SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMOTONGAN BESI PADA PT. X

Transkripsi

1 Prosiding Seminar Nasional Teknologi II SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMOTONGAN BESI PADA PT. X Rudy Adipranata 1, Ibnu Gunawan 2 Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Kristen Petra Jl. Siwalankerto , Surabaya rudya@petra.ac.id 1, ibnu@petra.ac.id 2 ABSTRAK Adanya sistem informasi khususnya yang berbasiskan komputer pada sebuah perusahaan saat ini mutlak dibutuhkan karena tanpa adanya sistem informasi tersebut, maka tidak akan dapat dilakukan analisa terhadap hasil kerja perusahaan secara langsung setiap saat. Sebagai contoh, jika perusahaan mengalami kerugian, maka kerugian tersebut baru dapat diketahui setelah berjalan sekian lama. Hal ini tentu sangat berbahaya bagi kelangsungan perusahaan tersebut, karena pihak manajemen tidak dapat mengambil tindakan yang sesuai untuk mengantisipasi keadaan yang terjadi pada perusahaan secara cepat. Mengingat pentingnya sistem informasi ini, maka pada penelitian ini dilakukan perancangan serta pembuatan sebuah sistem informasi yang ditujukan khususnya bagi sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan dan pemotongan besi di daerah Surabaya. Sistem informasi yang dikembangkan meliputi adanya pencatatan order pembelian, penerimaan besi, pemotongan, order penjualan, penjualan besi, penitipan ke gudang sewa, retur pembelian serta retur penjualan. Sedangkan laporan atau informasi yang dihasilkan secara garis besar adalah meliputi hasil-hasil dari pencatatan tersebut termasuk di dalamnya adalah adanya laporan keuntungan atau kerugian yang terjadi pada perusahaan dengan perhitungan harga pokok penjualan menggunakan metode average. Semua informasi ini dapat dilihat setiap saat tanpa harus menunggu berakhirnya periode yang berlaku pada perusahaan tersebut dan data selalu terbaharui dari hasil pencatatan yang dilakukan. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat membantu pihak lain sebagai bahan perbandingan jika hendak mengembangkan sistem informasi pada perusahaan yang bergerak di bidang serupa. Kata kunci : sistem informasi penjualan, pemotongan besi ABSTRACT Nowadays, the need of computer based information system in a company is very important, because without it, the company can not analyze its performance fast and up to date. For example, if the company get loss, the loss will be known after a period of time. If this situation happens, it is very dangerous for the that company because the management can not take appropriate action in order to avoid loss again in the future. In this paper, we design and implement information system for company which involve in sales and iron cutting in Surabaya. The information system we implement consist of purchase order, receiving order, cutting, sales order, sales, placing iron in rent warehouses, purchase return and sales return. The reports that our system produce are summary of those transactions including profit-loss report which the cost of good sold is calculated using average method. All of the information can be seen anytime without need of waiting for the end of period, and the information always up to date. We hope that the result of this research can help other people who want to develop information system in similar company. Keywords : sales information system, iron cutting information system

2 Prosiding Seminar Nasional Teknologi II PENDAHULUAN Adanya sistem informasi khususnya yang berbasiskan komputer pada sebuah perusahaan saat ini mutlak dibutuhkan karena tanpa adanya sistem informasi tersebut, maka tidak akan dapat dilakukan analisa terhadap hasil kerja perusahaan secara langsung setiap saat. Sebagai contoh, jika perusahaan mengalami kerugian, maka kerugian tersebut baru dapat diketahui setelah berjalan sekian lama. Hal ini tentu sangat berbahaya bagi kelangsungan perusahaan tersebut, karena pihak manajemen tidak dapat mengambil tindakan yang sesuai untuk mengantisipasi keadaan yang terjadi pada perusahaan secara cepat. Tetapi dengan adanya sistem informasi yang berbasis komputer, maka keadaan perusahaan dapat terus terpantau karena segala kegiatan yang berhubungan dengan operasional perusahaan dapat tercatat dan kinerja perusahaan dapat terpantau dengan adanya informasi yang dihasilkan sistem tersebut. Untuk menghasilkan sistem informasi yang berguna, maka terdapat tiga syarat yang harus diperhatikan yaitu tepat sesuai dengan kebutuhan, akurat dan tepat waktu. Jika salah satu dari ketiga syarat tersebut tidak terpenuhi, maka informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat dianggap sebagai sampah karena tidak bisa digunakan (Jogiyanto H.M, 2003). Sistem informasi dapat diterapkan secara internal dan eksternal perusahaan. Secara eksternal, sistem informasi yang ada ditarik ke luar menjangkau ke pelanggan. Sedangkan secara internal, sistem informasi dapat diterapkan di dalam fungsi-fungsi organisasi atau di tingkatan-tingkatan organisasi. Mengingat pentingnya sistem informasi ini, maka pada penelitian ini dilakukan perancangan serta pembuatan sebuah sistem informasi yang ditujukan khususnya bagi sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan dan pemotongan besi di daerah Surabaya. Secara umum, sebuah sistem informasi untuk perusahaan yang bergerak di bidang penjualan barang secara retail adalah sama, tetapi jika perusahaan tersebut mempunyai kegiatan yang spesifik, maka sistem informasi yang dikembangkan haruslah sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan. Dalam kasus pada penelitian ini, perusahaan tidak hanya bergerak di bidang penjualan barang secara retail, tetapi juga terdapat proses produksi sederhana untuk melakukan pemotongan terhadap besi yang hendak dijualnya. Sistem informasi yang dikembangkan meliputi adanya pencatatan order pembelian, penerimaan besi, pemotongan, order penjualan, penjualan besi, penitipan ke gudang sewa, retur pembelian serta retur penjualan. Sedangkan laporan atau informasi yang dihasilkan secara garis besar adalah meliputi hasil-hasil dari pencatatan tersebut termasuk di dalamnya adalah adanya laporan keuntungan atau kerugian yang terjadi pada perusahaan dengan perhitungan harga pokok penjualan menggunakan metode average. Semua informasi ini dapat dilihat setiap saat tanpa harus menunggu berakhirnya periode yang berlaku pada perusahaan tersebut dan data selalu terbaharui dari hasil pencatatan yang dilakukan. Komponen Sistem Informasi Komponen sistem informasi dimulai dari siklus pengolahan data dimana data perlu diolah untuk menghasilkan informasi yang berguna melalui sebuah siklus. Siklus pengolahan data ini sering juga disebut dengan siklus informasi. (Jogiyanto H.M, 2003). Komponen dasar pada siklus pengolahan data adalah input, model dan output. Komponen model digunakan agar sistem menghasilkan informasi yang tepat sesuai kebutuhan. Data yang belum diolah perlu disimpan untuk diolah pada waktu yang lain. Data ini disimpan pada sebuah tempat penyimpanan dalam bentuk database. Sehingga komponen sistem bertambah menjadi empat buah dengan adanya komponen basis data. A-14-2

3 Prosiding Seminar Nasional Teknologi II Seperti telah disebut pada bagian pendahuluan, sebuah sistem informasi haruslah memenuhi tiga syarat yaitu tepat sesuai dengan kebutuhan, akurat dan tepat waktu. Hal pertama yaitu tepat sesuai dengan kebutuhan dapat dipenuhi dengan adanya komponen model. Tetapi hal yang lain yaitu akurat serta tepat waktu belum dapat dipenuhi. Sehingga dengan hanya ada empat komponen pada sistem informasi maka belumlah cukup. Untuk dapat dihasilkan sebuah sistem informasi yang akurat, dibutuhkan komponen yang lain yaitu kontrol. Komponen kontrol ini akan menjaga sistem informasi dari kesalahan-kesalahan baik yang disengaja ataupun yang tidak disengaja. Dan untuk memenuhi persyaratan tepat waktu, diperlukan sebuah komponen lagi yaitu teknologi dimana komponen teknologi ini akan mempercepat proses pengolahan data serta dengan adanya teknologi telekomunikasi maka proses transmisi data dapat dipercepat sehingga informasi dapat disajikan tepat waktu. Sehingga pada akhirnya sistem informasi mempunyai enam buah komponen yang harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan. Jika satu atau lebih komponen tersebut tidak dapat melakukan fungsinya maka sistem hanyalah menghasilkan informasi yang tidak berguna karena tidak memenuhi ketiga syarat yaitu informasi yang tepat sesuai kebutuhan, akurat serta tepat waktu. Hubungan antar komponen dapat dilihat pada gambar 1. Kontrol Teknologi Input Model Output Basis Data Gambar 1. Komponen Sistem Informasi Desain Sistem dan Database Untuk melakukan desain sistem, digunakan model Data Flow Diagram (DFD). Data Flow Diagram adalah suatu diagram yang merepresentasikan sebuah sistem dengan gambar simbol-simbol tertentu dan terdapat alur yang menunjukkan perpindahan data pada proses yang berjalan di dalam sistem tersebut. Alur yang digambarkan pada DFD merupakan aliran data dari input ke output. Berikut ini ditampilkan desain sistem yang dibuat untuk proses yang terjadi pada perusahaan yang meliputi order pembelian, penerimaan besi, pemotongan, order penjualan, penjualan besi, penitipan ke gudang sewa, retur pembelian serta retur penjualan. Desain dimulai dari context diagram yang kemudian dibagi menjadi DFD level 0 dan 1. A-14-3

4 Prosiding Seminar Nasional Teknologi II Pemotong retur penjualan retur pembelian pemotongan laporan pemotongan laporan retur penjualan laporan penjualan laporan pembelian 0 Sistem Informasi PT X + penitipan barang pengambilan barang pengeluaran barang pemasukan barang Sewa laporan retur pembelian laporan rugi laba Gambar 2. Context Diagram Pada context diagram terlihat secara umum proses yang terjadi pada sistem dimana proses tersebut melibatkan enam external entity yaitu customer, supplier, pemotong besi, gudang yang merupakan gudang sewa, gudang milik sendiri serta pihak manajemen perusahaan. Dari context diagram tersebut kemudian dilakukan pembagian (decompose) menjadi DFD level 0 dimana DFD level 0 ini terbagi menjadi tiga proses yaitu pembelian, penjualan serta pemotongan. retur pembelian laporan retur pembelian 2 laporan pembelian pemasukan barang penitipan barang Sewa Gambar 3. DFD Level 0 Proses Pada proses pembelian ini, terjadi ke supplier dan supplier akan mengirimkan barang sesuai dengan pesanan. Setelah barang dikirimkan, barang tersebut dapat masuk langsung ke gudang milik sendiri atau masuk ke gudang sewa. A-14-4

5 Prosiding Seminar Nasional Teknologi II Barang akan masuk ke gudang sewa jika barang tersebut akan dipotong. Hal ini dilakukan karena untuk proses pemotongan biasanya tidak dapat dilakukan langsung pada saat itu juga tetapi menunggu beberapa hari tergantung ramai tidaknya pihak pemotong tersebut, sehingga barang perlu dititipkan ke gudang sewa yang lokasinya berada berdekatan dengan lokasi pemotongan. retur penjualan 1 laporan penjualan Penjualan + laporan retur penjualan pengeluaran barang laporan rugi laba Gambar 4. DFD Level 0 Proses Penjualan Proses penjualan akan terjadi jika terdapat permintaan dari pihak customer yang berupa sales order. Setelah order tersebut dapat dipenuhi, maka barang dikeluarkan dari gudang milik sendiri dan dikirimkan ke customer. Pemotong pengeluaran barang pemotongan 3 laporan pemotongan Pemotongan pengambilan barang pemasukan barang input data pemotongan update stok barang Sewa Data Pemotongan Gambar 5. DFD Level 0 Proses Pemotongan Data Barang Proses pemotongan dapat dilakukan pada dua kondisi yaitu barang sudah berada pada gudang sewa atau barang terletak di gudang sendiri. Barang yang terletak pada A-14-5

6 Prosiding Seminar Nasional Teknologi II gudang milik sendiri biasanya dipotong jika terdapat permintaan dari customer, dimana ukuran barang yang diminta oleh customer tidak tersedia pada gudang, tetapi dapat dipenuhi jika dilakukan pemotongan terhadap persediaan yang ada. Sedangkan barang yang terletak pada gudang sewa berasal dari pengiriman oleh supplier (proses pembelian), dimana sudah direncanakan bahwa barang yang dibeli dari supplier akan dilakukan pemotongan sesuai dengan ukuran yang dibutuhkan. Setelah proses pemotongan selesai dilakukan, maka barang akan dimasukkan kembali ke gudang milik sendiri. Dari DFD level 0 dilakukan pembagian lagi untuk mendapatkan DFD level 1 yang memberikan informasi aliran data lebih detail. Pada gambar 6 dan 7 ditampilkan DFD level 1 untuk proses pembelian dan penjualan, sedangkan untuk proses pemotongan tidak dilakukan pembagian lagi karena proses pada pemotongan telah terdefinisi secara lengkap pada DFD level 0. Data Sales Order input data sales order pengecekan stok 2 Sales Order konfirmasi stok input penjualan laporan rugi laba 1 Penjualan laporan penjualan input data penjualan pengeluaran barang Data Penjualan input retur penjualan update stok barang retur penjualan 3 Retur Penjualan laporan retur penjualan input data retur penj pemasukan barang update stok barang Data Barang : 2 Data Retur Penjualan Data Barang : 1 Gambar 6. DFD Level 1 Proses Penjualan Pada DFD level 1 proses penjualan terlihat lebih detail mengenai aliran data yang terjadi pada proses penjualan. Proses penjualan dimulai dengan adanya pemesanan barang oleh customer. Jika barang yang dipesan oleh customer tersedia di gudang, maka dapat langsung dilakukan. Sedangkan jika barang belum tersedia, A-14-6

7 Prosiding Seminar Nasional Teknologi II terdapat dua kemungkinan yang terjadi yaitu pesanan dapat dipenuhi dengan melakukan pemotongan terlebih dahulu, dalam hal ini, barang yang tersedia berukuran lebih besar dari barang pesanan sehingga dapat dilakukan pemotongan terhadap barang tersebut. Sedangkan kemungkinan kedua adalah barang memang tidak dipunyai, sehingga harus terlebih dahulu memesan pada supplier. Pada saat customer melakukan pemesanan, pihak marketing dapat melihat langsung ketersediaan barang yang ada pada gudang dengan adanya sistem informasi ini, sehingga dapat langsung ditentukan berapa lama barang tersebut akan dikirimkan ke customer yang bersangkutan. Selain proses penjualan, terdapat pula proses retur penjualan dimana retur ini terjadi jika ternyata terdapat cacat pada barang yang dikirimkan ke customer atau terdapat kekeliruan pihak gudang dalam melakukan. DFD level 1 proses pembelian terdapat pada gambar 7. Pada DVD level 1 tersebut terlihat lebih detail aliran data yang terjadi pada proses pembelian. Proses pembelian dimulai dengan adanya pesanan barang ke supplier. Secara umum pesanan barang ke supplier ini terjadi jika terjadi permintaan dari customer dimana barang yang diminta tidak tersedia pada gudang atau untuk barang-barang tertentu yang perputarannya cepat, terdapat kontrol stok minimum dimana jika barang yang tersedia pada gudang lebih kecil dari stok minimum yang telah ditetapkan, maka dilakukan pemesanan ke supplier. Setelah beberapa saat, maka pesanan tersebut akan dikirim oleh supplier, dimana barang yang dikirimkan ini terdapat dua kemungkinan untuk penyimpanan, yang pertama adalah disimpan langsung di gudang milik sendiri karena tidak memerlukan proses pemotongan, sedangkan kemungkinan yang kedua adalah barang yang dikirim oleh supplier langsung dimasukkan ke gudang sewa. Barang dimasukkan ke gudang sewa jika barang tersebut hendak dilakukan pemotongan yang dikarenakan adanya permintaan khusus dari customer untuk ukuran tertentu. Pada proses pembelian ini juga terdapat proses retur pembelian yang berguna untuk mengembalikan barang ke supplier jika terjadi cacat pada barang yang dikirim oleh supplier atau terjadi ketidak tepatan jenis barang yang dipesan dengan yang dikirim. A-14-7

8 Prosiding Seminar Nasional Teknologi II Data Order input data order pembelian 1 Order input penerimaan barang laporan pembelian 2 pemasukan barang Data Barang : 2 penitipan barang update stok barang input data pembelian input retur pembelian Sewa Data retur pembelian 3 Retur laporan retur pembelian input data retur pembelian pengeluaran barang update stok barang Data Barang : 1 Gambar 7. DFD Level 1 Proses Data Retur Setelah melakukan desain sistem dengan menggunakan DFD, langkah berikut adalah melakukan perancangan database guna penyimpanan data. Perancangan database dilakukan dengan menggunakan ERD ( Entity Relationship Diagram) untuk menggambarkan hubungan relasi antar tabel. KodeSupp Nama Alamat Telp Fax Relation_35 Kode Relation_61 Order KodePO Relation_59 Order Detail Harga Total TelahKirim Relation_62 Relation_82 Order Penjualan KodeSO Relation_88 KodeCust Nama Relation_84Alamat Telp Fax Penjualan KodePenjualan Relation_85 Relation_36 Relation_60 Pemotong KodePemotong Nama Alamat Telp Fax _Detail Harga Total Relation_130 Relation_127 Pemotongan_BarangHasil Relation_128 Pemotongan KodePemotongan BiayaPemotongan Relation_47 Barang KodeBrg Deskripsi Satuan HargaJual MinStok Relation_125 Relation_86 Pemotongan_BarangAsal Harga Total Relation_126 Relation_132 Relation_87 Order Penjualan Detail Harga Total TelahKirim Relation_131 Penitipan Detail Sewa Kode Nama Alamat Telp Fax Gambar 8. ERD Sistem Relation_83 Penjualan Detail Harga Total Penitipan KodePenitipan BiayaSewa Relation_133 A-14-8

9 Prosiding Seminar Nasional Teknologi II IMPLEMENTASI DAN HASIL PENELITIAN Dari desain yang telah dibuat baik berupa DFD ataupun ERD, maka dapatlah diimplementasikan suatu aplikasi guna menghasilkan informasi seperti tujuan semula. Aplikasi dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Delphi dan database Paradox. Aplikasi yang dibuat mempunyai kemampuan multiuser dan terdapat proteksi bagi masing-masing pengguna berupa password dan hak akses untuk menjalankan menu yang terdapat pada aplikasi. Hak akses ini bersifat fleksibel yang dapat diatur oleh seorang administrator. Berikut ditampilkan interface untuk memasukkan transaksi penjualan serta pemotongan. Gambar 9. Interface Pemasukan Transaksi Penjualan Gambar 10. Interface Pemasukan Transaksi Pemotongan A-14-9

10 Prosiding Seminar Nasional Teknologi II Dari data yang telah dimasukkan, maka sistem dapat menghasilkan informasi berupa laporan-laporan yang dapat digunakan oleh pihak manajemen untuk mengetahui kondisi perusahaan. Salah satu laporan yang penting adalah laporan laba rugi. Untuk menghasilkan laporan laba rugi ini, dilakukan perhitungan harga pokok penjualan dengan menggunakan metode average. Metode average ini melakukan perhitungan berdasar rata-rata nilai persediaan yang telah ada dengan nilai persediaan barang yang baru. Dengan mengetahui harga pokok penjualan, maka dapatlah dihitung laba rugi perusahaan tersebut dengan memperhatikan pula biaya-biaya yang timbul dalam suatu periode tertentu. Pada sistem ini, periode yang digunakan sangat fleksibel dimana periode tersebut ditentukan berupa tanggal awal dan tanggal akhir yang dapat diisi sesuai kebutuhan. Sebagai contoh laporan laba rugi terdapat pada gambar 11. Gambar 11. Laporan Laba Rugi KESIMPULAN Dari hasil penelitian yang telah dilakukan dan diimplementasikan pada PT. X, dapat disimpulkan bahwa dengan adanya sistem informasi yang berbasis komputer ini sangat membantu pihak manajemen perusahaan untuk mendapatkan informasi yang tepat sesuai kebutuhan, akurat dan tepat waktu. Ketepatan desain sistem serta database yang sesuai dengan kondisi perusahaan sangatlah diperlukan karena mempengaruhi sistem informasi yang dihasilkan. Jika desain yang dilakukan tidak tepat, menyebabkan banyaknya perubahan-perubahan serta tambal sulam sistem yang merepotkan yang pada akhirnya menyebabkan informasi yang dihasilkan menjadi tidak tepat sesuai kebutuhan atau bahkan tidak akurat. DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto H.M., Sistem Teknologi Informasi. Penerbit Andi. Yogyakarta. Hoffer, J.A., George J.F. and Valacich J.S., Modern System Analysis and Design. Second Edition. Addison Wesley. USA. Jogiyanto H.M., Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur. Penerbit Andi. Yogyakarta. A-14-10