PROGRAM APLIKASI SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS (SPPD) UNTUK KEPENTINGAN ADMINISTRASI KEPEROVEKAN

Transkripsi

1 remu lekms fungsional ion Penelhi 2002 F. PRANATA KOMPUTER PROGRAM APLIKASI SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS (SPPD) UNTUK KEPENTINGAN ADMINISTRASI KEPEROVEKAN AHMADI RIYANI -() PIISUt Penelitian dan Pengemhan,~Iar7 Peternakan PENDAHULUAN Program Aplikasi SPPD (surat perintah perjalanan dinas) merupakan aplikasi keuangan pada bagian proyek di kantor Puslitbang Peternakan. Program ini dibuat pada tahun 1999 yang sampai saat ini sudah tiga tahun masa aplikasinya. Dalam waktu tiga tahun tersebut program ini telah mengalami berbagai perubahan clan penambahan yang disesuaikan dengan peraturan-peraturan keproyekan clan kebutuhan pengguna. Program aplkasi ini sebagai alat bantu yang berguna untuk menangani pembuatan kalender perjalanan. kwitansi. sppd. verifikasi. cla n pelaporan. Tujuan untuk memudahkan sistem pengawasan keuangan. meminimalkan kesalahan. mempercepat poses pembuatan sppd. memudahkan pembuatan pelaporan. BAHAN DAN METODE Untuk pembuatan aplikasi ini memerlukan bahan berupa file data yang terdiri dari 1. Data pegawai terdiri dari field : nama. nip. golongan. jabatan.?. File data keuangan Mata Anggaran Kegiatan (MAK) terdiri dari field nomor mak. penanggug jawab kegiatan. jumlah uang MAK (RK - RM). 3. Data pejabat pengesah terdiri dari field : nama. nip. jabatan.. Metode clan langkah-langkah vang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini teriri dari 1. Membuat struktur file data aplikasi sppd?. Nlenyusun diagram alur (flowcharvvisleni). 3. \1(,!ivusun skrip program -f. `, :nguji kebenaran jalannya program (u,ji coba) 5. '`.' yempurnakan program

2 Temri (eknis fungsional Son Penelin 300= Strategi pembuatan sistem aplikasi ini adalah dengan menentukan terlebih dahulu sasarannya. kernudian sistem aplikasi akan menguji berdasarkan kaidah(aturan) sppd. Apabila sesuai dengan kaidah maka akan dilaksanakan dan apabila mengandung kesalahan maka sistem akan mengimformasikan untuk meminta perbaikan. Agar sistem aplikasi ini dapat berjalan dengan baik maka penempatan kaidah ada yang dibuat built-in dengan progam clan ada yang ditempatkan pada data dasar. Untuk menempatkan kaidah tersebut. harus mempertimbangakan sistematika program agar tidak terjadi kesalahan proses. Sebagai Contoh untuk nama pada tanggal yang sedang dipergunakan tidak boleh dipergunakan lagi oleh nama tersebut hal ini untuk mencegah jangan terjadi duplikasi. penempatkan kaidah tsb. ditempatkan pada database dengan pertimbangan data tsb. selalu bertambah clan berubah-rubah. Untuk kaidah yang built-in dengan program contohnya yaitu untuk perjalanan golongan I sampai dengan IV dengan perjalanan pendek atau perjalanan panjang (kabupaten. propinsi) jumlah proporsi uangnya sudah ditetapkan dan tidak berubah-ubah maka database ditempatkan built-in pada program. Contoh pengujian kaidah (aturan) pada bagian skrip program kwitansi yang digambarkan dalam bentuk sistem alur pada gambar I. Gambar I. Sistem Alur 25 7

3 I-emu l'ekms Fangstonal \on Penelin 2002 Penulisan skrip program aplikasi ini menggunakan software Clipper 5.1 Pengujian program aplikasi adalah merupakan metode untuk validasi program agar pada saat dioperasikan tidak mengalami kesalahan perhitungan keuangan atau menyalahi aturan-aturan. Pengujian ini dilakukan berkali-kali sampai tidak ada lagi kesalahan. Langkah yang terakhir adalah penyempurnaan program untuk memudahkan pemakai dalam pengoperasian program aplikasi. Satu contoh untuk input data nama pegawai. pemakai (operator) harus memilih nama sampai ratusan jumlahnya. hal ini dapat diatasi dengan teknik pemograman sehingga tidak perlu melihat satu per satu tetapi hanya cukup mencantumkan beberapa huruf nama depannya saja. kemudian program akan mencari secara otomatis sesuai huruf yang dicantumkan. Dan masih banyak trik-trik program lainya dalam rangka penyempurnaan aplikasi ini. 1. Menu kwitansi 2. Menu SPPD 258 HASIL DAN PEMBAHASAN Urutan proses aplikasi yaitu dengan mencopykan sofware aplikasi dari drive A ke Hardisk. Pada saat aplikasi dijalankan pertama akan muncul menu utama. Menu tersebut terdiri dari (I) Kwitansi. (2) Sppd. (3) MAK. (4) Verifiksi. (5) Personalia. (6) Exit. Menu Kwitansi ini masih terbagi dalam 2 sub menu yaitu menu untuk kalender perjalanan clan sub menu surat tugas. Adapun fungsi menu kwitansi adalah untuk membuat kwitansi perjalanan clan print outnya bisa langsung dibuat pada saat itu juga. Disamping itu berfungsi untuk menginput data clan edit data. Pada saat proses input data sistem aplikasi secara otomatis memeriksa data apakah tidak ada unsur kesalahan keuangan berdasarkan aturan dari PO serta menyortir data agar tidak terjadi duplikasi dengan nama yang sama pada tanggal perjalanan yang suclah ada pads database sebelumnya. Pada sub menu kalender perjalanan. berfungsi untuk merencanakan jadwal perjalanan pada masing masing pegawai berdasarkan tolok ukur yang sesuai dengan nomor MAK-nya. data ini nantinya akan diganakan pada saat pembuatan kwitansi. Sub menu berikutnya adalah menu surat perintah tugas berfungsi untuk membuat surat tugas perjalanan. Menu utama SPPD ini terbagi dalam dua sub menu yaitu sub menu Sppd clan sub menu pejabat pengesah. Pada sub menu Sppd berfungsi untuk membuat surat perintah perjalanan dinas. pada saat akan membuat sppd untuk

4 remit Tekms Fnngsionul Von Penelki 2002 isian data diambil dari data kwitansi jadi secara otomatis data akan terisi sendiri hanya dengan menentukan bulan clan nama pegawai. Pada sub menu pejabat pengesah berfungsi untuk menginput data pejabat pengesah yang nantinya akan dipergunakan pada saat pembuatan Sppd. 3. Menu Mak Menu utama MAK (mats anggaran kegiatan) berfungsi untuk menginput data MAK berclasarkan PO. input data mak ini cukup sekali dalam satu tahun anggaran clan datanya di input paling pertama atau sebelum menu kwitansi clan sppd. 4. Menu Verifikasi Menu Verifikasi berfungsi untuk pengawasan clan pengendalian secara keseluruhan maupun secara khusus tentang keadaan keuangan berdasarkan MAK. penanggung jawab kegiatan. pegawai clan bulan. Disamping itu juga dapat dugunakan untuk penelusuran kesalahan clan sebagai bahan pelaporan. 5. Menu Personalia Menu personalia berfungsi untuk menginput clan menghapus data pegawai yang menggunakan sppd. Data ini dapat ditranfer dari SIM Kepegawaian. 6. Menu Exit Menu exit berfungsi untuk keluar atau mengakhiri program aplikasi sppd. Keluaran program aplikasi ini terdiri dari l. Kwitansi 2. Surat Perjalanan Perintah Perjalanan Dinas 3. Laporan perjalanan KESIMPULAN Pembuatan program aplikasi Sppd ini masih clan perlu diadakan evaluasi sesuai dengan masukan-masukan clan pengguna (user) clan sesuai dengan perkembangan teknologi komputerisasi. Namun demikian program aplikasi ini dari tahun-ketahun telah memberikan kontribusi yang nyata untuk peningkatkan efesiensi clan efektifitas pada bagian proyek khusus di kantor Puslitbang Peternakan. 259

5 lemu leknis fungsional \on Penelin 100? DAFTAR BACAAN Herianto. T Tuntunan Praktis Pemograman Clipper 5 Tingkat lanjut. Penerbit PT. Elex Media Komputindo. terbitan kedua Marlina Database menggunakan Delpi. Penerbit PT. Elex Media Komputindo. terbitan pertama 2001.