Sistem Informasi ProMix untuk Peramalan Produk (Studi Kasus pada PT. Batik Danar Hadi - Solo)

Transkripsi

1 Kardha, Sistem Informasi ProMix Untuk Peramalan Produk (Studi Kasus pada PT. Batik Danar Hadi - Solo) 29 Sistem Informasi ProMix untuk Peramalan Produk (Studi Kasus pada PT. Batik Danar Hadi - Solo) Fransisca Romana Dessyana Kardha Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Ma Chung Jl. Villa Puncak Tidar N-01, Malang 65651, Indonesia fransisca.romana@machung.ac.id Abstract. One of the successful keys to compete in a business is the mastery of information. Marketing jobs in a company is to find the right products for customers rather than to find the right customers for the products. ProMix (comes from the term of "Product Mix") is one of some marketing tools to use in order to achieve its marketing objectives in target markets. It assesses the company's operations efficiently to avoid or minimize waste in the organization in the efforts to achieve the goals. Therefore, it is necessary to design a computerized system which, in this study, is called ProMix system. The system can be used to forecast the company's production volume and product distribution. ProMix system is designed and built by using Visual Basic as its programming language and SQL database server. The result is an information system that contributes to the efficiency of company operations and performance management of PT. Danar Hadi Batik Solo in making a decision. Keywords: information system, product mix, product, forecasting, marketing Abstrak. Salah satu kunci keberhasilan untuk mampu bersaing dalam menjalankan usaha adalah penguasaan informasi. Pekerjaan pemasaran dalam perusahaan bukan untuk menemukan pelanggan yang tepat melainkan menemukan produk yang tepat bagi pelanggan. ProMix (berasal dari Istilah Product Mix ) merupakan salah satu alat pemasaran yang digunakan perusahaan untuk mencapai tujuan pemasarannya di pasar sasaran. Operasi perusahaan dinilai efisien bila mampu menghindari atau meminimalisasi pemborosan di dalam usahanya mencapai sasaran organisasi. Untuk itu dirancang suatu sistem terkomputerisasi dalam penelitian ini yang disebut Sistem ProMix dan dapat digunakan perusahaan untuk meramalkan volume produksi dan pendistribusian produk. Sistem ProMix dirancang dan dibangun menggunakan Visual Basic sebagai bahasa pemrogramannya dan database SQL Server. Hasil dari penelitian ini merupakan sebuah sistem informasi yang dapat memberikan kontribusi terhadap efisiensi operasi perusahaan dan kinerja manajemen PT. Batik Danar Hadi Solo dalam pengambilan keputusan, sehingga dapat meminimalisasi kerugian perusahaan baik dari segi penjualan produk maupun distribusinya. Kata Kunci: sistem informasi, product mix, produk, peramalan, pemasaran 1. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Salah satu kunci keberhasilan suatu perusahaan untuk mampu bersaing, bertahan dan berani menciptakan inovasi baru dalam menjalankan usaha adalah penguasaan informasi yang didukung oleh penerapan teknologi yang tepat. Hal ini menjadi kebutuhan mutlak bagi semua pelaku usaha, agar pengambilan keputusan yang diikuti oleh penetapan strategi dapat dilaksanakan secara tepat sehingga tidak tertinggal oleh para pesaingnya. PT. Batik Danar Hadi Solo merupakan salah satu perusahaan yang telah memanfaatkan dan mengembangkan penggunaan sistem informasi berbasis komputer untuk menghadapi persaingan dunia bisnis. Akan tetapi implementasi sistem berbasis komputernya belum menyeluruh dan masih dilaksanakan secara bertahap namun dampak positif terhadap peningkatan efisiensi operasi

2 30 Jurnal Buana Informatika, Volume 3, Nomor 1, Januari 2012: perusahaan sudah dirasakan cukup besar. Perusahaan ini bergerak di bidang tekstil atau produk fashion dengan motif batik dimana sandang merupakan salah satu kebutuhan primer. Namun karena tidak semua orang menyukai pakaian dengan motif batik, maka produk perusahaan yang seharusnya termasuk kebutuhan primer yaitu sandang bergeser menjadi kebutuhan sekunder, dan penjualannya pun selalu dipengaruhi oleh ciri khas trend moment (hari raya, liburan, acara khusus) yang sering terjadi di masing-masing area pemasarannya (kantor cabang). Melihat kondisi tersebut, perusahaan harus dapat menyiasati dengan cara memiliki kemampuan untuk memprediksi berapa jumlah stok yang harus diproduksi sesuai dengan trend yang mempengaruhi masingmasing area penjualan, sebagai upaya meminimalkan kerugian dalam jumlah produksi berlebih atau salah pendistribusian. Isu pembatasan kuota oleh negara pengimport tekstil dan mengglobalnya Cina sebagai salah satu produsen tekstil yang potensial, juga dapat menjadi salah satu ancaman pada kelangsungan proses bisnis pada PT. Batik Danar Hadi Solo. Proses peramalan produk ini biasanya dilakukan oleh bagian pemasaran yang dilakukan secara manual sehingga bisa mengakibatkan salah perhitungan (human error) maupun terlambatnya hasil/laporan prediksi penjualan yang akan datang. Hal ini dapat berakibat pada produksi dan pendistribusian jumlah stok ke masing-masing area penjualan dapat berlebihan dan mengakibatkan banyaknya barang tidak terjual dikarenakan tidak sesuai dengan trendmoment penjualan masing-masing area. Untuk menanggulangi masalah ini maka perlu dirancang suatu sistem terkomputerisasi dengan metode yang tepat dan akurat serta cepat. Hasil pengolahannya diharapkan dapat membantu meningkatkan kinerja manajemen dalam pengambilan sebuah keputusan produksi dan pendistribusian, sehingga dapat meminimalisir permasalahan produksi dan pendistribusian stok Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka masalah dalam penelitian ini yaitu: (1) Diperlukan rancang bangun sebuah Sistem Informasi untuk meramalkan jumlah produksi dan pendistribusian stok ke masing-masing area penjualan pada PT. Batik Danar Hadi Solo. (2) Bagaimana mengimplementasikan program untuk peramalan produk sehingga dapat membantu menyelesaikan masalah pemasaran dan penjualan Batasan Masalah Batasan masalah dalam penelitian ini adalah sistem informasi ini dirancang dan dibangun untuk membantu manajemen dalam: (1) Maintenance data produk buatan pabrik sendiri dan buatan luar pabrik / home industri yang diberi label Danar Hadi. (2) Maintenance data cabang beserta volume penjualannya. (3) Memberikan Laporan evaluasi volume penjualan beserta grafiknya dari masing-masing cabang. (4) Metode yang digunakan adalah metode Forecasting analisis Trend Moment untuk meramalkan penjualan tahun yang akan datang setiap bulannya pada masing-masing cabang Maksud dan Tujuan Maksud dan Tujuan dari penelitian ini adalah merancang dan membangun Sistem ProMix sebagai pendukung keputusan manajemen pada PT.Batik Danar Hadi Solo yang bermanfaat untuk: (1) Mengurangi Human Error dalam penanganan produk pada saat proses perhitungan peramalan (Forecasting). (2) Untuk membantu peningkatan kinerja manajemen dalam menangani produksi melalui penerapan Sistem Informasi Product Mix. (3) Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan. Dari berbagai manfaat di atas, ditegaskan bahwa sistem ini tidak dimaksudkan untuk menggantikan fungsi pengambil keputusan (dalam hal ini adalah manajer pemasaran) dalam membuat keputusan, jadi hanya berfungsi sebagai alat bantu manajemen. Dapat dikatakan bahwa sebagai pendukung keputusan sistem ini dirancang untuk menghasilkan alternatif pemecahan masalah, sehingga pengambil keputusan dapat lebih cepat dan akurat dalam menangani permasalahan produk yang akan diproduksi dan didistribusikan.

3 Kardha, Sistem Informasi ProMix Untuk Peramalan Produk (Studi Kasus pada PT. Batik Danar Hadi - Solo) Tinjauan Pustaka 2.1. Marketing Mix dan Product Mix Kegiatan atau proses pemasaran sering disebut sebagai Seni Menjual Produk, Marketing Mix adalah seperangkat alat pemasaran yang digunakan perusahaan untuk terusmenerus mencapai tujuan pemasarannya di pasar sasaran. McCarthy (Kotler, 2003) mengklasifikasikan alat-alat itu menjadi 4 kelompok pemasaran luas yang disebut 4P yaitu: Produk (Product), harga (Price), tempat (Place), dan promosi (Promotion). Keputusan pemasaran harus diambil untuk mempengaruhi saluran perdagangan dan juga konsumen akhir. Product Mix itu sendiri merupakan himpunan dari keseluruhan jalur produk dan produk yang ditawarkan oleh penjual tertentu untuk dijual kepada pembeli (Sumarni dkk, 2003) Sistem Pendukung Keputusan Konsep DSS pertama kali dikemukakan oleh Scott-Morton pada tahun 1971 (Kadir, 2002). DSS tidak dimaksudkan untuk mengotomatisasikan pengambilan keputusan, tetapi memberikan perangkat yang memungkinkan pengambil keputusan dapat melakukan berbagai analisis untuk dijadikan sebuah acuan pengambilan keputusan dengan menggunakan model yang tersedia. Sistem Pendukung Keputusan (decision support system atau DSS) merupakan Sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan, dan pemanipulasian data yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada situasi yang semi terstruktur dan situasi yang tidak terstruktur di mana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat (Apriyani, 2010) Metode Peramalan Menurut Adisaputro dkk.(2007) Peramalan (Forecasting) adalah perkiraan mengenai sesuatu yang belum terjadi. Peramalan selalu bertujuan menghasilkan ramalan yang mampu meminimumkan pengaruh ketidakpastian yang dihadapi perusahaan. Berbagai teknik statistik dipakai sebagai alat primer yang digunakan perusahaan untuk meramalkan penerimaan dan volume penjualan yaitu: (1) Pengukuran secara kuantitatif dengan menggunakan metode statistik dan matematik. Perhitungan secara statistik didasarkan pada data objektif baik yang bersifat mikro maupun makro. Beberapa teknik perhitungan statistik dalam forecasting secara kuantitatif meliputi: (a) Analisis Trend (i) Trend Bebas (ii) Trend Setengah Rata-rata (iii) Trend Matematis (Moment&Least Square) (b) Analisis Growth (c) Analisis Regresi Korelasi (d) Analisis dengan Teknik-Teknik Khusus. (2) Pengukuran secara kualitatif biasanya menggunakan Judgement (Pendapat). Sumber pendapat yang bisa dipakai sebagai dasar melakukan Forecast secara kualitatif adalah salesman, manajer area, konsultan dan survey konsumen. Perhitungan forecasting pada sistem informasi ini menggunakan metode pengukuran secara kuantitatif dengan teknik analisis Trend Matematis Moment selama periode 3 tahun terakhir. Formula dasar yang digunakan (Adisaputro, 2007) dapat dilihat pada Rumus 1. Rumus 1. Volume Penjualan Y a b( X ) Persamaan i : Y n. a b. X Persamaan ii : XY a. X b. X Keterangan: Y = Volume Penjualan X = variable independen a = nilai konstanta b = koefisien regresi 2 Model ini dipilih karena disesuaikan dengan produk yang dihasilkan oleh perusahaan, yaitu mengikuti trend moment. Penjualan produknya selalu dipengaruhi oleh ciri khas trend

4 32 Jurnal Buana Informatika, Volume 3, Nomor 1, Januari 2012: moment (hari raya, liburan, acara khusus) yang sedang/sering diadakan di masing-masing area pemasarannya (kantor cabang) dengan daur waktu yang pendek. 3. Metodologi Penelitian 3.1. Tahapan Penelitian Tahapan penelitian (perancangan) meliputi: analisa kebutuhan dan tahap pengimplementasian sistem. Analisa kebutuhan dilakukan dengan pengumpulan data melalui survey lapangan (pencatatan data perusahaan dalam kurun waktu 3 tahun) serta wawancara dengan pihak eksekutif perusahaan. Tahap penelitian meliputi: (1) Melakukan analisis proses bisnis manual dan rancangan yang akan terkomputerisasi. (2) Membuat rancangan diagram arus data sistem. (3) Membangun sistem sesuai dengan kebutuhan perusahaan. (4) Uji coba sistem dan (5) Melakukan pendokumentasian pembangunan sistem untuk mengevaluasi jalannya proses pembangunan sistem sehingga memperoleh kesimpulan yang bisa digunakan untuk pengembangan sistem informasi selanjutnya Rancangan Sistem Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi (Jogiyanto, 2005). Tujuan dari mendesain sistem sebelum pembangunannya yaitu untuk memberikan gambaran rancang bangun yang jelas dan lengkap kepada programmer dan tim yang terlibat. Gambar 1. Arus Sistem Terkomputerisasi PT. Batik Danar Hadi mempunyai 3 kantor cabang terbesar yang tersebar di pulau Jawa. Produk yang ditawarkan berjumlah ratusan dari berbagai macam ukuran dan jenis (baju, kain dan lain-lain) yang tersebar di setiap area pemasaran. Rancangan sistem dibagi menjadi 2 yaitu: mendeskripsikan proses bisnis dalam ke dalam rancangan arus sistem manual dan kemudian

5 Kardha, Sistem Informasi ProMix Untuk Peramalan Produk (Studi Kasus pada PT. Batik Danar Hadi - Solo) 33 membuat rancangan arus sistem terkomputerisasi. Rancangan arus sistem terkomputerisasinya dapat dilihat pada Gambar Pengujian dan Pembahasan 4.1. Rancangan Diagram Arus Data Diagram konteks digunakan untuk memperjelas cara kerja suatu sistem secara umum. Pada diagram konteks ini terdapat 2 entitas yang berhubungan yaitu Administrasi dan Manajer Pemasaran serta terdapat sebuah proses yang mencakup keseluruhan sistem yang ada. Diagram Konteks pada Sistem ProMix dapat dilihat pada Gambar 2. Gambar 2. Diagram Arus Data Sistem ProMix PT. Batik Danar Hadi Solo 4.2. Rancangan Entity Relationship Diagram Berdasarkan hasil analisis kebutuhan basis data pada sistem ProMix ini maka dapat dihasilkan sebuah rancangan basis data pada Gambar 3. Gambar 3. Entity Relationship Diagram (ERD) 4.3. Spesifikasi dan Antarmuka Sistem Sistem ini dibangun dengan meggunakan bahasa pemrograman Visual Basic berbasis desktop dan basis data Microsoft SQL Server Fungsi sistem secara garis besar terbagi menjadi 5 yaitu: (1) User Maintenance. (2) Maintenance data volume penjualan, data Cabang

6 34 Jurnal Buana Informatika, Volume 3, Nomor 1, Januari 2012: dan data Produk. (3) Proses Forecasting. (4) Info Laporan Forecasting dan Volume Penjualan dan (5) Info Grafik Penjualan. Fungsi-fungsi tersebut dapat dibagi-bagi hak aksesnya tergantung user login yang menggunakan dengan segala hak dan kewajiban pekerjaanya, sehingga keamanan data lebih terjamin Fungsi User Maintenance Pada fungsi ini terdapat fasilitas untuk memberikan hak akses kepada masing-masing user yang bisa menggunakan atau mengakses sistem ProMix mulai dari manajer pemasaran, staf pemasaran dan super admin. Pilihan-pilihan Hak Akses bagi user adalah: (1) Memiliki hak untuk membuat dan memodifikasi data user baru yang bisa mengakses sistem ini. (2) Memiliki hak untuk menginput & memodifikasi data barang, cabang dan volume penjualan. (3) Memiliki hak untuk bisa menggunakan fungsi forecasting produk. (4) Memiliki hak untuk mengakses laporan volume penjualan, laporan forecasting dan melihat grafik penjualan Fungsi Maintenance Data Volume Penjualan, Data Cabang, dan Data Produk User yang mendapat hak untuk mengakses fungsi ini, akan dapat memodifikasi (memasukkan, menghapus, memperbaharui, melakukan pencarian data-data lama pada fasilitas pencarian) data kantor cabang, volume penjualan dan data produk. Salah satu tampilan antarmuka dapat dilihat pada Gambar 4. Gambar 4. Tampilan Antarmuka Modifikasi Volume Penjualan Fungsi Forecasting User yang dapat mengakses fungsi ini akan dapat memodifikasi data forecasting dan melakukan proses forecasting. Untuk melakukan proses forecasting, user hanya tinggal memilih tahun, bulan dan memilih cabang mana yang akan diramalkan penjualannya. Pada saat tombol forecasting ditekan maka sistem akan melakukan proses perhitungan forecasting dan melakukan perulangan hingga semua data barang yang dijual pada cabang yang dituju mendapatkan hasil forecastingnya. Tampilan antarmuka dapat dilihat pada Gambar 5 dan 6.

7 Kardha, Sistem Informasi ProMix Untuk Peramalan Produk (Studi Kasus pada PT. Batik Danar Hadi - Solo) 35 Gambar 5. Tampilan Antarmuka Forecasting Sebelum Mendapatkan Hasil Gambar 6. Tampilan Antarmuka Forecasting Sesudah Mendapatkan Hasil Fungsi Laporan dan Grafik User yang berhak mengakses fungsi ini akan mendapatkan tampilan antarmuka pemilihan model laporan. User hanya tinggal memilih tanggal, tahun dan cabang mana serta model pencetakan laporannya. Juga terdapat fasilitas tampilan grafik penjualan dalam berbagai macam model grafik 2D untuk setiap produk pada tahun tertentu dan cabang tertentu untuk dianalisa. Tampilan antarmuka dapat dilihat pada Gambar 7 dan 8.

8 36 Jurnal Buana Informatika, Volume 3, Nomor 1, Januari 2012: Gambar 7. Tampilan Antarmuka Laporan Gambar 8. Tampilan Antarmuka Grafik 4.4. Keunggulan Sistem Berbagai keunggulan sistem ProMix ini dapat dilihat dari 4 tolok ukur keberhasilan sistem yaitu terlihat seperti Tabel 1. Tabel 1. Perbandingan Sistem Manual dan Otomatis Tolok Ukur Manual Otomatis Proses Pembuatan laporan dan proses perhitungan Sistem bisa secara otomatis menghitung proses forecasting memerlukan sumber daya yang sudah forecasting dengan data yang berjumlah terlatih sehingga memakan waktu yang lama ratusan per jenis/produk. karena datanya sangat banyak dan sumber daya terlatih terbatas jumlahnya.

9 Kardha, Sistem Informasi ProMix Untuk Peramalan Produk (Studi Kasus pada PT. Batik Danar Hadi - Solo) 37 Waktu Manual Otomatis Untuk menghasilkan suatu laporan volume Membuat prediksi forecasting dan laporan penjualan dan prediksi forecasting memerlukan waktu lebih dari 2 hari walaupun data penjualan dari semua area sudah terkumpul di kantor pusat volume penjualan hanya membutuhkan waktu kurang dari 10 menit untuk semua jenis produk produk di masing-masing area penjualan. semuanya. Data Manual Otomatis Belum mendukung semua jenis dan model integrasi sistem informasi karena data masih disimpan dalam aplikasi office. Data sudah disimpan dalam aplikasi database SQL server sehingga mudah diintegrasikan jika ada sistem informasi lain yang memerlukan akses ke data yang sama. Analisa Data Manual Otomatis Manajer memerlukan waktu lama untuk Manajer semakin cepat dalam mendapatkan menganalisa penjualan dan mengetahui situasi penjualan tahunan untuk masing-masing produk karena proses pengolahan laporan masih manual. data dan menganalisa trend penjualan karena manajer juga mendapatkan hak akses laporan secara langsung dan kapan saja di sistem ProMix ini Kelemahan Sistem Sistem ini belum bersifat online atau terintegrasi dengan sistem informasi penjualan kantor cabang sehingga pengiriman data volume penjualan masih dilakukan secara dan penginputan data dilakukan dengan cara transfer file secara manual ke dalam database kantor pusat. Sistem juga sangat bergantung pada keakuratan data yang diperoleh dari kantor cabang sehingga jika ada data yang salah, maka akan mengurangi keakuratan hasil forecast yang akan digunakan sebagai pendukung keputusan manajer. 5. Kesimpulan Kesimpulan yang didapatkan berdasarkan hasil penelitian adalah: (1) Rancangan Program Sistem Informasi ProMix untuk Peramalan Produk diterapkan pada perusahaan sebagai sistem pendukung keputusan manajemen. (2) Sistem ini memberikan kemudahan pada user dalam hal: Maintenance data volume produk; informasi grafik penjualan; serta peramalan volume produk dan pendistribusian produk. (3) Untuk pembuatan laporan, user hanya tinggal memilih tanggal, tahun dan cabang mana serta model pencetakan laporannya, maka akan dimunculkan hasilnya. (4) Data yang dihasilkan menjadi lebih akurat dan informasi menajdi lebih cepat dicari dan tepat waktu. (5) Perusahaan menjadi lebih produktif dan sistem ini dapat meminimalisasi kerugian perusahaan baik dari segi penjualan maupun distribusi karena mengurangi Human Error. 6. Saran Saran-saran yang diperlukan untuk penyempurnaan sistem ini adalah: (1) Agar dapat mengikuti perkembangan teknologi, maka Sistem ProMix ini perlu dikembangkan lebih lanjut sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang akan berkembang seiring dengan perkembangan jaman dan lingkungan bisnis, karena sistem ini masih terbatas pada pengolahan proses forecasting saja. (2) Dapat dikembangkannya sistem laporan berbasis web bagi kantor-kantor cabang, agar proses transfer laporan dan pengaksesan data volume penjualan untuk forecasting di pusat perusahaan menjadi lebih mudah. Referensi Apriyani, K Sistem Pendukung Keputusan untuk memilih siswa berprestasi di SMK Pamungkas Mlati Yogyakarta, (Online), ( _.0950_.pdf, diakses 11 Desember 2011). Firdaus SQL Server dengan Visual Basic 6.0 Professional. Penerbit Maxikom. Palembang. Gunawan, A dan Yunita Anggarini Anggaran Bisnis. Penerbit UPP STIM YKPN. Yogyakarta. Jogiyanto Analisis dan Desain. Penerbit ANDI. Jogjakarta.

10 38 Jurnal Buana Informatika, Volume 3, Nomor 1, Januari 2012: Kadir, Abdul Pengenalan Sistim Informasi. Penerbit ANDI. Jogjakarta. Kardha, F.R.D Sistem Bauran Produk Sebagai Pendukug Keputusan Manajemen Pada PT. Batik Danar Hadi Solo. Skripsi tidak diterbitkan. Denpasar: STIKOM-Bali. Kendall, Julia and Edward Analisis dan Perancangan Sistem. PT.Index. Gramedia. Kotler, Philip Manajemen Pemasaran. PT.Index. Gramedia. Sumarni, Murti dan John Soeprihanto Pengantar Bisnis (Dasar-dasar Ekonomi Perusahaan). Liberty. Yogyakarta. Umar, Husein Metode Penelitian untuk skripsi dan tesis bisnis. PT. Raja Grafindo. Jakarta. Umar, Husein Riset Pemasaran dan Perilaku Konsumen. PT. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta.