KNOWLEDGE MANAGEMENT SEBAGAI KEUNGGULAN KOMPETITIF PADA USAHA KECIL MENENGAH (UKM) : IMPLEMENTASI DAN HAMBATANNYA. Oleh :

Transkripsi

1 KNOWLEDGE MANAGEMENT SEBAGAI KEUNGGULAN KOMPETITIF PADA USAHA KECIL MENENGAH (UKM) : IMPLEMENTASI DAN HAMBATANNYA Oleh : Ikhlash Kautsar, F, STp Mahasiswa Program Magister Manajemen dan Bisnis Institut Pertanian Bogor Angkatan E35 ikhlash_kautsar@yahoo.com / ikhlas.35e@mma.ipb.ac.id Blog : Kautsar35e.blogstudent.mma.ipb.ac.id PENDAHULUAN : Usaha Kecil Menengah (UKM) telah berperan aktif dalam berbagai peningkatan perekonomian dalam sebuah negara, tidak hanya di Indonesia, akan tetapi juga di negara-negara sedang berkembang. UKM telah membantu masyarakat menjadi sejahtera melalui penyediaan lapangan pekerjaan, transaksi perdagangan, penciptaan nilai tambah bagi konsumen rumah tangga serta berkontribusi dalam meningkatkan pendapatan daerah melalui yang dibayarkan. Namun, berbagai permasalahan sering muncul sehingga menghambat pertumbungan dan perkembangan UKM. Permasalahan tersebut datang baik dari luar maupun dari dalam UKM itu sendiri. Salah satu permasalahan dalam lingkungan internal UKM adalah keterbatasan penguasaan pengetahuan. Disamping itu, keberadaan UKM semakin terancam ketika perusahaan-perusahaan besar melalui produk-produk yang berkualitas dan berdaya saing tinggi dengan harga penawaran yang terjangkau memasuki pasar Indonesia. Oleh sebab itu diperlukan solusi yang dapat diimplementasi dengan sederhana untuk menghadapi tantangan ini. Salah satu caranya adalah menciptakan daya saing melalui implementasi Knowledge Management pada UKM. Menurut Kosasih dan Budiani, hal ini seiring dengan pendapat Priambada bahwa Knowledge Management dapat meningkatkan kinerja suatu perusahaan melalui budaya saling berbagi pengetahuan.

2 TINJAUAN PUSTAKA : Manajemen Griffin dalam Wikipedia mendefinisikan bahwa manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengkontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goal) secara efektif dan efisien. Selanjutnya dijelaskan bahwa efektif berarti tujuan dicapai sesuai dengan rencana yang telah dibuat, sedangkan efisien berarti tugas yang ada dilakukan secara benar, terorganisir dan sesuai dengan jadwal. Knowledge / Pengetahuan Menurut Hendrik (2003) pengetahuan merupakan data dan informasi yang digabung dengan kemampuan, intuisi, pengalaman, gagasan serta motivasi dari sumber yang kompeten. Terdapat 2 (dua) tipe pengetahuan, yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge, tacit knowledge adalah sesuatu yang tersimpan dalam otak manusia, sedangkan explicit knowledge adalah sesuatu yang terdapat dalam dokumen atau tempat penyimpanan lain selain di otak manusia (Uriarte, 2008). Knowledge Management Maimunah et al (2008:80-90) berpandangan bahwa Knowledge Management merupakan aktifitas merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah dimiliki oleh sebuah perusahaan yang kemudian digabungkan dengan berbagai pemikiran dan analisa dari berbagai macam sumber yang kompeten. Knowledge Management dapat dilihat sebagai sebuah pendekatan yang menyeluruh dalam mencapai tujuan perusahaan dengan memfokuskan pada pengetahuan (Bornemann et al, 2003). Secara sederhana, Uriarte (2008) mendefinisikan Knowledge Management sebagai suatu proses konversi tacit knowledge menjadi explicit knowledge yang kemudian dibagikan kepada anggota dalam sebuah organisasi. Lebih lanjut, Uriarte menjelaskan bahwa Knowledge Management merupakan proses suatu organisasi menciptakan nilai yang bersumber dari asset organisasi yang berbasis pada pengetahuan dan intelektual. Knowledge Management Sebagai Keunggulan Kompetitif Menurut Bornemann et al (2003), keuntungan utama penerapan Knowledge Management bagi organisasi adalah (1) adanya informasi pengetahuan yang lebih transparan (2) terdapatnya proses penciptaan nilai tambah berbasis pengetahuan (3) meningkatkan motivasi staff (4) meningkatkan daya saing, serta (5) keamanan dan ketahanan organisasi untuk jangka panjang. Sedangkan Fajar (2009) berpendapatan bahwa Knowledge Management bertujuan untuk meningkatkan keuntungan perusahaan melalui komunikasi dan meningkatkan penguasaan pengetahuan melalui transfer pengetahuan (knowledge sharing). Tujuan Knowledge Management adalah untuk meningkatkan dan memperbaiki pengoperasian perusahaan dalam meraih keuntungan kompetitif dan meningkatkan laba. Konsep Knowledge Managemet pada sebuah perusahaan juga bertujuan untuk

3 meningkatkan kinerja dengan cara menumbuhkan budaya berbagi pengetahuan, dimana pengetahuan merupakan asset yang dapat dikelola sehingga dapat dikomunikasikan dan digunakan secara bersama (Priambada et al, 2010). Disamping itu, penerapan knowledge management juga dapat memberikan manfaat nyata bagi kinerja perusahaan (Kosasih dan Budiani, 2007 : ). Jika perusahaan mampu memanfaatkan knowledge yang dimilikinya dengan baik, maka perusahaan tersebut akan memiliki kompetitive advantage yang akan mendukung pencapaian tujuan perusahaan yang telah ditetapkan (Ramzy, 2009). Implementasi Knowledge Management dan Hambatannya Priambada et al (2010) menjelaskan bahwa untuk merancang system Knowledge Management yang dapat membantu suatu organisasi meningkatkan kinerjanya diperlukan 4 (empat) factor, yaitu (1) aspek manusia, (2) aspek proses, (3) aspek teknologi dan (4) aspek isi (content) berupa database pengetahuan. Menurut Naland (2008) ada tiga tahap dalam mengimplementasikan Knowledge Management di perusahaan, yakni mencari dan berbagi pengalaman, menempatkan infrastruktur Knowledge Management dan budaya organisasi yang dapat memajukan perusahaan, dan yang terakhir adalah menjaga serta mempertahankan pengetahuan agar tetap diwariskan secara turun-temurun. Sedangkan Bornemann et al (2008) menjelaskan tahapan implementasi Knowledge Management melalui gambar 1. Selanjutnya, Priambada menjelaskan bahwa proses Knowledge Management System (KMS) dalam sebuah organisasi akan berjalan dengan baik apabila terbentuk budaya knowledge sharing, budaya ini dapat dilaksanakan melalui beberapa tahapan, yaitu (1) menciptakan knowledge, (2) menangkap knowledge, (3) menjaring knowledge, (4) menyimpan knowledge, (5) mengolah knowledge, serta (6) mendistribusikan knowledge. Gambar 1. Proses Implementasi Knowledge Management (Bornemann et al, 2003) Priambada (2010) menjelaskan bahwa menurut SECI model, suatu transfer pengetahuan berlangsung berulang-ulang dan membentuk suatu siklus yang menyebabkan pengetahuan menjadi berkembang. Seperti yang ditunjukkan pada gambar 2, dimana terjadi 4 (empat) proses dalam transfer pengetahuan, yaitu socialization, externalization, combination dan internalization.

4 Gambar 2. Transfer pengetahuan menurut SECI model (Priambada, 2010) Menurut Ramzy (2011), hal yang paling berpengaruh kuat dalam implementasi Knowledge Management dalam organisasi adalah budaya (culture). Disamping itu, penerapan Knowledge Management juga harus diikuti antara pengetahuan yang dimiliki oleh intangible asset, yaitu setiap individu atau karyawan dalam suatu perusahaan dan tangible asset seperti teknologi yang dimiliki oleh perusahaan (Kosasih dan Budiani, 2007 : 80-88) Menurut Wijaya (2010) permasalahan dalam implementasi Knowledge Management dikelompokan menjadi 2 (dua), yaitu (1) aspek software dan (2) aspek hardware. Aspek software merupakan unsur manusia dan semua karakteristik atau keadaan yang berhubungan dengan manusia, sedangkan yang dimaksud aspek hardware menunjuk kepada tool, teknik dan juga lingkungan yang dilibatkan. Sedangkan Uriarte (2008) berpendapat bahwa hambatan utama implementasi Knowledge Management adalah perusahaan mengabaikan factor budaya dan manusia. Dimana, dalam sebuah organisasi pengetahuan individu menjadi sangat bernilai, dan oleh karena itu harus tercipta sebuah budaya saling berbagi tacit knowledge yang dimiliki oleh setiap karyawan kepada karyawan yang lain. Sejalan dengan itu, Ramzy (2011) menambahkan bahwa kesulitan untuk saling berbagi disebabkan oleh beberapa factor, seperti (1) disamping sulit ditemukannya alat yang dapat digunakan untuk saling berbagai pengetahuan juga belum semua orang bisa menggunakannya, (2) sebagian orang beranggapan bahwa ilmu pengetahuan memerlukan banyak biaya dan resources, (3) kultur organisasi yang belum sepenuhnya sadar tentang pentingnya berbagi pengetahuan. (4) terdapat kompetisi dalam suatu komunitas. Pada akhir tahun 1999, terdapat suatu survey yang membuktikan bahwa tantangan terbesar (sekitar 56%) dalam penerapan Knowledge Management adalah mengubah perilaku anggota organisasi/karyawan untuk mendukung konsep ini.

5 UKM : Peran dan permasalahan Usaha Kecil Menengah telah memberikan kontribusi yang cukup besar bagi kesejahteraan masyarakat Indonesia dan penyediaan lapangan pekerjaan, seperti yang terjadi di Kabupaten Boyolali, dimana UKM telah mempengaruhi peningkatan PDRB kabupaten sebesar 4,22% dari total PDRB serta berimplikasi pada penyerapan tenaga kerja sebesar tenaga kerja (al habib et al, 2007). Disamping itu, Partomo (2004) menyebutkan bahwa Industri kecil menyumbang pembangunan dengan berbagai jalan, menciptakan kesempatan kerja, untuk perluasan angakatan kerja bagi urbanisasi, dan menyediakan fleksibilitas kebutuhan serta inovasi dalam perekonomian secara keseluruhan. Akan tetapi sebagian besar UKM, khususnya Usaha Kecil di Indonesia sama sekali tidak menerapkan sistem organisasi dan manajemen yang umum diterapkan di dalam dunia bisnis modern. Banyak Usaha Kecil di mana pengusaha mengerjakan semua kegiatan: produksi, pengadaan bahan baku, pemasaran, dan administrasi, dan tidak menerapkan pembukuan, atau melakukannya dengan cara yang primitif (Tambunan, 2010). Oleh sebab itu, timbulah berbagai permasalahan yang dihadapi oleh UKM. Hafsah (2004) menyebutkan bahwa pada umumnya permasalahan yang dihadapi oleh UKM terdiri dari factor internal seperti (1) kurangnya permodalan, (2) SDM yang terbatas, dan (3) lemahnya jaringan usaha, dan factor eksternal seperti (1) iklim usaha yang belum sepenuhnya kondusif, (2) terbatasnya sarana dan prasarana usaha, (3) Implikasi otonomi daerah, (4) implikasi perdagangan bebas, (5) produk dengan umur yang pendek dan (6) terbatasnya akses pasar. Menurut Tambunan (2008) penyebab utama rendahnya produktivitas di UMKM di Indonesia (dan di negara sedang berkembang pada umumnya) adalah keterbatasan teknologi dan SDM, dimana jumlah pengusaha UKM yang memiliki gelar diploma dari universitas hanya berjumlah sekitar 2,20 persen. Fajar (2009) menambahkan bahwa permasalahan yang sering dihadapi oleh UKM adalah permodalan, pemasaran, kurangnya pengetahuan dan SDM yang kurang berkualitas, disamping penguasaan pengetahuan yang menjadi factor penting untuk meningkatkan daya saing UKM. Fajar menjelaskan bahwa kurangnya penguasaan pengetahuan menjadi kelemahan terbesar bagi UKM, dimana hal ini berpengaruh terhadap kondisi internal UKM, yaitu (1) kurangnya kesadaran dan kemauan untuk menerapkan pengatahuan yang tepat guna, (2) keterbatasan modal untuk meningkatkan penguasaan teknologi, (3) kurangnya kemampuan untuk memanfaatkan dunia usaha serta (4) kurangnya akses terhadap sumber teknologi dan pengetahuan. Saat ini, penguasaan pengetahuan adalah kunci untuk memenangkan persaingan. Penguasaan pengetahuan dapat diwujudkan dalam bentuk teknologi, metode kerja dan budaya kerja. Meningkatnya daya saing UKM akan berpengaruh terhadap produkvitas dan kontribusi bagi negara. (Fajar, 2009). Sedangkan menurut Tambunan (2010), daya saing sebuah perusahaan tersebut ditentukan oleh tujuh faktor, yaitu (1) keahlian atau tingkat pendidikan pekerja, (2) keahlian pengusaha, (3) ketersediaan modal, (4) sistem organisasi dan manajemen yang baik, (5) ketersediaan teknologi, (6) ketersediaan informasi, serta (7) ketersediaan input-input lainnya.

6 PEMBAHASAN Implementasi Knowledge Management Pada UKM Tahun 1998 dan 2008 telah menjadi bukti bahwa UKM merupakan sector usaha yang paling kuat bertahan menghadapi dampak krisis ekonomi global. Walaupun demikian, banyak UKM di Indonesia yang jatuh ketika menghadapi kebijakan politik yang tidak memihak, seperti kenaikan BBM dan TDL serta pemberlakuan aturan pajak oleh pemerintah. Pada dasarnya berbagai permasalahan yang dihadapi oleh UKM cenderung berulang dari tahun ke tahun, dari periode ke periode, namun demikian masih banyak UKM yang pada akhirnya harus gulung tikar karena tidak mampu menghadapi kondisi ini. Permasalahanpun semakin kompleks dan rumit ketika UKM harus berhadapan tidak hanya dengan masalah yang datangnya dari luar, tetapi juga masalah internal, seperti minimnya tingkat pendidikan pemilik usaha, kurangnya modal, terbatasnya jaringan distribusi dan pemasaran, produk dan pelayanan yang kalah bersaing, hingga manajemen internal yang terbatas, baik dalam hal pengetahuan maupun pengalaman. Menghadapi era perdagangan yang semakin bebas dan terbuka, UKM harus dengan segera berbenah dan memperbaiki diri sehingga mampu bersaing tidak hanya dengan UKM dari negara maju tetapi juga perusahaan-perusahaan multinasional yang telah melakukan ekspansi hingga ke berbagai negara. UKM dari negara maju telah melakukan ekspor yang cukup signifikan ke Indonesia, seperti China, India, Jepang, Korea dan negara maju lainnya. Tanpa disadari, setiap hari semakin mudah menemukan berbagai produk dari negara luar di setiap pusat perbelanjaan, baik modern maupun tradisional. Usaha Kecil dan Menengah tidak bisa tinggal diam menunggu uluran tangan dari pemerintah ataupun lembaga besar lainnya, akan tetapi harus mampu bertindak proaktif untuk menghadapi tantangan ini. Salah satu solusi yang dapat dilakukan adalah dengan meng-implementasikan Knowledge Management dalam tubuh organisasi / perusahaan. Seperti yang telah dijelaskan, bahwa Knowledge Management menurut uriarte merupakan proses suatu organisasi menciptakan nilai yang bersumber dari asset organisasi yang berbasis pada pengetahuan dan intelektual. Asset UKM yang berupa tacit knowledge seperti pengetahuan yang dimiliki oleh setiap individu atau staff pada perusahaan merupakan modal berharga yang kemudian dapat dikembangkan menjadi keunggulan perusahaan. Seperti yang disyaratkan oleh Priambada, bahwa 4 (empat) aspek yang diperlukan dalam merancang suatu system Knowledge Management, yaitu (1) manusia, (2) proses, (3) teknologi dan (4) isi (content). Aspek-aspek yang disyaratkan tersebut pada umumnya telah tersedia dalam sebuah organisasi UKM, khususnya aspek manusia, proses dan teknologi. Namun, aspek isi (content) dalam sebuah UKM masih berupa tacit knowledge yang harus digali dari setiap individu dan kemudian didistribusikan.

7 Aspek manusia yang dimaksud dalam sebuah organisasi UKM adalah individu-individu yang terlibat dalam organisasi UKM, baik di lingkungan internal maupun eksternal perusahaan. Dalam internal perusahaan, individu dapat berarti seluruh staff atau karyawan dalam seluruh level jabatan dan divisi yang secara aktif bekerja dalam sebuah UKM. Meliputi pemilik usaha, manager, supervisor, kepala bagian, staff bagian, hingga karyawan honorer. Sedangkan dalam ektsternal perusahaan meliputi pelanggan, supplier, distributor, dinas UKM kota / daerah, dan pihak-pihak luar perusahaan yang terkait dengan aktivitas UKM. Aspek proses dalam sebuah organisasi UKM adalah proses-proses yang terjadi dalam aktivitas kerja. Aspek proses meliputi berbagai proses yang terdapat pada UKM seperti pada bagian produksi, pelayanan, penjualan dan pemasaran, administrasi, keuangan dan lain sebagainya. Aspek proses merupakan suatu kasus yang dapat dijadikan dasar dalam penggalian tacit knowledge. Sedangkan teknologi adalah metode atau tools yang digunakan untuk membantu agar proses-proses yang terjadi dalam UKM berjalan dengan lebih mudah, lebih cepat dan lebih baik. Proses implementasi Knowledge Management menurut Bornemann et al dimulai dengan mengumpulkan informasi, melakukan analisis kemudian perancangan dan dilanjutkan dengan institusionalisasi dan evaluasi. Tahapan evaluasi dilakukan kembali pada saat mengumpulkan informasi dan melakukan analisis. Proses ini terus berulang sehingga menjadikan implementasi Knowledge Management terus berkembang. Pada tahapan pengumpulan informasi, suatu UKM harus mendefinisikan terlebih dahulu goal atau tujuan yang ingin dicapai, apakah meningkatkan kapasitas produksi, meningkatkan kinerja karyawan, meningkatkan penjualan, memperbaiki pelaporan dan lain sebagainya. Penetapan goal ini sangat penting karena akan mengarahkan knowledge yang dimiliki untuk dirancang menjadi sebuah solusi yang dapat menyelesaikan permasalahan yang terjadi. Pada tahapan ini, setiap individu dalam perusahaan dapat berperan dalam memberikan informasi ataupun mengeluarkan tacit knowledge yang dimiliki. Tacit knowledge yang ada terkait dengan tujuan ataupun goal terdapat pada individu-individu yang berperan aktif dalam pekerjaannya. Sebagai contoh, tujuan UKM adalah meningkatkan efisiensi produksi, maka tacit knowledge yang dimiliki terdapat pada seluruh staff produksi, penyelia hingga manager. Pengumpulan informasi dapat dilakukan melalui berbagai forum, seperti diskusi, rapat, atau bahkan sekedar komunikasi dan tukar pikiran dengan atau diantara seluruh karyawan yang terlibat. Pengumpulan informasi dapat dilakukan oleh manager ataupun tim yang berwenang melaksanakan knowledge management, disamping harus segera didokumentasikan secara tertulis dalam sebuah dokumen. Setelah seluruh informasi yang berupa knowledge ataupun berbagai uraian tentang pekerjaan terkumpul, maka langkah selanjutnya adalah melakukan analisa terhadap informasi tersebut. Analisa dilakukan dengan tujuan untuk menentukan apakah informasi yang berhasil dikumpulkan dapat diterima atau tidak. Sesuai dengan goal yang telah ditetapkan, maka seharusnya analisa yang dilakukan mengarah kepada

8 pencapaian goal atau tujuan awal. Analisa dapat dilakukan dengan sederhana melalui diskusi atau rapat terbatas yang dihadiri oleh manager serta individu yang memiliki kemampuan analisa yang lebih. Keterbatasan kualitas sumber daya UKM dalam melakukan analisa dapat ditangani melalui peran pihak ketiga yang dapat mengarahkan dan membimbing, seperti dinas UKM kota atau daerah, lembaga yang focus pada pengembangan UKM dan lain sebagainya. Langkah ketiga adalah merancang (design) yang berarti menemukan solusi dan mengimplementasikan-nya di lapangan. Hasil analisa informasi akan mengarahkan informasi-informasi yang didapat untuk dipilih yang selanjutnya akan mengarahkan kepada jawaban atas goal atau tujuan yang ingin dicapai. Pilihan-pilihan informasi tersebut selanjutnya dapat menjadi sebuah solusi atau menjadi dasar ditemukannya solusi baru yang dikembangkan setelah melalui tahapan analisa. Informasi berupa solusi ini kemudian diimplementasikan di lapangan sesuai dengan kebutuhan organisasi atau perusahaan, dalam hal ini adalah UKM. Dalam mengimplementasikan solusi yang telah didapat, diperlukan sebuah tindakan nyata berupa institutionization. Dimana, pada tahapan ini, sebuah proyek atau program yang dicanangkan, disusun dengan lebih rapih baik dalam hal organisasi, administrasi, dan pelaksanaannya, kemudian menentukan penanggung jawab implementasi dan pelaksana. Tidak sampai disana, implementasi ini harus diawasi, dikendalian dan dievaluasi secara terus menerus. Proses evaluasi yang dilakukan kemudian diarahkan kepada pelaksanaan pengumpulan informasi dan analisa kembali, sehingga terjadi perbaikan secara terus menerus dan berkelanjutan untuk mencapai goal atau tujuan perusahaan. Faktor penting dalam menerapkan Knowledge Management dalam sebuah UKM adalah Knowledge Sharing atau berbagi pengetahuan, seperti yang disebutkan oleh Priambada bahwa dalam melakukan berbagi pengetahuan setidaknya dibutuhkan 6 (enam) tahapan, yaitu menciptakan, menangkap, menjaring, menyimpan, mengolah, serta mendistribusikan knowledge. Menciptakan pengetahuan berarti seseorang dalam perusahaan (UKM) menemukan cara baru untuk melakukan sesuatu atau menciptakan know-how dalam sebuah pekerjaan. Proses penciptaan ini dapat terjadi karena adanya informasi baru yang diterima, baik melalui pengamatan, diskusi, ataupun adanya pengetahuan baru yang kemudian dimodifikasi dan diolah sehingga membuat suatu pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih cepat, lebih mudah dan lebih baik. Hal seperti ini dapat ditemukan dalam sebuah proses produksi, strategi pemasaran, maupun menyelesaikan suatu permasalahan yang umum terjadi di perusahaan. Menangkap pengetahuan berarti seorang atau sekelompok individu dalam perusahaan mengidektifikasi suatu pengetahuan yang bernilai yang kemudian direpresentasikan kedalam suatu cara yang logis dan diterima akal untuk dilakukan. Pengetahuan yang ditangkap dapat berasal dari berbagai sumber, baik itu dari lingkungan eksternal maupun dari internal perusahaan.

9 Selanjutnya adalah menjaring pengetahuan, yaitu suatu proses penempatan pengetahuan dalam sebuah konteks atau dokumen agar dapat ditindaklanjuti. Menjaring pengetahuan menunjukkan seberapa dalam kualitas tacit knowledge yang ada atau dimiliki oleh setiap individu dalam perusahaan yang ditangkap bersamaan dengan explicit knowledge. Secara sederhana, setiap individu harus mampu secara bersamaan menjaring tacit knowledge dan explicit knowledge yang ada untuk kemudian dituangkan dalam sebuah metode yang dapat ditindaklanjuti untuk digunakan atau diterapkan dalam perusahaan. Seluruh pengetahuan yang telah diciptakan, ditangkap dan dijaring, kemudian disimpan dalam sebuah media penyimpanan yang tersusun dengan baik dan rapih. Pengetahuan yang disimpan dapat berbentuk dokumen, baik yang dapat diakses langsung ataupun harus menggunakan piranti lunak untuk mengaksesnya. Penyimpanan ini dilakukan sebagai bank data pengetahuan yang kemudian dapat diakses oleh setiap individu yang terdapat dalam organisasi. Seiring dengan berjalannya waktu, pengetahuan akan selalu berkembang mengikuti dinamisnya kondisi perusahaan dan lingkungan. Oleh karena itu, suatu pengetahuan yang telah disimpan dalam bank data pengetahuan harus selalu diupdate, baik dengan cara menambahkan dengan pengetahuan yang baru atau melakukan perubahan atau perbaikan pengetahuan dengan perkembangan yang ada. Mengolah pengetahuan juga dapat dilakukan dengan cara melakukan analysis ulang pada pengetahuan yang dimiliki untuk disesuaikan dengan kondisi perusahaan dan lingkungan terbaru. Tingkat pengolahan pengetahuan akan menunjukkan seberapa besar perusahaan serius menghadapi dan menjawab berbagai tantangan yang dihadapi. Seluruh pengetahuan yang dimiliki dalam sebuah perusahaan (UKM) tidak akan bermanfaat jika tidak mampu disebarkan atau didistribusikan kepada seluruh individu yang ada dalam perusahaan. Uriarte menjelaskan bahwa yang menjadi permasalahan dalam implementasi Knowledge Managament adalah factor budaya dan manusia, dimana yang dimaksud budaya disini adalah budaya untuk saling berbagi tacit knowledge. Distribusi pengetahuan dapat dilakukan melalui 2 (dua) cara, yaitu (1) direct atau langsung dari individu ke individu baik melalui cara yang disengaja ataupun tidak disengaja, (2) central atau terpusat dari individu kepada organisasi yang kemudian didistribusikan kepada seluruh individu yang berada dalam organisasi. Seperti yang dijelaskan oleh Priambada melalui SECI model, dimana suatu knowledge transfer yang berulang-ulang dan membentuk suatu siklus akan menyebabkan pengetahuan menjadi berkembang melalui 4 (empat) proses, yaitu socialization, externalization, combination dan internalization. Secara tidak langsung, hal tersebut dilakukan oleh UKM dengan cara yang sederhana. Dimana pemilik usaha ataupun individu yang memiliki tacit knowledge seperti metode atau proses tertentu secara langsung mendistribusikan tacit knowledge yang dimiliki kepada individu lain sesuai dengan kebutuhan. Suatu tacit knowledge yang dimiliki oleh UKM tidak pernah diproses menjadi explicit knowledge sehingga menyebabkan knowledge transfer menjadi tidak terstandarkan. Implementasi Knowledge Management memungkinkan dilakukan dalam sebuah UKM karena :

10 a. UKM memiliki jumlah karyawan yang relative sedikit dibandingkan dengan perusahaan-perusahaan besar, sehingga akan memudahkan implementasi knowledge Management b. Proses dan teknologi yang terdapat pada UKM relative sederhana c. Management atau pengelolaan perusahaan yang relative sederhana Hambatan implementasi Knowledge Management pada UKM Disamping berbagai factor yang memungkinkan di-implementasikannya Knowledge Management, juga terdapat hambatan-hambatan yang menyebabkan knowledge managemet menjadi sulit untuk diterapkan pada UKM, yaitu : a. Tidak adanya alat atau tools dalam menerapkan Knowledge Management pada UKM b. Adanya anggapan bahwa knowledge management membutuhkan modal yang besar c. Kualitas sumber daya manusia yang terbatas menyebabkan kurangnya penguasaan pengetahuan sehingga sulit menerima metode baru Seperti yang telah disebutkan oleh Ramzy, bahwa salah satu factor yang membuat sulitnya untuk berbagi pengetahuan adalah sulit ditemukannya alat yang dapat digunakan untuk saling berbagi, disamping itu belum semua orang bisa menggunakannya. Sarana dan prasarana yang dimaksud disini alat tools (alat) tersebut yang dapat digunakan secara standar oleh pelaku usaha atau UKM. Istilah Knowledge Management bisa dikatakan sebagai sesuatu yang baru bagi UKM, oleh karena itu ketidaktersediaan tools yang memadai memungkinkan UKM kesulitan untuk mengimplementasikannya. Disamping itu juga perlu adanya pengetahuan dan pemahaman terlebih dahulu mengenai Knowledge Management itu sendiri. Suatu metode atau pengetahuan yang baru biasanya identik dengan biaya, dengan kata lain dibutuhkan biaya yang cukup besar untuk mendapatkan pengetahuan yang dibutuhkan. Biaya tersebut dibutuhkan baik untuk mengikuti pelatihan, seminar, program short course maupun melalui pendidikan formal. Oleh karena kertebatasan dana, maka pengetahuan menjadi sulit didapatkan untuk digunakan ataupun dikembangkan dalam perusahaan. Dalam menerapkan Knowledge Management, sesungguhnya tidak membutuhkan biaya yang besar. Knowledge Management merupakan suatu metode yang dapat dilakukan oleh seluruh bagian secara mandiri tanpa harus adanya pihak ketiga yang selalu mendampingi. Walaupun demikian, dibutuhkan awalan sehingga sebagian atau seluruh staff memahami, mengerti dan mampu melaksanakan Knowledge Management. Hambatan lainnya adalah kualitas sumber daya manusia pada UKM yang terbatas, menyebabkan kurangnya penguasaan pengetahuan sehingga relative sulit untuk menerima suatu metode baru seperti Knowledge Management. Seperti yang disebutkan oleh Tambunan, bahwa jumlah pengusaha UKM yang memiliki gelar diploma dari universitas hanya berjumlah sekitar 2,20%.

11 Keterbatasan ini secara langsung menimbulkan permasalahan tidak hanya pada saat implementasi Knowledge Management, namun juga pada saat belum dilaksanakan. Keterbatasan penguasaan pengetahuan menyebabkan UKM menjadi terhambat dalam mengimplementasikan teknologi-teknologi atau metode-metode yang secara umum dilaksanakan. Sebelum di-implementasikan-nya Knowledge Management, UKM sudah disibukkan terlebih dahulu oleh permasalahan internal yang dapat menghambat dan mengganggu laju pertumbuhan dan perkembangan usaha. KESIMPULAN & SARAN Menghadapi kondiri persaingan yang demikian ketat, impelementasi Knowledge Management dapat menjadi solusi bagi UKM, disamping dapat meningkatkan produktifitasnya juga dapat meningkatkan daya saing UKM. Implementasi Knowledge Management pada sebuah UKM dapat diterapkan melalui beberapa tahapan, dimulai dengan pengumpulan informasi, analisa, perancangan kemudian internalisasi dan evaluasi. Implementasi Knowledge Management pada UKM dilakukan dengan cara yang sederhana, hal ini dikarenakan oleh terdapatnya berbagai keterbatasan yang ada pada UKM. Faktor terpenting yang mempengaruhi Knowledge Management dapat diimplementasikan pada UKM adalah factor manusia dan budaya. Manusia sebagai pelaku dan subjek utama UKM harus dapat menerima, menyadari, memahami dan kemudian melaksanakan Knowledge Management secara tersistematis. Sedangkan budaya yang mempengaruhi implementasi Knowledge Management pada UKM adalah budah Knowledge Sharing atau berbagi pengetahuan. Tanpa didukung oleh keduanya, maka implementasi Knowledge Management tidak dapat berjalan dengan baik. Disamping itu, terdapat berbagai hambatan yang menyebabkan Knowledge Management menjadi sulit untuk dapat diimplementasikan pada UKM, yaitu tidak adanya alat yang bisa digunakan untuk mengimplementasikan Knowledge Management pada UKM, anggapan bahwa suatu pengetahuan membutuhkan biaya yang besar serta terbatasnya kualitas sumber daya manusia sehingga membuat penguasaan pengetahuan menjadi kurang. Saran yang dapat diberikan terkait dengan implementasi Knowledge Management pada UKM adalah perlu dilakukan penelitian lebih lanjut mengenai tools yang dapat digunakan secara sederhana serta pengaruh implementasi Knowledge Management pada UKM. Agar suatu UKM dapat mengimplementasikan Knowledge Management, maka ada beberapa hal yang perlu dilakukan, yaitu : a. Memberikan pemahaman dan pengetahuan secara menyeluruh kepada UKM b. Mengarahkan UKM untuk dapat mengimplementasikan Knowledge Management secara mandiri c. Melakukan evaluasi dan pengawasan implementasi Knowledge Management secara terus menerus

12 d. Tools atau alat yang digunakan haruslah sesederhana mungkin, sehingga dapat diterima dan dijalankan e. Merubah mind set UKM untuk lebih terbuka terhadap berbagai pengetahuan baru DAFTAR PUSTAKA Al Habib, Ismail, Jacom, Harry, dan Riyanto, Hendro. Kebijakan Ekonomi Mikro Kab. Boyolali 2006, Lambaga Kajian untuk Transformasi Sosial, 2007, Boyolali, Jawa Tengah Anonym, Manajemen, diakses dari pada Januari, 24, 2011 Bornemann, Manfred et al, An Illustrated Guide to Knowledge Management, Wissenmanagement Forum, 2003, Graz, Austria Fajar, Knowledge Management dan Impelementasinya, diakses dari fajar blogspot.com/2009/01/knowledge-management-danimplementasi.html Hafsah, Upaya Pengembangan Usaha Kecil dan Menengah, Buletin Infokop nomor 25 tahun XX, 2004 Hendrik, Sekilas Tentang Knowledge Management, Ilmukomputer.com, 2003 Kosasih dan Budiani, Pengaruh Knowledge Management terhadap kinerja karyawan : Studi kasus departemen front office Surabaya plaza hotel, Jurnal Manajemen Perhotelan, FE, Universitas Kristen Petra, Vol. 3 No. 2, September 2007 : hal Maimunah, El Rayeb, S. Augury, Siti, Knowledge Management Sebagai Salah Satu Jembatan Pengembangan Institusi Unggulan, Jurnal AMIK Raharja, Vol. 2, No. 1, 2008 : Naland, F. Riany, Implementasi Knowledge Management di Hyundai Motor, diakses dari rainynaland.wordpress.com/2008/09/16/implementasi-knowledgemanagement-di-hyundai-motor/ pada Januari, 18, 2011 Partomo, S Tiktik, Usaha Kecil Menengah dan Koperasi, Working Paper Series No. 9, Pusat Studi Industri dan UKM, Fakultas Ekonomi Universitas Trisakti, 2004 Priambada D. Boy, Implementasi Knowledge Management System di Perusahaan, Program Pascasarjana Ilmu Komputer, IPB, 2010, Bogor

13 Ramzy, Knowledge Management Sebagai Competitive Advantage, 2009, diakses dari km.gunarta.net/node/37, diakses pada Januari, 18, 2011 Tambunan, Tulus, Ukuran Daya Saing Koperasi dan UKM, Backgound studi RPJM Nasional , Bidang Pemberdayaan Koperasi dan UKM, Bappenas, 2010 Tambunan, Tulus, Masalah Pengembangan UKM di Indonesia : Sebuah Upaya Mencari Jalan Alternatif, Bahan diskusi Forum Keadilan Ekonomi (FKE) Institute for Global Justice, Jakarta, 28 September 2008 Uriarte A. Filemon, Introduction to Knowledge Management, ASEAN Foundation, 2008, Jakarta, Indonesia Wijaya Marcel, Knowledge dan Implementasinya yang tidak tanpa kendala, diakses dari pada Januari, 18, 2011