Yudhit Kristanto ( ) Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Komputer Surabaya

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN MATERIAL DENGAN METODE LOT SIZING PADA MRP (Studi Kasus PT. Mitra Binamandiri Makmur Mojokerto) Yudhit Kristanto ( ) Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Komputer Surabaya jchristantt@gmail.com Abstract In practect of a manufacture company, a lot of problems found in inventory plan and control. Inventory as a part of service in raw material supplier, could not control use of raw material of a product, too many over budget of a raw material, it s will be bad credit for company. Lack of material in the middle of production process could be a cause of a late production. Production priority thas has been planned change if lack of material happen. Usually production unfocuse if all that thing happen. Because of all that problems, writer search a way to solve the problems by create a design and analysis inventory plan and control information system with lot sizing method on MRP that could plan and control use of raw material on PT. Mitra Binamandiri Makmur Mojokerto as a furniture manufacture company. Hope, with this system could decrease the problems usually come in the middle of production process, and help the employees to control and plan the inventory easier and faster than before. Keywords : control, plan, inventory, production, PT. Mitra Binamandiri Makmur Dewasa ini industri berkembang cukup pesat, baik industri manufaktur maupun industri jasa. Industri-industri tersebut berkembang dengan berbagai tingkatan, mulai yang berskala besar, menengah, dan kecil. Berbagai macam produk dihasilkan dari berbagai macam industri. Untuk industri manufaktur, produk yang dihasilkan tidak terlepas dari kebutuhan dan penyediaan material-material yang diperlukan. Material yang dimaksud bisa meliputi raw material, consumables material, dan tools. Ditinjau dari segi biaya, material adalah sebagai salah satu komponen harga pokok produksi (HPP) dari suatu produk yang dihasilkan, selain komponen tenaga (manusia dan mesin) dan biaya overhead. Bahkan banyak produk manufaktur yang komponen materialnya merupakan porsi terbesar dari HPP. Oleh karena itu material merupakan komponen yang sangat 1

2 penting dalam suatu industri manufaktur, baik yang berskala besar, menengah, maupun kecil dan untuk produk apapun. Salah satu hal yang perlu dilakukan dalam pengelolaan material adalah melakukan perencanaan dan pengendalian material yang berhubungan dengan produksi, agar material selalu tersedia saat dibutuhkan dan sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan, sehingga proses produksi tidak mengalami keterlambatan, dan produk pesanan pelanggan dapat dipenuhi tepat waktu. Hal tersebut akan dapat menjaga kepuasan pelanggan (customer satisfaction), sehingga eksistensi dan kelangsungan perusahaan tetap terjaga. Perencanaan dan pengendalian material antara lain berhubungan dengan kapan suatu material dibutuhkan, berapa jumlahnya, berapa jumlah persediaan yang ada (On Hand Inventory/OHI), kapan harus dilakukan pemesanan, kapan material harus datang, berapa safety stock suatu material yang harus dijaga. PT. Mitra Binamandiri Makmur adalah suatu perusahaan yang terletak di Jl. Bypass 485 Mojokerto. Perusahaan ini bergerak dalam bidang industri manufaktur furniture dengan hasil produksinya adalah berbagai macam kursi (chair), meja (table), lounger, dan legrest yang semuanya merupakan Garden Furniture, atau furniture yang ditempatkan di luar ruangan. Sebagian besar produk yang dihasilkan akan dipasarkan ke luar negeri seperti Jerman, Amerika Serikat, Argentina, Australia, Brazil, dan China. Selama ini sistem perencanaan dan pengendalian material dilakukan oleh bagian Production Plan and Inventory Control atau PPIC, Cara yang digunakan adalah menggunakan perkiraan material yang diperoleh dari bagian RnD (Research and Development) dengan menggunakan perhitungan manual. Dengan menggunakan cara tersebut banyak terjadi masalah baik saat persiapan proses produksi maupun saat proses produksi mulai berjalan. Masalahmasalah yang timbul seperti ketiadaan bahan karena keterlambatan pemesanan dan kedatangannya, terjadinya kelebihan atau kekurangan bahan. Hal tersebut bisa berakibat keterlambatan produksi, membengkaknya HPP, dan tingkat persediaan yang tinggi, sehingga dapat berpengaruh pada ketepatan waktu pengiriman produk dan laba perusahaan. 2

3 Dengan adanya permasalahan di atas, dalam Tugas Akhir ini penulis akan mencoba memberikan solusi tentang upaya perencanaan dan pengendalian material yang digunakan untuk membuat salah satu produk yang dihasilkan oleh PT. Mitra Binamandiri Makmur. Produk yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini adalah meja, yang merupakan salah satu produk dengan jumlah produksi yang cukup tinggi dibandingkan produk-produk yang lain. Tugas Akhir ini akan melakukan analisa dan perancangan sistem untuk perencanaan dan pengendalian persediaan material dengan menggunakan metode Lot Sizing pada Material Requirement Planning (MRP). Ada tiga alternatif metode Lot Sizing yang akan dipilih untuk melakukan perencanaan dan pengendalian persediaan material tersebut, yaitu metode Lot For Lot (LFL), Economic Order Quantity (EOQ), dan Period Order Quantity (POQ). Hasil dari perhitungan masingmasing metode tersebut akan dibandingkan dan dipilih mana yang terbaik, ditinjau dari biaya inventori yang meliputi Order Cos/Set Up Cost dan Holding Cost. Metode yang paling baik akan digunakan sebagai metode perencanaan pengendalian persediaan material, untuk keperluan proses pengadaan (purchasing) dan perencanaan produksi baik barang rakitan (assyembly) maupun barang jadi (produk akhir), sehingga persediaan bahan maupun proses produksi diharapkan dapat terlaksana dengan baik. LANDASAN TEORI Persediaan Persediaan menurut John E. Biegel(1992;112) dapat didefinisikan sebagai bahan yang akan disimpan dalam gudang untuk kemudian digunakan atau dijual. Persediaan dapat berupa bahan baku untuk keperluan proses atau barang-barang yang masih dalam pengolahan dan barang jadi yang disimpan untuk dijual. Menurut John. E. Biegel (1992;112) persediaan adalah hal pokok sebagai fungsi yang tepat dari usaha pengelolaan atau pembuatan. Fungsi Persediaan Menurut John E. Biegel(1992;115) persediaan barang jadi secara umum dibuat karena tiga alasan : 3

4 1. Untuk memungkinkan membuat barang dalam jumlah yang ekonomis 2. Untuk menyediakan permintaan dan penjualan di masa yang akan datang (perkiraan persediaan). 3. Untuk mempersiapkan suatu penyangga dalam menghadapi gejolak permintaan nyata dari permintaan yang diramalkan seperti fluktuasi atau persediaan keamanan (safety stock). Material Requirement Planning Menurut Jay Heizer (2005;160) Material Requirement Planning (MRP) adalah sebuah teknik permintaan terikat yang menggunakan daftar kebutuhan bahan, persediaan, penerimaan yang diperkirakan, dan jadwal produksi induk untuk menentukan kebutuhan material. Manfaat yang diperoleh perusahaan dengan menggunakan MRP adalah : 1. Respons yang lebih baik bagi pesanan pelanggan sebagai hasil dari jadwal yang terus menerus diperbaiki. 2. Respons yang lebih cepat terhadap perubahan pasar. 3. Pemanfaatan fasilitas tenaga kerja yang terus ditingkatkan. 4. Tingkat persediaan yang berkurang. Dalam situasi manufaktur, permintaan akan bahan baku, komponen, sub rakitan, dan sebagainya bergantung pada rencana produksi untuk produk akhir. Karena itu untuk menentukan berapa banyak komponen atau bagian yang akan dibutuhkan dalam setiap periode mendatang dalam cakupan waktu perencanaan harus diketahui produksi untuk produk akhir. MRP memanfaatkan informasi tentang kebergantungan pada permintaan ini untuk mengendalikan persediaan untuk komponen. Metode ini dikembangkan secara spesifik dengan tujuan berhadapan dengan kompleksitas penempatan waktu dan hubungannya dengan inventori. Pengendalian persediaan ini memperhatikan hubungan antar item persediaan, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dalam menentukan hubungan setiap item secara cepat dan tepat. Perencanaan akan menjadi input yang sangat baik untuk sistem produksi, baik sistem produksi dengan product layout atau flowshop. Hal ini disebabkan lead time produksinya pendek. Tetapi pada sistem produksi jobshop (process layout) dimana aliran produk menjadi lebih kompleks dan 4

5 komponen berbeda harus berbagi mesin yang sama sehingga sering timbul antrian yang cukup besar, maka lead time produksinya pada umumnya panjang, sehingga kontrol aliran produk dan utilisasi sumber-sumber yang digunakan menjadi lebih sulit dan lebih rinci. Tujuan utama dari MRP adalah untuk merancang suatu sistem yang mampu menghasilkan informasi untuk melakukan aksi yang tepat dalam pembelian bahan maupun produksi, baik merupakan keputusan yang baru atau perbaikan atas keputusan yang lalu. Keberhasilan suatu proses manufaktur sangat bergantung pada kemampuan untuk mengontrol aliran bahan yang tepat pada saat yang tepat untuk memenuhi jadwal pengiriman pada konsumen, menekan jumlah persediaan seminimum mungkin, memelihara tingkat pembebasan atas pekerjaan dan mesin, dan pada akhirnya untuk mencapai efisiensi produksi yang optimum. Kebutuhan dalam tiap level dari struktur produk mempunyai dua macam komponen yaitu jumlah dan waktu. Prinsip dasar pendekatan MRP berkenaan dengan permintaan. Kebutuhan permintaan dibagi menjadi dua yaitu: 1. Permintaan independent (tidak tergantung) Permintaan disebut independent apabila kebutuhan/permintaan untuk sistem tersebut tidak tergantung dengan jumlah item yang lain. Yang termasuk dalam permintaan independent ini adalah produk akhir karena berasal dari sumber yang independent di luar sistem produksi. Biasanya didapat dari hasil peramalan, sales order, dan distribution order. 2. Permintaan dependent (tergantung) Permintaan disebut dependent apabila kebutuhan/permintaan untuk item tersebut tergantung dengan jumlah item lain pada level yang lebih tinggi. Yang termasuk dalam kebutuhan jenis ini adalah sub-assemblies, komponen, dan bahan baku yang jumlahnya didapatkan dari perkalian antara perencanaan produksi pada level akhir dengan kebutuhan tiap komponen. Sebuah sistem MRP adalah cara yang sangat baik untuk menentukan jadwal produksi dan kebutuhan bersih. Bagaimana pun, ketika terdapat kebutuhan bersih, maka keputusan berapa banyak yang perlu dipesan harus dibuat. Keputusan ini disebut keputusan penentuan ukuran lot 5

6 (lot~sizing decision). Ada berbagai jalan untuk menentukan ukuran lot dalam sebuah sistem MRP, antara lain Lot For Lot (LFL), Economic Order Quantity (EOQ), dan Period Order Quantity (POQ). Lot For Lot Metode Lot For Lot (LFL) adalah salah satu metode lot sizing dimana kebutuhan komponenkomponen dipenuhi sesuai dengan jumlah permintaannya. Dengan metode lot sizing ini akan diperoleh on hand inventory (persediaan) menjadi nol. Economic Order Quantity Metode Economic Order Quantity (EOQ) adalah salah satu metode lot sizing dimana kebutuhan komponen-komponen dipenuhi dengan jumlah tertentu, dimana biaya inventorinya (order cost / setup cost dan holding cost) minimal. EOQ dinyatakan dengan rumus sebagai berikut : EOQ = 2 S D / H dimana, D = kebutuhan komponen per periode S = biaya setup / biaya order per pesanan H = biaya penyimpanan per periode per unit Period Order Quantity Metode Period Order Quantity (POQ) adalah salah satu metode lot sizing dimana kebutuhan komponenkomponen dipenuhi dengan menentukan jumlah periode permintaan yang harus dipenuhi (tidak termasuk permintaan nol) untuk setiap kali pemesanan. Metode ini berhubungan dengan EOQ, yaitu bahwa banyaknya periode yang harus dipenuhi kebutuhan komponennya diperoleh berdasarkan perhitungan besarnya EOQ dibagi dengan permintaan (demand) rata-rata per periode. EOI = EOQ/D = 2 S D / D 2 H = 2 S / DH Pengembangan Sistem Informasi Menurut Andri Kristanto (2003;35) pengembangan sistem informasi yang direalisasikan dengan bantuan komputer melalui suatu tahapan yang disebut dengan sistem analisis dan desain. Yang dimaksud dengan sistem analisis dan desain adalah peningkatan kinerja suatu organisasi dengan tujuan perbaikan 6

7 prosedur-prosedur dan metode yang lebih baik. Sistem desain merencanakan suatu sistem baru untuk menggantikan sistem usaha lama. Untuk itu diperlukan analisis, yaitu proses mengumpulkan dan menginterprestasikan kenyataankenyataan yang ada, atau mendiagnosa persoalan dan menggunakan keduanya untuk memperbaiki sistem. Analisis Sistem Menurut Jeffery L. Whitten (2004;33) analisis sistem ditujukan untuk menyediakan tim proyek dengan pemahaman lebih menyeluruh terhadap masalah-masalah dan kebutuhankebutuhan yang memicu proyek. Area bisnis dipelajari dan dianalisis untuk memperoleh pemahaman yang lebih rinci mengenai apa yang bekerja, apa yang tidak bekerja, dan apa yang dibutuhkan. Proses sistem analisis merupakan proses untuk mengetahui bagaimana suatu organisasi menangani operasi-operasinya. Misalnya, formulirformulir apa saja yang digunakan untuk menyimpan informasi secara manual, seperti order-order penjualan, fakturfaktur, dan lain-lain. Perlu juga diketahui laporanlaporan apa saja yang sekarang ini dihasilkan dan untuk apa laporanlaporan tersebut digunakan. Misalnya, daftar catatan pemesanan kembali, order-order penjualan, stock on hand, dan sebagainya. Juga harus diketahui kemana informasi-informasi tersebut ditujukan. Sistem analisis ini meliputi beberapa proses, diantaranya : penyelidikan awal, studi kelayakan, dan penentuan kebutuhan-kebutuhan sistem. Desain Sistem Desain sistem memberikan gambar tentang sistem yang dibangun sesuai dengan kebutuhan user. Hasil dari desain sistem kemudian diimplementasikan sehingga akan diperoleh aplikasi yang menghasilkan output sesuai dengan kebutuhan. Beberapa proses desain yang dilakukan antara lain : 1. Document Flow. 2. System Flow. 3. Data Flow Diagram. 4. Entity Relationship Diagram 5. Perancangan Input. 6. Perancangan Output. 7. Perancangan Interface Input. 8. Perancangan Interface Output. 7

8 PERANCANGAN SISTEM Blok Diagram Document Flow Document flow menggambarkan alur dari proses bisnis yang terjadi pada perusahaan PT. Mitra Binamandiri Makmur. Document flow dibuat berdasarkan hasil analisa dan kebutuhan pengguna (user requirement) dalam hal ini PT. Mitra Binamandiri Makmur Mojokerto. Gambar 3.1. Blok Diagram Input, Proses, dan Output Sistem Informasi Perencanaan dan Pengendalian Persediaan Material Dengan Metode Lot Sizing pada MRP pada PT. Mitra Binamandiri Makmur Mojokerto. Gambar 3.3. Document flow PT. Mitra Binamandiri Makmur Mojokerto. Gambar 3.2. Bill Of Material Extension Table. System flow Dalam perancangan sistem yang dibuat berupa system flow ini menggunakan tool Microsoft Visio System flow ini menggambarkan alur dari sistem informasi perencanaan 8

9 dan pengendalian persediaan material dengan metode Lot Sizing pada MRP. System flow dibuat berdasarkan hasil analisa dan kebutuhan pengguna (user requirement) dalam hal ini PT. Mitra Binamandiri Makmur Mojokerto. Gambar 3.5. System flow Pembelian pada PT. Mitra Binamandiri Makmur Mojokerto. Gambar 3.4. System flow Perencanaan dan Pengendalian Persediaan Material dengan Metode Lot Sizing pada MRP PT. Mitra Binamandiri Makmur Mojokerto. Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran aliran informasi yang terlibat dalam suatu prosedur (event) yang terdapat dalam suatu sistem. Diagram ini menjelaskan lebih lanjut suatu proses yang terdapat pada diagram berjenjang pada alur data yang terjadi pada setiap proses. DFD berfungsi untuk menggambarkan aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat tertinggi sampai ke tingkat yang 9

10 terendah sehingga memungkinkan untuk dilakukan proses dekomposis, partisi atau pembagian sistem ke dalam bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih sederhana. Adapun penjelasan dari DFD dapat dilihat sebagai berikut : Context Diagram Context diagram adalah diagram pertama dalam rangkaian suatu DFD yang menggambarkan entitasentitas yang berhubungan dengan suatu sistem. Pada context diagram sistem informasi perencanaan dan pengendalian persediaan material dengan menggunakan metode lot sizing terdapat 4 external entity, yaitu : PPIC, produksi, pembelian, dan supplier. Masing-masing dari entity tersebut memberikan input dan oleh sistem akan diberikan keluaran atau output yang berupa laporan atau dokumen yang lain. Gambar 3.6. Context Diagram Sistem Informasi Perencanaan dan dengan metode Lot Sizing pada MRP. Diagram Berjenjang Diagram berjenjang merupakan alat perancangan sistem yang dapat menampilkan seluruh proses yang terdapat pada suatu aplikasi tertentu dengan jelas dan terstruktur. 10

11 Gambar 3.7. Diagram Berjenjang Sistem Informasi Perencanaan dan dengan metode Lot Sizing pada MRP. DFD level 0 Sistem Pengendalian Persediaan dengan Metode Lot Sizing Setelah context diagram maka digambarkan diagram yang lebih rinci, yang disebut dengan DFD level 0. DFD level 0 membentuk semua aliran proses input dan output yang ada pada context diagram sebelumnya. Tiap-tiap proses tersebut akan membentuk hubungan yang saling terkait sehingga membentuk aliran proses yang menggambarkan proses dari sistem informasi perencanaan dan pengendalian persediaan material dengan metode lot sizing pada MRP. Gambar 3.8 DFD Level 0 Sistem Perencanaan dan Pengendalian Persediaan material dengan Metode Lot Sizing DFD level 1 Proses Membuat Master Production Schedule. DFD level 1 Proses membuat Master Production Schedule (MPS) menggambarkan proses-proses data yang lebih rinci dalam tahapan membuat MPS. 11

12 Gambar 3.9 DFD Level 1 Membuat Master Production Schedule DFD level 1 Proses Pengendalian Persediaan dengan Lot Sizing. DFD level 1 Proses pengendalian persediaan dengan Lot Sizing menggambarkan proses-proses data yang lebih rinci dalam tahapan pengendalian persediaan. Entity Relationship Diagram Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu desain sistem yang digunakan untuk menginterpretasikan, menentukan dan mendokumentasikan kebutuhankebutuhan untuj sistem pemrosesan database. ERD juga menyediakan bentuk untuk menunjukkan keseluruhan dari data user dan menunjukkan hubungan antar tabel. Dalam ERD datadata tersebut digambarkan dengan menggambarkan symbol entity. Dalam perancangan sistem ini terdapat beberapa entity yang saling terkait untuk menyediakan data-data yang dibutuhkan oleh sistem. Conceptual Data Model Gambar 3.10 DFD Level 1 Pengendalian Persediaan dengan metode Lot Sizing. Gambar 3.11 CDM Sistem Pengendalian Persediaan dengan Metode Lot Sizing. 12

13 Physical Data Model Gambar 3.12 PDM Sistem Pengendalian Persediaan dengan Metode Lot Sizing. Gambar 3.43 Hasil Cek Model DFD Cek Model Untuk memastikan analisis dan perancangan dibuat dengan benar, perlu dilakukan pengecekan model. Cek model dilakukan dengan menggunakan software Power Designer Model desain yang perlu untuk dilakukan pengecekan adalah DFD, ERD CDM, ERD PDM. A. Cek Model Data Flow Diagram B. Cek Model Entity Relationship Diagram Conceptual Data Model Gambar 3.44 Hasil Cek Model CDM 13

14 C. Cek Model Entity Relationship Diagram Physical Data Model Gambar 3.38 Desain Interface Generate Laporan Rencana Pembelian. Desain Interface Output Gambar 3.45 Hasil Cek Model PDM Desain Interface Input Gambar 3.39 Desain Interface Output Cetak Laporan Rencana Produksi. Gambar 3.37 Desain Interface Generate Laporan Rencana Produksi. 14

15 Gambar 3.40 Desain Interface Output Cetak Laporan Rencana Pembelian. Gambar 3.42 Desain Interface Output Cetak Purchase Order. Desain Output Gambar 3.41 Desain Interface Output Cetak Laporan Persediaan Material. Gambar 3.24 Desain Output Laporan Rencana Produksi. 15

16 Gambar 3.25 Desain Output Laporan Rencana Pembelian. Gambar 3.27 Desain Output Purchase Order. Gambar 3.26 Desain Output Laporan Persediaan Material. KESIMPULAN 1. Kesimpulan yang dapat diambil dari Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Perencanaan dan Dengan Metode Lot Sizing pada MRP ini adalah sebagai berikut : 2. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Perencanaan dan Dengan Metode Lot Sizing pada MRP dapat membantu mengurangi biaya simpan dan mengoptimalisasi tingkat persediaan, dibandingkan dengan metode yang ada selama ini. 16

17 3. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Perencanaan dan Dengan Metode Lot Sizing pada MRP dapat membantu perencanaan kebutuhan material dam produksi. 4. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Perencanaan dan Dengan Metode Lot Sizing pada MRP dapat digunakan untuk pengadaan material dengan jumlah yang optimal dengan biaya yang ekonomis. SARAN 1. Berhubung kerterbatasan waktu dalam mengerjakan Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Perencanaan dan Pengendalian Persediaan Material dengan Metode Lot Sizing pada MRP ini, maka saran kami untuk developer dan user PT. Mitra Binamandiri Makmur adalah: 2. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Perencanaan dan Dengan Metode Lot Sizing pada MRP ini agar dapat terintegrasi dengan sistem lain dalam PT. Mitra Binamandiri Makmur Mojokerto. 3. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Perencanaan dan Dengan Metode Lot Sizing pada MRP ini dapat dikembangkan dengan membuat routing yang mencatat alur produksi dari bahan mentah menjadi produk akhir, sehingga proses dalam menghasilkan suatu produk dapat ditelusuri apabila terjadi kemacetan dalam proses produksi. DAFTAR PUSTAKA Biegel, J. E., 1992, Pengendalian Produksi Suatu Pendekatan Kuantitatif, Akademia Pressindo, Yogyakarta. Heizer, Jay, 2005, Manajemen Operasi, Salemba Empat, Jakarta. Kristanto, Andri, 2003, Perancangan Sistem Informasi, Gaya Media, Yogyakarta. Kendall, Kendall, 2010, Analisis dan Perancangan Sistem, Indeks, Jakarta. Whitten, Jeffery L., 2004, Metode Desain dan Analisis Sistem, Andi, Yogyakarta. 17