Undang-Undang No 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN)

Transkripsi

1

2 KATA PENGANTAR Undang-Undang No 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN) mengamanatkan Instansi Pemerintah wajib memberikan kesempatan pengembangan kompetensi bagi ASN di instansi masing-masing. Pengembangan kompetensi yang salah satunya melalui Pelatihan (Diklat) merupakan upaya untuk meningkatkan profesionalitas ASN dalam mengemban fungsi sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, dan perekat dan pemersatu bangsa. Lembaga Administrasi Negara yang diberikan mandat sebagai Instansi Pembina Diklat telah melakukan berbagai pembaharuan di bidang diklat diantaranya melalui pembaharuan sistem Diklat Prajabatan (Diklat Prajab) dan Diklat Kepemimpinan (Diklatpim) sebagai respon terhadap tuntutan profesionalisme ASN. Pembaharuan yang dilakukan mulai dari penataan kurikulum, sistem penyelenggaraan, tenaga pengajar sampai dengan output yang dihasilkan telah dituangkan secara resmi dalam Peraturan Kepala LAN (Perka LAN). Peraturan-peraturan tersebut kemudian dijadikan dasar bagi setiap Lembaga Diklat yang akan menyelenggarakan Diklat Prajabatan dan Diklat Kepemimpinan. Diklat Prajabatan merupakan diklat pembentukan awal bagi para Calon Pegawai Negeri Sipil diatur dalam Perka LAN Nomor 10, 15, dan 16 tahun 2015 dimana diklat ini ditujukan untuk membangun integritas moral, kejujuran, semangat dan motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggungjawab, dan memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang. Sedangkan Diklat Kepemimpinan (Diklatpim) yang diwajibkan bagi ASN yang akan atau telah menduduki Jabatan Struktural diatur dalam Perka LAN Nomor 17, 18, 19, dan 20 berturut-turut tentang Pedoman Penyelenggaraan Diklatpim Tingkat I, II, III, dan IV dimana Diklat ini ditujukan untuk membangun kompetensi ASN yang menduduki jabatan struktural sebagai Pemimpin Perubahan. Untuk menjamin keberhasilan penyelenggaraan Diklat Prajab dan Diklatpim di seluruh Indonesia maka setiap lembaga penyelenggara diklat prajabatan harus mematuhi berbagai ketentuan dan standar yang telah ditetapkan dalam peraturan kepala LAN di atas. Untuk itu, diperlukan keberadaan petunjuk teknis Penyelenggaraan Diklat Prajab & Diklatpim yang dapat dijadikan pedoman dan digunakan sebagai standar penyelenggaraan oleh para penyelenggara diklat dalam menyelenggarakan diklat. PetunjukTeknis (Juknis) ini merupakan panduan yang disediakan oleh LAN untuk membantu seluruh Lembaga Diklat 1

3 dalam mengoperasionalkan berbagai ketentuan dan standar yang telah diatur dalam Pedoman Penyelenggaraan Diklat Prajabatan & Kepemimpinan ke dalam kegiatan riil sehari-hari. Juknis ini telah disusun sedemikian rupa berdasarkan tahapan-tahapan penyelenggaraan Diklat yang sederhana dengan langkah-langkah yang jelas sehingga mudah dipahami oleh Penyelenggara Diklat. Kami menyadari bahwa Juknis ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu, kami sangat terbuka terhadap berbagai masukan yang konstruktif bagi penyempurnaan Juknis lebih lanjut. Semoga Juknis ini bermanfaat. Jakarta, 5 Oktober 2015 Kepala Lembaga Administrasi Negara, Dr. Adi Suryanto, MSi 2

4 DIKLATPIM TINGKAT III & IV

5 PERIJINAN PENYELENGGARAAN DIKLAT KEPEMIPINAN Kode: 001 Penyelenggara Diklat Kepemimpinan memerlukan ijin penyelenggaraan dari LAN yang diajukan minimal 3 (tiga) minggu sebelum diklat dilaksanakan. Ijin penyelenggaraan diperlukan sebagai bagian dari mekanisme penjaminan mutu penyelenggaraan diklat. Pengajuan ijin penyelenggaraan dilakukan dengan tahapan berikut: 1. Mendata Jumlah calon peserta Diklat Kepemimpinan, Menyusun Jadwal Pembelajaran Diklat Kepemimpinan serta Tenaga Pengajarnya dan Mempersiapkan Sarana dan Prasarana serta Fasilitas Diklat Lembaga Diklat Pemerintah Terakreditasi sudah melakukan pendataan terhadap calon peserta Diklat Kepemimpinan dengan jumlah maksimal 40 (empat puluh) orang per angkatan. Lembaga Diklat Pemerintah Terakreditasi memperhatikan surat penugasan peserta dari Pejabat Pembina Kepegawaian masing-masing, apabila terdapat peserta yang berasal dari luar provinsi asal harus melampirkan surat ijin mengikuti Diklat dari Badan Diklat Provinsi asal. Lembaga Diklat Pemerintah terakreditasi sudah menyusun jadwal pembelajaran diklat beserta tenaga pengajarnya serta mempersiapkan sarana/prasarana dan fasilitas di dalamnya. Apabila Lembaga Diklat Pemerintah terakreditasi memfasilitas pelaksanaan Diklat Kepemimpinan di tempat lain (bukan di Lembaga Diklat terakreditasi) maka terlebih dahulu harus memperhatikan sarana dan prasarana fasilitas yang akan dipergunakan, apabila tidak penuhi standar maka harus mencari alternative lain terutama fasilitas milik instansi Pemerintah. Penggunaan tempat diklat lainnya akan diijinkan apabila sudah tidak tersedia fasilitas milik pemerintah dan harus mendapat jaminan tertulis dari pihak Pimpinan Lembaga Diklat Terakreditasi bahwa tempat diklat tersebut memenuhi standar bagi pembelajaran diklat. Jaminan tertulis disampaikan kepada Instansi Pembina Diklat. 2. Mengajukan Ijin Penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan ke Instansi Pembina Diklat Lembaga Diklat Pemerintah Terakreditasi mengajukan surat pemberitahuan kepada Deputi Bidang Diklat Aparatur Lembaga Administrasi Negara 4

6 terkait dengan penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan. Substani surat pemberitahuan tersebut sebagai berikut: a. Nama Diklat Kepemimpinan serta tanggal pelaksanaannya; b. Asal peserta yang mengikuti Diklat Kepemimpinan; c. Tempat penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan; d. Jumlah tenaga pengajar yang mengajar untuk Diklat Kepemimpinan sesuai dengan persyaratan yang berlaku; dan e. Jadwal Pelaksanaannya. Lembaga Diklat Pemerintah Terakreditasi selain mengajukan surat juga melampirkan nama calon peserta Diklat Kepemimpinan. PENGARAHAN MENTOR Kode: 002 Diklat kepemimpinan pola baru merupakan diklat yang memerlukan keterlibatan para atasan langsung peserta diklat yang akan berperan sebagai mentor. Untuk itu, sebelum diklat dilaksanakan para mentor perlu mendapatkan gambaran tentang konsep diklat kepemimpinan secara utuh serta pentingnya peran, tugas dan tanggung jawab mentor dalam proses diklat. Pengarahan terhadap Mentor diberikan 1 minggu sebelum diklat dibuka. Tahapan kegiatan pengarahan mentor adalah sebagai berikut; 1. Lembaga Diklat Pemerintah Terakreditasi menyampaikan permintaan penunjukan mentor kepada Pejabat Pembina Kepegawaian yang mengirimkan calon peserta diklat kepemimpinan. Mentor yang ditunjuk diutamakan adalah atasan langsung peserta di unit kerjanya. Penunjukan mentor perlu mempertimbangkan kompetensi yang dimilikinya terutamanya dalam pelaksanaan pembuatan proyek perubahan milik peserta; 2. Lembaga Diklat Pemerintah Terakreditasi mengundang kehadiran mentor melalui pejabat Pembina Kepegawaian dengan mencantumkan substansi agenda pertemuan; 3. Pengarahan mentor disampaikan oleh pimpinan lembaga penyelenggara Diklat pemerintah terakreditasi maksimal 1 minggu sebelum diklat dilaksanakan; 5

7 4. Muatan pengarahan mentor mencakup target produk pembelajaran yang harus dihasilkan oleh peserta, sistem penyelenggaraan diklat kepemimpinan pola baru, peran & tanggungjawab mentor, serta teknis pelaksanaan mentoring. Perlu penekanan tentang peran mentor sebagai: a. pembimbing dan pengawas peserta berdasarkan sikap profesionalisme; b. pemberi dukungan penuh kepada peserta diklat dalam menyiapkan proyek perubahan yang akan disusun oleh peserta Diklat Kepemimpinan; menghadiri seminar rancangan proyek perubahan, membantu memberikan masukan dan dukungan dalam pelaksanaan laboratorium kepemimpinan, dan menghadiri seminar laporan laboratorium kepemimpinan; c. pembimbing peserta dalam memetakan permasalahan dan menyelesaikan proyek perubahan yang akan dilaksanakan pada saat laboratorium kepemimpinan; dan d. inspirator peserta. Pelaksanaan Diklat Kepemimpinan diawali dengan pengarahan strategi dan kebijakan pengembangan SDM Aparatur Sipil Negara yang diberikan oleh Pimpinan Instansi/Pejabat Pembina Kepegawaian/Pimpinan Lembaga Diklat Pemerintah terakreditasi dengan menghadirkan instansi/unit terkait. Persiapan: PENGARAHAN STRATEGI DAN KEBIJAKAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA APARATUR SIPIL NEGARA Kode: Menyampaikan surat undangan pengarahan strategi dan kebijakan diklat kepada Pembicara, Tim Tenaga pengajar, pimpinan Instansi asal peserta, dan pejabat di lingkungan Diklat serta melakukan konfirmasi minimal 1 (satu) minggu sebelum acara dilaksanakan; 2. Menyiapkan petugas dan Sarana/Prasarana yang menunjang kegiatan pengarahan strategi dan kebijakan pengembangan SDM Aparatur Sipil Negara meliputi : Lay out ruangan, Nomenklatur penulisan pada back drop, Penomoran kursi peserta, Sound system, Konsumsi, dan Daftar hadir peserta. 6

8 3. Menyiapkan materi pengarahan strategi dan kebijakan pengembangan SDM Aparatur Sipil Negara yang mencakup : relevansi dasar hukum penyelenggaraan dikaitkan dengan diklat, kebijakan kurikulum diklat yang dipergunakan, jumlah Aparatur Sipil Negara yang akan dikembangkan, dan durasi pengembangan pelatihannya. Pelaksanaan Upacara Pengarahan: 1. Memastikan kehadiran undangan dan calon peserta diklat; 2. Calon Peserta Diklat telah menempati kursi sesuai urutan; 3. Melaksankan upacara pembukaan dengan Run down sebagai berikut: a. Pengantar dari MC dan sekaligus penyampaian tata cara evakuasi jika terjadi force majeur di tempat upacara pengarahan. b. Menyanyikan lagu Indonesia Raya c. Pembacaan Do a d. Laporan penyelenggaraan e. Pengarahan oleh pejabat Pembina kepegawaian/pimpinan lembaga diklat/pejabat tertentu. f. Ramah tamah Lay out acara Pengarahan dan Strategi Kebijakan Pengembangan SDM ASN 7

9 Proses Pembelajaran diklat dilaksanakan di dalam kelas (on campus) dan di tempat kerja (off campus). Kurikulum yang digunakan dalam Diklat Kepemimpinan terdiri dari: A. Agenda Pembelajaran Agenda pembelajaran dalam Diklatpim terdiri dari : 1. Agenda Penguasaan Diri (Self Mastery); 2. Agenda Diagnosa Perubahan Organisasi; 3. Agenda Inovasi; 4. Agenda Tim Efektif; dan 5. Agenda Proyek Perubahan Setiap tenaga pengajar mengampu maksimal 2 (dua) agenda selama proses penyelenggaraan Diklatpim berlangsung sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya (hasil keikutsertaan dalam ToF dan atau ToT substansi). B. Tahap Pembelajaran PEMBELAJARAN DIKLAT Tahap pembelajaran dalam Diklat Kepemimpinan meliputi: Kode: Tahap Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi yang terdiri dari 4 (empat) agenda pembelajaran yakni: sebagian materi dari Agenda Inovasi, materi utuh Agenda Self Mastery, materi utuh Agenda Diagnosa Perubahan Organisasi dan sebagian materi dari Agenda Proyek Perubahan. Produknya adalah identifikasi individu terhadap area permasalahan. Kegiatan ini adalah on campus; 2. Tahap Membangun Komitmen Bersama terdiri dari 1 (satu) agenda yaitu agenda proyek perubahan. Produknya adalah komitmen bersama antara peserta dengan pemangku kepentingan untuk melakukan perubahan terhadap area permasalahan tertentu. Kegiatan ini adalah off campus; 3. Tahap Merancang Perubahan dan Membangun Tim yang terdiri dari 3 (tiga) agenda pembelajaran yakni: Agenda Inovasi, Agenda Tim Efektif dan sebagian materi dari Agenda Proyek Perubahan. Produknya adalah 8

10 rancangan proyek perubahan dan peta potensi pemangku kepentingan. Kegiatan ini adalah on campus; 4. Tahap Laboratorium Kepemimpinan yang terdiri dari 1 (satu) agenda yakni Agenda Proyek Perubahan. Produknya adalah Implementasi proyek perubahan. Kegiatan ini adalah off campus; 5. Tahap Evaluasi yang terdiri dari 1 (satu) agenda yakni agenda proyek perubahan. Produknya adalah laporan implementasi proyek perubahan yang sudah dievaluasi dan didiseminasikan kepada peserta lain. Kegiatan ini adalah on campus. C. Mata Diklat Setiap agenda pembelajaran terdiri dari sejumlah mata diklat. Untuk melengkapi substansi mata diklat, peserta diberikan pengkayaan wawasan (ceramah) oleh Pakar yang dapat berasal dari akademisi, praktisi, pejabat struktural atau pejabat fungsional lainya yang memiliki kompetensi terkait dengan substansi mata diklat tersebut. Untuk menjamin dinamika proses dan materi maka ceramah sebaiknya tidak diberikan oleh Widyaiswara yang sudah ditugaskan dalam mengajar mata diklat tertentu. D. Pembelajaran di Luar Mata Diklat 1. Orientasi Peserta Diklat meliputi : a. Orientasi awal yaitu: Strategi dan Kebijakan Pengembangan SDM ASN, Overview Kebijakan Diklat dan Dinamika Kelompok. b. Orientasi Akhir yaitu : Review dan Tindak Lanjut Proyek Perubahan. 2. Pembimbingan meliputi : Pembimbingan di kelas, pembimbingan di tempat kerja dan pembimbingan melalui teknologi komunikasi 3. Evaluasi yaitu : Evaluasi Kepemimpinan Peserta 9

11 Visitasi merupakan metode pembelajaran yang diberikan kepada peserta Diklat kepemimpinan untuk menginternalisasi materi yang telah dipelajari di dalam kelas dengan lokasi tertentu yang dapat dijadikan sebagai proses pembelajaran. Persiapan Visitasi: 1. Menetapkan lokus visitasi oleh penyelenggara dengan melibatkan tenaga pengajar. Beberapa pertimbangan dalam menetapkan lokus : relevansi lokus dengan substansi mata diklat, lokasi lokus dari lembaga diklat dan ketersediaan/alokasi anggaran; 2. Mengirimkan surat rencana visitasi ke instansi tempat lokus yang akan dikunjungi serta mengkonfirmasikan kesediaan penerimaan. 3. Membuat surat penugasan tim tenaga pengajar yang akan mendampingi visitasi. 4. Mengkoordinasikan run down acara pada saat visitasi a. Menyamakan persepsi run down acara visitasi b. Mengkoordinasikan alokasi waktu dari susunan acara visitasi. a. Menyiapkan Sarana dan Prasarana Visitasi : kendaraan yang digunakan (bus/minibus), konsumsi, dan daftar hadir peserta. Saat pelaksanaan Visitasi : 1. Tim Tenaga Pengajar memberikan pembekalan tentang skenario visitasi dan target pembelajaran visitasi; 2. Visitasi dilakukan dengan mengunjungi instansi/tempat dengan obyek tertentu. Peserta melakukan observasi, diskusi/tanya jawab dan mengambil lesson learnt dari obyek yang dikunjungi; 3. Tim Tenaga Pengajar & penyelenggara memberikan bimbingan dan fasilitasi selama pelaksanaan visitasi berlangsung. Pasca pelaksanaan Visitasi: VISITASI/KUNJUNGAN LOKASI Kode: Tim Fasilitator melakukan tindaklanjut hasil visitasi dalam pembelajaran di kelas; 2. Peserta menyampaikan hasil pengamatan dan pengalaman belajarnya yang dikaitkan dengan materi diklat dalam proses diskusi. 10

12 Benchmarking merupakan salah satu metode pembelajaran yang diberikan ke peserta melalui kegiatan peninjauan secara langsung ke lokasi yang telah berhasil melakukan inovasi dan memberikan dampak manfaatnya kepada organisasi. Peserta diharapkan dapat mengadopsi dan mengadaptasi keunggulan organisasi yang telah memiliki best practice tersebut. Persiapan Benchmarked: BENCHMARKING/OBSERVASI LAPANGAN Kode: Melakukan mini riset untuk menetapkan lokus benchmarking dengan melibatkan tenaga pengajar. Beberapa pertimbangan dalam menetapkan lokus/instansi (minimal ada 2 lokus/instansi) yaitu relevansi lokus dengan kerumpunan peserta, Inovasi yang telah dihasilkan oleh instansi/lokus yang dituju berdasarkan penghargaan yang telah dicapai baik berskala nasional maupun internasional, dan ketersediaan/alokasi anggaran; 2. Mengirimkan surat rencana benchmarking ke tempat instansi/lokus yang akan dikunjungi serta mengkonfirmasikan kesediaan penerimaan; 3. Mengelompokkan peserta Diklatpim dalam satu rumpun tugas dan fungsinya sehingga akan mempermudah lokus yang akan dituju dalam pelaksanaan Benchmarking; 4. Menyiapkan kebutuhan administrative pendukung pelaksanaan benchmarking yakni alat transportasi, akomodasi dan konsumsi selama pelaksanaan benchmarking (total kegiatan 5 hari), penganggaran dan daftar hadir peserta. 5. Membuat surat penugasan tim tenaga pengajar yang akan mendampingi benchmarking. 6. Mengkoordinasikan run down acara pada saat benchmarking a. Menyamakan persepsi run down acara benchmarking b. Mengkoordinasikan alokasi waktu dari susunan acara benchmarking 7. Tim Tenaga Pengajar memberikan pembekalan tentang skenario dan target pembelajaran benchmarking dan membantu untuk memberikan masukan terhadap pertanyaan yang akan dilontarkan pada saat diskusi berlangsung. 11

13 Saat pelaksanaan benchmarking: 1. Benchmarking dilakukan dengan mengunjungi instansi/lokus yang telah berhasil melakukan inovasi. Jumlah instansi yang dikunjungi minimal 4 instansi; 2. Peserta dibagi dalam beberapa kelompok. Satu instansi dikunjungi oleh maksimal 10 orang peserta; 3. Peserta melakukan observasi, diskusi/tanya jawab dan mengambil lesson learnt dari instansi/lokus yang dikunjungi; 4. Tim Tenaga Pengajar & penyelenggara memberikan bimbingan dan fasilitasi selama pelaksanaan benchmarking berlangsung. Pasca pelaksanaan benchmarking: 1. Tim kelompok berbagi informasi hasil observasi selama proses benchmarking dengan difasilitasi oleh tenaga pengajar. Pelaksanaan kegiatan ini dilakukan pada sore/malam hari setelah kunjungan dilaksanakan. Pada hari ketiga dilakukan diskusi untuk membangun pemahaman yang sama antar peserta terhadap hasil observasi yang telah dilakukan pada seluruh instansi yang telah dikunjungi; 2. Tim Tenaga Pengajar memberikan masukan dan arahan terkait dengan hasil diskusi membangun pemahaman yang sama. 3. Peserta menyusun laporan hasil pelaksanaan benchmarking dalam suatu laporan tertulis (kelompok dan atau kelas secara keseluruhan). 12

14 Pembimbingan di kelas adalah kegiatan pembelajaran untuk memfasilitasi peserta Diklat Kepemimpinan untuk mengeksplorasi, mengeksploitasi dan memaparkan proyek perubahan yang disusunnya. Pembimbingan di kelas ini dilakukan oleh Coach yang ditunjuk oleh Lembaga Diklat Pemerintah Terakreditasi. Satu coach dalam satu angkatan pelaksanaan Diklatpim membimbing maksimal 10 orang peserta. Persiapan pembimbingan PEMBIMBINGAN DI KELAS 1. Lembaga Diklat Pemerintah terakreditasi sudah membagi peserta Diklatpim ke masing-masing coach dengan standar 1 (satu) coach membimbing maksimal 10 (sepuluh) peserta; 2. Menetapkan SK pengangkatan Tenaga Pengajar sebagai coach dengan peserta yang dibimbingnya; 3. Menyiapkan sarana dan prasarana kelas sebagai tempat pembimbingan sesuai dengan jumlah coach yang telah ditetapkan. Mekanisme dan Materi Pembimbingan : Kode: Coach akan memperkenalkan diri serta menjelaskan tugas dan perannya kepada peserta yang dibimbingnya; 2. Pada hari 1 (tahap satu kegiatan Diklatpim) dalam proses pembimbingan, coach akan memberikan bimbingan kepada peserta secara tatap muka dengan menitikberatkan eksplorasi permasalahan yang terdapat di lingkungan unit kerjanya; 3. Pada hari 2 (tahap satu kegiatan Diklatpim) dalam proses pembimbingan, coach akan memberikan bimbingan kepada peserta secara tatap muka dengan menitikberatkan penyusunan rancangan proyek perubahan peserta; 4. Pada hari 1 & 2 (awal tahap kelima kegiatan Diklatpim) dalam proses pembimbingan, coach secara tatap muka akan membimbing peserta menyiapkan pertanggungjawaban hasil proyek perubahan beserta evidence yang dihasilkan oleh peserta diklatpim. 5. Pembimbingan terstruktur bertempat di Lembaga Diklat Pemerintah terakreditasi, pada saat sesi pembelajaran terjadwal (9 JP) yang 13

15 dilaksanakan pada tahap kesatu Diagnosa Kebutuhan Kebutuhan Perubahan Organisasi dan tahap kelima Evaluasi; 6. Pembimbingan tetap dapat dilakukan selama peserta memasuki tahap kedua (Membangun Komitmen Bersama), tahap ketiga (Merancang perubahan dan membangun tim), dan tahap keempat (Laboratorium kepemimpinan) baik secara tatap muka maupun menggunakan teknologi informasi. Pembimbingan melalui teknologi informasi adalah kegiatan pembelajaran untuk memfasilitasi peserta Diklatpim untuk melaksanakan proses pembimbingan secara tidak terstruktur yang dapat dilakukan melalui: , SMS, Whats App, BB, Line, telpon dan alat komunikasi lainnya yang dapat digunakan untuk melakukan bimbingan dengan coach. Persiapan pembimbingan 14 PEMBIMBINGAN MELALUI JARINGAN TEKNOLOGI INFORMASI Kode: Lembaga Diklat Pemerintah terakreditasi sudah mendata dan no handphone coach dan peserta yang dapat dihubungi pada saat pelaksaanan pembimbingan. 2. Alamat dan no HP yang dimiliki oleh coach diumumkan kepada peserta yang menjadi bimbingannya (coachee) dan sebaliknya. 3. Masing-masing Lembaga Diklat Pemerintah terakreditasi membuat check list terkait dengan komunikasi yang dilakukan oleh coach dengan peserta pada saat proses pembimbingan 4. Pembimbingan melalui teknologi informasi dilakukan secara maksimal selama peserta memasuki tahap membangun komitmen bersama, tahap merancang perubahan dan membangun tim, dan tahap laboratorium kepemimpinan. Mekanisme dan Materi Pembimbingan : 1. Agar proses pembimbingan melalui teknologi informasi berlangsung dengan baik maka peserta melalui SMS memberitahukan akan melakukan bimbingan dengan coach apakah melalui telepon, , atau alat

16 komunikasi lainnya 2. Coach akan menjawab SMS peserta terkait dengan proses pembimbingan melalui teknologi informasi. 3. Apabila peserta melakukan pembimbingan dengan coach melalui handphone maka proses pembimbingannya diharapkan sesuai dengan koridor sebagai seorang coach. Adapun substansi pembimbingannya akan sangat bergantung pada pelaksaanan tahap kegiatan Diklatpim. 4. Apabila peserta melakukan pembimbingan dengan coach melalui , maka proses jawaban nya diharapkan sesuai dengan koridor sebagai seorang coach. Adapun substansi pembimbingannya akan sangat bergantung pada pelaksaanan tahap kegiatan Diklatpim. 5. Selama proses pelaksanaan pembimbingan (coaching) maka akuntabilitas pelaksanaannya adalah melalui yang masuk atau checklist yang diisi selama proses pembimbingan melalui handphone berlangsung. 5. Coach selama proses pembimbingan harus mencetak balasan dan yang masuk serta hasil checklist untuk diserahkan ke penyelenggara selama tahap pelaksanaan Diklatpim berlangsung yaitu pada tahap membangun komitmen bersama, tahap merancang perubahan dan membangun tim, dan tahap laboratorium kepemimpinan. PEMBIMBINGAN DI TEMPAT KERJA Kode: 009 Pembimbingan di tempat kerja adalah proses pembimbingan yang dilakukan oleh mentor yakni atasan langsung dengan peserta Diklatpim. Pelaksanaan pembimbingan ini dilakukan selama peserta Diklatpim berada di tempat kerja yaitu pada saat tahap membangun komitmen bersama dan tahap laboratorium kepemimpinan. Persiapan Pembimbingan 1. Pejabat Pembina Kepegawaian menerbitkan Surat Tugas kepada masingmasing mentor untuk memberikan bimbingan dan arahan selama proses pelaksanaan pembimbingan di tempat kerja berlangsung; 15

17 2. Lembaga Diklat Pemerintah terakreditasi mendata nama mentor dari masing-masing peserta sesuai dengan penetapan yang dilakukan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian asal peserta; 3. Lembaga Diklat Pemerintah terakreditasi menyiapkan Surat Pengantar Pembimbingan kepada Mentor pada setiap menjelang off campus; 4. Lembaga Diklat Pemerintah akreditasi menyiapkan buku harian yang akan diberikan kepada peserta selama proses pembimbingan di tempat kerja berlangsung yaitu pada saat tahap membangun komitmen bersama, dan tahap laboratorium kepemimpinan. Mekanisme dan Materi Pembimbingan : 1. Mentor memberikan bimbingan dan arahan di tempat kerja; 2. Pembimbingan pada tahap membangun komitmen bersama diharapkan mentor menitikberatkan pada identifikasi akar permasalahan yang akan diselesaikan dengan melakukan intervensi berupa inovasi/proyek perubahan; 3. Pembimbingan pada tahap kedua ini mentor juga diharapkan mengarahkan peserta membangun kesepakatan dengan stakeholders terkait dalam menetapkan area perubahan yang akan diintervensi; 4. Pembimbingan pada tahap kedua ini mentor memberikan persetujuan/ dukungan terhadap area perubahan yang telah disepakati antara peserta dengan stakeholders terkait; 5. Pembimbingan pada tahap laboratorium kepemimpinan, mentor memberikan dukungan dan persetujuan untuk menggunakan sumber daya yang terdapat di lingkungan unit kerjanya untuk tercapainya implementasi proyek perubahan. 6. Pembimbingan pada tahap laboratorium kepemimpinan, mentor akan memonitor secara langsung terkait dengan sejumlah kegiatan yang akan dilakukan oleh peserta Diklatpim untuk tercapainya implementasi proyek perubahan. 7. Hasil pelaksanaaan monitoring ini akan segera dievaluasi oleh mentor untuk perbaikan yang harus dilakukan oleh peserta Diklatpim. 8. Mentor juga memberikan arahan dan bimbingan kepada peserta selama proses pembuatan laporan proyek perubahan. 16

18 SEMINAR/PENYAJIAN RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN Kode: 010 Seminar rancangan proyek perubahan adalah kegiatan pematangan rancangan proyek perubahan dengan mengkonfirmasi bersama kelayakan rancangan proyek perubahan tersebut antara peserta, coach, mentor dan penguji. Unsur yang terlibat dalam seminar adalah peserta diklat, coach, mentor, dan penguji. Persiapan Seminar: 1. Merancang tempat pelaksanaan seminar rancangan proyek perubahan berdasarkan jumlah coach yang telah ditetapkan; 2. Mengumumkan tempat dan nama peserta yang menempati ruangan tersebut pada saat dilaksanakan seminar rancangan proyek perubahan; 3. Menyiapkan tim penguji seminar rancangan proyek perubahan dengan kriteria pejabat struktural/fungsional di lingkungan Diklat, dan tenaga pengajar yang tidak menjadi coach. Tim Penguji sudah mengikuti sosialisasi terkait dengan tata cara penguji Diklatpim; 4. Peserta menyerahkan naskah rancangan proyek perubahan yang telah disetujui oleh coach masing-masing sebanyak 3 (tiga) eksemplar minimal 1 (satu) hari sebelum pelaksanaan seminar rancangan proyek perubahan dilaksanakan; 5. Melakukan penyamaan persepsi tim penguji satu hari sebelum pelaksanaan seminar rancangan proyek perubahan dan memberikan laporan rancangan proyek perubahan sesuai dengan nama-nama peserta yang akan diuji kepada coach. Pelaksanaan seminar 1. Seluruh unsur yang terlibat dalam seminar berada dalam satu ruangan, kecuali peserta & mentor setiap peserta hanya akan berada di ruangan sesuai dengan giliran presentasi bimbingannya; 2. Peserta secara bergiliran mempresentasikan hasil rancangan aktualisasinya dihadapan tim penguji sesuai dengan kelompok dan urutannya; 3. Coach bertindak selaku moderator yang mengatur jalannya seminar; 17

19 4. Alokasi waktu seminar untuk setiap peserta adalah 45 menit yang mencakup: Presentasi oleh penyaji (15 menit), Masukan dari Penguji (10 menit), Masukan dari Mentor (5 menit), Masukan dari Coach (5 menit), Tanggapan dari penyaji (10 menit) 5. Pembahasan yang dilakukan oleh tim penguji pada tahap ini adalah menilai jenis inovasi, cakupan manfaat perubahan, kejelasan tahap perubahan dan peta pemangku kepentingan. 6. Sistem Penilaian dan format penilaian yang digunakan oleh tim penguji berpedoman pada Pedoman penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan yang ditetapkan oleh instansi Pembina Diklat. 7. Lay Out ruang seminar Rancangan Aktualisasi sebagaimana gambar di bawah Pasca Seminar Setelah melaksanaan seminar, peserta diklat wajib melakukan perbaikan terhadap masukan-masukan dari Tim Penguji. Hasil perbaikan rancangan proyek perubahan yang telah disetujui coach digunakan sebagai pedoman melaksanakan laboratorium kepemimpinan di tempat kerja.. Gambar: Lay Out ruang seminar Rancangan Proyek Perubahan 18

20 Kode: 011 Tahap laboratorium kepemimpinan adalah proses pembelajaran diklatpim yang dilaksanakan di tempat kerjanya melalui implementasi rancangan proyek perubahan yang telah disetujui pada saat seminar rancangan proyek perubahan. Implementasi rancangan proyek perubahan perubahan di tahap laboratorium kepemimpinan ini akan melibatkan mentor, coach dan pemangku kepentingan yang telah didentifikasi oleh peserta untuk ikut mendukung terhadap penyelesaian proyek perubahan. Persiapan : LABORATORIUM KEPEMIMPINAN 1. Lembaga Diklat Pemerintah terakreditasi akan memberikan surat tugas kepada peserta Diklatpim untuk mengimplementasikan proyek perubahan sesuai dengan alokasi waktu yang telah ditetapkan dengan lokasi sesuai dengan tempat kerjanya. 2. Lembaga Diklat Pemerintah terakreditasi akan menyampaikan surat pemberitahuan kepada Pembina Kepegawaian tiap peserta tentang tahapan laboratorium kepemimpinan yang akan dilaksanakan oleh peserta beserta permintaan untuk memastikan para pihak yang ditunjuk sebagai mentor memberikan bimbingan dan arahan selama laboratorium kepemimpinan. Pelaksanaan Laboratorium Kepemimpinan: 1. Peserta melaksanakan setiap rencana kegiatan sebagaimana tertuang dalam Rancangan proyek perubahan dan mengumpulkan bukti-bukti pelaksanaan kegiatan dengan bimbingan oleh coach, dan mentor; 2. Peserta diklat secara aktif mengkonsultasikan tentang pelaksanaan laboratorium kepemimpinan kepada coach dengan memperhatikan masukan-masukan yang didapat pada saat seminar rancangan proyek perubahan; 3. Peserta diwajibkan mengisi buku harian yang telah ada selama proses pelaksanaan laboratorium kepemimpinan. 4. Peserta menyusun laporan pelaksanaan kegiatan beserta evidence yang telah dikumpulkan sesuai dengan capaian kegiatan selama pelaksanaan laboratorium kepemimpinan berlangsung. 5. Laporan Laboratorium Kepemimpinan diserahkan kepada penyelenggara untuk dipresentasikan pada kegiatan seminar laboratorium kepemimpinan. 19

21 Seminar Laboratorium Kepemimpinan adalah kegiatan penyampaian bukti pelaksanaan kegiatan dan evaluasi keberhasilan hasil pelaksanaan proyek perubahan setiap peserta diklat. Kegiatan mengukur keberhasilan dilakukan dengan membandingkan antara kegiatan yang telah disepakati dalam rancangan proyek perubahan dengan kegiatan yang telah dilaksanakan beserta bukti-bukti yanag diajukan. Unsur yang terlibat dalam seminar adalah peserta diklat, coach, mentor, dan penguji. Adapun penguji yang terlibat dalam seminar laboratorium kepemimpinan diupayakan penguji yang sama saat seminar rancangan proyek perubahan. Persiapan: SEMINAR LABORATORIUM KEPEMIMPINAN (PENYAJIAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN) Kode: 012 Kegiatan persiapan yang perlu dilakukan adalah sebagaimana persiapan kegiatan seminar rancangan proyek perubahan; Pelaksanaan seminar 1. Mekanisme dan durasi dalam pelaksanaan Seminar Laboratorium Kepemimpinan adalah sama dengan kegiatan seminar rancangan proyek perubahan; 2. Seluruh unsur yang terlibat dalam seminar berada dalam satu ruangan, kecuali mentor setiap peserta hanya akan berada di ruangan sesuai dengan giliran presentasi bimbingannya; 3. Pembahasan dalam seminar ini adalah mengukur kemampuan peserta dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan yang telah dirancang dalam rancangan proyek perubahan di unit kerjanya dibandingkan dengan hasil pelaksanaannya; 4. Penilaian tim penguji dalam seminar laboratorium kepemimpinan mencakup : a. Jumlah kegiatan memobilisasi dukungan; b. Pernyataan dukungan; dan c. Capaian Tahap Perubahan. 5. Sistem Penilaian dan format penilaian yang digunakan oleh tim penguji berpedoman pada Pedoman penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan yang ditetapkan oleh instansi Pembina Diklat; 20

22 6. Layout ruang seminar Laboratorium Kepemimpinan sebagaimana gambar dibawah ini Gambar: Lay Out ruang seminar Laboratorium Kepemimpinan : Pasca Seminar Setelah melaksanakan seminar peserta diklat wajib melakukan perbaikan laporan laboratorium kepemimpinan sesuai dengan masukan-masukan dari Tim Penguji. Laporan perbaikan ini kemudian diserahkan kepada penyelenggara. EVALUASI KEPEMIMPINAN Kode: 013 Kegiatan pelaksaanaan evaluasi kepemimpinan meliputi dua kegiatan yaitu: evaluasi laboratorium kepemimpinan dan evaluasi kepemimpinan peserta. Evaluasi Laboratorium Kepemimpinan merupakan sharing antar peserta Diklatpim yang terkait dengan pengalaman memimpin perubahan selama masa laboratorium kepemimpinan baik dari sisi keberhasilan maupun kesulitan yang dihadapi serta strategi menyelesaikannya. Sedangkan evaluasi Kepemimpinan Peserta adalah penilaian kembali peserta yang dianggap terbaik berdasarkan hasil evaluasi laboratorium kepemimpinan dengan mempresentasikan minimal 5 (lima) orang peserta di hadapan seluruh coach & penyelenggara, pengajar dan peserta Diklatpim lainnya untuk memperoleh urutan peserta yang terbaik. 21

23 Persiapan Evaluasi Laboratorium Kepemimpinan: Penyelenggara menyiapkan kelas dan fasilitator yang akan memandu proses sharing pengalaman memimpin perubahan; Pelaksanaan Evaluasi Laboratorium Kepemimpinan 1. Peserta secara sukarela mengajukan diri untuk berbagi pengalaman memimpin perubahan maksimal 10 menit per peserta; 2. Peserta lain diberikan kesempatan untuk mengklarifikasi; 3. Fasilitator memberikan simpulan terhadap hasil sharing pengalaman antar peserta. Persiapan Evaluasi Kepemimpinan Peserta: 1. Penyelenggara mengundang pimpinan Lembaga Diklat Pemerintah Terakreditasi, Pejabat Instansi Pembina Diklat, Tim penjamin Mutu, Penyelenggara, dan Coach 2. Penyelenggara menyiapkan hasil rekapitulasi penilaian hasil nilai perencanaan inovasi dan nilai manajemen perubahan serta disertai dengan penilaian deskriptif mentor dan coach. 3. Penyelenggara menyiapkan tempat dan tanggal pelaksanaan evaluasi laboratorium kepemimpinan. Kriteria pelaksanaan harus memperhatikan pelaksanaan kegiatan review dan tindak lanjut proyek perubahan. Pelaksanaan Evaluasi Kepemimpinan Peserta 1. Penyelenggara memaparkan hasil rekapitulasi nilai kepada semua undangan evaluasi laboratorium kepemimpinan 2. Masing-masing coach, penguji dan undangan lainnya akan mengomentari nilai dari masing-masing peserta, dengan kriteria sebagai berikut: a. Nilai rangking yang terbaik minimal mulai dari rangking 1 sampai 5; b. Nilai rangking yang berada di urutan paling bawah; c. Aktif selama proses pembelajaran dan memiliki perilaku dan etika yang sopan selama pelaksanaan Diklatpim berlangsung namun tidak berada di nilai terbaik; d. Pengurus kelas namun tidak masuk di nilai yang terbaik; 22

24 3. Memasukkan unsur penilaian yang lain seperti nilai deskriptif dari coach dan mentor serta penilaian pengamatan etika dan perilaku peserta selama proses Diklatpim berlangsung (instrumen nilai etika perilaku harus diisi oleh penyelenggara apabila tidak diisi maka nilai etika dan perilaku dihilangkan). 4. Apabila seluruh peserta undangan evaluasi laboratorium kepemimpinan telah menyepakati hasil akhir maka rekapitulasi nilai akhir ditandatangani oleh peserta undangan. 5. Seluruh proses pelaksanaan evaluasi kepemimpinan peserta bersifat rahasia sehingga seluruh informasi terkait dengan hasil rapat tidak boleh disampikan kepada peserta diluar rapat. REMEDIAL PROYEK PERUBAHAN Kode: 014 Remedial proyek perubahan merupakan perbaikan hampir menyeluruh proyek perubahan yang disebabkan nilai akhir dari peserta Diklatpim berada di kualifikasi kurang memuaskan nilainya berada di kisaran 60,1 70,00. Peserta diberi waktu untuk memperbaiki proyek perubahannya maksimal selama 60 (enam puluh) hari kalender. Persiapan Remedial Proyek Perubahan: 1. Penyelenggara sudah menerima nilai hasil akhir yang sudah ditandatangani oleh peserta evaluasi laboratorium kepemimpinan; 2. Apabila terdapat peserta yang harus remedial maka penyelenggara mempersiapkan untuk memanggil peserta dipertemukan dengan coach; 3. Penyelenggara menyiapkan laporan proyek perubahan beserta masukan dari penguji bagi peserta yang remedial; 4. Penyelenggara memanggil peserta yang remedial untuk dipertemukan dengan coach; 5. Penyelenggara tidak memberikan STTP bagi peserta yang remedial sampai dengan yang bersangkutan dinyatakan memenuhi syarat. 23

25 Pelaksanaan Remedial Proyek Perubahan 1. Peserta remedial melakukan perbaikan proyek perubahan sesuai dengan catatan dan arahan dari penguji dan coach. Perbaikan dapat berupa melakukan implementasi kembali, mengumpulkan evidence yang dibutuhkan dan lain-lain; 2. Mentor dan Coach memberikan pembimbingan selama peserta melakukan remedial; 3. Penyelenggara melakukan monitoring terkait dengan perbaikan proyek perubahan peserta remedial; 4. Peserta menyampaikan hasil perbaikan yang telah dilakukan kepada penyelenggara; 5. Penyelenggara menjadwalkan pengujian lanjutan terhadap hasil perbaikan dengan menghadirkan penguji, coach dan mentor. Tim penguji memberikan penilaian terhadap hasil perbaikan; 6. Hasil penilaian perbaikan dari penguji dan coach diserahkan kepada penyelenggara. Kode: 015 Kode registrasi diberikan oleh Instansi Pembina Diklat kepada peserta Diklat Kepemimpinan yang telah dinyatakan lulus mengikuti Diklat Kepemimpinan berdasarkan hasil rapat evaluasi laboratorium kepemimpinan. Kode registrasi akan diberikan apabila telah ada pengajuan dari Lembaga Diklat Pemerintah Terakreditasi Persiapan: PENERBITAN KODE REGISTRASI 1. Lembaga Diklat Pemerintah Terakreditasi mengajukan surat permohonan kode registrasi ke Deputi Bidang Diklat Aparatur paling lambat 6 (enam) hari sebelum penutupan Diklatpim. Permohonan dilengkapi dengan informasi perihal tanggal pelaksanaan Diklatpim, tempat penyelenggaraan, dan jumlah peserta. Serta melampirkan daftar hadir yang sudah ditandatangani oleh peserta (satu buah daftar hadir peserta Diklatpim) 2. Selain poin 1, lembaga tersebut juga mengupload data peserta Diklat Kepemimpinan ke kolom alumni pada Sistem Informasi Diklat Aparatur LAN dan mengupdate data profil lembaga diklat melalui 24

26 info. Upload dan update data dimaksud dilakukan oleh Personal In Charge (PIC) Lembaga Diklat Pemerintah Terakreditasi. 3. Melaporkan kepada Deputi Bidang Diklat Aparatur LAN terkait penetapan kelulusan peserta Diklat Kepemimpinan yang dinyatakan lulus, tidak lulus atau ditunda kelulusannya. Bagi peserta yang dinyatakan tidak lulus, maka kode registrasi yang telah diberikan harus dikembalikan kepada Instansi Pembina Diklat. Pelaksanaan: 1. Instansi Pembina Diklat melakukan verifikasi terhadap kelengkapan berkas pengajuan kode registrasi yaitu dengan mencocokkan daftar hadir peserta yang ditandatangani dengan upload data peserta Diklatpim. Apabila terdapat ketidaksesuaian data maka Lembaga diklat yang mengajukan harus memperbaki terlebih dahulu untuk dilanjutkan dalam proses berikutnya 2. Instansi Pembina Diklat memberikan kode registrasi melalui SIDA; 3. Lembaga Diklat dapat menindaklanjuti kode registrasi ke dalam no STTPPL alumni diklat. Kode: 016 Pelaksanaan kegiatan review dan tindak lanjut proyek perubahan ini merupakan kegiatan akhir dari penyelenggaraan diklat kepemimpinan. Persiapan: REVIEW DAN TINDAK LANJUT PROYEK PERUBAHAN Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam review dan tindak lanjut proyek perubahan memperhatikan hal-hal diantaranya sebagai berikut : 1. Mengirim surat undangan review dan tindak lanjut proyek perubahan yang dilakukan beberapa hari sebelum pelaksanaan ditujukan kepada: a. Tim Tenaga Pengajar b. Instansi terkait c. Pejabat struktural dan fungsional di lingkungan Diklat 2. Menyiapkan draft hasil review dan tindak lanjut proyek perubahan dengan substansi sebagai berikut : 25

27 a. Hasil rekapitulasi evaluasi evaluasi kepemimpinan peserta; b. Menjelaskan proyek perubahan yang dianggap memiliki dampak yang bermanfaat bagi sejumlah pemangku kepentingan dan rancangan ke depan terkait dengan proyek perubahan tersebut. 3. Menyiapkan petugas untuk menunjang kelancaran review dan tindak lanjut proyek perubahan. 4. Menyiapkan Sarana dan Prasarana yang menunjang kelancaran review dan tindak lanjut proyek perubahan. a. Lay out ruangan b. Nomenklatur penulisan pada back drop c. Penomoran kursi peserta d. Sound system e. Konsumsi f. Daftar hadir peserta. 5. Run down acara review dan tindak lanjut proyek perubahan 1. Pengantar dari MC dan sekaligus dibacakan tata cara evakuasi. 2. Menyanyikan lagu Indonesia Raya 3. Pembacaan Do a 4. Laporan penyelenggaraan 5. Penyerahan STTPP 6. Kesan dan Pesan Peserta 7. Sambutan dan dilanjutkan penutupan oleh pimpinan lembaga diklat 8. Pemberian penghargaan kepada peserta Diklatpim yang memiliki nilai yang terbaik 9. Menyanyikan lagu Padamu Negeri 10. Ramah tamah Lay out acara review dan tindak lanjut proyek perubahan Diklat Kepemimpinan sebagaimana layout pengarahan strategi dan kebijakan pengembangan SDM Aparatur Sipil Negara. 26

28 DIKLAT PRA JABATAN 27

29 PERIJINAN PENYELENGGARAAN DIKLAT PRAJABATAN Penyelenggara Diklat Prajabatan memerlukan ijin penyelenggaraan dari LAN yang diajukan selambat-lambatnya 3 (tiga) minggu sebelum Diklat dilaksanakan. Ijin penyelenggaraan diperlukan sebagai bagian dari pembinaan dan penjaminan mutu penyelenggaraan diklat. Pengajuan ijin penyelenggaraan dilakukan dengan tahapan berikut: 1. Usulan Calon Peserta Diklat Prajabatan Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK) Instansi melalui unit/bidang kerja yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan dan penyelenggaraan manajemen ASN melakukan pendataan Calon PNS Instansi dan memverifikasi kelengkapan persyaratan kepesertaan Diklat Prajabatan. Selanjutnya menyampaikan usulan nama calon peserta Diklat Prajabatan CPNS Golongan III dan/atau Golongan I dan II sesuai formasi yang telah ditetapkan kepada Kepala Lembaga Diklat Pemerintah Terakreditasi dengan memprioritaskan Terhitung Mulai Tanggal (TMT) pengangkatan terawal sebagai CPNS. Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK) Instansi melalui Instansi yang yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan dan penyelenggaraan manajemen ASN menyampaikan pemberitahuan kepada Lembaga Diklat Terakreditasi Pusat atau Daerah tentang kebutuhan penyelenggaraan Diklat prajabatan bagi CPNS di lingkungan instansinya disertai penjelasan dan konsultasi terkait dengan tempat penyelenggaraan Diklat Prajabatan. Pimpinan lembaga Diklat terakreditasi pusat atau daerah melakukan pemanggilan peserta melalui PPK Instansi peserta dengan melengkapi persyaratan yang telah ditentukan. 2. Penyelenggaraan Diklat Prajabatan Penyelenggaraan Diklat prajabatan dilakukan oleh lembaga Diklat terakreditasi Instansi atau di luar instansi (pengiriman) atau diselenggarakan mandiri dengan fasilitasi dan penjaminan mutu dari lembaga Diklat pemerintah terakreditasi atau Instansi Pembina dengan jumlah peserta maksimal 40 (empat puluh) orang per angkatan. 3. Mengajukan Ijin Penyelenggaraan Diklat Prajabatan di Daerah a. Lembaga Diklat Terakreditasi Provinsi sebagai penyelenggara Diklat. Menyampaikan surat pemberitahuan penyelenggaraan Diklat Prajabatan kepada Deputi Bidang Diklat Aparatur LAN terkait ijin penyelenggaraan Diklat Prajabatan, dengan substansi surat yang menjelaskan tentang: 1) nama instansi pemerintah pengusul; 2) tanggal pelaksanaan; Kode:

30 3) tenaga pengajar yang memenuhi kualifikasi (lulus TOF atau TOT Diklat Prajabatan); 4) tempat penyelenggaraan di Lembaga Diklat Terakreditasi Provinsi; 5) jumlah peserta; dan 6) jadwal pelaksanaan. b. Lembaga Diklat Terakreditasi Provinsi sebagai penjamin mutu pelaksanaan Diklat Prajabatan di pemerintah kota/kabupaten pengusul, dengan ketentuan sebagai berikut: 1) Memastikan bahwa penyelenggaraan Diklat Prajabatan yang diusulkan oleh pemerintah kota/kabupaten sesuai dengan pedoman penyelenggaraan Diklat Prajabatan termasuk tempat (sarpras) yang akan digunakan; 2) Menyampaikan surat pemberitahuan penyelenggaraan Diklat Prajabatan kepada Deputi Bidang Diklat Aparatur LAN terkait ijin penjaminan mutu fasilitasi penyelenggaraan Diklat Prajabatan; 3) Menugaskan tenaga pengajar yang memenuhi kualifikasi (lulus TOF atau TOT Diklat Prajabatan) untuk mendukung proses pembelajaran Diklat Prajabatan di kota/kabupaten yang tidak terakreditasi; 4) Menugaskan penyelenggara untuk mendukung proses penyelenggaraan Diklat Prajabatan di kota/kabupaten yang tidak terakreditasi; dan 5) Melakukan monitoring secara intensif selama proses penyelenggaraan berlangsung. c. Pada kondisi khusus, Lembaga Diklat Terakreditasi Provinsi sebagai penjamin mutu, membuat surat dukungan pengiriman calon peserta Diklat Prajabatan mengikuti Diklat di lembaga Diklat pemerintah terakreditasi lainnya baik lembaga Diklat terakreditasi pusat atau daerah dengan pertimbangan tertentu. 4. Mengajukan Ijin Penyelenggaraan Diklat Prajabatan di Pusat a. Lembaga Diklat Terakreditasi Pusat (Kementerian/LPNK) sebagai penyelenggara Diklat, mengajukan permohonan ijin kepada Deputi Bidang Diklat Aparatur LAN dengan melakukan langkah-langkah pada angka 3 huruf a. b. Unit Pelayanan Teknis atau balai-balai Diklat yang tidak terakreditasi di lingkungan Kementerian atau Lembaga (instansi induk) mengajukan permohonan rekomendasi penyelenggaraan ijin kepada Deputi Bidang Diklat Aparatur LAN melalui Lembaga Diklat instansi induk. Lembaga Diklat instansi induk memfasilitasi penyelenggaraan Dikat dengan melakukan langkahlangkah pada angka 3 huruf b. c. Lembaga/Badan/Pusat/Balai Diklat pusat yang tidak terakreditasi yang akan menyelenggaraan Diklat Prajabatan difasilitasi penjaminan mutunya oleh Lembaga Diklat Terakreditasi Pusat (Kementerian/LPNK) atau Instansi Pembina. 29

31 Diklat prajabatan (pola baru) merupakan Diklat yang memerlukan keterlibatan atasan langsung peserta Diklat sebagai pembibing (mentor). Untuk itu sebelum Diklat dilaksanakan, mentor perlu mendapatkan gambaran tentang kebijakan Diklat prajabatan secara utuh dan pentingnya peran, tugas dan tanggung jawab mentor dalam proses Diklat. Pengarahan terhadap Mentor sebaiknya dilaksanakan 1 minggu sebelum diklat dibuka. Tahapan kegiatan pengarahan mentor adalah sebagai berikut; 1. Lembaga Diklat menyampaikan permintaan penunjukan mentor kepada Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK) Instansi pengirim calon peserta diklat prajab. Mentor yang ditunjuk diutamakan adalah atasan langsung peserta di unit kerjanya. Penunjukan mentor perlu mempertimbangkan penetapan tempat pelaksanaan aktualisasi (unit asal atau magang di unit lain) dan dituangkan ke dalam keputusan Pejabat Pembina Kepegawaian Instansi Peserta Diklat; 2. Lembaga Diklat mengundang mentor melalui PPK dengan mencantumkan substansi agenda pertemuan; 3. Pengarahan mentor disampaikan oleh pimpinan lembaga penyelenggara Diklat pemerintah terakreditasi; 4. Muatan pengarahan mentor mencakup sistem penyelenggaraan Diklat prajabatan (pola baru), peran & tanggung jawab mentor, serta teknis pelaksanaan mentoring. 5. Perlu penekanan tentang peran dan tanggung jawab mentor, sebagai: a. pembimbing dan pengawas pembelajaran aktualisasi di tempat kerja/ magang, serta membantu peserta memetakan kegiatan aktualisasi yang akan dilaksanakan dan rencana jadwal pertemuan yang akan dilaksanakan; b. pemberi dukungan penuh kepada peserta Diklat dalam menyusun rancangan aktualisasi; evaluasi rancangan aktualisasi, melaksanakan aktualisasi, menyusun laporan aktualisasi dan bukti-bukti belajar, sera evaluasi (hasil) aktualisasi; dan c. inspirator peserta. PENGARAHAN MENTOR Kode:

32 Pendaftaran ulang adalah kegiatan melakukan registrasi kepesertaan Diklat bagi calon yang telah diusulkan oleh Pejabat Pembina kepegawaian Instansi peserta oleh penyelenggara Diklat prajabatan. Persiapan: 1. Menyiapkan mekanisme/alur pendaftaran ulang yang mudah dipahami oleh calon peserta diklat dan petugas dengan melakukan simulasi bersama petugas yang ditunjuk; 2. Menetapkan waktu dan tempat pelaksanaan pendaftaran ulang; 3. Menyiapkan berkas yang diperlukan : daftar Calon peserta; dosier biodata peserta dan persyaratan lainnya, serta menyiapkan formulir kehadiran bagi peserta yang telah melakukan daftar ulang; dan 4. Menugaskan petugas dan menyiapkan sarpras pendukung kelancaran pelaksanaan pendaftaran ulang; Pelaksanaan Daftar Ulang: 1. Setiap calon peserta Diklat yang hadir mengisi daftar hadir pendaftaran ulang dan menyampaikan persyaratan kepesertaan kepada petugas; 2. Penyelenggara melakukan verifikasi berkas persyaratan dan memberikan bukti registrasi bagi yang telah lengkap berkas persyaratannya; dan 3. Peserta diberikan kamar dan training-kit serta pengumuman terkait. Pasca Daftar Ulang: PENDAFTARAN ULANG CALON PESERTA DIKLAT Kode: 003 Penyelenggara membuat daftar hadir berdasarkan hasil daftar ulang. Daftar hadir terdiri dari kolom; nomor daftar hadir, nama peserta, instansi asal peserta, dan tandatangan, daftar hadir ini dipergunakan pada setiap sesi pembelajaran. 31

33 Pembukaan Diklat dilakukan oleh pimpinan lembaga penyelenggara Diklat atau pejabat tertentu dengan mengundang instansi/unit terkait sebagai tanda dimulainya Diklat Prajabatan. Persiapan Pembukaan Diklat: 1. Menyampaikan surat undangan pembukaan Diklat kepada tim fasilitator, instansi terkait, dan pejabat di lingkungan Diklat, kemudian penyelenggara Diklat melakukan konfirmasi kehadiran minimal 3 (tiga) hari sebelum upacara dilaksanakan; 2. Menugaskan petugas dan menyiapkan sarana prasarana yang menunjang pembukaan Diklat: Lay out ruangan, nomenklatur penulisan pada back drop, penomoran kursi peserta, sound system, konsumsi, dan daftar hadir peserta dan undangan. 3. Menyiapkan draft sambutan pembukaan dan laporan penyelenggaraan. Draft sambutan mencakup kebijakan penyelenggaraan Diklat prajabatan dan kebijakan pengembangan kompetensi ASN dan draft laporan penyelenggaraan mencakup : dasar hukum peyelenggaraan diklat, kurikulum dan kompetensi yang harus dikuasai, jumlah dan asal instansi peserta, dan durasi pelatihan. Pelaksanaan Pembukaan Diklat: PEMBUKAAN DIKLAT 1. Menempatkan undangan dan calon peserta diklat pada tempat yang telah disiapkan; 2. Melakukan gladi resik (persiapan) pembukaan Diklat; Kode: Agenda pembukaan Diklat dengan run down sebagai berikut: a. Pengantar dari MC dan sekaligus penyampaian tata cara evakuasi jika terjadi force majeur di tempat pembukaan Diklat. b. Menyanyikan lagu Indonesia Raya c. Pembacaan Do a d. Laporan penyelenggaraan e. Sambutan dan Pembukaan oleh pimpinan lembaga diklat/pejabat tertentu. f. Ramah tamah 32

34 Lay out kegiatan Pembukaan Diklat Prajabatan TAHAPAN PEMBELAJARAN MATA DIKLAT Kode:

35 Pembimbingan rancangan aktualisasi adalah kegiatan pembelajaran untuk memfasilitasi peserta Diklat Prajabatan mensintesakan dan/atau membuat kontekstualisasi substansi mata-mata Diklat ke dalam rancangan aktualisasi nilai-nilai dasar PNS. Pembimbingan rancangan aktualisasi dilakukan oleh coach yang ditunjuk oleh Lembaga Diklat dan mentor. Mekanisme pembimbingan : 1. Peserta Diklat prajabatan dibagi dalam kelompok, setiap kelompok dibimbing oleh 1 orang coach dengan jumlah peserta maksimal 10 peserta; 2. Pembimbingan terstruktur dilakukan di tempat diklat pada saat sesi pembelajaran pembimbingan rancangan aktualisasi 10 JP, dan dapat pula ditambahkan setelah sesi pembimbingan atas kesepakatan coach dengan peserta dalam kelompok bimbingan; 3. Pembimbingan dimulai dengan mengingatkan kembali penjelasan aktualisasi secara umum kepada seluruh anggota kelompok dilanjutkan dengan pembimbingan intensif per peserta; 4. Jadwal pembimbingan dilakukan selama peserta di dalam tahap pembelajaran aktualisasi (di tempat kerja/magang) atas kesepakatan antara coach dan peserta dengan menggunakan berbagai media komunikasi. Materi pembimbingan : PEMBIMBINGAN RANCANGAN AKTUALISASI Kode: Mensintesakan substansi mata Diklat ke dalam rancangan aktualisasi; 2. Merancang kegiatan, tahapan kegiatan, dan output kegiatan yang telah mendapat persetujuan mentor dan akan dilakukan pada saat off campus. Sumber kegiatan dapat mengacu pada Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) yang menjadi dasar kontrak pekerjaan antara peserta Diklat Prajabatan dengan atasannya langsung, atau penugasan pimpinan, atau inisiasi peserta dengan persetujuan mentor, atau kombinasi diantara ketiga sumber kegiatan tersebut. Dalam hal kegiatan aktualisasi yang akan dilaksanakan di tempat magang, maka rancangan kegiatan disesuaikan dengan formasi jabatan dan/atau uraian tugas peserta Diklat Prajabatan di tempat magang; 3. Merancang aktualisasi nilai-nilai dasar PNS pada setiap kegiatan atau tahapan kegiatan untuk menghasilkan output kegiatan sesuai dengan tuntutan SOP kegiatan; 4. Merancang keterkaitan konseptual aktualisasi nilai-nilai dasar PNS; kontribusinya terhadap pencapaian visi, misi, dan tujuan organisasi; dan pengguatan terhadap nilai-nilai organisasi. 34