SISTEM INFORMASI DISPOSISI SURAT

Transkripsi

1 Proposal Penawaran SISTEM INFORMASI DISPOSISI SURAT

2 Latar Belakang Administrasi surat adalah suatu kegiatan yang tidak dapat dihindari dalam suatu lembaga atau institusi baik pemerintah maupun swasta. Salah satu kegiatan dalam administrasi persuratan adalah Disposisi. Kendala yang dihadapi saat ini adalah bentuk fisik dari disposisi surat sering tidak sampai pada tujuan terkadang juga hilang sehingga pendisposisian tidak tercapai. Hal tersebut dapat diatasi dengan mendigitalisasikan bentuk fisik disposisi surat menjadi sebuah file surat digital yang tersimpan dalam basis data komputer dan kapan pun dapat diakses oleh pengguna sistem yang tersambung dalam suatu jaringan komputer. Cukup didepan komputer, pengguna akan dengan cepat mengetahui disposisi surat yang ditujukan kepadanya tanpa harus menunggu surat fisik yang disampaikan diterimanya. Dengan demikian pendisposisian surat akan lebih cepat dan tepat sasaran. Oleh karena itu perlu dibangun sebuah aplikasi komputer berbasis jaringan komputer (berbasis web) yaitu SISTEM INFORMASI DISPOSISI SURAT untuk memecahkan masalah-masalah pendisposisian seperti yang disebutkan di atas. Maksud dan Tujuan Pembangunan Sistem Informasi Disposisi Surat berbasis web dimaksudkan sebagai sarana untuk menyajikan informasi disposisi surat, agenda kegiatan rapat, dan program kegiatan lainnya. Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah sebagai berikut: 1. Menyajikan data, informasi dan kegiatan rapat up to date yang dapat diakses secara cepat dan efektif. 2. Menjadi media komunikasi antara staff dengan pimpinan dalam sistem persuratan. Aplikasi yang akan dibangun dalam bentuk web dinamis (dynamic web) yang diharapkan dapat menjadi fasilitas yang efektif dan mudah digunakan oleh pimpinan dan staf, dengan keunggulan sebagai berikut: 1. Web interaktif berbasis database, akan dirancang untuk memudahkan dalam proses updating data dan informasi. Sehingga setiap staf dapat melakukan proses pemutakhiran data dan informasi melalui interface yang disediakan tanpa memerlukan keahlian khusus dibidang web. 2. Fasilitas komunikasi secara on-line akan sangat membantu dalam kegiatan persuratan. Proposal Pembangunan Sistem Informasi Disposisi Surat 1

3 Rincian Kegiatan Kegiatan yang akan dilaksanakan dibagi dalam tiga kategori, yaitu: 1. Pembuatan web dinamis. Struktur disain, warna, gerak dan site list disesuaikan dengan ciri khas, kandungan informasi, dan visi-misinya dari lembaga atau instansi. Web dinamis tersebut akan menggunakan scripting yang dapat memudahkan operator (bukan webmaster) memasukkan materi web dan meng-updatenya setiap saat. Kegiatan pembuatan web dinamis dimulai dari disain template/interface, disain database, scripting, testing, dan posting website ke internet atau ke komputer server lokal. 2. Pelatihan Operator website. Operator adalah orang yang mempunyai tugas untuk memasukkan materi web dan meng-updatenya setiap saat. Dalam web dinamis ini, operator bukanlah seorang webmaster. Untuk itu diperlukan pelatihan khusus kepada operator mengenai cara meng-update, meng-edit, dan meng-hapus materi web. 3. Monitoring dan maintenance website. Meskipun dalam meng-update materi web tidak memerlukan seorang webmaster, namun sangat diperlukan sekali pemeliharaan database, scripting dan monitoring sekuritas website untuk menghindari adanya hacker, cracker dan gangguan dalam sistem sebuah website. Rancangan/Desain Sistem Rancangan struktur sistem yang diajukan terdiri dari menu-menu (dalam dua bahasa) sebagai berikut: 1. Home, merupakan halaman depan saat web tersebut diakses dan berisi ringkasan berbagai isi menu-menu web tersebut. 2. Tentang Kami (About Us), terdiri dari sub-sub menu: Profil Lembaga (Company Profile), antara lain memuat sejarah berdirinya perusahaan, landasan hukum, visi, dan misi. Profil Bisnis (Business Profile), memuat berbagai hal yang berkaitan dengan bisnis yang dijalankan oleh institusi. Manajemen (Management), memuat informasi sumberdaya manusia (SDM) yang mengelola perusahaan. 3. Surat Masuk, memuat informasi berbagai surat masuk dari luar institusi/lembaga. 4. Surat Undangan, memuat informasi surat undangan yang ditujukan kepada instansi dari organisasi/instansi/lembaga lain. 5. Progress Surat, memuat informasi perkembangan disposisi surat sampai dengan progress yang dicapai. 6. Kinerja (Performance), memuat informasi aktifitas dan date line waktu yang dibutuhkan serta personal yang bertanggung jawab. 7. Info Database, memuat informasi basisdata surat yang surat dimasukan dalam sistem. Proposal Pembangunan Sistem Informasi Disposisi Surat 2

4 8. Halaman Admin, merupakan halaman administrator yang akan mengupdate isi (content) dari sistem/aplikasi. 9. Forum (Forum), merupakan sarana komunikasi di lingkungan institusi. 10. Kontak (Contact), memuat informasi alamat kontak institusi. Isi dari menu-menu tersebut di atas dengan mudah dapat diperbarui, karena web ini dibangun dengan menggunakan basis data (database) yang dilengkapi dengan halaman Administrator untuk meng-update isi menu tersebut yang dapat dilakukan oleh operator biasa (bukan web master). Contoh disain web dan halaman Administrator di bawah ini. Namun demikian, dalam pengerjaannya nantinya akan dikonsultasikan dengan pihak institusi/lembaga yang akan menggunakan sistem. Gambar. Contoh halaman disposisi surat masuk Gambar. Contoh halaman lembar disposisi siap cetak Proposal Pembangunan Sistem Informasi Disposisi Surat 3

5 Gambar. Contoh tampilan dari halaman administrator pada sistem Alokasi Waktu Kegiatan pembangunan sistem informasi disposisi surat ini dikerjakan oleh tenaga ahli teknologi informasi yang telah berpengalaman dan memerlukan waktu pengerjaan selama 30 hari kerja, dengan rincian sebagai berikut: 1. Disain template (interface) 3 hari 2. Disain database 3 hari 3. Scripting 15 hari 4. Presentasi dan Konsultasi 5 hari 5. Posting 3 hari 6. Pelatihan Operator 1 hari Total 30 hari Proposal Pembangunan Sistem Informasi Disposisi Surat 4

6 Penutup Demikianlah proposal Pembangunan Sistem Informasi Disposisi Surat kami ajukan untuk digunakan sebaik-baiknya. Besar harapan kami, semoga proposal ini bisa memenuhi keinginan pihak instansi/lembaga dalam pembangunan sebuah sistem aplikasi surat. Untuk informasi harga dapat menghubungi langsung : Site : Mail : info@cabikhosting.com YM : ptlnx Proposal Pembangunan Sistem Informasi Disposisi Surat 5