oleh organisasi dengan maksud untk mencapai tujuan2nya. Dengan strategi semua kemampuan yg berupa sumberdaya2 dikerahkan supaya tujuan organisasi dapat diraih.

9 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4) 9 2. Pengendalian manajemen : system untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yg sudah ditetapkan secara efektif dan efisien. Ini merupakan tingkatan taktik(tactical Level), yaitu bagaimana manajemen tingkat menengah menjalankan taktik supaya perencanaan strategi dapat dilakukan dengan berhasil. Taktik yg dijalankan biasanya bersifat jangka pendek ± 1 thn. Proses pengendalian manajemen terdiri dari : pembuatan program kerja, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran, pelaporan dan analisis. 3. Pengendalian operasi : Sistem untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Ini merupakan penerapan program yang telah ditetapkan di pengendalian manajemen.pengendalian operasi dilakukan dibawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas2 tingkat bawah. B. TIPE KEPUTUSAN MANAJEMEN Pengambilan keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran. Keputusan dibagi dalam 3 tipe : 1. Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang2 dan rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd manjemen tkt bawah. Co:/ keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll. 2. Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yg sebagian dpt diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yg terperinci. Co:/ Keputusan membeli sistem komputer yg lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi. 3. Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yg tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tdk

10 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4) 10 terstruktur tdk mudah untuk didapatkan dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tdk terstruktur yg jarang terjadi. C. TIPE INFORMASI Sistem informasi sekarang peranannya tdk hanya sebagai pengumpul data dan mengolahnya menjadi informasi berupa laporan2 keuangan saja, tetapi mempunyai peranan yg lebih penting di dalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi2 perencanaan, alokasi2 sumber daya, pengukuran dan pengendalian. Laporan2 dari sistem informasi memberikan informasi kepada manajemen mengenai permasalahan2 yg terjadi didalam organisasi untuk menjadi bukti yg berguna didalam menentukan tindakan yg diambil. Sistem informasi menyediakan 3 macam tipe informasi : 1. Informasi pengumpulan data (Scorekeeping information) : informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan. Berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personilpersonilnya. 2. Informasi Pengarahan perhatian (attention directing information) : membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalah-masalah yg menyimpang, ketidakberesan. Informasi ini membantu manajemen menengah untuk melihat penyimpangan2 yg terjadi. 3. Informasi Pemecahan masalah (Problem Solving information) : informasi untuk membantu para manajer atas mengambil keputusan memecahkan permasalahan yang dihadapinya. Problem solving biasanya dihubungkan dgn keputusan yg tidak berulang-ulang serta situasi yg membutuhkan analisis yg dilakukan oleh manajemen tingkat atas.

11 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4) 11 D. KARAKTERISTIK INFORMASI Untuk mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, maka manajemen membutuhkan informasi yg berguna. Untuk tiap2 tingkatan manajemen dengan kegiatan yg berbeda-beda, dibutuhkan informasi yg berbedabeda pula, karakteristik informasi ini antara lain : 1. Kepadatan Informasi : untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya adalah terperinci(detail) dan kurang padat, krn terutama digunakan untuk pengendalian operasi. Sedang untuk manajemen yg lebih tinggi tingkatannya, mempunyai karakteristik informasi yg semakin tersaring(terfilter), lebih ringkas dan padat. 2. Luas Informasi : manjemen bawah karakteristik inf. Adalah terfokus pada suatu masalah tertentu, krn digunakan oleh manajer bawah yg mempunyai tugas yg khusus. Untuk manajer tingkat tinggi, karakteristik inf yg semakin luas, karena manajemen atas berhubungan dengan masalah yg luas. 3. Frekuensi informasi : Manajemen tingkat bawah frekuensi inf yg diterimanya adalah rutin, krn digunakan oleh manajer bawah yg mempunyai tugas yg terstruktur dgn pola yg berulang2 dari waktu ke waktu. Manajem tingkat tinggi, frekuensi informasinya adalah tidak rutin atau adhoc (mendadak), krn manajemen atas berhubungan dengan pengambilan keputusan tdk terstruktur yg pola dan waktunya tdk jelas. 4. Waktu Informasi : Manajemen tingkat bawah, inf yg dibutuhkan adalah if historis, krn digunakan oleh manajer bawah di dalam pengendalian operasi yg memeriksa tugas2 rutin yg sudah terjadi. Untuk manajemen tingkat tinggi, waktu inf lebih ke masa depan berupa inf prediksi krn digunakan untuk pengambilan keputusan strategik yg menyangkut nilai masa depan. 5. Akses Informasi : Level bawah membutuhkan inf yg periodenya berulang2, sehingga dapat disediakan oleh bagian sistem inf yg memberikan dalam bentuk laporan periodik. Dengan demikian akses inf tdk dapat secara on line, tetapi dapat secara off line. Sebaliknya untuk level lebih tinggi, periode inf yg dibutuhkan tdk jelas, sehingga manajer2

12 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4) 12 tingkat atas perlu disediakan akses on line untuk mengambil inf kapan pun mereka membutuhkan. 6. Sumber Informasi : Karena manajemen tingkat bawah lebih berfokus pd pengendalian internal perusahaan, maka manajer2 tingkat bawah lebih membutuhkan inf dgn data yg bersumber dari internal perusahaan sendiri, tetapi manajer tingkat atas lebih berorientasi pada masalah perencanaan strategik yg berhubungan dengan lingkungan luar perusahaan, shg membutuhkan inf dgn data yg bersumber pd eksternal perusahaan. E. PERAN MANAJEMEN Menurut Henry Mintzberg 1. Peran Interpersonal : peran hubungan personal dapat terdiri dari : = figur kepala (figur head) : manajer mewakili organisasi untuk kegiatan2 diluar organisasi. =pemimpin(leader) : manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahanbawahannya. = penghubung (liaison) : manajer menghubungkan personal2 di semua tingkatan manajemen. 2. Peran Informational : peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasi yg paling mutakhir dan sebagai penyebar ( disseminator) informasi keseluruh personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan2 tentang informasi yg dimilikinya. 3. Peran decisional : yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entreprenuer, sebagai orang yg menangani gangguan, sebagai orang yg mengalokasikan sumber2 dayaorganisasi, dan sebagai negosiator jika terjadi konflik di dalam organisasi.

13 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4) 13 F. TAHAPAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN Simon (1960) memperkenalkan empat aktivitas dalam proses pengambilan keputusan : 1. Intelligence : Pengumpulan informasi untuk mengidentifikasikan permasalahan. 2. Design : Tahap perancangan solusi dalam bentuk alternatif2 pemecahan masalah. 3. Choice : Tahap memilih dari solusi dari alternatif2 yg disediakan. 4. Implementation : Tahap melaksanakan keputusan dan melaporkan hasilnya. G. Langkah-langkah Pengambilan Keputusan rasional Pengambilan keputusan yang rasional sangat diperlukan bagi setiap organisasi dimana para manjer dituntut melakukan suatu tindakan yang lebih rasional dalam menghadapi setiap masalah yang ada. Pengambilan Keputusan Rasional adalah suatu proses sistematik dimana para manjer menetapkan masalah, mengevaluasi alternatif dan memilih optimal untuk memberikan manfaat yang maksimal kepada organisasi. Menurut Chuck Williams (2001) langkah-langkah pengambilan keputusan yang rasional adalah sebagai berikut : 1. Mendefinisikan masalah Langkah pertama dalam pengambilan keputusan adalah mengenali masalah yang ada. Suatu masalah timbul apabila ada perbedaan antara keingina yang ditetapkan dengan keadaan yang sesungguhnya terjadi. Adanya perbedaan ini tidak menjamin bahwa manajer akan langsung membuat keputusan menyelesaikan masalah. Pertama manajer harus mengetahui adanya perbedaan. Manajer harus termotivasi untuk mengurangi perbedaan tersebut. Ketiga, selain hal-hal tersebut manajer juga harus memilikki pengetahuan, keterampilan, kemampuan dan sumber-sumber daya untuk menyelesaikan masalah tersebut.

14 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4) Mengidentifikasi kriteria keputusan Kriteria keputusan adalah ukuran dasar yang digunakan untuk menuntun pertimbangan dan keputusan. Pada umumnya semakin banyak ditemukan kriteria yang memungkinkan untuk memecahkan masalah, maka akan semakin baik pemecahan masalahnya. 3. Menimbang kriteria Setelah mengetahui kriteria keputusan, langkah berikutnya adalah memutuskan kriteria mana yang lebih penting atau kurang penting. Sementara banyak jumlah model matematika yang dapat dipakai untuk menimbang kriteria keputusan, semuanya memerlukan pengambil keputusan untuk menentukan peringkat awal kriteria keputusan. Beberapa menggunakan perbandingan mutlak (absolute comparisons), adalah dimana setiap patokan dibandingkan dengan ukuran dasar (standar) atau tingkatan atas manfaatnya sendiri. Metode lain adalah perbandingan nisbi (relative comparisons) dimana masing-masing patokan dibandingkan secara langsung terhadap tiap-tiap patokan yang lain. 4. Membuat alternatif pilihan tindakan Setelah mengenali dan menimbang kriteria keputusan, langkah berikutnya adalah mengenali pilihan tindakan yang mungkin dapat memecahkan masalah. Pada langkah ini, pemikirannya adalah untuk menyusun sebanyak mungkin alternatif. 5. Mengevaluasi setiap alternatif Langkah berikutnya adalah secara sistematis mengevaluasi tiap-tiap alternatif terhadap masing-masing patokan. Karena sejumlah informasi harus dikumpulkam, langkah ini memakan waktu jauh lebih lama dan lebih mahal dari langkah lain dalam proses pengambilan keputusan. Kemudian pada saat informasi telah terkumpul, dapat dipergunakan untuk mengevaluasi setiap alternatif terhadap setiap patokan. 6. Memperkirakan keputusan yang optimal Langkah terakhur dalam proses pengambilan keputusan adalah memperkirakan keputusan yang paling optimal dengan menentukan nilai

15 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4) 15 optimal setiap alternatif. Ini dilakukan dengan mengalikan penilaian setiap patokam ( langkah 5) dengan bobot patokan tersebut (langkah 3), dan kemudian menjumlahkan nilai-nilai tersebut setiap alternatif rangkaian tindakan yang disusun (langkah 4). H. Partisipasi dalam pengambilan keputusan Keputusan utama dalam dunia bisnis jarang dibuat oleh seorang individu. Pengambilan keputusan yang efektif sering tergantung pada apakah manajer melibatkan orang-orang yang benar dengan cara yang tepat dalam membantu mereka menyelesaikan masalah. Saat ini banyak manajer yang melibatkan karyawan level bawah dalam proses pengambilan keputusan mungkin membutuhkan derajat partisipasi bawahan yang lebih tinggi. I. Keunggulan dan Kelemahan dalam pengambilan keputusan Partisipatif Kebaikan pengambilan Keputusan Partisipasi: 1. Memberikan jumlah pengetahuan yang lebih besar, menawarkan pengetahuan dan fakta yang lebih banyak dalam rangka mengindentifikasi solusi potensial dan menghasilkan beberapa alternatif keputusan. 2. Kelompok lebih menerima resiko. Kelompok diskusi dapat meningkatkan kepuasan anggota dan menghasilkan dukungan bagi kemungkinan keputusan yang beresiko. 3. Para anggota lebih termotivasi untuk melakukan keputusan. Individu yang diambil bagian dalam pengambilan keputusan akan merasa puas dengan keputusan yang diambl dan akan berusaha mendukung keputusan tersebut, sehingga akan memfasilitasi implementasi. 4. Kreativitas lebih besar. Individu-individu dalam kelompok yang diberikan kebebasan dalam memberikan saran-saran dan pendapat kepada pimpinan akan terdorong lebih kreatif dan inovatif.

16 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4) 16 Kelemahan pengambilan keputusan partisipasi : 1. Memakan biaya dan waktu. Keputusan yang diambil secara kelompok biasanya lebih membuang waktu. Orang-orang saling melakukan konsultasi, mendiganosis masalah dan mendiskusikan solusi. 2. Hasil kompromi, bukan keputusan kelompok. Kurang optimalnya hasil keutusan karena biasanya kelompok berusaha meraih kompromi solusi. 3. Salahs atu anggota sominan, bukan keputusan kelompok. Pemikiran kelompok merupakan fenomena di mana orang-orang begitu terikat dengan kesatuan kealompok sehingga mereka enggan mengeluarkan pendapat yang bertentangan dengan mengesampingkan motivasi untuk secara realistis mempertimbangkan beberapa alternatif.

17 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4) 17 ANALISIS PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN A. Kerangka Analisis Strategis Kegiatan yang paling penting dalam proses analisis adalah memahami seluruh informasi yang terdapat pada suatu kasus, menganalisis situasi untuk mengetahui isu apa yang sedang terjadi dan memutuskan tindakan apa yang harus segera dilakukan untuk memecahkan masalah. Menurut BouLton, proses untuk melaksanakan analisis suatu kasus dapat dilihat pada diagram Proses Analisis Kasus. Kasus harus dijelaskan sehingga pembaca dapat mengetahui permasalahan yang sedang terjadi. Setelah itu metode yang sesuai dan dapat menjawab semua permasalahan secara tepat dan efektif dipergunakan. Caranya adalah dengan memahami secara keseluruhan informasi yang ada, yaitu memahami secara detail semua informasi dan melakukan analisis secara numerik. Untuk jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1 berikut: B. Tahapan Perencanaan Strategis Proses penyusunan strategis dilakukan dengan melalui tiga tahap analisis, yaitu tahap masukan, tahap analisis, dan tahap keputusan.

18 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4) 18 Tahap akhir analisis kasus adalah memformulasikan keputusan yang akan diambil. Keputusannya didasarkan alas justifikasi yang dibuat secara kualitatif maupun kuantitatif, terstruktur maupun tidak terstruktur, sehingga dapat diambil keputusan yang signifikan dengan kondisi yang ada. Untuk jelasnya, proses penyusunan perencanaan strategis dapat dilihat pada kerangka formulasi strategis seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2 berikut ini : 1. TAHAP MASUKAN Tahap ini pada dasarnya tidak hanya sekedar kegiatan pengumpulan data, tetapi juga merupakan suatu kegiatan pengklasifikasian dan pra-analisis. Pada tahap ini data dapat dibedakan menjadi dua, yaitu data eksternal dan data internal. Data eksternal dapat diperoleh dari lingkungan di luar perusahaan, seperti analisis pasar, analisis kompetitor, analisis komunitas, analisis pemasok, analisis pemerintah, analisis kelompok kepentingan tertentu. Sedangkan data internal dapat diperoleh di dalam perusahaan itu sendiri, seperti laporan keuangan (neraca, Laba-rugi, cash-flow, struktur pendanaan), laporan kegiatan sumber daya manusia jumlah karyawan, pendidikan, keahlian, pengalaman, gaji, turnover), laporan kegiatan operasional, laporan kegiatan pemasaran. Dalam evaluasi faktor strategis yang digunakan pada tahap ini adalah model Matrik Faktor Strategis Eksternal dan Matrik Faktor Strategi Internal. a. Matrik Faktor Strategi Eksternal

19 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4) 19 Sebelum membuat matrik faktor strategi eksternal, kita perlu mengetahui terlebih dahulu faktor strategi eksternal (EFAS). Berikut ini adalah cara-cara penentuan Faktor Strategis Eksternal (EFAS). Susunlah dalam kolom 1 (5 sampai dengan 10 peluang dan ancaman). Beri bobot masing-masing faktor dalam kolom 2, mulai adri 1,0 (sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Faktor-faktor tersebut kemungkinan dapat memberikan dampak terhadap faktor strategis. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor) berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Pemberian nilai rating untuk faktor peluang bersifat positif (peluang yang semakin besar diberi rating +4, tetapi jika peluangnya kecil, diberi rating +1). Misalnya, jika nilai ancamannya sedikit ratingnya 4. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor). Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor pembobotan bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategis eksternalnya. Total skor ini dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan perusahaan lainnya dalam kelompok industri yang sama. b. Matrik Faktor Strategi Internal Setelah faktor-faktor strategis internal suatu perusahaan diidentifikasi, suatu label IFAS (Internal Strategic Factors Analysis Summary) disusun untuk merumuskan faktorfaktor strategis internal tersebut dalam kerangka Strength and Weakness perusahaan. Untuk membuat matrik faktor strategi internal tersebut, terlebih dahulu harus melalui beberapa tahapan. Adapun tahapan pembuatan matrik faktor strategis internal adalah sebagai berikut :

20 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4) 20 Tentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan serta kelemahan perusahaan dalam kolom 1. Beri bobot masing-masing faktor tersebut dengan skala mulai dari 1,0 (paling penting) sampai 0,0 (tidak penting), berdasarkan pengaruh faktor-faktor tersebut terhadap posisi strategis perusahaan. Semua bobot tersebut jumlahnya tidak boleh melebihi skor total 1,0. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor), berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Variabel yang bersifat positif (semua variabel yang masuk kategori kekuatan) diberi nilai mulai dari +1 sampai dengan +4 (sangat baik) dengan membandingkannya dengan ratarata industri atau dengan pesaing utama. Sedangkan variabel yang bersifat negatif, kebalikannya. Contohnya, jika kelemahan perusahaan besar sekali dibandingkan dengan rata-rata industri, nilainya adalah 1, sedangkan jika kelemahan perusahaan di bawah rata-rata industri, nilainya adalah 4. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor). Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor pembobotan bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategis internalnya. Skor total ini dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan perusahaan lainnya dalam kelompok industri yang sama. 2. Tahap Analisis Setelah mengumpulkan semua informasi yang berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan, tahap selanjutnya adalah memanfaatkan semua informasi tersebut dalam model-model kuantitatif perumusan strategi. Dalam hal ini digunakan model matrik TOWS atau matrik SWOT dan matrik internal-eksternal. a. Matrik TOWS atau SWOT

21 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4) 21 Analisis SWOT adalah indentifikasi berbagai faktor secara sistematika untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strengths) den peluang (Opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats). Proses pengambilan keputusan strategis selalu berkaitan dengan pengembangan misi, tujuan, strategi, dan kebijakan perusahaan. Dengan demikian perencana strategi (strategic planner) harus menganalisis faktor-faktor strategis perusahaan (kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman) dalam kondisi yang ada saat ini. Hal ini disebut dengan Analisis Situasi. Model yang paling populer untuk analisis situasi adalah Analisa SWOT. Matrik ini dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Matrik ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan altematif strategis seperti yang ditunjukkan pada Gambar 3 berikut ini. Strategi SO Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya.

22 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4) 22 Strategi ST Ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman. Strategi WO Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada. Strategi WT Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman. b. Matrik Internal-Eksternal (le) Parameter yang digunakan dalam matrik intemal-ekstemal ini meliputi parameter kekuatan internal perusahaan dan pengaruh eksternal yang dihadapi. Tujuan penggunaan model ini adalah untuk memperoleh strategi bisnis di tingkat korporat yang lebih detail. Menurut Rangkuti, F. (1997), diagram tersebut dapat mengidentifikasi 9 sel strategi perusahaan, tetapi pada prinsipnya kesembilan sel itu dapat dikelompokkan menjadi tiga strategi utama, yaitu:

23 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4) 23 Growth Strategy yang merupakan pertumbuhan perusahaan itu sendiri (sel 1, 2, dan 5) atau upaya diversifikasi (sel 7 dan 8). Stability Startegy adalah strategi yang diterapkan tanpa mengubah arah strategi yang telah ditetapkan. Retrenchment Strategy (sel 3, 6, dan 9) adalah usaha memperkecil atau mengurangi usaha yang dilakukan perusahaan 3. Tahap Pengambilan Keputusan Setelah tahapan-tahapan terdahulu dibuat dan dianalisa, maka tahap selanjutnya disusunlah daftar prioritas yang harus diimplementasikan. Quantitative Strategic Planning Matrix (QSPM ) merupakan teknik yang secara obyektif dapat menetapkan strategi altematif rang diprioritaskan.sebagai suatu teknik, QSPM memerlukan good intuitive judgement. Langkah-langkah dalam menyusun QSPM adalah sebagai berikut : a. Buatlah daftar faktor eksternal (kesempatan/ancaman) dan faktor internal (kekuatan/kelemahan) di sebelah kiri dari kolom matrik QSPM. b. Berilah bobot untuk setiap faktor eksternal dan internal. c. Analisis matrik yang sesuai dari langkah kedua dengan mengidentifikasikan strategi alternatif yang harus diimplementasikan. d. Berikan skor altematif (SA) dengan rentang skor sebagai berikut : 1 = tidak memiliki daya tarik 2 = daya tariknya rendah 3 = daya tariknya sedang 4 = daya tariknya tinggi 5 = tidak memiliki dampak terhadap strategi alternatif e. Kalikan bobot dengan SA pada masing-masing faktor eksternal / internal pada setiap strategi. f. Jumlahkan seluruh skor SA Contoh Kasus

24 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4) 24 Kasus yang menimpa Bibit dan Chandra pada saat ini sedang menjadi sorotan public. Semua lapisan masyarakat mulai dari masyarakat sipil, kalangan akademis hingga kalangan elit politik membicarakan kasus tersebut. Kasus ini melibatkan pihak-pihak yang berada pada posisi-posisi strategis dalam ranah hukum di Indonesia yakni Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK), POLRI, dan Kejaksaan Agung. Semakin hari kasus ini terus berkembang hingga menyebabkan masyarakat memiliki persepsi bahwa kasus tersebut melibatkan institusi bukan pihak-pihak yang terlibat di dalamnya. Kisruh ini dapat diibaratkan seperti benang kusut. Antara Polri dan KPK pun terus saling menjatuhkan dan merasa berada di pihak yang benar. Kasus ini menuai banyak menuai pro dan kontra, banyak orang yang menaruh simpati pada Bibit-Chandra. Mereka menganggap bahwa kasus ini adalah sebuah konspirasi untuk menjatuhkan atau upaya untuk melemahkan KPK yang selama ini aktif memburu para koruptor di negeri ini. Karena kasus tersebut tak kunjung selesai dan semakin berlarut-larut, membuat Presiden Susilo Bambang Yudhoyono sebagai kepala Negara ikut mencoba menyelesaikan masalah ini dengan menggunaakan wewenangnya untuk membentuk Tim Pencari Fakta (TPF). KEPUTUSAN Presiden untuk membentuk tim independen tersebut merupakan hasil pertemuan antara presiden dengan tokoh masyarakat pada hari Minggu (1/11) malam di wisma Negara. Selain karena wewenang yang dimilikinya, presiden membentuk TPF pun berdasarkan fakta yang ada. Situasi seperti ini tidak baik bagi keberlangsungan KPK sebagai tonggak pemberantasan korupsi dan tidak baik pula untuk kehidupan bangsa dan Negara karena adanya mistrust dan distrust bukan hanya terhadap hukum di Indonesia tetapi juga kredibilitas Polri, Jaksa, dan KPK. Kemudian selain dua alasan yang melatarbelakangi presiden membentuk TPF, terdapat alasan lainnya yakni berdasarkan rasional yang ada, dimana presiden berharap dengan dibentuknya TPF dapat segera menyelesaikan kasus ini dengan transparan dan public dapat mengetahui fakta yang sesungguhnya. TUGAS

25 Sistem Pengendalian Manajemen (Pert 4) 25 Saat ini anda pasti sudah mendengar Kasus Banggar (Badan Anggaran) yang ada di Indonesia. Carilah berita kasus Badan Anggaran sebanyak-banyaknya baik dari internet maupun media cetak, selanjutnya anda diminta : 1. Analisislah kasus badan anggaran tersebut! 2. Menurut anda apa yang menyebabkan terjadinya kasus badan anggaran tersebut (hubungkan dengan materi Controllership)! 3. Seandainya anda dalam posisi Pemerintahan bagaimana pengambilan keputusan yang anda lakukan dan keputusan apa yang anda ambil (hubungkan dengan materi pengambilan keputusan)! Tugas ditulis dalam kertas A4, Font 12, Spasi 1,5 minimal 10 halaman, boleh dijilid atau tidak, jawaban tidak boleh sama dengan satu dan yang lainnya, Dikumpulkan pada saat UTS ( diselipkan dalam jawaban UTS). Terima Kasih