PERANCANGAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENGENDALIAN BARANG PADA LARISMA SWALAYAN YOGYAKARTA. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENGENDALIAN BARANG PADA LARISMA SWALAYAN YOGYAKARTA Naskah Publikasi diajukan oleh Aji Anggarawijaya kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011

2 2

3 DESIGN DECISION SUPPORT SYSTEMS CONTROL ON GOODS IN LARISMA SUPERMARKETS YOGYAKARTA PERANCANGAN SISITEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENGENDALIAN BARANG PADA LARISMA SWALAYAN YOGYAKARTA Aji Anggarawijaya Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Larisma Supermarkets is a supermarket is a growing desire to have an information system applications that can help control while providing the information as a consideration for decision making merchandise inventory. Inventory control system that has existed in Larisma Supermarkets can be said to be less efficient and effective because the system is only capable of recording incoming goods and outgoing goods, without being able to provide more value. This often resulted in frequent delays in ordering goods and the accumulation of goods. Utilization of Decision Support System will provide an important information that is expected to improve the performance Larisma Supermarkets become more effective and efficient because the inventory of goods will be better planned without any fears of the accumulation of goods in the warehouse. Keyword : Decision Support System, Stock 3

4 1. Pendahuluan Larisma Swalayan merupakan suatu swalayan yang berkembang berkeinginan untuk memiliki suatu aplikasi sistem informasi yang dapat membantu mengontrol sekaligus memberikan informasi sebagai pertimbangan untuk pengambilan keputusan persediaan barang dagang. Keinginan ini timbul karena pihak pemilik swalayan ingin meningkatkan kinerja dan nilai ekonomis dengan pemanfaatan sebuah sistem yang dapat dijadikan sebagai pertimbangan penentuan pemilihan merek dan jumlah barang serta penentuan penjadwalan pemesanan barang secara otomatis. Sistem kontrol persediaan yang telah ada di Larisma Swalayan dapat dikatakan masih kurang efisien dan efektif karena sistem tersebut hanya mampu melakukan pencatatan barang masuk dan barang keluar, tanpa bisa memberikan nilai lebih. Hal tersebut mengakibatkan sering terjadi keterlambatan pemesanan barang dan penumpukan barang. Penggunaan Sistem Pendukung Keputusan ini akan memberikan sebuah informasi penting yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja Larisma Swalayan menjadi lebih efektif dan efisien karena persediaan barang akan lebih terencana tanpa ada kekawatiran akan terjadi penumpukan barang di gudang. 2. Landasan Teori 2.1. KONSEP SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN Sistem Pendukung Keputusan (SPK) adalah satu subsistem dari Sistem informasi Berbasi Komputer/Computer Based Information Sistem (CBIS) yang dapat menyediakan informasi yang berguna bagi proses pengambilan keputusan ketika menghadapi sebuah masalah semi terstruktur yang spesifik. Informasi sebagai output dari SPK, dapat disajikan dalam bentuk laporan yang dihasilkan dalam bentuk laporan yang dihasilkan melalui perhitungan/model matematika Tujuan Sistem Pendukung keputusan Bila diterapkan dalam Sebuah organisasi, tujuan utama SPK adalah membantu membantu manager dan orang-orang yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan, adalah untuk meningkatkan kemampuannya dalam memutuskan masalah. Keputusan yang dihasilkan nantinya dapat memenuhi bahan kognitif, waktu dan ekonomis. Sistem ini diharapkan akan meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada proses pengambilan keputusan. 4

5 2.3. Mekanisme Penamblan Keputusan Manajer dan Pengambil Keputusan Pengambilan keputusan pada dasarnya memiliki satu alternative dari beberapa alternatif keputusan. Pengambilan keputusan adalah tindakan manajemen didalam pemilihan alternatif untuk mencapai sasaran. (Jogiyanto HM, Analisis dan Desain, 2005 : 24). Pengambilan Keputusan Merupakan 1 langkah dari beberapa langkah-langkah yang lebih panjang yang membentuk proses pengambilan keputusan. Proses pengambilan keputusan dimulai dari identifikasi masalah, analisis lingkungan yang relevan, mengembangkan alternatif-alternatif keputusan tersebut, dan memonitor keputusan yang sudah diambil. Alternatif yang paling baik merupakan alternatif yang memberikan kontribusi paling besar untuk mencapai tujuan organisasi Fase Fase Pengambilan keputusan Persoalan Pengambilan Keputusan, pada dasarnya adalah bentuk pemilihan dari berbagai alternatif tindakan yang mungkin dipilih yang prosesnya melalui mekanisme tertentu dengan harapan akan menghasilkan sebuah keputusan yang terbaik. Penyusunan model keputusan adalah suatu cara untuk mengembangkan hubungan-hubungan logis yang mendasari persoalan keputusan kedalam suatu model matematis yang mencerminkan hubungan yang terjadi diantara factor-faktor yang terlihat Pengendalian Persediaan Barang Persediaan adalah sumber daya menganggur (idle resources) yang menunggu proses lebih lanjut. Yang dimaksud dengan proses lebih lanjut tersebut adalah berupa kegiatan distribusi ataupun kegiatan konsumsi pada sistem rumah tangga. Tinggi rendahnya tingkat persediaan berpengaruh pada ongkos simpan/ongkos kehabisan persediaan dan pelayanan kepada konsumen (Nasution, 1999) Status Persediaan dan Kebijakan Pemesanan Menggambarkan keadaan dari setiap komponen atau material yang ada dalam persediaan, yang berkaitan dengan : a. Jumlah persediaan yang dumiliki pada setiap periode (on hand inventory). 5

6 b. Jumlah barang yang sedang dipesan dan kapan pesanan tersebut akan datang (on order inventory). c. Waktu ancang-ancang (lead time) dari setiap barang Pengelompokan barang dengan analisa ABC Barang beli ini, dapat dikelompokan berdasarkan kecepatan penjualan atau lakunya suatu barang, yaitu: 1. Barang yang lakunya cepat (Fast Moving) Barang yang termasuk fast moving adalah barang yang mempunyai prosentase penjualannya meliputi 75% dari total penjualan barang 2. Barang yang lakunya sedang (Semi Fast Moving) Barang yang termasuk dalam kategori semi fast moving adalah barang yang mempunyai prosentase penjualan melipiti 22% dari total penjualan barang 3. Barang yang lakunya Lambat ( Slow Moving) Barang yang termasuk dalam kategori slow moving adalah barang yang mempunyai prosentase penjualan meliputi 3% dari total penjualan barang. 6

7 3. Analisis Perancangan Sistem Dalam melakukan desain sistem, pertama-tama perlu dilakukan analisis terhadap sistem yang ada selama ini untuk mengetahui permasalahan apa yang dihadapi saat ini dan requirment atau kebutuhan dari system tersebut. Analisis perlu dilakukan agar system yang baru dibuat benar-benar sesuai dengan kebutuhan user dan dapat membantu menyelesaikan masalah yang terjadi pada penerapan sistem saat ini Analisis Desain Sistem yang Diusulkan Sistem yang diusulkan dapat dilihat dalam flowchart diagram dalam gambar beikut : Gambar 3.1 Flowchart System Sistem pendukung keputusan pengendalian barang yang diusulkan ini dihrapkan dapat memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk melakukan perencanaan pembelian sehingga dapat meningkatkan efisiensi dalam perusahaan dan mempertahankan tingkat persediaan minimal yang konsisten dengan kebutuhan perusahaan. Frekwensi pemesanan barang dapat diminimalkan karena hasil dari perencanaan pembelian adalah merk apa yang 7

8 cukup laku dan jumlah barang yang sebaiknya dipesan untuk setiap jenis barang dalam satu periode. Hal ini juga dapat menghindarkan sistem dari kondisi stockout yang menurunkan tingkat pelayanan terhadap pelanggan dan penyediaan barang yang berlebihan Formulasi Pengendalian Persediaan Dalam penentuan jumlah pemesanan yang ekonomis, pimpinan perusahaan harus dapat mengatur dan menyesuaikan pesanan yang dilakukan dengan fasilitas-fasilitas perusahaan dan menjaga agar pemesanan yang dilakukan dapat membuat keadaan persediaan berada pada biaya yang minimum. Penggunaan metode tradisional digunakan untuk mengendalikan barang yang permintaannya bersifat bebas (dependent) dan dikelola tidak saling bergantung. Yang dimaksud permintaan bebas adalah permintaan hanya dipengaruhi mekanisme pasar. EOQ (Economic Order Quantity) Q = 2 D.S = 2.D.S h.c dimana : Q ; EOQ (Economic Order Quantity) D : Kebutuhan/Tahun S : Biaya pesan/pesanan h : Biaya simpan/unit/tahun c : Harga barang/unit Titik Pemesanan Kembali (Re-Order Point) / ROP Saat dimana pemesanan harus dilakukan kembali sedemikian rupa sehingga kedatangan barang Tepat Waktu ROP = d x L + SS, Dimana : d = TK. Kebutuhan/ unit waktu L = Waktu Tenggang (Lead Time) SS = Safety Stock 4. Implementasi Sistem Tahap implementasi sistem ( System Implementation ) adalah tahap meletakkan sistem supaya siap dioperasikan. Tahap implementasi sistem terdiri dari langkah langkah sebagai berikut : 4.1. RENCANA IMPLEMENTASI Supaya kegiatan implementasi dapat beroperasi sesuai dengan yang diterapkan, maka perlu jadwal rencana kegiatan implementasi. Dengan demikian, rencana implementasi 8

9 merupakan kegiatan awal dari tahap implementasi sistem. Rencana implementasi dimaksudkan untuk mengatur biaya dan waktu KEGIATAN IMPLEMENTASI Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kgiatan yang telah direncanakan dalam kegiatan implementasi antara lain sebagai berikut : 1. Pengetesan Program 2. Instalasi Hardware dan Software. 3. Pemilihan dan pelatihan personil 4. Pengetesan Sistem 5. Konversi system 6. Pemeliharaan Form tampilan menu utama 9

10 Form Perhitungan Form metode ABC 5. Kesimpulan dan Saran 5.1. Kesimpulan Dari perancangan tugas akhir ini, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Diperoleh rancangan sistem penunjang keputusan pengendalian barang dapat melengkapi sistem yang sudah ada saat ini. Pelengkapan tersebut antara lain, penentuan jumlah pesanan ekonomis serta penentuan tingkat persediaan yang 10

11 lebih tepat, sesuai titik pemesanan kembali dan persediaan pengaman untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan. Dengna demikian dapat mengurangi kemungkinan kekurangan persediaan barang maupun penyimpanan barang secara berlebihan. 2. Sistem penunjang keputusan pengendalian barang yang dirancang dapat memperbaiki efektifitas penjualan dan pembelian persediaan barang karena dilengkapai dengan analisis ABC, yang membantu dalam pengambilan keputusan untuk melakukan pembeliaan persediaan. Analisis ini mangambil data penjualan yang nantinya akan di jadikan sebagai acuan dalam pembeliaan persediaan. 3. Penggunaan basis data dapat memudahkan proses pemasukan data, sehingga data yang dimasukan. 4. Keadaan stok barang dapat selalu dikontrol dan mudah dimonitor. Karena prinsip kerja sistem ini mengolah data dari bagian kasir dan gudang, sehingga jumlah stok senantiasa berubah sesuai dengan aliran barang yang masuk atau keluar. 5. Sistem penunjang keputusan pengendalian barang yang terpadu akan memudahkan pemakaian, setelah diperoleh hasil perhitungan pengendalian persediaan, pengguna akan mudah menentukan barang Saran Hasil perancangan sistem penunjang keputusan pengendalian barang ini dapat dikembangkan lebih lanjut, misalnya dengan merancang sistem informasi yang menyangkut penilaian persediaan. Selain itu, dapat juga dikembangkan agar mampu digunakan untuk penyimpanan data-data historis dengan mamanfaatkan data warehouse sehingga dapat mengetahui performa penjualan serta efektivitas pembeliaan persediaan barang. 11

12 Daftar Pustaka Efraim Turban, Jay E. Aronson dan Tang Peng Liang : Decision Support Systems and Intelligent Systems, Edisi 7, Jilid 1, New Jersey : Pearson Education, Inc Holsaaple, C.W. dan Whinston, A.B, Decision Support Systems: AKnowledge-Based Approach. One Main Streer, Cambridge, 1996 Jogiyanto H.M Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset. Mc Leod Jr., Raymond (1998), Management Information System, Prentice-Hall Internasional. Inc : New Jersey Santoso, L.E. (2004), Mengajarkan Sistem Pendukung Keputusan dengan Menggunakan Microsoft Excel dan Visual Basic for Aplication, Jurnal Teknik Industri : Yogyakarta Suryadi, Kadarsah dan Ramdhani, Ali. (2000). Sistem Pendukung Keputusan. Bandung : PT Remaja Rosdakarya 12