Microsoft Publisher Sebagai Office Automation System dalam Penunjang Pekerjaan Kesekretarisan

Transkripsi

1 Microsoft Publisher Sebagai Office Automation System dalam Penunjang Pekerjaan Kesekretarisan Selvi Chintia Rista(1), Deasy Fitri Hasanah (2) Jurusan Sekretaris Akademi Sekretaris Taruna Bakti Jalan L.L.R.E Martadinata No 93-96, Bandung, Indonesia Abstrak Microsoft publisher sudah banyak digunakan di dunia perkantoran, bisnis dll. Aplikasi office satu ini memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam membuat desain publishing, mencetak dan merubahnya dalam berbagai format seperti HTML Tak terkecuali Sekretaris yang merupakan tangan kanan seseorang yang menduduki posisi yang sangat penting. Hal ini membuat sekretaris diharuskan bekerja dengan efektif dan efisien. Microsoft Publisher merupakan system apliksi yang secara otomatis telah mempermudah pekerjaan sekretaris dalam berbagai macam desain publishing seperti banner, brosur, sertifikat, , kartu nama, kartu undangan, poster, kalender, flyers, koran, catalog dan lain-lain. Sistem aplikasi Microsoft Publisher juga dilengkapi berbagai macam template yang siap untuk digunakan kita hanya tinggal mendesain semenarik mungkin. Aplikasi ini sangat membantu untuk pekerjaan kesekretarisan. Kata kunci : Publishing, template, efektif, efisien, kesekretarisan, otomatis Abstract Microsoft Publisher is already widely used in the office, business etc. One office applications makes it easy for users to create a design publishing, printing and change it in various formats such as HTML is no exception Secretary who is the right hand man who occupied a very important position. This Makes secretary required to work effectively and efficiently. Microsoft Publisher is the same practice system that automatically enables secretarial job in publishing a wide variety of designs such as banners, brochures, certificates, , business cards, invitation cards, posters, calendars, flyers, newspapers, catalogs and others. Microsoft Publisher application system is also equipped with a variety of templates that are ready for use we only stayed designing attractive as possible. This application is very helpful for a secretarial job. Keywords : Publishing, template, effective, efficient, secretarial, automatic I. PENDAHULUAN Pada era modernisasi seperti saat ini pekerjaan seorang sekretaris bukan hanya notulen rapat, menerima tamu, menerima telepon tetapi juga banyak tugas lainnya yang melibatkan aplikasi software komputer. Software yang sering digunakan adalah Microsoft office yang memberikan kemudahan bagi dunia perkantoran. Salah satunya adalah Microsoft Publisher yang berguna untuk desain publishing seperti banner, brosur, poster, kartu nama, kartu undangan dll. Dengan software ini, sekretaris secara otomatis bisa membuat, mendesain bahkan mencetak dan merubah ke dalam berbagai format seperti HTML semuanya sendiri dengan mudah. Hal ini menunjang pekerjaan yang mengharuskan seorang sekretaris bekerja dengan efektif dan efisien. Dalam kasus ini microsoft publisher adalah salah satu aplikasi yang layak digunakan dalam membantu pekerjaan kesekretarisan karena fitur-fiturnya yang user friendly. II. KAJIAN LITERATUR Istilah Office Automation System atau aplikasi otomatisasi perkantoran ditujukan untuk membantu para pekerja di perkantoran dalam melakukan 66

2 aktivitas yang menunjang proses bisnis perusahaan. Microsoft publisher yang enjadi bagian dari keluarga paket Microsoft Office adalah aplikasi perkantoran untuk system windows yang digunakan untuk Deskop Publishing. Deskop publishing maksudnya menghasilkan sesuatu untuk diterbitkan misalnya banner, poster, majalah, brosur, kartu undangan, koran, kartu nama, sertifikat dan lain lain. Microsoft Publisher pengoprasiannya sangat mudah dan memiliki berbagai macam template yang memudahkan pekerjaan kita. Microsoft Publisher memiliki berbagai macam template yang dapat kita gunakan.template ini dapat kita modifikasi dan atur semenarik mungkin sesuai dengan keinginan kita. Tetapi jika kita bosan dengan template yang berada di Microsoft publisher kita juga bisa browsing template lainnya di google atau aplikasi browsing lainnya. Kebanyakan template ini umumnya dapat diunduh secara gratis atau berrbayar di berbagai portal internet termasuk pula pada portal milik microsoft Berikut adalah nama-nama template Microsoft publisher: 1. Award certificate 2. Advertisement 3. Bussiness Form 4. Banners 5. Bussinesss Cards 6. Brochures 7. Flyers 8. Catalogs Envelopes 11. Calenders 12. Gift Certificate 13. Greeting Cards 14. Import Words Documents 15. Invitation Cards 16. Label 17. Letterhead 18. Menus 19. Newslatters 20. Paper Folding Project 21. Program 22. Postcard 23. Quick Publications 24. Signs 25. Resume 26. Web sites 27. With Compliment Cards Berdasarkan pejalanan panjang perkembangan aplikasi microsoft, Microsoft Publisher muncul pada tahun Saat itu Microsoft publisher masih memiliki banyak kekurangan, hal itu menyebabkan dekstop publishing Microsoft ini sedikit tertinggal dibanding aplikasi publishing lainnya. Microsoft tentu tidak berdiam diri mereka pun segera memperbaiki publisher. Hasilnya, Microsoft publisher memiliki segudang kemampuan yang tak ada digenerasi sebelumnya. Bahkan Microsoft publisher 2007 telah mampu untuk menghasilkan output file PDF berkualitas. Ada beberapa macam versi dari Microsoft Publisher, diantaranya yaitu Microsoft publisher 2000 Microsoft Publisher 2002 Microsoft Publisher 2003 Microsoft Publisher 2007 Microsoft Publisher 2010 Produk terbaru yaitu Microsoft Publisher Semuanya memiliki tampilan/desain yang berbeda, namun fungsi, tujuan dan kegunaannya tetap sama. Yaitu untuk menciptakan karya desktop publishing. Microsoft publisher juga memiliki banyak bagian yaitu sebagai berikut: Title Bar 67

3 Bagian yang menunujukkan nama dari sebuah dokumen. Terdapat pada bagian teratas jendela Microsoft Publisher. Quick Acess Toolbar Quick Acess Toolbar merupakan bagian yang berisi icon-icon yang digunnakan untuk mempercepat akses sebuah perintah. Format Publication Bagian yang menampilkan beberapa pilihan pemformatan publisher, baik itu Page Option, Color Scheme, Font Scheme dan lain-lain. Office Button Tombol Office digunakan untuk menampilkan menu-menu atau perintah yang berhubungan dengan dokumen, seperti: membuat dokumen baru, membuka dokumen, menyimpan dokumen, mencetak dokumen dan lain-lain. Horizontal Scroll Bar Bagian yang digunakan untuk menggeser layar ke bawah atau untuk menuju ke halaman selanjutnya. 8. Edit Gambar 1. Antramuka menu ribbon pada Microsoft Publisher Tab Menu Bagian yang menunjukkan menu-menu yang berhubungan dengan perintah untuk mengolah dokumen. Ribbon Bagian yang berisi perintah-perintah dari sebuah menu. Setiap ribbon yang muncul berbeda-beda tergantung dari menu yang dipilih. Dalam Microsoft publisher juga ada menu manu yang sering digunakan oleh pengguna, yaitu seperti: 1. File 2. View 3. Arrange 4. Format 5. Tools 6. View 7. Table Gambar 2. Business Information sebagai salah satu fitur dari Microsoft Publisher untuk keperluan perusahaan Gambar 3. Mengubah template secara mudah dan cepat pada Microsoft Publisher 68

4 III. ANALISIS DAN PERANCANGAN Microsoft Publisher memiliki banyak kegunaan seperti membuat banner, poster, kartu undangan, kartu nama, brosur dan msaih banyak lagi yang lainnya. Karena aplikasi ini mudah untuk digunakan sekretaris pun bisa membuat sendiri seperti membuat kartu nama atau Bussiness card. Pada Microsoft Publisher terdapat berbagai macam template yang mendukung. Berikut adalah cara membuat kartu nama dengan template Bussiness card di Microsoft Publisher berdasarkan pengalaman saya membuat kartu nama. Pertama buka Ms Publisher anda kemudian klik template Bussiness card Gambar 6. Langkah (3) Business card Kartu nama sudah jadi, untuk merubah warna klik page design pilih warna yang anda inginkan Gambar 4. Langkah (1) Business card Pilih template yang diinginkan lalu klik create Gambar 7. Langkah (4) Business card Hal lain lagi mengacu pada kemudahan aplikasi microsoft publisher sbb: Membuka halaman kosong untuk menulis informasi yang ingin disampaikan Gambar 5. Langkah (2) Business card Setelah itu pilih menu insert, lalu klik Bussiness information, lalu klik lagi edit business information untuk mengisi informasi yang kitaberikan di kartu nama seperti nama kita, nama perusahaan, alamat perusahaan, kontak dan lain- lain. Gambar 8. Langkah (1) Surat bisnis Pilihlah business form jika anda ingin membuat surat bisnis 69

5 Gambar 9. Langkah (2) Surat bisnis Gambar 12. Integrasi outlook Anda dapat memuat data dan menghiperlink informasi yang tercantum di dalamnya untuk diakses melalui blog yang telah anda buat. Gambar 10. Langkah (3) Surat bisnis Setelah memilih template anda dapat mengedit dan menuangkan kreativitas pengguna. Gambar 11. Langkah (4) Surat bisnis Seletelah selesai diedit oleh pengguna maka pengguna dapat menyimpannya ke dalam berbagai macam format, seperti: JPG, GIF, PDF dan lainnya yang didukung oleh aplikasi ini, umumnya aplikasi ini kompatibel dengan ragam produk keluarga Microsoft. Setelah selesai anda dapat menghubungkannya ke Microsoft Outlook untuk memabagikan informasi yg ada dalam surat tsb ke alamat teman anda. Gambar 13. Lain-lain konversi Anda pun bisa mengonvert surat bisnis tersebut ke HTML supaya anda dpt mengaksesnya secara online, sehingga dapat dibuka dimanapun dan kapanpun. Ms. Publisher memiliki beberapa kelebihan atau keunggulan, diantaranya yaitu : Adanya banyak template yang siap digunakan. Mudah digunakan dalam pembuatan karya desktop publishing, bahkan untuk pemula sekalipun. Hasil jadi dapat dicetak dan disimpan ke berbagai format. Hasil jadi dapat dikirim melalui . Hasil jadi dapat diconvert dengan mudah menjadi bentuk HTML. 70

6 Hasil jadi dapat langsung disimpan secara online, sehingga dapat diakses kapan saja dan di mana saja. Banyaknya fitur yang mendukung pembuatan desktop publishing sehingga hasilnya lebih bagus dan menarik. Kehebatan lain lagi pada Microsoft Publisher adalah penggunaan OLE OBJECT atau dikenal dengan Object Linking and Embeding, fitur objek yang dapat diintegrasikann pada aplikasi ini memungkinkan komponen aplikasi pada produk Microsoft dapat pula diakses melalui Microsoft Publisher. Misalnya saja jika pada Microsoft Publisher, pengguna hanya bisa membuat tabel dan mengetikkannya tanpa memampukan pengguna untuk melakuan kompotasi otomatis, maka dengan menggunakan OLE OBJECT tabel Microsoft Excel yanng dilekatkan pada lembar kerja publisher, maka pengguna dapat melakukan komputasi pada tabel, dan penggunaannya pun seperti menggunakan aplikasi Excel. Gambar 14. Berbagai komponen obyek pada OLE OBJECT Gambar 15. Contoh penggunaan object chart pada Microsoft Publisher IV. KESIMPULAN DAN SARAN Microsoft Publisher aplikasi office keluaran microsoft yang memberikan kemudahan dalam perkantoran, binis dan percetakan. Microsoft publisher digunakan untuk desain publishing. Seperti Koran, majalah, kalender, kartu nama, kartu undangan, banner dan poster. Apikasi ini sering digunakan untuk membuat banner dan poster, dalam dunia kesekretarisan Microsoft publisher sering digunakan untuk membuat kartu nama. Kita tidak hanya bisa menggunakan template yang berada di Microsoft Publisher. Kita bisa mencari template lain dengan browsing di google agar tidak terkesan monoton. Dalam dunia bisnis Misrosoft Publisher dapat membantu para pengusaha dalam melakukan pemasaran dengan anggaran yang tidak terlalu mahal. Selain itu, banyak organisasi atau kantor yang lebih memanfaatkan fasilitas publikasi dari program MS publisher. Terlebih bagi mereka yang memiliki jiwa kreativitas yang cukup tinggi di bidang desain grafis. Oleh Karen itu banyak manfaat yang dapat diperoleh dr Microsoft Publisher tanpa melalui tenaga ahli. Sepertihanya dalam pembuatan majalah, membuat kalender, membuat madding, membuat kartu ucapan, membuat brosur, membuat poster dan juga untuk membuat karya desktop publishing Demikianlah kehadiran software Microsoft Publiser ini pelaku bisnis diharapkan dapat mendukung terselenggaranya aktivitas kantor yang efektif dan efisien serta mengasah daya kreativitas staf karyawan kantor dalam menciptakan sebuah karya sehingga dirunrut untuk mampu 71

7 mengoperasikan teknologi perkantoran baik yang bersifat elekronik maupun non elektronik. Dengan demikina mampu bersaing di kancah internasional. REFERENSI [1]. Duwi Priyanto. Cara Instan Desain Promo Dengan Microsoft Publisher. Multicom [2]. Peter Weverka. Office 2016 All-In-One For Dummies (Office All-in-One for Dummies) 1st Edition. [3]. Jim McCarter. Microsoft Office Publisher 2007 For Dummies 1st Edition. [4]. Joan Lambert. Microsoft Office Publisher 2007 Step by StepAug 25, [5]. [6]. -dan-fungsi-microsoft-publisher.html [7]. [8]. rosoft-publisher.html [9]. [10]. rosoft-publisher.html [11]. er [12]. 3/microsoft-publisher-bab-i-pendahuluan-a.html 72