RAHASIA. KODIKLAT TNI ANGKATAN DARAT Lampiran III Keputusan Danpusdikajen PUSAT PENDIDIKAN AJUDAN JENDERAL Nomor Kep/ / /2010 Tanggal 2010

Transkripsi

1 RAHASIA KODIKLAT TNI ANGKATAN DARAT Lampiran III Keputusan Danpusdikajen PUSAT PENDIDIKAN AJUDAN JENDERAL Nomor Kep/ / /2010 Tanggal 2010 SURAT MENYURAT DINAS BAB I PENDAHULUAN 1. Umum. Tugas pokok TNI AD menegakkan kedaulatan Negara, keutuhan wilayah NKRI. Pembinaan administrasi yang merupakan salah satu system pembinaan dalam TNI harus dilaksanakan secara terus menerus disesuaikan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Surat menyurat dinas bagian dari system pembinaan administrasi yaitu kegiatan penerimaan dan pengiriman surat dilaksanakan untuk membantu pimpinan dalam menentukan atau mengambil keputusan/kebijakan. Pengurusan surat menyurat secara tertib, teratur dan cermat merupakan pangkal tolak penyelenggaraan Minu secara baik dan merupakan dukungan langsung atas tercapainya tujuan pokok suatu organisasi. 2. Maksud dan Tujuan. a. Maksud. Naskah Departemen ini disusun dengan maksud untuk dijadikan salah satu bahan ajaran pada Diksarcab Ajen. b. Tujuan. Naskah Departemen ini disusun dengan tujuan agar Pasis mengetahui tentang pengurusan surat masuk dan keluar dan dapat secara terbatas menerapkannya dalam pelaksanaan tugas. 3. Ruang Lingkup dan tata urut. a. Ruling. Bahan pelajaran ini memuat hal-hal mengenai tata cara pengurusan surat masuk, pengurusan surat keluar, penyampaian tulisan dinas. b. Tata urut. Naskah ini meliputi tata urut sebagai berikut : 1) Pendahuluan. 2) Pengetahuan surat menyurat. 3) Pengurusan surat masuk. 4) Pengurusan surat keluar. 5) Penyampaian tulisan dinas 6) Evaluasi. 7) Penutup. 4. Pengertian-Pengertian. a. Surat Menyurat Dinas. Surat Menyurat Dinas adalah usaha pekerjaan dan kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program keputusan, yang memungkinkan adanya permintaan, penjelasan, penambahan kekurangankekurangan atau perubahan-perubahan. RAHASIA

2 2 b. Surat masuk. Surat masuk adalah semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima dari instansi/pihak lain, untuk diteruskan kepada alamat yang dituju. c. Surat keluar. Surat keluar adalah semua tulisan dinas atau berita yang akan dikirim/disampaikan kepada pejabat di luar instansi sendiri sesuai dengan alamat yang tercantum pada tulisan dinas maupun pada sampul yang pengurusannya dilaksanakan secara terpusat di Sekretariat / tata usaha. d. Derajat dalam surat-menyurat dinas. Derajat dalam surat-menyurat dinas adalah tingkat kecepatan penyelesaian/penyampaian suatu tulisan dinas. e. Klasifikasi dalam surat-menyurat dinas. Klasifikasi dalam surat-menyurat dinas adalah tingkat keamanan isi suatu tulisan dinas. f. Paktir. Paktir adalah seorang Bintara/Tamtama atau Pegawai Negeri Sipil setingkat, yang diangkat diatas sumpah, dengan menjamin kelancaran pengiriman dan pengambilan pos kesatuan dengan Pos TNI/PT Pos Indonesia dan sebaliknya. g. Caraka. Caraka adalah seorang pejabat berpangkat perwira yang ditugaskan untuk menyampaikan suatu berita, instruksi atau perintah dan dokumen serta diberikan hak untuk membicarakan/merundingkan dengan pejabat yang dituju. h. Kurir. Kurir adalah anggota satuan yang diangkat diatas sumpah dengan tugas penyampaian tulisan dinas/dokumen dari pejabat satu kepejabat lain atau dari instansi satu keinstansi yang lain. BAB II PENGETAHUAN SURAT MENYURAT 5. Umum. Kegiatan penerimaan dan pengiriman surat dilaksanakan untuk membantu pimpinan dalam menentukan atau mengambil keputusan/kebijakan di lingkungan TNI Angkatan Darat, serta tata cara penyampaian tulisan dinas, surat menyurat dinas merupakan salah satu kegiatan Minu TNI AD dalam pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan yang harus dilaksanakan secara tertib, teratur dan cermat. 6. Maksud dan tujuan. Bab ini dimaksudkan sebagai pedoman dan petunjuk tentang pengurusan dan pengendalian surat menyurat dinas dilingkungan TNI dengan tujuan untuk : a. Memperlancar komunikasi kedinasan. b. Memudahkan pengendalian surat menyurat dinas. c. Meningkatkan daya guna dan hasil guna dalam rangka pelaksanaan tugas pokok TNI.

3 3 7. Derajat dan Klasifikasi. a. Derajat. 1) Yang dimaksud dengan derajat dalam surat menyurat dinas adalah tingkat kecepatan penyelesaian/penyampaian suatu tuldis. 2) Derajat ditentukan oleh pejabat yang menandatangani surat atau oleh Kepala Sekretariat/Sekretaris/Pejabat Minu lainnya. 3) Penyelesaian suatu tulisan dinas disesuaikan dengan derajatnya. 4) Derajat tulisan dinas terdiri atas tiga tingkat, yaitu: a) Kilat, berarti tulisan dinas harus diselesaikan/ dikirimkan/ disampaikan seketika itu juga, pada hari itu juga atau pada waktuwaktu yang telah ditentukan pada hari itu. b) Segera, berarti tulisan dinas harus diselesaikan/dikirimkan/ disampaikan dalam waktu 1 X 24 jam. d) Biasa, berarti tulisan dinas diselesaikan/ dikirimkan/ disampaikan menurut urutan proses kegiatan (mana yang lebih dulu, didahulukan). 5) Tulisan Kilat dan Segera dibubuhkan pada sudut kanan atas tulisan dinas, dan pada sampulnya. b. Klasifikasi. 1) Yang dimaksud dengan Klasifikasi dalam surat menyurat dinas adalah tingkat keamanan isi suatu tulisan dinas. 2) Klasifikasi ditentukan oleh Pejabat yang menandatangani tulisan dinas atau oleh Kepala Sekretariat atau Sekretaris atau Pejabat Minu atau Pejabat yang ditunjuk. 3) Klasifikasi tulisan dinas TNI Angkatan Darat terdiri atas tiga tingkat yaitu : a) Sangat Rahasia (SR) ketentuan dan dokumen yang sangat erat hubungannya dengan pertahanan negara, yang bila disiarkan secara tidak sah dan atau jatuh pada tangan yang tidak berhak, dapat membahayakan pertahanan negara, harus dianggap sebagai keterangan yang harus diamankan, dan dimasukan kedalam klasifikasi sangat rahasia.

4 4 Beberapa contoh klasifikasi sangat rahasia adalah sebagai berikut : (1) Klasifikasi sangat rahasia disediakan untuk keterangan yang berhubungan erat sekali dengan pertahanan negara yang disiarkan dengan tidak sah, dapat mengakibatkan salah satu dari hal-hal dibawah ini : (a) Gagalnya sesuatu rencana perang, jika rencana dijalankan. (b) Hilangnya suatu keuntungan teknik yang mempunyai nilai taktis dan strategis militer sehingga dapat mempengaruhi pelaksanaan atau hasil sesuatu peperangan. (2) Hal-hal tersebut dibawah ini adalah beberapa contoh dari soal-soal yang erat hubungannya dengan pertahanan negara, yang sangat tergantung pada kebijakan dan syarat tersebut di atas, dan yang dianggap sebagai keterangan Sangat Rahasia. (a) Rencana perang dan rencana operasi militer, dan semua keterangan mengenai penempatan pasukan kita, yang erat dengan operasi tersebut. (b) Dokumen intelijen dan surat-surat lainnya yang memuat intelijen negara. (c) Keterangan yang mempengaruhi pertahanan negara diluar hal-hal yang menyangkut kemiliteran. b) Rahasia. Keterangan dan dokumen yang berkaitan dengan pertahanan negara, jika disiarkan secara tidak sah dan atau jatuh pada tangan yang tidak berhak, dapat membahayakan pertahanan negara, menyebabkan kerugian besar bagi kepentingan dan kredibilitas negara, atau yang akan sangat menguntungkan bagi sesuatu negara asing, harus dimasukan kedalam klasifikasi Rahasia. Beberapa contoh mengenai klasifikasi rahasia adalah sebagai berikut : 1) Segala keterangan tentang operasi militer yang sedang berjalan. 2) Rencana atau keterangan tentang operasi militer, rencana perang dengan laporannya, yang tidak termasuk klasifikasi Sangat Rahasia.

5 5 3) Keterangan yang berhubungan dengan alat perang yang baru. 4) Keterangan mengenai sistem tekhnologi alat-alat perang. 5) Keterangan tentang keadaan alat-alat perang musuh, cara-cara bekerja penempatan pasukannya, nilai keterangan ini terletak pada tidak tahunya musuh, bahwa keterangan tersebut pada pihak kita. 6) Laporan operasi yang memuat keterangan yang penting bagi musuh. 7) Keterangan mengenai strategi pertahanan yang penting. 8) Laporan mengenai moril, yang mempengaruhi operasi. 9) Keterangan mengenai intelijen perhubungan dan alatalat untuk melindungi perhubungan. 10) Keterangan yang memuat kekuatan pasukan sendiri, di darat, di laut, di udara, dan nama serta susunan kesatuan, atau jumlah perlengkapan yang ada pada pasukan tersebut dalam daerah operasi. 11) Penambahan tenaga pada kesatuan yang akan dijalankan. 12) Keterangan mengenai pergeseran pasukan sendiri, serta penempatan dan gerakan yang mempengaruhi pertempuran. 13) Teknik atau cara baru dan khusus, yang akan digunakan dalam operasi di kemudian hari. Nama serta susunan pasukan, dimana saja tempatnya, yang khusus diperuntukan dalam penggunaan teknik dan cara dimaksud. 14) Foto, Klise, fotostat, diagram atau model dari bahan yang termasuk klasifikasi rahasia. 15) Sekumpulan keterangan atau barang, yang secara tersendiri dimasukan klasifikasi biasa, tetapi kalau diambil keseluruhnya memerlukan klasifikasi yang lebih tinggi, yakni rahasia. 16) Peta militer dan foto udara yang tersebut dibawah ini : (a) Peta tentang bangunan atau tempat di dalam wilayah yurisdiksi NKRI.

6 6 (b) Foto udara dan peta, yang memerlukan keterangan atau dokumen serta benda dalam klasifikasi Rahasia. (c) Foto udara dari daerah penting yang berada dibawah yurisdiksi NKRI. (d) Klasifikasi dari foto udara harus ditentukan menurut isinya. 17) Keterangan rahasia, yang diperoleh sedemikian rupa, sehinnga sumbernya harus dirahasiakan dan dilindungi. 8. Evaluasi. c) Biasa. Klasifikasi Biasa adalah klasifikasi tulisan dinas yang isinya tidak perlu pengamanan khusus, tetapi tidak berarti bahwa isi tulisan dinas dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya. a. Jelaskan maksud dan tujuan surat menyurat dinas! b. Jelaskan dan sebutkan derajat surat! c. Jelaskan dan sebutkan klasifikasi surat! BAB III PENGURUSAN SURAT MASUK 9. Umum. Surat masuk adalah semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima dari Satminkal/pihak lain, untuk diteruskan kepada alamat yang dituju. Untuk memudahkan pengawasan pengawasan dan pengendaliannya, penerimaan surat masuk hendaknya dipusatkan di Sekretariat atau bagian yang ditugaskan untuk itu seorang Pejabat yang menerima surat secara langsung dari pengirim, sebaiknya memberitahukan kepada Sekretariat, agar surat tersebut dapat dicatat pada buku agenda. 10. Petunjuk Umum. a. Pengurusan dan Pengendalian Surat Menyurat Dinas harus dilakukan dengan cermat dan teliti, agar tujuan Surat Menyurat Dinas tercapai secara berdaya guna dan berhasil guna. b. Pengurusan Surat Menyurat Dinas dilaksanakan dengan memperhatikan derajat dan klasifikasi tulisan dinas. 11. Tahap Tahap Pengurusan Surat Masuk. Pengurusan surat masuk dilaksanakan melalui tahap-tahap penerimaan, pencatatan, pengolahan dan penyimpanan.

7 7 a. Tahap penerimaan. 1) Pada dasarnya semua surat masuk harus diterima dalam keadaan utuh, jika surat yang diterima dalam keadaan cacat (tidak utuh), petugas penerima berhak mengembalikan kepada pengirim/pembawa surat. Sedangkan jika kerusakannya kecil, surat tersebut dapat diteruskan dengan membuat catatan sebagai laporan. 2) Petugas penerima mencocokkan nomor surat, menandatangani tanda terima/buku ekspedisi dan mencatat pukul/tanggal penerimaan pada sampul sebelah kiri bawah. 3) Surat surat yang diterima dipilah sesuai dengan derajat dan klasifikasinya, selanjutnya diserahkan kepada petugas pencatatan dengan menggunakan buku ekspedisi. b. Tahap pencatatan. 1) Petugas pencatatan menerima surat dari petugas penerimaan, mencocokkan nomor surat, membubuhkan paraf pada buku ekspedisi dan membukukan surat-surat tersebut di dalam buku agenda dengan nomor berurutan selama satu tahun takwim. 2) Surat-surat yang berklasifikasi SR, R dan B, dicatat nomor dan pengirimanya, dibuku agenda SR, R dan B serta masing-masing diberi lembar disposisi dan dalam keadaan sampul masih tertutup diajukan kepada Kepala Sekretariat/Sekretaris/Pejabat Minu, atau pejabat yang ditunjuk. Surat-surat tersebut kembali ke petugas pencatatan setelah ada arahan/catatan pada lembar disposisi. Catatan perihal dimasukan ke dalam buku agenda, selanjutnya surat diteruskan sesuai dengan arahan/catatan pada lembar disposisi. 3) Surat-surat yang berklasifikasi B dibuka sampulnya, kemudian dicatat dalam buku agenda B, selanjutnya diteruskan kepada Kepala Sekretariat/Sekretaris/Pejabat Minu/pejabat yang ditunjuk. Surat-surat dimaksud kembali ke petugas pencatatan, selanjutnya diteruskan sesuai dengan arahan/catatan pada lembar disposisi. 4) Surat-surat pribadi adalah surat yang beralamat nama orang baik diikuti nama jabatan maupun tidak, tidak boleh dibuka sampulnya dan tetap dicatat dalam buku agenda tersendiri, kemudian langsung diteruskan kepada alamat yang dituju. 5) Setiap ada perpindahan surat, petugas pencatatan diwajibkan mencatat di dalam buku agenda tentang, tanggal dan dimana surat tersebut berada. c. Tahap pengolahan. 1) Pengolahan surat masuk dilaksanakan oleh pejabat terkait sesuai dengan bidang tugasnya setelah diadakan penilaian terlebih dahulu.

8 8 2) Masalah-masalah yang berlanjut dan melibatkan beberapa pejabat serta memerlukan penyelesaian dalam jangka waktu relatif lama, diproses melalui tata naskah (Takah) sedangkan masalah yang dinilai tidak berlanjut diselesaikan dengan cara administrasi biasa. 3) Surat masuk yang dialamatkan kepada beberapa pejabat, dalam pengolahannya agar dikoordinasikan dengan pejabat yang terkait. d. Tahap penyimpanan. 1) Surat masuk yang telah diproses hendaknya disimpan dengan baik di Set/Urusan TU, agar mudah ditemukan kembali apabila diperlukan. 2) Penyimpanan surat masuk hendaknya berpedoman kepada tata kearsipan. e. Sarana Pengurusan Surat Masuk. Sarana pencatatan pokok yang digunakan dalam pengurusan surat masuk adalah buku agenda,buku ekspedisi dan lembar disposisi. 12. Evaluasi. 1). Buku Agenda. Buku agenda merupakan sarana pencatatan lengkap yang memuat surat masuk, dan digunakan sebagai alat pengawasan dan pengendalian. 2). Buku Ekspedisi/Tanda Terima. Buku ekspedisi/tanda terima merupakan sarana pencatatan pembantu yang digunakan sebagai bukti pengiriman dan penerimaan surat masuk. 3). Lembar Disposisi. Lembar disposisi adalah lembaran khusus yang disertakan pada surat masuk, dan digunakan oleh pejabat untuk mencantumkan disposisi/arahan. a. Jelaskan yang dimaksud dengan surat masuk! b. Jelaskan kegiatan pengurusan surat masuk pada tahap penerimaan! c. Dalam pengurusan surat masuk terdiri dalam beberapa tahapan. Sebutkan tahap-tahap pengurusan surat masuk? d. Kegiatan kedua pengurusan surat masuk adalah tahap pencatatan. Jelaskan kegiatan yang dilaksanakan dalam pencatatan surat masuk tersebut! e. Sebutkan sarana yang digunakan dalam pengurusan surat masuk!

9 9 BAB IV PENGURUSAN SURAT KELUAR 13. Umum. Kegiatan pengurusan surat keluar dilaksanakan untuk membantu pimpinan dalam menentukan atau mengambil keputusan/kebijakan di lingkungan TNI Angkatan Darat, serta tata cara penyampaian tulisan dinas. Pengurusan surat menyurat secara tertib, teratur dan cermat merupakan pangkal tolak penyelenggaraan administrasi umum secara baik. Pengurusan surat menyurat dinas merupakan dukungan langsung atas tercapainya tujuan pokok suatu organisasi. Surat keluar adalah semua tulisan dinas yang akan dikirim kepada pejabat di luar instansi sendiri sesuai dengan alamat yang tercantum pada tulisan dinas atau sampulnya. Surat keluar timbul karena adanya kebijakan pemimpin, sebagai reaksi atas suatu aksi, atau sebagai suatu konsep baru. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian pengurusan surat keluar hendaknya dipusatkan di Set/Urtu. 14. Tahap-tahap Pengurusan surat keluar. Pengurusan surat keluar dilaksanakan melalui tahap-tahap pengolahan, penggandaan, pengiriman dan penyimpanan. a. Tahap pengolahan. Tahap pengolahan dimulai dari penilaian suatu masalah sampai dengan penandatanganan tulisan dinas. 1) Penyiapan/penyusunan konsep. a) Penyusunan konsep dibuat oleh pejabat terkait sesuai dengan bidang tugasnya, namun dalam keadaan tertentu pemimpin dapat menunjuk pejabat lain. b) Konsep yang akan diajukan kepada pemimpin, terlebih dahulu harus diteliti oleh Kaset/Ses/Pejabat Minu dalam hal kebenaran isi,bentuk, dan redaksinya, jika terjadi penyimpangan,hendaknya dikooordinasikan dengan konseptor untuk diadakan perbaikan. 2) Pembubuhan paraf. a) Pejabat yang terkait dalam penyusunan konsep tulisan dinas diwajibkan membubuhkan paraf sebagai pertanggungjawaban bahwa konsep tersebut sudah benar. b) Paraf dibubuhkan di sebelah kiri bawah tajuk tanda tangan pada lembar kedua, dengan urutan: Contoh pemarafan tulisan dinas yang ditanda tangani oleh Panglima TNI : (1) Konseptor. (2) Kepala Sekretariat/Sekretaris/Pejabat Minu. (3) Pejabat terkait. 3) Pembubuhan tanda tangan. Konsep yang sudah dibubuhi paraf lengkap, diajukan kepada pejabat penanda tangan untuk ditandatangani.

10 4) Penomoran. 10 a) Penomoran dimulai dari nomor satu sampai dengan nomor terakhir dalam satu tahun takwim dan dibukukan dalam buku verbal. b) Setiap bentuk tulisan dinas menggunakan buku verbal tersendiri. Untuk surat, surat telegram dan telegram, buku verbalnya dipisah masing-masing berdasarkan klasifikasi (Sangat Rahasia, Rahasia, Biasa). b. Tahap penggandaan. Tulisan dinas yang sudah ditandatangani dan diberi nomor digandakan sesuai dengan kebutuhan, dengan catatan : 1) Peraturan digandakan setelah ada autentikasi dari kepala sekretariat umum. 2) Keputusan mengenai perubahan status personel TNI digandakan dengan cara disalin sesuai dengan jumlah alamat salinan untuk satuan dan dipetik untuk perorangan. Keputusan mengenai perubahan status PNS digandakan menurut ketentuan BKN, sedangkan surat keputusan lainnya digandakan secara langsung. 3) Penggandaan tulisan dinas yang berbentuk naskah, dan dicetak menjadi buku. 4) Pembubuhan cap dinas. Cap Dinas dibubuhkan setelah tulisan dinas digandakan sesuai dengan alamat yang dituju dan tembusan yang dikirim, dengan menggunakan cap dinas basah. c. Pengiriman. Semua tulisan dinas yang akan dikirim dimasukan ke dalam sampul tertutup, dengan ketentuan sebagai berikut : 1) Pengiriman secara resmi. a) Surat berklasifikasi B dimasukan ke dalam satu sampul yang ditulis alamat yang dituju, nomor surat dan dibubuhi cap staf/set. b) Surat berklasifikasi SR dan R dimasukan ke dalam dua sampul. Pada sampul dalam ditulisi alamat yang dituju dan nomor surat, serta dibubuhi tanda klasifikasi dan cap staf/set. Pada sampul luar tidak dibubuhi tanda klasifikasi. c) Petugas pencatatan dan pengiriman surat sangat rahasia dan rahasia agar dibuat surat perintah khusus untuk bertanggung jawab terhadap keamanan tulisan dinas tersebut selain surat perintah jabatan struktural yang bersangkutan. 2) Pengiriman tidak resmi. Pengiriman tidak resmi adalah pengiriman yang bersifat mendadak, biasanya dilakukan melalui faksimile, hendaknya menggunakan formulir pengantar berita faksimilie yang berisi :

11 11 a) Dari (pejabat yang mengirim). b) Kepada (pejabat yang dituju). c) Nomor faksimile. d) Tanggal pengiriman. e) Jumlah halaman. f) Isi berita. g) Petugas pengirim berita berupa tajuk tanda tangan. d. Tahap penyimpanan. Semua pertinggal/arsip disimpan di Set/Urtu dengan berpedoman kepada tata kearsipan. e. Sarana Pengurusan Surat Keluar. Sarana pencatatan pokok yang digunakan dalam pengurusan surat keluar adalah buku verbal, buku ekspedisi/ tanda terima dan sampul surat. 1) Buku verbal. Buku verbal merupakan sarana pencatatan lengkap yang memuat data surat keluar dan digunakan sebagai alat pengawasan dan pengendalian. 2) Buku ekspedisi/tanda terima. Buku ekspedisi/tanda terima merupakan sarana pencatatan pembantu yang digunakan sebagai bukti pengiriman/penerimaan surat keluar. 3) Sampul surat. Sampul surat adalah alat untuk melindungi surat dari atau kerusakan. Sampul dibuat dari kertas yang tahan sobek dan tahan air. Ukuran sampul surat sebagai berikut : a) 10,5 cm x 30 cm ( ukuran kecil ). b) 19 cm x 25 cm ( ukuran sedang). c) 24 cm x 34 cm ( ukuran folio/a-4 ). d) 28,5 cm x 40 cm ( ukuran map Takah ). f. Penggandaan Naskah dengan Cetakan. Penggandaan naskah dengan adalah kegiatan mencetak naskah menjadi buku, diatur sebagai berikut : 1) Susunan buku. Buku terdiri atas sampul buku dan isi buku. a) Sampul buku. Sampul buku terdiri atas : (1) Sampul depan memuat : (a) Kop nama badan. (b) Nomor kode. (c) Lambang TNI/Angkatan. (d) Judul buku. (e) Nomor kopi (untuk buku yang berklasifikasi SR dan R)

12 12 (f) Garis pemisah. (g) Bentuk, nomor dan tanggal pengesahan suatu naskah (h) Tingkat klasifikasi, rahasia dan sangat rahasia ditulis di bagian atas dan bawah. b) Sampul belakang (tidak ada tulisan). 2) Isi buku. a) Sampul dalam menggunakan kertas yang lebih tipis ( 80 gram), tulisannya sama dengan sampul luar. b) Kata pengantar untuk buku buku tertentu. c) Daftar isi terdiri atas : (1) Kata daftar isi ditulis di tengah-tengah halaman atas huruf kapital. (2) Keputusan atau surat keputusan sebagai pengesahan dari peraturan/petunjuk TNI, jika berbentuk Juklak, Juknis langsung sesuai dengan bentuknya. (3) Lampiran. (4) Nomor bagian, bab dan pasal diikuti judulnya. (5) Nomor halaman pada judul (sampul dalam), kata pengantar dan daftar isi menggunakan huruf i, ii, iii, iv diketik di sisi tengah halaman, di bawah klasifikasi. (6) Tingkat klasifikasi sangat rahasia, ditulis di bagian atas dan bawah setiap halaman, huruf kapital, tanpa garis bawah. d) Halaman buku. (1) Halaman pertama berisi : (a) (b) Kop nama badan. Judul buku. (c) Jika naskah merupakan lampiran dari peraturan atau keputusan maka di sebelah kanan atas ditulis lampiran keputusan sesuai dengan ketentuan pada lampiran, sedangkan untuk buku saku tidak perlu dicantumkan lampiran. (d) Klasifikasi Sangat rahasia atau rahasia sesuai dengan tingkat klasifikasinya. (e) Nomor halaman tidak perlu ditulis.

13 13 (2) Halaman berikutnya adalah : (a) Klasifikasi tidak perlu ditulis di setiap halaman tetapi cukup di halaman pertama dan terakhir, sedangkan klasifikasi sangat rahasia ditulis pada sisi tengah sebelah atas dan bawah setiap halaman. (b) Nomor halaman diketik di sisi tengah sebelah atas. Untuk buku yang berklasifikasi rahasia dan sangat rahasia diketik di bawah klasifikasi.apabila buku disusun dengan menggunakan susunan bagian, maka setiap bagian baru harus berganti halaman. (c) Tata cara pengetikan mengikuti ketentuan pengetikan naskah. (3) Halaman terakhir. Tajuk tanda tangan ditulis lengkap tanda tangan dan cap dinas. (4) Susunan halaman buku. (a) Petunjuk TNI. - Sampul depan. - Kertas kosong. - Sampul dalam. - Daftar isi. - Peraturan/ keputusan. - Kertas kosong. - Naskah (sebagai lampiran). - Sampul belakang. (b) Petunjuk pelaksanaan. - Sampul depan. - Kertas kosong. - Sampul dalam. - Daftar isi. - Naskah. - Kertas kosong. - Sampul belakang. 2) Ukuran. Ukuran buku tergantung pada kepentingan dan ukuran buku dapat dibuat dalam tiga ukuran sebagai berikut : a) Ukuran A 4 ( 297 mm x 210 mm ). b) Ukuran A 5 ( 210 mm x 148 mm ). c) Ukuran A 7 ( 105 mm x 74 mm ). 3) Jenis Naskah. Naskah yang dapat dicetak adalah :

14 14 a) Doktrin. b) Sistem c) Organisasi dan Prosedur. d) Peraturan-peraturan TNI. e) Hasil seminar. f) Petunjuk TNI/Angkatan. g) Petunjuk Pelaksanaan. h) Hasil-hasil rapim. i) Himpunan-himpunan : (1) Himpunan peraturan TNI. (2) Himpunan amanat, brifing dan ceramah. (3) Kamus. j) Buku buku pelajaran. k) Naskah naskah lain. 4) Warna sampul. Sesuai dengan strata/tingkatan naskah yang dicetak, perlu ditentukan warna sampul buku, selain memudahkan pengelompokkan jenis buku juga mempermudah pencarian / penyajian kembali sewaktu waktu dibutuhkan. Untuk tingkat Mabes TNI warna sampul buku diatur sebagai berikut : a) Doktrin dan sistem berwarna hitam. b) Organisasi dan prosedur berwarna merah. c) Peraturan dan petunjuk TNI berwarna biru. d) Hasil-hasil rapim berwarna kuning. e) Himpunan berwarna hijau. Sedangkan warna sampul buku untuk tingkat Angkatan diatur oleh Angkatan masing-masing. 5) Nomor kode. a) Nomor kode buku yang dikeluarkan di lingkungan TNI berdasarkan pada nomor kode Nomor Indeks Pencetakan Buku (NIPB) dan Nomor Indeks Persoalan Takah (NIPT) tiap-tiap nomor kode menggunakan dua angka, kecuali nomor kode lingkungan pada NIPB menggunakan satu Angka. b) Nomor kode buku dibagi menjadi dua kelompok ialah kelompok NIPB dan NIPT yang diantara keduanya digunakan tanda hubung (-). Contoh : (1) Buku Naskah Sementara Petunjuk Administrasi Pemberian Cuti kepada prajurit TNI.

15 15 Nomor kode : Penjelasan : 1 = Lingkungan Mabes TNI. 01 = Instansi (Staf Mabes TNI).. = Tanda titik. 01 = Staf - = Tanda hubung. 08 = Pokok persoalan (Personel). 08 = Anak persoalan (Cuti personel). 01 = Cucu persoalan/perihal (Cuti prajurit TNI) diambil dari urut pada NIPT. (2) Buku Petunjuk Administrasi Pemberian Tunjangan Kompensasi Kerja bagi prajurit TNI yang ditugaskan di bidang persandian di lingkungan TNI. Nomor kode : Penjelasan : 1 = Lingkungan TNI. 01 = Satminkal (Staf Mabes TNI). = Tanda titik. 01 = Staf - = Tanda hubung. 06 = Pokok Persoalan (Intelijen). 10 = Anak Persoalan (Pengamanan sandi). 01 = CP/perihal (Tunjangan). (3) Untuk penomoran buku yang judulnya sama menggunakan nomor yang sama, perbedaannya hanya terletak pada tahun pengeluaran. (4) Untuk mencatat pencetakan buku, digunakan buku daftar kode pencetakan yang berisi kolom kolom. i. Tanggal. ii. Nomor urut. iii. Nomor kode. NIPB. = Lingkungan / Instansi. = Badan. = Staf. NIPT. = PP. = AP. = CP (perihal).

16 iv. Bentuk (buku/buku saku/formulir). v. Judul. vi. Ukuran ( A 41/2 folio ). vii. Warna (sesuai dengan ketentuan). Viii. Pembina (penanggung jawab naskah). ix. Jumlah (eksemplar/buku). x. Cetakan ke. xi. Tahun dicetak. ` xii. Keterangan. 15. Evaluasi. 16 (5) Hak penomoran kode buku diatur oleh Setum Mabes TNI/ Angkatan. a. Jelaskan yang dimaksud dengan surat keluar! b. Sebutkan tahap-tahap yang dilaksanakan dalam pengurusan surat keluar! c. Jelaskan kegiatan yang dilaksanakan dalam pengurusan surat keluar pada tahap pengolahan! d. Jelaskan cara pengiriman surat! e. Jelaskan tahap-tahap yang dilaksanakan dalam penggandaan surat! f. Jelaskan kegiatan yang dilaksanakan dalam penyimpanan surat! g. Jelaskan cara penyimpanan surat! BAB V PENYAMPAIAN TULISAN DINAS 16. Umum. Penyampaian tulisan dinas merupakan salah satu bagian dari Minu TNI, berfungsi meneruskan dan menyampaikan produk-produk Minu yang berupa tulisan dinas, serta bentuk-bentuk lainnya. Saran atau media penyampaian tulisan dinas yang digunakan merupakan masalah teknis yang perlaksanaannya tergantung pada klasifikasi dan derajat, area atau lokasi, serta macam dan bentuk tulisan dinas yang akan disampaikan atau dikirimkan. 17. Pedoman Umum. a. Setiap penyampaian tulisan harus dilaksanakan secara tepat guna dan berdaya guna dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut : 1) Hemat, dalam arti dilaksanakan secara ekonomis. 2) Cepat, dalam arti waktu penyampaian singkat. 3) Tepat, dalam arti dapat sampai ke alamat yang tepat.

17 17 4) Aman, dalam arti tulisan dinas tidak bocor, rusak, hilang atau jatuh ketangan yang tidak berhak menerima. b. Penyampaian tulisan dinas dilaksanakan dengan memperhatikan derajat serta klasifikasi berita yang disampaikan/dikirim. c. Pelaksanaan penyampaian tulisan dinas dilakukan pula dengan memperhatikan jangkauan, jarak tempuh dan sarana para petugas penyampaian tulisan dinas. 18. Pokok-pokok penyampaian tulisan dinas. a. Bentuk dan struktur penyampaian tulisan dinas 1) Bentuk a) Kegiatan Pimpinan/Atasan dalam penyampaian keterangan dan ide disebut komunikasi ke bawah. Keterangan dan ide yang berasal dari Pimpinan/Atasan itu dapat dibedakan dalam berbagai bentuk yaitu : (1) Petunjuk. (2) Keterangan Umum. (3) Perintah (4) Teguran (5) Pujian. b) Kegiatan bawahan untuk menyampaikan keterangan dan ide Kepada Pimpinan/Atasannya disebut komunikasi ke atas. Bentuk keterangan dan ide yang disampaikan oleh bawahan kepada pimpinan/atasan dapat berupa : (1) Laporan. (2) Keluhan (3) Pendapat (4) Saran c) Kegiatan pejabat untuk menyampaikan keterangan dan ide kepada pejabat yang sederajat disebut komunikasi mendatar. Pada umumnya komunikasi-komunikasi mendatar dilaksanakan dalam rangka koordinasi, agar keputusan yang akan diambil tidak saling bertentangan, atau untuk menumbuhkan keserasian dan kerja sama yang harmonis. d) Penyajian bentuk-bentuk komunikasi tersebut antara lain dapat dituangkan secara tertulis dalam bentuk surat, sprin, laporan ataupun secara lisan.

18 18 2). Struktur. Struktur penyampaian tulisan dinas terdiri dari : a) Penyampaian tulisan dinas secara vertical, yaitu arus penyampaian tulisan dinas dari atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan secara timbal balik. b) Penyampaian tulisan dinas secara horizontal, yaitu arus penyampaian tulisan dinas dari dan kepada pejabat setingkat secara timbal balik. b. Area penyampaian tulisan dinas, sebagai berikut: 1) Setempat (lokal). Penyampaian tulisan dinas setempat dapat berupa: a) Penyampaian tulisan dinas didalam satuan sendiri, yaitu penyampaian tulisan dinas dari pejabat satu kepada pejabat lainnya atau dari staf satu kepada staf lainnya didalam satu komplek/markas. b) Penyampaian tulisan dinas antar satuan didalam satu daerah. 2) Insuler (antar kota dalam satu pulau). 3) Intra insuler (antar pulau). 4) Internasional (antar negara). 19. Media penyampaian tulisan dinas. ` a. Macam media penyampaian tulisan dinas. Dilingkungan TNI ada delapan macam penyampaian tulisan dinas, yaitu: 5) Caraka. 6) Kurir. 7) Paktir. 8) Pos TNI dan PT Pos Indonesia. 9) Telegram. 10) Telek dan faksimile. 11) Radio/telepon. 12) b. Media penyampaian tulisan dinas setempat atau lokal. Media yang digunakan untuk penyampaian tulisan dinas setempat ( lokal ) sebagai berikut : 1) Caraka. 2) Kurir. 3) Paktir.

19 19 4) Pos TNI dan Pos Indonesia. 5) Telegram. 6) Teleks dan faksimile. 7) Radio/telepon. 8) c. Media Penyampaian Isi Tulisan Dinas Insuler ( dalam satu Pulau ). Dengan memperhatikan tingkat klasifikasi dan derajat tulisan dinas, penyampaian isi tulisan dinas di dalam satu pulau dapat menggunakan media sebagai berikut : 1) Caraka. 2) Pos TNI dan PT pos Indonesia. 3) Telegram. 4) Teleks dan faksimile. 5) Radio/telepon. 6) . d. Media penyampaian tulisan dinas intrainsuler (Antar pulau). 1) Dengan memperhatikan tingkat klasifikasi dan derajat tulisan dinas,, media yang digunakan sebagai berikut: a) Caraka. b) Pos TNI dan PT Pos Indonesia. c) Telegram. d) Teleks dan faksimile. e) Radio/telepon. f) . 2) Pemilihan caraka dalam menyampaikan tulisan dinas antar pulau dilakukan apabila dititik beratkan pada faktor keamanan. Penggunaan radio/telepon dilakukan apabila tulisan dinas yang akan disampaikan merupakan perintah dari atasan kepada bawahan, dan memerlukan aksi pada waktu itu juga, atau tulisan dinas yang berklasifikasi biasa. e. Penyampaian Tulisan Dinas Internasional (Antar bangsa). Penyampaian tulisan dinas dalam area antar negara dilakukan menurut tata cara yang ditetapkan oleh Bais TNI. Pada umumnya digunakan media seperti teleks dengan sandi yang sudah ditetapkan melalui Kamar Sandi Departemen Luar Negeri.

20 Petugas dan sarana penyampaian tulisan dinas. a. Caraka/kurir. 1) Caraka adalah seorang pejabat berpangkat perwira, yang ditugaskan untuk menyampaikan suatu berita,instruksi atau perintah dan dokumen serta diberikan hak untuk membicarakan/merundingkan dengan pejabat yang dituju. 2) Kurir adalah anggota satuan yang diangkat diatas sumpah dengan tugas penyampaian tulisan dinas/dokumen dari pejabat satu kepejabat lain atau dari instansi satu keinstansi yang lain, sesuai dengan jenis tugasnya kurir dibagi dua ialah: a) Kurir tetap, yang tugasnya diatur menurut rute dan waktu yang telah ditetapkan. b) Kurir khusus/istimewa yang tugasnya tidak tergantung pada waktu dan rute serta dapat diberangkatkan sewaktu-waktu dalam keadaan mendadak. Menurut kebutuhan kurir tetap dapat digunakan untuk mengerjakan tugas kurir khusus atau sebaliknya. 3) Persyaratan caraka/kurir. a) Caraka atau kurir adalah anggota organik satuan yang merupakan bagian dari unsur pelayanan utama satuan. b) Untuk mendapatkan seorang caraka/kurir yang cukup baik perlu diadakan pendidikan/latihan khusus. c) Dalam memilih seorang caraka/kurir, harus diingat dan dipenuhi syarat-syarat sebagai berikut: (1) Mempunyai banyak inisiatif. (2) Dapat dipercaya, tabah dan taat. (3) Mempunyai keberanian, kecakapan dan bakat berfikir dalam melakukan tugas pekerjaannya. (4) Mengerti dan cepat dalam menangkap perintah lisan. (5) Dapat segera mengikuti perubahan situasi/keadaan taktis dan dapat menggunakan kompas serta membaca peta. d) Didalam keadaan luar biasa, kurir khusus/istimewa hendaknya selain persyaratan diatas perlu pula diperhatikan persyaratan sebagai berikut : (1) Pertimbangan keadaan taktis (PKT). (2) Urgensinya tugas, waktu dan banyaknya berita yang disampaikan.

21 21 4) Perlengkapan caraka/kurir. a) Caraka/kurir dilengkapi dengan alat-alat sebagai berikut: (1) Tas caraka yang dapat dikunci/ditutup rapat, tidak mudah dicuri dan tidak mudah tembus air. (2) Jam tangan. (3) Alat angkutan. (4) Helm dan kaca mata. (5) Jaket kulit dan jas hujan. (6) Peta. (7) Kompas. b) Alat-alat tersebut merupakan inventaris yang harus dipertanggungjawabkan dan selalu dipelihara dengan baik. Oleh karena itu setahun sekali seyogyanya dibuat laporan tertulis dari Kepala Kantor Pos mengenai keadaan perlengkapan caraka/kurir guna mendapatkan kebijakan pemimpin. 5) Sarana pencatatan. Guna kelancaran tugas caraka/kurir diperlukan sarana pencatatan sebagai berikut: a) Buku dislokasi yang berisi daftar alamat/satminkal dan pejabat TNI/pemerintah, pejabat penting serta tokoh masyarakat yang secara teratur diperiksa/diperbaharui. b) Buku/formulir catatan terdiri dari : (1) Buku catatan penerimaan dan pengiriman untuk mencatat tiap-tiap tulisan dinas yang diterima dan dikirimkan. Buku tersebut berisi kolom-kolom, nomor urut, tanggal/waktu, nomor angka agenda surat pengantar (pengiriman/penerimaan) dan keterangan. (2) Formulir tanda terima, pengiriman/penerimaan. c) Laporan harian/berkala kepada atasannya mengenai : (1) Kegiatan (2) Personel (3) Perlengkapan (4) Kendala dan kesulitan (5) Usul/saran 6) Cara kerja caraka/kurir. a) Penerimaan.

22 22 (1) Surat-surat yang boleh diterima ditentukan oleh pejabat sekretariat masing-masing dengan tanda/kode menurut derajat dan klasifikasinya. (2) Surat-surat yang bersifat pribadi harus ada surat kuasa dari pejabat yang mengirimnya. (3) Pada waktu menerima surat, hendaknya diperiksa dengan teliti mengenai : (a) Sampul dalam keadaan baik, benar-benar telah terisi surat. (b) Alamat sudah benar/jelas. (c) Nomor surat dengan ekspedisi sudah cocok. Jika ada satu di antaranya belum terpenuhi hendaknya surat tidak diterima,dikembalikan dengan catatan agar dilengkapi, sedangkan surat yang telah memenuhi ketentuan, dibubuhi nomor catatan dinas caraka demikian pula pada buku ekspedisi pengirim, kemudian membubuhkan tanda tangan pada buku ekspedisi dengan nama terang, NRP/NIP sebagai pertanggung jawaban. b) Penyimpanan dan pembawaan surat : (1) Surat-surat harus dimasukkan kedalam tas caraka yang tidak tembus air, terkunci dan/atau tertutup rapat sehingga tidak mudah dicuri atau jatuh. (2) Demi kepentingan keamanan, maka tas caraka berisikan surat-surat tidak boleh jatuh ke tangan orang lain. (3) Dalam keadaan luar biasa seandainya caraka/kurir tertawan oleh musuh, sedapat mungkin surat-surat yang dibawa segera dimusnahkan dengan cara : (a) (b) Dibakar dan abunya diinjak-injak. Jika perlu surat-surat dikunyah dan ditelan. (c) Atau dengan cara lain yang lebih sempurna yang penting musuh tidak dapat merampas suratsurat/dokumen-dokumen yang dibawanya. c) Caraka/kurir di dalam melaksanakan tugasnya harus memperhatikan keamanan,tepat waktu dan tepat sasaran. d) Caraka/kurir harus melaporkan kepada Kepala/Komandan mengenai jalan-jalan yang akan dilaluinya, sesuai dengan peta atau rute yang telah ditetapkan oleh kepala/komandan.

23 23 e) Jika keadaan memungkinkan, caraka/kurir harus menempuh jalan yang searah dengan jalan-jalan yang ditempuh oleh caraka/kurir lainnya. Hal ini sangat berguna, karena jika seorang caraka/kurir terhalang dijalan (misalnya mendapat kecelakaan atau kerusakan kendaraan dapat pula menyerahkan surat-surat kepada caraka/kurir yang lain untuk diteruskan pengirimannya dengan demikian kelambatan pengiriman dapat dicegah). f) Penyerahan surat-surat (1) Surat-surat yang dibawa oleh caraka/kurir hanya dapat diserahkan kepada yang berhak menerima, sebagai bukti penerimaan, sipenerima harus menandatangani dan membubuhkan nama terang dengan mencantumkan pangkat, NRP/NIP, jabatan, tanggal dan waktu penerimaan pada tanda terima yang diajukan oleh caraka/kurir tersebut. (2) Surat-surat pribadi penyerahannya langsung kepada pejabat yang berhak, harus diserahkan secara pribadi pula. Artinya, jika pejabat yang bersangkutan tidak ada di tempat, caraka/kurir mencari sampai ketemu. Apabila tidak ditemukan, caraka/kurir tersebut harus melaporkan kepada kepala/komandan. Apabila sebelumnya sudah mendapat petunjuk dari pejabat, pengirim surat dapat menyerahkan kepada pejabat lain/pejabat sekretariat. (3) Apabila caraka/kurir akan menyampaikan surat pribadi berderajat kilat kepada pejabat yang sedang berbicara dengan pejabat/orang lain, maka caraka/kurir dibenarkan untuk memutuskan pembicaraan dengan melaporkan, bahwa ada surat penting untuk pejabat tersebut. g) Selesai melaksanakan tugas. (1) Setelah melaksanakan tugas, caraka/kurir diharuskan : (a) Melaporkan diri. (b) Menyerahkan kembali tanda terima kepada kepala/komandan kelompok atau kepala sekretariat yang bersangkutan. (2) Jika caraka/kurir dalam melaksanakan tugas mendapat halangan/kejadian (Misalnya kehilangan surat), maka diharuskan membuat laporan tertulis berupa Berita Acara sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada kepala/komandan caraka/kurir, kepada pengirim tulisan dinas dan atau kepada alamat penerima surat/berita.

24 24 b. Paktir. 1) Paktir adalah seorang bintara/tamtama atau pegawai negeri sipil setingkat,yang diangkat di atas sumpah, dengan tugas menjamin kelancaran pengiriman dan pengambilan pos satuan dengan Pos TNI/PT Pos Indonesia dan sebaliknya. 2) Perlengkapan paktir. Demi kelancaran tugasnya paktir harus dilengkapi dengan: a) Sebuah ruangan kerja dengan papan nama PAKTIR yang dipasang di luar ruangan tersebut. b) Bis surat untuk menampung surat kiriman pos biasa. Keamanan surat-surat kiriman harus terjamin, sehingga pada malam hari perlu diberi penerangan. Tiap-tiap bis surat harus diberi tanda tulisan BIS SURAT, mempunyai celah dengan ukuran 20 X 4 cm dan dilengakapi dengan alat penutup dan kunci. Jam angkat bis surat harus dinyatakan dengan angka. Contoh : Ke 1 Pukul Ke 2 Pukul Ke 3 Pukul c) Buku daftar personel, buku pengantar buku dan perlengkapan tulis-menulis. d) Tas surat e) Alat angkutan f) Sebuah buku tarif pos g) Benda pos dan materai kebutuhan anggota-anggota yang memerlukan dengan harga menurut tarif pos yang ada. 3) Cara Kerja Paktir. a) Penyampaian kiriman pos. (1) Paktir harus memeriksa kiriman pos satu per satu. Kiriman pos yang tidak memenuhi syarat harus dikembalikan kepada si pengirim disertai penjelasan seperlunya (tertulis maupun lisan). (2) Paktir mengatur kiriman dinas untuk alamat setempat (lokal) dengan mencatat kiriman tersebut pada buku ekspedisi lokal. (3) Paktir mancatat kiriman dinas untuk alamat insuler dan interinsuler pada buku ekspedisi luar garnisun, dan menyerahkan kiriman tersebut kepada kantor pos TNI.

25 25 b) Penerimaan kiriman pos. (1) Paktir menyerahkan kiriman dinas kepada yang bersangkutan disertai pengantar sebagai bukti penerimaan. (2) Surat panggilan atau kiriman tercatat, pos wesel, pos paket menggunakan buku pengantar yang khusus untuk itu. (3) Kiriman pos biasa diserahkan kepada alamat secara langsung atau melalui bagian keberadaan si alamat. c) Penyusulan/pengiriman kembali. (1) Paktir menyusul/mengembalikan kiriman pos yang disebabkan oleh perubahan atau kurang jelasnya alamat kepada Kantor Pos Militer, disertai dengan catatan pada sehelai kertas yang ditempelkan di muka alamat yang dibubuhi paraf sebagai penanggung jawab. Contoh : - Disusulkan ke Yonif Kembali si pengirim-alamat tidak jelas. - Pindah alamat. (2) Paktir tidak diperkenankan mencoret mengubah atau, menambah alamat pada kiriman pos yang akan dikembalikan disusulkan kepada kantor pos TNI. (3) Jika pada waktu penerimaan kiriman pos terjadi porto benda. Paktir dapat melakukan pembayaran terlebih dulu untuk kemudian menuggu kembali dari si alamat dalam penyerahan kiriman pos tersebut. 4) Sarana Pencatatan. a) Buku Personel. Buku ini berisi nama-nama personel yang tergabung dalam kesatuannya, disusun menurut abjad. Buku personel memuat kolom-kolom sebagai berikut : Nomor urut, nama, pangkat, nrp, bagian, keterangan, kolom, keterangan digunakan untuk mencatat personel yang tidak ada dalam kesatuannya, baik untuk waktu terbatas maupun untuk seterusnya. b) Buku Ekspedisi Dalam Garnisun. Buku ini dipakai untuk menyerahkan kiriman kepada kesatuan-kesatuan setempat. Buku ekspedisi dalam Garnisun memuat kolom-kolom : tanggal, nomor urut, nomor surat, kepada dan tanda tangan penerima (nama terang, pangkat, jabatan dibawahnya) c) Buku Ekspedisi Luar Garnisun. Buku ini dipakai untuk menyerahkan kiriman-kiriman pos kepada kantor pos militer. Buku pengantar luar garnisun memuat kolom-kolom : tanggal, nomor urut,

26 26 c. Pos. nomor surat, kepada, nomor catatan, korpormil, tanda tangan penerima (nama terang, pangkat dan jabatan). d) Buku Ekspedisi Kesatuan. Buku ekspedisi kesatuan memuat kolom-kolom seperti dalam buku ekspedisi lokal. e) Buku Ekspedisi Tercatat/Terdaftar. Buku tercatat / terdaftar hanya dipakai untuk menyerahkan kiriman tercatat/terdaftar. Buku ini memuat kolom-kolom : tanggal, nomor urut, nomor tercatat / terdaftar, tanggal, alamat pengirim, alamat penerima, tanda tangan penerima, pangkat, nrp dan nama terang dibawahnya. f) Buku pengantar wesel pos hanya dipakai untuk menyerahkan wesel pos. Buku ini memuat kolom-kolom : tanggal, nomor urut, nomor wesel pos/nomor seri, banyaknya, alamat pengirim, alamat penerima, tanda tangan penerima, pangkat, nrp dan nama terang di bawahnya. g ) Buku pengantar Pos Paket. Buku pengantar Pos paket hanya dipakai untuk menyerahkan paket pos. Buku ini memuat kolom-kolom : tanggal, nomor urut, no pos paket, nomor seri, dan tanggal pos paket, alamat pengirim, alamat penerima, tanda tangan penerima, pangkat, NRP dan nama terang di bawahnya. 5) Surat keterangan paktir. Tiap paktir harus mempunyai surat keterangan paktir yang merupakan surat kuasa dari Komandan kesatuannya. Pada pengambilan kiriman pos, paktir harus selalu dapat memerlihatkan Surat keterangan paktir kepada pejabat Torposmil jika diperlukan. Surat keterangan paktir hanya berlaku di Torposmil setempat. Pada tiap pemindahan daerah lain surat keterangan tersebut harus diperbaharui di Torposmil setempat/baru : Surat keterangan paktir harus diperbaharui sekurang-kurangnya setahun sekali terhitung pada tanggal surat keterangan tersebut. 6) Paktir pertanggungjawaban kepada Komandannya masing - masing atas pelaksanaan tugasnya. 1) Dasar. a) Undang-undang No. 4 Tahun 1959 tentang Pos. b) Peraturan pemerintah Ri Nomor 37 Tahun 1985 tentang penyelenggaraan Pos. c) Dinas Pos Angkatan pada umumnya berdasarkan pada peraturan masing-masing. Sedangkan kerja sama antara PT Pos Indonesia didasarkan atas perjanjian kedua belah pihak.untuk terlaksananya pos Angkatan dan Pos TNI yang baik perlu diikuti/ditaati ketentuan Pos Angkatan dan Pos TNI yang baik perlu diikuti/ditaati ketentuan yang tercantum dalam Undang-Undang RI

27 27 Nomor 6 Tahun 1984 dan Peraturan Pemerintah RI Nomor 37 Tahun 1985 tersebut. 2) Media pos terbagi atas : a) Pos umum yang merupakan kegiatan dinas pos yang dapat digunakan dalam penyampaian berita di lingkungan TNI berdasarkan persetujuan. b) Pos Angkatan untuk menjamin kelancaran dinas pos dalam Angkatan itu. Dalam melaksanakan tugasnya dapat berkerja sama dengan PT Pos Indonesia. Dengan demikian segala ketentuan khusus yang berlaku dalam penyelenggaraan pos umum harus di taati pula oleh pos Angkatan. c) Pos TNI merupakan satu badan untuk menjamin kelancaran dinas pos di lingkungan TNI dan Angkatan. 3) Pengiriman Surat Pos Dinas. Wewenang untuk mengirim surat pos dinas dapat bersifat : a) Umum, berarti semua jenis surat pos dinas diperkenankan dan dapat ditujukan kepada semua alamat. b) Rahasia, yang berarti semua jenis surat pos dinas diperkenankan dan hanya dapat ditujukan kepada alamat tertentu. 4) Isi surat pos dinas. Isi surat pos dinas yang menyangkut kepentingan dinas pemerintah atau kepentingan umum yang dibebaskan dari pembayaran porto secara tunai. Sebagai dasar umum, tiap kiriman yang tidak perlu harus dihindarkan. Jika mengirim lebih dari satu surat dinas untuk alamat yang sama maka surat-surat itu harus dimasukkan ke dalam satu sampul. Di tempat-tempat yang tidak mempunyai perhubungan pos tiap hari, pengirim mengumpulkan surat-surat pos untuk alamat yang sampai hari pengiriman pos. 5) Petujuk dinas dan cap jabatan. Setiap surat pos dinas disamping diberi nomor urut dan tanggal, pada bagian alamat disebelah atas tengah dibubuhi petunjuk DINAS dan di sebelah kiri bawah dibubuhkan dari si pengirim. 6) Pengirim terdaftar. Semua surat pos dinas harus dikirim secara terdaftar, artinya penunjukan pengirimannya pada Kantor Pos TNI/PT Pos Indonesia dilakukan dengan buku pengantar yang berisikan catatan tentang pengiriman surat pos dinas tersebut. 7) Pelanggaran. Dalam menjalankan tugasnya setiap pejabat Pos TNI diwajibkan memberitahukan setiap pelanggaran kepada para pejabat yang berkuasa atau berhak.

28 28 8). Pertanggung jawaban. Pos TNI/Angkatan bertanggung jawab atas sampainya pengiriman dari antara kantor Pos TNI dan Angkatan. Semua kelambatan, kehilangan dan lain-lain di luar itu, tidak menjadi tanggungjawab Pos TNI dan Angkatan. Demikian pula kehilangan /kerusakan karena di luar kamampuan. 9) Lain-lain. a) Alamat. Penggunaan singkatan pada alamat sering menimbulkan kekeliruan karena banyak singkatan yang hampir sama. Oleh karena itu, pencantuman alamat diatas label atau sampul surat disusun secara lengkap dan bila ditulis, supaya terang dan jelas. b) Pengawasan. Seringkali terjadi pada kiriman pos yang ditujukan untuk/dari anggota suatu satuan, disebutkan nama tempat pada ruang pengirim atau alamat yang seharusnya dirahasiakan. Kewajiban kantor pos TNI dan Angkatan adalah menutup atau menghapus nama kota tersebut pada sampul, sehingga tidak dapat dibaca. Jadi pada sampul cukup disebut nama atau nomor satuan saja. Contoh Ki B/ Yonif-330. Hal ini penting artinya bagi alamat satuan sangat dirahasiakan dalam operasi-operasi. c) Dislokasi. Agar Pos TNI dan Angkatan dapat melayani pengirim pos dengan lancar, maka pos TNI dan Angkatan setiap saat harus mengetahui dislokasi satuan-satuan dan satminkal. Ketentuan ini sangat penting untuk daerah operasi/tidak aman, dislokasi kesatuan harus dirahasiakan sehingga alamat hanya memuat nama/nomor satuan saja. Untuk itu, pos TNI dan Pos Angkatan wajib menyediakan daftar alamat satuan serta satminkal. Jika terjadi dislokasi pimpinan satuan yang bersangkutan memberi laporan perubahan kepada pejabat pos TNI/ Angkatan. 21. Evaluasi. a. Jelaskan pedoman umum penyampaian Tuldis! b. Jelaskan bentuk dan struktur penyampaian Tuldis! c. Jelaskan area penyampaian Tuldis! d. Jelaskan pengertian Caraka, Kurir dan Paktir! e. Sebutkan media yang digunakan dalam penyampaian Tuldis! f. Jelaskan persyaratan petugas Caraka! g. Jelaskan cara kerja Paktir!

29 29 BAB V EVALUASI AKHIR PELAJARAN (Bukan Naskah Ujian) 22. Evaluasi Akhir. a. Jelaskan yang dimaksud dengan derajat dan klasifikasi surat! b. Jelaskan kegiatan pengurusan surat masuk dalam tahap penerimaan! c. Jelaskan kegiatan pengurusan surat masuk dalam tahap pencatatan! d. Sebutkan sarana yang digunakan dalam pengurusan surat masuk? e. Jelaskan yang dimaksud dengan surat keluar! f. Sebutkan tahap-tahap yang dilaksanakan dalam pengurusan surat keluar? g. Jelaskan kegiatan tahap pengolahan dan penggandaan pengurusan surat keluar! h. Jelaskan kegiatan yang dilaksanakan dalam penyimpanan surat! i. Jelaskan pedoman umum penyampaian Tuldis! j. Jelaskan bentuk dan struktur penyampaian Tuldis! k. Jelaskan area penyampaian Tuldis! l. Jelaskan pengertian Caraka, Kurir dan Paktir! m. Sebutkan media yang digunakan dalam penyampaian Tuldis? n. Jelaskan persyaratan petugas Caraka! o. Jelaskan cara kerja Paktir!

30 RAHASIA 30 BAB VII PENUTUP 23. Penutup. Demikian naskah departemen ini disusun sebagai bahan ajaran untuk pedoman bagi Gadik dan Pasis dalam proses belajar mengajar pelajaran Surat menyurat dinas pada pendidikan Diksarcab Ajen. Komandan Pusat Pendidikan Ajudan Jenderal Didik Hartanto, S. IP. Kolonel Caj NRP 28879

31 RAHASIA 31 Contoh : 1 BUKU AGENDA Tangga Nomor Agenda Nomor dan tanggal Lampiran Alamat pengirim Perihal/Isi Ket l surat masuk

32 Contoh : 2 32 BUKU EKSPEDISI NO TANGGAL NOMOR SURAT PERIHAL TANDA TANGAN/NAMA PENERIMA

33 33 Contoh : 3 Lembar Disposisi Panglima TNI Kop Nama Badan LEMBAR DISPOSISI NO. AGD. : / / /SPANG TERIMA DARI : TANGGAL :...PUKUL :... DITERUSKAN KEPADA :... TANGGAL :...PUKUL :... PERIHAL : DISPOSISI PANGLIMA TNI CATATAN KOORSPRI PANGLIMA TNI : PENYELESAIAN :

34 34 Contoh : 4 BUKU VERBAL Tanggal surat Nomor Surat Keluar Lampiran Kepada Perihal/Isi Ket

35 35 Contoh : 5 Kop Nama Badan Dikirim : Tanggal : TANDA TERIMA PENGIRIMAN Macam kiriman : Nomor/Kode : Dikirim kepada : PENERIMA Setelah diisi dan ditandatangani harap dikirim kembali ke Setum Mabes TNI. Nama :... Pangkat :... Jabatan :... Tanggal :... Pukul :... Tanda tangan:...

36 36 Contoh : 6 PENGANTAR BERITA FAKSIMILE Dari :... Kepada Yth. :... No. Faks. Pengirim :... No. Faks. Penerima :... Tanggal :... Pukul :... Jumlah Halaman :... ISI BERITA PENGIRIM NAMA PANGKAT

37 37 CONTOH : CONTOH SAMPUL SURAT Sampul luar KOPSTUK (Lambang TNI/Angkatan) 30 cm KILAT Kopi nomor 1 dari 12 kopi Cap/tulis tangan Nomor : STR/105/2007 Kepada Yth..... Cap Staf , 5 cm Sampul dalam 30 cm KOPSTUK (Lambang TNI/Angkatan) RAHASIA KILAT Cap/tulis tangan Nomor : STR/105/2007 Kopi nomor 1 dari 12 kopi Kepada Yth..... Cap Staf , 5 cm Catatan : - Kertas panjang berwarna coklat yang tahan air dan tidak mudah rusak. - Selain sampul berukuran biasa juga dapat digunakan sampul berukuran : 28,5 cm X 40 cm, 24 cm X 34 cm, 19 cm X 25 cm.